SISTEMA DE INFORMACION DE COMPRA Y VENTA

SISTEMA DE INFORMACION DE COMPRA Y VENTA

un sistema de información puede dar a las

empresas una ventaja competitiva al
producir datos para aplicar técnicas de
ventas y compras mejor enfocados, estos
sistemas tratan la información existente
como un recurso que la empresa puede
extraer para incrementar la rentabilidad y
la penetración de mercado.
los sistemas de información permiten a las
compañías analizar detalladamente los
patrones de compra gustos y preferencias
del cliente de tal manera que puedan
lanzar con eficiencia campañas de
publicidad y marketing a mercados
objetivos.
Relaciones con la organización.

En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión

de los objetivos y principios básicos de la función de compras que
nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa
moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una
organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr
el objetivo final de una organización, están interrelacionados.

Dirección
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos
de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de
sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos
por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de
los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos
lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor
desarrollo global de la organización.
LOS PARTICIPANTES EN EL SISTEMA DE
COMPRA

INFLUYENTES; son las personas que explícita o

implícitamente ejercen alguna influencia en la
decisión y las encontramos en:
Distribución cuyo objetivo es lograr que los
compradores encuentren el producto en el lugar
adecuado.
SON El precio se determina de acuerdo a todas y
cada una de las características del producto.
DECISOR; es quien determina en ultimo termino
parte de la decisión de compra o su totalidad, si
se compra, que bebe adquirirse, como, cuando y
donde conviene hacerlo.
COMPRADOR; es la persona que de hecho realiza
la compra.
USUARIO; es la persona o personas que
consumen o utilizan el producto o servicio.
GESTIÓN DE COMPRAS

• Asignación de pedidos a
obras
• Control de unidades
recibidas con nº de albarán
y factura, y realización de
entregas automáticas.
• Control de stock y
ubicación en almacén.
• Realización de pedidos
programados y pedidos
con formato libre
• Inclusión de avisos respecto
a plazo y cantidad, junto a
certificados de calidad en
los informes
 ¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS DE ESTE SISTEMA?

• Pagar precios razonablemente bajos por los

mejores productos obtenibles negociando y ejecutando todos los
compromisos de la economía.
• Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar
la producción.

• Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas

relaciones con las mismas.
• Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere al
rápida entrega de los materiales y una calidad aceptable.

• Localizar nuevos materiales y productos a medida que se

vallan requiriéndose.
• Introducir buenos procedimientos además de controles
adecuados y una buena política de compras.
 DEFINICIÓN DE COMPRAS, IMPORTANCIA.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida

industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la
siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o
servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo
correcto y en el lugar correcto

Existen diversas razones por las que las compras adquieren

especial importancia en toda la actividad industrial, comercial
y de servicios siendo éstas: la participación del departamento
de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio
de compra, la fijación del precio de venta, la operación
eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.
 PARTICIPACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
EN LA OBTENCIÓN DE UTILIDADES

 La obtención de utilidades es el objetivo primordial de

toda empresa, por lo tanto, el comercio es uno de los
actos que ayudan a generar éstas en la medida que se
realice una buena compra.

 Los costos repercutirán directamente en el precio de

venta del producto final, si estos son bajos, podrá
ofrecerse un precio de mercado competitivo y,
como consecuencia, se obtendrá un margen de
utilidad
 FIJACIÓN DEL PRECIO DE COMPRA.

 Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un

tiempo determinado, ya que las materias primas que
intervienen en el producto pueden ser de importación,
por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de
acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón
por la cual el comprador debe estar informado de la
situación cambiaria de momento, con el objeto de
garantizar que el precio cotizado sea respetado.

 Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a

sus precios en sus materiales, aun cuando en la
fabricación de éstos no intervengan productos de
importación, esto asegura que el margen de utilidad
siempre sea el mismo para ellos.
 ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS, PROCESO.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente
debe administrar una función de compras

Planeación Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos

entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los
objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma.
Pronóstico de ventas.
"Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros"
El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años
anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las
empresas; asimismo, nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE UN DEPARTAMENTO
DE COMPRAS

• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las

condiciones y necesidades de la empresa.
• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria,
con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del
menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad
adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
• Desarrollar y administrar las compras.
• Establecer proveedores bien evaluados.
• Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan
surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos
en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o
artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
 PROGRAMAS

Es una herramienta administrativa en la cual nos

indica las cantidades de artículos que deberán
comprarse, así como el tiempo en que deberá
suministrarse al almacén para la producción de la
que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales,
un programa nos indica cuántas piezas de cada
parte debe adquirir para la fabricación pronosticada
de su producto final.
 PRESUPUESTO

