UTN FRRq - DGB - Mód 6

Diplomatura en Gestión de
Bibliotecas
Módulo 6
UTN – Facultad Regional Reconquista – Secretaría de Extensión Universitaria
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• 1º examen: al finalizar el módulo 2 (toma el contenido de los módulos 1 y 2).

Diplomatura en Gestión de Bibliotecas – Módulo 6 – Pág. 2
LA BIBLIOTECA PÚBLICA Y LOS SERVICIOS A LA COMUNIDAD
Quizás sea reiterativo ofrecer desde aquí un “objetivo” concreto de la Biblioteca

pública. Muchos profesionales y organizaciones profesionales han dado distintas
definiciones, que de forma resumida y general sería el de “facilitar acceso a la
información a todas las personas de la comunidad”
La Biblioteca pública hoy está inmersa al igual que los ciudadanos y otras
instituciones en un momento donde los objetivos se expresan de distinta manera. En
el momento actual, la Biblioteca se hace participativa, los usuarios intervienen
activamente y, la biblioteca se construye por y para el usuario.
La Biblioteca tiene que elaborar planes estratégicos, adecuar y ofrecer nuevos

servicios, así como ampliar los existentes para el ciudadano. En muchos casos la
Biblioteca pública se convierte en el “centro de información a la comunidad”,
además es el lugar donde se encuentran los materiales para la formación, el ocio, es
el centro local de las nuevas tecnologías. Sin olvidar que la Biblioteca pública es
también una institución cultural, que colabora con la sociedad para el desarrollo
democrático y, con la educación en sus distintos niveles.
Estas cuestiones serán las que van a condicionar la política de creación, desarrollo y
mantenimiento de las colecciones en la Biblioteca pública como elemento
fundamental dentro de ella.
Debemos decir además, que no se ha llegado a una forma ideal en el modo de formar
y mantener las colecciones de las bibliotecas públicas, y que existen distintos
modelos:
 Desarrollo de políticas diferenciadas para algunas materias basadas en las
necesidades de los usuarios en esa materia concreta.
 Políticas basadas en formatos (actualmente en desuso)
 Audiencia (diferenciando por edades) (es la más utilizada en Bibliotecas
públicas)
 Por materias (siguiendo una clasificación sistemática)
Tampoco existe una forma ideal para dimensionar las colecciones, lo más habitual es
utilizar variables como la cantidad de población atendida (distribuida por edad,
formación, género, etc.), el tipo de actividad económica de la zona, etc.….
Tutorías: crf948@playcomla.com.ar
Y además, muchas veces el desarrollo de la colección en una biblioteca pública se ha

basado en la intuición o en la lógica o simplemente en la oferta editorial.
LAS POLÍTICAS DE DESARROLLO Y GESTIÓN DE LAS COLECCIONES
Los fondos y servicios bibliotecológicos han de incluir todos los tipos de medios y
tecnologías modernas así como materiales tradicionales. Son fundamentales su buena
calidad y su adecuación a las necesidades y condiciones locales. Los materiales han
de reflejar las tendencias actuales y la evolución de la sociedad así como la memoria
del esfuerzo e imaginación del ser humano. Ni los fondos ni los servicios han de estar
sujetos a forma alguna de desigualdad política o religiosa ni a prestaciones
comerciales. (Manifiesto IFLA/UNESCO a favor de la Biblioteca Pública, 1994)
La Biblioteca debe definir unas políticas de desarrollo y mantenimiento de las

colecciones, que son aquellas orientaciones generales que norman y tipifican la
selección y adquisición de documentos en los soportes y formatos adecuados en el
marco particular de la Biblioteca. De modo general estas políticas determinan:
 planificación / estructura
 los campos de interés
 los criterios básicos de calidad de los documentos que se incorporan a la
colección
 la exhaustividad
 los niveles de la colección
 lenguas /idiomas
 la evaluación y/o grado de idoneidad de los materiales que están en la
biblioteca
 la cooperación
 las actuaciones generales de los responsables
De las políticas se desprenden los reglamentos y procedimientos específicos que

harán operativas las políticas definidas.
El documento que debe elaborar la Biblioteca con su “política de colecciones” debe

incluir al menos la siguiente información:
a) Información de contacto de los responsables de la colección
b) Objetivo de la colección de la Biblioteca
c) Información general sobre la colección:

a. Introducción histórica
b. Formación de la colección Grado de profundidad
c. Materias que la componen
Actualidad
d. Colecciones especiales
d) Descripción del uso de los materiales:
a. Acceso
b. Limitaciones
c. Duplicaciones
d. Regulación legal
e) Información cooperativa:
a. Relación de la colección con otras Bibliotecas (sobre todo si forma
parte de una red o un sistema)
b. Existencia de acuerdos de préstamo interbibliotecario
c. Existencia de consorcios
d. Existencia de adquisición cooperativa
Se suelen diferenciar dos conceptos: “desarrollo de la colección” (collection

development) y “gestión de la colección” (collection management).
El término “desarrollo de la colección”, se refiere al proceso de creación y

mantenimiento del conjunto de materiales bibliográficos (habitualmente en formato
impreso) para atender las necesidades de usuarios concretos. Es un término que hace
referencia al proceso de construcción sistemática de colecciones de bibliotecas con la
finalidad de que sirvan para el estudio, la educación, la investigación, el ocio y otras
necesidades de usuarios/as de bibliotecas. Es por tanto el proceso de análisis,
planificación y evaluación para incrementar la colección en la Biblioteca.
Cuando la referencia se hace a “gestión de la colección”, es cuando los límites y

extensión de la colección se extienden a un universo más amplio que incluiría el
desarrollo de sistemas y nuevas tecnologías, el uso de recursos compartidos, etc.
Por tanto, la gestión al ir más allá de lo local, se preocupa de atender a usuarios de

otros lugares y requiere de políticas cooperativas y por tanto, del establecimiento de
coordinación institucional.
Se llega a esto por motivos diversos, pero se pueden señalar los siguientes:
 escasez de recursos económicos
 falta de espacio
 crecimiento de la información y la cada vez mayor necesidad de adquirir
“conocimiento” frente a “información”.
Se pueden mencionar también las denominadas leyes del desarrollo de las

colecciones (Evans G. Edward), donde se destacan los siguientes principios que
habría que considerar:
 Cuando crece la comunidad aumenta la diversidad de necesidades
 A mayor diversidad de necesidades mayor necesidad de incrementar
programas cooperativos
 Una biblioteca nunca será capaz de satisfacer todas las necesidades de fuentes
de información
En estos momentos las facilidades tecnológicas están permitiendo que se ofrezca el

servicio a “distancia” frente a las colecciones “locales”. Se está construyendo la
biblioteca digital que, también requiere de consideración en la política de colecciones
de la Biblioteca pública.
Los motivos para establecer una Política de colecciones, son los siguientes:
• Selección: Orientar al personal para llevar a cabo la selección de los
documentos y, de este modo reducir al mínimo las tendencias personales y
además garantizar la coherencia y continuidad de la selección.
• Planificación: Para poder determinar prioridades. De este modo se puede
llevar a cabo la asignación justa de recursos y además se puede relacionar la
colección con otras actividades de la biblioteca.
• Relación con los usuarios: La Biblioteca expone así sus objetivos y pone en
conocimiento de los usuarios lo que pueden esperar en lo referente a
colecciones. Es bueno también para una buena gestión de las donaciones que
no sean de interés para la Biblioteca
• Cooperación: Permite que se facilite un mayor y mejor intercambio de

recursos
PRINCIPIOS ESPECÍFICOS DE GESTIÓN DEL FONDO
El marco de trabajo donde se definen los principios específicos de gestión del fondo
de una Biblioteca pública se establece en dos áreas fundamentalmente, de una parte
estarían las directrices emanadas de asociaciones y organizaciones nacionales,
europeas e internacionales y, por otra parte la legislación estatal y autonómica en
materia de Bibliotecas. Tanto a nivel nacional como internacional se hacen
referencias a la selección y desarrollo de las colecciones bibliotecarias así como a su
accesibilidad y los cambios que vienen produciéndose por la aplicación de las nuevas
tecnologías y sobre todo en lo relativo a Internet
Tanto IFLA como UNESCO coinciden en que para que la Biblioteca mantenga el
nivel de los servicios necesarios para desempeñar sus funciones, debe estar
respaldada por una legislación y una financiación sostenidas.
Entre las directrices emanadas de los organismos internacionales se indican las más
significativas y que sirven de referencia para elaborar pautas y políticas específicas
en el desarrollo y gestión de las colecciones en la Biblioteca Pública.
Selección de contenidos
 La IFLA en el “Manifiesto sobre la Biblioteca Pública” del año 1994 expresa

claramente el marco de trabajo:
“todos los grupos de edad han de encontrar material adecuado a sus

necesidades”. Las colecciones y los servicios han de incluir todo tipo de soportes
adecuados, tanto en modernas tecnologías como en materiales tradicionales. Son
fundamentales su alta calidad y adecuación a las necesidades y condiciones
locales. Los materiales deben reflejar las tendencias actuales y la evolución de la
sociedad, así como la memoria del esfuerzo y la imaginación de la humanidad.
Ni los fondos ni los servicios han de estar sujetos a forma alguna de censura
ideológica, política o religiosa, ni a presiones comerciales.
Se facilitará a las minorías materiales en su propia lengua, relacionadas con su

propia cultura e ilustrativas, en su propia lengua, de la cultura de la comunidad
más amplia de la que formen parte. Además, en las colecciones figurarán obras
sobre las culturas de las minorías al conjunto de la comunidad.
 La “Declaración de la IFLA sobre las bibliotecas y la libertad intelectual”,

señala que las bibliotecas tienen la responsabilidad de garantizar y de facilitar el
acceso a las expresiones del conocimiento y de la actividad intelectual. Con este
fin, las bibliotecas adquirirán, preservarán y harán accesible la más amplia
variedad de materiales, reflejando la pluralidad y diversidad de la sociedad.
Las bibliotecas garantizarán que la selección y la disponibilidad de los materiales
y servicios bibliotecarios se rijan por consideraciones profesionales y no por
criterios políticos, morales o religiosos. Las bibliotecas adquirirán, ordenarán y
difundirán los recursos informativos libremente y se opondrán a cualquier forma
de censura. - Las bibliotecas facilitarán materiales y servicios accesibles por igual
a todos los usuarios. En ellas no habrá discriminación alguna debido a la raza,
religión, sexo, edad o por ninguna otra razón”
Desarrollo de las colecciones
I. El desarrollo de la colección de una biblioteca se basará en el criterio

profesional e independiente del bibliotecario, al margen de toda distorsión
debida a influencias políticas, sectarias, comerciales o de otra índole, y se
fundamentará en la consulta con órganos representativos de los usuarios,
colectivos locales y otras instituciones educativas, culturales e informativas.
II. Las políticas de desarrollo de las colecciones serán revisadas de manera

constante con el fin de responder al cambio de necesidades y oportunidades. El
desarrollo de las colecciones ha de ser un proceso transparente, y las políticas
en las que se base deberán hacerse públicas.
III. Las bibliotecas, dentro de su país, formarán parte de un sistema o sistemas, para
la cooperación en materia de adquisición y exportación de colecciones y el
establecimiento de una estrecha relación de trabajo con otras instituciones
culturales, educativas e informativas.
IV. Las bibliotecas facilitarán el acceso a materiales que no formen parte de sus
colecciones con la ayuda de medios como los préstamos interbibliotecarios
nacionales e internacionales y el servicio de obtención de documentos, incluida
la utilización de servicios de información electrónicos y redes de información.
Gestión de la colección (cooperación)
Las Directrices IFLA/UNESCO para el servicio de Bibliotecas públicas de abril de

2001 señalan que las bibliotecas públicas prestan una serie de servicios, tanto dentro
de sus locales como en la comunidad, con el fin de satisfacer las necesidades de sus
usuarios. Se debe facilitar el acceso a los servicios a todas las personas, incluidas las
que tienen dificultades para leer. Se deben prestar libros y documentos en todos los
formatos y a través de los distintos medios existentes Además se indica que los
servicios no deberán limitarse a una prestación in situ, sino que se facilitarán
igualmente de manera directa cuando el usuario no pueda acudir a la biblioteca y,
tanto dentro como fuera del edificio, se recurrirá a las Tecnologías de la información
y la comunicación además de a impresos.
Colecciones especiales (multiculturalidad)
Por lo que se refiere a las colecciones para las comunidades multiculturales, IFLA
señala que “Deberían ofrecerse materiales bibliotecarios para todos, en sus lenguas
preferidas y relacionados con su propia cultura. Debería mantener una colección
eficaz, equilibrada y de un tamaño considerable para cada grupo minoritario étnico,
lingüístico y cultural. El porcentaje de la adquisición de materiales debería estar al
mismo nivel que el de la población en general. Los materiales bibliotecarios
proporcionados a minorías étnicas, lingüísticas y culturales deberían incluir tanto
materiales publicados en el país de residencia como en otras partes del mundo. Al
adquirir material, las bibliotecas deberían aspirar a reflejar la composición étnica,
lingüística y cultural de la sociedad y fomentar la armonía y la igualdad racial. …
deberían proporcionar materiales que faciliten el aprendizaje de la(s) lengua(s)
nacional(es) y otras lenguas.”
Libertad intelectual
La Declaración de la IFLA/FAIFE de 1999 (Comité para el Libre Acceso a la

