METODOLOGÍAS

ÁGILES Y GESTIÓN
DEL TIEMPO
 1. METODOLOGÍAS ÁGILES

1.1. Definición

Las Metodologías Ágiles son un conjunto de enfoques y prácticas que surgieron

como respuesta a los desafíos y limitaciones de los enfoques tradicionales de gestión
de proyectos y desarrollo de software. Estas metodologías se centran en la entrega
incremental e iterativa de productos o software, promoviendo la colaboración y la
adaptación continua a medida que se obtiene retroalimentación del cliente y se
enfrentan los desafíos del proyecto.

A diferencia de los enfoques tradicionales, que se basan en planes detallados y

procesos rígidos, las metodologías ágiles se caracterizan por su flexibilidad y
capacidad para responder de manera rápida y efectiva a los cambios. En lugar de
seguir un plan rígido desde el principio hasta el final del proyecto, las metodologías
ágiles se adaptan a medida que se obtiene una comprensión más profunda de los
requisitos y se descubren nuevos aspectos durante el proceso de desarrollo.

La agilidad se logra a través de un enfoque colaborativo, en el que el equipo de

trabajo, incluidos los desarrolladores, los interesados y el cliente, trabajan juntos de
manera estrecha y constante. La comunicación efectiva, la transparencia y la toma
de decisiones compartida son fundamentales en las metodologías ágiles.

Las metodologías ágiles también ponen énfasis en la entrega de valor de manera

temprana y continua. En lugar de esperar hasta el final del proyecto para entregar
un producto completamente desarrollado, se busca generar entregables parciales y
funcionales en cada iteración, lo que permite obtener retroalimentación temprana
del cliente y realizar ajustes o mejoras según sea necesario.

1
 1.2. Principios del Manifiesto Ágil

Nuestra mayor prioridad es

satisfacer al cliente mediante
la entrega temprana y
continua de software con
valor

Aceptamos que los requisitos

cambien, incluso en etapas
tardías del desarrollo. Los
procesos Ágiles aprovechan el
cambio para proporcionar
ventaja competitiva

Entregamos software
funcional con frecuencia, en
intervalos de semanas a
meses, con preferencia a los
plazos más cortos

Los colaboradores del negocio

y los desarrolladores deben
trabajar juntos a lo largo del
proyecto

2
Construir proyectos en torno
a individuos motivados.
Darles el entorno y el apoyo
que necesitan, y confiar en
que harán el trabajo

El diálogo cara a cara es el

método más eficiente y
efectivo para transmitir
información dentro de un
equipo de desarrollo

El software funcional es la
medida principal de progreso

Los procesos ágiles

promueven el desarrollo
sostenible. Los promotores,
desarrolladores y usuarios
deben ser capaces de
mantener un ritmo constante
de forma indefinida

3
 La atención continua a la
excelencia técnica y al buen
diseño mejora la agilidad

La simplicidad, o el arte de
maximizar la cantidad de
trabajo no realizado, es
esencial

Las mejores arquitecturas,

requisitos y diseños emergen
de equipos auto-organizados

A intervalos regulares, el
equipo reflexiona sobre cómo
ser más eficaz para, a
continuación, ajustar y
perfeccionar su
comportamiento en
consecuencia

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 1.3. Valores del Manifiesto Ágil

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

Las metodologías ágiles valoran la comunicación directa y colaborativa entre los
miembros del equipo, priorizando la interacción humana sobre la rigidez de los
procesos y herramientas.

Software funcional sobre documentación exhaustiva

Se da mayor importancia a entregar un producto o software que funcione
correctamente y cumpla con los requisitos, en lugar de enfocarse en una
documentación extensa y detallada.

Colaboración con el cliente sobre negociación contractual

Las metodologías ágiles promueven una estrecha colaboración con el cliente durante
todo el proceso de desarrollo, adaptándose a sus necesidades y obteniendo
retroalimentación constante.

Respuesta al cambio sobre seguir un plan

Las metodologías ágiles aceptan y abrazan los cambios en los requisitos y
prioridades, y se adaptan rápidamente para aprovechar las oportunidades o
enfrentar los desafíos que surjan durante el proyecto.

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 1.4. Metodología Lean

Lean tiene sus orígenes en Toyota, el famoso fabricante de automóviles japonés. A

finales de la década de 1940 y principios de la década de 1950, Toyota enfrentaba
desafíos económicos y limitaciones de recursos después de la Segunda Guerra
Mundial. El ingeniero Taiichi Ohno y su equipo trabajaron para desarrollar un
enfoque de producción que permitiera a Toyota competir de manera más eficiente
en el mercado.

El sistema de producción de Toyota, que luego se conocería como Sistema de

Producción Toyota (TPS), fue la base del enfoque Lean. TPS se basó en la idea de
eliminar cualquier actividad que no agregara valor al producto final y buscar
constantemente formas de mejorar la eficiencia y la calidad.

A medida que Toyota implementó y refinó el TPS, se hizo evidente que sus principios
y prácticas eran altamente efectivos y podrían aplicarse en otros sectores y
organizaciones.

A partir de entonces, el Lean se convirtió en una metodología de gestión

ampliamente reconocida y aplicada en diferentes sectores y organizaciones en todo
el mundo. Se ha utilizado no solo en la fabricación, sino también en la gestión de
proyectos, los servicios, la atención médica, la tecnología de la información y otros
ámbitos, con el objetivo de mejorar la eficiencia, la calidad, la satisfacción del cliente
y la competitividad.

6
El enfoque Lean se basa en una serie de principios fundamentales que guían la
aplicación de la metodología. Estos principios se derivan del Sistema de Producción
Toyota y están diseñados para maximizar el valor para el cliente y minimizar el
desperdicio.

