COMPRAS Y

ADQUISICIONES

Viviana Martínez Sánchez

E00000384903

identificar los distintos

elementos que entran en
juego en el proceso de
gestión del área de compras
mediante la elaboración de
un manual de compras para
una empresa
parte 1 y 2

Lesly Ortiz Guzmán

Instrucciones
 Descripción:
El proyecto final de la materia consiste en la elaboración de un manual de compras que
integre todos los elementos que conforman a esta área dentro de una empresa. El desarrollo
de este proyecto se realizará a lo largo de toda la materia; tendrá una primera entrega en la
sesión 4, y una entrega final en la sesión 7.

Para comenzar con el proyecto deberás elegir una empresa, puede ser aquella donde te
desempeñas profesionalmente, alguna que conozcas a fondo, o bien, una ficticia. Una vez
seleccionada, comienza con el diseño del manual.
En esta sesión integra en el manual de compras los siguientes elementos:
•Datos generales de la empresa: razón social, giro, y los aspectos que se relacionen con su
operación para definir la importancia del área de compras
•Introducción: describe en esta sección el objetivo e importancia del área de compras dentro
de la empresa
•Organigrama del área de compras
•Procedimiento de compras de la empresa: elabora un diagrama de flujo con el proceso de
compras y describe cada paso de éste
•Procedimiento de selección de proveedor
•Procedimiento de gestión del proveedor
•Estrategias para mantener la relación con los proveedores

Introducción
 Hablemos de la importancia de tener un manual de
compras en nuestro negocio o empresa, debemos tener
claro cuales son nuestros productos, conocerlos, saber
sus fuertes y debilidades para poderlo plasmar de la
manera correcta sus especificaciones, como peso,
cantidad, para que se usan etc. Posteriormente debemos
tener identificados a nuestros proveedores, buscar en
ellos el producto ideal, acorde a nuestras necesidades a
un precio justo, estos y otros factores más, nos
permitirán tanto a empleados existentes y de nuevo
ingreso comprender como podemos realizar una
compra de forma efectiva, fácil y apegada a las
políticas de la empresa.

Información
¨Donna Sweet¨ Microempresa dedicada a la venta de
productos comestibles, específicamente repostería
De origen israelí, el giro de la empresa es
alimenticio dedicado específicamente a la
producción y distribución para la comunidad
judía.
El área de compras dentro de esta empresa es
de suma importancia ya que se encarga de
cubrir las necesidades de abastecimiento de la
empresa ya que recolecta y compra toda la
materia prima certificada kosher para la
realización de los productos, en específico de
la elaboración de rogalaj, así como la compra
de insumos, papelería, herramientas de
trabajo y maquinaria que es requerida para
cubrir la demanda de producción solicitad por
los clientes, más en temporadas de fiestas
judías.
Nos dedicamos a la venta de Repostería
kosher de origen israelí, tanto local como a
centros comerciales que pertenecen a la
comunidad y supervisión KMD a nivel nacional.

Organigrama

Compras

Control de Control de calidad, Materia Cuentas

inventarios supervisión e prima, por pagar
investigación equipo o

Almacén y Reparador o
bodegas similares

Diagrama de flujo

 Procedimiento de compras de la empresa:

Inicio
El departamento de control
de inventarios deberá
proporcionar un reporte en
el cual se plasma la
disponibilidad de stock en

Por otro lado, compras se

encarga de imprimir y
analizar el reporte para asi,
poder determinar y
presupuestar cuanto se va

Comunicarse con
proveedores para checar
disponibilidad y generar

Plantear el Corroborar con

NO sustituirlo por supervisión KMD si
¿SE TIENE
DISPONIBILIDAD? algún producto es kosher y es
similar que brinde apto para sustituir.

SI
Plantear el
sustituirlo por
algún producto
similar que brinde
Corroborar el
presupuesto para
corroborar ¿ES CONVENIENTE
compra. SUSTITUIRLO?

Confirmar compra y
verificar información FIN
respecto pagos y datos
de empresa para orden
Procedimiento de selección y gestión de proveedores

FIN
 Es importante poder tener un buen filtro para la selección de proveedores que te
brinden confiabilidad, buena calidad en producto, excelente atención y sobre todo,
costos accesibles y convenientes. Conocer su ligar de venta y su producto.
Estrategias de perdurabilidad

 ¿Cómo mantener la relación con los proveedores?

El punto es generar un vínculo de confianza y compromiso de adquirir nuestros
insumos con ellos, dándoles la certeza de que somos clientes potencialmente
activos, para asi, tener una buena relación.