Información y la Libertad de Expresión) sobre bibliotecas y libertad Intelectual se
refiere especialmente a que el libre acceso a la información es esencial para la
libertad, la igualdad, el entendimiento mundial y la paz. Este principio específico
debe también regir la creación y mantenimiento de las colecciones en la Biblioteca
pública.
 La libertad intelectual es la libertad de cada persona a tener y expresar
sus opiniones y buscar y recibir información, es la base de la
democracia y el fundamento del servicio bibliotecario.
 La libertad de acceso a la información, sin importar el soporte y las
fronteras, es una responsabilidad primordial de los bibliotecarios y
documentalistas.
 El libre acceso a Internet ofrecido por las bibliotecas y servicios de

información ayuda a las comunidades e individuos a conseguir la
libertad, la prosperidad y el desarrollo.
 Se deberían eliminar las barreras para la circulación de información,
especialmente las que fomentan la desigualdad, la pobreza y la
frustración
“Las bibliotecas y los servicios de información son portales fundamentales para

acceder al contenido de Internet. Para algunos ofrecen comodidad y ayuda, mientras
que para otros son los únicos puntos de acceso disponibles. Son un medio para
superar las barreras creadas por las diferencias en los recursos, la tecnología y la
formación” Internet permite a las personas y a las comunidades de todo el mundo,
tanto si están en los lugares más pequeños y lejanos o en las grandes ciudades, tener
igualdad de acceso a la información para el desarrollo personal, la educación, el
estímulo, el enriquecimiento cultural, la actividad económica y la participación
informada en la democracia. Todo el mundo puede presentar sus intereses,
conocimiento y cultura para que los demás los conozcan.
“El acceso a Internet y a todos sus recursos debería ser coherente con la Declaración
Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas”
En el marco legislativo español es necesario hacer referencia a la Ley 10/2007 de 22

de junio de la Lectura, el Libro y las Bibliotecas. El capítulo V de la Ley es el
dedicado a las Bibliotecas, y hace una mención a los servicios básicos de las
Bibliotecas públicas, pero sin poner el acento en nada referido a los contenidos de las
colecciones bibliográficas. A su vez las Comunidades Autónomas en su legislación
bibliotecaria reflejan de manera más o menos amplia aspectos referidos a la creación
y mantenimiento de las colecciones en las Bibliotecas Públicas en el ámbito de su
competencia.
Conservación de contenidos digitales
La Resolución del Consejo de la Unión Europea de 25 de junio de 2002, sobre

«Conservar la memoria del mañana. Conservar los contenidos digitales para las
generaciones futuras», considera que las instituciones de la memoria jugarán un papel
central en la conservación y difusión de los contenidos digitales.
En este contexto debemos incluir no sólo a las bibliotecas, sino a editores,

productores, etc.
LA PLANIFICACIÓN
1.- La Selección
Hemos visto que las colecciones de las bibliotecas deben satisfacer las necesidades y
demandas de los ciudadanos en lo relativo a la información, la cultura, al ocio y la
formación, reflejando la pluralidad y la diversidad de la sociedad.
Definimos la selección como el proceso mediante el cual elegimos aquellos

documentos que consideramos van a resultar útiles y adecuados para los usuarios
reales o potenciales de las bibliotecas.
A partir de estas consideraciones, el trabajo de selección debe ajustarse a los

principios de universalidad, diversidad, calidad y actualidad; los cuales implican
tener en cuenta los siguientes criterios:
a) Universalidad: atiende las necesidades de todos los públicos y edades,

y comprende todos los campos del saber.
b) Imparcialidad: contempla todas las opiniones y creencias, sin ejercer

ningún tipo de discriminación por motivos sociales o ideológicos.
c) Diversidad: integra todos los gustos y niveles culturales: popular, alta

cultura, informativo, crítico, instructivo, recreativo, etc.
d) Calidad: apuesta por los buenos libros y las obras maestras del
repertorio universal.
e) Actualidad: procura una renovación constante de las colecciones, que

facilita el acceso a la cultura del momento y refleja las tendencias
actuales.
De acuerdo con estos principios, los recursos bibliográficos seleccionados con

criterios y pautas aspiran a reunir las obras básicas de los diversos campos del
conocimiento, y ofrecer una selección equilibrada que integre la diversidad de niveles
culturales y las necesidades reales presentes en el espacio bibliotecario, asumiendo el
compromiso de difundir la tradición cultural de la comunidad, así como los nuevos
valores emergentes, desde una posición crítica y abierta.
Criterios de valoración
El modelo de colección de una biblioteca pública, fruto de una larga tradición

profesional que ha situado en un lugar preferente la labor pedagógica de los servicios
bibliotecarios, debe priorizar la selección de obras básicas de los diferentes campos
del conocimiento, así como los títulos a través de los cuales se transmite la tradición
cultural propia a la comunidad.
Calidad o interés
La valoración de una obra tendrá en cuenta tanto su valor específico como la

aportación que realiza al conjunto de la producción bibliográfica. Los criterios
técnicos profesionales garantizan una valoración específica en función de criterios de
calidad:
 estructura y coherencia de la información
 oportunidad o interés del tema
 importancia de los autores, traductores u otras autoridades,
 buen material de referencia,
 características físicas de la edición,
 calidad de las ilustraciones, etc.
Al mismo tiempo, el conocimiento general de la producción editorial permite valorar

las aportaciones de cada título en un momento determinado.
El papel dinamizador de la oferta editorial que efectúan las bibliotecas puede

favorecer o contribuir al impulso de nuevos proyectos editoriales, especialmente
aquellos relacionados con campos temáticos con una producción muy deficitaria.
Hábitos de lectura
El conocimiento de los hábitos lectores en el espacio de la biblioteca pública es un

elemento decisivo en el proceso de selección. La valoración cuantitativa y cualitativa
obtenida de las prácticas de lectura en les bibliotecas orientará siempre el trabajo de
selección, de manera que sea el adecuado a la demanda y los hábitos de lectura en el
espacio de las bibliotecas públicas.
Las bibliotecas públicas pueden asumir un papel activo en la difusión de la

diversidad cultural del estado. Con este objetivo, la selección bibliográfica debería
incorporar la riqueza lingüística y cultural de todo el territorio.
La enorme producción editorial y una cantidad cada vez más variada de soportes
convierte al proceso de selección en una de las piezas claves del trabajo bibliotecario.
La necesidad de construir itinerarios de lectura eficaces, valiosos y útiles para la
comunidad lectora convierte a este proceso en un trabajo cada vez más exigente, y en
una oportunidad para fortalecer la perspectiva bibliotecaria.
El conocimiento de la producción editorial es básico para hacer una correcta

selección. Para acceder a dicho conocimiento, los procesos de trabajo deben prever
fórmulas estables de colaboración con aquellos agentes e instituciones que comparten
el objetivo de la promoción del libro y de la lectura: editores, distribuidores, libreros,
etc.
Al mismo tiempo, debe ponderarse dicho trabajo en una doble dirección, ya que la
selección bibliográfica realizada por los bibliotecarios puede generar un interés en
distintos agentes relacionados con el sector del libro y de la lectura, así como para el
conjunto de la comunidad lectora a la cual se dirigen los servicios de la Biblioteca
Pública. (B.P.)
Construir una colección es elaborar un discurso bibliográfico, en el cual los libros son
como palabras que utilizamos para formar un texto coherente, original, innovador y
atractivo. La biblioteca nos muestra el mundo a través de su colección, sólo hay que
saber mirar alrededor para hacerla mejor.
La Selección dentro del proceso de planificación de la Biblioteca
Como institución pública, la B.P. tiene como misión el servicio a cualquier persona y
una función esencial para la realización de este servicio es la selección del material
apropiado que depende, fundamentalmente, de tres factores:
a. Los objetivos de la biblioteca.
b. La comunidad a la que sirve.
c. La naturaleza y la calidad de los materiales.
Así, en primer lugar, la biblioteca pública adquiere, pone a disposición y fomenta el

uso de materiales que:
 Requieren los ciudadanos, especialmente aquellas personas alejadas del
mundo académico y con dificultades de acceso a la información.
 Constituyen un suplemento al estudio formal y estimulan la propia
autoformación informal.
 Reflejan las necesidades recreativas de la comunidad.

 Apoyan las actividades educativas, cívicas y culturales del entorno.
 Estimulan la participación en las cuestiones relevantes de la comunidad, el
país y el mundo. (por ejemplo el cambio climático, la situación de la mujer, la
inmigración, etc.)
Estos objetivos deben agrupar desde el interés de cada persona como individuo hasta
el bien común de la colectividad, donde habrá que tener en cuenta también a los
usuarios potenciales. (Cada persona tiene unas necesidades concretas: para algunos la
biblioteca debe poner disponible la tecnología más puntera, para otros un libro
específico o un gran artículo, para los cinéfilos la mejor película, otros usuarios
preferirán un audiolibro que entretenga a la familia durante un largo viaje…, etc.)
El desarrollo de la colección conlleva dos procedimientos: uno relativo a la

planificación específica y otro donde se llevarían a cabo las funciones básicas de esta
tarea, es decir, la selección de los materiales concretos que componen la colección de
la biblioteca.
El proceso de planificación implica la elaboración de determinadas pautas donde la

biblioteca ponga de manifiesto su función en relación a la selección de todos los
materiales que facilita y ofrece. Debe realizar un plan estratégico que refleje las
necesidades de la comunidad, puesto que, con los recursos que ofrece la informática
en el tratamiento de los datos estadísticos, dicho plan puede describir
sistemáticamente las debilidades y fortalezas de la colección para que el personal
conozca los “agujeros” y los “tesoros” de las colecciones.
Será también de interés para esta planificación elaborar estudios de usuarios que
servirán de apoyo a los análisis estadísticos.
Los elementos de estudio podrían incluir lo siguiente:

 ¿Qué promedio de edad o edades tiene la población a la que servimos?
 ¿Qué incremento tiene o va a tener en el futuro?
 ¿Qué grupos étnicos la componen?
 ¿Qué lengua hablan sus habitantes?
 ¿Cómo se encuentra distribuida la población? (No es lo mismo la
planificación de la selección en una biblioteca rural de un municipio
geográficamente aislado que planificar la selección en una biblioteca de
barrio cuyos habitantes tienen más oportunidades para acercarse a otra

biblioteca.)
 ¿Cuáles son las principales profesiones, ocupaciones hobbies, actividades
recreativas y culturales de nuestra comunidad?
 ¿Qué nivel socioeconómico tiene?
 ¿Qué diferentes estructuras familiares hay?
 ¿Qué nivel cultural?
 ¿Cuáles son los diferentes niveles de lectura de nuestra población?
Podemos analizar también los componentes, receptores del proceso de selección,

donde establecemos tres grupos:
 Quienes pueden aprovecharse de la selección (responsables políticos, por
ejemplo)
 Quienes van a beneficiarse o van a utilizar la selección ( responsables
bibliotecarios)
 A quienes va destinada ( usuarios reales y/o potenciales del servicio
bibliotecario)
De esta forma definimos tres tipos de audiencias:
1.- Audiencia institucional (Organismos institucionales): Aquí se encontrarían

aquellos responsables políticos interesados (Consejeros, Alcaldes, Concejales,
Delegados de Cultura, etc.) así como los diversos gestores locales implicados.
La selección realizada la aprovecharían en los concursos públicos y/o compras

puntuales, tanto para los “lotes bibliográficos fundacionales” como para los de
incremento de las bibliotecas en las que están implicados.
2.- Audiencia profesional: De esta selección o estas pautas para la selección,

evidentemente, se beneficiarían los bibliotecarios, tanto los responsables de las
bibliotecas públicas como los responsables de la selección bibliográfica de las
mismas o los responsables de otras bibliotecas que también ofrecen un
servicio al público como es el caso de:
• Bibliotecas Escolares
• Bibliotecas de Centros de Adultos
• Bibliotecas de Centros de Información Juvenil
• Bibliotecas de Hospitales
• Bibliotecas de Centros para la Tercera Edad
• Otras bibliotecas
3.- Usuarios: Este “Universo” a quien destinamos la selección vendría constituido

por los usuarios tanto reales como potenciales de las bibliotecas públicas y
quedaría delimitado por diversas categorías según los siguientes parámetros:
• Edad. En esta selección o en estas pautas para la selección habría que
proceder a una división de edades general para procurar que todos los
sectores de la población tengan lo que necesiten
• Minorías sociales. De estas minorías destacan:
− Población inmigrante (atender a sus diversas lenguas y prestar
una atención especial a su formación para desenvolverse con
soltura en nuestra sociedad como cualquier ciudadano)
− Personas con alguna discapacidad (obras en cualquier soporte
sobre todo sordos y ciegos)
• Otros sectores:
− Enseñantes y/o educadores (con similares características a los
padres)
− Investigadores (por ejemplo en cuestiones relativas a la sección
local, donde la biblioteca pública se muestra como especialista)
Responsabilidad de la selección
Entendemos que la responsabilidad de coordinar la selección le competen a:

