Organización Del Fondo Documental Del Archivo

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO

Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la
búsqueda y localización de los documentos.
La organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades:
• Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que

represente la naturaleza del organismo reflejado en el y que reproduzca el
proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
• Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir,

aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los
documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única
ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo
documental.
SENA REGIONAL CUNDINAMARCA- CIDE SOACHA – ARTICULACIÓN CON LA MEDIA – YANED HURTADO, INSTRUCTORA
Para que estos dos propósitos
de la organización del fondo
se materialicen es necesario
utilizar instrumentos de
descripción y búsqueda
documental y realizar
previamente las tareas de
clasificación, ordenación e
instalación del fondo, en ese
orden.
Importancia de la ORGANIZACIÓN
Un archivo desorganizado, aunque contenga

los fondos más ricos del mundo, no favorece ni
la perdurabilidad de la documentación, ni las
búsquedas documentales.
• Disminuye las pérdidas de los documentos

La organización • Favorece la conservación de los documentos
• y mejora las búsquedas de información
CLASIFICACIÓN
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo

mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original». (1)
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera

los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o
bien según las actividades de las que son resultado.
Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le

permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas
estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la
entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus
actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los
mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que
traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los

documentos se clasifican:
 Por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.

 Por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo,
reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 Por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de
documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 Por documentos sueltos.
Clasificar, ¿por qué?
Las principales ventajas de la clasificación son:
 Aceleración y sistematización para organizar los documentos activos.

 Eficacia de la recuperación de la información para la toma de decisiones.
 Protección de la información administrativa.
 Estabilidad y continuidad administrativa.
 Optimización de los recursos económicos y racionalización de los espacios.
Clasificar, ¿qué?
Es imprescindible identificar, mediante un sistema de clasificación único y

corporativo, todos los documentos administrativos producidos y recibidos por
las diferentes unidades y servicios de la empresa, con el fin de organizarlos y
tratarlos a partir de los mismos criterios y por medio de los mismos métodos
Clasificar, ¿cuándo?
Los documentos producidos o recibidos por cualquier unidad o servicio de la

empresa, se deberán clasificar, y por tanto asignarles el código y el título del
Cuadro de clasificación que les corresponda (codificarles), desde el mismo
momento de su creación o recepción.
Clasificar, ¿cómo?
La clasificación de un documento, parte de las funciones principales del cuadro

de clasificación y llega hasta las actividades concretas, que se materializan en la
unidad básica de archivo, el expediente.
ORDENACIÓN
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se

complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea
consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un
criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto,
los números… La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en
diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.»
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en

cuenta su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o
por otros criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los

expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los

documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más
reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
 Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del

alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades
y lugares.
 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de

registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
 Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice

previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la
correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro
de estos, por orden cronológico.
INSTALACIÓN
La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la

organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los
documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas,
legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, subseries o
numeración correlativa.
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se

identifica con una signatura que haga referencia a la unidad de instalación
que lo contiene y a su orden dentro de la misma. De esta forma se
conocerá de manera inequívoca, la ubicación física del expediente dentro
del depósito.
En la instalación de las cajas, legajos
y libros seguiremos el sistema de
numeración continua, el más
indicado para un archivo en
crecimiento, mediante la numeración
arábiga desde el nº 1 en adelante,
siguiendo la secuencia natural.
Ejemplo: un expediente ubicado en la

caja o legajo 97, y que ocupa el nº3, de
los 10 que contiene, tendrá la signatura:
97,3.
EJEMPLOS
Sistema orgánico: Divide los documentos respondiendo a una sola pregunta: ¿Cuál
entidad o cuál oficina remite o recibe los documentos? En el archivador sólo se
despliegan las unidades que componen los organigramas de la entidad, la oficina, la
administración pública, los entes privados y los particulares.
Ejemplo: Si se envían o reciben documentos a la (o de la) Dirección de una entidad,

