Ricardo Plaza Montao

GRUPOS Y CONVENCIONES

TEMAS Y SUBTEMAS CONTEXTO DE LA REFERENCIA

1 Antecedentes histricos de los eventos 2 Clasificacin y caractersticas 3 Importancia econmica, social y promocional 4 Instituciones y organismos auxiliares 5 identificacin de las necesidades del mercado 6 Fases para la realizacin de eventos especiales

TEMAS Y SUBTEMAS Planeacin y organizacin de eventos

1 Planeacin y organizacin: Justificacin, tipo de evento, objetivos, participantes 2 Eleccin del lugar 3 Programa General: Pre-evento, Post-evento, acompaantes 4 Determinacin de los eventos a incluir 5 Integracin del comit organizador: estructura orgnica y funciones 6 Investigacin y Anlisis de prestadores de servicios: seleccin y contratacin

TEMAS Y SUBTEMAS Estrategias de Comercializa cin

1 Medios electrnicos 2 Medios impresos 3 Exteriores 4 Promocin de ventas 5 Relaciones pblicas 6 Venta personal 7 Publicity 8 Tele marketing 9 Artculos promocionales 10 Otros medios

TEMAS Y SUBTEMAS Presupuesto del evento

1 Procedimiento base para la elaboracin del evento 2 Sistemas para la captura de informacin: manuales y automatizados 3 Anlisis de costos y gastos: directos, indirectos, fijos, variables, otros 4 Polticas de precios y tarifas: Margen de utilidad, precio de venta 5 Practica, planeacin y organizacin de un evento

GENERALIDADES DE LOS GRUPOS Y CONVENCIONES

ANTECEDENTES HISTORICOS
Dentro de los antecedentes de esta actividad nos podemos remontar a los que dieron origen a la actividad turstica, con los griegos trasladndose por razones religiosas y por sus famosas competiciones. En realidad, el movimiento turstico fue mas importante con los romanos con sus viajes a templos, santuarios, festividades y aguas termales.

ANTECEDENTES HISTORICOS
Al caer el imperio romano, no retomo fuerza este movimiento sino hasta el Medioevo, esta vez en grupo. Con las cruzadas esta actividad se increment con los soldados, peregrinos y mercaderes. Entre el siglo XVI y el XIX, esta actividad se consolid, surgiendo centros vacacionales, con el deseo de viajar de los

ANTECEDENTES HISTORICOS
Jvenes ingleses, los viajes a las termales y los baos en el mar. La revolucin industrial transformo totalmente el escenario presentado no solo los adelantos tecnolgicos, si no la posibilidad de tener tiempo libre, con una clase media mas numerosa, y ocuparlo en viajes.

ANTECEDENTES HISTORICOS
El ao de 1841 marca un hito importante en la industria de los viajes y precisamente en el desarrollo de los grupos y convenciones cuando Thomas Cook llevo a cabo el primer viaje grupal organizado. Con sus importantes aportaciones al turismo y en conjunto con Henry Wells se le considera el padre de los viajes organizados.

ANTECEDENTES HISTORICOS
El fin de la guerra no solo trajo condiciones apropiadas para realizar los viajes (mejor nivel de vida, vacaciones pagadas, paz social, devaluacin de las monedas europeas), si no una serie de adelantos tecnolgicos que facilitaron el desarrollo del turismo

Conceptos y definiciones.
Convencin: reunin de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, polticos, privados, particulares, religiosos o de otra ndole y que convergen en un lugar y fecha determinados previamente para convivir, tratar asuntos de inters comn y tomar decisiones al respecto. Congreso: es la reunin de un grupo de personas que comparten, como en el caso anterior, intereses similares. En la mayora de los casos, este termino se aplica a reuniones de ciencias mdicas o profesionales y otro tipo de organizaciones

Conceptos y definiciones.
Conferencia: es un tipo de reunin similar a las anteriores, con la diferencia primordial del formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales se invita, por lo general, a exponentes destacados en una especialidad. Es comn agregar al nombre la magnitud geogrfica que tiene (regional, mundial, etc.) Simposio: es la reunin de un grupo de expertos o tcnicos que dominan un campo, profesin o tema, cuyo propsito es exponerlo ante un auditorio que comparte ese inters especifico.

Conceptos y definiciones.
Jornada: es una reunin de trabajo de investigacin, de estudio o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio interesado en el tema, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente. Seminario: es una o varias reuniones, en las cuales un selecto grupo de ponentes con reconocido dominio en sus reas, aportan sus conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos que comparten inters en el tema.

Conceptos y definiciones.
Coloquio: es una reunin que agrupa a un distinguido nmero de especialistas expertos en diversas disciplinas, quienes exponen sus conocimientos bajo la gua y control de un conductor o coordinador. Mesa redonda: reunin formada por un nmero limitado de tcnicos o expertos, as como de participantes que tratan de intercambiar sus experiencias y conocimiento bajo la gua y control de un conductor o coordinador.

Conceptos y definiciones.
Panel o foro: reunin enfocada a propiciar el intercambio de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del presdium, quienes ulteriormente responden o discuten a temas especficos de sus ponencias con el auditorio participante controlado y guiado por un presidente. En el panel los ponentes los mismos o similares conceptos, mientras que en el foro los ponentes deben externar conceptos opuestos. Tribuna libre: reunin en la que un limitado nmero participantes intercambian libremente sus opiniones ante un auditorio, el cual no interviene o interfiere.

Conceptos y definiciones.
Brain storm: su formato es similar al panel, con la diferencia del tipo de ponente y del presidente del debate. Se trata de un tema de discusin y se discuten ideas planteadas por los participantes en forma libre y espontnea por absurdo que parezca, con el fin de lograr soluciones creativas. Buzz group o debate: reunin de 15 a 20 personas en asamblea general, para tratar o discutir uno o varios temas bajo la gua y control de un presidente. Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusin.

