PORTAFOLIO DE PRÁCTICA LABORAL

HOTEL CABAÑA DEL LAGO LTDA

INSTITUTO PROFESIONAL SANTO TOMÁS

Nombre: Kurt Eduardo Paredes Rojel

Carrera: Ingeniería de Ejecución en Administración
Profesor Guía: Claudio Núñez Ramírez
Índice

1.- Presentación de la empresa ....................................................................................................... 3

2.- Funciones como Analista Contable ............................................................................................ 4
2.1.- Propuesta de mejora continúa ............................................................................................ 5
2.1.1.- Procedimiento de Facturación ...................................................................................... 5
2.2.- Generación de Nomina pago de proveedores .................................................................... 7
3.- Competencias de Empleabilidad.............................................................................................. 10
1.- Presentación de la empresa

El Hotel Cabaña del Lago cuenta con 44 años de historia y se ha destacado por su firme compromiso con
la sostenibilidad, siendo pionero en la implementación de prácticas amigables con el medio ambiente. En
2007, el hotel se convirtió en el primero en su área en adoptar sistemas de calefacción y agua caliente
basados en tecnologías de geotermia y aerotermia, marcando un hito en la gestión sustentable de la
energía.

En 2012, el hotel amplió su enfoque hacia la sostenibilidad con el desarrollo del proyecto de eco-cabañas,
inaugurado en septiembre de ese mismo año. Este proyecto incluye 16 departamentos que albergan 32
habitaciones, de las cuales 16 son eco-suites, todas diseñadas y construidas utilizando materiales
reciclados, como maderas provenientes de antiguos galpones que poseía la familia Wellmann,
promoviendo así la reutilización de recursos y prácticas de consumo responsable de agua y energía.

Actualmente, el Hotel Cabaña del Lago cuenta con 120 habitaciones, incluyendo 3 suites dentro del edificio
principal del hotel. La alta demanda del hotel se distribuye en dos temporadas: alta, del 1 de octubre al
31 de marzo, y baja, del 1 de abril al 30 de septiembre. Anualmente, el hotel recibe a más de 78,000
huéspedes, de los cuales el 35% son extranjeros y el 65% son visitantes nacionales según el último periodo.

El compromiso del hotel con la sostenibilidad se ve reflejado en la obtención de la certificación CEOS por
parte del SERNATUR en 2018, reconocimiento que avala el cumplimiento de políticas sostenibles en sus
operaciones, las cuales el hotel ya implementaba desde 2007 a través de la energía geotérmica.

Además de sus prácticas medioambientales, el Hotel Cabaña del Lago también se involucra activamente
en iniciativas culturales, socioeconómicas y comunitarias. Apoya al Centro de Arte Molino Magmar
(CAMM) a través del patrocinio y la contribución en infraestructura, fomenta la reforestación y la
plantación de árboles nativos en la ciudad, y colabora con escuelas y hogares para niños, tales como el
hogar de niñas Madre Paulina. Asimismo, el hotel participa en diversas actividades de apoyo comunitario,
como la donación de premios para rifas y el patrocinio de clubes deportivos locales.

Con todas estas iniciativas, el Hotel Cabaña del Lago no solo reafirma su compromiso con el medio
ambiente, sino también con la comunidad y la cultura local, consolidándose como un referente en
prácticas sustentables en la industria hotelera.
2.- Funciones como Analista Contable

Como analista contable, mis funciones principales incluyen la gestión y el control de diversos procesos
contables para asegurar la precisión y la integridad de la información en específico hablamos de los
proveedores que abastecen el hotel de forma tangible e intangible. Entre mis responsabilidades se
encuentran:

