Aplicaciones ofimáticas.

Trabajar con bases de

datos.

Operaciones auxiliares con TIC

 Contenidos
¿Qué es Microsoft Office Access 2007?
Abrir y cerrar Microsoft Office Access 2007.
Crear bases de datos con ayuda de las plantillas.
La ventana de Microsoft Office Access 2007.
Abrir y cerrar una base de datos.
Trabajar con formularios.
Mostrar informes.

Microsoft Office Access 2007 2

 Objetivos
Describir las principales funciones de las bases de datos.
Conocer los elementos principales de las bases de datos
Microsoft Office Access.
Crear bases de datos usando plantillas.
Abrir y cerrar bases de datos existentes.
Introducir datos a través de formularios.
Mostrar datos a través de informes existentes.
Imprimir informes.

Microsoft Office Access 2007 3

 Comenzamos diciendo que…
Actualmente las empresas manejan gran cantidad de
información y necesitan poder trabajar con ella de la forma más
cómoda y eficiente posible.
Las bases de datos no solo permiten almacenar información de
forma eficiente y en poco espacio sino que además permiten
recuperarla justo en el momento en que es requerida.
Una base de datos es un conjunto de datos gestionados por un
sistema gestor de base de datos, asociados a una misma
aplicación.
Se puede definir un sistema gestor de base de datos (SGBD)
como el conjunto de programas que permiten insertar,
modificar y recuperar datos concretos eficazmente dentro de
una gran cantidad de información compartida por muchos
usuarios. Microsoft Office Access 2007 4
¿Qué es Microsoft Office Access 2007?
 Microsoft Office Access 2007 es una aplicación
que se encuentra dentro del paquete
Microsoft Office 2007 que ayuda a realizar
seguimientos, elaborar informes y compartir
informes de una forma rápida y sencilla.
 Access 2007 cuenta con las operaciones
básicas que se pueden realizar con una base
de datos, como abrir, cerrar, guardar, crear,
etc. Además, se pueden crear
automáticamente bases de datos completas,
con ayuda de plantillas.
 Los principales elementos que se encuentran
en una base de datos y que veremos a
continuación son: tablas, relaciones,
Microsoft Office Access 2007 5
 Tablas
Las tablas son los elementos fundamentales y básicos de las bases
de datos, en ellas se encuentra almacenada toda la información.
Están formadas por registros que contienen la información
referida a un elemento u objeto.
Los registros están formados por campos, que son las unidades
básicas de la base de datos y almacenan cada uno de los datos de
los registros.
Cada registro debe tener un campo que lo identifique de forma
Campos
única.

Registros

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 Relaciones
Como ya se ha indicado anteriormente los datos se almacenan en
tablas y estas tablas están relacionadas unas con otras. De forma
que reduce el tiempo y es más efectivo la buscada entre diferentes
tablas que contienen poco datos que en una con muchísimos
datos.
Las relaciones entre tablas se establecen a través de un campo
común entre las dos tablas a relacionar. El campo común en las
dos tablas debe ser el mismo tipo, es decir, si en una tabla es un
número, en la otra tabla también debe ser un número.
Las bases de datos relacionales permiten tres tipos de relaciones:
 Uno a uno.
 Uno a muchos
 Muchos a muchos.

Microsoft Office Access 2007 7

 Consultas
 Se puede ver las consultas como preguntas que se formulan a la base de datos para
obtener los datos deseados entre toda la información que se encuentra
almacenada. Son objetos de la base de datos que permiten recuperar datos de una
o varias tablas, modificándolos e incluso guardar el resultado de la consulta.
 Existen diversos tipos:
 Consultas de selección: muestra los datos almacenados en las tablas de la B.D. que
cumple unos criterios establecidos.
 Consultas de acción: esta consulta realiza modificaciones en los registros, pudiendo
ser de eliminación, actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
 Consultas específicas de SQL: se realiza directamente en lenguaje SQL.