Identificar el valor: El primer paso en Lean es comprender y definir claramente

qué es lo que el cliente considera valioso en un producto o servicio. El valor se
define desde la perspectiva del cliente y se centra en sus necesidades y deseos.
Identificar el valor es fundamental para orientar todas las actividades hacia la
creación de ese valor.

Mapeo del flujo de valor: Una vez identificado el valor, el siguiente paso es
mapear y comprender el flujo de valor actual. Esto implica visualizar y analizar
todas las etapas, actividades y procesos involucrados en la creación y entrega del
producto o servicio, desde el punto de origen hasta el punto final. El mapeo del
flujo de valor ayuda a identificar ineficiencias, cuellos de botella y oportunidades
de mejora.

Crear flujo continuo: El objetivo del Lean es lograr un flujo continuo y sin
interrupciones en el proceso de producción o prestación de servicios. Esto
implica eliminar cualquier actividad o retraso que cause interrupciones, esperas
o ineficiencias. Se busca establecer una secuencia de trabajo óptima y garantizar
que los productos o servicios fluyan de manera suave y sin demoras.

Producir según la demanda (Justo a Tiempo): El principio del Justo a Tiempo

(JIT) se refiere a la producción o entrega de productos o servicios justo en el
momento en que se necesitan. Esto implica sincronizar la producción con la
demanda real, evitando el exceso de inventario y los retrasos innecesarios. El JIT
ayuda a reducir los costos asociados con el almacenamiento y el transporte
innecesario, y permite una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta a los
cambios en la demanda.

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Buscar la perfección a través de la mejora continua: El Lean promueve la
filosofía de la mejora continua, conocida como Kaizen. Se trata de buscar
constantemente formas de eliminar desperdicios, mejorar los procesos y
optimizar el valor para el cliente. La mejora continua se basa en la participación
activa de todos los miembros del equipo, alentando la identificación y la
implementación de pequeños cambios incrementales que generen mejoras
significativas a largo plazo.

Respeto por las personas: El Lean reconoce la importancia de las personas y su

contribución al éxito de los procesos y la organización. Se enfatiza la importancia
de crear un entorno de trabajo que fomente la participación, el aprendizaje, el
empoderamiento y la colaboración de los empleados. El respeto por las personas
se refleja en la toma de decisiones compartida, el reconocimiento de los logros y
la creación de un ambiente de trabajo seguro y motivador.

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 1.5. Metodología Scrum

Scrum es un marco de trabajo ágil para la gestión y desarrollo de proyectos

complejos. Se basa en principios y valores que fomentan la colaboración, la
adaptabilidad y la entrega incremental de valor.

A continuación, se presentan los fundamentos clave de Scrum:

ROLES:

Product Owner: Es el responsable de maximizar el valor del producto, establecer

las prioridades del backlog del producto y asegurar que el equipo de desarrollo
entienda los requisitos y objetivos del producto.

Scrum Master: Es el encargado de garantizar que Scrum se implemente de

manera efectiva. Facilita el proceso Scrum, ayuda al equipo a resolver problemas
y elimina los obstáculos que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto.

Equipo de Desarrollo: Está formado por profesionales que trabajan juntos para
entregar el producto. Son autoorganizados y tienen la responsabilidad de realizar
el trabajo necesario para completar las tareas del backlog del producto.

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ARTEFACTOS:

Product Backlog: Es una lista ordenada de todas las funcionalidades, requisitos

y mejoras planeadas para el producto. Es responsabilidad del Product Owner
mantener el backlog y priorizar las tareas en función del valor que aportan al
producto.

Sprint Backlog: Es una lista de tareas seleccionadas del Product Backlog para ser
realizadas durante un sprint. El equipo de desarrollo se compromete a completar
estas tareas durante el sprint.

Incremento: Es la suma de todos los elementos del backlog del producto que se
han completado hasta el final de un sprint. El incremento debe estar en un
estado potencialmente entregable y representar un avance tangible hacia el
objetivo del proyecto.

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EVENTOS:

Sprint: Es un período de tiempo fijo en el que se lleva a cabo el desarrollo del

producto. Suele tener una duración de 1 a 4 semanas y se inicia con una reunión
de planificación de sprint.

Planificación de Sprint: Es un evento en el que el equipo de desarrollo y el

Product Owner colaboran para seleccionar las tareas del backlog del producto
que se abordarán durante el sprint y establecer los objetivos y el plan de trabajo.

Daily Scrum: Es una reunión diaria de corta duración en la que el equipo de

desarrollo sincroniza sus actividades, revisa el progreso y discute los posibles
obstáculos.

Revisión de Sprint: Es una reunión al final del sprint en la que el equipo de

desarrollo presenta el incremento completado al Product Owner y a otras partes
interesadas para obtener su retroalimentación y tomar decisiones sobre el
siguiente sprint.

Retrospectiva de Sprint: Es una reunión al final del sprint en la que el equipo de

desarrollo reflexiona sobre su rendimiento, identifica oportunidades de mejora y
define acciones para implementar en futuros sprints.

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 1.6. Metodología Kanban

Kanban es una metodología ágil que se centra en la visualización y gestión del flujo
de trabajo.

Algunos de los conceptos básicos de Kanban son:

Tablero Kanban: El tablero Kanban es una herramienta visual que representa el

flujo de trabajo de un proyecto o proceso. Se divide en columnas que
representan las etapas del flujo de trabajo, como "Por hacer", "En progreso" y
"Completado". Cada tarea o elemento de trabajo se representa mediante tarjetas
colocadas en las columnas correspondientes.

