Unidad Vi. Reuniones Sociales

CENTRO UNIVERSITARIO INGLÉS
Unidad VI. Reuniones sociales, prensa

y difusión, publicidad, patrocinadores
y medios.
Ponente: David Roberto Quero Alegría

Los eventos sociales
Un evento social es una reunión

de personas organizada con
previa antelación, para disfrutar
de algún tipo de suceso que puede
abarcar cualquier área social,
desde aniversarios, conferencias,
fiestas o graduaciones, entre otros.
Características de los eventos sociales
Como en todo tipo de evento, poseer

una gran capacidad de
planificación, organización y
coordinación, será de vital
importancia. Pero además, los
diferentes tipos de eventos sociales
requieren de una gran creatividad y
no pasar por alto ningún detalle.
Prensa y Difusión
¿Cuáles son las claves para difundir un evento?
Entre escoger los espacios, definir la asistencia,

elegir el catering o diseñar la programación, tal
vez estás pasando por alto un elemento clave que
es importantísimo: el plan de difusión de tu
evento. Es común que algunos organizadores le
resten importancia porque ni siquiera saben
cómo pueden sacarle partido. Un buen plan de
difusión de eventos marcará un antes y un
después en tu actividad y llevará tus eventos a
otro nivel.
Aspectos a tener en cuenta antes del evento
Es como una especie de carta de
presentación. En ella podrás agrupar
las comunicaciones con los asistentes,
colaboradores y patrocinadores, antes
y después de tu evento. Igualmente,
es muy recomendable que enlaces tus
redes sociales corporativas y que
motives a los usuarios a participar en
ellas para lograr una mayor difusión.
Todo esto desde mucho antes de la
celebración.
Crea un evento en redes sociales para darle difusión
Algunas redes sociales ofrecen opciones muy interesantes a la

hora de difundir según qué contenido. Es el caso
de Linkedin o Facebook. Ambas permiten crear y compartir
eventos con los asistentes y amigos de tal manera que
podrás multiplicar la visibilidad de tu evento antes de que se
celebre. También hay que tener en cuenta que no todos los
usuarios que le den al botón de «Asistiré» en las redes acudirán
finalmente a tu evento, por lo que tendrás que medir la
asistencia de otros modos.
El calentamiento en las semanas previas
¿Tú también estás más alegre o inquieto cuando se El marketing de contenidos no es una
acerca una fecha en la que tienes planificado algo que técnica nueva. No obstante, lo que sí es
te gusta o te hace ilusión? Esa es exactamente la cierto es que cada vez es más importante
sensación que deberían tener los asistentes a tu evento en el mundo de los eventos. Como hemos
días o semanas antes de que este se celebre. ¿Cómo visto, crear contenidos es una de las
puedes conseguirlo? A través de marketing de mejores formas de promocionar el acto y
contenidos. conseguir la máxima difusión.
La mejor forma de conocer el alcance de

tus contenidos es mediante el análisis de
datos, te ayudará a visualizar qué
publicaciones son relevantes. Es lógico
que te plantees si conviene hacer una
campaña de marketing previa para hacer
tu evento más visible y cómo podrás
medir los resultados.
Desvela quiénes serán los invitados confirmados: Ve
informando de los ponentes, invitados o colaboradores que
participarán en la programación del evento.
3 ideas de
contenido para
hacer atractivo tu
evento y aumentar Publica entrevistas con los ponentes: Haz que les conozcan un
el interés de los poco más, que sepan a qué se dedican, cuáles son sus
asistentes antes de inquietudes o simplemente que conozcan de qué hablarán en el
que se celebre: evento
Comparte posts con contenido exclusivo: Ofrece

publicaciones útiles con recursos que puedan interesar a tus
invitados como pueden ser artículos de prensa relacionados.
Elige un buen hashtag
Utilizar un hashtag propio te ayudará a conectar con los

