Sistema de Control Administrativo para La Micro Empresa

ANALISIS DE SISTEMAS
SISTEMA DE CONTROL
ADMINISTRATIVO PARA LA MICRO
EMPRESA
‘’REPOSTERIA y PANADERIA
BERACA”
………………………………....
AUTORES ………………………………....
....
………………………………....
....
....
SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA MICRO EMPRESA
‘’REPOSTERIA & PANADERIA BERACA”
CAPITULO I
1.1. INTRODUCCION
Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente

socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los
avances de la tecnología, obligan a encarar urgentemente la necesidad de su
remodelación y adecuación al concepto de sistema.
Siendo los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de

acuerdo a un esquema integrado, dirigidos al logro de los fines de una organización.
En la actualidad los sistemas de información automatizados van junto con la Tecnología,

creando artefactos de mucho valor, donde son implementados los sistemas de
información automatizados
Debido a las razones mencionadas anteriormente y profundizando la necesidad de

reducir costos y minimizar perdidas innecesarias, surge una idea de automatizar algunas
actividades diarias en una organización.
1.2. INVESTIGACION DE LOS ANTECEDENTES
ANTECEDENTES
La Repostería & Panadería “BERACA” , es una micro empresa , que surgió de una idea
en familiar, Que en su inicios comenzó solo como una panadería, funcionando como
una distribuidora para diferentes tiendas de ciudad, para posteriormente con esta
iniciativa crear la repostería viendo la necesidad de la zona donde está ubicada.
MISIÓN
 Anticipar y atender las necesidades de los clientes
VISIÓN
 Ser distinguidos por presentar una empresa familiar, moderna y activa

 Buscar nuevos horizontes nacionales, operando siempre desde el compromiso
de calidad y tradición
ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN: En el presente trabajo de investigación se verá
la estructura que define a la Repostería & Panadería “BERACA”.
Representación gráfica.
ORGANIGRAMA
Juana Rodriguez Jorge Aguilar C.

(Distribuidor) (Administrador)
Vladimir Aguilar
Rodriguez (GERENTE)
Noemi Mamani Pedro Alfredo Aguilar Percy Aguilar Rodriguez

(Producción) Rodriguez (Producción) (Producción)
1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA:
(RECOMENDACIÓN PARA PODER LLENAR ESTA TABLA REALIZAR UN ARBOL

DE PROBLEMAS)
Causas Problemas Efectos del problema
Registros Manuales de ventas y No Cuenta con un sistema Perdida de información en el

compras que ayude en el registro de campo de ventas y compras
ventas y compras
No se registra el inventario de los Pérdida económica Pérdida de clientes por falta

productos de actualización
Pérdida de clientes por falta de Problemas en el crecimiento Perdida de ganancias

actualización de la empresa
1.4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿Cómo mejorar el proceso administrativo, compra - venta e inventario en la micro
empresa “REPOSTERIA & PANADERIA BERACA”?
1.5. OBJETIVO DEL PROYECTO
Desarrollar un sistema administrativo, compra – venta e inventario en la micro empresa

“REPOSTERIA & PANADERIA BERACA”
1.6. ALCANCES
• Registró de ventas
• Registro de la elaboración de productos
• Registro de Compras de Insumos
• Registró de existencia
• Emitir Reportes Diarios / Mensuales / Anuales
• Emisión de reportes de ventas
• Emisión de reportes de compras de insumo
1.7. LIMITES
• No emitirá factura
• No controlara la entrada y salida del personal
• Solo usuarios registrados podrán usar el sistema
CAPITULO II – RECOPILACION DE DATOS
2.1. ENTREVISTAS REALIZADAS:
Se realizó dos entrevista dirigida a Lic. Jorge Gustavo Aguilar Rodriguez de la