Conceptos y definiciones. Carrefour o workshop: son reuniones de un numero limitado de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas delineados especficamente. Los resultados o trabajos obtenidos pueden ser temas de discusin para otras reuniones. Saln: es el tipo de reunin apoyada por una exposicin grfica o pictrica acerca de un tema o ponencia general.

Conceptos y definiciones.
Sede: lugar o destino donde se llevar a cabo la reunin, ya sea playa, ciudad o destino especial y algunas veces hasta en un medio de transporte, como un barco. Hotel-sede: es el hotel principal designado por los organizadores, seleccionado por sus instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la mayora de las actividades. Por lo regular se alojarn aqu los integrantes del comit organizador y los principales actores, as como el rea de registro.

Conceptos y definiciones.
Hoteles de apoyo: hotel seleccionado para dar apoyo logstico en cuanto al hospedaje de los delegados, se puede utilizar alguno para eventos sociales integrados al programa. Salones: son los salones para juntas, convenciones, y banquetes en general de los hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud del evento. Habitacin sencilla: cuarto ocupado por una persona.

Conceptos y definiciones.
Habitacin doble: cuarto ocupado por dos adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la cudruple. Suite: habitacin con un pequeo recibidor independiente, variando su tamao para la junior, mster o presidencial. Cuenta maestra: es la cuenta que el hotel mantiene abierta para que los organizadores autoricen cargos por concepto de consumos diversos, de acuerdo a una lnea de crdito negociada con alguna garanta de pago.

Conceptos y definiciones.
Cuenta individual: es la cuenta que estar a cargo de cada uno de los participantes, el cual deber establecer una forma de crdito a su llegada, de lo contrario no podr realizar cargos y pagar en efectivo sus consumos, a no ser que los organizadores garanticen el pago. Lo usual es que exista, dentro de las facilidades del PMS, una cuenta de renta y consumos autorizados y otra de extras. Plan americano completo: se incluye el hospedaje y los 3 alimentos diarios.

Conceptos y definiciones.
Americano modificado: se incluye el desayuno y la comida o cena, de acuerdo a las necesidades del husped. Continental: se incluye solo el desayuno ya sea continental o americano. Europeo: solo se incluye el cargo de la habitacin, sin alimentos. Rack rate: es la tarifa publica general. Flat rate: o tarifa neta, es la aplicada con descuento ofrecida a agencias de viajes u operadores mayoristas.

Conceptos y definiciones.
Tarifa grupal o de convenciones: es la tarifa ofrecida para un evento, por lo general no es comisionable. Bloqueo: reservacin temporal para los salones, cuartos, espacios areos o restaurantes, condicionada a un tiempo lmite para su realizacin y garanta. Garanta: condiciones de carcter econmico que establece el hotel, lnea area, agencia de viajes, restaurante o prestador de servicios en general para comprometerse a realizar un evento.

Conceptos y definiciones.
Registro previo: arreglos establecidos con el hotel para el registro y asignacin de habitacin para los asistentes a la reunin, cuya inscripcin se ha hecho de manera anticipada. VIP: persona muy importante para la cual se requiere un trato especial. ETA: estimated time of arrival ETD: estimated time of departure PTA: prepaid ticket advice, pago anticipado de un pasaje areo pagado en un lugar y entregado en otro. FIT: excursin fornea independiente de forma individual, de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Conceptos y definiciones.
Paquete: excursin que incluye una serie de servicios como transporte areo, hospedaje, traslados, alimentacin, visitas, etc. De acuerdo a las necesidades del pasajero o la oferta realizada por las agencias mayoristas. Traslado: servicio de transportacin local usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o a ciertos puntos de inters. A/V: servicios de equipo audiovisual. Edecanes: personal profesional de atencin y apoyo en diversas rea durante una reunin.

Conceptos y definiciones.
Supervisores: personal profesional experimentado que se responsabiliza de las acciones y desempeo de los edecanes. Traductores: personal altamente calificado para interpretar o traducir simultneamente un discurso de un idioma a otro. Secretarias parlamentarias: personal profesional que ejerce trabajos secretariales en uno o mas idiomas, familiarizado con los trminos y requerimientos de un congreso internacional.

Conceptos y definiciones.
Proyector de pelculas: equipo para proyectar pelculas de 16 a 8 mm con o sin sonido. Proyector de transparencias o filminas: o carrusel un poco en desuso debido a las avances de la computacin. Proyector de acetatos: equipo que muestra copias de diagramas o dibujos previamente elaborados. Proyector de cuerpos opacos: aparato que muestra artculos opacos como libros, fotos, escritos, etc. Pizarrn: tablero donde se puede escribir o dibujar con plumones o gises.

Conceptos y definiciones.
Rotafolios: caballete donde se montan hojas de gran tamao donde se realizaran anotaciones, diseos o cuadros con marcadores de tinta y que se pueden desmontar o doblar hacia atrs. Videocasetera y receptor: equipo de televisin donde se mostraran videos previamente preparados. Pdium: mueble donde se apoya un ponente para colocar sus papeles, lmpara y micrfono.