Tarjetas Kanban: Las tarjetas Kanban representan elementos de trabajo

individuales en el tablero Kanban. Cada tarjeta describe una tarea o trabajo
específico y puede incluir detalles como el título, la descripción, la asignación de
responsabilidad y el estado actual. Las tarjetas se mueven a lo largo del tablero a
medida que avanzan en el flujo de trabajo, lo que permite visualizar el progreso y
el estado de cada tarea.

Límites de trabajo en progreso (WIP): Kanban establece límites de trabajo en

progreso para cada columna del tablero Kanban. Estos límites indican cuántas
tarjetas o elementos de trabajo pueden estar en una etapa determinada a la vez.
Los límites WIP evitan la sobrecarga del equipo y ayudan a mantener un flujo de
trabajo equilibrado y ágil.

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Visualización del flujo de trabajo: Kanban se basa en la visualización del flujo
de trabajo completo. Al tener un tablero Kanban en un lugar visible, todos los
miembros del equipo pueden ver el estado de las tareas y comprender cómo se
están moviendo a través del proceso. Esto facilita la colaboración, la
identificación de cuellos de botella y la toma de decisiones informadas.

Mejor continua: Kanban fomenta la mejora continua mediante la identificación

de áreas problemáticas y la implementación de cambios graduales para
optimizar el flujo de trabajo. Al utilizar el tablero Kanban y observar el flujo de
trabajo en tiempo real, los equipos pueden identificar cuellos de botella, retrasos
o ineficiencias y realizar ajustes para mejorar la productividad y la eficacia.

Enfoque pull: Kanban utiliza un enfoque "pull" en lugar de un enfoque "push".

Esto significa que el trabajo se mueve a través del flujo de trabajo en función de
la capacidad y la demanda del equipo. Las nuevas tareas solo se inician cuando
hay capacidad disponible para trabajar en ellas, evitando la sobrecarga y el
exceso de trabajo.

Métricas y análisis: Kanban utiliza métricas y análisis para evaluar el

rendimiento y la eficiencia del flujo de trabajo. Al recopilar datos sobre el tiempo
de ciclo, el tiempo de espera, la productividad y otros indicadores clave, los
equipos pueden identificar áreas de mejora y realizar ajustes en el proceso para
optimizar la entrega y la calidad del trabajo.

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 2. GESTIÓN DEL TIEMPO

Para empezar, veamos primero la definición de gestión del tiempo. A lo largo de la historia
se han intentado dar muchas definiciones de este concepto. De este modo, en las últimas
tres décadas, se ha incrementado el interés por la relación entre la gestión del tiempo y
factores de riesgo psicosocial con indicadores de salud, estrés y satisfacción laboral.

Así, la gestión del tiempo se ha definido como el proceso por el cual un individuo
logra realizar más eficazmente las tareas y metas, un proceso por el cual una
persona obtiene el control del momento y del contenido de su actividad.

Según otras definiciones, la gestión del tiempo consiste en determinar lo que uno debe
hacer para fijar objetivos, decidir qué actividades son las más importantes y darse cuenta de
qué otras actividades tendrán que ser programadas en base a la priorización.

Otros autores establecen que la gestión o administración del tiempo es un proceso en el que
se establecen metas u objetivos claros, se determinan las herramientas que favorecen la
gestión del tiempo, se tiene en cuenta el tiempo disponible y se verifica el uso que se le da al
tiempo, es decir, la percepción del control que se tiene del uso del tiempo personal.

Pero en cualquier caso, la gestión del tiempo se relaciona con la planificación de

conductas tales como programar metas y actividades, priorizar haciendo listas de
tareas, agrupar las tareas que tienen como objetivo un uso eficaz del tiempo, llevar
un seguimiento de las conductas que tiene como objetivo observar el uso del tiempo
en la realización de actividades, etc.

2.1. La gestión del tiempo como competencias empresarial

Respecto a la empresa, en la literatura se pone de manifiesto la importancia que la

gestión del tiempo tiene en la organización. En este sentido en Internet no es difícil
encontrar frases reconocidas sobre la gestión del tiempo en la empresa. Una de las
más conocidas es la siguiente: “quien no puede administrar su tiempo no puede
administrar ninguna otra cosa en la organización”. Esta cita célebre de Peter Drucker
muestra la importancia que tiene administrar adecuadamente el tiempo para ser
más eficaces y eficientes en el puesto de trabajo, y para poder delegar, coordinar y
organizar.
14
Las empresas valoran cada vez más dicha gestión, ya que mejora la productividad y la
competitividad de la organización. De hecho, se acepta en nuestra cultura que un
profesional es rentable y mejor valorado si ejecuta muchas tareas en poco tiempo.

En relación al liderazgo, muchos directivos y profesionales se quejan de la larga lista de

tareas que deben realizar, o de la imposibilidad de cumplir con su agenda por diversos
motivos: interrupciones, dependencia de otras personas o unidades, la inadecuada
organización de uno mismo, entre otros. Sin embargo, todos los miembros de la
organización, incluso los directivos, cuentan con el mismo tiempo respecto a las horas que
tiene el día para desarrollar las actividades.

En las empresas los directivos y los empleados deben tener en cuenta que para
gestionar adecuadamente el tiempo en la organización debe aceptarse en primer
lugar que el tiempo constituye un recurso escaso, limitado, no almacenable, ni
acumulable ni intercambiable. En segundo lugar, se trata de uno de los recursos más
importantes de los que se dispone, junto al recurso humano, el capital o el
conocimiento. Y en tercer lugar, que una inadecuada gestión del tiempo impedirá
utilizar eficientemente los demás recursos. Aceptar esto implica adoptar las actitudes
necesarias para desarrollar las conductas adecuadas en lo que respecta a la
administración del tiempo. Por tanto, gestionar el tiempo en la organización significa
dominar el propio tiempo de trabajo, en lugar de ser dominado por él.

