Contabilidad para Administradores 1

Material de apoyo (disponible en EvaluaNET)

(unidad cuatro, semana cuatro) (ALU)
Unidad cuatro, semana cuatro

Ciclo Contable en una Empresa de Servicios

 Contenido de la Unidad cuatro
El contenido de la unidad cuatro, incluido en el
presente material es similar al de la versión
vigente del texto del curso, basados en la
versión del programa de estudio oficial del
curso “Contabilidad para Administradores 1”.
 Objetivos de la unidad cuatro

Ilustrar cómo se lleva a cabo el Ciclo Contable

en una empresa de Servicios.
 Introducción

Las empresas de servicios son aquellas

empresas que tienen como objetivo la
prestación de servicios intangibles, es decir que
usualmente no entregan ningún bien físico a sus
clientes. En el caso de una lavandería el cliente
lleva su ropa sucia y la lavandería se encarga de
prestarle el servicio de lavado y devolverle al
cliente su ropa limpia y con un agradable olor.
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (1)
Descripción del Ciclo Contable en una empresa de Servicios

BALANCE GENERAL ESTADO DE RESULTADOS

Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (2)
Principales rubros en los Estados Financieros

Los principales rubros que muestra el Balance General de una empresa de servicios
son:

‣ Efectivo en Bancos
‣ Cuentas por Cobrar
‣ Inventario de Materiales
‣ Terrenos
‣ Edificios
‣ Mobiliario
‣ Equipo
‣ Vehículos
‣ Equipo de Cómputo
‣ Cuentas por pagar a proveedores de servicios
‣ Patrimonio

Los principales rubros que muestra el Estado de Resultados son:

‣ Ingresos por Servicios

‣ Gastos de Operación
‣ Utilidad en Operación
‣ Ingresos Financieros, Gastos Financieros y Otros Ingresos y Gastos
‣ Utilidad antes de Impuestos
‣ Gastos por Impuesto sobre la Renta
‣ Utilidad Neta
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (3)
Transacciones típicas de una empresa de Servicios

Las principales transacciones que lleva a cabo una empresa de servicios son las
siguientes:

1. Aporte inicial de capital y dotación de bienes y servicios (empleados, local, etc.).

2. Compra de materiales al crédito o al contado.
3. Pago a los empleados y proveedores de servicio.
4. Facturación de servicios prestados.
5. Cobro a los clientes.
6. Obtención y pago de financiamiento bancario.
7. Retiros por parte del propietario o declaración de dividendos.
8. Regularizaciones o ajustes de fin de mes y fin del ejercicio contable.
9. Cierre anual.

Las anteriores transacciones se registran en el Diario, se trasladan al Mayor y se

resumen en la Balanza de Comprobación.
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (4)
Regularizaciones de fin de mes o de fin del ejercicio contable y cierre contable

Cada fin de mes o cuando la empresa lo establezca, aunque el período máximo

deberá ser de un año, la empresa debe correr asientos o partidas de regularización o
ajuste para las cuentas que lo requieran, previo a elaborar los estados financieros.

Las regularizaciones o ajustes de fin de mes usualmente incluyen:

1. Registro de pasivos acumulados a fin de mes, tales como sueldos, salarios,

prestaciones laborales, cuotas patronales, impuestos, servicios públicos, etc..
2. Regularización de pagos anticipados tales como alquileres anticipados, seguros
anticipados, publicidad anticipada, etc..
3. Regularización de anticipos recibidos de clientes.
4. Registro de ingresos devengados.
5. Registro de Depreciaciones de activos no corrientes correspondientes al mes,
conforme las vidas útiles establecidas.

Las regularizaciones o ajustes al igual que las transacciones ordinarias, se

documentan, se operan en el Diario, se trasladan al Mayor, y luego se prepara una
Balanza de Comprobación ajustada, que es la que sirve de base para preparar los
estados financieros definitivos.