 Control y registro de facturas de compras

 Canje de anticipos
 Control y registro de boletas de honorarios
 Cuadratura del libro auxiliar de compras y retenciones contables con el registro del SII
 Acuso de recibo y rechazo de facturas sin Orden de Compra (OC)
 Control y conciliación de órdenes de compra
 Ingreso de activo fijo
 Provisión de gastos relevantes del periodo
 Registro y control de gastos asociados a rendiciones
 Análisis diario de cuentas por pagar y ficha de proveedores
 Archivo de documentación mercantil legal
 Toma e ingreso de inventarios:
 Generación de nóminas de pago de facturas a 30 días
 Elaboración de informes de gastos y costos
 Propuesta de mejora continua:
 Apoyo en la construcción de EEFF mensuales y auditorías anuales:
2.1.- Propuesta de mejora continúa

Como parte de mi rol como analista contable, he enfrentado el desafío de desarrollar e implementar
procedimientos formales para el área de contabilidad y finanzas del Hotel Cabaña del Lago. Anteriormente,
los procesos no estaban completamente documentados o se comunicaban de manera informal por correo
electrónico sin un formato específico. En respuesta a esta necesidad, he creado procedimientos
estructurados, como el de facturación, que ya se encuentra en la fase final de aprobación.

Para llegar a realizar un procedimiento de facturación, primero tuve que cubrir el puesto de la persona
encargada de cobranza en el Hotel. Durante este tiempo, fui responsable de realizar las facturas manuales
y gestionar el cobro de las mismas. Esta experiencia me permitió aprender en detalle cómo se emiten las
facturas manuales, lo cual requiere una serie de documentos específicos, como la orden de compra y la
Hoja de Entrada de Servicio (HES). Estos documentos son fundamentales para validar y formalizar la
facturación.

Además, durante mi tiempo en cobranza, observé que otras áreas del hotel, como reservas, recepción, y
bar/restaurante, también realizan facturas. Las facturas se clasifican en dos tipos: Prepago, que se utiliza
cuando el pago es al contado, y Crédito a 30 días, que se aplica cuando se concede un plazo de 30 días
para el pago. Aprendí que en el caso de recepción, se utiliza el sistema Opera para generar los documentos
necesarios para la facturación, lo cual facilita el proceso y asegura que toda la información esté completa
y correctamente registrada.

Una vez que adquirí esta experiencia y comprendí la importancia de la coordinación entre las distintas
áreas del hotel, fui capaz de desarrollar un procedimiento de facturación estandarizado. Este
procedimiento asegura que la facturación se realice de acuerdo con la normativa contable y legal vigente,
permitiendo que se refleje en el mismo mes y sin errores. Involucra a todas las áreas funcionales del hotel
y sigue un flujo claro, desde la generación de la solicitud de servicio hasta la emisión y entrega de la factura
al cliente. Esto procedimiento quedo de la siguiente manera la cual entregare lo más simplificado posible

2.1.1.- Procedimiento de Facturación: El procedimiento de facturación está diseñado para estandarizar

y optimizar el proceso de emisión de facturas, asegurando que todas las ventas del hotel se registren
conforme a la normativa contable y legal vigente, específicamente según el Decreto Ley 825 sobre
impuestos a las ventas y servicios.

Objetivo y Alcance: El objetivo del procedimiento es definir y estandarizar el proceso de facturación de

ventas para reflejar correctamente las transacciones en el mismo mes sin errores, garantizando la
consistencia y exactitud en el registro contable. Este procedimiento es universal y aplica a todas las áreas
funcionales del hotel que requieran emitir facturas.

Desarrollo del Proceso de Facturación

Solicitud de Servicio: Los clientes solicitan servicios como reservas de habitaciones, alquiler de salones
para eventos o servicios de alimentación. Se genera una solicitud de servicio, y se recopila la
documentación necesaria (cotización, contrato, centro de costo, orden de compra, HES) para proceder
con la facturación.
Verificación y Respaldo: Se verifica la vigencia del crédito del cliente o se solicita su apertura. Se requiere
una garantía de tarjeta de crédito o un abono mínimo del 50% si no se cumplen los requisitos establecidos.