• Personal de la Biblioteca o red de bibliotecas que formen parte
• Especialistas en aquellas materias que lo requieran
Tipología y soportes documentales
El marco de trabajo sobre el establecimiento de fondos de las Bibliotecas Públicas

toma como punto de partida las directrices de la IFLA/UNESCO para el Desarrollo
de Servicios de Bibliotecas Públicas (abril 2001):
Es necesario que todos los grupos de edad dispongan de materiales que correspondan
a sus necesidades. Los fondos y servicios biblioteconómicos han de incluir todos los
tipos de medios y tecnologías modernas, así como materiales tradicionales. Son

fundamentales su buena calidad y su adecuación a las necesidades y condiciones
locales. Los materiales han de reflejar las tendencias actuales y la evolución de la
sociedad, así como la memoria del esfuerzo e imaginación del ser humano. Ni los
fondos ni los servicios han de estar sujetos a forma alguna de censura ideológica,
política o religiosa, ni a prestaciones comerciales.
Siguiendo las directrices de la IFLA/UNESCO, la biblioteca pública debe disponer

de una amplia gama de materiales en diversos formatos y en cantidades suficientes
para satisfacer las necesidades y los intereses de la comunidad. La cultura de la
comunidad local y de la sociedad ha de reflejarse en los fondos. La biblioteca pública
debe estar al corriente de los soportes y métodos nuevos para acceder a la
información, disponibles fácilmente, sea cual fuere su formato. Los recursos y las
fuentes de información local cobran especial importancia en las colecciones de las
bibliotecas.
Los tipos de fondos y materiales que deben estar representados en una biblioteca
pública son los siguientes:
 Obras de ficción y no ficción para adultos, jóvenes y niños. Las obras de

ficción deben contar con una representación de todos los géneros y
manifestaciones literarias (novela, poesía, teatro, cómic, álbum, cuentos…)
tanto de obras consideradas clásicos y referentes de la literatura como de los
nuevos títulos que se publican en el mercado editorial. Responden al objetivo
de proporcionar ocio a los usuarios.
 Las obras de no ficción tienen un carácter básicamente informativo y

formativo y deben ofrecer un equilibrio entre las distintas materias dentro de
la colección.
 Obras de referencia y consulta. Proporcionan información. En este tipo de

obras se incluyen: atlas, diccionarios (de lengua, sinónimos y antónimos, de
citas, dudas, bilingües…), diccionarios enciclopédicos, enciclopedias,
anuarios, directorios, estadísticas, fuentes de información biográfica,
bibliografías, catálogos, índices, boletines de sumarios.
 Publicaciones periódicas. Incluye revistas y periódicos de alcance nacional,

regional y local y publicaciones periódicas oficiales. En el aspecto concreto de
las revistas, se incluyen aquellas de carácter divulgativo sobre diferentes temas
(moda, viajes, salud, música, cine, decoración, informática, deportes, etc).
 Información sobre la comunidad. En ella se incluye la documentación sobre la

historia local.
 Información oficial (de carácter nacional, regional y local).
 Recursos electrónicos. Acceso a bases de datos, publicaciones digitales y

selección de recursos web de diferentes áreas temáticas, para público adulto e
infantil y juvenil. Se tenderá a la creación de una biblioteca digital compuesta
por las obras digitalizadas de fondo patrimonial digitalizado y publicaciones
electrónicas
 Recursos en diferentes idiomas. El fondo constará con una colección dedicada

a otras lenguas diferentes al idioma principal de la colectividad, con hincapié
especial en aquellos fondos destinados a ofrecer servicio a las minorías
lingüísticas y culturales de la comunidad a la que sirve la biblioteca pública.
 Documentos sonoros. Comprende documentos para la enseñanza de idiomas y

grabaciones musicales para público adulto e infantil y juvenil que contemplen
las principales aportaciones de cada género y estilo musical (música clásica,
músicas del mundo, música popular, jazz, blues, pop, rock, nuevas tendencias
musicales – rap, hip hop, ska, etc.-, bandas sonoras…) así como de sus
intérpretes y compositores en el ámbito nacional e internacional. También en
este apartado se incluyen los registros sonoros no musicales, los conocidos
como “audiolibros”.
 Documentos audiovisuales. Fundamentalmente formado por películas y

documentales destinados al público adulto e infantil y juvenil. Las películas
comprenden las principales creaciones de los diferentes géneros
cinematográficos, directores y actores en el ámbito nacional e internacional.
Los documentales y obras de carácter informativo versarán sobre temas
diversos y multidisciplinares.
 Juegos. Comprenden juegos ya sea de tipo educativo como de entretenimiento

u ocio; programas de aprendizaje de idiomas, informativos, enciclopedias, etc.
Soportes documentales
Los fondos de las bibliotecas públicas deben incluir los siguientes soportes, (aunque
éstos están sometidos a continuos cambios producidos por el avance de las
tecnologías y por ello son susceptibles de modificaciones):
• Libros en papel (tanto en cubierta dura como rústica) y libros electrónicos

• Publicaciones periódicas en papel
• Folletos y publicaciones efímeras
• Postales
• Carteles
• Mapas y planos
• Partituras
• Materiales en braille
• Diapositivas
• Microformas
• Disquetes
• Cintas de vídeo (en desuso)
• Casetes
• CD audio
• CD-ROM
• DVD
• DVD-ROM
• Blu-Ray disc
• Recursos electrónicos vía Internet (incluye bases de datos por suscripción y
sitios web de carácter gratuito).
• Todos aquellos nuevos soportes que se vayan incorporando.
2.- Parametrización del fondo
Las directrices de IFLA/UNESCO para el desarrollo de las bibliotecas públicas

establecen que en líneas generales: Deberá haber entre 1,5 y 2,5 libros por persona.
• La cantidad mínima de obras del punto de servicio menor no deberá ser
inferior a 2500 obras
• En las bibliotecas con más de 2.500 obras el porcentaje de títulos de no ficción
tenderá a aumentar.
− Se recomienda que un 25% de la colección se dedique al fondo de la
sección infantil.
Como bien señala este organismo, las necesidades de la comunidad local y las
circunstancias financieras pueden hacer variar esta recomendación general.
A la hora de establecer los fondos iníciales de una biblioteca de nueva creación se

debe marcar el objetivo de contar con una variedad y cobertura suficientes de
recursos para satisfacer las necesidades e intereses generales de los usuarios.
Las directrices de la IFLA señalan que, en teoría, una nueva biblioteca debe contar
con un fondo mínimo de 1 libro por persona. Tras esta primera fase de
establecimiento del fondo, en la fase de consolidación, la IFLA propone como un
objetivo para un período de tres años llegar a contar con 2 libros por persona.
Los parámetros que recomienda la IFLA son más fáciles de conseguir en núcleos de
poblaciones pequeñas que en las grandes ciudades. Como pauta de trabajo sobre la
colección se establecen los siguientes parámetros en función de los tramos de
población:
Número de habitantes Nº de docum. /habitantes Colección inicial

Hasta 5.000 habit. 2,5 docum./habit. 4.000 – 5.500 doc.
De 5.000 a 10.000 habit. 2,5 docum./habit. 7.000 – 12.500 doc.
De 10.000 a 20.000 habit. 2 docum./habit. 12.500 – 20.000 doc.
De 20.000 a 50.000 habit. 2 docum./habit. 20.000 – 65.000 doc.
De 50.000 a 100.000 habit. 1,5 docum./habit. 45.000 – 80.000 doc.
Más de 50.000 habit. 1,5 docum./habit. 80.000 – 95.000 doc.
A partir de 30.000 habitantes se pueden establecer Redes Urbanas de Bibliotecas que

se estructuran en Bibliotecas de Distrito, Barrio, etc., con sus peculiaridades de
organización (colecciones, servicios, actividades, etc.).
Los documentos que componen las diferentes secciones de la biblioteca

(Adultos/Sala General e Infantil/Juvenil) son tanto materiales impresos como
audiovisuales/sonoros/multimedia y recursos electrónicos.
Los documentos audiovisuales/sonoros/multimedia no se deben incorporar en

secciones independientes y diferenciadas del resto de la colección de las secciones,
sino coexistiendo y complementando a éstas; no obstante, por cuestiones de índole
práctica, a la hora de hacer la valoración se pueden contabilizar de forma
independiente para facilitar las tareas de formación/mantenimiento de la colección.
Para facilitar el trabajo del dimensionamiento de la colección de una nueva biblioteca

se pueden establecer los siguientes valores en la composición de sus fondos, los
cuales pueden ser modificados en función del objetivo de la propia biblioteca en
materia de colección así como otra serie de factores que influyen en ella (mercado
editorial, especialmente en las ediciones infantiles, necesidades de usuarios, etc.).
PORCENTAJES DE COLECCIÓN
Adultos 65%
Infantil / Juvenil 20%
Audiovisuales / Multimedia 15%
Los documentos audiovisuales/sonoros/multimedia se distribuyen en la sección de

Adultos/Sala General y la Infantil/Juvenil.
Dentro del total de documentos audiovisuales asignados, se puede establecer una

proporción de 80% para la colección de Adultos/Sala General y un 20% para
Infantil/Juvenil (se incluyen documentos en diferentes tipos de soportes: CD audio,
CD-ROM, DVD, DVD-ROM y aquellos otros que se vayan incorporando al
mercado)
En cuanto a la Colección de adultos y/o sala general, los porcentajes se pueden

determinar en torno a los siguientes valores:
PORCENTAJES ADULTOS – SALA GENERAL

Obras generales 4%
Filosofía y psicología 2%
Religión 1%
Ciencias Sociales 4%
Ciencias Puras 4%
Ciencias Aplicadas 5%
Arte – Deportes - Espectáculos 7%
Lingüística - Literatura 4%
Novela 19%
Poesía 1%
Teatro 1%
Cómic 4%
Geografía – Historia – Biografías 9%
TOTAL 65%
Respecto a la colección sobre Multiculturalidad que se debería destinar a la población

inmigrante, podría situarse en torno a un 3% de la colección, aunque estas cifras
deben adaptarse a la realidad en la que se localiza la biblioteca, tras realizarse los
estudios previos sobre ese segmento de población.
Respecto a la Colección infantil-juvenil, los porcentajes se pueden determinar en

torno a los siguientes valores:
PORCENTAJES INFANTIL
Obras de conocimiento 7%
Pre–lectores 1%
Ficción (6 - 9 años) 5%
Ficción (10 – 14 años) 6%
Cómic 1%
TOTAL 20%
A la hora de establecer los parámetros de la colección de la sección infantil/juvenil

hay que tener en cuenta varios factores que influyen en ella:
 Ediciones con tiradas reducidas, lo que implica que los libros desparezcan con
rapidez del mercado.
 Gran número de títulos descatalogados
 Producción editorial centrada especialmente en determinadas franjas de edad y
áreas temáticas que dificultan conseguir una colección equilibrada (hecho
especialmente palpable en el escaso número de títulos de obras informativas y
de conocimiento en relación a la abundante producción editorial de obras de
creación literaria).
También se puede establecer una colección para jóvenes (la franja de edad a delimitar
para los segmentos de población varía de unas bibliotecas a otras: 12-18 años, 14-18
años) desvinculada de la sección infantil, con un espacio y colecciones adecuados a
las necesidades y preferencias de este tipo de usuarios, que podría oscilar en torno a
un 3-5% del total de la biblioteca.
En cuanto a la Colección de audiovisuales y multimedia (distribuidos entre la

colección de adultos-sala general y la colección infantil-juvenil), los porcentajes
se pueden aplicar en torno a los siguientes valores:
PORCENTAJES DE DOCUMENTOS
AUDIOVISUALES Y/O MULTIMEDIAS
Películas/Documentales 6%
Música 7%
Juegos – Programas educativos, etc. 2%
TOTAL 15%
3.- La eliminación de fondos
Este último procedimiento dentro del Desarrollo de las colecciones denominado

expurgo o descarte se define en la bibliografía profesional como “la operación
técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la
misma”. Expurgo no es sinónimo de retirada: todos los fondos son sometidos al
expurgo y, como consecuencia del mismo, algunos de ellos serán retirados de la
colección. Su objetivo último es mantener la colección en las mejores condiciones
posibles y mejorar su calidad y accesibilidad.
Las “Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas

públicas” afirman en su apartado 4.5.1 Adquisiciones y eliminaciones, que “los
fondos de la biblioteca son un recurso dinámico que exige la llegada constante de
materiales nuevos y la salida de materiales antiguos”.
Plan de expurgo
Se recomienda plasmar en un documento todas las variables relacionadas con el plan

de expurgo antes de iniciar el mismo. Se contemplarán, al menos, los siguientes
apartados:
a) Análisis de necesidades: razones para llevar a cabo el expurgo, objeto y
objetivos del mismo.
b) Estudio de viabilidad: situación del centro (colecciones, personal, espacio
de almacenamiento, organización de la biblioteca...); problemas y
prioridades.
c) Soluciones técnicas: ampliación y/o reestructuración del espacio,
relegación interna y/o externa, restauración, transferencia a otro soporte,
eliminación...
d) Criterios de expurgo: criterios objetivos y subjetivos
e) Destino de los fondos objeto de expurgo
f) Evaluación del expurgo
Criterios y metodología para el expurgo
Se tendrán en cuenta los siguientes criterios generales descritos en la bibliografía

profesional:
Criterios objetivos Medida

Antigüedad Fecha del depósito legal /copyright
Duplicidad Nº de ejemplares
Uso Fecha del último préstamo
Accesibilidad Disponible en otras bibliotecas
Listas recomendadas Presencia en bibliografías selectivas
Redundancia Presencia en fuentes más actualizadas
Deterioro Opinión del bibliotecario
Calidad y actualidad información Opinión del bibliotecario
Adecuación al conjunto de la
Opinión del bibliotecario
colección
Con arreglo a estos criterios generales se aplicarán criterios específicos para cada
área siguiendo el método de uso internacional CREW (que ya hemos mencionado en
módulos anteriores) denominado en Francia IOUPI, que consiste en aplicar una
fórmula que consta de dos cifras y un acróstico:
• La primera cifra indica la actualidad de la información contenida en el libro
(número de años transcurridos desde la fecha del Depósito Legal)
• La segunda cifra indica el número de años en los que la obra no se ha prestado
• El acróstico resulta de la presencia de factores negativos denominados IOUPI
(Incorrecto, Ordinario, superficial, mediocre, Usado, deteriorado, Pasado,
obsoleto, Inadecuado, que no se corresponde al fondo)
Los documentos en los que concurran todos o algunos de estos criterios son
candidatos a su retirada. Si uno de los criterios no es aplicable a la disciplina en
concreto se sustituye por una X.
Fórmula (año de publicación/años sin

