CICLO DE COMPRAS

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organizacin es la necesidad de procurarse los materiales y servicios que sern vendidos

Ciclo de compras
MATERIALES Y SERVICIOS

COMPRAR

PRODUCIR

VENDER

Compras Produccin Distribucin Ventas

Es proveer los materiales y buenos productos o servicios a muy buen precio en el momento y lugar oportuno que a largo plazo deben ser evaluadas continuamente.

La importancia de compras es muy grande

La funcion de compras tiene una relacion operacional

La funcin de compras incluye:

Requisicin de artculos Peticin de los artculos solicitados. Recepcin de los artculos ordenados.

Almacenamiento de los artculos para inventario.

Elaboracin de la cuenta por pagar y/o pago.

Determinacion del producto y sus especificaciones

Cedula de produccion

Sistema de inventarios

Proyectos especiales para cada inversion de capital

Fuentes tpicas de determinacin de necesidades

Se debe tomar en cuenta:

Solo el personal autorizado podr iniciar las solicitudes de compra. Cada solicitud ser firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogacin.

El departamento de compras tiene la autoridad de expedir rdenes de compra.

El departamento de compras se cerciorar de cul es la mejor fuente de abastecimiento y en relacin a los artculos importantes ser necesario pedir diversas cotizaciones.

DOCUMENTACIN

Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo sern la requisicin y orden de compra. La requisicin especificar los artculos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen. Las requisiciones podrn ser pre numeradas. Las rdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.

Explotar todas las oportunidades de mercado

Posibles fuentes de suministros(mejores condiciones de compra)

Reducir costos hasta su nivel mas adecuado..

Proveedor solvente y razonablemente prospero

Explotacin de la competencia Negociacin de Stocks contratos de precios fijos

Costo

Servicio

Tipos de procuracin de reembolso de costos

OBTENER LA AUTORIZACION DE LA COMPRA INCLUYE TAMAO DE LA COMPRA PROPUESTA Y EL TIPO DE COMPRA

TENER REJISTROS DE PROVEEDORES PARA SABER QUE MATERIALES OFRECEN

LA ORDEN DE COMPRA DEBE SER ENVIADA AL PROVEEDOR EL CUAL DEBE DE FIRMAR EN PRUEBA DE CONOCIMIENTO Y DEVUELTA AL DEPTO. DE COMPRAS

Asegurar que la mercanca es entregada con forme a su respectiva orden

DOCUMENTACIN

Las rdenes de compra debern contener una descripcin precisa de los artculos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor. Las rdenes de compra debern estar pre numeradas y firmadas por un agente de compras autorizado. La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias debern ser distribuidas internamente al departamento de recepcin, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.

DOCUMENTACIN

En la copia que se remite al departamento de recepcin, por lo general se omite la informacin respecto a cantidades ordenadas, de manera que los empleados de recepcin cuenten cuidadosamente los artculos recibidos. Los informes de recepcin debern estar pre numerados para proporcionar la documentacin de bienes y servicios recibidos, y debern tener una firma autorizada. Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepcin y orden de compra.

Determinar la correccin matemtica de la factura del proveedor. Indicar en los documentos que la verificacin anterior con sus respectivos pasos se han realizado. Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte. Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.

DOCUMENTACIN

En ningn caso se podr autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la documentacin adecuada.

SEPARACIN DE FUNCIONES
Las funciones bsicas involucradas en la ejecucin de transacciones de compras y desembolsos de efectivo sern asignadas a diferentes departamentos e individuos.

El medio de transporte y las rutas especificarlas el comprador en el pedido.

debe

RUTAS

Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado para la fecha requerida del envo y la naturaleza del material. Deben considerarse las diferencias en los costos de envo en las propuestas que asegure que los costos totales son comparables. Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse por personal calificado.

cantidad

calidad

SE PASA AL AREA DE CUENTAS POR PAGAR

 Una aplicacin de los controles fsicos lo constituyen los almacenes cerrados. Otras aplicaciones incluyen las bsculas para pesar material voluminoso. Una verificacin interna independiente ocurre cuando un segundo empleado del departamento de cuentas por pagar comprueba la correccin y entereza de la cuenta por pagar antes de ser aprobada por un supervisor. Una revisin similar se requiere en ocasiones en el departamento de tesorera antes de que la cuenta por pagar se remita a las personas que firman los cheques.

CONTROLES FSICOS

liquidacin
Revisin final Pues se puede cotejar la orden de compra original con los datos de recepcin

 Esta debe efectuarse de forma separada. Se debe cotejar la orden de compras original con los

PAGO

datos de recepcin

Solo deben aceptarse mercancas y servicios que se hallan solicitado

Los cuales deben ser informados con exactitud y forma oportuna en los depto. teniendo en cuenta los montos que se adeudan a los proveedores para el oportuno registro de los pasivos.

