Recibo de Documentos Segun Las Normas Vigentes

ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
DOCUMENTO
Registro de informacin recibida o producida por una entidad o persona en razn de sus funciones o de sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Cientfico Econmico Histrico Cultural Tcnico
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
RECEPCIN DE DOCUMENTOS:
Es una de las tareas mas importantes y definitivas en la utilizacin y tratamiento de las comunicaciones empresariales. Por lo tanto se debe crear un control que permita comprobar el recibo y tramitacin de las comunicaciones recibidas, estableciendo responsabilidades por parte de las personas que realizan esta labor.
PROCESO DEL RECIBO DE DOCUMENTOS
Identificacin de Medios de recepcin. Recibo de documentos oficiales. Clasificacin Apertura Revisin Radicacin
MEDIOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS
Correo Electrnico
Mensajera
Fax
RECIBO DE DOCUMENTOS OFICIALES. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las distintas fuentes y de distintos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
Son de recepcin directa cuando son entregadas por el interesado o mensajero en la unidad de correspondencia e indirectas cuando se recibe por medios electrnicos.
Fundamentos de la Recepcin:
Se fundamenta en la labor de Inspeccin, que nos es mas que la revisin de los documentos para determinar:
En las comunicaciones Directas: Si la comunicacin va dirigida a la empresa o a un funcionario de ella. Si se trata de una comunicacin oficial Si el sobre o empaque viene en buen estado. En las comunicaciones Indirectas: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. Si estn firmadas Si a la fecha es actual Si en la comunicacin se cita el domicilio del remitente Si se menciona la remisin de anexos y que estos estn completos
CLASIFICACION
Comunicaciones Oficiales: Art. 2 Acuerdo 060/2001, Son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. ( documentos radicables)
Comunicaciones personales: Art. 2 Acuerdo 060/2001, las definen como correspondencia: Todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a nombre personal, citando o no el cargo del funcionario, no generan tramites para las instituciones. Documentos contables Folletos, revistas y publicaciones Propaganda Estos ltimos reciben el nombre de no radicables.
Procedimientos para documentos radicables:

APERTURA Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extraccin de los documentos y sus anexos.
REVISION segn el art.10 Acuerdo 060/2001, las comunicaciones oficiales que ingresen las instituciones deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino, y los datos de origen de remisin, si es competencia de la entidad se proceder a la radicacin del mismo.
RADICASION
segn el art.2 Acuerdo 060/2001, Radicacin es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envi, con el fin de oficializar su tramite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Este termino de vencimiento empieza a contar al da siguiente de la fecha de radicado del documento.
PROCEDIMIENTO DE RADICACIN
Se efecta mediante la impresin de un sello , que al imprimrselo al documento indica que es de propiedad de la empresa. Se le conoce como sello radicador, y puede aplicarse al documento en forma manual, mecnica o sistematizada.
Cuando existan errores de radicacin y se anulen los nmeros se debe dejar constancia por escrito con la respectiva justificacin y firma del jefe de la unidad de correspondencia.
SELLO RADICADOR
Segn la norma tcnica Colombiana (NTC) el espacio para estampar el sello radicador es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del documento.
REGISTRO
segn el art.2 Acuerdo 060/2001, es el procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia , todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales: Nombre del remitente o destinatario Nombre o cdigo de las dependencias competentes Numero de radicacin Nombre del funcionario responsable del tramite Anexos y tiempos de Respuesta Entre otros.
SOFWARE PARA EL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
Microsoft Excel Microsoft Access
GRACIAS!!!!

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