Conceptos y definiciones.
Presdium: espacio designado en una sala para ciertas personas designadas previamente, usualmente con una plataforma sobre el nivel del piso para una mejor visin del auditorio, adaptada con mesas con paos, sillas, micrfonos, rtulos de identificacin, etc. Sealamientos: rtulos indicativos e informativos en diversas reas del hotel o centro de convenciones para dirigir o informar a los participantes de los servicios o eventos. Franelografo: tablero donde se indica con letras de plstico el lugar y horario de las sesiones o

Conceptos y definiciones. Plano de montaje: diagrama que indica a los representantes del hotel o centro de convenciones el montaje de los diversos eventos. Teleconferencias: proyeccin de conferencias a travs del sistema de circuito cerrado de una sala a otras o a otros puntos distantes. OPR: organizador profesional de

Tipos de eventos
En forma bsica existen dos tipos de grupos y convenciones: Los podemos clasificar desde el punto de vista del mercado Y desde el punto de vista del objetivo

Desde el punto de vista del mercado

Asociaciones de ejecutivos Sociedades profesionales Organizaciones fraternales Asociaciones cientficas Asociaciones militares Uniones laborales Organismos femeniles Asociaciones educativas

Desde el punto del objetivo

Convenciones corporativas: convenciones, seminarios, juntas de ventas. Convenciones institucionales o convenciones asociaciones: congresos, conferencias, grupos tursticos, grupos deportivos

Viajes de incentivo
Los viajes de incentivo o premiacin que mucha empresas ofrecen y organizan en el ao, de acuerdo con sus propias metas u objetivos, son distintas de las convenciones como las hemos descrito anteriormente, ya que son dirigidas a un grupo cerrado de participantes, que son los trabajadores de la empresa que han destacado en la consecucin de dichas metas.

Importancia de los grupos y convenciones.

Los grupos y convenciones ya sean en su forma de viajes de incentivo o conferencias y congresos tienen una gran importancia para la economa de los pases en el caso de nuestro pas este alcanza hasta un 15% del flujo turstico y en algunos pases europeos hasta un 60%, representando una importante fuente de divisas, empleos directos e indirectos, motor de la economa y un escaparate para el pas.

El profesional de los grupos y convenciones en la actividad turstica.

PERFIL
Conocimiento y habilidad para ser capaz de conocer a detalle los elementos econmicos, polticos, sociales, culturales, etc. Que intervienen en la realizacin de una reunin Consciente de la inversin que en tiempo, dinero, recursos humanos que representa para las asociaciones o empresas el llevar a cabo una reunin. Actitud positiva para afrontar las situaciones que se presenten y resolverlas con serenidad, prontitud y eficiencia.

PERFIL
Contar con los conocimientos y experiencia de la profesin necesarios para organizar los mas mnimos detalles de un evento. Nunca dar nada por hecho, manteniendo una supervisin estricta sobre las responsabilidades delegadas a terceros verificando su ejecucin. Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo en toda rea del conocimiento y saber transmitirlo a sus colaboradores.

PERFIL
Debe saber trabajar en equipo y ser un comunicador excelente para transmitir las instrucciones clara y concisamente evitando errores. Saber elegir a sus colaboradores buscando gente capaz y eficiente Nunca perder de vista los detalles pequeos. Saber conjugar los objetivos de la asociacin o empresa con la de los delegados y tener presentes sus diferencias.

 Conocer los antecedentes de la empresa o asociacin que efectuar el evento Estar totalmente enterado de los objetivos de la reunin. Obtener el listado de los participantes y organizar los traslados, hospedaje y alimentacin. Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas. Reservar los salones donde se realizaran los eventos y el equipo audiovisual necesario.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Coordinar la logstica del registro, eventos, banquetes as como de las actividades adicionales al objetivo principal de la reunin. Ofrecer actividades alternativas para los acompaantes. Manejar las emergencias que surjan.

Empresas y asociaciones vinculadas con los grupos y convenciones.

GCI es el primer y ms grande portal de reservaciones de hotel en Mxico. Comercializamos los mejores hoteles del pas, ofreciendo a nuestros viajeros las tarifas ms econmicas del mercado. Le ofrecemos hasta un 70% de descuento sobre los precios regulares en algunas de las ciudades ms populares y costosas de Mxico. Tambin nos especializamos en tener disponibilidades durante la temporada alta en los destinos ms solicitados. Negociamos los cupos por anticipado con los establecimientos, por lo que garantizamos a nuestros clientes, disponibilidad de habitaciones de hotel a los mejores precios. Tambin garantizamos los mejores precios en el momento de la reserva.

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Reservatuhabitacion.com es el primer sitio de reservas por Internet en Mxico, ofreciendo un servicio de calidad mundial con rapidez, funcionalidad y seguridad. Por medio de reservatuhabitacion.com usted obtiene las mejores alternativas de hospedaje en cualquier parte de Mxico con las tarifas ms econmicas del mercado. Adems podemos confirmar su reservacin en tan slo unos segundos. A continuacin mencionamos los servicios que se ofrecen con la mxima calidad y profesionalismo la cual garantiza el xito del evento. Consientes de que el resultado al final de su evento ser equivalente a la suma de talentos de todos aquellos involucrados en el mismo, se rene a las empresas lderes en su mercado para garantizar un servicio profesional e integral.

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Administracin de Hospedaje GCI es la empresa lder en el mercado con ms de 12 aos de experiencia y administrando con xito ms de 800 eventos nacionales e internacionales, los cuales a la fecha les ha permitido adquirir una experiencia nica en la especializacin del manejo de hospedaje. Organizan desde la negociacin de la tarifa ms atractiva en la plaza hasta la salida del ltimo husped garantizando que su estancia sea 100% placentera. Ahorrndole una cantidad muy importante de tiempo y dinero a la organizacin del evento as como a los asistentes sin que usted o los visitantes tengan que derogar un solo peso por nuestros servicios. De esta forma el equipo de trabajo de la empresa tendr un punto muy importante de que olvidarse ya que un equipo de profesionales estar asistindolo. Transportacin Desde la coordinacin de un solo pasajero que desea el servicio de transportacin a su hotel hasta la movilizacin de todo un congreso con acompaantes.

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Logstica de Evento GCI le apoya a organizar su evento, congreso o convencin, contando con las herramientas y el personal profesional ideal para su necesidad. Produccin de Exposiciones Preocupado por incursionar en un mercado poco conocido, GCI le ofrece aterrizar sus ideas y producirlas y asesorarlo con personal altamente conocedor del mercado. Renta de Equipo Una sola compaa es la que usted tendr que coordinar para recibir de forma integral todas sus necesidades.