Área y/o tipo de material
préstamos/IOUPI)
Obras de referencia 10/X/IOUPI
5/X/IOUPI (salvo Informática 3/X/IOUPI,
0 Anuarios, Directorios y Guías 2/X/IOUPI,
Temarios 1/X/IOUPI)
1, 2 10/3/IOUPI
10/5/IOUPI (salvo Estadísticas 2/X/IOUPI).
3
Se expurgará la legislación no vigente
5 10/3/IOUPI
6 5/3/IOUPI
7 10/X/IOUPI
8 10/5/IOUPI
9 15/3/IOUPI (Salvo Guías de viaje 2/X/IOUPI)
Audiovisuales, doc.
X/5/IOUPI
sonoros
Libros infantiles y/o
El mismo criterio que para el fondo de adultos
juveniles
Por su parte, F.W. Lancaster, aplica un método de puntuación numérica de 0 a 100

que tiene en cuenta la fecha del último préstamo, la fecha de publicación, la presencia
en listas recomendadas y el estado de conservación del documento.
En lo referente a las publicaciones periódicas se valorará el estado material de las
colecciones y si están completas o no, la disponibilidad en otro tipo de soporte y la
existencia en otras bibliotecas (sobre todo si es edición electrónica).
Cualquiera que sea la metodología de expurgo seleccionada, queda excluido de la
misma el fondo local y el antiguo patrimonial.
Destino de los fondos

El expurgo no conlleva necesariamente la eliminación de ejemplares. Las posibles
soluciones son:
 En caso de que se considere oportuna su conservación :

a) Reintegración en su lugar de almacenamiento
b) Reparación o restauración
 En caso de que se opte por su retirada :
a) Relegación externa a otro lugar de almacenamiento
b) Depósito interno
c) Eliminación
d) Donación a otros centros
e) Venta al público de la biblioteca
f) Destrucción física
Evaluación del expurgo
Se recomienda el uso de los siguientes indicadores y el análisis comparativo de los

resultados obtenidos tras su aplicación con los de años precedentes:
 Indicadores complementarios de la tasa de renovación para calcular la

amplitud del expurgo en relación con el fondo y su rejuvenecimiento :
• Tasa de eliminación: Relación entre el número de documentos expurgados
y el número total de documentos del fondo
• Ratio altas / bajas: Relación entre la cifra de adquisiciones y la de
eliminaciones
 Indicadores relacionados con el crecimiento absoluto y relativo de la

colección:
Tasa de crecimiento: Se calcula restando al número de adquisiciones la cifra

de eliminaciones, relacionando el resultado con el número total de documentos
del fondo. Se recomienda realizar un seguimiento de esta tasa por áreas
temáticas
 Indicadores relacionados con el uso de la colección tras el expurgo :
Tasa de rotación: Número de préstamos en relación con el número total de

documentos disponibles antes y después del expurgo.
Para evaluar la carga de trabajo y realizar estimaciones presupuestarias, es

conveniente contabilizar anualmente el número de obras reparadas en la propia
biblioteca y las que se envían al encuadernador, el número de obras destruidas,
donadas, reemplazadas, etc.
4.- Evaluación
Se entiende por evaluación de colecciones el conjunto de estudios y operaciones que

la biblioteca lleva a cabo para comprobar hasta qué punto la colección que ofrece
responde a las necesidades de sus principales grupos de usuarios (ALA, 1989).
Esta definición pone el acento, más que en el valor de las colecciones en sí mismas,
en su funcionalidad, entendida como el mayor o menor grado de adecuación a las
necesidades de unos usuarios cuyos requerimientos de información tenemos
previamente estudiados. La evaluación de la colección, pues, tiene que ver con todos
los elementos que configuran la información (materias, soportes, lengua, etc.), puesto
que todos ellos influyen en la capacidad de responder o no a una determinada
necesidad de información; asimismo tiene que ver con las características de cada
documento concreto (contenido, edad, presentación, formato, etc.), pues cada uno de
esos elementos introduce aspectos que matizan su utilidad y conveniencia reales para
los usuarios. Por otra parte, el proceso de evaluación de la colección se encuentra
enmarcado en la evaluación de la biblioteca como servicio.
Actualmente, las organizaciones que sostienen las bibliotecas (y en especial en el

entorno universitario) se interesan en gran manera por analizar y valorar el
rendimiento de sus servicios de biblioteca e información, tanto en general como en
cada uno de sus aspectos concretos. Entre esos aspectos concretos, por supuesto, la
colección constituye un factor esencial para poder dar el rendimiento deseado, ya
que, sin ella, la biblioteca no tiene razón de ser; no obstante, son raros aún, entre
nosotros, los estudios evaluativos de colecciones, o de partes de colecciones,
concebidos dentro de un proceso general de evaluación del rendimiento del servicio.
Por supuesto, todos somos conscientes de que, hoy día, ninguna biblioteca va a
conseguir atender las necesidades de información de sus usuarios limitándose a la
colección propia: en realidad, desde antiguo las bibliotecas se han preocupado de
proporcionar acceso a los documentos de otras colecciones, primero por la vía del
préstamo interbibliotecario y, posteriormente, con las metodologías de obtención de
documentos, o de sustitutos del documento, que la tecnología de cada momento iba
haciendo posible utilizar. En la actualidad, la existencia de publicaciones
electrónicas, por un lado, y las posibilidades que, para las bibliotecas individuales, ha
supuesto la creación de consorcios y otros entes de cooperación, por otro, permiten

dar nuevos pasos en la puesta a disposición de nuestros usuarios de una colección
híbrida cada vez más "universal". La cantidad y calidad de los recursos compartidos
y el esfuerzo que las instituciones realizan en este sentido hacen más y más necesaria
una evaluación que garantice la optimización de los costos y el máximo rendimiento
para todos.
La evaluación es un proceso sistemático que debe ir siempre de la mano del concepto

de planificación. En la planificación la biblioteca fija cuáles serán su misión y
objetivos. Mediante la evaluación la biblioteca articula de forma cuantitativa y
cualitativa el grado de cumplimiento de éstos, así como su adecuación.
Como complemento y fin de la planificación se debe fijar una evaluación que nos
permita determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de nuestra biblioteca y
con ello emitir un juicio de valor que nos sitúe en disponibilidad de reorientar la
planificación en caso de que fuese necesario. La evaluación debe ser una herramienta
que nos ayude a reflexionar sobre la idoneidad y pertinencia de los servicios
ofrecidos en nuestra biblioteca. Evaluar significa conocer el rendimiento y el impacto
que los programas desarrollados por la biblioteca han tenido en los usuarios para:
ajustar, cambiar, planificar y responder adecuadamente a sus demandas, así como
definir y corregir posibles deficiencias.
MOTIVACIONES DE LA EVALUACIÓN
La evaluación de la colección puede emprenderse con diferentes finalidades, o

resultados previsibles: es cierto que, como ya se dijo, evaluamos nuestra colección
para averiguar su grado de adecuación a las necesidades de nuestros usuarios. Pero,
¿para qué hacerlo? Una vez realizado el proceso y valorada esa adecuación, ¿qué
actuaciones nos proponemos? En algunos casos, estaremos hablando de detectar los
puntos fuertes y débiles de nuestra colección, con objeto de reforzar los primeros y
de tomar decisiones también respecto a los segundos (por ejemplo, decisiones de tipo
cooperativo).
Así, las actuaciones subsiguientes a la evaluación estarán dentro del ámbito de las
adquisiciones y, tal vez, de la política de acuerdos para el desarrollo cooperativo de
colecciones. En otros casos, el resultado de la evaluación nos llevará a identificar
partes del fondo que parecen adecuadas, pero que, no obstante, se encuentran
infrautilizadas; se impondrá entonces averiguar mediante nuevos estudios cuál es el
problema que está produciendo el "desencuentro" entre unas obras, en principio,
adecuadas a una clientela y la clientela misma: a veces, puede ser una ubicación
inadecuada, o bien un déficit de formación en los usuarios, o tal vez falta de

promoción. Las actuaciones que se deriven, pues, de algo tan técnico como la
evaluación de las colecciones pueden ser también de índole tan práctica como una
redistribución física de los materiales o una campaña de márquetin.
Finalmente, en más de una ocasión la evaluación se planteará como parte de un

proceso más amplio, donde se trata de ver el rendimiento global de los recursos
destinados a la colección; en ese caso, interesa a la biblioteca demostrar el grado en
que los recursos invertidos en la colección han sido aprovechados y de qué manera
las mejoras han incidido en la calidad del servicio e, indirectamente, en la imagen y
en los propósitos de la institución patrocinadora. En cualquier caso, sea cual sea el
objetivo final de la evaluación, la mecánica del proceso requiere dedicar cierta
atención a algunos aspectos previos, sin los cuales la evaluación no podría llevarse a
efecto con éxito.
FINALIDAD DE LA EVALUACIÓN
En cuanto a la finalidad de la evaluación de la colección, éstos serían:

 Orientar/ optimizar el gasto en adquisiciones
 Optimizar la gestión la colección
 Mejorar la transformación de los recursos invertidos
 Rentabilizar el espacio
 Aumentar la satisfacción del usuario mediante la adecuación de los
productos y servicios ofrecidos por la biblioteca.
REQUISITOS PREVIOS A LA EVALUACIÓN
En primer lugar, la biblioteca debe procurar obtener un conocimiento lo más

detallado posible de quiénes y cómo son sus clientes; ello presupone la necesidad de
poner en juego toda la información disponible: por un lado, los datos estadísticos y
sociológicos recogidos por las instituciones de las que dependen las bibliotecas
(publicados, generalmente, en memorias anuales) y, por otro, la información obtenida
por la propia biblioteca como resultado, tanto de la observación reiterada del
comportamiento de los usuarios, como de los usos contabilizados por los sistemas.
Todos esos datos servirán a la biblioteca para poder dibujar con la máxima precisión
un cuadro de las características generales tanto de los usuarios potenciales en su
conjunto como del colectivo (más reducido) de usuarios reales que habitualmente
utilizan nuestros servicios, así como para poder definir qué información usa cada uno
y para qué fines.
Las distintas variantes de estudios de uso de la información nos ponen al corriente de

la conducta real de los usuarios respecto a los fondos existentes (o accesibles), y
muchas modalidades de evaluación de la colección se basan en estudios de ese tipo.
En cuanto a los estudios de necesidades (tanto las expresadas como las inferidas del
análisis de las actividades de los clientes y del uso de otros servicios, como el
préstamo interbibliotecario y los servicios de acceso), tienen también un importante
papel a jugar en los procesos de evaluación de la colección. La finalidad última de
toda esta serie de estudios es, evidentemente, poder segmentar nuestro colectivo de
usuarios para después definir respecto a cada segmento qué tipos de actividades
realiza con la información y, consecuentemente, investigar sus necesidades y decidir
qué información es la más pertinente para cubrirlas. En segundo lugar, la biblioteca
debe haber decidido previamente (y de acuerdo con la organización que la sustenta)
cuál es su misión y cuáles sus metas y objetivos, especialmente aquellos referentes a
fondo, servicios, etc., de manera que, en todo momento, a lo largo del proceso, pueda
saberse qué requerimientos de los clientes se deben cubrir, cuáles se pueden cubrir y
qué otros hay, tal vez, que reconducir hacia otras unidades de información.
Asimismo, la conciencia clara de estar situados dentro del marco de una planificación
a largo plazo puede ayudarnos, durante el proceso de evaluación, a señalar y priorizar
los puntos que se revelen como más débiles de nuestra colección.
Por otra parte, la biblioteca debe haber establecido su propia política de desarrollo de
colecciones, y habrá de asegurar la coherencia de éste y de todos los otros
documentos y decisiones relacionadas con la colección. Antes de iniciar un proceso
de evaluación de la colección, la biblioteca habrá de cuestionarse si los niveles de
recogida establecidos en su momento continúan siendo los más apropiados a la
situación actual. Por último, es obvio que el proceso de evaluación en sí mismo habrá
de ser cuidadosamente planificado en todos sus extremos. Como para muchas otras
actividades, también en ésta es importante detenerse y perder un cierto tiempo en los
preparativos, si se quiere afrontar con garantías una tarea como la evaluación de las
colecciones, que es (no hay por qué negarlo) difícil, lenta y costosa.
ENFOQUE DE LA EVALUACIÓN
Los enfoques fundamentales de la evaluación de colecciones serían:

 Centrado en el análisis: características de la colección
 Centrado en los usuarios: comportamiento de la colección
Si tenemos en cuenta que el principal valor/elemento de la biblioteca recae en su

colección (ella es su verdadera razón de ser), necesariamente tendremos que llevar a
cabo una cuidadosa evaluación de la colección. Se puede evaluar la colección
completa de la Biblioteca o evaluar por materias, etc.
EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO: INDICADORES
Respecto a la evaluación del rendimiento de la colección, hay indicadores que nos

permiten obtener la información respectiva.
El objetivo principal de estos indicadores de rendimiento es la evaluación eficaz de

las bibliotecas y sus servicios, así como la valoración de la eficacia de los recursos
asignados.
Al tratarse de una herramienta de planificación y control de la biblioteca, los

indicadores deben facilitar el control en los procesos de gestión y servir de base de
referencia para facilitar la comunicación entre el personal de la biblioteca, los
organismos implicados y los usuarios.
“Las bibliotecas, de acuerdo con las instituciones de las que dependen y las autoridades
correspondientes, (…) así como los usuarios y otras partes interesadas, deben decidir qué
indicadores son más apropiados para cada situación. Esta decisión se debe tomar
considerando la misión, objetivos generales y objetivos específicos de la biblioteca. Por
ejemplo, la evaluación de las bibliotecas financiadas con fondos públicos tendría lugar en
el contexto del desarrollo de la política pública”. (Norma UNE 50137:2000)
MÉTODOS PARA LA EVALUACIÓN DE COLECCIONES
Inicialmente, debemos tener en cuenta la existencia de dos grandes grupos de

métodos: aquellos que se basan en las colecciones en sí mismas y los que se basan
más bien en el uso de éstas. Los métodos más usuales que basan la evaluación en la
colección en sí misma son:
 comparación con listas,
 examen directo de la colección,
 uso de estadísticas y
 aplicación de normativas.
Por otra parte, entre los métodos que se prefieren al estudiar el uso que se hace de las
colecciones, los que tienen mayor aceptación por parte de los expertos son:
 estudio del servicio de préstamo,

 estudio del uso o consulta in situ,
 tasa de disponibilidad de los documentos,
 rotación de los estantes,
 estudio del préstamo interbibliotecario y servicio de obtención de
documentos,
 encuestas de opinión de los usuarios, y
 simulación del uso, o análisis de citas.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN BASADOS EN LAS COLECCIONES
1) Comparación con listas:
Este método consiste en seleccionar listas de obras consideradas adecuadas para

las características de la biblioteca y de sus usuarios y, posteriormente, confrontarlas
con el catálogo para determinar en qué tanto por ciento las obras presentes en dichas
listas se encuentran también en la colección. Por sus características, se trata de un
método aplicable con la mayoría de soportes y en todo tipo de bibliotecas, y presenta
un número de ventajas considerable, siempre que se hallen disponibles las listas
necesarias para la comparación.
Generalmente, esas listas son, o bien bibliografías selectivas y actualizadas de

obras adecuadas a un determinado perfil, o bien catálogos de otras bibliotecas
semejantes y consideradas como modelo por el alto grado de adecuación y excelencia
de sus colecciones. Evidentemente, en países donde el trabajo bibliográfico es
frecuente y amplio es más fácil encontrar disponibles listas selectivas actualizadas y
adecuadas al caso de que se trate; no obstante, en la biblioteca de investigación es
también aprovechable el contenido de listas extranjeras, por el gran componente
internacional de la bibliografía poseída (aunque, desde luego, quedaría pendiente la
evaluación de la producción propia del país).
La opción de elaborar listas propias de acuerdo con un perfil preestablecido

encarecería y dilataría enormemente el trabajo de evaluación. Esa hipotética no
disponibilidad de listas bibliográficas adecuadas es uno de los posibles
inconvenientes, así como también lo son el solapamiento de las listas existentes y su
rápida obsolescencia.
Otros problemas que a menudo acompañan a este tipo de listas, y que hay que
prever, porque podrían afectar a la calidad de nuestra evaluación, son la falta de
globalidad y los sesgos ideológicos, culturales, lingüísticos, etc., muchas veces
debidos al punto de vista del autor, a su cultura o incluso a su filiación política.
Una variante de esta metodología es el sistema conocido como Conspectus. Este

método, desarrollado en Estados Unidos por el WLN/RLG y comercializado
actualmente por la OCLC como una funcionalidad integrada en su nuevo producto
WorldCat Collection Analysis (WCA, Análisis de Colecciones WorldCat), compara a
partir de la clasificación (LCC, Dewey y NLMC) las diferentes partes de la colección
con listas previamente establecidas, cuyo contenido ha sido validado como
representativo de la documentación que, sobre una materia determinada, ha de poseer
una biblioteca que pretenda la exhaustividad.
2) Examen directo de la colección o juicios de expertos:
Este método consiste en repasar in situ el contenido de los estantes con objeto
de estudiar directamente dimensiones, alcance, profundidad y relevancia de la
colección. Es un buen método, pero sólo aplicable a colecciones muy pequeñas y
muy especializadas, para las cuales se dispone de expertos temáticos. Uno de los
aspectos más ventajosos de este método es que pone muy claramente de relieve los
puntos fuertes y los puntos débiles de la colección; también su aplicabilidad
simultánea a diferentes finalidades (evaluación, revisión, retirada, etc.) le da una
rentabilidad que constituye una ventaja importante.
Entre los posibles inconvenientes a destacar, el más evidente es el coste, ya

que el método necesita la participación de expertos temáticos de los cuales la
biblioteca no siempre puede disponer. Entre otros inconvenientes citados por los
expertos estaría la no comparabilidad de los datos obtenidos, pues cada experto
trabaja con sus propios parámetros.
3) Uso de estadísticas:
Este método de evaluación consiste en comparar sistemáticamente los datos

estadísticos de la colección con los recogidos por otras bibliotecas sobre los aspectos
concretos que interesa evaluar. Su aplicabilidad se extiende a todo tipo de bibliotecas,
siempre que éstas recojan habitualmente el tipo de datos estadísticos que se necesita
y que se hayan establecido previamente tanto los elementos a medir como el sistema
de medida, de manera que se asegure la comparabilidad de los resultados.
De igual manera, este método puede ser de utilidad para aplicarlo a una sola
biblioteca, recogiendo periódicamente los mismos datos a fin de estudiar su
evolución a lo largo del tiempo. Respecto a los tipos de datos estadísticos que
podrían resultar relevantes para una evaluación de la colección, existe un abanico que
iría desde las dimensiones de ésta y su tasa de crecimiento (global o por materias,
soportes, etc.) hasta aspectos económicos, como pueden ser la evolución y reparto de
los gastos para la adquisición de fondos, pasando por el porcentaje de solapamientos
entre colecciones, aspecto especialmente interesante cuando lo que se pretende es
establecer acuerdos de cooperación para una mejor rentabilización de los recursos.
Entre las ventajas del uso de las estadísticas para la evaluación de colecciones,
no es menor el nivel de disponibilidad de los datos: las bibliotecas recogen
estadísticas desde siempre, con mayor o menor puntualidad, lo cual supone
encontrarnos con un potencial de información nada desdeñable, siempre que esta
información se haya recogido siguiendo un modelo uniforme acordado para todas las
bibliotecas de un sistema, país, etc. No obstante, existen algunos inconvenientes
posibles que, en general, derivarían de la posibilidad de que se produzcan
incorrecciones en la recogida de datos que incidan en la calidad de los resultados
finales y, en segundo lugar, de las dificultades de comparación entre los datos de los
diferentes centros.
4) Uso de recomendaciones y normativas:
Uno de los métodos más usados para evaluar colecciones es la comparación de

sus dimensiones y características con los estándares pertinentes. Este método (que no
es exclusivo de la evaluación de colecciones) parte con la ventaja de ser aplicable a
todo tipo de bibliotecas, siempre que para ellas contemos con alguna normativa de
referencia. Además de constituir en sí mismas una ayuda inestimable (son el trabajo
altamente fiable de muchos expertos), las normativas poseen un plus de autoridad
moral por el hecho de emanar de organismos reconocidos, sea del campo
bibliotecario, sea del de la normalización. Tal autoridad moral suele redundar en un
cierto consenso de aceptación general que genera un poder de persuasión diferente al
de otros sistemas de evaluación.
Aunque las normativas, que no son de obligado cumplimiento, se revelan de

gran utilidad a la hora de evaluar y mejorar nuestras colecciones, hay que tener la
precaución de seleccionar normativas cuya relevancia sea también clara para los
destinatarios del informe final de evaluación. Esas normativas son de dos tipos:
 En primer lugar, las normativas internacionales, generadas por la IFLA (por

ejemplo: Beverly P. Lynch (ed.). Standards for university libraries, 1986; o
Poll, Roswitha et al. Measuring quality: international guidelines for
performance measurement in academic libraries, 1996.), la ISO (ISO
11620:1998 Information and documentation: library performance indicators;
concretamente los indicadores los indicadores de los grupos B.2.2 hasta B.2.5)
o la propia Unión Europea (Ward, S. et al, Library performance indicators and
library management tools. European Commission, DG XIII-E3, 1995) para la
evaluación de bibliotecas; estas normas nos proporcionan un estándar
considerado internacionalmente como adecuado, cuyo cumplimiento
garantiza, en consecuencia, un nivel de "homogabilidad" altamente deseable
tanto por las bibliotecas como por las instituciones que las patrocinan.
 En segundo lugar, las normativas elaboradas dentro de las fronteras de cada

estado por las entidades o administraciones competentes en la materia
(normalmente, ministerios de educación o de bibliotecas y asociaciones
profesionales) estas normas nos proporcionan un referente "real" de lo visto
como adecuado una vez tenida en cuenta la situación de partida. Estamos
hablando de pautas como Guide to the evaluation of library collections (ALA,
1989) en EEUU o Normas y directrices para bibliotecas universitarias y
científicas (REBIUN, 2ª ed. aum. 1999) y su antecedente, Las bibliotecas
universitarias: recomendaciones sobre su reglamentación (Ministerio de
Cultura, 1987) en España.
El uso de normativas para finalidades de evaluación comparte con otras

metodologías la ventaja de disponer del material inicial de referencia ya elaborado,
pero puede tener también sus inconvenientes: en primer lugar, necesita el concurso
de personal cualificado y experto para su aplicación y seguimiento, por lo que resulta
más cara que otros métodos, aunque la calidad de los resultados obtenibles puede
hacerla altamente aconsejable. En segundo lugar, hemos de considerar la dificultad
de interpretación y de aplicación que puedan presentar las diferentes normativas,
dificultad que redundaría en mayor lentitud y costo del proceso. También, y sobre
todo, existe el riesgo de interpretación a la baja de las normativas, especialmente de
las cuantitativas, por parte de los que tienen el poder de tomar decisiones. En cuanto
a las normas cualitativas, a veces se las ha acusado de poco concretas y, por tanto,
susceptibles asimismo de interpretaciones tan generales que, en la práctica,
representen también una lectura a la baja.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN BASADOS EN EL USO DE LAS COLECCIONES
1) Estudio del préstamo:
Este sistema analiza los datos del préstamo de la colección, ya sea completa o
bien por partes, combinándolos con criterios como la materia, el grupo de usuarios, la
fecha de publicación, etc., con la única limitación de la capacidad estadística del
módulo de préstamo del SIGB. De esta manera es posible obtener la tasa de
préstamos de una materia determinada, o bien la actividad de préstamo de un
determinado segmento de usuarios, o la curva de préstamos de las distintas obras
según su fecha de publicación, etc. La utilidad del método es excelente a la hora de
identificar las partes de la colección menos utilizadas (sea por materias, soportes,
etc.), así como para describir modelos de uso para esas áreas (por ejemplo, épocas del
año en que "salen" determinadas obras), y para identificar grupos de usuarios
preferentes para partes de una colección; incluso puede aplicarse con finalidades de
selección, para formar una colección que satisfaga las necesidades más frecuentes.
Siempre que el tipo de fondos nos permita pensar que su uso en préstamo es lo
suficientemente representativo del total de usos, las ventajas del método son
evidentes, pues, aparte de la facilidad de obtención de los datos y de su
interpretación, posibilita la realización de una amplia gama de estudios sectoriales.
No obstante, el método no está exento de inconvenientes.
Una de las principales limitaciones de ese tipo de estudios es, precisamente, el

hecho de ser exclusivamente aplicables a los fondos de préstamo de las bibliotecas, y
no a toda su colección ni a las otras actividades que se pueden desarrollar con los
documentos (consulta, reprografía, etc.), de manera que quedan excluidas de él todas
las colecciones o partes de colecciones no prestables, así como las obras objeto de
préstamo restringido, a menos que se elaborase para éstas un baremo especial. Otro
inconveniente es que el método no contempla el uso frustrado, al no poder
contabilizar como préstamos las demandas de documentos que ya se encuentren
prestados y, por tanto, sean momentáneamente inaccesibles para otro lector.
Una variante de los estudios de préstamo nos la ofrece el indicador que