Políticas

 Políticas de abastecimiento para compras regulares y atemporales

Que sea producto de calidad, que cuente con garantía kosher y sello sin violación,
que autorice su venta y consumo y sus costos sean accesibles y apropiados.

Para almacén:
 Llevar un control de primeras entradas y salidas, exista una excelente rotación de
producto y un detallado seguimiento de las existencias.

DESCRIPCION UNIDAD Precios total

ES
Harina de trigo 20 $18 $360
selecta 1kg
Azúcar 1kg zulka 20 $33 $660
Cocoa polvo 10 $57 $570
 forastero 1kg
Aceite dorasol 800ml 50 $55 $2750
Vainilla polvo 357gr 5 $53 $265
Nesquik
Huevos caja 30pzas 200 $91 $637
Levadura polvo 5 $25 $125
nevada 450gr

Presentación de servicios/productos

 Somos una empresa dedicada a la venta de repostería kosher para la

comunidad judía y establecimientos kosher, destacamos en le mercado
ya que nuestros productos a parte de tener ingredientes de la mejor
calidad, nuestra receta esta basada 100% en la gastronomía israelí,
siendo asi, un producto de novedad y poco común dentro del mercado.
 De igual forma nos dedicamos a crear bocadillos dulces para eventos y
novedades para temporadas de fiestas, podemos hacer desde lo más
básico hasta postres de alta repostería fina sin perder la calidad y
certificación kosher en todo momento de su proceso.

Parte 2

Procedimiento de selección y gestión de proveedor

 El proceso de selección y gestión de los proveedores tiene que ser

llevado a cabo minuciosamente, ya que es importante verificar que es
un proveedor confiable y brinde producto de la mejor calidad y sobre
todo tenga un buen manejo higiénico en su almacenamiento.
Lineamientos para el mantenimiento preventivo en la
empresa

 Mantener en adecuado orden e higiene el equipo de trabajo, maquinas, utensilios,

mesas, etc…

 De igual forma, mantener las instalaciones del área de trabajo limpias y en

condiciones impecables para su correcto uso.

 Reducir y utilizar los recursos básicos cuando sean necesarios como luz, agua, gas.

Lineamientos para la compra de materiales para la

cocina

 Adquirir insumos y utensilios que son de mayor utilidad y que son de suma urgencia
para realizar los pedidos.

 Comprar tanto insumos como utensilios, maquinas, etc. De buena calidad para que
tengan un correcto uso y mejor durabilidad.

 Adquirir recursos que nos puedan facilitar el trabajo administrativo y no hagan

eficientes.

Lineamientos éticos y sanciones aplicables por

incumplimiento

 Quien sea descubierto incumpliendo con las medidas de acuerdo con las políticas
del área de compras de la empresa, deberá ser acreedor a una sanción en la cual se
reducirán beneficios y atenciones brindadas.
  Si estas afectan de forma monetaria a la empresa, será acreedor a una reducción
monetaria sobre sueldo hasta que sea cubierto el monto total perdido, gracias a ese
incumplimiento o violación de lineamientos.

Lineamientos para las compras electrónicas

 Verificar que la página de origen sea de procedencia legal y real la compra que se
realizara.

 Que el producto que sea adquirido mediante este medio sea de suma importancia y
gran utilidad para el desempeño laboral.

 Que el producto se encuentre dentro del presupuesto permitido con destino a las
compras, siempre y cuando sea conveniente para el desempeño laboral.

identificar los distintos elementos que entran

en juego en el proceso de gestión del área de
compras mediante la elaboración de un manual
de compras para una empresa. P A R T E 2

Procedimiento de selección de proveedores

Toda empresa, para elegir a sus proveedores que le brindan un excelente servicio, adecuado
a sus necesidades, opta por utilizar un proceso de selección de proveedores. Normalmente
este proceso se realiza de forma sistemática:
  Tener claras las necesidades de la empresa.
 Enlistar a todos los proveedores.
 Selección acorde a los que cubren las necesidades requeridas.
 Conocer a cada proveedore.
 Crear negociación y una posible contratación.
 Establecer normas.

Es de suma importancia tener claro que…

 Debe ser supervisada minuciosamente la calidad de los productos próximos a

adquirir, asi como materiales y su garantía y servicios postventa.
 Negociar el costo del producto, asi como checar descuentos, plazos de pago, etc.
 Tener en cuenta los periodos de oferta, plazos de entrega, tipo de embalaje, etc.

Es de suma importancia establecer cuidadosamente la selección de proveedores, siempre

conforme a datos reales de la empresa, ya que una mala selección de eso puede generar un
desbalance en el servicio final ofrecido por parte de la empresa a sus clientes.
Es por ello por lo que debemos buscar a los mejores proveedores que nos brindan la mejor
calidad sobre el mercado, para ello se puede realizar de la mano de algunas fuentes
informativas como….