Entrega de Información: La información necesaria para la facturación se entrega a la recepción tanto

presencialmente como a través del sistema el mismo día del check-out o antes del día 28 del mes.

Facturación y Entrega al Cliente: La recepción verifica que toda la información esté completa y correcta
antes de proceder con la facturación, que debe realizarse en un plazo máximo de 3 días hábiles. Se controla
visualmente el documento emitido contra los respaldos proporcionados y se envía la factura al cliente
solicitando un acuse de recibo.

Cierre de PM y Reporte Mensual: Finalmente, Recepción cierra todas las PM abiertas con la emisión y
verificación de la factura, generando un informe mensual de las PM abiertas que se envía a contabilidad y
gerencias correspondientes.

Además del procedimiento de facturación, estoy trabajando en el desarrollo de procedimientos para la

gestión de proveedores y la implementación de un manual sobre la ley 19.913, que abarca el lavado de
activos. Estos procedimientos están diseñados para asegurar el cumplimiento normativo y mejorar la
eficiencia operativa en el área de contabilidad y finanzas, inclusive para el resto de los departamentos del
hotel.
2.2.- Generación de Nomina pago de proveedores

Dentro de mis responsabilidades en el Hotel Cabaña del Lago, desempeño un papel clave en la gestión y
ejecución de la nómina de pagos a proveedores. Este proceso, que implica una serie de procedimientos
técnicos y administrativos, se lleva a cabo de acuerdo con las políticas y fechas de pago preestablecidas:
los días 5, 15 y 30 de cada mes para todas las facturas a crédito.

 Extracción y Análisis de Información Contable: El primer paso en este proceso es la extracción de

un análisis detallado desde el sistema ERP ACES, utilizando la cuenta 2021 que corresponde
específicamente a la consolidación de proveedores. En esta etapa, se encuentran todos los
proveedores tanto las facturas pagadas como las pendiente, con esto podemos asegurar que la
información esté completa y actualizada a la fecha. El análisis generado se exporta a un archivo
Excel que incluye datos fundamentales como el código del proveedor, nombre o razón social, tipo
de documento (factura, nota de crédito, etc.), número de documento, fecha de ingreso, fecha de
vencimiento, montos acreditados (haber) y montos adeudados (debe). Es esencial prestar especial
atención a la columna de montos adeudados, ya que este es el valor que se utilizará para el cálculo
de los pagos.

 Verificación y Conciliación de Documentos: Una vez obtenida la información, se procede a la

verificación de cada documento individualmente. Este paso es crucial para identificar cualquier
nota de crédito emitida por el proveedor, las cuales deben ser descontadas del monto de la
respectiva factura a pagar. Esta conciliación asegura que los pagos sean precisos y que los saldos
reflejen la realidad contable del hotel. La exactitud en esta etapa es esencial para evitar
discrepancias que puedan afectar la relación con los proveedores, como modo ejemplo una
factura que se pagó y posteriormente llega una nota de crédito generándose un saldo a favor.
 Filtrado y Priorización según Fechas de Vencimiento: Posteriormente, se realiza un filtrado de las
facturas en función de sus fechas de vencimiento. Este filtro se alinea con el calendario de pagos
establecido por la organización, permitiendo priorizar aquellas obligaciones que deben ser
cumplidas en las fechas específicas (5, 15 y 30 de cada mes). Este proceso de priorización es
fundamental para la gestión eficiente del flujo de caja del hotel y para asegurar el cumplimiento
oportuno de las obligaciones financieras.

 Cruce de Información con Planillas de Compras y Centros de Costos: La información obtenida del
análisis inicial se cruza con dos planillas adicionales que proporcionan detalles sobre las compras
registradas en cada factura y el centro de costos al cual están asociadas. Este cruce de datos es
vital para garantizar que todas las transacciones estén correctamente asignadas y que los costos
sean imputados al centro correspondiente, lo que facilita un seguimiento financiero más preciso
y detallado.