La gestión del tiempo es una herramienta de management que permite manejar y disponer
plenamente del tiempo de trabajo. Un uso adecuado del tiempo de trabajo permite ser
eficientes a los directivos, a los empleados y a toda la organización, bien sea individualmente
o formando equipos de trabajo. Por el contrario, una gestión inadecuada del tiempo en la
empresa tiene consecuencias, pues no se conseguirían los resultados previstos en el plazo
fijado. En este contexto, una inadecuada gestión del tiempo implica que:

Se esté atrapado en el día a día

Se pierdan de vista los objetivos
Se hagan cosas poco importantes
Precipitación
Tensión

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Las respuestas más habituales ante la falta de tiempo son:

Trabajar más horas

Trabajar más deprisa
Pensar en que lo haga otra persona
Posponer las tareas a hacer

Y las consecuencias de esta falta de tiempo llevan a:

Realizar jornadas demasiado largas

Estar estresado/a
Padecer problemas de salud
Tener sentimientos de frustración
Cometer errores

Por tanto, para evitar estas implicaciones derivadas de una inadecuada gestión del
tiempo, habría que desarrollar unas adecuadas competencias de gestión del tiempo.
Para ello es necesario adoptar primero una serie de valores o principios que
favorezcan esta adecuada gestión del tiempo. Entre estos principios, nos
encontramos con los siguientes:

Principios teóricos:

El tiempo es un recurso valioso

No todas las tareas a realizar valen igual
Muchas personas no son conscientes de cómo lo utilizan
Posponer decisiones ocasiona perder tiempo
Gran parte de los problemas y pérdidas de tiempo surgen al actuar sin pensar
El control absoluto de las circunstancias es imposible
La planificación del tiempo debe tener un hueco para la adaptación y la flexibilidad
Identificar los problemas que son solucionados por sí solos para ahorrar tiempo
El uso óptimo del tiempo es la eficiencia
Las actividades que aportan poco consumen el 80% del tiempo

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 Principios prácticos:

Para mejorar la gestión del tiempo lo primero que hay que hacer es
conocer cómo se está utilizando
Contrariamente a lo que se piensa y se hace, anticipar y prevenir aporta un
gran ahorro de tiempo, energía y dinero
Definir plazos para las tareas facilita la organización, la autodisciplina y la
toma de decisiones
Se deben tener claros los objetivos y revisarlos periódicamente
Agrupar las tareas en bloques semejantes evita confusiones, repeticiones y
economiza tiempo y esfuerzos
Los conflictos entre objetivos suelen resolverse estableciendo prioridades

2.2. Ventajas de una correcta gestión del tiempo

Algunas de las ventajas que podemos encontrar en una correcta gestión del tiempo
serían las siguientes:

1- Se hace más en las mismas horas: si organizas tu trabajo, puedes

aprovechar al máximo el tiempo lo cual aumenta tu rendimiento y los
resultados con las mismas horas o incluso en menos.

2- Se completan las tareas en su plazo: priorizando tareas y dejando de lado

otras menos importantes a la vez que eliminando al máximo las distracciones
que pueden ocasionarse por andar pensando en todas las que tienes por
hacer.
3- Se establecen prioridades: gracias a la organización diaria de las tareas,
puedes identificar cuáles de ellas son prioritarias y cuáles no y así decidir
cuales hacer antes y cuales después.

4- Se evitan tareas improductivas: todas aquellas tareas improductivas

puedes dejarlas para otro momento o simplemente delegarlas a otras
personas
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 5- Se logran los objetivos: la mejor manera de alcanzar los objetivos y metas
eficazmente es a través de la organización y planificación de qué objetivos hay
que lograr y cómo hacerlo.

6- Mejora la satisfacción laboral: si un empleado siente que está rindiendo

al máximo y además se siente valorado, le ayudará a estar más motivado y
más a gusto con su puesto de trabajo dentro de la empresa por lo que
continuará realizando sus tareas productivamente.

2.3. Malversadores o ladrones de tiempo

Un aspecto importante sobre la gestión del tiempo es el que se refiere a la gestión

de las distracciones y de las interrupciones, lo que se denomina malversadores o
ladrones de tiempo. Estos ladrones de tiempo hacen pasar de lo productivo a lo
improductivo, son derrochadores y fragmentadores del tiempo, desequilibrando la
asignación de prioridades. La planificación parece ser la estrategia más adecuada en
esos casos. Sin embargo, hay algunos trabajos que implican interrupciones
necesarias, por lo que habrá que administrarlas en lugar de eliminarlas.

Se pueden diferenciar dos clases de malversadores o ladrones de tiempo. Por un

lado, los ladrones mayores tienen que ver con la incorrecta asignación de tiempo a
las tareas. Son causados por una errónea concepción del propio trabajo y por la
excesiva rigidez en la distribución del tiempo por bloques de actividades. Esto
provoca falta de flexibilidad. Hay que revisar los objetivos del propio puesto de
trabajo y, a partir de ellos, reorganizarse. Por tanto, habrá que preguntarse, ¿es esta
actividad propia de mi competencia?

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Por otro lado, los ladrones menores se encuentran en el entorno (mail, teléfono,
reuniones, desplazamientos, ruidos...); en las personas (visitas inesperadas,
interrupciones, impuntualidad...); en uno mismo (desorientación, desorden,
indisciplina, falta de constancia y voluntad...). Para poder evitarlos se requiere
reconocimiento y vigilancia, así como la aplicación de normas de trabajo adecuadas:
sabes escuchar, saber delegar, mantener un orden en la información, saber conducir
entrevistas, ser buenos negociadores, saber decir no, poner límites a nuestro tiempo,
saber sintetizar.