Microsoft Office Access 2007 8

 Formularios
 Los formularios de Access, permiten introducir, modificar o mostrar
datos de una forma sencilla en la base de datos. Los formularios se
pueden establecer sobre una tabla , varias tablas o sobre consultas.
 Una de las funcionalidades
de los formularios es
controlar el acceso a los
datos. Mostrándose
únicamente los campos
que se desea que el
usuario vea o modifique.
 Se pueden ver los
formularios como
ventanas a través de las
cuales los usuarios ven y
acceden a la base de
datos. Microsoft Office Access 2007 9
 Informes
Los informes de Access
permiten mostrar los
datos de una tabla o
consulta normalmente
para imprimirlos. La
diferencia principal
entre los informes y los
formularios es que los
informes únicamente
sirven para mostrar
datos, es decir, desde
ellos no se puede
Los informes permiten agrupar la información
modificar el contenido más fácilmente y obtener totales por grupos.
de la base de datos.
Microsoft Office Access 2007 10
Microsoft Office Access 2007

Microsoft Office Access 2007 11

 Abrir y cerrar Microsoft Office Access 2007
Para abrir Microsoft Office Access
2007 nos vamos a menú Inicio 
Todos los programas  Microsoft
Office  Microsoft Access 2007.
También desde un acceso directo
Desde un archivo de base de
datos Access.
Para cerrar Microsoft Access
2007 se hace de la misma forma
que cualquier aplicación
Microsoft Office.
Microsoft Office Access 2007 12
 Crear bases de datos con ayuda de las
plantillas
Microsoft Office Access
dispone de distintas
bases de datos ya
creadas.
Para crear una base de
datos nueva con ayuda
de las plantillas locales.
Pulsar botón Office 
Nuevo  Plantillas
locales.
Elegir la plantilla
deseada.
Microsoft Office Access 2007 13
 Abrir y cerrar una base de datos
 Pulsamos botón
Office  Abrir y
seleccionar la base de
datos directamente
de la ventana, de lo
contrario habrá que
buscarla por el
sistema.
 Para cerrar pulsamos
el botón Office y
seleccionamos Cerrar
base de datos.

Microsoft Office Access 2007 14

 Pantalla inicial de Access
Cuando entramos en Access 2007 sin especificar una base de datos,
accedemos a la ventana principal de Microsoft Access 2007,
seleccionamos Destacados y Base de Datos en blanco.

En el marco
derecho se
asigna por
defecto un
nombre que
podemos
cambiar por
otro.

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La ventana de Microsoft Office Access
Botón Office
2007 Barra de titulo

Cinta de opciones
Barra de acceso
rápido
Panel de
exploración
Área de Trabajo

Vistas
Barra de estado

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 La cinta de opciones
La ficha Inicio permite todas las opciones de edición y
formato de textos, cambiar entre las diferentes vistas que
tienen los objetos de la base de datos, buscar, ordenar y filtrar
información, operar con registros, etc.

La ficha Crear permite el acceso a las múltiples opciones de

creación de objetos de la base de datos: tablas, consultas,
formularios e informes.

Microsoft Office Access 2007 17

 La cinta de opciones
 La ficha Datos externos permite comunicar Access con otras aplicaciones, tanto
para importar datos, por ejemplo, de una hoja de cálculo, como para
exportarlos, por ejemplo a un documento PDF.

 La ficha Herramientas de base de datos ofrece las utilidades necesarias para

gestionar una base de datos. Permite el acceso al programa Visual Basic para
crear macros o programas de gestión de los datos, facilita la posibilidad de
cifrar la base de datos con una contraseña e incluye herramientas de análisis
para buscar datos incoherentes, problemas de rendimiento, etc.

Microsoft Office Access 2007 18

 Panel de exploración
El panel de exploración de objetos es la herramienta de Access 2007
que nos muestra y que nos permite acceder a los diferentes objetos
almacenados en la base de datos. Inicialmente se muestran las tablas,
pero se puede cambiar la vista pulsando sobre el icono superior del
panel para explorar el resto de objetos de la base de datos que se
hayan creados, como Tablas, Consultas, Formularios, Informes.

