CONTENIDO

CAPITULO 1. ANTECEDENTES Y OBJETIVOS 1.1 ANTECEDENTES...2 1.2 DEFINICION DEL PROBLEMA.2 1.3 MATRIZ CAUSA EFECTO.3 1.4 SITUACION PROBLEMTICA...4 1.5 OBJETIVOS...4 1.5.1 OBJETIVO GENERAL....4 1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS..4 1.6 DELIMITACION SUSTANTIVA..5 1.7 JUSTIFICACION...9 1.8 METODOLOGIA...9 1.9 BIBLIOGRAFIA...10 1.10 ANEXOS11 CAPITULO 2. LA INSTITUCION 2.1 ANTECEDENTES...12 2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...15

CAPITULO 3. MARCO TEORICO 3.1 CONCEPTUAL...16

1.1 ANTECEDENTES.Ante el crecimiento comercial que se presenta en nuestro pas, y los pocos lugares que prestan servicios de distribucin y ventas para dichas reas tales como mercado y supermercados y tomando en cuenta que cada ao se incrementa la demanda de producto que requieren los mercados para sus respectivos proyectos por hacer. Nace la siguiente solucin a dichos problemas. 1.2 DEFINICION DEL PROBLEMA.Segn lo analizado se logr identificar los siguientes puntos que se describen en detalle: El sistema que maneja actualmente la entidad para la distribucin y venta es muy lenta y compleja. El trabajo manual que se realiza en la empresa es muy moroso ya que a cada proceso o pedido se tienen que tener muchos permisos en algunos casos no se registran y no existe un buen control en dicho campo. En cuanto a los pedidos son muy lentos porque cada atencin es ms de media hora ya que todo el proceso de pedido es manual y eso causa perdida de cliente No cuentan con un catlogo clasificado donde al realizar la bsqueda de productos tienen que ser desde un principio y solo con fotografas. Tiene proceso deficiente a la hora de despachar y entregar los productos por que se acumulan o se retrasan los pedidos.

1.3 MATRIZ CAUSA EFECTO.-

EFECTO 1
USO DE MUCHO TIEMPO DE TRABAJO AL PERSONAL

EFECTO 2
DIFICIL INTERPRETA CION DE CANTIDAD (UNIDADES

EFECTO 3
INVENTARIO REALIZADO A DIARIO

EFECTO 4
PERDIDA DE TIEMPO E INEFICIENCIA LABORAL

FIN 4
OPTIMIZACI ON DEL TIEMPO LABORAL

FIN 3
MEJOR INFORMACION SOBRE MOVIMIENTOS DE ALMACEN

FIN 2
FACILIDAD DE INGRESO DE CANTIDADES

FIN 1
OPERACIONE S LABORALES CON MAYOR FLUIDEZ

PROBLEMTICA
DEFICIENTE E INEFICIENTE MANEJO DE DISTRIBUCION Y CONTROL DE VENTA

SOLUCIN
DESARROLLAR UN SISTEMA DE DISTRIBUCION Y CONTROL DE VENTAS

CAUSA 1
LENTITUD A LA HORA DE PROCESAR INFORMACIN

CAUSA 2
CUANTIFICACI N DE UNA SOLA UNIDAD DE MEDIDA

CAUSA 3
DEMORA EN CLCULO DEL INVENTARIO

CAUSA 4
DISEO DE LA INTERFAZ MUY COMPLEJA

ACCION 4
CREACION DE INTERFACES INTUITIVAS

ACCION 3
MANEJO DE REPORTES SOBRE MOVIMIENTOS

ACCION 2
MANEJO DE EQUIVALENCIA S DE 2 O MAS

ACCION 1
MANEJO DE PLANTILLAS DE DETALLE DE PRODUCTOS

UNIDADES

1.3 SITUACION PROBLEMTICA.Segn lo analizado se logr identificar los siguientes puntos que se describen en detalle: -El sistema que maneja actualmente la entidad no cuenta con una parte para el manejo y/o control de las distribuciones ya que se le hace complicado distribuir a tiempo los productos a los clientes -No cuenta con registro de control del personal, ni de los vendedores mayoristas y minoristas. -otros de los problemas es el manejo manual del sistema que tienen actualmente y eso causa perdida de informacin.

