TEMA: TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN.

Objetivo Conocer las técnicas utilizadas para las recopilaciones de la

información.
Existen 3 métodos interactivos que se pueden utilizar para la obtención de los
requerimientos de información de los miembros de la organización. Dichos
métodos son las entrevistas, el diseño conjunto de aplicaciones y la realización de
encuestas mediante cuestionarios.
La base de los métodos está en preguntas formuladas cuidadosamente. Cada uno
de los métodos para la recuperación de información tiene su propio proceso para
interactuar con los usuarios. Si se siguen estos enfoques ayudarán a garantizar el
diseño y la implementación apropiados de entrevistas y cuestionarios.
ENTREVISTAS
Antes de entrevistar a alguien más, tenemos que entrevistarnos a nosotros
mismos. Necesitamos conocer nuestros prejuicios y cómo afectarán éstos
nuestras percepciones. Se necesitan pensar detenidamente las entrevistas antes
de hacerlas. Asimismo, debemos pensar cómo lograremos que la entrevista sea
satisfactoria para el individuo al que entrevistemos. Una entrevista es una
conversación dirigida con un propósito específico que utiliza un formato de
preguntas y respuestas. En la entrevista necesitamos obtener las opciones de los
entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas
organizacionales y personales y procedimientos informales. Además, se debe
tratar de captar los sentimientos de los entrevistados, y con ello, poder entender la
cultura de la organización de una manera más compleja. Se debe de tratar de
averiguar lo más que se pueda acerca de las metas de la organización por medio
de las entrevistas; y dentro de ella, nosotros debemos de establecer un ambiente
de confianza y de entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo, llevar el
control de la entrevista.
Pasos para preparar una entrevista
 Leer los antecedentes: El propósito es crear un vocabulario común que en
un futuro le permita expresar preguntas de la entrevista de una manera
comprensible para su entrevistado.
 Establecer los objetivos de la entrevista: Debe de haber áreas claves
referentes al procesamiento de la información y al comportamiento
relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendremos que
hacer preguntas.
 Decidir a quién entrevistar: Se debe incluir a la gente clave en todos niveles
que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera.
 Preparar al entrevistado: Se realiza hablándole por anticipado o enviándole
un mensaje por correo electrónico. Si las entrevistas tienen una larga
 duración, es posible que los entrevistados se enfaden, pero lo pueden
ocultar.
 Decidir el tipo de preguntas y la estructura: Se deben de escribir preguntas
que abarquen las áreas de la toma de decisiones que haya descubierto la
terminar los objetivos de la entrevista.
Las estructuras de las preguntas deben de ser como una pirámide (empezar con
preguntas a menudo cerradas, y continuar con preguntas abiertas y más
generalizadas), una estructura de embudo o una estructura de diamante (iniciar
con preguntas generales y abiertas, y concluir limitando las respuestas con
preguntas cerradas).
CUESTIONARIOS
El uso de los cuestionarios es una técnica de recopilación de información que
permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias,
comportamiento y características de personas importantes dentro de la
organización que podrían resultar afectadas por los sistemas actuales y los
propuestos. Al usar los cuestionarios, el analista podría estar buscando cuantificar
lo que se haya descubierto con la entrevista. Por otra parte, los cuestionarios se
pueden usar para encuestar a una muestra considerable de usuarios de sistemas
con el fin de detectar problemas o poner de manifiesto cuestiones importantes. La
plantación de los cuestionarios implica una considerable cantidad de tiempo de
planeación.
Se tienen que considerar los cuestionarios si:
 Las personas que se necesitan encuestar se encuentran en ubicaciones
dispersas.
 Una gran cantidad de personas están involucradas en el proyecto de
sistemas, y es importante que porción de un grupo dado aprueba o
desaprueba una característica específica del sistema propuesto.
 Se está haciendo un estudio preliminar y se desea medir la opinión general
antes de que se determine el rumbo que tomará el proyecto de sistemas.
 Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se
identificará y abordará cualquier problema relacionado con el sistema
actual.
TIPO DE PREGUNTAS:
*Preguntas abiertas:
La respuesta puede ser de dos palabras o de dos párrafos. Describen las
opciones del entrevistado para responder.
*Preguntas cerradas:
Se consideran preguntas básicas debido a que se pueden contestar con un
número finito de respuestas.
RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DOCUMENTOS
Es importante la adopción de un método mediante el cual se registrarán los
hechos del estudio. Registrar ordenadamente la información recopilada de
cualquier investigación que se realice, es de exigencia general. Una regla general
que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la debida
calidad para que cualquier persona pueda entenderlos. Es esencial obtener copias
de los documentos utilizados en el sistema. Durante el curso de investigación, el
analista deberá auxiliarse del uso de diagramas para el registro de las actividades.
Existen fundamentalmente tres tipos de diagramas:
 •Organigramas: Muestran la estructura orgánica y/o funcional de una
organización. Señalan las funciones de línea y dan idea de las
responsabilidades del personal de esa organización. Sus valores residen
destacar los niveles de autoridad.
• Cuadros de Distribución de Trabajo: Describe las actividades de
cada unidad de la estructura de un departamento, determinando qué
hace cada puesto. A través de esta técnica se obtiene una visión de
las unidades de trabajo.