Roswitha Poll et al. Measuring quality (1996) definen como “uso de la colección por
materias” (indicador nº 5). En el caso de ese indicador, se considera que “el uso viene
dado por el número de préstamos, y no se tienen en cuenta otras formas de uso como
el uso interno”; los datos del préstamo se combinan con los de materia de los
documentos prestados con la intención de dilucidar “si la distribución de recursos de
la biblioteca y la política de adquisiciones se adecuan a la demanda de los usuarios”.
La biblioteca identifica si invierte el presupuesto en las monografías y en las áreas

temáticas apropiadas.
2) Estudio del uso o consulta in situ de los documentos:
Con este método se recogen y analizan datos sobre la utilización del fondo en
las salas de la biblioteca. Al igual que en el caso del préstamo, esos datos podemos
combinarlos después con materia, soporte, grupo de usuarios o partes de la colección,
con las limitaciones comentadas anteriormente. De lo dicho se deduce que este
método es siempre complementario del anterior (pues toda colección susceptible de
préstamo lo es también de uso en sala), y sustitutivo en los casos de fondos excluidos
de préstamo. En cuanto a sus aplicaciones, son en buena parte las mismas que tienen
los estudios de préstamo.
La mayor dificultad presentada por este método surge del hecho de que la
mayoría de las colecciones están en libre acceso, y no se dispone de una estadística
fiable de usos al no quedar éstos registrados. Para recoger esos datos se han utilizado
sistemas muy diversos: desde un simple contaje o marcación (manual o
automatizado) en el momento de la recolocación en los estantes hasta el registro de
usos por parte del mismo usuario en una hoja ad hoc, pasando por la observación no
invasiva, por las entrevistas o por una combinación de varios de ellos. Cualquiera de
estos sistemas tiene ventajas e inconvenientes.
La recolocación por el personal es lo habitual en nuestras bibliotecas, y sería

lógico su aprovechamiento para finalidades de contaje: sin embargo, si esa
recolocación no se hace de manera continua (lo que muy pocas bibliotecas pueden
permitirse), no podemos asegurar que cada vez que un documento es guardado
debamos contar un solo uso, pues puede haber sido tomado del carro, o de la mesa, y
vuelto a dejar allí en diversas ocasiones por distintos usuarios; por otra parte, la larga
ausencia del estante sin justificación puede provocar un considerable uso frustrado,
buena parte del cual no se puede contabilizar.
3) Estudio de la disponibilidad de los documentos:
El estudio de la disponibilidad de documentos se define como la proporción de

materiales solicitados por el usuario que puede utilizar inmediatamente en la
biblioteca (incluida la reproducción del documento) o en préstamo a domicilio. En
este caso se trata de conocer qué probabilidad de ser satisfecha tiene la demanda del
usuario sobre un ejemplar determinado. En el cálculo de esta probabilidad entran
conceptos como la tasa de adquisición, la de catalogación, la búsqueda en catálogo, la
circulación del documento e incluso la colocación correcta, pues todos y cada uno de
esos aspectos influirán en el éxito final de la búsqueda.
La guía de la ALA para la evaluación de colecciones se refiere al estudio de la

disponibilidad como una técnica que “realiza el seguimiento de las peticiones del
usuario directamente, y mide con qué frecuencia la colección es deficiente cuando un
usuario no puede encontrar un ítem, y con qué frecuencia es un error del usuario la
causa de que un ítem sea inaccesible”. Esta inaccesibilidad puede concretarse en la
ausencia del documento en catálogo o bien en un número insuficiente de copias del
mismo, pero también en un documento existente, y presente en la biblioteca, pero
mal guardado; correctamente ubicado pero mal señalizado; en uso en la sala, en
encuadernación, etc.
La forma de controlar estas variables necesita siempre la colaboración de los

usuarios, ya sea informando oralmente a los bibliotecarios sobre sus éxitos y fracasos
en la búsqueda de ejemplares o haciéndolo por escrito (rellenando algún tipo de
formulario, dejándose entrevistar, etc.). Si no se cuenta con esa colaboración, el
grado de disponibilidad real de los documentos sería muy difícil de precisar, ya que,
aunque podría hacerse mediante muestreos periódicos, nunca reflejarían la realidad
de forma tan precisa como la que los usuarios nos pueden ofrecer.
4) Estudio de la rotación en los estantes:
Este método es parecido al anterior, aunque sus objetivos son diferentes.

Concretamente, se trata de calcular la tasa de presencia de cada documento en la
estantería (es decir, en situación de “no uso”) en un período de tiempo dado. El
estudio se lleva a cabo, en este caso, sin contar con la participación de los usuarios.
Se realiza primero una muestra de documentos de toda la colección o de la parte a
evaluar (materia, soporte, tipo de usuario, etc.), y segundo, una muestra de los
períodos concretos de tiempo en los que se llevará a cabo la búsqueda en los estantes.
Generalmente, se toma como medida base un año natural para que el estudio no
se vea afectado por los cambios estacionales; en los días y horas señalados, con
regularidad sistemática, se tomará nota de la presencia o ausencia de cada documento
seleccionado en el muestreo. Cada ausencia es ponderada: se comprobará si es debida
a préstamo o bien a consulta en sala, reprografía u otros usos, y cada una de las
ausencias por préstamo deberá recibir un valor superior, que suele calcularse
proporcionalmente al número de días de la modalidad de préstamo correspondiente.
Se calculará después la media de días al año en que cada tipo de documento (si se
hizo un estudio global de la colección) está ausente de la estantería, y se verá qué
porcentaje de ellos tiene una media mayor o menor, extrapolándose después las
conclusiones de la muestra al conjunto de los documentos que configuran el universo
estudiado.
Este método difiere en sus objetivos de los estudios de disponibilidad. En

efecto: mientras éstos últimos persiguen averiguar qué nivel de éxito tiene el usuario
en la búsqueda de documentos (donde pueden influir muchos factores), el estudio de
la rotación sólo pretende evaluar el grado de utilización de cada documento. Por lo
que respecta a sus aplicaciones, aparte de la evaluación de la colección, es de utilidad
para tomar decisiones respecto a compras de duplicados, difusión de los fondos
menos utilizados que se consideren todavía válidos, colocaciones alternativas,
retirada, etc. Relacionando los datos de rotación con los costes del documento,
podemos también obtener una valiosa información sobre su nivel de coste-eficacia.
5) Estudio del préstamo interbibliotecario / SOD:
En este sentido se estudia el préstamo interbibliotecario no como servicio

propiamente dicho, sino como alternativa a la disponibilidad in situ de los
documentos, generalmente por ausencia de éstos en la colección que se trata de
evaluar. Como afirma la guía de la ALA, las peticiones de préstamo interbibliotecario
son generalmente reconocidas como indicadores de demandas de los usuarios de la
biblioteca que no están cubiertas. En este sentido, las peticiones de préstamo
interbibliotecario que reciben nuestros documentos son dignas de ser tenidas en
cuenta en la valoración de la relevancia de nuestra colección (e incluso, en algunas
bibliotecas, pueden ser contempladas como un activo económico). Asimismo, las
peticiones que nosotros realizamos (especialmente las que se reiteran a menudo)
pueden ser vistas, o no, como posibles puntos débiles, en tanto que son necesidades
no cubiertas por nuestra colección. Luego, quedaría plantearse cuáles de dichas
peticiones pueden convertirse en adquisiciones de la biblioteca para completar vacíos
y cuáles, más esporádicas o excepcionales, pueden y deben seguir resolviéndose por
la vía de la cooperación llegado el caso. Así pues, hemos de plantearnos el estudio de
las estadísticas de préstamo interbibliotecario separadamente: por un lado, nuestras
peticiones a otros centros; por otro, nuestro suministro en respuesta a peticiones
externas.
En el primer caso, deduciremos necesidades y potencial de cooperación; en el

segundo, los datos obtenidos serán emparentables con los de los estudios de préstamo
y tendrán la misma función. En cualquiera de las dos situaciones podemos combinar
con la materia, con títulos concretos (generalmente de revista), con autores, tipos de
fondo, etc. La principal ventaja de este método es la disponibilidad de los datos, su

repetición periódica y su comparabilidad.
Si bien los datos estadísticos pueden ser difíciles o ambiguos en su

interpretación, partimos siempre de la cómoda seguridad de tratar con documentos
por los cuales sabemos positivamente que los usuarios se han interesado. Además, en
algunos tipos de bibliotecas, cruzando estos datos con los de personas, departamentos
científicos, etc., podemos deducir nuevas necesidades, por ejemplo por cambios en
las líneas de investigación, nuevos programas, etc. que no se nos hubieran
comunicado, y así adelantarnos a futuras demandas.
6) Estudio de la opinión de los usuarios:
Uno de los métodos más fiables para conocer el uso de la colección y su

relevancia es preguntar sobre ello directamente a los usuarios, realizando algún tipo
de encuesta de opinión. Mediante ella se recogen directamente de los usuarios los
datos que van a servir para obtener información sobre la valoración que hacen del
fondo o de una parte de él; sobre los diversos usos que dan a los documentos; sobre
la finalidad perseguida con la obtención de información, etc. Se toma, así, como
referencia de calidad una opinión que, ciertamente, es subjetiva, pero a la que se le da
gran valor al ser la satisfacción de los usuarios la primera prioridad. Entre los
diferentes tipos de encuestas a usuarios, los más frecuentes son:
 las encuestas de uso / intención de uso, donde el aspecto a estudiar es, o bien
el uso real que los clientes de la biblioteca hacen de sus fondos, o bien la
voluntad de uso de dichos materiales.
 las encuestas de necesidades, donde se pregunta expresamente a los usuarios
sobre sus requerimientos de información (incluyendo necesidades, deseos y
demandas), ya sea sobre materias, autores, soportes, tipos de obra, intensidad
de recogida, etc. Ese tipo de encuestas no se aplica para evaluar la colección,
sino más bien para desarrollarla, y muchas veces es complementada con un
estudio sobre usos de la información.
 las encuestas de satisfacción, donde se trata de establecer hasta qué nivel, en
opinión de los usuarios, son satisfechos sus requerimientos de información,
tanto en cantidad como en calidad y puntualidad, y todo ello a qué coste, pues
la satisfacción dependerá de esos factores combinados.
De lo dicho puede deducirse fácilmente que son los estudios de uso y los de
satisfacción los que nos serán más útiles para finalidades de evaluación. Así pues, se
trata de una metodología compleja que esconde en sí diferentes posibilidades.
El método de encuesta presenta tantas posibilidades que resulta aplicable a todo

tipo de bibliotecas, tanto para evaluar la eficacia de la colección como para resolver
problemas en segmentos específicos de la misma, para definir grupos de usuarios o
para detectar necesidades mal resueltas, cambios de tendencias, etc. De hecho, una
encuesta no es otra cosa que la recogida sistemática de información sobre unos
determinados ítems, independientemente de cuál sea la técnica de recogida. La
principal ventaja de este grupo de métodos reside en la calidad y pertinencia de la
información recogida, que permite ir mucho más allá de lo que indicarían los simples
datos estadísticos. Además, posibilita apreciar el nivel de éxito de la colección y tiene
el valor añadido de contribuir a potenciar una buena relación con los usuarios
(siempre que se esté dispuesto a realizar las mejoras que se revelen necesarias en el
estudio: si no es posible hacerlo, quizá pueda ser, incluso, contraproducente el pasar
una encuesta). Por otra parte, con las encuestas se puede también contribuir a la
formación de los usuarios, pues permiten introducir de soslayo algunas
informaciones que les ayuden a comprender el alcance de los servicios o que ayuden
a la biblioteca a detectar puntos débiles en esa formación tan necesaria al ver sus
reacciones. Así pues, las ventajas de las encuestas van más allá de los datos
puramente cuantitativos, pues al mismo tiempo proporcionan el feedback más directo
del usuario.
7) Simulación del uso, o análisis de citas:
La técnica de la evaluación por análisis de citas se basa en el axioma de que,

cuanto más citado sea un trabajo de investigación, más probable es que tenga un alto
grado de calidad: consecuentemente, las revistas científicas cuyos artículos reciben
mayor número de citas serían las mejores revistas de cada especialidad. Semejante
aserción descansa en la hipótesis de que la comunidad científica en su conjunto no se
suele equivocar al valorar el interés de un trabajo.
Según la normativa de la ALA citada, el análisis de citas consiste en contar y/o

ordenar por ranking el número de veces que los documentos son citados en
referencias a pie de página, bibliografías u obras de indización y resumen y en
comparar esas cifras. Ese tipo de estudio puede hacerse a nivel general, tomando
como referencia los Journal citation reports de la familia de bases de datos Citation
Index, y registrando el número de citas que obtuvieron en un período dado las
publicaciones que queremos evaluar; o bien se puede hacer tomando exclusivamente

las citas que de esas revistas realizaron los usuarios de la biblioteca en sus trabajos
científicos, para así obtener el valor subjetivo que para ellos tienen las publicaciones
que posee la biblioteca. Este segundo sistema, sobre ser menos prolijo, permite
ajustar mejor la relevancia de la colección para los usuarios.
En realidad, tomando como referencia la lista de revistas que más citan los
usuarios sería posible establecer una especie de ranking de valoraciones de lo que
tiene la biblioteca, y también de lo que no tiene y que los usuarios obtienen por otras
vías (préstamo interbibliotecario, contactos personales, etc.), títulos cuya adquisición
o acceso habría que estudiar. Por el contrario, aquellas revistas que poseemos y que
no son citadas por los usuarios podrían ser revistas menos apreciadas, o bien no tan
relevantes para sus especialidades.
FASES DE LA EVALUACIÓN: APLICACIÓN PRÁCTICA
La evaluación se articula en torno a cinco fases, que deben llevarse a cabo