Repostería & Panadería “BERACA”, que tiene el cargo de administrador y Lic. Vladimir
Aguilar Rodriguez que tiene el cargo de Gerente.
2.1.2. ESTABLECER LOS OBJETOS DE LA ENTREVISTA
El objetivo de las diferentes entrevista, fue para conocer cómo funciona actualmente la
Repostería & Panadería “BERACA” y así poder solucionar cada falencia que se
encuentre después de analizar los datos obtenidos y tomar una decisión sobre llevar a
cabo el proyecto.
2.1.3. DECIDIR A QUIEN ENTREVISTAR
Entrevistados ¿Porque?
Administrador Encargado sobre el inventario de los
Insumos, productos y entrada y salida

que tiene la empresa.
Gerente Encargado sobre la cantidad de
empleados
2.1.4. PREPARAR AL ENTREVISTADO. (Enviar
que una carta que
cuenta la indique fechay y hora
empresa los de
la entrevista) (Ver anexo1) diferentes departamentos que
2.1.5. DECIDIR EL TIPO DE PREGUNTAS Y existen en la misma
LA ESTRUCTURA
Para las diferentes preguntas se realizó una entrevista estructurada, el cual previamente
se realizó un cuestionario. (Ver anexo 2)
2.1.6. INFORME DE LA ENTREVISTA
El resultado de la entrevista Usando un método estructurado la cual nos dice preparar

preguntas antes de la entrevista y seguir el orden de las preguntas. (Ver Anexo 3)
realizada a Lic. Jorge Gustavo Aguilar Rodriguez de la Repostería & Panadería
“BERACA”, que tiene el cargo de administrador y Lic. Vladimir Aguilar Rodriguez que
tiene el cargo de Gerente, en las presentes entrevistas se pudo recaudar la siguiente
información:
 Nació por falta de repostería en la zona el 25-09-2013.

 No existe control de asistencia de personal.
 Al poco tiempo de funcionamiento el crecimiento es bueno
 Una de las falencias detectadas son los constantes paros que se desarrollan en
la ciudad
 El proceso actual de registro es de manera manual.
 Solo se proporciona facturación de grandes cantidades
 Se requiere la implementación de un sistema automatizado para la
administración, para así desechar los problemas actuales.
2.3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
VENTAS
• Solicita un producto o varios

• Comprobar existencia de productos
• Pagar por el producto
• Emitir Factura
• Entrega de producto
COMPRAS
• Comprobar existencia de materia prima en el almacén

• Solicitar productos de los materiales faltantes al proveedor
• Recepción de los materiales solicitados
ELABORACION DE PRODUCTOS
• Verificar cantidad de productos en el mostrador

• Elaboración de productos para la venta
• Verificar materia prima para la elaboración de productos
2.4. DOCUMENTOS DE LA INSTITUCION
Anexar los documentos que utilizan dentro la institución para registrar los datos e
información de los procesos que el sistema abarcará y una descripción de los mismos
(ejemplo: cuadernos de registro, facturas, informes, inventarios, reportes, listados de
precios, etc)
NOTA: al momento de anexar indicar en que parte del anexo está situado el documento
(Ver anexo 1, 2, 3, 4….n).
CAPITULO III
ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA BASADO EN UML
3.1. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA
Para realizar el análisis y diseño del sistema se ha seguido el lenguaje de modelado

UML (Unified Modeling Language o Lenguaje Unificado de Modelado).
3.2. Formulación e identificación de requisitos
Esta fase se inició con la revisión de los procesos del sistema actual, realizando la
recopilación de información y datos a través de los instrumentos básicos como ser
entrevistas abiertas, cuestionarios y observación a las personas que participan en los
diferentes procesos de formación (ver anexo …).
De la información obtenida se pudo dar respuesta a las siguientes interrogantes:
 ¿Cuál es la motivación principal del sistema?