A continuación vamos a ver algunos de los ladrones de tiempo más comunes:

Interrupciones:
¿Sabías que por cada interrupción puedes llegar a tardar hasta 10 minutos en
recobrar totalmente la concentración? ¿Te suena el ding en el móvil o en la pantalla
de tu ordenador y procedes de inmediato a ver lo que es y responder? Déjame
decirte que acabas de condenar a tu productividad si lo haces. Esto es un gran error
que llega a alterar nuestro ritmo de trabajo y para que seamos eficientes durante
nuestro periodo laboral, la productividad es fundamental.

Las interrupciones no te permiten trabajar de forma continuada. Estas hacen que

trabajes y pares constantemente perdiendo tu ritmo de productividad por el camino.
Unas veces es un minuto, otras 5, 15 o incluso más si no nos ponemos un límite,
pero independientemente de la duración de las interrupciones la causa de las
mismas hace que te retrases y que por consiguiente te enfrentes a unos niveles de
estrés y ansiedad bastante importantes.

Es inevitable que eliminemos por completo las interrupciones en nuestro día a día,
pero sí que podemos enfrentarnos a ellas para que no alteren nuestra concentración
y productividad en nuestro periodo de trabajo. Por mucho que te aísles para evadir a
todo el mundo, seguirás recibiendo llamadas, mensajes de texto o correos, no hay
escapatoria. La única opción viable es realizar un plan de acción para estas
interrupciones de tal forma que nos pueda ayudar a gestionar cada una de ellas.

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 Haz una lista de las interrupciones más frecuentes en tu día y día y conforme a su
nivel de frecuencia o implicación, puntúalas numéricamente para poder
identificar cuáles son las que más amenazan tu productividad y así poder saber
en qué sentidos combatir cada una de las mismas.
El teléfono móvil: cuando estes haciendo tus tareas más importantes, olvídate del
teléfono móvil. Ponlo boca abajo y en silencio para que de esta forma no puedas
ver la pantalla cuando te lleguen las notificaciones. En el caso de que recibas una
llamada y ésta es importante, no hay de qué preocuparse, te dejarán alguna nota
en el buzón de voz.
Auriculares a mano: si trabajas en un entorno compartido con más personas,
utiliza siempre los auriculares. Aunque no estes escuchando nada, sirve como
arma disuasoria ante las interrupciones. Cuando una persona ve que otra
persona lleva auriculares la probabilidad de ser interrumpida es menor.

Reuniones improductivas:
Seguro que en todas las empresas hay personas que sufren de “reunioadicción”.
Cualquier excusa les vale para convocar una reunión. Ante una situación o conflicto
te dicen ¿Por qué no nos reunimos y lo hablamos? cuando se trata de un asunto que
se puede resolver en el momento perfectamente sin pasar por ninguna reunión
innecesaria.

Hay reuniones que son productivas y necesarias para poder abordar temas de sumo
interés en conjunto y otras no tan productivas que podrían resolverse de manera
rápida sin tener que llevarlas a cabo. Es importante saber distinguir entre cuáles son
las reuniones productivas y cuáles no de tal forma que podamos evitar aquellas
reuniones improductivas que solo hacen que perdamos nuestro tiempo y no
podamos llevar a cabo otras tareas.

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Muchas de las reuniones acaban en fracaso y esto se debe a que:

No se prepara el material o contenidos necesarios

No se definen los objetivos y/o roles de los asistentes correctamente
La duración de la misma es excesiva

Intenta que tanto tu como los miembros de la reunión sepan todos los objetivos por
los que se convoca la reunión indicando también la duración de la misma (en torno a
los 25-30 minutos) de tal forma que sepan que tienen que ir al grano con las
consultas oportunas, planteamiento de ideas o dudas que se quieran resolver.

Email:
Entras a tu empresa y una de las cosas que te dicen en tu presentación al puesto es
“Te facilitamos tu mail corporativo para poder contactar con tus compañeros y
externos”. Los primeros días de relax, pero cuando vas cogiendo tiempo en la
empresa ¡boom! Tienes tu bandeja de entrada repleta de correos de todas partes
que no sabes ni por cuál empezar a responder. No te puedes desprender del correo,
es el “amienemigo” con el que tienes que lidiar en el día a día.

Las herramientas de mensajería online vinieron a nuestras vidas cambiando toda

nuestra forma de comunicación tradicional. Nadie sabe exactamente cómo
funcionan los emails y tampoco nos han enseñado a cómo utilizarlos. Simplemente
llegó como herramienta facilitadora de contacto y desde entonces cada uno por su
cuenta ha tenido que apañárselas para conocer su funcionamiento.

La pregunta aquí es, ¿realmente es importante el mail? ¿ O está sobrevalorado? Y sí,

lo está. Muchas personas piensan que tienen que estar pendientes a sus correos a
todas horas. Hay incluso quien tiene las notificaciones activadas para que les llegue
automáticamente la notificación de cada correo que reciban en su bandeja en el
ordenador y también en el móvil. Esto es un error abismal, te distrae de tus tareas
cuando recibes la notificación y cuando decides contestar los mails, en un abrir y
cerrar de ojos te das cuenta de que han pasado horas y horas solo contestando al
correo sin darle importancia a las tareas importantes que tienes que hacer,
retrasándose en el progreso de las mismas.
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Entonces ¿Cuándo respondemos a los mails? No lo hagas a primera hora de la
mañana ni tampoco cada vez que recibas un correo nuevo. Intenta en primer lugar,
dedicar unos 45-60 minutos a tus tareas verdaderamente importantes (a primera
hora de mañana es cuando nuestra productividad está en la cima) y después
dedicarle unos minutos durante el día cuando sientas que vas bien con tus tareas o
cuando te sientas que tu productividad ha bajado. El truco es acumular todos los
correos pendientes y contestarlos todos en el mismo momento, es decir, dedicar por
ejemplo 30 minutos de tu día a solo responder correos. Así evitarás distracciones y
conseguirás ser más efectivo en la gestión de tu tiempo.