1.4 OBJETIVOS.1.5.1 OBJETIVO GENERAL. Desarrollar un sistema de distribucin y control de ventas para la Empresa COMPANEX S.A. 1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. Encontrar y realizar todos los procesos de negocio generados mediante entrevistas a las personas que se encargan de ofrecer nuestros productos que ofrecemos para tener ms ganancias y abrirnos en el mercado Identificar Casos de Uso y Actores del Sistema Elaborar el modelo de Anlisis, para el manejo del inventario Realizar el Anlisis de los Procesos de pedido hasta su respectiva entrega del producto Disear Casos de Pruebas, para corregir los errores de entrega, pedidos, salidas de pedidos de productos

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DELIMITACION SUSTANTIVA.-

CONCEPTO.-

Considerando que la delimitacin sustantiva establece los elementos que se consideran en el presente proyecto, es necesario indicar que se utilizan los conceptos de la ingeniera de software, en especial los aspectos relacionados al desarrollo considerando: anlisis, diseo, implementacin y pruebas.
MDULO DE PEDIDOS DE VENTA El mdulo de pedidos permite la administracin y control de los pedidos de venta. Cubre las funciones de: Clientes Pedidos Facturacin Cuenta corriente Recibos Repartos Stocks

MDULO DE FACTURACION

Facturacin Registro de pendiente Mltiples de lista de precio por factura

Fecha emisin Modo de pago Descuentos

MODULO STOCK FALTANTES Proveedor Artculos Compras Ajuste artculos facturados Stock real Stock pendiente Stock que falta

MDULO DE CUENTAS POR COBRAR

Asignar documentos por cobrar a vendedores, cobradores y repartidores Registrar y administrar las cobranzas Procesar canjes de facturas por documentos por cobrar Reportes diarios de cobranza

Estado de cuenta historial Facturas saldo Estado cuenta general Orden de cobranza

CUENTA CORRIENTE PROVEEDORES

Estado de cuenta historial Facturas saldo Estado cuenta general Orden de pago

MDULO MANEJO DE ALMACENES Opcionalmente, el sistema cuenta con funciones que permiten el uso de terminales porttiles de radio frecuencia, celular para facilitar las operaciones dentro del almacn. Lnea de artculos Marca Articulo Proveedor

MODULO REPARTO DE MERCADERIA Este Modulo permite el seguimiento y control de las guas de remisin mediante la asignacin de mercadera por transportista / zona, el registro de las entregas efectuadas, la reprogramacin, y la anulacin de las guas por mercaderas no aceptadas por el cliente. El control de la distribucin se realiza a travs de la liquidacin de mercadera segn cargo del repartidor (mercadera aceptada o no aceptada por el cliente) y el seguimiento de guas de remisin segn estado o condicin del reparto. Salida (consulta modificar) da orden de salida al reparto
Gastos se ingresan los comprobantes de gastos efectuados durante el reparto

Comisiones (rango de fecha para liquidar las comisiones a los vendedores reuniendo los pedidos hechos en ese rango de fecha)

Pedidos (clientes) Hoja de ruta Cargamento Viticos Salida

Gastos Comisiones

MODULO COMPRA DE PRODUCTOS

COMPRAS: Ingresamos la fecha actual, elegimos al proveedor ponemos el tipo de comprobante y cargamos los artculos comprados. La compra puede imputarse de contado o a la cuenta corriente del proveedor. Actualiza el stock en el depsito

proveedor productos pedidos por el almacn compra realizada a un proveedor reporte de los productos comprados Administrar usuario

MDULO DE REPORTES(tablas)

Este mdulo maneja los siguientes reportes: Actualizar (sistema server netbook) Accesos Lista precios Ventas anuales, mensual, diaria. Localidades Vendedores Compaas Zona de venta Camiones Fleteros(chofer) Sucursales Clientes Artculos Pedido por cliente Pedido por comprobante Pedido por articulo Lista de precios 8