En los capítulos 6 y 7, “Regularizaciones (Ajustes) de fin de mes y Asientos de Cierre”,

se verá el detalle de los conceptos básicos que originan las partidas o asientos de
regularización o ajuste, así como los asientos de cierre anual.

Los Estados Financieros básicos que preparan las empresas de servicios son: El
Estado de Resultados, Balance General, Estado de Variaciones en el Patrimonio Neto
y el Estado de Flujos de Efectivo. Los formatos son muy similares a los vistos en
ejemplos anteriores. En el capitulo 5 “Estados Financieros de una empresa de
Servicios”, se desarrollará con más detalle el contenido de los mismos.

El Catálogo de Cuentas es simple e incluye conceptos tales como Ingresos por

Servicios, Inventario de Materiales o Suministros, etc..

Al llegar el final del año fiscal, las empresas de servicios deben proceder a efectuar
el Cierre Contable. El Cierre Contable implica dejar a cero las cuentas de ingresos y
gastos y cualquier otra cuenta transitoria, tal como la de retiros del propietario, o
dividendos declarados. Las cuentas de activo, pasivo y patrimonio no se cierran,
simplemente se trasladan al siguiente período contable. Los asientos de cierre se
operan en el diario general, se trasladan al mayor general y se genera una balanza
de comprobación post-cierre.
 Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (5)
Ejercicio sobre operatoria contable de una empresa de
Servicios

A continuación se desarrolla un ejercicio completo sobre la operatoria contable de una

empresa de servicios durante el mes inicial de operaciones.

El ejercicio, por simplificación, no incluye la operatoria del IVA ni del ISR. Para obtener
mayores detalles sobre la operatoria de los citados impuestos, favor de consultar el
capítulo 8, el cual incluye la base legal, la forma de cálculo y la operatoria contable de
ambos impuestos.

Operatoria contable del primer mes de operaciones de la empresa de propiedad

individual, denominada Clínica La Mascota Contenta, propiedad del Dr. Álvaro
Sandoval (Formato Formal)
El Dr. Álvaro Sandoval, Veterinario recién graduado, abrió su clínica veterinaria el 1
de diciembre del 20XX, la que se denomina “La Mascota Contenta”.
Inmediatamente contrató a una Secretaria- Asistente con un sueldo mensual de
Q2,200.00 (sujeto a prestaciones laborales), más la Bonificación Incentivo mensual
correspondiente a Q 250.00 mensuales. La Secretaria Asistente inició labores el 1
del mes. En el transcurso de diciembre 20XX, efectuó las siguientes transacciones
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (6)
Fecha Orden Descripción
1 1 Abrió la clínica con una inversión de Q 20,000.00, depositados en el Banco
Maya.
2 2 Compró al crédito el siguiente mobiliario y equipo en Casa de la Mascota,
S.A., a un plazo de 4 meses. Firmó para el efecto un reconocimiento de
deuda, el cual no devengará intereses: Camilla para atención de pacientes
por Q 2,000.00 con una vida útil de cinco años. Escritorio, sillas y jaulas por
Q 3,000.00 con una vida útil de cinco años.
8 3 Adquirió material médico para uso en la clínica, para mantener en
existencia, por un valor de Q 4,000.00. Se hizo un pago por el 40%. El resto
se queda a deber sin firmar ningún documento a cambio.

10 4 Contrató un espacio en un periódico local, donde anuncia la clínica por el

mes de diciembre, por Q 500.00, el cual pagó de inmediato.
12 5 Pagó la renta del local que ocupa la clínica correspondiente al trimestre
diciembre-febrero, por un total de Q 10,500.00. El valor de la renta mensual
incluye el costo de los servicios públicos.
28 6 Retiró para uso personal la cantidad de Q 3,000.00.
29 7 Canceló el sueldo de la secretaria-asistente por el mes laborado, más la
bonificación incentivo correspondiente.
30 8 Facturó a diferentes pacientes por servicios prestados en el mes de
diciembre la cantidad de Q 15,000.00, cobró de inmediato el 65%.