 Internet.
 Páginas amarillas.
 Prensa.
 Radio y televisión.
 Publicaciones en particular.
 Ferias y exposiciones comerciales.
 Asociaciones empresariales y profesionales.
 Cámaras de comercio.
 Bases de datos de organismos públicos.

Procedimiento de selección de proveedores

Para tener un resultado favorable a la hora de buscar a nuestros proveedores, es necesario

gestionarlos de forma compleja y eficaz y bien definido, con ello, incluir objetivos claros,
comunicación correcta y continua supervisión de su rendimiento.
Definir las necesidades y objetivos de los proveedores
Es primordial definir las necesidades y objetivos, ¿a qué no referimos? A la identificación
de los bienes y servicios de los proveedores. Asi como los objetivos que deseamos tener de
la mano de nuestro proveedor, para esto necesitamos generar un análisis muy detallado de
las necesidades y objetivos que tiene la empresa.

Seleccionar a los proveedores que cumplan con las necesidades de la

empresa
Es importante tener claras las necesidades y objetivos en materia de proveedores, se deben
seleccionar a los proveedores que cubran las necesidades que la empresa requieren, para
ello debemos evaluar a los candidatos respecto a sus funciones por medio de diferentes
recursos como software de gestión de proveedores como…

 Experiencia y trayectoria.
 Referencias y testimonios de clientes.
 Cumplimiento de requisitos normativos.
 Estabilidad financiera.
 Acuerdos de nivel de servicio.

Contratación
Ya que tenemos a los proveedores adecuados que cumplen con nuestras necesidades,
debemos negociar la contratación de forma clara, en los cuales se defina de forma firme
términos y condiciones del trato con el proveedor, esto incluye también precios,
condiciones y pago, acuerdos de nivel de servicio y procedimientos de resolución de
conflictos.

 Tener claro y concreto el alcance del trabajo y resultados.

 Tener métricas y KPI claros.
 Recalcar funciones y responsabilidades tanto proveedor y empresa.
 Tener disposición de rescisión y resolución de problemas.
 Tener claros los pasos para gestionar los cambios que llegue a requerir el contrato.
Integración de proveedores
Este paso es muy importante ya que, se debe incorporar a el proveedor en el sistema
operacional de la empresa, asi como, establecer nuevas relaciones, garantizar que el
personal del proveedor está preparado adecuadamente para laborar con la empresa, para
ello debemos establecer...

 Todo personal del proveedor debe ser capacitado para realizar su proceso.
 Tener claras las funciones y responsabilidades tanto de proveedor como de empresa.
 Tener contacto seguido con el proveedor para asegurar la relación.

Estas acciones aseguran la relación exitosamente.

Evaluación
Para tener una buena gestión de proveedores, es necesaria una evaluación constante de su
desempeño.

 Se deben manejar plazos de entrega para que los proveedores entreguen los insumos
a tiempo y de calidad, más si se está tratando con alimento.
 Los insumos deben de cumplir con los estándares de calidad requeridos.
 Ahorro de costes.
 Tener excelente capacidad de respuesta por si surge algún imprevisto en la entrega y
se debe hacer una devolución o cambio de insumo.
 Recibir una comunicación oportuna y eficaz del proveedor.

Mitigación de riesgos
Siempre existe cierto riesgo al crear una relación laboral con proveedores, puede ser un
pedido retrasado, de mala calidad o inclusive el cierre repentino de su establecimiento sin
aviso previo, para ello es importante contar con procedimientos adecuados para saber como
actuar ante estas situaciones de riesgo. Debe evaluarse la situación de riesgo con cada
proveedor, asi como también, exigir una prueba de seguro y negociar condiciones
contractuales que protejan a la empresa en caso de que se presenten este tipo de situaciones.

Tecnología para gestión de proveedores

Para agilizar los procesos de gestión se puede apoyar mediante la tecnología, poder
gestionar la relación con el proveedor y la aplicación de mejores prácticas, te permitirá
automatizar las actividades asociadas e incorporar los productos y llevar un control, todo
ello nos permite ahorrar tiempo y tener un control total de lo almacenado y utilizado, asi,
reduciremos errores y evitaremos mermas.