Compra materias primas

Pago de materias primas Produccin

Pago de mano de obra y gastos de fabricacin

Pago gastos de venta

Cobro clientes

Almacenamiento

Venta

Plazo de pago a proveedores

Plazo de cobro a clientes

CICLO DE CAJA

N de das de stock de materia prima

Plazo de pago a proveedores

N de das de producto en curso

N de das de producto acabado

Plazo de cobro de clientes

EJEMPLO EMPRESA A

28 das

15 das

20 das

30 das

60 das

=
123

das

PARA TENER UN CORRECTO CONTROL

Hay que establecer polticas que hallan sido verificadas y aprobadas por la admn..

As como limitar el exceso al contenido de la base de datos.

De proveedores donde se debe de tener procedimientos especficos para aadir cambiar y eliminar informacin

CONTAR CON EL CONTRATO DE

PROVEEDORES Los cuales deben ser Revisados Y aprobados antes de ser formalizados

Pueden ordenarse mercancas y servicios que no se necesiten

Pueden pagarse precios no autorizados

Pueden comprarse mercancas con demasiada anticipacin

Pueden comprarse mercancas en condiciones inaceptables

Compra de materias primas o mercaderas a un proveedor

Venta del producto

Das en existencia

Das que faltan para cobrar

Das que faltan para pagar

Pagos a los proveedores

Ciclo del efectivo

Cobranza a clientes

Las cuentas por pagar pueden presentarse incorrectamente

Pueden aceptarse ajustes que no sean aceptables

Pueden efectuarse pagos duplicados

Pueden efectuarse pagos antes de verificar la existencia de pasivos

Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta

Pueden efectuarse desembolsos en efectivo por bienes antes de recibirlos

Pueden efectuarse desembolsos de efectivo sin el conocimiento de la administracin

Exposiciones de los procedimientos a travs de manuales Verificacin peridica de las aprobaciones .

Verificacin peridica de las aprobaciones requeridas

Verificacin de los cambios autorizados

Acceso restringido a las reas de procesamientos

Revisin peridica de los nuevos programas y sistemas autorizados

Pueden efectuarse alteraciones en el flujo

Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones de sistemas

Las transacciones pueden procesarse incorrectamente

Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar ordenes de compra Archivos de firmas autorizadas

Designacin de aquellas personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa Comparacin de los detalles importantes de casa orden de compra

Limitacin del acceso a los archivos o datos de entrada de orden de compra Investigacin de los rechazos de materiales por control de calidad

Contar con ordenes de compra que tengan el lugar de recepcin

Preparacin de un documento de recepcin Supervisin del lugar de recepcin

Debe contarse con lugares centrales de recepcin

Revisin peridica de las ordenes de compra

Documentos de recepcin pre numerados y controlados

Informacin de los datos de recepcin al rea de cuentas por pagar

Mantenimiento de un registro cronolgico de recepcin

Procedimientos documentados para los cortes en el rea de recepcin

Terminales en lnea que simultneamente compare las mercancas recibidas con las ordenadas

Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases de datos Uso de dgitos de verificacin sobre los cdigos de los proveedores

Pueden recibirse bienes, mercancas y no informarse Pueden efectuarse anotaciones incorrectas

Los cortes pueden manejarse incorrectamente Las compras pueden no procesarse o procesarse incorrectamente

 Verificacin de las cantidades y condiciones facturados Conciliacin de las formas utilizadas con las registradas Uso de registros cronolgicos de recepcin Anlisis de diferencias entre los inventarios fsicos y los registros contables Control y registros oportunos sobre mercancas en transito

Pueden registrarse pasivos o servicios facturados pero no recibidos

Pueden registrarse pasivos por importes incorrectos

Pueden no registrarse pasivos por mercancas o servicios recibidos

TODO, LOS PAGOS POR BIENES MERCANCAS Y

SERVICIOS RECIBIDOS DEBEN BASARSE EN UN PASIVO Y PREPARARSE CON EXACTITUD

Tcnicas de control aplicables

Uso de formas pre numeradas y controladas; por ejemplo: solicitudes de cheques ,plizas de cheque , etc. Cancelacin con cello de pagado de la documentacin original de los pagos efectuados para prevenir pagos duplicados.