periódicamente:
1.- Determinar la parte de la colección a evaluar, así como los indicadores que
van a aplicarse sobre la misma: se establece si la biblioteca evaluará toda la
colección o partes seleccionadas de la misma en función de diversos aspectos
como áreas temáticas, tipo de materiales, tipo de fondo, etc. En esta primera
fase se deciden por tanto los aspectos a evaluar así como se seleccionan los
indicadores que se utilizarán en dicha evaluación.
2.- Recopilación de datos: las bibliotecas realizan de forma periódica
recopilaciones de datos para la elaboración de estadísticas que facilitan esta
primera fase. Dicha recopilación requiere tanto una iniciativa directa del
bibliotecario en su estudio y recogida como de la propia participación del
usuario.
3.- Procesamiento de datos: con los datos obtenidos se miden los indicadores
seleccionados previamente, los cuales nos darán información acerca del
rendimiento y la eficacia de la colección. Igualmente estos indicadores
deberán ser revisados en cuanto a su utilidad se refiere en posteriores
evaluaciones.
En la evaluación de las colecciones se pueden aplicar distintos indicadores, como ser:

los basados en el estudio de la colección y los que se basan en el uso de la colección,
los cuales a su vez pueden ser cuantitativos o cualitativos.
BASADOS EN EL ESTUDIO DE LA COLECCIÓN
NOMBRE DEL NDICADOR DEFINICIÓN FÓRMULA
Promedio de documentos
Documentos / habitantes que la biblioteca ofrece por Nº de doc. / Nº de habitantes
habitante
Porcentaje de documentos
incorporados a la colección
Nº total de documentos dados
en el último año. Permite
Cuota de renovación de alta en el año * 100 / Nº total
estimar la actualidad de la
de documentos
oferta documental de la bi-
blioteca.
Promedio de incremento o (Nº total de documentos año
decremento del fondo que actual – nº total de documentos
Fluctuación del fondo
compone la colección con año anterior)*100 / nº total de
respecto al año anterior documentos
Porcentaje de documentos Nº de documentos no disponi-
Excluidos del préstamo NO disponibles en régimen bles * 100 / Nº total de docu-
de préstamo mentos
Podría medirse estableciendo
rangos de fechas de publicación
Estudio de la fecha de edi- de los documentos (por ejemplo,
Edad media de la colección ción de la colección en tér- rangos de 5 años) y calculando
minos generales los porcentajes de cada rango
con respecto al total de la
colección
Número de documentos en
Nº de documentos en están- estantería abierta con res- Nº de documentos en estantería
tería abierta pecto al total de la colec- abierta / nº total de documentos
ción
Nº de documentos en están- estantería cerrada con res- Nº de documentos en estantería
tería cerrada pecto al total de la colec- cerrada / nº total de documentos
ción
Nº de documentos adquiridos de
Porcentaje de adquisiciones un tipo de material / nº total de
adquiridos de cada tipo de
por tipo de material documentos de un tipo de mate-
material documental
rial
Número de documentos
Nº de documentos adquiridos de
Porcentaje de adquisiciones adquiridos de acuerdo a las
una materia / nº total de docu-
por materias distintas materias que reco-
mentos de una materia
ge la biblioteca
Porcentaje de incremento y (Documentos nuevos recibidos –
Índice de crecimiento de la
descarte sobre el total de documentos descartados) * 100 /
colección.
fondos Fondos
BASADOS EN EL USO DE LA COLECCIÓN
A - CUANTITATIVOS
NOMBRE DEL NDICADOR DEFINICIÓN FÓRMULA
Cociente entre el número

de usos de los documentos Nº de documentos utilizados / nº
Uso de la colección (Uso
en un determinado período de documentos total de la
absoluto)
de tiempo y el número total
colección
de docum. de la colección.
Relación entre la propor-
ción de circulación en una
materia, su proporción de
ingresos anuales y la pro-
porción de presupuesto
anual invertido en dicha
materia. Análisis detallado Nº de documentos utilizados de
Uso relativo (por materias) del uso de la colección por una materia determinada / nº de
materias, con el objeto de documentos total de documen-
detectar puntos fuertes y tos de dicha materia
débiles de la misma y la
determinación de acciones
encaminadas al desarrollo
óptimo de la colección de
dichas áreas.
Promedio de veces que un Nº de documentos prestados al
Tasa de rotación documentos ha sido pres- año / nº de documentos dispo-
tado durante un año nibles
Nº de documentos prestados si-
Tasa de ausencia multáneamente de una temática
prestados simultáneamente
* 100 / nº total de documentos
Nº de documentos no prestados
Documentos no prestados durante el año * 100 / nº total de
no prestados durante el año
documentos
Evaluar la utilización total Nº de préstamos registrados / nº
Volumen de préstamo
de la colección total de documentos en colección
Evaluar el uso de las colec-
Nº total de préstamos en un año /
Préstamo/Habitante ciones por la población a
Nº de habitantes a servir
servir
Evaluar el uso total de la
Documentos en préstamo/ Nº de documentos en préstamo /
colección por la población
habitante Nº de habitantes a servir
a la que se sirve
Porcentaje de consultas
Documentos para consulta en
Total de consultas en sala atendidas en sala sobre el
sala * 100 / total de fondos
total de los fondos
Porcentaje de consultas
Documentos para consulta en
Consultas en sala por área atendidas en cada área
sala de cada área temática * 100
temática temática sobre el total de
/ total de fondos
los fondos
Número de peticiones de Número de peticiones de prés-
Préstamo interbibliotecario préstamo interbiblioteca- tamo interbibliotecario / nº de
rio por usuario usuarios
B - CUALITATIVOS
NOMBRE DEL NDICADOR DEFINICIÓN
Valoración profesional / Porcentaje de títulos recogidos en la lista de un experto o en

Opinión de los expertos una bibliografía que la biblioteca posee
Contraste con bibliografías Porcentaje de títulos recogidos en alguna bibliografía
especializadas especializada disponible en la biblioteca
Evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con la co-
Satisfacción del usuario
lección
Estudiar las sugerencias y las quejas de los usuarios relati-
Estadísticas de desideratas o vas a los servicios bibliotecarios, detectando áreas de mejo-
sugerencias bibliográficas ra y estableciendo prioridades de cara a emprender medidas
correctoras.
4.- Interpretación de indicadores o análisis de la evaluación realizada: se analiza y

compara la información obtenida en cada uno de los indicadores para
establecer los puntos fuertes y los débiles de la gestión de la colección. Los
datos obtenidos de los indicadores deben interpretarse de forma cuidadosa y
minuciosa, buscando siempre las causas y explicaciones que justifiquen esos
datos obtenidos. Los resultados deben circunscribirse al marco o contexto de
cada biblioteca y los elementos que la definen (su tipología, público a la que
se dirige, población a la que sirve, tamaño de la colección, superficie útil,
acceso a los fondos, grado de automatización) y no tomarlos como estándares
o normas rígidas que hay que cumplir, entendiéndolos más bien como pistas o
indicios que nos avisan de la situación en que se encuentra nuestro centro.
El resultado de la evaluación de la colección debe conducir a planes de actuación

efectivos, ya que es precisamente en esto en lo que la evaluación encuentra su razón
de ser.
Para una mayor y más completa evaluación puede ser importante realizar estudios
comparativos tanto de evoluciones de los datos recogidos en el propio centro, como
con otras bibliotecas de similares características. Todo ello nos permitirá realizar una
evaluación global del centro respetando su propia situación particular,
considerándolo al mismo tiempo dentro de un entorno mucho más amplio.
Sería deseable poder establecer un sistema de indicadores único que sirviera para la
evaluación del rendimiento de todas las bibliotecas públicas. Esto posibilitaría
realizar una evaluación sistemática y uniforme. Igualmente y además, se favorecería
la evaluación comparativa, puesto que los datos calculados serían los mismos en cada
centro.
5.- Toma de decisiones: teniendo como base la información, ya se puede pasar a

una siguiente fase de acción en la que se modifiquen, mantengan o reorienten
las decisiones a tomar, estando éstas, en el caso que nos ocupa, relacionadas
con la colección de nuestra biblioteca en general y con la selección realizada
en la misma en particular.
EL IMPACTO DE LOS RECURSOS DIGITALES EN LA SELECCIÓN
Los principios que guían la selección de la colección de la biblioteca digital o híbrida

no deberían ser inicialmente muy diferentes a los de la biblioteca tradicional o física:
mantener un equilibrio entre las distintas materias, garantizar el desarrollo de la
colección con suficiente amplitud y profundidad, garantizar el acceso rápido y fácil a
la información, etc. El proceso de selección sigue siendo fundamental para asegurar

que sea adecuado el contenido de una base de datos, una revista o un libro
electrónico, compense su coste y sirva de apoyo a la enseñanza o cubra las
necesidades de información de los usuarios de una biblioteca.
Sin embargo, existen bastantes rasgos peculiares que la profusión de recursos

digitales ha introducido en este ámbito. La primera gran diferencia que se detecta es
que los responsables de la selección de este tipo de productos, además de aplicar los
conocimientos especializados para la selección, también deben comprender la
tecnología que hace que el material esté disponible así como tener capacidades en las
cuestiones jurídicas y de negociación de las licencias de este material. Es muy difícil
separar todas esas funciones y, por lo tanto, estos responsables deben reunir todas
esas habilidades, algo que no es habitual en un entorno de adquisición de documentos
impresos.
Es necesario que el bibliotecario sepa algo más que el simple contenido del recurso
electrónico. Aspectos de la licencia con frecuencia condicionan el acceso y la
utilización de un recurso: definición de los usuarios autorizados, accesos simultáneos,
limitaciones del uso del contenido, etc.
Además, los productos electrónicos se suelen caracterizar cada vez más por su
carácter multidisciplinar, lo que puede requerir la intervención de varios expertos en
su selección. Suele ser necesaria la experiencia en contenido de múltiples selectores
para la toma de decisión sobre la adquisición del acceso a EBSCOhost EJS o a SAGE
Journals Online, por ejemplo, productos que abarcan múltiples disciplinas, aunque
ciertamente no todas en el mismo grado.
Esta necesidad de un enfoque multidisciplinar se complica cuando se trata de

adquisiciones consorciadas con precios relativamente bajos que guían las decisiones
de selección y requieren respuestas rápidas, anulando un normal proceso de
selección. Sin lugar a dudas, la selección de material electrónico en la biblioteca
requiere una interacción entre adquisiciones, responsables de la gestión de la
colección y selectores, servicio de informática y servicios de referencia que nunca se
había dado en el entorno de material impreso.
Se requiere, por lo tanto:

• Establecimiento de equipos de selección para analizar el contenido de los
recursos multidisciplinares.
• Conocimiento acerca de la empresa proveedora del acceso, la concesión de

licencias, y las cuestiones técnicas.
• Mecanismos ágiles para la toma de decisiones, al margen de otras rutinas,
puesto que el tiempo se convierte en un factor crítico para estas adquisiciones.
• Margen flexible para la selección y negociación necesario para tener éxito en
la concesión de licencias de material electrónico a buen precio y de forma
oportuna.
Por otra parte, y casi en contradicción con una práctica profesionalizada de selección,
los gestores se han visto mucho más involucrados en las decisiones de compra de los
costosos recursos electrónicos de lo que antes estaban en la decisión de suscribir un
determinado título de revista o comprar una simple monografía, por ejemplo. De
hecho, a veces los gestores anulan la selección y, en algunos casos las decisiones se
toman incluso fuera de la biblioteca.
Hay muchas razones para ello, incluida la necesidad de reasignar recursos, el alto
interés dentro y fuera de la biblioteca sobre estos materiales, la necesidad de adquirir
colectivamente para reducir costes, y la necesidad de realizar compras cooperativas
por razones políticas. Resulta evidente que la compra consorciada está teniendo un
impacto importante en la gestión y desarrollo de la colección y en la función de
selección en las bibliotecas, reduciendo costes e incrementando enormemente el
tamaño de la colección, ampliado la cantidad de información a disposición de sus
usuarios sobre todo en las bibliotecas más pequeñas, las grandes beneficiadas por
este modelo de adquisición.
Otro efecto de la adquisición de material electrónico sobre la gestión y desarrollo de

la colección es el carácter temporal y limitado del acceso que se está adquiriendo. Por
lo tanto, existe un riesgo real de perder el acceso a determinado contenido si al
finalizar el período de una licencia se cancela la suscripción. Además, las licencias
están sujetas a una revisión continua fruto de la estrategia comercial del proveedor y
pueden requerir el control constante.
Otro aspecto a resaltar es la duplicidad, el solapamiento entre algunos de los recursos

electrónicos, lo que produce confusión tanto a los usuarios como a los bibliotecarios,
y lleva en ocasiones a pagar dos veces por el mismo contenido. Todo esto supone un
serio peligro para la calidad de las colecciones en términos de cobertura global y
rentabilidad, y es necesario considerar cuidadosamente todas estas cuestiones.
La tradicional competencia bibliotecaria en acceso y selección debería ser aplicada en

este nuevo entorno de forma que pusiera orden entre la multitud de ofertas de
información, dirigiendo a los usuarios a los recursos más adecuados. Quizás estemos
sobrecargando a nuestros usuarios con una oferta no seleccionada, cuyo contenido no
siempre es fácil de descubrir o requiere tiempo para evaluar los miles de recursos que
ahora se le ofrecen.
El incremento en la adquisición de contenido electrónico está cambiando