Se dice que un presupuesto es la expresión numérica

en dinero de un plan. Un plan es la selección de un
camino para lograr un objetivo en un lapso
determinado.
Alcanzar un objetivo implica la reunión de recursos
disponibles y ésta reunión de recursos presupone una
organización. Los ingredientes para hacer un
presupuesto son: Tener plena organización. Mantener
un estricto conocimiento de los recursos. Contar con
objetivos perfectamente determinados.
 ORGANIZACION

El organizar es la sincronización
jerarquizada para la consecución
de una meta. La organización es la
necesidad básica de conocer
perfectamente los objetivos de la
empresa, para el logro de los
objetivos planteados en la
planeación. Es el medio por el cual
podemos definir la estructura más
adecuada para el logro de los
fines de cualquier organismo
social.
 DIRECCIÓN.

es el arte de vincular estrechamente a los

hombres unos con otros, nos está indicando
que en un departamento de compras debe
existir ese vínculo dinámico y evolutivo, gracias
al cual, los gerentes comunican
constantemente lo que desean en la forma
que esperan que motiven a los subalternos a
apoyar planes y objetivos de la empresa.
 DIRECCION

DIRECCION POR OBJETIVOS: DIRECCION POR EXCEPCION:

La dirección por excepción (DPE) consiste en
La dirección por objetivos no es algo realmente un sistema de identificación y comunicación
nuevo, aunque así lo han presentado algunos que emite una señal cuando se requiere la
autores. Es más que un sistema, es una filosofía, atención de la persona encargada, y
una forma de pensar y de ser en función de permanece en silencio cuando no se
los negocios. requiere.
Dentro del ámbito administrativo, la dirección La DPE se basa precisamente en la
por objetivos (DPO), es un método de dirección identificación de las excepciones,
que enfatiza más sobre los resultados que entendiendo por excepción aquella señal
sobre las operaciones que advierten al gerente de compras de que
puede realizar una acción.
 COMUNICACIÓN Y
MOTIVACION

La comunicación es la acción y el efecto de hacer a

otro que participe de lo que uno tiene: descubrir,
manifestar, o hacer saber a uno algunas cosas,
consultar; conferir con otros un asunto tomando su
parecer.
Sobre esta mencionada base, nos encontramos en la
urgente necesidad de que en un departamento de
compras la comunicación debe de ser estricta,
precisa y concisa, pues dicho departamento tiene
contacto permanente con otras áreas también
importantes apoyar planes y objetivos de la empresa.
 CONTROL

Recordemos que control es la medición de los resultados

actuales y pasados en relación con los esperados, con el
fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes, Es
necesario distinguir la función de control, que es
de naturaleza administrativa, con las operaciones de
control, que son de carácter técnico.
Así, el departamento de control de calidad (inspección de
recepción), obtiene estadísticas de materiales que es la
operación de control; mientras que cuando se envía al
departamento de compras, en donde se interpretan y se
toman acciones, ya es la función de control en sí.
 EVALUACION

Para determinar el valor que representa cada individuo

para el departamento es recomendable hacer
evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses.
Existen valores predeterminados en cada empresa en
donde se puede realizar el criterio de
evaluación. Ciertamente, las evaluaciones se basan en
resultados obtenidos en números (cantidad de compras
realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por
bonificaciones de proveedores, etc.), empero, los factores
calificativos generales se pueden enumerar: calidad y
cantidad de trabajo realizado, iniciativa y creatividad,
confiabilidad e integridad, conocimiento del trabajo y
habilidad para aprender, cooperación, juicio, puntualidad y
asistencia, valor del departamento, etc.
 PROCEDIMIENTOS

El funcionamiento de compras debe estar Un procedimiento es la sucesión de pasos

dirigido por normas organizativas y consecutivos para realizar una actividad.
funcionales precisas que hagan que las Tenemos los pasos comunes que se
operaciones previstas siempre se realicen desarrollan en torno al departamento de
del mismo modo. compras:
Por lo tanto, hay que establecer Requisición. Es el pedimento que se le realiza
procedimientos normalizados, cuyo fin es al proveedor sobre cierta necesidad de
especificar para cada operación satisfacer cierta demanda de compra.
o grupo de operaciones la participación En la mayoría de las ocasiones, ocurre de
de sectores de la empresa y del exterior forma verbal, resultando con ello,
interesado. un diálogo entre comprador y proveedor
para la futura compra-venta del bien o
servicio.
 PEDIDOS DE ORDENES U
COMPRAS