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GRUPOS Y CONVENCIONES Nuestra misin consiste en proveerle el mejor y ms completo servicio. Por esta razn, nuestro Departamento de Grupos y Convenciones est a su disposicin para realizar eventos de cualquier magnitud, atendiendo a sus especificaciones. Nuestro equipo de consultores se encarga de toda la logstica para asegurarse de que su evento se realice sin ningn tipo de problema. Los acuerdos que tenemos con varios mayoristas, nacionales e internacionales, adems de las lneas areas, nos permiten ofrecer precios razonables de los mejores proveedores de viajes.

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CancunVacaciones como agencia consolidada en el sector turstico y una de las ms fuertes en el destino desde hace varios aos, pionera en servicios en Reservaciones por Internet ofrece como parte de sus servicios reservaciones grupales y servicios orientados y especializados a GRUPOS. Estamos comprometidos con nuestros clientes a ayudarlos a crear y desarrollar sus actividades grupales desde hospedaje, conferencias, transportacin terrestre, hasta excursiones, actividades acuticas, golf, programas de cenas, actividades para acompaantes, fiestas tema, centros nocturnos y discotecas etc., siempre encontrar un equipo profesional deseoso de ayudarle y sugerirle actividades de acuerdo a las caractersticas de su grupo y programa. Contamos con una amplia gama de hoteles, tours, actividades que se ajustan a las necesidades de sus grupos y presupuestos. Para mayor informacin favor de contactarnos para programas y actividades de grupos con una excelente tarifa garantizada: Capacidad de Salones para Juntas y Convenciones de Hoteles Hoteles de Gran Turismo Hoteles de Cinco Estrellas Hoteles de Cuatro Estrellas

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Paquetes de hotel para Grupos Paquete de Hotel con slo habitacin Paquete de Hotel con plan Todo Incluido

Servicios Para Grupos y Reservaciones: Traslados de Llegada y Salida para Grupos

Tours y Actividades: Tours Arqueolgico Tours Ecolgicos Tours Acuticos e Islas Actividades de Da Tours de Compras Golf Cruceros de Noche y Fiestas Tema Cenas para Grupos Discotecas para Grupos Organizamos desde una simple junta hasta congresos y convenciones contamos con asesora para eventos y lo mas importante el trato y servicio directo de un representante que en todo momento le ayudara.

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Grupos y Convenciones de American Express Corporate Travel le ofrece a su Empresa un servicio especializado en la planeacin, organizacin, desarrollo y seguimiento de sus: Viajes de incentivo Juntas de consejo Lanzamiento de productos Convenciones Congresos Seminarios Eventos especiales Usted no tiene que preocuparse por hospedaje, transportacin area, alimentos, salas de juntas, equipo y todo lo necesario para que su evento sea todo un xito. Cualquiera que sea su presupuesto y el tamao de sus requerimientos, cuente con la experiencia de American Express, que tiene ms de 1,700 oficinas de Servicios de Viaje en todo el mundo y presencia local en los principales destinos de Grupos. Con Grupos y Convenciones de American Express Corporate Travel, usted y su Empresa obtienen: Coordinacin total de su convencin Operacin del evento desde su concepcin Conciliacin de gastos y su pago Preparacin de materiales promocionales

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Meicer International DestinosGruposRenta de Autos Hoteles Paquetes Vacacionales Organizacin de Grupos y Convenciones Servicios Especializados Reservacin hoteles Transportacin area Transportacin terrestre Eventos de Tenis, golf y pesca Coordinacin de juntas y congresos Fiestas tema Cenas de gala Excursiones especiales fuera de los hoteles sede Los mejores destinos de viajes incentivos y convenciones Permtanos ayudarlo a la organizacin y planeacin de su prximo evento, nuestro equipo le brindara la asistencia personalizada para disear sus eventos profesionales, ya sea un viaje incentivo, su convencin anual de ventas o congreso, todo de acuerdo a las necesidades de su empresa y con la gua de nuestros profesionales en la organizacin de eventos especiales.

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Gavel Circulacin 70,000 ejemplares Lectora 140,000 Meeting Planers Frecuencia Anual (abril)

Directorio anual dirigido al segmento de grupos y convenciones de los EU y que se entrega en Abril como una edicin ms de la revista Meetings and conventions a todos sus suscriptores de la revista. Se presenta como una opcin publicitaria adicional y que permite a los anunciantes tener presencia en el meetings market durante todo un ao, adems de importantes valore agregados como Photo expanded listing, Internet profile con foto. El directorio incluye informacin relevante de los destinos y propiedades y una seccin especial para Mxico en la que se encuentran todos los hoteles con capacidad para satisfacer las necesidades del meetings market

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Official Meeting Facilities Guide Circulacin 20,00 ejemplares Lectora 104,000 organizadores Frecuencia Semestral

Directorio especializado en el segmento de grupos y convenciones y dirigido a los Top Meeting Planners de los EU, es decir, a todos aquellos organizadores de eventos e incentive planners que generan un promedio de 29 eventos anuales.

Las caractersticas del directorio son tambin muy especficas, enfocando la informacin en el contenida a datos exclusivos y extensos de inters para el meeting planner que aseguran que las propiedades y destinos que en el participan podrn satisfacer las necesidades del meetings market.
Las oportunidades publicitarias en este directorio son muy extensas, tanto online como in-print y que se pueden adquirir en conjunto o de manera individual.

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Meetings and Conventions Official Meeting Facilities Guide Circulacin Lectora Frecuencia 70,000 ejemplares 140,000 Meeting Planers Mensual Revista mensual dirigida al segmento de grupos y convenciones, distribuida en todo el territorio de los Estados Unidos y la nica con circulacin calificada anualmente y con cobertura en el 100% de las empresas fortune 500 y el 100% de las 50 Asociaciones ms importantes y el numero ms largo de incentive travel planners. Meetings and Conventions es tambin la revista con mayor premios ganados por su calidad editorial y de diseo, adems de ser la que da mayor apoyo editorial a los destinos de Mxico. Cuenta con medios publicitarios adicionales y valores agregados tanto on-line como impresos (on-line hot dates specials, hot links, tarjetas de respuestas, bases de datos, e- postcards, meetings industry day planner, etc.).