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO
pueden realizarse desembolsos en efectivo por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta Pueden hacerse pagos duplicados

Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta

LOS IMPORTES ADECUADOS A PROVEEDORES Y ACREEDORES DEBEN SER ,CLASIFICADOS Y

. CONCENTRADOS E INFORMADOS CORRECTAMENTE Y OPORTUNAMENTE

Tcnicas de control aplicable

Procedimientos documentados de proceso, cortes y cierres de fin de periodo

Comparacin de resultados reales con lo presupuestados y anlisis de variaciones

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Puede duplicarse la contabilizacin de comprobantes

Pueden no procesarse intencionalmente , o como resultado de errores , comprobantes pendientes de pago o desembolso de efectivo.

LOS PASIVOS INCURRIDOS , LOS PAGOS EFECTUADOS Y LOS

AJUSTES RELATIVOS DEBEN APLICARSE CORRECTA Y OPORTUNAMENTE A LAS CUENTAS APROPIADAS DE CADA PROVEEDOR Y ACREEDOR

Tcnicas de control aplicables Conciliacin en forma regular y peridica de los saldos de los auxiliares de proveedores y acreedores con los saldos del libro mayor u otros totales de control

Limitar el acceso a los archivos en lnea mediante el uso de contrasea

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Los movimientos registrados en las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos asentados en el libro mayor

Las operaciones con los proveedores y acreedores podran registrarse incorrectamente en sus auxiliares correspondientes

DEBEN PREPARARSE ASIENTOS CONTABLES POR

LAS CANTIDADES ADECUADAS A PROVEEDORES Y ACREEDORES, POR LOS PAGOS EFECTUADOS Y POR LOS AJUSTES RELATIVOS EN CADA PERIODO CONTABLE Tcnicas de control aplicables
Preparacin de un catalogo de cuentas que contenga una descripcin de cada cuenta, as como instrucciones de que conceptos deben afectar las mismas Comparacin de los nmeros de cuenta en cada asiento contable con el archivo maestro basado en la computadora y rechazo e informes de los errores

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Los estados financieros podran no ser preparados de forma oportuna

LOS ASIENTOS CONTABLES DE LAS COMPRAS

DEBEN CONCRETAR Y CLASIFICAR LAS TRANSACCIONES DE ACUERDO CON LAS POLTICAS ADECUADAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACIN Tcnicas de control aplicables

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

LA INFORMACIN PARA DETERMINAR BASES DE

IMPUESTO DERIVADAS DE LA FUNCIN DE COMPRAS O EGRESOS DEBE PRODUCIRSE CORRECTA Y OPORTUNAMENTE

Tcnicas de control aplicables

La experiencia de procedimientos documentos papa preparar , concentrar y reportar la informacin requerida de impuestos Revisin de las transacciones importantes por personas expertas en materia fiscal

Polticas por escrito relativas a la documentacin y requisitos fiscales para justificar los gastos

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Usar datos errneos en los clculos d impuestos

Pagar multas y recargos Pagar impuestos excesivos

SE DEBEN D VERIFICAR Y EVALUAR EN FORMA

PERIDICA LOS SALDOS REGISTRADOS DE CUENTAS POR PAGAR Y LAS ACTIVIDADES DE TRANSACCIONES RELATIVAS

Tcnicas de control aplicables

Manuales de procedimientos y polticas, graficas de organizacin y otra documentacin que contenga las cuentas informes, actividades polticas y procedimientos que deban verificarse y evaluar y quien supervisa esta actividad, describan como deben documentarse los resultados de la revisin y a quien deben comunicarse

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Los informes preparados para la administracin pueden presentar informacin errnea

Las decisin podra basarse en informacin errnea

EL ACCESO DE LOS REGISTROS DE COMPRAS RECEPCIN Y PAGOS. AS COMO A LAS FORMAS IMPORTANTES,
LUGARES Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESO DEBEN PERMITIRSE NICAMENTE DE ACUERDO CON LAS POLTICAS ESTABLECIDAS EN LA ADMINISTRACIN

Tcnicas de control aplicables

custodia controlada y pre numeracin de formas importantes , incluso la rendicin de cuentas peridicas de dichas formas por persona independiente Tomar precauciones para la proteccin razonable contra incendios, explotacin y la destruccin de mala fe de los registros y la instalacin de procesamiento

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO

Los registros pueden distribuirse o perderse , lo que pude generar imposibilidad para preparar informes financieros confiables e incapacidad para efectuar pagos a proveedores por la perdida de datos de las cuentas por pagar, o hacer pagos en forma indebida

EN MATERIA DE AUTORIZACIN
No existen polticas por escrito para la seleccin de proveedores No se encuentra con un catalogo actualizado de proveedores. la base de datos de proveedores no es muy confiable No se cuenta con polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios de compras. Se realizan frecuentemente compras de emergencia Son pobres la especificaciones de problemas de ingeniera y de control de calidad