DOC-20241202-WA0049

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO MONAGAS
ESCUELA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
SEMINARIO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN

OPERATIVA DE LA TIENDA BOXUS C.A, MATURÍN – ESTADO MONAGAS.
ASESOR ACADÉMICO: INTEGRANTE:

MsC. MARÍA ESTER GAMBOA. Br. DARÍO VÁSQUEZ
C.I: 27.701.119
Br. GILLIANNYS
MARCANO
CI: 30037210
MATURÍN NOVIEMBRE 2024
CAPITULO I
EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Una de las principales razones por las cuales una organización requiere implementar
algún tipo de control sobre los datos y la información que maneja en sus actividades
cotidianas, radica en la necesidad de aumentar significativamente la eficiencia y la
efectividad con las que se desarrollan dichas actividades. Esto generalmente se logra
mediante la identificación de fallas en los procesos internos y la propuesta de medidas
correctivas para optimizarlos. De este modo, los gerentes emplean el control como una
herramienta clave para alcanzar los objetivos organizacionales.
Las herramientas utilizadas en la gestión administrativa y de información han

evolucionado considerablemente, permitiendo optimizar tareas y desarrollarlas de manera
más eficiente. Se ha pasado de métodos rudimentarios de almacenamiento de datos a sistemas
más avanzados que facilitan el trabajo manual, reduciendo la carga operativa de los
empleados y permitiéndoles dedicar sus esfuerzos a otras actividades prioritarias.
A lo largo del tiempo, el uso de sistemas de información para controlar, registrar,

gestionar y monitorear datos ha tenido un impacto positivo en la sociedad, ayudando a las
empresas a ofrecer mejores servicios a sus clientes. En la actualidad, para una pequeña o
mediana empresa (PYME), contar con herramientas tecnológicas no solo es una ventaja
competitiva sino una necesidad para mantenerse a la vanguardia. Estas tecnologías ofrecen
beneficios como la automatización, mayor rapidez en los tiempos de respuesta, y un acceso
más ágil y seguro a la información, elementos que marcan una diferencia significativa frente
a aquellas empresas que aún dependen de métodos tradicionales.
Pese a ello, muchas PYMES aún no aprovechan el potencial completo de las

tecnologías disponibles. Este es un caso común en Venezuela, donde la adopción de sistemas
de información está más extendida en grandes empresas que cuentan con departamentos
especializados. Las pequeñas empresas, por limitaciones de recursos o espacio físico, no
siempre pueden permitirse esta inversión.
Actualmente, BOXUS C.A , es una tienda dedicada a la venta de ropa, cosméticos y
productos de cuidado personal, realiza el registro de sus actividades operativas de forma
manual y poco eficiente. En su operativa diaria, la información se gestiona utilizando libretas,
hojas de papel, blocs de notas o cualquier otro material disponible, incluyendo papel
reciclado. Esto, sumado a la falta de organización, provoca que los datos carezcan de
ubicación clara y dependen del criterio de quien los anotó, dificultando su interpretación y
gestión. En muchos casos, los empleados recurren a memorizar información crítica debido a
la falta de un sistema ordenado, lo que pone en riesgo la operación.
Aunque BOXUS C.A. ha hecho algunos avances en la implementación de

herramientas tecnológicas como Microsoft Excel, todavía existen áreas donde las deficiencias
son evidentes, especialmente en la administración del inventario y los procesos de
facturación. Esto ocasiona problemas como retrasos en la atención al cliente, errores en el
manejo de datos, dificultades en la toma de decisiones y una baja confiabilidad en la
información disponible. Además, las inconsistencias en el control del inventario generan
confusión respecto a la disponibilidad de productos, precios y características, afectando
directamente la experiencia del cliente y creando obstáculos a la hora de realizar ventas
onlines .
Estas problemáticas generan pérdidas de tiempo, ingresos y clientes. Entre los

principales inconvenientes están los largos tiempos de espera, la redundancia en los datos, la
pérdida de información, la vulnerabilidad en su manejo y un bajo nivel de satisfacción tanto
para empleados como para clientes. Este escenario evidencia la necesidad urgente de
optimizar los procesos administrativos y operativos mediante un sistema de información
adecuado que permita mejorar la eficiencia y reducir errores.
Por lo tanto, se planteó la propuesta de un proyecto para desarrollar un sistema de

información que aborde estas deficiencias, optimizando la gestión de inventarios y el control
de facturación. Este sistema tiene como objetivo no solo mejorar la organización interna, sino
también fortalecer la relación con los clientes, incrementando la competitividad de BOXUS
C.A. en el mercado.
En este contexto, la investigación busca implementar soluciones modernas que
garanticen tiempos de respuesta más rápidos, datos confiables y un soporte robusto para la
toma de decisiones. En concreto, el sistema propuesto permitirá gestionar de manera más
efectiva el inventario, automatizar el control de las facturas y optimizar el manejo de
información relacionada con los productos y las operaciones diarias. Esto contribuirá a
incrementar la capacidad de atención a clientes potenciales, mejorar los márgenes de
ganancia y garantizar una mayor satisfacción tanto para los clientes como para los empleados.
1.2 OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN
1.2.1 Objetivo general
Proponer un sistema de información para la gestión de las actividades operativas de la

