COMO ORGANIZAR EL ARCHIVO DE LA INSTITUCION

LEY 594 DE 2000 (julio 14)

OBJETIVOS
Conocer los conceptos bsicos sobre archivos. Manejar la legislacin vigente en materia archivstica. Elaborar y aplicar tablas de retencin documental. Identificar los principios de la organizacin de los archivos

FORMATOS DOCUMENTALES BSICOS

TIPO DOCUMENTAL: es una unidad documental simple, es decir, constituida por un solo documento indivisible. Ej: una carta, un registro civil, un certificado.

LA SERIE DOCUMENTAL: es el reflejo de una funcin o actividad ejercida por un organismo a lo largo de un determinado perodo de tiempo. Normalmente estn sujetas al mismo procedimiento normativo, presenta una misma apariencia externa y un contenido informativo homogneo.

EL EXPEDIENTE SIMPLE: es una serie documental conformada por un mismo tipo documental que trata de diversos asuntos que son reflejo de un proceso administrativo, legal etc. EL EXPEDIENTE COMPLEJO: Es una serie documental formada por un conjunto de documentos diferentes entre s que son reflejo de un proceso administrativo o legal. En todo caso agrupan un mismo asunto. Ej expedientes laborales y clnicos.
DOCUMENTO PRINCIPAL CON ANEXOS: Es un documento simple que est acompaado de soportes, los cuales al momento de archivarse siempre deben ir junto al documento principal.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGN LA ENTIDAD PRODUCTORA

DOCUMENTO PBLICO: Es producido por una entidad pblica. Ej: leyes, ordenanzas, decretos, acuerdos, resoluciones etc. DOCUMENTO PRIVADO: Es producido por una entidad privada. Ej: circulares, memorandos, informes, manuales de funciones, constancias etc.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGN SU SOPORTE

DOCUMENTOS TEXTUALES: estn escritos en forma de cartas, memorandos, resoluciones, decretos, leyes, actas, informes etc. DOCUMENTOS GRAFICOS: son los que estn representados en forma grafica como los planos, mapas etc. DOCUMENTOS ELECTRNICOS/DIGITALES: son los que solo se pueden leer mediante un equipo informtico, se encuentran en soportes digitales, magnticos, pticos etc. DOCUMENTOS EN IMAGEN: son aquellos que estn representados en forma de imagen: fotografas, pelculas, videos.

CLASES DE DOCUMENTO SEGN SU FINALIDAD U OBJETIVO INFORMATIVOS: Su objetivo es emitir una informacin: cartas, memorando, informes, circulares, e-mails.

DISPOSITIVOS: Son actos administrativos que imparten normas de obligatorio cumplimiento: resoluciones, decretos, ordenanzas, acuerdos, convenios, manuales de procedimiento, manuales de funciones, reglamentos de trabajo, manuales de convivencia.
TESTIMONIALES: Son los que sirven de prueba o dan fe de un acto administrativo, legal, financiero o fiscal: actas, comprobantes de contabilidad, facturas, recibos de pagos etc.

CLASES DE DOCUMENTOS SEGN SU TIEMPO DE RETENCIN E IMPORTANCIA DENTRO DE LA EMPRESA DOCUMENTOS VITALES: son aquellos esenciales para rehacer las operaciones de una institucin. Su retencin es permanente mientras la institucin exista: escrituras de constitucin, patentes de funcionamiento, planos de edificios, escrituras de propiedades, historias laborales.

DOCUMENTOS CONTABLES O FINANCIEROS: son todos aquellos que expresan movimientos de dinero: comprobantes de egreso e ingreso, facturas, recibos de caja, balances, libros de contabilidad, nminas, estados financieros. Su retencin en cualquier medio independiente del soporte son 10 aos. (ley 962 de 2005)

DOCUMENTOS INFORMATIVOS: son todos aquellos que emiten una informacin: memorandos, cartas, informes, emails, circulares. Su retencin est sujeta a la del expediente en el que estn incluidos. DOCUMENTOS NO ESENCIALES: son aquellos que tienen fecha de expiracin o que transcurrido un corto tiempo ya no son tiles a la administracin: citaciones, cotizaciones, solicitudes de informacin, oficios remisorios, confirmaciones de recibo, volantes y publicidad en general. Su retencin oscila entre 1 mes y 1 ao. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. El documento original es producido por su autor sin ser copia.