radicalmente el enfoque de las colecciones. Al comprar más datos en formato
electrónico con un coste cada vez mayor para hacer más cómodo el acceso a la
información, es posible que se reduzca la amplitud y la profundidad de nuestras
colecciones y el contenido total disponible.
Lamentablemente, el dinero proviene de una reducción proporcional en la compra de

monografías o de la cancelación de suscripciones de revistas científicas de pequeños
editores. No sólo se está reduciendo, por lo tanto, la amplitud de las colecciones:
también se está homogeneizando la información a disposición de los usuarios.
Es cierto que se está proporcionado un acceso adecuado a los recursos electrónicos,

pero debemos ser conscientes que ese acceso corresponde sólo a una pequeña parte
del mundo del contenido intelectual.
La selección de materiales gratuitos en la red presenta un problema particular en

estos momentos. Es fundamental que las bibliotecas empiecen a evaluar la
información importante disponible de forma gratuita en la Web, y desempeñen un
papel en la organización y acceso a esa información.
LA ADQUISICIÓN
La adquisición es el acto en virtud del cual la biblioteca incorpora a su colección las

obras previamente seleccionadas. Supone el abastecimiento de la colección
bibliográfica, una de las actividades más importantes de la biblioteca puesto que está
dirigida a cubrir las necesidades de información de los usuarios en tiempo, forma y
calidad.
Durante mucho tiempo las adquisiciones han sido consideradas como una mera rutina
administrativa consistente en efectuar los pedidos, reclamarlos y tramitar las facturas.
Esta consideración ha hecho que las adquisiciones hayan sido gestionadas por
personal administrativo perteneciente a la biblioteca o por departamentos económicos
ajenos a la misma, como los servicios económicos de la institución. Hoy por hoy las
adquisiciones deben ser consideradas como un proceso bibliotecario fundamental y,

por lo tanto, gestionadas y/o dirigidas por bibliotecarios.
La mentalidad sobre las tareas de adquisición están cambiando, y se detecta cierta

aproximación entre las funciones de adquisición y catalogación con el objetivo de
simplificar los flujos de trabajo, aprovechar todas las habilidades del personal en la
materia, acelerar los plazos de procesamiento, asegurar la integridad física y la
coherencia conceptual de la colección (sin hacer distinción entre formatos), facilitar
el acceso a la información. Como muestra de esta tendencia podemos señalar la
culminación en otoño de 2008 de la fusión de los departamentos de adquisición y
catalogación de la Library of Congress en una nueva división denominada
“Bibliographic Access Directorate” (ABA).
El proceso de pedido supone toda una serie de tareas como:

 Comprobación de los datos bibliográficos
 Comprobación de la existencia de la obras solicitadas en el catálogo
 Creación de registros bibliográficos (precatalogación, si es necesaria), de
proveedores y de pedido.
 Envío de las órdenes de compra al proveedor
 Reclamación de pedidos atrasados
 Recepción o cancelación de pedidos
 Tramitación de las facturas
Sistemas de adquisición
A. Compras:
Es el procedimiento principal de adquisición. Para realizar un buen trabajo es

imprescindible conocer las fuentes de información sobre editores, distribuidores y
libreros, evaluando periódicamente los costes, descuentos y tiempos de cada
proveedor.
La compra se puede efectuar directamente al productor del documento (autor, editor)

o indirectamente (distribuidor, librero).
 La compra directa puede tener como ventaja la rapidez e incluso mejor precio,
pero exige un trabajo adicional de gestión del presupuesto, pedido y
facturación que no conviene ignorar.
 La compra indirecta tiene como ventaja un ahorro importante en la gestión de

la adquisición, pero puede suponer retrasos en la recepción del material y
cierto encarecimiento, especialmente en documentos extranjeros.
Entre los distintos sistemas de compra podemos destacar:
 Approval plan: se trata de un sistema de compra ampliamente utilizado en las

bibliotecas anglosajonas que consiste en el envío por parte de los proveedores de
las novedades bibliográficas en una disciplina o parte de la misma de acuerdo a
un perfil exhaustivo definido previamente por la Biblioteca y los coordinadores
de área. Definido este perfil, los proveedores envían información continua sobre
los títulos publicados, con objeto de que la Biblioteca confirme su adquisición.
Este perfil está sujeto a variaciones con el fin de adaptarse a los cambios en las
materias de interés de la Biblioteca. El objetivo es que el Approval plan se ajuste
de tal manera al desarrollo de la colección de la materia que la Biblioteca
adquiera al menos un 95% de la selección. El perfil que defina la Biblioteca
tendrá en cuenta aspectos como materias, profundidad de las mismas, tipo de
publicación, formatos, cobertura cronológica, lengua y otros criterios que se
estimen de interés.
 Pedidos abiertos: Los pedidos de suscripción (o standing orders) son un tipo de

pedidos permanentes con el proveedor revisables anualmente. Este tipo de pedido
se utiliza básicamente para la adquisición de documentos que requieren una
continuidad. El desarrollo de este tipo de pedidos permite al bibliotecario realizar
una previsión presupuestaria y asegurarse la actualización constante de la
colección además del consiguiente ahorro de tiempo y costos en la ejecución de
los pedidos. El tipo de material susceptible de aplicar los pedidos de suscripción
son todas las publicaciones seriadas y las colecciones monográficas de
determinadas editoriales.
 Concurso de revistas y bases de datos: Algunos estados obligan a las instituciones

a convocar en concurso público el suministro de compras superiores a ciertos
montos. Esto implica en la práctica que la Biblioteca realice concursos para la
adquisición de revistas tanto nacionales como extranjeras y bases de datos. Este
procedimiento supone una concentración necesaria de los proveedores, que
simplifica notablemente los procedimientos de gestión y control. También
permite una mejora significativa de los precios y el acceso a servicios de valor
añadido.
 Compra consorciada: este tipo de compra, que puede ser puntual o sistemática, se
sitúa en el ámbito de la información electrónica: bases de datos, revistas y libros.
Las compras conjuntas significan que diferentes bibliotecas compran en un
mismo acto un mismo recurso (o, para ser más precisos, los derechos a acceder a
un mismo recurso), algo que es posible gracias a que el recurso puede ser
consultado simultáneamente por diferentes usuarios desde sitios diferentes. Los
productores de información han visto en las compras conjuntas un instrumento
para estabilizar o ampliar sus mercados y han creado mecanismos atractivos para
hacerlas factibles. El más notable a efectos de las colecciones ha sido el del
acceso cruzado y el del acceso a paquetes enteros de las revistas de una editorial.
B. DONACIONES:
Es una forma de adquisición gratuita en la biblioteca pero el proceso del material

para su puesta a disposición del público implica una serie de costes en recursos
humanos y problemas de almacenamiento, por lo tanto se hace necesario establecer
unas condiciones mínimas para la aceptación de donaciones. En cualquier caso la
biblioteca debe reservarse el derecho de aceptar o rechazar una donación. Los
donativos pueden proceder de instituciones o personas individuales. Los donativos de
editoriales dependientes de la administración suponen un cauce importante para el
ingreso en la biblioteca de publicaciones oficiales que no se comercializan. Otras
veces los donativos los lleva a cabo una persona que suele ser usuario de la
biblioteca. En el caso de las bibliotecas universitarias, sería deseable establecer la
obligatoriedad de que los docentes de la Universidad donasen a la Biblioteca al
menos un ejemplar de lo que publiquen. Por otra parte, las donaciones pueden ser de
dos tipos:
• Espontáneas o no solicitadas por la biblioteca, procedentes de particulares,
instituciones o servicios de la misma institución a la que pertenece la
biblioteca, que llegan sin regularidad y sin posibilidad por parte del
bibliotecario de seleccionar el material hasta su llegada.
• Regulares o solicitadas por la biblioteca básicamente a organismos públicos
o privados de todo o parte de su producción editorial y que por su contenido
o por estar fuera del circuito comercial del libro resultan interesantes para el
incremento de la colección.
Existen tipos específicos de donaciones:

a. Legados: suelen ser donativos procedentes de testamentos. Están constituidos
por bibliotecas particulares completas o partes de las mismas. Su aceptación
exige un estudio previo de la colección donada y una valoración de las

condiciones fijadas en el testamento o por los herederos.
b. Depósitos: son donaciones por un tiempo determinado de un fondo o
colección. Presentan una serie de requisitos que se formalizan en un acuerdo
sobre la custodia, utilización e instalación de los fondos en la biblioteca
depositaria, pero manteniendo el depositante la propiedad de la colección en
todo momento. Transcurrido el tiempo se procede a una renegociación para
una posible permanencia o devolución de los fondos. Los motivos típicos por
los que se llevan a cabo este tipo de donaciones son la carencia de espacios y
locales adecuados o la falta de personal especializado por parte del donante,
que al mismo tiempo desea fomentar el uso de su colección.
C. CANJES:
Consiste en el intercambio (bien directamente o a través de un centro de canje) entre

bibliotecas de duplicados, de sus publicaciones, o de las obras publicadas por
aquellas instituciones a las que las bibliotecas están vinculadas. Según el ámbito
pueden ser canjes nacionales o internacionales, según el método pueden ser canjes
directos o indirectos, y según la regularidad pueden ser canjes permanentes u
ocasionales. Este procedimiento de adquisición se aplica esencialmente a revistas,
aunque no excluye otras tipologías documentales. Las bibliotecas suelen mantener
dos tipos de canje:
1.- El intercambio de ejemplares duplicados permite a la biblioteca
completar su colección, cubrir lagunas. Es de gran utilidad como forma
de adquisición retrospectiva.
2.- El intercambio de publicaciones supone una cierta difusión para la
entidad editora, y para la biblioteca receptora supone una forma de
adquisición de obras no comercializadas o de difícil adquisición. En
este sentido el canje es un buen procedimiento para adquirir
publicaciones oficiales y literatura gris.
El canje internacional de publicaciones ha sido objeto desde finales del siglo XIX (y
más en concreto, desde la Convención de Bruselas de 1886) de múltiples
conferencias, convenciones, reuniones de expertos, etc. Y por supuesto la UNESCO,
tras la Convención sobre el Canje de Publicaciones Oficiales y Documentos
Gubernamentales entre Estados de 1958, ha elaborado definiciones y
recomendaciones sobre el mismo dadas a conocer a través de manuales y
publicaciones específicas como el Manual de canje internacional de publicaciones
(1977). Se trata de un tema recurrente por la contradicción que supone por un lado
la importancia reconocida que tiene para las bibliotecas esta forma de adquisición
de obras y, por lo tanto, para la difusión de las publicaciones, y por otro, la falta de
recursos y de cobertura organizativa en que sustentarlo. Tan de actualidad resulta
el tema del canje internacional que, por ejemplo, en las dos últimas asambleas de
REDIAL (Red Europea de Información sobre América Latina), celebradas en
noviembre del 2004 en Berlín y recientemente en Tenerife, se ha puesto de manifiesto
el interés general de todos los miembros sobre este tema, se ha elaborado una
encuesta de recogida de datos entre los participantes de la red para conocer la
situación y las aspiraciones de cada uno al respecto y se está en proceso de
tabulación de los resultados para emprender una mayor cooperación
interbibliotecaria.
D. Depósito legal:
Aunque es un modo de adquisición, sobrepasa este tema. Consiste en la obligación

impuesta por ley u otro tipo de norma administrativa, de depositar en una o varias
agencias especificadas, ejemplares de las publicaciones de todo tipo, reproducidas en
cualquier soporte, para la distribución pública, alquiler o venta. Los principales
objetivos del Depósito Legal son:
• La recopilación y preservación de una colección nacional de materiales
bibliográficos de todo tipo.
• La redacción y publicación de la bibliografía nacional.
• El control estadístico de la producción editorial.
• La constitución de colecciones bibliográficas regionales o locales.
Automatización de la adquisiciones
El carácter contable y de gestión de gran parte de las operaciones implicadas en las

adquisiciones hace de ellas un terreno propicio para la automatización. Curiosamente,
no todos los SIGB destacan por sus módulos de adquisiciones.
Los módulos de adquisiciones de los SIGB más avanzados permite llevar a cabo
todas las actividades relacionadas con el proceso de adquisición de obras en una
biblioteca: gestionar las desideratas, crear pedidos y enviarlos al proveedor, reclamar
pedidos, cancelarlos, controlar de forma detallada y en cualquier momento el estado
del presupuesto y de sus diferentes fondos, realizar el cierre fiscal, etc. Por otra parte,
estos módulos suelen trabajar en relación con el resto de los módulos del SIGB,
especialmente con los de catalogación, circulación y opac.
Algunos SIGB son capaces de ordenar compras, reclamar pedidos e incluso recibir
facturas electrónicas de cualquier material adquirido (incluso reclamar fascículos
sueltos de revista) utilizando los formatos EDIFACT (Electronic Data Interchange
For Administration, Commerce and Transport) y/o ANSI X12 (formato EDI más
usado en EEUU). Los servicios EDI son sintaxis de datos concebidas para el
comercio electrónico entre empresas (B2B) que se usan en mensajes electrónicos
estructurados que se transmiten al servidor del proveedor mediante algún protocolo
de comunicación (por ejemplo ftp, según los clientes). Estos mensajes contienen los
mismos datos que los documentos típicos de negocios en papel, pero introduce
ventajas frente a los sistemas tradicionales: más rápido que el correo postal, menor
manipulación humana de los datos en cada sistema y menor coste administrativo,
fácil archivo, más ecológico, reduce los tiempos de las respuestas comerciales, etc.
FIN DEL MÓDULO Y DEL CURSO

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