Valoración Documental PDF

VALORACIÓN DOCUMENTAL
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar

y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen
instituciones e individuos productores de documentos que realizan diferentes
actividades, por lo cual crean documentos con peculiaridades propias en variados
formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para valorar una serie
documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos y externos del
documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina
identificación.
La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha

producido la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica,
competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase será la
organización del archivo, con el establecimiento del cuadro de clasificación y la
ordenación de sus series documentales.
 Valor primario de los documentos
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce
y al productor, destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en
un tema.
El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:
 Administrativo
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico
Valor administrativo
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus
actividades. Es la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde
a los procesos administrativos de la entidad (correspondencia general y expedientes de
casos y tareas especializadas). Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para
sustentar el derecho y la obligación de la actividad administrativa hasta que se produzca
un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley.
Son aquellos documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de

carácter tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza de acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros
contables de ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública
o privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o

empresa.
 Valor secundario de los documentos
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen
utilidad cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante
para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un
acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones.
El valor secundario contempla adicionalmente los siguientes valores:
 Histórico
 Cultural
 Científico
 técnico
Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente

por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de
una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles
para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de

conocimiento en cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su

aspecto misional.
 La edad de los documentos
En relación con el valor de los documentos, se establecen las tres edades, que son; los
tramos en que se estructura el ciclo vital del documento; "Archivo de Gestión, Archivo
Central y Archivo
Histórico. Los períodos que abarque cada edad deben ser establecidos para cada serie
documental en particular, porque es característica de cada documento.
1. Edad activa "Archivo de Gestión"
Decimos que un documento está en edad activa, cuando es de plena utilidad para la
finalidad para la que fue producido, es decir, es un documento activo, vivo y tiene un
valor administrativo pleno. Se conservan en los archivos de gestión.
2. Edad Semiactiva "Archivo Central"
Decimos que un documento está en edad Semiactiva cuando la tramitación ha

concluido, pero su consulta con fines administrativos es todavía relativamente frecuente,
y puede ser requerida para su consulta o como antecedente de otro procedimiento. Se
conservan en el Archivo Central.
3. Edad Inactiva "Archivo Histórico"
Decimos que un documento está en edad inactiva cuando su consulta ya no es frecuente

y las que se realizan exclusivamente, tienen fines para la investigación, la ciencia y
cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos
por donación, deposito voluntario, adquisición o expropiación.
TIPOS
VALORACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL
DOCUMENTALES
Documentos que manifiestan los
Su disposición es de 20
contratos realizados por la entidad
años. Cumplido el tiempo
CONVENIOS en ejercicio de sus funciones. Pose
de retención se pueden
en valor legal, fiscal, contable y
eliminar
administrativo.
Documentos que reflejan los
Mandato es de 20 años.
contratos realizados por la entidad
Cumplido el tiempo de
LICITACIONES en ejercicio de sus funciones. Pose
retención se pueden
en valor legal, fiscal, contable y
eliminar
administrativo.
Se conservarán por el
Estos documentos son de carácter
tiempo que dure el
contable, legal y jurídico.
compromiso que
Establecida la obligación Se
OBLIGACIONES respaldan. Previniendo y
conservarán. Ya que las
HIPOTECARIAS sin poner en riesgo o
obligaciones deben ser registradas
peligro en el Archivo
en la escritura y en el Certificado
Central. Después de este
de Libertad.
tiempo se pueden eliminar
Conservación total. Al
Son documentos que reflejan
cumplir su tiempo de
decisiones de carácter
ACTAS DE COMITÉ retención se micro filman
administrativo, legal y fiscal.
DE GERENCIA para consulta y
Forman parte de la remembranza
conservación del
institucional
seccional.
Conservación total. Al
Son documentos que reflejan
cumplir su tiempo de
decisiones de carácter
ACTAS DE JUNTA retención se micro filman
administrativo, legal y fiscal.
DIRECTIVA para consulta y
Forman parte de la memoria
conservación del
institucional
seccional.
Estos documentos reflejan el
seguimiento y la evaluación de la Valor histórico. Se
INFORMES A ENTES
gestión de la Entidad por parte de conservarán como parte
DE CONTROL
los organismos de control. Son dela memoria institucional
considerados de carácter misional

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La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar

La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha

 Valor primario de los documentos

El valor primario contempla adicionalmente los siguientes valores:

Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de

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El valor secundario contempla adicionalmente los siguientes valores:

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de

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