Lineamientos para el mantenimiento y la rotación de

equipos de cómputo y manufactura

Hace referencia a los aparatos electrónicos ocupados, con los cuales almacenamos información
digital, accesorios y computadoras…

 Cubrir cada área de trabajo con el equipo completo y útil para mejorar y facilitar la
productividad.
 Prestar a las áreas administrativas de manera temporal el equipo requerido.
 Tener un conteo correcto de todo lo adquirido para evaluar una salida y adquisición de
equipo nuevo.
 Reasignar equipo en todas las áreas para trabajar de manera eficaz.
 Mantenimiento preventivo continuo del equipo para mayor durabilidad.
 Mantenimiento correctivo a los equipos con fallas.
 Instalaciones de software y hardware actualizados en cada equipo.

lineamientos para la compra de refacciones y

programación del mantenimiento preventivo en la

empresa

El PM son aquellos procedimientos periódicos que necesitan los equipos para erradicar el
riesgo de falla y garantizar su buen funcionamiento.
Cada programa se basa en inspeccionar las rutinas y acciones inmediatas cuando las piezas
o programa fallan debido a su desgaste.
 Generar un calendario anual con cada intervalo de realización de Mantenimiento
preventivo en cada dispositivo de la empresa.
 Tener una calibración continua
 Inspeccionar minuciosamente cada componente como modelo del equipo, no,
inventario, año de compra y servicio requerido.
Es importante priorizar cada equipo para mejorar su funcionamiento.

Lineamientos para la compra de materiales para

oficina

Debemos tener claro que todos los insumos que adquiere la empresa son necesarios para el
proceso productivo o para aquellas empresas que prestan sus servicios en el ejercicio fiscal
de la empresa, por ello, es fundamental con una lista de materiales básicos indispensables.
 Computadora para control de pedidos.
 Libretas
 Plumas
 Batidoras
 Charolas
 Miserables
 Palas
 Espátulas
 Brochas
 Vasos medidores
 Rodillos
 Guantes para horno
 Horno
 Papel para hornear
 Sellos kosher
 Etiqueta de marca
 Domos

Procedimiento para control de existencias y

administración de almacenes

Es de suma importancias tener un control exacto respecto a insumos en almacen, mas cuando se
trata de alimentos.

 Establecer un sistema de clasificación

 Realizar inventario inicial
  Utilizar software de gestión de inventarios
 Establecer niveles de inventario mínimo y máximo
 Realizar conteos regulares
 Establecer políticas de reabastecimiento
 Rotación de producto

Lineamientos éticos y sanciones aplicables a quienes incurran

en faltas de acuerdo con las políticas del área de compras de

0
la empresa

Casi todas las empresas carecen de un codigo de etica que les respalde mas en el area de comoras,
por ello, existen algunas normas que determinan esto…

 No debe haber ninguna invitacion de equipo de adquisision por proveedores.

 No puede haber un trato area de ventas y proveedor, fuera de instalaciones de la

empresa.

 El area de compras debe investigar detalladamente el uso de materiales y procesos

de proveedores.

 El area de comras debe tener omunicacion permanente con el area de inventario

para evitar situaciones de descontrol como exceso de stock.

  Prohibido contratar proveedores que tengan relacion o parentesco con personal

directo de la empresa.

 Denunciar cualqueirincumplimiento, soborno o mal manejode los medios

establecidos.

 Evitar comoras de emergencia a menos quesea de suma urgencia.

REFERENCIAS

 Kmd, P. K. K. M. D. (n.d.). productos kosher, kosher maguen david, kmd :

Bienvenida. https://www.superemet.com/

 Divecta. (2022, October 12). Cómo hacer una Presentación de Empresa: Guía para
Emprendedores. https://divecta.com/blog/presentacion-empresa/#:~:text=Para%20hacer
%20una%20presentaci%C3%B3n%20de,mercado%20objetivo%20y%20su
%20competencia.

 Contributor, D. (2022, August 2). El área de compra en las empresas: ¡Descubre todo en
esta guía completa! Docusign. https://www.docusign.com/es-mx/blog/compras

 La ética y su importancia en la gestión de compras | FUDE. (n.d.).

https://www.educativo.net/articulos/la-etica-y-su-importancia-en-la-gestion-de-compras-
143.html

 Omar, E. D. J., Marilyn, D. T. J., & David, L. M. C. (2003, September 1). Diseño de un
manual de procedimientos de administración y logística de la bodega de materias primas de
Kontein una división de Sigma S.A. https://rd.udb.edu.sv/items/2222f783-0fb5-4f22-9286-
4180ac61e9ec

 Echeverria, K. (n.d.). ¿Qué es la certificación Kosher? Alimentos, mercado y ventajas - TSI

Group - Tecnosoluciones Integrales. TSI Group - Tecnosoluciones Integrales.
 https://tecnosolucionescr.net/blog/189-que-es-la-certificacion-kosher-alimentos-mercado-y-
ventajas