ELABORACION Y APLICACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL (TRD)

Desde la promulgacin de la ley 80 de 1989, la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental

(TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes

tanto para el Archivo General de la Nacin de

Colombia, ente rector de la poltica archivstica, como para los archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

DEFINICION

E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

COMO ELABORAR LAS T.R.D. 1- Conocimiento Organizacional Ellas mostrarn la estructura del archivo, es decir como se divide organizacionalmente la empresa por que as mismo se divide el archivo. Se debe tener en cuenta:
El organigrama vigente: para determinar como esta la empresa Organigramas anteriores: para determinar que dependencias existieron y donde esta la documentacin. Manuales de procedimientos, de funciones para determinar las funciones de cada seccin documental, pilar fundamental de las series documentales

2- Reunin con funcionarios responsables de cada rea. Una vez identificadas las secciones documentales, identificar las series documentales, basados en la compilacin de funciones que ya realizamos, este proceso se realiza para identificar que tipos de documentos se generan o reciben estos alimentarn las TRD. Es importante determinar con los productores:
Las funciones. Los documentos que genera o recibe. Si realiza expurgos y bajo que metodologa. Forma de organizacin de los archivos de gestin Soporte de los documentos. Formato de los documentos.

- Normas internas o externas para la produccin, conservacin o trmite de dichos documentos. - Los anexos que posean - El tramite o flujo documental. - La periodicidad de produccin - El nivel de consulta - Quienes lo consultan - Si se realizan transferencia documentales, frecuencia mtodo. - Por cuanto tiempo tradicionalmente se conservan los documentos.

3. Anlisis de la Informacin
En esta parte del proceso concierne al comit de Archivos, quien debe estar al tanto de todo el proceso ya que es la ms delicada, una vez identificadas las series y tipos documentales, se debe determinar el tiempo de retencin de cada serie y el lugar de permanencia. Una vez ubicadas todas las dependencias deben ser codificadas, respetando ese mismo orden jerrquico en que aparecen dentro del organigrama.

Quines deben formar el comit de Archivos? . El directivo de ms alto nivel jerrquico del cual dependa el archivo, Secretario general, Director o Gerente, quien ser el presidente del mismo. . El encargado o responsable de archivo quin ser el secretario del comit . Un representante del rea jurdica o quien haga sus veces . U representante del rea de tecnologa o quien haga sus veces. . Un representante del rea de planeacin, o calidad o quien haga sus veces. Este comit debe citar a reuniones peridicas y dejar actas de constancias donde dejaran reflejadas sus acciones.

APLICACIN DE LAS T.R.D. Se deben organizar los documentos como estn dispuestos en la Tabla de Retencin Documental, bien sea en el archivo de gestin, el central o el histrico. Archivo de Gestin: Es la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa. Archivo Central: Se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestin de la entidad una vez finalizado su trmite, pero que sigue siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. Archivo Histrico o permanente: Se transfieren del archivo central los documentos que por decisin del comit de archivos deben conservarse permanentemente por el valor que cobra.

Veamos un ejemplo: FONDO SECCIN

EMPRESA

SERIE

TIPO
DOCUMENTO

DEPENDENCIA

FUNCIN

FONDO SECCIN SERIE TIPO

Empresa xyz Talento Humano Manejo de Personal Expediente Laboral (Formato hoja de vida, certificado de estudios)
BOTERO MIGUEL B ACUA DARIO A

Esta es la disposicin fsica en el archivo

EXPEDIENTES LABORALES

TALENTO HUMANO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL T.R.D.

Cdigo Series y Tipos Documentales Retencin AG 200-01 EXPEDIENTES LABORALES AC 100 R Retener en el archivo de gestin mientras sea un trabajador activo y hasta por 3 aos ms, luego transferir al central para conservar por 100 aos ms en soporte o papel digital. Disposicin Final Procedimiento

200-02

NOMINAS

20

Retener un ao en el archivo de gestin y transferir al archivo central por 20 aos ms y eliminar

AG= ARCHIVO DE GESTION AC= ARCHIVO CENTRAL R= REPROGRAFA E= ELIMINAR CP= CONSERVACION PERMANENTE

Clasificacin de expedientes o documentos: Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por la Dependencia a lo largo de su gestin, por lo tanto: 1. Clasifique el documento por concepto o categora dentro de la estructura jerrquica y lgica, reflejada en la cadena de valor, el mapa de proceso y la Tabla de Retencin Documental. 2. Identifique a qu Serie pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo. 3. Identifique a qu expediente de la Serie corresponde el documento.

Tenga en cuenta las siguientes observaciones: Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por s mismos fuera del contexto en que se generan. La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta. La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que acompaa a una informacin importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin adjunta.