Urgencias:
No podemos controlarlo todo y a veces surgirán asuntos que requieren atención
inmediata. El problema es que la mayoría de estas situaciones no son verdaderas
urgencias, son ladrones de tiempo. Surgen de una mala planificación, cosas que no
se hicieron bien en su momento, errores que no se corrigieron, tareas aplazadas, etc.

Para evitarlo es importante que tengas controladas tus obligaciones y fechas límite.
No permitas que una tarea normal se convierta en urgente solo porque olvidaste
agendarla.

También debes poner límite a las urgencias de los demás. Recuerda que cada
persona es responsable de su propia gestión del tiempo. No sirve de nada que
mejores tu organización, si luego debes cargar con la mala gestión de otros.

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Falta de organización:
Cuando no tienes una buena organización, el tiempo se escapa por todas partes:
pierdes tiempo en decidir cuál es la tarea siguiente; tienes que dejar actividades a
medias para atender otras que vencen antes, olvidas plazos y las tareas pendientes
se convierten en urgencias. Vives asediado por ladrones de tiempo.

Otro síntoma de la mala organización es la ausencia de objetivos claros. Los

objetivos ofrecen una visión de conjunto, determinan el plan de acción y establecen
prioridades. Si no los tienes claros, es probable que algunas tareas entren en
conflicto y termines confundiendo lo importante con lo urgente.

Lo mejor es dedicar cada día un tiempo a la planificación y seguimiento de

actividades. Para neutralizar estos ladrones de tiempo, la agenda se convierte en una
herramienta imprescindible para garantizar que lo tienes todo controlado.

Aplazar la toma de decisiones:

Es similar a la procrastinación, pero menos evidente. En general, tomar decisiones es
algo complicado. Implica renunciar a ciertas cosas y siempre existe el miedo a
equivocarse. Por ese motivo, muchas veces es tentador aplazar el momento de
decidir. El problema es que, mientras no te decides, las dudas siguen rondando tu
cabeza y generando estrés.

Por otro lado, las decisiones suelen estar asociadas con realizar una acción
determinada; retrasar esta acción puede tener consecuencias negativas con las que
deberás lidiar.

Recuerda, una mala decisión es mejor que ninguna decisión. Si te equivocas, puedes
rectificar o tomar acciones para limitar los daños. Cuanto más retrases la decisión,
menos tiempo tendrás para correcciones.

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No delegar y no saber decir "no":
Estas dos conductas te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas
de tus tareas y pretendes hacerlo todo, te sobrecargas y te quedas sin tiempo para
las tareas que son verdaderamente importantes. Recuerda que hay cosas que otros
pueden hacer mejor, más rápido y con menos coste que tú.

No saber decir “no” es igual de desgastante. Te obliga a hacer tareas que no quieres
o que no te corresponden. Para evitarlo, debes preguntarte qué es lo que te frena a
la hora de rechazar peticiones: ¿temes decepcionar a alguien?, ¿que se enfaden
contigo?, ¿qué te consideren menos capaz?

Trabaja para vencer estos miedos e inseguridades y verás que decir “no” deja de ser
tan costoso para ti. Si reduces estos dos ladrones de tiempo, tu productividad te lo
agradecerá.

Problemas de comunicación:
En tu vida personal y en tu trabajo la interacción con otras personas es muy
frecuente. Para que estas interacciones no se conviertan en ladrones de tiempo que
frenen tu productividad, debes entrenar tus habilidades de comunicación.

En ocasiones, por miedo a incomodar, damos demasiados rodeos o dejamos

algunos puntos abiertos o poco claros. El resultado son trabajos mal hechos o
incompletos. Esta forma de hablar también puede generar una larga lista de
consultas posteriores, que hacen más pesado el trabajo. Para evitarlo, trata de ser
claro y específico. Ahorrarás tiempo en la explicación y evitarás consultas
innecesarias.

Lo mismo aplica cuando recibes un encargo. Escucha con atención, toma notas si es
necesario y no des por finalizada la conversación hasta tener todos los puntos claros.
Es mejor resolver las dudas en ese mismo momento.

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2.4. Decálogo para la gestión efectiva del tiempo en el trabajo

¿Te visita frecuentemente tu amiga la procrastinación y te incita a dejar todas tus tareas
pendientes? Se te pasa el tiempo volando que ni te das cuenta de todas aquellas tareas que
tenías que realizar haciéndonos sentir culpables.

¿Y qué es la procrastinación exactamente? Procrastinar es el hábito de posponer las tareas

más importantes y dedicarles tiempo a aquellas que nos resultan más entretenidas, pero
menos relevantes. Cuando procrastinamos, sabemos que estamos evitando hacer las tareas
y somos conscientes de que es una mala idea hacerlo, pero, aun así, seguimos haciéndolo.
Es una tendencia que se ve cada vez más en los ámbitos educacionales y laborales y hoy en
día cada vez surgen más distracciones que nos influyen a que caigamos en este hábito.