Es el documento físico, por escrito, en el cual

se estipula la cantidad y calidad requerida a
entregar por parte del proveedor hacia el
solicitante, indicando el tiempo y el lugar
adecuado para ello, por lo que sería risible no
estipular las condiciones de compras de
los bienes o servicios.
El pedido puede cambiar en cuanto a su
forma, tamaño, impresión, pero nunca variará
su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o
servicio.
 PROCESO DE COMPRAS

"La organización debe evaluar y seleccionar los

La organización (o la empresa donde trabaja el
proveedores en función de su capacidad para
lector) debe asegurarse de que el producto adquirido
suministrar productos de acuerdo con los requisitos de
cumple los requisitos de compra especificados. El tipo
la organización. Deben establecerse los criterios para
y alcance del control aplicado al proveedor y al
la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben
producto adquirido debe depender del impacto del
mantenerse los registros de los resultados de las
producto adquirido en la posterior realización del
evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se
producto o sobre el producto final".
derive de las mismas".

Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor

generalmente deben estar incluidos los siguientes ítems:

• Oportunidad de entrega de los productos solicitados

• Precios
• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar
establecido por nosotros)
• Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
• Marca o especificaciones solicitada por nosotros
• Estabilidad financiera
• Credibilidad en el mercado
• Información oportuna acerca de nuestro pedido
 INFORMACIÓN DE COMPRAS

La información de las compras debe describir el producto a comprar,

incluyendo, cuando sea apropiado:
 La calidad de los productos suministrados.
 Requisitos para la calificación del personal.
 Requisitos del sistema de gestión de calidad.
 La organización debe asegurarse de la
adecuación de los requisitos de compra
especificados antes de comunicárselos al
proveedor.
 VERIFICACION DEL PRODUCTO
COMPRADO
 La organización debe establecer e implementar la inspección u otras
actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado
cumple los requisitos de compra especificados.
 Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación
en las instalaciones del proveedor, la organización
debe establecer en la información de compra las
disposiciones para la verificación pretendida y el
método para la liberación del producto.
 Principales objetivos específicos de esta actividad son:
 Mantener la continuidad del abastecimiento.
 Pagar precios justos.
 Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la
empresa.
 Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.
 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos.
 Preocuparse por la permanente capacitación del personal.
 Almacernamiento, implica la ubicación o disposición.
 Mantener informado al gerente de logística o gerente general.
EJEMPLO DE SISTEMA DE INFORMACION
DE COMPRAS
 SISTEMA DE INFORMACION DE VENTAS
Es una orientación administrativa que el departamento de ventas esta encargado de
persuadir a un mercado de la existencia de un producto.

• Control de los • La • Son • Controla los

v.
Financiamiento de ventas

Costo y presupuesto de
pedidos y responsabilida esenciales gastos y
facturas. d cae sobre el para las planea la
Gestión de ventas

Distribución física
• Control de gerente de transacciones ganancia
stock. ventas de bienes y calculando el
• Desarrollo y coordinando servicios volumen y
manipulación los productos donde el ventas por
del producto. hasta el gerente hace año. Estudio
consumidor la practica de mercado
• Realización
practicando la crediticia para conocer
de pedidos
estrategias de premio o las
programados.
ventas. castigo por el preferencia
pago. del
consumidor
 • El • Correspon • Las buenas • Debe

Relación con distribuidores y

minorista
Servicios de técnicos o mecánicos
Promoción de ventas y publicidad

• Estas administrad de a los relaciones establecer la

ayudan a or de gerentes con estos organización

Administración de ventas
estimular la Planeación de ventas ventas de ventas requieren procedimient
demanda debe fijar cuyos proporcion os, Coordinar
de los objetivos productos arles el trabajo,
consumo y de las mecánicos asistencia llevar registro
contribuir a mismas y
requieren de ventas, y asignar
determinar
que los de servicios tareas a los
las
agentes actividades servicios mecánicos jefes de
de venta mercantiles de de entrega cada
de la necesarias instalación y ajuste, sección
fábrica, los para lograr y técnicos informarles
mayoristas las metas sobre los
y los establecida productos,
minoristas s servicios,
vendan los tácticas y
productos normas.
DEFINICION Y PROPOSITO