NOTA: La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir, que se limita a una informacin ms genrica. Se debe agrupar en: Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia entre dependencias y personas o instituciones ajenas a la misma. Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre las dependencias

La ordenacin de los documentos en las carpetas

La ordenacin determina qu documentos van primero y cules van despus, es decir, el documento ms antiguo queda en la parte superior y el ms reciente en la parte inferior. As, la instalacin de los documentos en la carpeta es lgica, coherente y cronolgica, de tal manera que refleje el procedimiento o trmite seguido. Se recomienda: Separar los documentos de apoyo e informacin auxiliar, de los documentos en trmite y vigentes. Analizar el conjunto de documentos para determinar el nmero de carpetas que formarn el expediente

 Abrir carpetas temticas para los documentos informativos, con la codificacin de la Serie a la que pertenece Abrir carpetas para instalar los documentos administrativos cronolgicamente siguiendo los pasos que se han dado durante su trmite. El primer documento ser el que le ha dado origen, posteriormente se irn aadiendo los documentos que segn el orden y su uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trmite, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que se trata.

Ejemplo: si se quiere ordenar la documentacin de las sesiones del Consejo Gobierno:

El cdigo y ttulo de las carpetas del expediente ser el correspondiente al de las Actas del Consejo de Gobierno, tanto para la carpeta con los documentos de apoyo e informacin auxiliar, como para la carpeta de las actas. La Carpeta de las Actas, es administrativa . La carpeta de los anexos es de apoyo e informacin auxiliar. Pero las dos conforman el expediente de Actas de Consejo de Gobierno
NOTA: Los documentos de apoyo e informacin auxiliar, se instalan en AZ y los libros o revistas en estanteras abiertas o revisteros. En lo posible, tenga estos documentos, de consulta habitual, disponible Web para evitar proliferacin de fotocopias.

Foliacin
La foliacin consolida la ordenacin, es parte imprescindible en la formacin de los expedientes pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales, asegura la integridad, es constitutiva del Inventario nico Documental y requisito ineludible para los traslados al Archivo de Gestin, y transferencias al Archivo General. Consiste en dar un nmero consecutivo desde el 1 a todos los folios escritos de una unidad de conservacin (expediente). Por ello: Coloque el nmero en la parte superior derecha de cada uno de los documentos No repita, omita o deje de numerar algn folio.

 Si existe otra foliacin, sta se anular con una lnea diagonal( / )y quedar como vlida, la ltima realizada. Cifras como 1, 1B 1Bis, no deben utilizarse en la foliacin Cuando los expedientes tienen anexos (planos, mapas, fotografas, impresos, peridicos, revistas, discos, cintas, audios, videos, negativos, disquetes, etc. ), estos debern foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar: Fondo, Seccin, Subseccin, Serie y folio que le corresponde. El mismo testigo o referencia cruzada debe dejarse donde se ubique el soporte anotado ( mapoteca, planoteca, fototeca, hemeroteca etc)

 NOTA: En el caso de expedientes con mas de una carpeta, la foliacin de la segunda ser continuacin de la primera, Ejemplo: El contrato de la obra X esta contenido en dos carpetas y el ltimo folio termin en 200, la segunda carpeta iniciara en 201.(esto favorece el retiro o ingreso indebido de documentos) Las respectivas carpetas del expediente, se controlan tambin consecutivamente. Para continuar con el ejemplo anterior, la carpeta que contiene los folios del 1 al 200 ser la nmero 1 del contrato de obra y la carpeta que contiene los folios del 201 en adelante ser la nmero2 del mismo contrato. Inventariar : Controle los expedientes en el formato nico de Inventario Documental, y en los libros, formatos o software de registros especficos y/o generales

Recomendaciones
Los criterios de formacin del expediente administrativo debern ser uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea. Integre cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta ms difcil hacerlo con acierto. Evite la extraccin de documentos originales de los expedientes en tramitacin a solicitud de terceros; en este caso se fotocopiarn y devolvern inmediatamente a su lugar.

 Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, adems de apuntarlo en un libro de control de prstamos, habr de quedar en su lugar un testigo (ejem.: hoja tamao folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza de mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para su posterior recuperacin. Elabore el inventario desde el momento de la formacin de las carpetas de los expedientes

Tipos de Archivos.
Para la adecuada conservacin del material, encuentran archivadores de diversa ndole como: se

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva. Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

 Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas. Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas.

 Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin.

Sistemas de clasificacin.
Los sistemas fundamentales de clasificacin se resumen bsicamente, en dos:
Sistema alfabtico. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideracin el nombre de las personas u organizaciones, razn por la cual es uno de los ms conocidos. Sistema numrico. En este sistema se utiliza la serie natural de los nmeros como elemento principal, asignndolos progresivamente.