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En Vallarta Online organizamos tu prxima junta, convencin de negocios o evento social o familiar. Nuestro experimentado concierge se har cargo de todos los detalles, desde las reservaciones de habitaciones de hotel y de los salones de eventos, hasta banquetes, transportacin, tours, golf, reservaciones en restaurantes y todo lo que desees. GRUPOS Y CONVENCIONES Nuestro personal con ms de 10 aos de experiencia en el sector turstico es el resultado de la capacitacin continua. Cumple con las ms altas expectativas de nuestros grupos en viaje de incentivo, congresos y convenciones Debidamente uniformados e identificados, nuestro personal es toda una empresa trabajando por un mismo objetivo: La Satisfaccin de Usted

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SERVICIOS Recepcin en el aeropuerto en autobuses y camionetas Van de lujo, con pancartas a color con el logo del evento Los mejores tours del destino especializados para grupos, convenciones y viajes de integracin Renta de autobuses, camioneta y vehculos ejecutivos, a disposicin debidamente requisitados ante la SCT con conductores especializados en la zona Mesas de hospitalidad y servicio a clientes personalizadas para sus grupos con personal bilinge Apoyo de predocumentacin para grupos y convenciones Telfono de emergencia 24 horas en atencin a grupos y convenciones Servicios especializados para VIPs Organizacin de actividades de integracin empresarial Catering en las mejores locaciones del desarrollo

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GRUPOS Y CONVENCIONES Degustacin de caf de exportacin de la zona Pruebas gastronmicas de productos de la regin y catacin de mezcales Clases de comida oaxaquea, de lo mejor del mar y comida internacional Nuestras famosas noches tema: casino, pirata, mexicana, lunadas, beach party, entre otras Oaxaca Tradicional: Calenda y Guelaguetza Reservacin y cenas especiales en los mejores restaurantes, bares y discoteques de la zona Contrataciones de grupos musicales, mariachi, marimba, bandas, trios, jazz y ballet folklricos Shows cmicos y animadores Fuegos pirotcnicos artesanales Regalos tpicos y arreglos florales Renta de radios de comunicacin dentro del desarrollo turstico y sus alrededores Renta de equipo audiovisual Montaje y decoracin de escenarios y stands para exposiciones Servicio de edecanes, modelos, demostradoras, traductores, extras y servicios secretariales Sistema de reservacin SABRE y ventas de boletaje nacional e internacional Renta e instalacin de computadoras, impresoras, redes e internet Renta de equipo de fotocopiado y scaners Deportes acuticos: buceo, pesca, viajes de snorquel, kayak de ro y mar Renta de motos acuticas, bananas y balsas inflables Deportes extremos: rafting nivel I, II y IV, tirolesa, bicicleta de montaa y escalada en roca

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1. Facilidad de presupuesto gracias a nuestra formula todo incluido 2. Servicio y confort de un hotel de 4 estrellas a 5 estrellas 3. Descubrimiento de destinos de ensueo (El Caribe, El Mediterrneo ). 4. Espectculos internacionales todas las noches 5. Mesa de calidad y variada (diferentes mens cada da) 6. Equipos y actividades que sabrn satisfacer a sus invitados : - piscina, sala de fitness, terreno multi-deportes - Min-club, canguro - Baos turcos, sauna, saln de belleza - discoteca, bares, casinos, mquinas de juegos, concursos 7.Una garanta de satisfaccin: +del 95% de clientes satisfechos. Pero tambin: - La convivialidad de la vida a bordo - Nios GRATIS (salvo tasas portuarias) durante las vacaciones escolares - La posibilidad de privatizar una parte del buque para aquellas ocasiones especiales.. Nuestro departamento Grupos pone a su disposicin su experiencia y se ocupa de la integralidad de la logstica para que la organizacin de su evento sea tan fcil como una simple llamada telefnica. Gracias a nuestro volmen de ventas, hemos negociado las mejores condiciones con las mayores compaas de cruceros. Un interlocutor nico le ayudar a comparar las mejores ofertas de distintas compaas para as encontrar el producto que mejor corresponda a sus expectativas.. Seminarios cruceros - Viajes en grupo - Agencia incentive El cruceros es sin duda alguna la mejor forma de conciliar fcilmente los intereses de los miembros de su grupo.

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Grupos y Convenciones Carlson Wagonlit Travel dispone de un departamento especialmente dedicado a la organizacin y manejo de sus viajes de grupos, incentivos, convenciones y congresos con el respaldo de ms de 75 aos de experiencia en Mxico. Misin: Ser un socio de negocios estratgico que brinda servicios integrales en la organizacin y coordinacin de juntas de trabajo, convenciones, viajes de incentivo y eventos especiales mediante esquemas de trabajo armados a la medida de nuestros clientes, permitindoles optimizar su proceso actual y alcanzar sus objetivos tanto cualitativos como cuantitativos. CWT presenta una propuesta de valor nica: "Proporcionar un servicio de alta calidad en cada proyecto asegurando precios competitivos y buscando siempre la satisfaccin tanto de la corporacin, como de sus participantes. Eficiencia y profesionalismo durante el proceso integral, desde la organizacin del proyecto hasta el cierre del mismo". Nuestros Servicios: Convenciones (hasta 300 participantes) Sesiones de trabajo y/o capacitacin Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes) Eventos Especiales (hasta 300 participantes) Lanzamiento de Productos Inscripcin a Congresos Nacionales e Internacionales NOTA: CWT Eevents podr operar eventos mayores a 300 personas, siempre y cuando el staff de coordinadores este disponible y la logstica del mismo lo permita.