El sistema de ventas, se trata de una completa aplicación, para la gestión de

clientes, proveedores y productos, incluyendo la posibilidad de realizar el
registro de ventas de dichos productos y generar informes. El propósito
fundamental del sistema de ventas es el manejo relacionado con la
facturación, cobranza, distribución y mercadeo, para una organización es
muy importante tomar en cuenta cual es la necesidad social que tiene como
organización, para poder desempeñar una buena labor
 FUNCIONES DEL SISTEMA DE VENTAS
 Facturación y cobranza
 Control de los canales de distribución.
 Mercadeo
VARIABLES
Precisión
oportunidad
capacidad de procesos
concisión
relevancia
disponibilidad
seguridad
PROCEDIMIENTOS DE SISTEMA DE
VENTAS
1. Procedimientos para elaborar pedidos de clientes.
2. Procedimiento de Órdenes de embarque. Relacionado al momento en el
cual la empresa acude a la entrega del pedido
3. Procedimientos de Facturación. Relacionado a la facturación de la venta
ya realizada. Este procedimiento se realiza cuando se asegura la venta al
cliente
4. Procedimientos de Registro y Control de las Ventas. Final del proceso total
de la venta realizada. Es decir, que al culminar el proceso de la venta se
procede a comprobar la descripción e importe del producto y a registrar y
controlar la venta realizada.
 FACTURACION Y COBRANZA
Deben tener separadas las principales funciones.

• Las cuentas por cobrar incluyen no

• Tiene la responsabilidad de

cobranza
solamente el reclamo del derecho
facturaci

contabilizar los documentos de frente a los clientes, sino también

venta numerados serial mente, una diversidad de derechos,
comprar los documentos de ventas como: prestamos, reembolsos y
con las solicitudes de los clientes y avance a proveedores entre otros.
ón

con las notificaciones de cambio,.

• Procesos de cobranza:
• Procesos de facturación: Añadir nuevas cuentas por cobrar.
obtener datos del cliente. Eliminar cuentas por cobrar
Preparar facturas. pagadas. Preparar estados de
Ciclo de pedido de facturación. cuentas. Proporcionar datos de
libro mayor.
 POLITICAS DE LAS VENTAS AL CREDITO
 El plazo del crédito será de 30 días de plazo sin intereses.
 Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito
son: copia de la cédula, o en su defecto numero RUC y razón social,
breve informe sobre la situación económica actual de la empresa el
crédito.
 Si el plazo Del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no
podrá solicitar otro crédito hasta que haya cancelado el anterior.
POLITICAS DE LAS VENTAS AL CONTADO
• No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido
de las instalaciones de la empresa.
• Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de la entrega para
comprobar el buen estado
• La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la
empresa y bajo la supervisión del jefe de ventas.
• Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una
parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la
misma.
PROCESOS REALIZADOS POR EL SISTEMA
DE VENTAS
 Registrar un cliente con toda su información personal y su posterior
modificación.
 Registrar la compra de productos.
 Generar listado de facturas pendientes de pago.
 Registrar la venta de productos a un cliente.
 Generar factura.
 Generar listado de ventas.
 Imprimir informe de ventas entre fechas.
 Generar facturas de ventas.
 Administrar categorías de clientes y de productos.
 DIFERENTES SISTEMAS DE VENTAS

• Vendedor-Cliente, • Es la que se realiza • Es una estrategia

distancia
Venta a
Venta personal

Venta multinivel
Es la forma más sin la presencia de venta de
efectiva de física del productos
vender un comprador y mediante la cual
producto y de vendedor. Es distribuidores
conseguir un interna y externa independientes
cliente satisfecho Puede ser por: pueden asociar a
con posibilidades catálogo tele otros distribuidores
de que pueda venta televisión y obtener
repetir la compra. vendinge- comisiones por el
commerce movimiento
deseos productos
dentro de su red.
 VENTAJAS Y DESVENTAJAS

• Ventajas • Ventajas • Ventajas

Venta multinivel
Permite lograr Comodidad Gran capilaridad
Venta personal

una mejor Ahorro de tiempo Estructura de

selección de los servicios las 24 h coste variable

distancia
Venta a
clientes facilidades de Almacenamiento
potenciales pago en los
• Desventajas • Desventajas vendedores
Suele ser la Desconfianza en • Desventajas
herramienta de la red. Formación
promoción más Problemas en la constante de los
costosa para una entrega a vendedores
empresa. domicilio. Falta Gran necesidad
de presencia de motivación
física del Gran rotación en
vendedor. la red
Ejemplos de sistema de información de
ventas
DATO INFORMÁTICO DE COMPRA Y VENTA
NUEVO RÉGIMEN DE INFORMACIÓN DE COMPRA Y VENTA
Operaciones comprendidas
A los fines del cumplimiento del nuevo régimen, se deberán informar todas
las operaciones, generen o no crédito o débito fiscal en el IVA,
correspondientes a las compras y ventas, locaciones y prestaciones
recibidas y realizadas, importaciones y exportaciones definitivas de bienes y
servicios, como así también todo otro concepto facturado o liquidado por
separado relacionado con las mismas.

Asimismo, deberá ser informado en el período que se declare, todas las

operaciones generadoras del débito y crédito fiscal que se exterioricen en
las declaraciones juradas de IVA del mismo período.
GRACIAS