 Revisión y Validación por el Jefe de Contabilidad: Una vez completado el cruce de información,
la planilla consolidada es enviada al jefe de contabilidad para su revisión y validación final. Durante
esta etapa, se realiza un control de calidad de la información, verificando la exactitud y
completitud de los datos antes de proceder con el pago.
 Preparación y Ejecución del Pago: Tras la validación, el tesorero se encarga de traspasar la planilla
validada a un macro especialmente diseñado para cargar la información de manera masiva al
banco. Este sistema permite automatizar gran parte del proceso de pago, mejorando la eficiencia
operativa. Sin embargo, las órdenes de pago quedan en estado "pendiente" hasta que se realicen
las autorizaciones necesarias por parte de los dueños del hotel, quienes deben proporcionar dos
firmas electrónicas para liberar los fondos.

 Gestión del Presupuesto de Pagos a Proveedores: El presupuesto destinado al pago de

proveedores en el hotel se planifica tomando en cuenta varios factores clave. En primer lugar, el
monto asignado se basa en un presupuesto anual que está previamente distribuido por
departamento, considerando las necesidades operativas de cada área (como alimentos y bebidas,
mantenimiento, etc.). Este presupuesto es luego ajustado en función de los ingresos generados
por el hotel mes a mes. Para garantizar una adecuada gestión financiera, se utiliza un sistema de
margen de distribución de pagos, que está predefinido por fechas específicas: el 5, 15 y 30 de cada
mes. Este margen de distribución es esencial para mantener un equilibrio entre los compromisos
económicos adquiridos con los proveedores y la liquidez del hotel.

 Pagos Especiales y Gestión de Servicios Básicos: Además del proceso regular de pagos a
proveedores, el jefe de contabilidad tiene la facultad de realizar pagos especiales o anticipos en
situaciones que lo requieran, como necesidades urgentes que no pueden esperar al próximo ciclo
de pago. Adicionalmente, gestionamos los pagos PAC (Pago Automático de Cuentas) para cubrir
los consumos básicos del hotel, tales como agua, electricidad, internet y telefonía, gas, y
combustible diésel. Estos pagos son fundamentales para garantizar la operación continua y
eficiente del hotel, por lo que siempre si revisa las cuentas bancarias que tengan saldos suficientes
para mantener estos consumos esenciales al día.
3.- Competencias de Empleabilidad

“Promover espacios de colaboración y trabajo en equipo en ambientes inter y multidisciplinarios, que

permitan resolver problemas, actuando con iniciativa, responsabilidad, capacidad de adaptación,
orientación al servicio e innovación para el cumplimiento de exigencias y compromisos adquiridos.”

En mi rol como analista contable, la colaboración entre diferentes áreas es esencial para asegurar la
correcta gestión de los pagos a proveedores. Actúo de manera proactiva al coordinarme con los
departamentos de contabilidad, tesorería y administración, manteniendo siempre una comunicación
abierta. Tomo la iniciativa para resolver discrepancias en las facturas, adaptándome a las necesidades de
cada departamento para cumplir con los plazos de pago. Esto incluye la innovación en los procesos de
verificación de documentos y en la automatización de tareas repetitivas, lo que contribuye a la eficiencia
y cumplimiento de los compromisos de mi área.

“Demostrar un comportamiento ético y de responsabilidad social, respetuoso de la dignidad humana

en las relaciones personales y en los diferentes ámbitos de acción laboral y profesional, reconociendo
y promoviendo los valores universales declarados por la Institución.”

En mi labor diaria, manejo información financiera confidencial de proveedores y colegas, lo que requiere
un alto nivel de ética profesional. Garantizo que toda la información sea tratada con el máximo respeto y
confidencialidad, cumpliendo con los valores éticos de la organización. Mi responsabilidad social también
se refleja en el cumplimiento riguroso de las normativas tanto interno, financieros y fiscales, asegurando
que las cuentas y pagos se realicen de acuerdo con la legislación vigente, lo que protege tanto a la empresa
como a nuestros proveedores.