Empresas y asociaciones vinculadas con los grupos y convenciones.

Convenciones (hasta 300 participantes) Seleccin del destino y manejo del presupuesto del evento. Organizacin de Viajes de Inspeccin. Servicios de alojamiento. Contratacin de los salones y/o centros de convenciones. Transportacin area (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.). Transportacin terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.). Asesora y seleccin de mens. Seleccin de restaurantes. Equipo audiovisual y de traduccin simultnea. Iluminacin, ambientacin y escenografa. Fotografa y video. Fiestas tema. Expositores, shows y artistas. Servicios adicionales como edecanes, florera, gafetes, mantas, etc. Tours. Actividades recreativas. Seguros de viaje. Obsequios.

Empresas y asociaciones vinculadas con los grupos y convenciones.

Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes) Seleccin del destino y manejo del presupuesto del evento. Organizacin de Viajes de Inspeccin. Servicios de alojamiento. Contratacin de los salones y/o centros de convenciones. Transportacin area (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.). Transportacin terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.). Asesora y seleccin de mens. Seleccin de restaurantes. Iluminacin, ambientacin y escenografa. Fiestas tema. Shows y artistas. Servicios adicionales como edecanes, florera, gafetes, mantas, etc. Tours. Actividades recreativas. Seguros de viaje. Obsequios.

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Qu es MPI? Meeting Professionals International, de origen Norteamericano, se fund en 1972 y se ha convertido en la Asociacin lder mundial que actualmente integra a ms de 19,000 profesionales de la industria de reuniones, congresos y convenciones en 60 pases (60 Captulos y 4 Clubes), de 3 Continentes (Amrica, Europa y Asia). Grandes oportunidades para la identificacin y captacin de negocios. Oportunidad de convertirse en un profesional con reconocimiento internacional a travs de programas de certificacin. Profesionalizacin a travs de programas educativos y Networking a todos los niveles. Entrenamiento para desarrollar el liderazgo. Noticias e informacin actualizada de las tendencias y comportamiento del mercado a travs de su pginas web y boletines mensuales.

CENTROS EN MEXICO

Empresas y asociaciones vinculadas con los grupos y convenciones.

MEXICO CONVENTION BUREAU Elda Laura Cerda Martnez, Executive Director Viaducto Miguel Alemn 105, 5th fl, Escandn, 11800 Miguel Hidalgo, Mexico City (5255) 5278-4200, ext 1500; Toll free from the U.S. and Canada: 1-800-446-3942 Fax (5255) 5278-4200 ext 1502 ecerda@visitmexico.com www.visitmexico.com UNITED STATES OFFICE Chicago-Midwest USA Eduardo Chaillo Ortiz 225 N. Michigan Ave., Suite 1850, Chicago, IL 60601 (312) 228-0517; fax (312) 228-0515 chicago@visitmexico.com Meeting planners searching for a destination rich in business services, extensive meeting venues, top-of-the-line accommodations, reliable transportation systems and exciting and rewarding incentive options will find all these qualities and more in one place - Mexico. And perhaps the most appealing bit of news for meeting planners about hosting an event in Mexico is the fact that - in this land of 42 convention centers in 56 cities, 245,000 hotel rooms and 58 international airports - business conventions, seminars and meetings are exempt from federal income taxes (VAT). This privileged tax code status can have some beneficial effects on your clients budget. Contact the Mexico Tourism Board for exemption details at 1-800-44 MEXICO.

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Centros de congresos y convenciones

Centros de congresos y convenciones ..\acapulco_ce.pdf ..\guadalajara_ce.pdf ..\df_ce.pdf ..\monterrey_ce.pdf ..\cancun_ce.pdf

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PRINCIPALES CENTROS A NIVEL INTERNACIONAL

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PRINCIPALES CENTROS A NIVEL INTERNACIONAL

Formulacin del plan de trabajo (ruta crtica)

Determinacin de objetivos Fijacin de polticas y procedimientos Presupuesto Seleccin del lema y del logo Coordinacin del programa Seleccin de ponentes Determinacin de reas necesarias Determinacin de equipos, montajes y sealizacin a utilizar Seleccin de la sede

 Cotizacin de transportacin, hospedaje, alimentacin, eventos. Fam trip contratacin de proveedores Promocin y publicidad y relaciones pblicas Propuesta y eleccin de alimentos y bebidas Variedad y entretenimiento Decoracin y ambientacin Salones, planos de montaje, equipo, servicios de apoyo

Formulacin del plan de trabajo (ruta crtica)

Formulacin del plan de trabajo (ruta crtica)

Listado de participantes Reservaciones Logstica de traslado Organizacin del registro Apertura y autorizacin de cuentas maestras Supervisin de sesiones, eventos, comidas, montajes, equipos, materiales, personal Eventos adicionales para acompaantes Organizacin del check out Logstica de transportacin de regreso.

El proceso administrativo aplicado a los grupos y convenciones

El proceso administrativo es la base para la organizacin y desarrollo de las convenciones de acuerdo a las siguientes etapas: Mecnica a) previsin: que se puede hacer? b) Planeacin: que se va a hacer? c) Organizacin: como se va a hacer?

El proceso administrativo aplicado a los grupos y convenciones Dinmica a) Integracin: con que y con quien se va a hacer? b) Direccin: ver que se haga c) Control: como se hizo?

Previsin
Es la anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras para planear lo que se va a hacer. En este paso se realizaran las siguientes actividades: Fijacin de objetivos de la reunin Investigar los factores pasados, presente y futuro que influirn la reunin Analizar las alternativas y decidir las mas viables

Integracin de comits.
La integracin de comits corresponde a la etapa dinmica en el proceso de integracin. Se deber siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunin, magnitud, destino, duracin, tipo de evento y programas que lo integran se determinar el tamao del comit organizador.