stakeholders de tu evento. Inclúyelo en tu estrategia de difusión
y utilízalo desde el primer momento, tanto en la landing
page como en las comunicaciones de redes sociales que hagas
sobre el evento
El hashtag que elijas te permitirá agrupar la actividad que
se de en las redes sociales y el contenido específico referente
al evento. Localizarás rápidamente el contenido con ese
hashtag y agilizarás las conversaciones con cualquier persona
que lo utilice. Sobre todo con aquellas personas que no puedan
acercarse al evento (si es presencial) y lo sigan a través de redes
sociales o de la retransmisión en streaming.
Finalmente, el hashtag que decidas compartir

debe representar la esencia del evento de alguna manera. Es
recomendable que, abarcando las particularidades de tu evento,
sea claro, corto, explicativo y memorable
Marketing de Eventos
https://www.youtube.com/watch?v=hwdZnoGqb7U
Patrocinadores y Medios
Conseguir a un posible patrocinador para un evento no
es un proceso instantáneo. Antes de llegar a un
acuerdo, el posible patrocinador querrá conocer y
entender bien el proyecto. Para ello, tu evento tiene que
tener mucho potencial de alcance en términos de
marketing, debe ser atractivo y emocionante.
Para lograrlo debes trabajar en un proyecto de presentación del
evento que, aunque sea breve, genere un impacto positivo en el
posible patrocinador que lo lea. Tiene que mover algo en su
corazón y en sus bolsillos. Puedes conseguir este impacto
presentando al futuro patrocinador un documento tipo brief que
le permita ver con claridad algunos puntos de relevancia de tu
evento.
5 cosas que debe tener tu brief para buscar
patrocinadores
Ten en cuenta que un evento es una oportunidad para las

marcas de conseguir a clientes de una forma específica. Para
ti, es una oportunidad de llegar a tu público objetivo. Por lo
tanto, debes investigar a qué empresas, públicas o privadas, les
interesaría el perfil de personas a las que va dirigido tu evento.
1 | Creando un brief para buscar patrocinadores:
Contextualiza tu evento
Lo ideal es que este apartado no sea muy largo y que aporte datos estratégicos que le permitan ver, a tu
posible patrocinador, que estás creando un espacio para él, donde también conseguirá valor.
¿Qué puede aportar valor a un patrocinador?
El concepto de valor es muy subjetivo y cambia dependiendo de lo que quieras conseguir y también
de lo que el patrocinador esté buscando. Aquí puedes ver algunos ejemplos de valor que pueden
aplicarse en múltiples casos:
•Un espacio físico que ayude a dar a conocer un producto nuevo a tu nicho de mercado.
•Posibilidad de captar nuevos leads durante el evento.
•Compartir los datos o resultados del evento.
•Acceso a los diferentes perfiles de clientes.
•Retroalimentación del cliente para un equipo en proceso de construcción.
•Mención, difusión, compromiso y presencia frente a sus clientes potenciales.
2 | Cómo conseguir patrocinios: Define las
características de tu evento
Crear experiencias es parte del proceso al crear un

evento. Un evento que logra conseguir patrocinios suele
crear experiencias únicas, tanto para los asistentes como
para sus patrocinadores. En este sentido, debes dar al
posible patrocinador una base clara que le ayude a
imaginar el evento y la experiencia que vivirán los
asistentes.
3 | Buscando patrocinadores: Ayúdalos a imaginar el
evento
Si tu equipo tiene la posibilidad de maquetar el

evento, bien sea con un proyecto 3D, herramientas
digitales, folletos informativos u otros materiales o
técnicas, hazlo. Al buscar patrocinadores es
importante que les presentes un proyecto en el que
puedan imaginarse dentro de él. Puedes utilizar los
recursos que necesites, pero ten presente que el
objetivo principal es impactar con el planteamiento de
tu evento. Así que pon a funcionar tu creatividad en
ello.
4 | Brief para conseguir patrocinadores: Dile qué, o cómo,
ganan ambos con el evento
Un patrocinio no tiene casi nada que ver con un acto de bondad,
es un acto de interés. Para conseguir patrocinios es necesario
que las entidades a quién lo ofreces puedan cumplir
objetivos propios a través de ti.
Es importante entender que los objetivos normalmente van