MDULO DE CATALOGOS Clasificacin de Clientes Vendedores y Comisiones Cobradores Repartidores Productos Listas de Precios Zonas de Venta Trminos de Pago Formas de Pago Tipos de Descuento Tipos de Venta

1.6 JUSTIFICACION.Hoy en da los sistemas de informacin basados en computadoras han llegado a tener una gran aceptacin en especial en lo que respecta a la industria y el comercio. Lo que se quiere lograr es cubrir las necesidades que tiene la empresa, y sus usuarios mejorando la calidad, menor costo y un mejor tiempo de respuesta. Y con dicho software se contara con menor personal, mejor atencin al cliente, menos tiempo de espera, menos quejas de los usuarios, mayor control de los productos y pedidos y evitar prdidas.

1.8 METODOLOGIA. La metodologa que se utilizara para el desarrollo del presente proyecto ser EL PROCESO UNIFICADO DE DESARROLLO (PUD) de software, utilizando modelos y notacin del LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO (UML),

para representar grficamente todos los modelos que se requerirn para todo el proceso del desarrollo. El Proceso Unificado de Desarrollo de software o simplemente Proceso Unificado es un marco de desarrollo de software que se caracteriza por estar dirigido por casos de uso, centrado en la arquitectura y por ser iterativo e incremental. El Proceso Unificado no es simplemente un proceso, sino un marco de trabajo extensible que puede ser adaptado a organizaciones o proyectos especficos.

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1.9 BIBLIOGRAFIA www.wikilearning.com www.cronos.com.ar/ www.elektrosystemas.com www.es.scribd.com www.openerpsite.com

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1.10 ANEXOS

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CAPITULO 2. LA INSTITUCION 2.1 ANTECEDENTES Actualmente la Empresa Companex Bolivia S.A es conformada por una sociedad presidida por el Dr. Ramiro Aguirre Ruiz y el Lic. Fernando Torrico Rojas sociedad q data desde 1985 a la fecha. Desde aquel entonces ambos dedicaron su esfuerzo a desarrollar actividades tipo comercial. El ao 1985 al haberse establecido la libre competencia y uniformidad de los aranceles de importacin se constituy la empresa Companex Bolivia S.A. La manera de llegar en forma oportuna con los productos de importacin mostro la importancia de conformar una flota de camiones de alto tonelaje con la que se unieran las rutas transportando productos de importacin y exportacin .Toda la experiencia adquirida en el ambiente comercial e industrial ha permitido al grupo abrir nuestros horizontes para desarrollar nuevas lneas de accin empresarial. Companex S.A. es netamente boliviana que en el transcurso de los aos ha logrado situar como unas de las organizaciones lderes en el ramo. La empresa tiene cobertura directa en el eje troncal del pas. La caracterstica principal de la organizacin es el manejo de productos de consumo masivo cuya particularidad es la alta rotacin. MISION: La misin que gua las actividades de la empresa es la distribucin, importacin representacin y comercializacin en el mercado boliviano de producto de consumo masivo para los mercados y supermercados de este pas. VISION: Ser lderes en el mercado nacional en la comercializacin de los productos de consumo masivo en forma disciplinada y eficiente con el lema Excelencia en Distribucin.

Objetivo Organizacin de la Empresa: Incrementar las ventas da a da con el objetivo de alcanzar un crecimiento de un 10% comparativa a gestiones pasadas y as involucrar mayor segmentacin de mercados en el cumplimiento de objetivo.

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MATRIZ FODA Se le conoce como matriz tows por las siglas de las palabras correspondientes en ingls. Esta tcnica surgi dentro del mbito de la planeacin estratgica del desarrollo empresarial y como herramienta de anlisis, es muy til para describir el estado de una institucin en una institucin en un momento dado que posibilita tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro. La matriz que considera en la matriz son las siguientes: FORTALEZA.Son todos los aspectos favorables de la institucin que le garantizan la obtencin de sus objetivos y la hacen competitiva en el medio. OPORTUNIDADES.Condiciones o factores que convierten y favorecen externamente a la expansin o mantenimiento de la institucin. DEVILIDADES.Abarca los elementos, condicin, procesos de la misma institucin que no funciona adecuadamente y limitan la consecucin satisfactoria de los objetivos propuestos.