Integracin de comits.
Es un factor primordial para el xito del evento y de su coordinacin depender el desarrollo de la reunin. Todos los detalles deben planearse con anticipacin y cada comit deber enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comits a fin de lograr que la reunin se lleve a cabo sin problemas, detalles o contratiempos.

Clasificacin de comits.
Comit organizador: de acuerdo a lo planeado en la organizacin se designar la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comit, gerente de subcomit. Comit de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempean un papel en la organizacin del evento.

Clasificacin
Comit de finanzas: manejar todo el aspecto econmico Comit de programa: se encarga de organizar e informar la serie de actividades que se llevarn a cabo. Comit de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusin del evento tanto en el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes. Comit de alojamiento: su funcin es lograr que los participantes cuenten con una habitacin de acuerdo a sus necesidades.

Clasificacin
Comit de festejos: tiene a su cargo la celebracin de actividades artsticas, recreativas o culturales de los eventos sociales de la convencin. Comit de registro: su funcin es lograr que el registro de los participantes sea fcil, correcto, cmodo y rpido Comit de recepcin y hospitalidad: su papel ser el de anfitrin de los asistentes en todos los eventos de la reunin.

Clasificacin
Comit de transporte: se encarga del traslado e informacin de los detalles del viaje. Comit de exposicin: realizar los trmites para la obtencin del espacio para las exhibiciones y la informacin de los detalles a los expositores. Comit de servicios generales: verificar los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos. Comit de ornato y rotulacin: se encarga de los anuncios, rtulos y decoracin de los eventos.

 El comit organizador es un organismo de trabajo y de accin, es que el ejecutar y pondr en movimiento el plan elaborado con anticipacin. Presidencia: es ocupada por los mas altos ejecutivos de la empresa u organizacin con amplios conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos. Atiende las desiciones respecto a la integracin de su equipo de trabajo.

Funciones y obligaciones de cada comit

 Vicepresidente ejecutivo: llamado tambin coordinador general, fungir como OPR, debido a su experiencia es contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo que se informar de su contratacin al presidente y al comit organizador del evento. Vicepresidente de finanzas: tambin llamado tesorero o contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas y contable para realizar el control financiero, ingresos, egresos y saber coordinarse con los otros miembros del comit organizador.

Funciones y obligaciones de cada comit

 Presidente de comit: llamado gerente o vicepresidente, es una persona cuya habilidad, experiencia y capacidad, le permiten ejercer exitosamente las responsabilidades que asume cada comit, la integracin de esos comits debe ser prerrogativa del OPR. Gerentes de subcomit: es el encargado de atender reas especficas, pero interrelacionadas dentro del funciograma del comit correspondiente. La designacin es hecha por el responsable de cada comit

Funciones y obligaciones de cada comit

Coordinacin de comits
Es fundamental la buena coordinacin de los comits para alcanzar todos los objetivos, para lograr esto la comunicacin ser fundamental. Para este fin debe programar en fechas predeterminadas sus reuniones generales a las cuales debern asistir los responsables de cada comit para llevar a cabo una orden del da elaborando minutas e informes de progreso. Las reuniones deben reunir las siguientes condiciones:

Coordinacin de comits
Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos los involucrados. Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos. Proveer caf y refrescos o coffee break Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolios, plumones, hojas, lpices, etc. No permitir personas extraas al fin Aconsejable una secretaria o una grabadora.

Anlisis de las caractersticas del evento y sus objetivos.

Determinacin de los objetivos del evento

Todo evento sea pequeo o grande, nacional o internacional tiene un fin, causa, justificacin o razn de realizarse. La fijacin de objetivos debe ser clara y definitiva y su establecimiento es la base para definir los lineamientos y parmetros que regirn las acciones a seguir y ser la base del proceso administrativo a seguir y definirn las dediciones importantes como la sede, el presupuesto, el programa, la publicidad, etc.

Determinacin de los objetivos del evento

Los objetivos pueden ser generales o particulares. Por generales se entienden aquellos que estn por encima de los otros y que abarcan de forma mas amplia los inters fundamentales de la empresa o asociacin que organiza la reunin. Los objetivos generales pueden ser educativos, informativos o motivacionales o una combinacin de estos.

Determinacin de los objetivos del evento Los particulares varan segn el punto de vista del organizador o de los asistentes. El conocimiento de tales diferencias es de singular relevancia, pues su omisin o desconocimiento afectar el resultado de la reunin. A continuacin detallamos ejemplos de objetivos particulares.

Determinacin de los objetivos del evento

Para el asociado: Educacin y capacitacin Interrelaciones Foro de exposicin Para el empleado Capacitacin y mejora personal Ampliacin de elementos de ventas Ascenso y reconocimiento personal

Para la asociacin: Imagen Ingresos Prestigio Para la empresa: Cumplimiento de las leyes Nuevos productos Relaciones industriales y publicas

Seleccin de la sede
Existen una serie de factores que inciden en la decisin de donde se llevar a cabo la reunin, una de los primeros factores a considerar es el presupuesto. En base a los fondos disponibles se podr decidir si el lugar estar cerca o lejos de la mayora de los convencionistas para determinar cuanto se podr desembolsar para el transporte de los mismos.

Seleccin de la sede
Otros factores importantes para tomar esta decisin son: Informacin histrica acerca de convenciones anteriores Procedencia de la mayora de los participantes y la ubicacin estratgica de la ciudad sede Numero de participantes y disponibilidad de hoteles con espacio suficiente en trminos de hospedaje y salones de convenciones. Disponibilidad de otros atractivos para actividades adicionales.

Seleccin de la sede
Tipo de ubicacin, ya sea playa, ciudad, campestre. Favorece el ambiente al objetivo de la convencin o de los participantes? Es adecuado de acuerdo al tipo de convencionistas Viajaran con acompaantes o familiares Se ajusta el lugar a las posibilidades econmicas de los asistentes? Accesibilidad y adecuacin segn la procedencia de los participantes

Seleccin de la sede
El clima imperante ser adecuado? Posee toda la infraestructura necesaria? El transporte local es adecuado? Existe un ambiente socio-poltico estable? Los nativos tienen una buena relacin con la empresa o institucin?