 Selección de proveedores | SafetyCulture. (2024, January 15). SafetyCulture.

https://safetyculture.com/es/temas/seleccion-de-proveedores/

 Proceso de selección de proveedores | SafetyCulture. (2024, January 15). SafetyCulture.

https://safetyculture.com/es/temas/seleccion-de-proveedores/proceso-de-seleccion-de-
proveedores/

 Cómo gestionar eficazmente a los proveedores: 7 pasos esenciales. (n.d.). Right People
Group. https://rightpeoplegroup.com/es/blog/como-gestionar-eficazmente-a-los-
proveedores-7-pasos-esenciales

 Ekon, E. (2023, June 22). Claves para realizar la selección de proveedores para tu
empresa. Ekon. https://www.ekon.es/blog/seleccion-de-proveedores-empresa/#:~:text=Es
%20fundamental%20tener%20una%20lista,de%20embalajes%2C%20etc.).&text=Se
%20ha%20de%20realizar%20una,conviene%20trabajar%20a%20la%20empresa.&text=En
%20esta%20fase%20se%20deben,podr%C3%A1%20seleccionar%20la%20compa
%C3%B1%C3%ADa%20adecuada.&text=Finalmente%2C%20solo%20queda%20elegir
%20el,que%20establezca%20unas%20condiciones%20aceptables

 LINEAMIENTOS APLICABLES a LA ACTUALIZACI N DE EQUIPO DE C MPUTO EN

EL CENAM. (n.d.).
https://www.cenam.mx/normateca/doctos/LineamientoAplicables_a_la_ActualizacionEquip
oComputo.asp

 Servicios / Mantenimiento a Equipo de Cómputo – Dirección de Telemática. (n.d.).

https://telematica.cicese.mx/servicios/servicios-mantenimiento-a-equipo-de-computo/

 Equipo de cómputo para empresas: tipos, características marcas, todo lo que debes saber.
(n.d.). https://coverix.mx/equipo-de-computo-para-empresas

 Sandra, & Yuridia. (2023, May 26). Programa de planeación de refacciones. SDI
Industrial. https://sdindustrial.com.mx/blog/programa-de-planeacion-de-refacciones/

 De Hacienda Y Crédito Público, S. (n.d.). Servicio Mantenimiento Preventivo con

Refacciones para Maquinaria de Acabados y Compresores y Secadores del Sistema de
Suministro Neumático. gob.mx. https://www.gob.mx/shcp/documentos/servicio-de-
mantenimiento-preventivo-con-refacciones-para-maquinaria-de-acabados-y-compresores-y-
secadores-del-sistema-de-suministro-neumati
 Suministros para Oficina, Suministros para Oficina Comercial en Existencia - ULINE.
(n.d.). https://es.uline.mx/Cls_24/Office-Supplies?
pricode=WC0501&AdKeyword=suministros%20de
%20oficina&AdMatchtype=p&gad_source=1&gclid=Cj0KCQjwsc24BhDPARIsAFXqAB
24t2eZ32x5LEAmK5OUGA8kcuQuzagpfbfTr7lL8HxIgxBhkcR_FsYaAnpwEALw_wcB

 Naveros, B. (2022, July 5). ¿Cómo se debe contabilizar la compra de material de oficina?
Tickelia. https://tickelia.com/blog/gestion-de-compras/compra-material-oficina/

 American Express Business Trends and Insights. (2022, August 1). ¿Cómo planificar el
suministro de insumos para tu oficina? Business Class: Trends & Insights | American
Express. https://www.americanexpress.com/es-mx/negocios/trends-and-insights/articles/
aprende-a-llevar-un-control-detallado-del-material-de-oficina/

 Universidad Europea. (2024, June 5). Control de almacén: ¿en qué consiste?
https://universidadeuropea.com/blog/control-almacen/

 Mecalux. (n.d.). Control de almacén, indispensable para una logística eficiente.

https://www.mecalux.com.mx/blog/control-de-almacen

 Microsip. (n.d.). Control de almacén e inventarios: 5 pasos para lograrlo.

https://www.microsip.com/blogs/control-de-almacenes-e-inventarios

 Control Insumos en Alimentos y Bebidas - Bind ERP. (n.d.). Bind ERP.

https://bind.com.mx/blog/control-de-inventarios/controla-el-inventario-de-insumos-para-tu-
empresa-de-alimentos-y-bebidas

 Sitsa. (n.d.). Equipos para trituración, logistica y contrucción | Sitsa.

https://sitsa.com.mx/codigo-de-etica