Tema 1

Sistemas ofimáticos
Sistemas ofimáticos.
- Procesadores de texto.
- Hojas de cálculo: principales funciones y utilidades. Libros,
hojas. y celdas.
- Otras aplicaciones ofimáticas.
- Redes de comunicaciones e internet.
- El correo electrónico: Conceptos elementales y funcionamiento
Un sistema ofimático es el conjunto de software
(programas de ordenador)
destinado a realizar las tareas propias de oficina,
como pueden ser:
• Elaboración de cartas de forma automática.
• Creación de informes.
• Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos.
• Control del trabajo dentro de los distintos departamentos.
• Realización de gráficos y estadísticas sencillas.
• Envíos de correos entre departamentos y fuera de la oficina
Para llevar a cabo todas estas tareas, dentro de los sistemas
ofimáticos nos
encontramos con las siguientes herramientas:
• Procesador de texto.
• Hoja de Cálculo.
• Gestor de bases de datos.
• Gestor de gráficos o presentaciones.
• Agendas y organizadores personales
• Correo electrónico
A partir de los años 90, surgen los llamados paquetes
ofimáticos,
comercializados por grandes empresas del sector
(multinacionales), que exigen
el pago de una licencia para el uso y actualización de dichos
programas de
ordenador, por ejemplo el paquete ofimático llamado
Microsoft Office
Microsoft Office es un paquete ofimático propietario, es
decir, es
de pago y hay que utilizarlo con licencia. Las herramientas
más
importantes de Microsoft Office son las siguientes:
Word.- Es un procesador de textos: sirve
para elaborar escritos, cartas oficios,
comunicaciones, informes.
Excel.- Es para trabajar con hojas de cálculo, es decir hacer
lcuentas con Los datos o informaciones que hemos guardado,
cada uno en una celda de una hoja del programa, por eso se
llama hoja de cálculo.
Access.- Es un gestor de bases de datos. Debemos saber que
una base de datos es una colección de informaciones
relacionadas entre sí porque tienen datos similares o
comunes, por ejemplo los teléfonos de casa, los móviles y
las direcciones de los domicilios de las personas que trabajan
en una oficina.
PowerPoint.- Herramienta para crear presentaciones y
diapositivas. Es una forma atractiva de organizar la
información mezclando mensajes escritos con letras y colores
junto a imágenes, fotografías y sonidos de una bozo música.
Outlook.- Es un cliente de correo electrónico y un
administrador de información personal
OpenOffice es un paquete ofimático de software libre y código abierto que
incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo,
presentaciones, herramientas para el dibujo y base de datos. Está pensado
para ser compatible con Microsoft Office
Los procesadores de texto
son herramientas que permiten dar formato a un

texto y hacer que este ofrezca una mejor apariencia: incluyendo
gráficos, numerando las páginas, incluyendo títulos, cabeceras y notas
al pie del documento, etc
fuentes
A los distintos tipos de letras que podemos encontrarnos a

la hora de escribir
un documento se les llama fuentes. Ejemplos de estas
fuentes son: Arial, Courier, Times New Román, etc.
Las funcionalidades básicas de un procesador de texto
se podrían agrupar en
las siguientes:
1. Funciones de diseño de página: espaciado entre líneas,
tabulaciones, márgenes, numeración de páginas, encabezados y
pies de página, etc.
2. Funciones de edición de texto: justificación del texto, tipos de letras,

tamaño de letra, color, tipos de resaltado (negrita, subrayado, cursiva),
etc.
3. Funciones gráficas: permiten incluir gráficos,
formas geométricas, tablas,
etc.
4. Funciones avanzadas: revisión ortográfica,

búsqueda y sustitución de
texto, buscar sinónimos, etc.
HOJA DE CALCULO:
PRINCIPALES FUNCIONES
Y UTILIDADES
Esta herramienta trata de sustituir el lápiz, el papel y
la calculadora para la
realización de informes numéricos. Una Hoja de
cálculo muy extendida es
Microsoft Excel.
Funciones. Son programas creados para
convertir información desorganizada
en datos organizados, y realizar cálculos con
ellos.
Utilidades. Nos puede servir para elaborar un presupuesto, para
hacer facturas, para calcular las cuotas de un préstamo, para hacer
un balance y una
cuenta de resultados, o para llevar el control de notas de unos
alumnos
Libros En Microsoft Excel, un libro es el archivo en
que se trabaja y donde se
almacenan los datos.
Hojas de cálculo La hoja de cálculo es el elemento
principal que se utiliza en
Microsoft Excel para almacenar y manipular datos
Etiqueta de hoja Los nombres de las hojas aparecen
en etiquetas en la parte
inferior de la ventana de la hoja de cálculo
En la ventana principal de Excel, nos
encontramos con las siguientes barras de
herramientas
Barra de menú
Con todas las opciones de menú con la que podemos

trabajar.
Barra de botones estándar.- Contiene los
botones con las operaciones
más habituales: nuevo archivo, abrir archivo, grabar,
imprimir, ordenar
los datos, realizar sumas, etc.
Barra de botones de formato.- Contiene
botones para dar formato
tanto a texto como a números
Barra de fórmula.- Nos indica el contenido
de la celda dónde estamos
situados
Barra de etiquetas.- A través de las pestañas, nos
permite movernos
por las distintas hojas del libro.
OTRAS APLICACIONES OFIMATICAS
BASES DE DATOS
es una colección de datos relacionados entre si,