Viaje de inspeccin
A pesar de que normalmente las empresas cuentan con el apoyo de una agencia de viajes de incentivos o de profesionales en la organizacin de congresos y convenciones quienes, regularmente, conocen los diversos lugares donde se llevan a cabo las convenciones, el gerente de convenciones de la empresa o institucin deber realizar un viaje de inspeccin para verificar todos los detalles y asegurarse que cumple con todos los requisitos.

Viaje de inspeccin
En esta visita, que se realizar al menos con un ao de anticipacin se verificar lo siguiente: Estado general de las instalaciones, habitaciones, salones, restaurantes Calidad de los servicios que ofrece el hotel Numero, tamao y equipamiento de los salones Infraestructura del sitio Medios de transporte y los tiempos de traslado

Viaje de inspeccin

a) b) c) d) e)

Planes de construcciones o modificaciones al edificio. En cuanto al alojamiento Numero de cuartos disponibles Clasificacin por tipo Cantidad de cuartos con dos camas o king size Horarios de llegada y salida Amenities ofrecidos

Viaje de inspeccin
En cuanto a los salones Cantidad y capacidad Equipo audiovisual disponible reas de servicio y registro Estacionamiento disponible Servicio de cocina y de meseros

Planeacin.
Si en la previsin se establece lo que se puede hacer, Planeacin es la determinacin del camino que se tomar y lo que se har conjuntamente con las acciones cronolgicas de trabajo para lograr los objetivos previamente trazados, aqu se establece el rumbo que se tomar, estableciendo las reglas, polticas y procedimientos que ayudaran a alcanzar el objetivo, el orden de las operaciones y la determinacin de los tiempos y presupuestos para lograrlo.

Planeacin.
En todo proceso de planeacin existen tres principios que hay que tener en cuenta: Principio de precisin: la planeacin debe ser precisa y detallada, pues regir acciones concretas Principios de flexibilidad: debe haber un margen de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y fuera de control Principio de unidad: se debe disear una planeacin para cada accin y coordinar todas entre si.

Formulacin del programa tentativo

En esta fase se establecen los planes, o la secuencia de acciones y tiempos, que harn que se logre el objetivo. Esto es responsabilidad del OPR quien deber establecer toda accin posible que afectr el resultado de la reunin. Las revisiones a este programa y los consecuentes cambios agruparan de forma lgica diversas acciones que por sus caracteristicas y objetivos deben estar vinculadas.

Formulacin del programa tentativo

Una vez realizadas las revisiones, las acciones se agruparan bajo una serie de subtitulos que permitan agruparlas para alcanzar cada objetivo especifico, por ejemplo, muchas acciones dentro del plan general de trabajo se agruparan bajo subtitulos, como programa tcnicocientifico, programa social, de promocin, de hospedaje, de registro, etc.

Formulacin del programa tentativo

De acuerdo a la magnitud del evento, al nmero de asistentes esperados, a la cantidad de colaboradores, al presupuesto asignado y al conocimiento y profesionalismo del comit organizador la realizacin y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo los diversos ttulos sern ejecutadas por los subcomits correspondientes

Formulacin del presupuesto

Una de las mas grandes e importantes responsabilidades del OPR para lograr el xito de la reunin es la cuantificacin econmica de cada una de las acciones que se realizarn. El presupuesto es la elaboracin de planes para un periodo determinado y a futuro en trminos contables. Determina, con la mxima exactitud posible, el capital o inversin requerida para realizar la reunin y su posible recuperacin.

Clases de presupuesto
De egresos e ingresos De tiempo, espacio y productos Gasto de capital Efectivo Balance

Clases de presupuesto
Tambin podemos clasificarlos segn el tipo de reunin, ya que en las convenciones empresariales, el gasto es absorbido por la empresa de acuerdo al budget elaborado en forma general por la empresa al inicio de sus ejercicio en la partida destinada a reuniones. Las condiciones generales de la empresa, su situacin econmica y el tipo de reunin que se celebrar determinan el presupuesto asignado. Por lo que el programa se sujeta a este.

Clases de presupuesto
Mientras que en la mayora de las reuniones de asociaciones y organismos similares, el presupuesto se sujeta a la reunin. El programa general de trabajo se cuantifica, determinndose as, el presupuesto necesario para ejercerlo. El tipo de reunin, as como sus programas y acciones a efectuar as como su recuperacin, son los determinantes del monto requerido.

Elaboracin de presupuestos
Toda accin que muestre una valoracin contable se debe incluir en el presupuesto. Por norma general, los presupuestos se dividen en dos renglones principales: Egresos Ingresos

Egresos
Tambin conocidos como gastos o inversiones, los egresos debe representar toda la valoracin contable que satisface el logro de servicios y elementos materiales en funcin directa de la reunin. Los diversos renglones y la cuantificacin de los recursos para el logro de las metas que se indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionaran la totalidad de egresos estimados que requiere la reunin.

Ingresos
Los ingresos deben representar toda valoracin contable para el beneficio econmico vinculado directamente con la realizacin del evento, los cuales pueden provenir de: Cuotas de inscripcin o registro, cuotas de acompaantes, cuotas especiales, subsidios o contribuciones, patrocinios y contribuciones.

Elaboracin de cotizaciones
Una de las actividades primordiales es determinar los precios de los traslados, transportacin, hospedaje, alimentacin, eventos, equipo, etc. Es necesario negociar los mejores precios para el hospedaje de los participantes y tratar de obtener precios razonables para los banquetes, fiestas, ccteles, etc. Adicionalmente, es muy importante negociar los servicios extras y espacio para exhibiciones por el beneficio que implica.

Elaboracin de cotizaciones