• Flujogramas de procedimientos de diagramas de flujo: Representa el

flujo de información de un procedimiento y satisfacen 3 funciones
principales:
o Permite al analista asegurarse que se ha desarrollado todos los
aspectos del procedimiento.
o Da las bases para escribir un informe lógico y claro.
o Es un medio para establecer un enlace con el personal que
eventualmente operará el nuevo procedimiento.
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de un proceso administrativo.
A través del diagrama de flujo puede graficarse cualquier situación administrativa u
operativa, representada en forma objetiva para mostrar procedimientos. Una vez
que se ha reunido toda la información relativa a la forma actual de operar del
sistema, el analista o grupo de analistas procederán a organizar y documentar
todo el material escrito, a fin de cubrir posteriormente la fase de análisis y crítica
del mismo. Como último paso del proceso de la investigación sobre la forma actual
de operar del sistema, el responsable del estudio presentará a los usuarios un
documento final, con el objeto de ultimar detalles que no hayan sido comprendidos
por el analista.
La presentación del documento debe presentarse bajo la siguiente estructura:
 1. Introducción.
2. Objetivos del procedimiento.
3. Diagramas del flujo de actividades.
4. Descripción literaria del sistema.
5. Formas e instructivos.
6. Apéndices.
7. Hojas de operaciones.
8. Cuadros comparativos.
9. Conclusiones generales.
Una vez documentado el sistema actual se procederá a obtener la aprobación de
los responsables de su operación.

OBSERVACIÓN Y TÉCNICA “STROBE”

El analista de sistemas recurre a una forma crítica estructurada para el análisis de
los requerimientos de información. A menudo es posible observar circunstancias
del entorno que confirmarán o negarán el discurso (o diálogo) de la organización
que se refleja en las entrevistas o cuestionarios. El método para la observación
Estructurada del Entorno (STRuctured OBservation of Enviroment) se conoce
como STROBE. La aplicación exitosa del STROBE requiere que el analista
observe explícitamente siete elementos concretos que por lo general se
encuentren en las oficinas.
1. Ubicación de la oficina: Uno de los primeros elementos que el analista de
sistemas debe observar es la ubicación de la oficina de un tomador de
decisiones específico con respecto a otras oficinas. Las oficinas accesibles
tienden a aumentar la frecuencia de la interacción, los mensajes informales,
mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la
interacción y a aumentar los mensajes orientados a las tareas.

2. Colocación del escritorio: La colocación de un escritorio en la oficina puede

ofrecer pistas sobre la manera en que el tomador de decisiones ejerce su
autoridad. El analista de sistema debe observar la distribución de los
muebles de la oficina, y en particular la colocación del escritorio.