tienda BOXUS C.A, Maturín – Estado Monagas.
1.2.2 Objetivos específicos
● Diagnosticar las especificaciones y necesidades del sistema necesarias para cubrir los
requerimientos organizativos de la tienda BOXUS C.A relacionados con las
actividades operativas de la empresa.
● Determinar el diseño de la arquitectura del sistema de información, incluyendo sus
procesos e interacciones, asegurando que se ajuste a los requisitos previamente
establecidos.
● Diseñar el sistema de información destinado a optimizar y respaldar la gestión de las
actividades operativas de BOXUS C.A.
1.3 JUSTIFICACIÓN
El correcto uso de la tecnología puede impactar positivamente tanto en los procesos

internos de una organización como en su interacción con actores externos y su posición
competitiva en el mercado. Bajo este enfoque, se llevó a cabo la presente investigación con el
objetivo de diseñar y desarrollar un sistema de información para BOXUS C.A., una tienda de
ropa, cosméticos y productos de cuidado personal, que enfrenta desafíos en la gestión de
inventarios y los procesos de facturación. Este sistema busca maximizar los beneficios
derivados de la implementación de herramientas informáticas, especialmente en la gestión de
inventarios y las compras en línea a través de plataformas como WhatsApp e Instagram,
fundamentales para mantenerse competitivos.
Desde una perspectiva interna, esta investigación ofrece a BOXUS C.A. una
herramienta informática que optimiza la administración de información, reduce tiempos en la
atención y agiliza la interacción entre las áreas de la empresa. Esto no solo mejora la toma de
decisiones, sino también permite gestionar el inventario de manera eficiente, proporcionando
datos en tiempo real sobre la disponibilidad de productos y sus costos, lo que resulta esencial
para responder rápidamente a las demandas de los clientes en medios digitales.
Externamente, el sistema también contribuye a que BOXUS C.A. obtenga una ventaja
competitiva en el mercado al fortalecer su capacidad para atender pedidos en línea, una de las
principales fuentes de ingresos de la empresa. Además, este enfoque permite atender más
clientes y generar una experiencia de compra más fluida, incrementando la satisfacción y
fidelización de los usuarios.
En un contexto científico-tecnológico, el sistema se plantea como un agente de

cambio que puede incentivar a otras pequeñas y medianas empresas a adoptar herramientas
similares. Al ofrecer soluciones prácticas y eficientes, se establece un precedente para futuras
investigaciones que busquen expandir o adaptar tecnologías de este tipo a otros sectores o
empresas con problemáticas similares.
Desde el punto de vista social, esta herramienta no solo beneficia a los empleados y
administradores al proporcionarles datos confiables y accesibles, sino que también mejora la
experiencia del cliente al agilizar procesos como la consulta de productos y la realización de
pedidos. Asimismo, al incrementar el rendimiento operativo, la empresa puede expandirse,
generar más empleo y ofrecer servicios más competitivos.
En resumen, el desarrollo del sistema de información para BOXUS C.A. está

diseñado para abordar los problemas en la gestión de inventarios y facturación, lo que no solo
optimizará el flujo de información, sino también impulsará la competitividad de la empresa,
especialmente en el ámbito de las ventas en línea, donde plataformas como Instagram y
WhatsApp juegan un rol clave.
1.4 ALCANCE
La investigación se centra en la propuesta, diseño y desarrollo de un sistema de

información para BOXUS C.A. Este sistema tiene como principal objetivo mejorar, agilizar y
optimizar la gestión operativa de la tienda, específicamente en lo relacionado con las
actividades de gestión de inventarios que apoyan a las ventas de productos generadas de
manera online en servicio como WhatsApp e Instagram ofrecido a los clientes y otras
gestiones operativas vinculadas. Para llevar a cabo este objetivo, se empleó la metodología
ágil OpenUP, debido a su eficacia, simplicidad y flexibilidad para adaptarse a las necesidades
del proyecto.
Cabe resaltar que la investigación se limitó a la fase de codificación del sistema de

información, por lo que no incluyó etapas posteriores del desarrollo de software, como la
transición a producción, el mantenimiento o la gestión continua.
En resumen, el proyecto se enfocó en diseñar, desarrollar y elaborar un sistema de

información eficiente para BOXUS C.A., utilizando la metodología ágil OpenUP,
limitándose a la fase de codificación y excluyendo las etapas posteriores del ciclo de
desarrollo.

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