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QUE OFRECE:

- Conservas de Pescado

- Detergentes

- Sopas Instantneas

- shampoo

- Rasuradoras

- Pilas

-Pringles

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2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

GERENTE

SECRETARIA

GERENCIA DE VENTAS

ALMACEN

GERENCIA DE PERSONAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANZAS

SUPERVISOR DE ZONA

ENCARGADO

SUBGERENCIA DE PERSONAL

SUGERENCIA DE CONTABILIDAD

VENDEDOR

MANTENIMIENTO DE TRANSPORTE

ANALISTA

AUXILIAR

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CAPITULO 3. MARCO TEORICO 3.1 CONCEPTUAL. Venta directa: Es definida como un mtodo de distribucin de productos y servicios, mediante ventas que se realizan persona a persona, fuera de los locales comerciales fijos, a travs de revendedores y distribuidores independientes, quienes son compensados por sus ventas y por sus servicios de marketing y promocin, basados en el uso real o consumo de tales productos o servicios. En todo el mundo, la Venta Directa vende ms de $ 84.000 millones, expresadas a nivel de precio al pblico y provee oportunidades de ingresos a ms de 36 millones de personas

Venta indirecta: es una modalidad de distribucin de productos y servicios en la cual las empresas trabajan con firmas autorizadas que trabajan con el material de las primeras. Por ejemplo, los puntos de venta de celulares, hay unas empresas que tienen el producto, las lneas, etc. y hay otras que se encargan de distribuir estos productos que posee la primera. Distribucin: es la actividad del Marketing que se ocupa de la organizacin de la distribucin fsica y de la eleccin de los canales de distribucin. Podra decirse que es la principal actividad del Marketing Una curiosa variable del marketing-mix es la distribucin. Por distribucin se entiende en este caso todo lo relacionado con la manera de hacer llegar el producto al cliente. Esto incluye desde los mismos vendedores hasta la manera de transportar el producto al lugar de consumo. Para determinados productos la venta directa puede ser una forma natural de ofrecer el producto (por ejem. un asesor fiscal vende y presta el servicio l mismo). Para otros productos su distribucin debe realizarse a travs del canal de distribucin formado normalmente por el propio fabricante, los mayoristas, los minoristas y el consumidor final. Los canales de distribucin juegan un papel importantsimo que no debe menospreciarse a la hora de pensar en lanzar un producto al mercado. Adems, en

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determinados sectores el poder del canal de distribucin es enorme. La eleccin de un adecuado sistema de distribucin puede tambin resultar vital para la nueva empresa. Gestin de Inventarios: La gestin de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se define como la administracin adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de la empresa.

Una empresa suele mantener un nmero mnimo de stock para hacer frente a aumentos de demanda, de la misma forma que tambin tiene que disponer del material necesario para continuar con la produccin y que no se produzca ninguna pausa en la actividad. Indica, qu, cunto, a cunto y cundo? debe ser almacenado. Gestin de Almacn La gestin de almacenes para empresas que se dedican a producir alimentos, insumos y productos de higiene de consumo masivo, es importante por ser el lugar donde se manipula, guarda y conserva antes que llegue al cliente. El movimiento de productos terminados destinados para la alimentacin y el consumo cobra mayor importancia en un almacn. Ya que cualquier defecto en su presentacin inmediatamente es rechazado. As mismo, en el almacn se detiene a realizar un control de las existencias como tenemos: cantidad, vencimiento, adecuada rotacin, clasificacin, etc. Y por ltimo, el almacenamiento propiamente dicho debe ser el as adecuado para realizar una rpida identificacin y colocacin del producto. Contando para ello con los medios de almacenamiento ms modernos. Ingresos: Se considera como ingreso a todos los productos que llegan de Planta o de otro almacn ya sea local o del interior, para su posterior distribucin, esto se refleja en una boleta en la cual se encuentran los lugares de salida y destino adems del detalle de los productos.

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