Regularizaciones (ajustes) que se efectúan al final del mes con el fin

de determinar los resultados del mes, de acuerdo a la Base Devengada:

30 9 Revisó la existencia de material médico, habiendo determinado que las

existencias ascienden a Q 2,500.00. Es decir que el consumo en el mes fue
de Q 1,500.00.
30 10 Registra ajustes adicionales relacionados con:
a. Depreciaciones mensuales de los activos no corrientes.
b. Vencimiento de pagos anticipados.
c. Registro de prestaciones laborales acumuladas (30% sobre sueldos
ordinarios).

Nota: No se calcula el IVA ni el ISR.

Se pide:
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (7)
Se pide:
a. La operatoria del diario general
b. La operatoria del mayor general
c. La elaboración de la balanza de comprobación
d. La elaboración de los Estados Financieros: Estado de Resultados, Estado de
Variaciones en el Patrimonio Neto, Balance General
e. Un breve comentario sobre el desempeño y la situación financiera de la
clínica durante el mes de diciembre

Referencias: Rentabilidad sobre Ventas 20%, Endeudamiento 40%.

Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (8)
Solución del caso del Dr. Álvaro Sandoval, Clínica La Mascota Contenta.

i) Diario General

Dr. Álvaro Sandoval, La Mascota Contenta

Diario correspondiente al mes terminado el 31 de diciembre del 20XX
(cifras en Quetzales)

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber

1 1 100 Bancos Inicio operaciones 20,000
1 1 300 A.S.Capital Inicio operaciones 20,000
Sumas 20,000 20,000

3 2 112 Mobiliario Compra de mobiliario a crédito 5,000

3 2 201 Documentos por pagarCompra de mobiliario a crédito 5,000

Sumas 5,000 5,000

Fecha No. Código Nombre Debe Haber

8 3 103 Inventario Materiales Compra de material médico 4,000
8 3 100 Bancos Compra de material médico 1,600
8 3 200Cuentas por pagar Compra de material médico 2,400
Sumas 4,000 4,000

10 4 518 Gastos por publicidad Publicidad de diciembre 500

10 4 100 Bancos Publicidad de diciembre 500
Sumas 500 500

12 5 104 Pagos anticipados Alquiler anticipado 10,500

12 5 100 Bancos Alquiler anticipado 10,500
Sumas 10,500 10,500

28 6 300A AS, Retiros Retiro personal 3,000

28 6 100 Bancos Retiro personal 3,000
Sumas 3,000 3,000

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber

29 7 511 Gastos por sueldos Pago de sueldos de diciembre 2,200
29 7 514 Gastos por Pago de sueldos de diciembre 250
Prestaciones
29 7 100 Bancos Pago de sueldos de diciembre 2,450
Sumas 2,450 2,450

30 8 100 Bancos Facturación de servicios 9,750

30 8 101 Cuentas por Cobrar Facturación de servicios 5,250
30 8 400Ingresos por servicios Facturación de servicios 15,000
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (9)
30 9 513 Gastos por materiales
consumidos Consumo de materiales 1,500
30 9 103 Inventario Materiales Consumo de materiales 1,500
Sumas 1,500 1,500

30 10 516 Gastos por Registro de depreciación de 83

Depreciaciones (*) diciembre
30 10 112A Depreciación Registro de depreciación de 83
acumulada de diciembre
mobiliario (*)
Sumas 83 83
(*) “El valor de esta partida contable y relacionadas se
incluye por Q 83.00 en vez de hacerlo por 83.33, para
evitar el uso de centavos (.00).”
30 11 512Gastos por alquileres Vencimiento de pagos 3,500
anticipados
30 11 104Pagos Anticipados Vencimiento de pagos 3,500
anticipados
Sumas 3500 3500