3. Equipo fijo de oficina: Archiveros, libreros y otro equipo grande influyen en

la categoría de equipo fijo de oficina. Si no hay equipo, es probable que el
tomador de decisiones almacene muy pocos artículos de información por sí
mismo. En caso contrario, se asume que el tomador de decisiones valora
mucho la información.
 4. Accesorios: El termino accesorios se refiere a todo el equipo pequeño
usado para procesar la información, incluso las computadoras de bolsillo,
calculadoras, PCs, plumas, lápices y reglas. Si se posee este equipo
probablemente lo que indica el tomador de decisiones es que ocupa su
equipo más allá de su oficina.

5. Fuentes externas de información: Un analista de sistemas necesita saber

qué tipo de información usa el tomador de decisiones. La observación del
tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede revelar si el tomador
de decisiones recurre a la información externa (revistas de comercio,
recortes de periódico sobre otras compañías de industria) o se basa en la
información interna (informes de la compañía, correspondencia de la
oficina, manuales de políticas).

6. Iluminación y color de oficina: La iluminación y el color de la oficina juegan

un papel importante en la manera en que un tomador de decisiones recopila
información. Una oficina con iluminación cálida y radiante indica una
tendencia más a la comunicación personal. Un ejecutivo en una oficina
iluminada cálidamente recuperará más información de manera informal.

7. Vestimenta de los tomadores de decisiones: Un analista de sistemas puede

darse una idea de la credibilidad de los gerentes de la organización al
observar la vestimenta que usan en el trabajo. El traje de dos piezas de un
hombre o el traje y la falda para una mujer representan la máxima
autoridad, de acuerdo a investigadores que han estudiado la vestimenta de
algunos ejecutivos. El hecho de que los líderes vistan de manera casual
tiende a abrir las puertas para una toma de decisiones más participativo,
pero a menudo propicia la pérdida de credibilidad en la organización si la
cultura predominante valora la ropa tradicional y conservadora.
Análisis documental y de información
Una de las técnicas que es muy útil para recolección de requerimientos es el
análisis de los documentos con los que ya cuenta actualmente la empresa. El
análisis de documentos es una forma de investigación cualitativa en la que el
investigador interpreta los documentos para dar voz y significado a un tema de
evaluación. El análisis de documentos incorpora la codificación de contenido en
temas similares a cómo se analizarán las transcripciones de entrevistas o grupos
focales. También se puede usar una rúbrica para calificar un documento.
Registros públicos: los registros oficiales y continuos de las actividades de una
organización. Las declaraciones de misión, informes anuales, manuales de
políticas, planes estratégicos y programas, documentos personales, relatos en
primera persona de las acciones, experiencias y creencias de un individuo. Los
ejemplos incluyen calendarios, correos electrónicos, álbumes de recortes, blog,
publicaciones de Facebook, registros de tareas, informes de incidentes,
reflexiones, diarios y periódicos.
Evidencia física: objetos físicos que se encuentran dentro del entorno del estudio,
a menudo llamados artefactos. Los ejemplos incluyen folletos, carteles, agendas,
manuales y materiales de capacitación. Y... ¿cómo analizo el análisis de
documentos? Al igual que todas las investigaciones, la forma de recopilar y
analizar los datos debe depender de lo que se desea averiguar. Sin embargo, un
asunto realmente importante en el uso de documentos como fuentes es que los
datos de los documentos son muy diferentes de los datos de eventos de habla
como entrevistas o conversaciones escuchadas.
Una técnica de análisis es como una herramienta de hardware, depende de con
qué estés trabajando para elegir el adecuado. Para un clavo debe usar un martillo,
y hay muchos tipos de martillos para elegir según el tipo de clavo. Entonces, para
decidir la mejor técnica es importante conocer los objetivos que pretendes
alcanzar. Quizás después de esto podríamos decirte si debes usar el análisis de
contenido, una entrevista o un cuestionario.