Microsoft Office Access 2007 19

 Panel de exploración
En el momento de creación y trabajo con la
base de datos, quizá la vista más cómoda
sea la ordenación por Tipo de objeto. De
esta forma, los elementos de la base de
datos se organizan no conforme a su tabla
o tablas relacionadas sino dependiendo del
tipo de objeto al que pertenecen. Los
elementos que se muestran en este panel
aparecen divididos en cuatro grupos:
Tablas, Consultas, Formularios e Informes,
para que, mientras trabajamos sobre la
base de datos, sea más sencillo encontrar
un objeto que sabemos que pertenece a
un tipo determinado.
Microsoft Office Access 2007 20
 Área de trabajo
En el área de trabajo se muestran los distintos elementos de
la base de datos, Tablas, Informes, Formularios o Consulta.
Al hacer doble clic sobre cualquier elemento del panel de
exploración se abre el elemento en una nueva pestaña en el
área de trabajo. Para pasar de una pestaña a otra
simplemente hay que hacer clic sobre la pestaña deseada.
Para cerrar una pestaña se pulsa
el botón derecho del ratón sobre
la pestaña que se desea cerrar o
seleccionar la opción cerrar.

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 Tipos de vistas
En la barra de estado existen botones que permiten acceder a
distintas vistas según estemos trabajando con tablas, consultas,
formularios o informes, entre las que encontramos:
 Vista hoja de datos
 Vista Tabla dinámica
 Vista Gráfico dinámico
 Vista SQL
 Vista Diseño.

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 Creación y edición de tablas
Para crear una
tabla pulsamos
el botón “Tabla”
de la ficha
“Crear”, que nos
abre una vista de
la nueva tabla,
con un campo
creado llamado
por defecto “Id”,
que será la clave
principal.
Microsoft Office Access 2007 23
 Creación y edición de tablas
Desde la vista Diseño,
pulsando el botón “Diseño
de tabla” de la ficha
“Crear”. En este caso, se
abre una pantalla en la
que escribiremos en cada
fila un nombre de campo,
el tipo de datos del mismo
y una descripción
especificando para qué se
va a usar el campo
(opcional).
Microsoft Office Access 2007 24
Modificación de una tabla
Una vez creada una
tabla, si queremos
editar su estructura en
el panel de trabajo
para añadir, modificar
o eliminar campos, hay
que solicitar la vista
diseño de la tabla,
pulsando con el botón
derecho del ratón,
menú contextual,
sobre el nombre de la
tabla ya creada, en el
panel de exploración
de objetos y
seleccionando “Vista
Microsoft Office Access 2007 Diseño”. 25
 Inserción de datos en tabla
Una vez creada la estructura de la tabla y definida la forma en la
que se van a organizar los datos (campos o columnas de la tabla),
introduciremos los datos en la tabla, en forma de registros o
filas. Para ello, hay que pulsar dos veces sobre el nombre de la
tabla en el panel de exploración de objetos. Entonces, se abrirá
en el panel de trabajo una ventana con todos los registros que
contiene la tabla.

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 Añadir nuevo registro
Para añadir un nuevo registro a una tabla estando ésta abierta,
podemos seleccionar el botón “Nuevo” dentro del grupo “Registros”
en la pestaña “Inicio” de la ficha de opciones, o sencillamente
vamos al final de la tabla y agregamos directamente una nueva fila
rellenando todos los campos con los valores correspondientes.

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 Modificar un registro
Para modificar un registro, con la tabla abierta, sólo
tenemos que situarnos en el registro deseado y cambiar el
valor del campo o campos que queramos. Por ejemplo, para
modificar la dirección de un paciente, nos colocamos en el
registro correspondiente y hacemos el cambio:

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 Eliminar un registro
Para eliminar un registro de una tabla, tenemos que abrirla
previamente y colocarnos en la fila que queremos suprimir.
Después sólo tenemos que seleccionar el botón “Eliminar” del
grupo “Registros” de la ficha de opciones “Inicio” o
simplemente, hacer clic con el botón derecho del ratón y en el
menú desplegable que aparece, elegir “Eliminar registro”.

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 Relaciones
 Para crear y ver las relaciones entre las tablas de nuestra base de datos,
seleccionaremos el icono “Relaciones” de la ficha “Herramientas de la base
de datos”.
Generalmente, la información que contienen las tablas de la base de
datos está relacionada entre sí. Para entender el concepto de relación,
vamos a examinar cuatro tablas relacionadas como las de la figura
siguiente, donde se puede ver, para cada tabla, todos sus campos.

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 Crear Relación
Para crear Relación tiene que existir más de una tabla, para realizar la
interconexión entre ellas.
Tiene que tener en común un campo para realizar la relación.