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber

30 12 514 Gastos por Registro de prestaciones por 660
prestaciones pagar
30 12 206 Prestaciones por Registro de prestaciones por 660
pagar pagar
Sumas 660 660
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (10)
ii) Mayor General

Dr. Álvaro Sandoval, La Mascota Contenta

Mayor correspondiente al mes de diciembre del 20XX,
(cifras en Quetzales)

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

1 1 100 Bancos Inicio operaciones 20,000
8 3 100 Bancos Compra de materiales 1,600
médicos
10 4 100 Bancos Publicidad de diciembre 500
12 5 100 Bancos Alquiler anticipado 10,500
28 6 100 Bancos Retiro personal 3,000
29 7 100 Bancos Pago de sueldos de 2,450
diciembre
30 8 100 Bancos Facturación de servicios 9,750
Sumas 29,750 18,050 11,700

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

30 8 101 Cuentas por Facturación de servicios 5,250
Cobrar
Sumas 5,250 - 5,250

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

8 3 103 Inventario Compra de material 4,000
Materiales médico
30 9 103 Inventario Consumo de materiales 1,500
Materiales
Sumas 4,000 1,500 2,500

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

12 5 104 Pagos Alquiler anticipado 10,500
Anticipados
30 11 104 Pagos Vencimiento de pagos 3,500
Anticipados anticipados
Sumas 10,500 3,500 7,000

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

3 2 112 Mobiliario Compra de mobiliario al 5,000
crédito
Sumas 5,000 0 5,000

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

8 3 200 Cuentas por Compra de material 2,400
pagar médico
Sumas 0 2,400 2,400

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (11)
Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor
29 9 511 Gastos por Pago de sueldos de 2,200
sueldos diciembre
Sumas 2,200 0 2,200

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

30 11 512 Gastos por Vencimiento de pagos 3,500
alquileres anticipados
Sumas 3,500 0 3,500

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

30 9 513 Gastos por Consumo de materiales 1,500
materiales
consumidos
Sumas 1,500 0 1,500

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

29 9 514 Gastos por Pago de sueldos de 250
prestaciones diciembre
30 12 514 Gastos por Requerimiento de 660
prestaciones prestaciones por pagar
Sumas 910 0 910

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

30 10 516 Gasto por Registro de 83
Depreciaciones Depreciaciones de
diciembre
Sumas 83 0 83

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

10 4 518 Gastos por Pago por publicidad en 500
publicidad diciembre
Sumas 500 0 500

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

30 10 112A Depreciación Depreciación durante 83
acumulada de diciembre
mobiliario
Sumas 83 83

Fecha No. Código Nombre Descripción Debe Haber Deudor Acreedor

28 6 300A AS, Retiros Retiro personal 3,000
Sumas 3,000 0 3,000
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (12)
iii) Balanza de Comprobación

Dr. Álvaro Sandoval, La Mascota Contenta

Balanza de Comprobación correspondiente al 31 de diciembre del 20XX
(cifras en Quetzales)

Código Nombre Debe Haber Deudor Acreedor

29, 18, 1
100Bancos 750 050 1,700

5,2
101Cuentas por Cobrar 50 0 5,250
103Inventario de materiales médicos 4,000 1,500 2,500
104Pagos Anticipados 10,500 3,500 7,000
112Mobiliario 5,000 0 5,000
200Cuentas por pagar 0 2,400 2,400
201Documentos por pagar 5,000 5,000
206Prestaciones por pagar 660 660
300A.S.Capital 0 20,000 20,000
400Ingresos por servicios 0 15,000 15,000
511Gastos por sueldos 2,200 0 2,200
512Gastos por alquileres 3,500 0 3,500
513Gastos por materiales consumidos 1,500 0 1,500
514Gastos por Prestaciones 910 0 910
516Gastos por Depreciaciones 83 0 83
518Gastos por publicidad 500 0 500
112ADepreciación acumulada de mobiliario 83 83
300AAS, Retiros 3,000 0 3,000