Muchos de nosotros, vivimos en un ambiente laboral bastante fluido, repleto de tareas sin
fin, plena presencialidad y con una mentalidad enfocada en tomar las decisiones a corto
plazo. Tu superior lo quiere todo para ya mismo porque el crecimiento de la compañía es
cada vez más rápido, pero no entiende tu frustración, solo notas que tu nivel de
productividad decrece, haciendo que gestiones varias tareas sin dar el 100% en ninguna de
ellas.

La tecnología ha pegado un gran cambio en nuestras vidas y cada vez va evolucionando de

forma rápida. De hecho, con la introducción de las nuevas tecnologías en el ámbito laboral
muchos trabajadores afirman que han visto sus tareas laborales incrementadas
especialmente por las facilidades que estas han traído, así como la posibilidad de trabajar a
distancia, repartir el trabajo o la introducción de nuevos canales de comunicación. Aquí el
tiempo, es el protagonista olvidado, no nos damos cuenta de lo valioso que es hasta que lo
perdemos.

25
No abarcarlo todo: todas las
personas que hayan alcanzado el
éxito saben por experiencia que es
prácticamente imposible abarcar
todas nuestras tareas y en especial
llegar a hacerlas completamente
bien. Tenemos que aprender a
Dedicar 10 minutos al día a
anteponer todas aquellas
planificarte: si introduces este
actividades que consideremos
pequeño cambio en tu vida, créeme
importantes para nuestra posición
que notarás la diferencia. Evitarás a
y dejar las que tienen menos
toda costa ese desbordamiento de
relevancia para el resto del tiempo.
tareas infinitas que se te acumulan
de golpe. Cuando cojas esa
costumbre de planificar tu día a día
Definir objetivos diarios: para también se recomienda hacer
obtener cierto grado de planificaciones semanales y
autoconfianza y control en tu vida, es mensuales. Tu agenda será tu mejor
primordial determinar una serie de aliada.
objetivos cada día que sabemos que
vamos a cumplir. Estos tienen que
estar relacionados con los objetivos
Marcar objetivos ambiciosos a
que has establecido a largo plazo, de
largo plazo: focaliza tu mente en el
tal forma que conforme vayan
futuro y mantenla ocupada con
pasando los días y vayas cumpliendo
todos los objetivos que quieres
cada uno de ellos, puedas notar tu
llegar a cumplir en un periodo. De
progreso.
esta forma

Evitar multitareas: cuando Tener en cuenta los imprevistos: a

tenemos muchas tareas por hacer, la hora de organizar las horas de
tendemos a prestar atención a nuestra jornada laboral, no te límites
todas ellas, pero sin dar el 100% a a contar con todas las horas de
cada una de las mismas. Esto hace trabajo para poder hacer todas tus
que la calidad con la que hagamos tareas porque pueden surgir algunos
las tareas disminuya. imprevistos que nos hagan
retrasarnos y descuadrarlo todo. Ten
en cuenta que pueden surgir y
aprende a cómo manejarlos si estos
se manifiestan.

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 Aprender a decir que no: en la
mayoría de las veces, nos hemos
encontrado en situaciones en las
que no sabias como decir “no” por
miedo o por educación. No pasa
nada si lo haces. Si tu superior o tu
compañero de trabajo, te
sobrecarga con más tareas que no
tienen importancia pero que Dedicar un 30% a tareas
requieren de entrega inmediata, importantes y no urgentes: seguro
establece tus límites y da a que cuando tienes tareas que son
entender que no puedes hacerlas. urgentes o que necesitas entregar
De hecho, respetarán tu decisión. cuanto antes, le dedicas todo el
tiempo a su realización. Si quieres
ser eficaz, dedica tu tiempo a
aquellas tareas importantes y no
urgentes las cuales son las que van
a contribuir a que alcances tus
objetivos futuros y no sentirás
presión por cumplimentarlas cuanto
antes. Si esto no se hace, pasa el
tiempo y estas tareas pueden
volverse urgentes y te encontrarías
con el mismo problema.

No posponer las tareas difíciles:

¿No sabes por dónde empezar y
aplazas tus tareas? Seguro que a
muchos de nosotros nos hemos
encontrado con algunas tareas que
nos han resultado complejas de
hacer o que requieren de mucho
esfuerzo que acabamos
aplazándolas. Esto puede
ocasionarnos estrés y ansiedad por
estar continuamente pensando en
que tienes que hacerlas. Cambia este
hábito intentando dedicarle un corto
periodo de tiempo cada día.

27
 2.6. Técnicas y métodos para la gestión efectiva del tiempo

Método Eisenhower

La principal forma de mejorar la productividad se lleva a cabo a través de la organización y

la priorización. Para ello, es preciso aprender a distinguir lo importante y lo urgente de todo
aquello que no lo es, es decir, priorizar en base a estas dos ideas.

Las actividades urgentes son aquellas en las que predomina la temporalidad de la tarea y
las consecuencias de no realizarla, es decir, que tienen un efecto a corto plazo, realizando
dichas tareas de forma compulsiva e inmediata, restándole tiempo a las tareas que
realmente son importantes. Por ello, es conveniente valorar la urgencia, ¿es realmente
necesario realizar esta tarea ahora? ¿Qué pasa si no hiciese esta tarea?

Por otro lado, las actividades importantes sí tienen efectos en el largo plazo, son
imprescindibles, pero no siempre son atendidas de forma inmediata, es decir, no son
urgentes a pesar de que requieren una atención especial. Es recomendable para poder
gestionar adecuadamente nuestro tiempo saber si es importante esta tarea para conseguir
los objetivos que se han fijado.