“Manejar procesos administrativos, utilizando herramientas de apoyo en la gestión de la información

interna y/o externa, de acuerdo a objetivos y requerimientos de la organización.”

En mi posición, manejo herramientas contables y administrativas diariamente, como el ERP ACES, Excel y
otros sistemas de gestión. Extraigo y analizo la información financiera, como los reportes de pagos
pendientes, asegurando que los datos estén actualizados y alineados con los calendarios de pago
establecidos. Este manejo preciso de la información permite que los demás departamentos tengan acceso
a datos fiables y actualizados, optimizando la gestión financiera y el flujo de pagos dentro de la empresa.

“Manejar herramientas tecnológicas avanzadas en la evaluación y gestión de información de la

empresa.”
El manejo de herramientas tecnológicas avanzadas es parte integral de mi trabajo como analista contable.
Utilizo Excel para crear tablas dinámicas y reportes de análisis, así como el sistema ERP ACES para extraer
y actualizar datos sobre las cuentas de proveedores. Además, manejo macros y otras herramientas
automatizadas para subir información masivamente tanto en la nube como al sistema bancario, lo que
facilita y agiliza los procesos de pago. Estas herramientas son fundamentales para garantizar la precisión
y eficiencia en la gestión contable.
 “Evaluar mejoras en los procesos de la organización, según las características y las políticas de la
organización y la normativa legal vigente.”

En mi rol como analista contable, he contribuido a la mejora continua de los procesos financieros dentro
de la organización. Un ejemplo relevante es la implementación de un procedimiento más eficiente de
facturación, que optimiza la verificación de documentos y asegura la correcta asignación de los pagos a los
centros de costo correspondientes.
Además, en cumplimiento con la Ley 19.913 sobre la prevención del lavado de activos y financiamiento
del terrorismo, he trabajado en la implementación de un procedimiento de LA y FT con el objetivo de
poder asegurar controles rigurosos que aseguran que todas las transacciones de la empresa estén
alineadas con la normativa vigente. Esto incluye la actualización de procedimientos internos para la
detección de transacciones sospechosas y la capacitación de los empleados en la identificación de riesgos
financieros, lo que refuerza nuestro compromiso con la integridad financiera y el cumplimiento de la
legislación. (Está en proceso de aprobación).

“Comunicar en forma verbal y no verbal, utilizando estrategias de habilidades comunicativas para

expresar aspectos del quehacer social, académico y profesional, según propiedades de la lengua
española.”

En mi rol, la comunicación efectiva es clave, especialmente cuando interactúo con otros departamentos
para coordinar pagos o resolver discrepancias en las facturas. Me aseguro de que mi comunicación sea
clara y precisa, tanto verbalmente como en la documentación que género. Utilizo un lenguaje técnico
cuando es necesario, pero también me adapto para que toda la información sea accesible a mis
compañeros de trabajo que son fuera del área contable, manteniendo siempre una actitud profesional y
colaborativa.

“Desarrollar habilidades de autoaprendizaje y autogestión a partir de habilidades interpersonales y de

responsabilidad social, que contribuyan al logro de los objetivos propuestos tanto en el ámbito
personal como en el social mediante el establecimiento de relaciones positivas consigo mismo y el
entorno.”

La autogestión es una competencia esencial en mi trabajo. Después de cumplir con mis responsabilidades
principales, siempre busco maneras de mejorar mis conocimientos contables, ya sea aprendiendo sobre
nuevas normativas vigentes para la actualización de los procedimientos o explorando nuevas funciones
del ERP ACES y otras herramientas tecnológicas. Esta actitud de autoaprendizaje me permite adaptarme a
los cambios y contribuir de manera más eficiente al logro de los objetivos organizacionales, asegurando
que mi desempeño esté en constante mejora.