Sumas 66,193 66,193 43,143 43,143

Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (13)
iv) Estados financieros

Dr. Álvaro Sandoval, La Mascota Contenta

Estado de resultados
Mes terminado el 31 de diciembre de 20XX
(cifras en Quetzales)
Quetzales %
Ingresos por
400 Servicios 15,000 100%

(-) Gastos de
Operación:
Gastos por
511sueldos 2,200
Gastos por
512alquileres 3,500
Gastos por
materiales
513consumidos 1,500
Gastos por
514prestaciones 910
Gastos por
516depreciaciones 83
Gastos por
518publicidad 500
Total gastos de
operación 8,693 58%

Utilidad en
operación 6,307 42%

Dr. Álvaro Sandoval, La Mascota Contenta

Estado de Variaciones en el Patrimonio Neto
Mes terminado el 31 de diciembre de 20XX
(cifras en Quetzales)
Quetzales
Patrimonio inicial 0
(+) Aportes 20,000
(-) Retiros (3,000)
(+) Utilidad neta
en operación 6,307
Patrimonio Final 23,307
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (14)
Dr. Álvaro Sandoval, La Mascota Contenta
Balance General
Mes terminado el 31 de diciembre de 20XX
(cifras en Quetzales)

Quetzales Porcentaje %
Activo
Activo
Corriente 26,450 84%
100Bancos 11,700
Cuentas por
101cobrar 5,250
Inventario de
103material médico 2,500
Pagos
104anticipados 7,000
Activo No
Corriente 4,917 16%
112Mobiliario 5,000
(-) Depreciación
112Aacumulada (83)

Suma Activo 31,367 100%

Pasivo
Corriente 8,060
Cuentas por
200Pagar 2,400
Documentos por
201Pagar, CP 5,000
Prestaciones por
206Pagar 660

Suma Pasivo 8,060 26%

Patrimonio
Neto
300AS, Capital 20,000
300AAS, Retiros (-) (3,000)
312Utilidad del ejercicio (Resumen de 6,307
Ingresos)

Suma
Patrimonio
Neto 23,307 74%

Suma Pasivo y
Patrimonio 31,367 100.0%
Ciclo Contable en una Empresa de Servicios (15)

v) Comentarios sobre el Desempeño y Situación Financiera:

Evaluaci
ón
Referencia Clínica Dese
Rentabili
dad
sobre
Ventas 20% 42% B
Endeuda
miento 40% 26% B
 Adjuntos de la unidad anterior
A continuaciòn se muestran algunos procesos
incorporados en la unidad no. 3
 Registros Contables (3)
Descripción del Ciclo Contable o Proceso Contable

La descripción del ciclo contable o proceso contable se muestra a continuación:

Figura 3-1
Proceso Contable

La secuencia anterior es un proceso continuo en el que usualmente los eventos

generan documentos que sirven de soporte para el registro de las transacciones,
para luego elaborar el producto final de la contabilidad como lo son los Estados
Financieros. No tendría sentido elaborar éstos si no son utilizados por cualquiera de
los distintos usuarios de la contabilidad (sea internos o externos).
 Registros Contables (4)
Proceso del Registro de las transacciones contables

La secuencia que sigue el proceso del registro de las transacciones contables

conforme el procedimiento establecido en el Código de Comercio de Guatemala es el
siguiente:

Figura 3-2
Registro de Transacciones

A continuación se hace una breve descripción de la función y contenido de cada uno

de los registros contables involucrados en el registro de las transacciones. La
descripción se hace con base en un procedimiento de registro formal.
 Registros Contables (6)
Diario

Es el registro en papel o en forma electrónica, de las transacciones de una empresa,

anotadas en orden cronológico, se identifica el número de cada transacción y la fecha
de ocurrencia. Usualmente el formato de registro de cada una de las transacciones
registradas incluye lo siguiente:

‣ Registro de cada transacción con una breve descripción.