 ¿Por qué es necesario el sistema en el negocio?
 ¿Quién utilizará el sistema y qué tipos de usuarios se requerirán?
A partir de la información levantada, se presentan los elementos esenciales para cada
interrogante:
 Motivación principal del sistema: La información recabada en la micro empresa

“REPOSTERIA & PANADERIA BERACA” se constató la realidad actual del proceso
de registro y control manuales de ventas y compras, no se registra el inventario de
los productos y ocasionando pérdida de clientes y por ende pérdidas económicas
por falta de actualización. Se procedió a la revisión de formatos, es decir, a la
observación de todas aquellas planillas, cuadernos, reportes y demás formas
textuales que se utilizan para la recolección, almacenamiento y presentación de
datos.
La motivación principal del sistema corresponde a la necesidad de disponer de una

herramienta automatizada que dote de nuevas capacidades administrativas con
relación a la gestión del proceso de registro y control de información tanto en
compras, ventas e inventario, a través de un sistema basado de un sistema de
información, que se implementara como un subsistema en la administración.
La administración podrá, con un nuevo sistema, dar respuesta oportuna a la

demanda a los requerimientos de los clientes mejorando tanto en atención eficiente,
asegurando una alta calidad en los datos e información para todos los involucrados,
liberando parte de las horas-hombre utilizadas en la actualidad por el sistema
manual, para desarrollar nuevas actividades y optimizar los recursos disponibles.
Esto redundará en actividades para el control de calidad en datos e información, así
como tareas de seguimiento y optimización.
 Necesidad de un sistema: Con la consecuente evolución de las aplicaciones

tecnológicas, es prioritario micro empresa “REPOSTERIA & PANADERIA
BERACA” un sistema de información, que tenga todas las funcionalidades
necesarias para llevar un manejo automatizado de información de ventas, compras
e inventarios permitiendo al personal de la micro empresa, registrar, consultar y
actualizar datos de forma fácil y confiable.
 Tipos de usuarios: Para modelar el nuevo sistema se identificaron los grupos de

personas que participan en el proceso de registro y control de ventas, compras e
inventarios. De las entrevistas realizadas se pudo reconocer la existencia de cuatro
tipos de usuarios bien diferenciados:
Gerente: Es el dueño y propietario de la micro empresa.
Será el tipo de usuario encargado, de garantizar el normal desarrollo de las actividades

del proceso de registro verificar información de compras, ventas e inventario, tendrá la
capacidad de ejecutar todas las operaciones y funcionalidades del sistema.
El perfil requerido es el siguiente:
 Manejo de computadoras y aplicaciones informáticas. (no obligatorio)

 Conocimiento de todos los procesos de la administración en materia de compras,
ventas e inventario, con el nivel necesario para la toma de decisiones.
Administrador: Es el encargado de recabar toda la información de compras, ventas e

inventario.
Será el usuario autorizado para ejecutar todas las operaciones y funcionalidades del
sistema.
El perfil requerido para el administrador es el siguiente:
 Destrezas en el manejo de computadoras, navegadores web y aplicaciones de

ofimática.
 Conocimiento de todos los procesos de la administración en materia de compras,
ventas e inventario, con el nivel necesario para la toma de decisiones.
Distribuidor: es el encargado de distribución de productos terminados (panes, tortas,

queques, etc.).
Será el tipo de usuario encargado de suministrar la información, reportes, listados y de

ventas.
 Manejo de computadoras y aplicaciones informáticas (no obligatorio).
Producción: Son los encargados de la elaboración de productos terminado como ser:

productos de panadería, pastelería o galletería
Será el tipo de usuario con privilegios sólo para consulta de información de su interés.
 Manejo de computadoras y aplicaciones informáticas (no obligatorio).

3.3. Diagrama de casos de uso del negocio
Figura N°2 Casos de Uso del Negocio

Fuente: Elaboración propia
Caso de Uso:
Actores:
Propósito:
Resumen:
Curso Normal de los eventos
Actor 1 Actor 2 …… Actor N
Excepciones
E1:
E2:
….
Descripción literal de los casos de uso del negocio
• Se realiza uno por cada caso de uso del negocio.