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 Consulta
Una consulta se genera mediante el editor de consultas a través de
las relaciones entre las tablas. Este editor de consultas puede
activarse en vista diseño o en vista SQL
 La vista diseño de la consulta, permite mediante una interfaz de
usuario muy sencilla, seleccionar los campos que queremos incorporar
a la consulta, filtrar la información extraída de las tablas y ordenarla.
 La vista SQL permite escribir código en lenguaje SQL para crear
consultas más complejas.

SQL o Lenguaje de Consultas Estructurado es un lenguaje de acceso a

bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de
operaciones en éstas. Fue introducido por la empresa Oracle en 1979 y en
la actualidad es el estándar de facto de la inmensa mayoría de los SGBD
comerciales.

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 Crear una consulta
Hay dos formas para crear una consulta, seleccionamos la ficha
“Crear” y en el grupo “Otros”, podemos elegir entre “Asistente
para consultas” o “Diseño de consulta”. El primero es un
asistente que nos guiará por una serie de cuadros de diálogo que
nos irán pidiendo información para crear la consulta.

Asistente para consultas sencillas

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 Diseño de consulta
Al entrar en la vista “Diseño de consulta” primero tenemos que
seleccionar la tabla o tablas de las que la consulta extraerá los
datos:

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 Diseño de consulta
Después de agregar la tabla o tablas sobre las que vamos a hacer la
consulta y tras pulsar el botón “Cerrar”, se nos muestra una pantalla,
en la que, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde
aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en
la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

Microsoft Office Access 2007 35

 Definición de la consulta
 En la cuadricula QBE, definimos los diferentes parámetros de consulta:
 Campo:
 Tabla:
 Orden:
 Mostrar:
 Criterios:
 o:
 En Campo se añade el campo de una lista de las tablas relacionadas.
 En tabla se añade la tabla a ala que corresponda el campo.
 En Orden permite seleccionar Ascendente o Descendente.
 En Mostrar activamos esta opción y podemos ver la consulta de este
parámetro, de lo contrario no se vería.
 En Criterios se podrá añadir operaciones aritméticas para ejecutar una
operación deseada
 En “o” permite realizar otro valor sin el anterior no se cumple.

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 Ejecutar una consulta
Finalmente, para ejecutar una
consulta basta con pulsar en el
botón Ejecutar en Diseño del
grupo de Resultados y se mostrará
el resultado de su ejecución,
mostrándonos los datos en
formato de tabla.

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 Trabajar con formularios
Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para
mostrar los datos de una tabla o consulta de manera más
agradable y atractiva y también constituyen la forma más
cómoda de introducir datos en las tablas. Pueden contener
campos de texto, gráficos realizados a partir de los datos,
imágenes, etc.

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 Crear un formulario
Para crear un formulario tenemos varias opciones y podemos
acceder a todas ellas desde la pestaña “Crear” de las fichas de
opciones Formularios:

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 Informes
Los informes son otro de los mecanismos que proporciona
Access para el tratamiento de la información de la base de datos.
Permiten abrir los resultados de las consultas o los contenidos de
las tablas de una manera ordenada y con el formato que más
nos guste.

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 Creación de informes
Para crear un informe utilizaremos los botones del grupo
“Informes” en la pestaña “Crear” de las fichas de opciones:

Para poder ver las distintas vistas

Pulsamos en la cinta de opciones Inicio Ver:

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 Asistente de Informes
La primera pantalla del asistente para informes nos pedirá seleccionar
el origen del informe, es decir, la tabla o consulta de donde se
capturarán los datos e introducir los campos a incluir (podemos
seleccionarlos todos o sólo los que nos interesen). Si queremos
mostrar datos de varias tablas, lo más conveniente es crear antes una
consulta para obtener dichos datos y luego elegir esa consulta como
origen del informe.

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 Diseño del informe
Si queremos editar la estructura del informe, por ejemplo, para
modificarlo, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el
nombre del informe en el panel de objetos y seleccionaremos la
opción “Vista Diseño” en el menú contextual que aparece.

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 Imprimir un informe desde la vista
preliminar
Cuando creamos un informe lo podemos visualizar desde la Vista
preliminar y después pulsando el botón Imprimir accedemos a las
características de impresión que se quiere realizar.

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Fin del tutorial

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