almacenados en conjunto. Para trabajar con las bases de datos se utilizan los
Sistemas Gestores de base de datos (SGBD). Estos SGBD permiten
incorporar
nuevos elementos a la BD, modificarlos, eliminarlos y generar listados o
informes con los datos, siguiendo un orden y un criterio determinado
Los objetos principales dentro de los SGBD son los
siguientes
1. Tablas.- Se utilizan para almacenar los datos
2. Registro conjunto de datos acerca del mismo

elemento.
3. Formularios.- Son pantallas creadas por el usuario para dar de

alta, consultar, modificar o borrar datos de una forma más simple
que utilizando directamente las tablas.
Consultas.- Se pueden localizar datos concretos dentro
de la base de
datos realizando peticiones concretas a través de un
lenguaje de consulta.
Informes.- Es posible sacar una información determinada,
por pantalla o por impresora, en forma de listado o
informe, siguiendo unos criterios de ordenación y
búsqueda.
DISEÑOS DE GRAFICOS DE OFICINA
El hecho de que una idea o unos resultados se
transmitan de forma agradable, amigable y
convincente es casi tan importante como la idea
o los resultados mismos.
Estos programas ofrecen una serie de
funcionalidades básicas:
• Inserción de imágenes gráficas, diagramas de barras y tablas
• Herramientas de dibujo que nos permitan: rotar o girar una

imagen,
cambiarla de tamaño, seleccionar varias y agruparlas, ponerlas en
primer
o segundo plano, realizar ampliado de imagen para trabajar con
ella con
más exactitud.
• Inserción de texto con posibilidades de resaltes.
• Capacidades multimedia para incluir video en movimiento

y sonido en la
presentación.
• Efectos de transición entre páginas

• Presentación.- Una vez construidas todas las
páginas, la herramienta
debe proveer facilidades para su organización y
ejecución en modo de
presentación
Fondos de pagina predefinidos.-
El fondo de página consiste en cualquier
combinación de color, uniforme o degradado, que
puede contener figuras que compongan un fondo
común a todas las páginas de la presentación.
AGENDAS Y ORGANIZADORES PERSONALES
Existen herramientas de administración del tiempo

o agendas fáciles de usar.
Con ellas se pueden hacer seguimientos de citas,
reuniones, tareas, contactos y eventos.
Estas herramientas suelen disponer de las
siguientes funciones:
• Libreta de citas.
• Listas de tareas pendientes.
• Contactos.
• Eventos.
CORREOS ELECTRONICOS
consiste en el intercambio de mensajes entre dos

personas, utilizando un soporte electrónico, como es
una red de comunicaciones.
La utilización de correo electrónico en una
organización presenta un conjunto de
ventajas, entre las que destacan:
• Ahorro: tanto en tiempo como en coste.
• Rapidez: poder disponer de la información de una

forma casi inmediata.
• Almacenamiento digital: los mensajes de correo

electrónico se reciben
en formato digital y no es necesario imprimirlos para su
lectura.
Tanto los mensajes enviados como los recibidos
son almacenados
• Bandeja de Entrada: Donde entran los mensajes que recibimos
• Bandeja de Salida: Donde están los mensajes que nosotros

hemos terminado de crear y aún no han sido enviados a su
destinatario.
• Elementos Enviados: Mensajes que han sido enviados a su
destinatario
• Borradores: Mensajes que aún no hemos terminado de

crear
• Eliminados: Los mensajes que vamos eliminando se van

guardando en esta carpeta por si deseamos recuperarlos en
algún momento.
Tenemos dos formas de trabajar con el correo electrónico:
1. Clientes de correo.- Son programas instalados en el ordenador para

llevar a cabo la gestión del correo electrónico.
2. Correo Web o Web mail.- Este tipo de correo permite enviar y recibir
mensajes a través de un sitio Web diseñado especialmente para ello
utilizando tan sólo un navegador Web.
ejemplos de estos sitios de correo Web serían:
Outlook, Gmail

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• Gestor de bases de datos.

• Gestor de gráficos o presentaciones.

• Agendas y organizadores personales

son herramientas que permiten dar formato a un

A los distintos tipos de letras que podemos encontrarnos a

2. Funciones de edición de texto: justificación del texto, tipos de letras,

4. Funciones avanzadas: revisión ortográfica,

Con todas las opciones de menú con la que podemos

es una colección de datos relacionados entre si,

1. Tablas.- Se utilizan para almacenar los datos

2. Registro conjunto de datos acerca del mismo

3. Formularios.- Son pantallas creadas por el usuario para dar de

• Herramientas de dibujo que nos permitan: rotar o girar una

• Capacidades multimedia para incluir video en movimiento

• Efectos de transición entre páginas

Existen herramientas de administración del tiempo

consiste en el intercambio de mensajes entre dos

• Rapidez: poder disponer de la información de una

• Almacenamiento digital: los mensajes de correo

• Bandeja de Entrada: Donde entran los mensajes que recibimos

• Bandeja de Salida: Donde están los mensajes que nosotros

• Borradores: Mensajes que aún no hemos terminado de

• Eliminados: Los mensajes que vamos eliminando se van

1. Clientes de correo.- Son programas instalados en el ordenador para

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