enfocados a:
1.Obtener más ventas: con tu evento puede aumentar su
volumen de ventas en alguna zona o área específica.
2.Mejorar la conversión: eres un espacio donde logra convertir
leads en clientes de forma más rápida o eficiente.
3.Alcanzar mayor visibilidad: ayudas a tu sponsor a llegar a
personas a las que no ha podido llegar por sí mismo.
5 | Deja claros los acuerdos cuando estés buscando
patrocinios
1.Formación: muchos eventos requieren formación, tanto

propia como para terceros. Si es tu caso, hay organizaciones
comprometidas con el aprendizaje que pueden desarrollar
alianzas contigo.
2.Equipamiento: este caso es particular ya que, cuando

hablamos de eventos puntuales, la adquisición de equipos como
pantallas, sillas, mesas o sistemas de sonido, suelen ser
costosos. Sobre todo si no van a ser equipos que utilices de
manera regular. Si es tu caso, una alianza en este sentido te será
útil para capitalizar al máximo tu evento.
3.Comunicación: hablamos de estrategias de marketing,

medios o de otros planteamientos que pueden aportarte los
patrocinadores. Por ejemplo, financiar directamente una
campaña digital.
4. Cobertura audiovisual en directo: especialmente, el llevar
un evento al entorno online amplia la audiencia y el atractivo
del encuentro. En ocasiones nosotros mismos patrocinamos
eventos aportando la retransmisión en directo por streaming,
incluso la plataforma virtual y otras soluciones de networking,
pasarela de pago o registro, etc.
5. Económico: es un patrocinio cuyo acuerdo se mide en dinero

que te ayudará a llevar el evento a cabo. Cuando vas a presentar
esto, debes llevar al menos tres paquetes de patrocinio, donde
expliques cuánto tiene que aportar el patrocinador y qué vas a
ofrecerle a cambio.
¿Cuándo puedes buscar patrocinadores para tu evento?
A un evento, ya sea puntual o recurrente, puedes conseguirle

patrocinio desde el día uno de su organización. Pero primero
debes recordar que mientras más atractivo sea el dossier o
brief del evento que presentes, más oportunidades tendrás de
conseguir a los patrocinadores en cada visita que hagas
Recuerda que diseñar y realizar escenarios también es una

técnica útil para organizar y medir tu evento. Si el posible
patrocinador ve que su marca tendrá un lugar prominente en el
mismo, ganará fuerza tu discurso
Teniendo en cuenta lo comentado, todos los posibles

patrocinadores tendrán claridad sobre sus posibles beneficios a
través de tu actividad. Una vez hayas plasmado todos estos
elementos en tu brief y los destaques claramente en tu
presentación, ¡estarás listo para presentar una propuesta de
patrocinio!

Unidad Vi. Reuniones Sociales

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Unidad Vi. Reuniones Sociales

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Unidad Vi. Reuniones Sociales

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

CENTRO UNIVERSITARIO INGLÉS

Unidad VI. Reuniones sociales, prensa

Ponente: David Roberto Quero Alegría

Un evento social es una reunión

Como en todo tipo de evento, poseer

Entre escoger los espacios, definir la asistencia,

Algunas redes sociales ofrecen opciones muy interesantes a la

La mejor forma de conocer el alcance de

Comparte posts con contenido exclusivo: Ofrece

Utilizar un hashtag propio te ayudará a conectar con los

Finalmente, el hashtag que decidas compartir

Ten en cuenta que un evento es una oportunidad para las

¿Qué puede aportar valor a un patrocinador?

Crear experiencias es parte del proceso al crear un

Si tu equipo tiene la posibilidad de maquetar el

Es importante entender que los objetivos normalmente van

1.Formación: muchos eventos requieren formación, tanto

2.Equipamiento: este caso es particular ya que, cuando

3.Comunicación: hablamos de estrategias de marketing,

5. Económico: es un patrocinio cuyo acuerdo se mide en dinero

A un evento, ya sea puntual o recurrente, puedes conseguirle

Recuerda que diseñar y realizar escenarios también es una

Teniendo en cuenta lo comentado, todos los posibles

También podría gustarte