‣ Se especifican las códigos y nombres de las cuentas afectadas en cada
transacción.
‣ Se aplican las reglas del cargo y del abono (operatoria del debe y haber).

¿Qué incluye un asiento o partida de diario?

‣ Fecha de la transacción
‣ Correlativo de la transacción
‣ Código y titulo de la cuenta debitada (debe)
‣ Código y titulo de la cuenta acreditada (haber)
‣ Monto del cargo y del abono ( debe y haber)
‣ Descripción de la transacción
‣ El signo de moneda se omite, pues es recomendable anotar en el encabezado
del registro que las cifras se presentan en Quetzales.

Para una mejor comprensión del uso de los formatos de los registros contables
manuales, a continuación se desarrolla un pequeño ejercicio relacionado con una
empresa de Servicios:
 Registros Contables (9)
Mayor
Es un resumen de las cuentas utilizadas por una entidad durante un período contable,
usualmente se sigue el orden del catálogo de cuentas. El contenido del registro de
cada cuenta en el formato manual comprende:

‣ Código y nombre de la cuenta especificada.

‣ Número de la transacción.
‣ Registro de movimientos al debe y haber según lo registrado en el Diario
General.
‣ Sumatoria de las columnas Debe y Haber.
‣ Determinación del saldo de cada cuenta (Deudor o Acreedor).
Si suma más el Debe, el saldo es deudor (dr). Si suma más el Haber, el
saldo es acreedor (cr).

A continuación para la resolución de este ejercicio se muestra el uso del registro

Mayor General, mediante el formato manual.
 Registros Contables (11)
Balanza de Comprobación

Es un documento interno que se prepara después de haber efectuado los traslados

al mayor. Es un listado de todas las cuentas con sus totales de movimientos al debe
y haber y los respectivos saldos de cada una de las cuentas (saldo deudor, acreedor
o saldo cero). A la balanza de comprobación también se le denomina: Balanza de
Prueba, Balanza o Balance de Saldos. En este último caso, usualmente se presentan
únicamente las últimas dos columnas que corresponden a los saldos de las cuentas
incluidas en el reporte.

A continuación se muestra la Balanza de Comprobación basada en las transacciones

del ejercicio abreviado presentado anteriormente:

Balanza de comprobación de El Carro Feliz

Mes terminado el 31 de diciembre de 20XX
(cifras en Quetzales)

Código Nombre Debe Haber Deudor Acreedor

100Bancos 60.00 40.00 20.00

101Ctas.Xcob 15.00 0.00 15.00
400Ingresos por servicios 75.00 75.00
512Gts.xAlquileres 25.00 25.00
513Gts.xMateriales consumidos 15.00 15.00

Sumas 115.00 115.00 75.00 75.00

 Registros Contables (11)
Registro Contable de Estados Financieros

El registro contable de estados financieros usualmente incluye los siguientes reportes:

‣ Balanzas de Comprobación mensuales
‣ Estados financieros con la periodicidad que la empresa tenga establecido
elaborarlos.

El producto final y principal del ciclo contable son los Estados Financieros. Los
Estados Financieros básicos son los siguientes:

‣ Balance General o Estado de Situación Financiera

‣ Estado de Resultados
‣ Estado de Variaciones en el Patrimonio Neto
‣ Estado de Flujos de Efectivo

Las Normas Internacionales de Información Financiera, requieren agregar al juego de

Estados Financieros: Notas Aclaratorias y un Resumen de las principales Políticas
Contables.

A continuación se muestran los estados financieros, basados en las transacciones

del ejercicio abreviado presentado anteriormente:
Actividades a cargo de los alumnos, unidad
tres, semana tres
En el portal del curso se programarán las actividades a cargo de
los alumnos derivadas de la unidad tres, semana tres, entre las
que se incluirán:
Actividades dosificadas
-Ejercicios en línea,
-Tareas,
-etc.