Sistema de Control Administrativo para La Micro Empresa

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Sistema de Control Administrativo para La Micro Empresa

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Sistema de Control Administrativo para La Micro Empresa

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

ANALISIS DE SISTEMAS

‘’REPOSTERIA & PANADERIA BERACA”

Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente

Siendo los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de

En la actualidad los sistemas de información automatizados van junto con la Tecnología,

Debido a las razones mencionadas anteriormente y profundizando la necesidad de

1.2. INVESTIGACION DE LOS ANTECEDENTES

 Anticipar y atender las necesidades de los clientes

 Ser distinguidos por presentar una empresa familiar, moderna y activa

Juana Rodriguez Jorge Aguilar C.

Noemi Mamani Pedro Alfredo Aguilar Percy Aguilar Rodriguez

1.3. SITUACION PROBLEMÁTICA:

(RECOMENDACIÓN PARA PODER LLENAR ESTA TABLA REALIZAR UN ARBOL

Causas Problemas Efectos del problema

Registros Manuales de ventas y No Cuenta con un sistema Perdida de información en el

No se registra el inventario de los Pérdida económica Pérdida de clientes por falta

Pérdida de clientes por falta de Problemas en el crecimiento Perdida de ganancias

1.4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.5. OBJETIVO DEL PROYECTO

Desarrollar un sistema administrativo, compra – venta e inventario en la micro empresa

CAPITULO II – RECOPILACION DE DATOS

2.1. ENTREVISTAS REALIZADAS:

Se realizó dos entrevista dirigida a Lic. Jorge Gustavo Aguilar Rodriguez de la

2.1.2. ESTABLECER LOS OBJETOS DE LA ENTREVISTA

2.1.3. DECIDIR A QUIEN ENTREVISTAR

Insumos, productos y entrada y salida

2.1.6. INFORME DE LA ENTREVISTA

El resultado de la entrevista Usando un método estructurado la cual nos dice preparar

 Nació por falta de repostería en la zona el 25-09-2013.

2.3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

• Solicita un producto o varios

• Comprobar existencia de materia prima en el almacén

• Verificar cantidad de productos en el mostrador

2.4. DOCUMENTOS DE LA INSTITUCION

ANALISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA BASADO EN UML

3.1. ANÁLISIS Y DISEÑO DEL SISTEMA

Para realizar el análisis y diseño del sistema se ha seguido el lenguaje de modelado

3.2. Formulación e identificación de requisitos

De la información obtenida se pudo dar respuesta a las siguientes interrogantes:

 ¿Cuál es la motivación principal del sistema?

 Motivación principal del sistema: La información recabada en la micro empresa

La motivación principal del sistema corresponde a la necesidad de disponer de una

La administración podrá, con un nuevo sistema, dar respuesta oportuna a la

 Necesidad de un sistema: Con la consecuente evolución de las aplicaciones

 Tipos de usuarios: Para modelar el nuevo sistema se identificaron los grupos de

Será el tipo de usuario encargado, de garantizar el normal desarrollo de las actividades

El perfil requerido es el siguiente:

 Manejo de computadoras y aplicaciones informáticas. (no obligatorio)

Administrador: Es el encargado de recabar toda la información de compras, ventas e

El perfil requerido para el administrador es el siguiente:

 Destrezas en el manejo de computadoras, navegadores web y aplicaciones de

Distribuidor: es el encargado de distribución de productos terminados (panes, tortas,

Será el tipo de usuario encargado de suministrar la información, reportes, listados y de

El perfil requerido es el siguiente:

 Manejo de computadoras y aplicaciones informáticas (no obligatorio).

Producción: Son los encargados de la elaboración de productos terminado como ser:

El perfil requerido es el siguiente:

 Manejo de computadoras y aplicaciones informáticas (no obligatorio).

Figura N°2 Casos de Uso del Negocio