La prioridad que se le atribuye a cada tarea se realiza en función del tiempo que requiere
cada uno y el plazo para ejecutarla, dando una mayor preferencia a esta última, a pesar de
que la prioridad se le debe de otorgar a aquellas actividades que tengan una relación directa
con los objetivos que se pretenden alcanzar.

A partir de estos conceptos desarrollaremos la matriz de Eisenhower, la cual consta de

cuatro cuadrantes dividida en dos ejes principales que son por un lado la urgencia de la
tarea, y por otro lado, la importancia de la tarea. Dependiendo de la tarea esta se colocará
en un cuadrante u otro.

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Cuadrante A (Urgente – Importante): en este cuadrante nos encontraremos con todas
las actividades o tareas que son fundamentales para el cumplimiento de tus objetivos,
suponiendo un riesgo si no se realizan en un tiempo determinado. Es un cuadrante que
no ha de saturarse, ya que exigen una acción inmediata, originadas frecuentemente por
una mala planificación.
Cuadrante B (No urgente – Importante): aquí nos encontramos con todas aquellas
tareas que sabemos que son importantes para conseguir nuestros objetivos, pero al no
ser urgentes son tareas que se pueden realizar en días sucesivos en los que exista una
menor carga de trabajo, producen efectos a medio y largo plazo. En relación con el
cuadrante anterior, tampoco se debe llenar de tareas porque puede acarrear un riesgo
de no poder realizarlas correctamente todas, conduciendo a una falsa consecución de
objetivos, pudiendo convertirse en tareas urgentes. Recordemos que una eficaz gestión
del tiempo aumenta considerablemente la productividad de una persona.
Cuadrante C (Urgente – No importante): en este cuadrante la palabra clave es delegar,
ya que son asuntos cuya prioridad es alta pero su nivel de importancia no es lo
suficientemente alto, es decir, no son fundamentales para la consecución de los
objetivos fijados. La acción de delegar en muy relevante, ya que es fundamental saber
cuándo se ha de delegar, qué se ha de delegar y a quién se ha de delegar. La confianza
que se deposita en otra persona hace que aumente la productividad, tanto de esa
persona como de una misma.
Cuadrante D (No urgente – No importante): lo principal que se ha de tener en cuenta
en este cuadrante es que se deberán de poner todas aquellas tareas que se pueden
desechar, es decir, son tareas que sabes que se deben de hacer pero no son ni
importantes ni urgentes, y que quizás con el paso del tiempo puedan convertirse en
tareas propias de otro cuadrante.
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Habitualmente se persigue resolver aquellos problemas o tareas que se perciben como
urgentes, disminuyendo la atención en todas aquellas tareas que son realmente
importantes. Con el tiempo, todos aquellos asuntos importantes que no han sido atendidos
se convertirán en urgentes, estallando entonces una crisis debido a la atención de asuntos
de urgencias. Por ello, esta herramienta obliga a valorar las tareas que se han de realizar,
planificar, delegar o desechar acciones dependiendo de los objetivos que se hayan fijado,
aportando eficiencia a la administración del tiempo.

La Rueda del Tiempo

Dibuja un círculo en el que marques las 24 horas del día

Marca por franjas horarias las actividades cotidianas que realizas en un día, como por
ejemplo:
6:45 – Suena el despertador
7:00 – Desayuno
7:30 – Despertar niños

Califica cada una de esas actividades reseñadas del 1 (menos importante) al 5 (lo más
importante)

Completa la calificación con una nueva, en esta ocasión desde el punto de vista de
consumo energético:
Tres cruces (+++) para las actividades que te aportan más energía o bienestar (puede
ser dormir, leer por la noche, o cenar en familia)
Dos cruces o una (++ o +) para el resto de actividades, en función de la energía que te
aporte
Tres signos menos (---) para las actividades que te resten energía
Dos signos menos o uno (-- o -) para el resto de actividades, en función de la energía
que te resten

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A continuación puedes ver un ejemplo de cómo quedaría dicha rueda

Una vez hecha la rueda, debes emplear unos minutos en reflexionar sobre lo que estás
observando. Las conclusiones pueden ser muchas. Quizá duermas pocas horas y eso resta
energía para encarar el día a día; o descubras que no ha habido un minuto dedicado
exclusivamente a ti; que debes tomar una serie de decisiones para no emplear tanto tiempo
en desplazamientos; que esos desplazamientos en transporte público podrían servir para
estudiar; que la media hora de café en el trabajo te obliga a salir más tarde; o que dedicas
mucho tiempo a gestionar el correo.
Desde el punto de vista de la suma o resta de energía, también puedes extraer conclusiones
interesantes. Quizá haya actividades que consumen mucha energía para el rendimiento que
ofrecen: solucionar telefónicamente asuntos que pueden solventarse con un email, o
atender personalmente en primera instancia las reclamaciones de tu negocio, podrían ser
dos ejemplos.

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El objetivo de esta dinámica es aprender a gestionar desde la relación que mantenemos con
nuestro propio cuerpo. Debemos preguntarnos qué energía tengo para afrontar una
determinada labor, puede ser mucho más provechoso – siempre que no sea imperativa –
posponer una actividad a otra hora en la que tienes mejor predisposición: ¿Por qué reunir al
equipo los viernes cuando todo el mundo está agotado?, puede que las reuniones sean
mucho más creativas los lunes.
Otra conclusión a la que te puede llevar la Rueda del Tiempo es que no es posible hacerlo
todo. Puede que asumir esta limitación esté muy mal visto en determinados ámbitos,
empezando por el laboral, pero puede que sea más productivo determinar que una buena
selección de tareas nos acerca más al objetivo que gestionar una interminable lista de
asuntos pendientes.

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