todos los documentos estarán agrupados en torno a esta unidad, en una carpeta o
unidad documental. Puede haber una pestaña principal que se rotule como “Dirección”
y varias carpetas ordinarias que se rotulen con subtítulos por tipo documental o por
algún otro criterio.
Otro ejemplo externo: Si se envían o se reciben documentos de la Contraloría General de

la República, todos los documentos enviados o recibidos se archivan en la misma unidad
documental.
Sistema funcional: Toma en cuenta las funciones sustantivas y facultativas y
agrupa los documentos formando “expedientes”, donde se refleja la unidad del
trámite. Si una oficina realiza una función y para el cumplimiento de esta
produce o recibe documentos de diferentes oficinas, e incluso de diferentes
entidades, los documentos se agrupan, aunque la procedencia sea diferente y
los tipos documentales también.
Ejemplo:
a. Si una función de una oficina es presupuestar, se agrupan los documentos de esa función,
aunque en la carpeta haya documentos de diversas oficinas: Así, la función de decidir
genera directrices, resoluciones, acuerdos, actas; la función de presupuestar genera
presupuestos; la función de informar genera informes; la función de denunciar o recibir
denuncias genera denuncias; la función de solicitar genera solicitudes; la función de planear
genera planes; la función de proyectar genera proyectos.
Puede formarse para la función de presupuestar una unidad
documental rotulada “Presupuestos”, que incluye presupuestos de la
Junta Administrativa, de la Dirección General, del Departamento
Archivo Notarial, directrices o cartas de la Contraloría General de la
República sobre esa materia, liquidaciones, modificaciones, etcétera.
Es decir, se pueden agrupar diferentes tipos documentales, de
diferentes entidades, relacionados con esa función.
Fondos y subfondos
Se define como fondo el conjunto de Un subfondo es una subdivisión del

documentos producidos o acumulados fondo. Está formado por el conjunto de
orgánicamente por una entidad o una documentos producidos por las
persona física, en el cumplimiento de unidades administrativas de una
sus actividades y funciones. Para entidad
establecer un fondo, la entidad
productora debe poseer: un nombre y
existencia jurídica propia establecida
por ley; atribuciones bien definidas por
ley; una posición en la jerarquía
administrativa; un superior jerárquico
con poder de decisión; un organigrama
En el Archivo Nacional son subfondos de nivel 1
los documentos producidos por las unidades de
mayor rango: Ejemplo: la Junta Administrativa, la
Dirección y la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos. Son subfondos de
nivel 2 los documentos producidos por los
departamentos y subfondos de nivel 3 los
documentos producidos por los procesos, dentro
de cada departamento. Esta relación jerárquica,
debe reflejarse al organizar los documentos en un
archivo de gestión.
Conclusión:
Un archivo organizado es una fuente de seguridad y legalidad vital para cualquier

organización y la premisa básica para conseguirlo es normalizar; normalizar en todo:
Desde que se produce un documento, debe pensarse para qué se hace, quién debe
hacerlo, cómo debe hacerlo.
Cuando un documento se utiliza debe estar claro a quiénes puede facilitarse, quiénes
pueden facilitarlo, cómo se controla el préstamo y la devolución, cómo debe almacenarse,
y finalmente, quiénes y con qué criterios deciden la eliminación o el plazo de
permanencia en cada una de las fases de los archivos.
Para responder estas preguntas hay un actor central, que dirige los hilos de todas las
demás decisiones: el usuario. En función de él deben organizarse los archivos, teniendo
en cuenta por supuesto todos los requerimientos de conservación y seguridad que le
garanticen un servicio efectivo y eficiente.

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• Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir,

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• Disminuye las pérdidas de los documentos

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 Aceleración y sistematización para organizar los documentos activos.

Es imprescindible identificar, mediante un sistema de clasificación único y

Los documentos producidos o recibidos por cualquier unidad o servicio de la

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