MANUAL

OPERATIVO
FACTURAS - OC

OBJETIVO: Capturar los datos de forma consistente tal como se visualiza en la imagen de la
Factura y Soportes válidos, a través del aplicativo Saeps.
 HERRAMIENTAS PARA LA
CAPTURA

A continuación te presentaremos las herramientas digitales que te permitirán iniciar el proceso

de captura de datos del CTC:

Capacitación técnica y manual

operativo del proceso

Aplicativo de captura

Aplicativo consulta de imágenes

Saeps
 INGRESO APLICATIVO
SAEPS

Para Ingresar al aplicativo Saeps, el usuario deberá ingresar través del siguiente
link:

Link de acceso: https://18.213.248.241/Account/Login.aspx?ReturnUrl=

%2fSoportesPorRecobro.aspx

Documento de
identidad
Contraseña asignada

Nota: Para acceder al aplicativo Saeps, el usuario debe ingresar con el usuario y contraseña previamente
asignados por el administrador.
 APLICATIVO ASIGNACIÓN DE TRABAJO
CAPTURA

Luego de ingresar al aplicativo Saeps, deberás seguir los siguientes pasos para la asignación de
trabajo:

Dar clic a la Verificar que el usuario esté en la opción

opción “Asignación trabajo “Digitador”
captura”.
 APLICATIVO ASIGNACIÓN DE TRABAJO
CAPTURA
Es necesario validar y capturar todos los campos del aplicativo, con base en la imagen que se
está visualizando en el aplicativo SAEPS y cumplir con la captura de manera consistente.

Finalmente este botón asigna el recobro

que vas a procesar, desplegando un módulo
con toda la información a capturar.
 APLICATIVO ASIGNACIÓN DE TRABAJO
CAPTURA

Es necesario validar y capturar todos los campos del aplicativo, con base a la imagen que se
está visualizando en el aplicativo SAEPS y cumplir con la captura de manera consistente.

Esta sección te informará el paquete, la línea y recobro que se

está procesando, estos campos no son editables.

4. Esta casilla generará una ventana emergente con todos los documentos registrados en SAEPS,
solo se debe presionar el logo en forma de ojo y con las fechas laterales cambiará el
documento visualizado.
 PROCESO DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS -
OC
Es necesario validar y capturar todos los campos del aplicativo, con base en la imagen que se
está visualizando en el aplicativo SAEPS y cumplir con la captura de manera consistente.
 PROCESO DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS -
OC
Es necesario validar y capturar todos los campos del aplicativo, con base a la imagen que se
está visualizando en el aplicativo SAEPS y cumplir con la captura de manera consistente.

PASO 1. VIENE FACTURA DE VENTA o DOCUMENTO

EQUIVALENTE
Seleccione la opción según corresponda a:

* SI : Al seleccionar esta opción es por que SI existe la factura que

solicita el aplicativo y TODOS los campos siguientes a capturar
serán obligatorios

* NO : Al seleccionar esta opción es por que NO existe la factura

que solicita el aplicativo y NO SE DEBE CAPTURAR NINGÚN
DATO en los siguientes campos.
 PROCESO DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS -
OC
Es necesario validar y capturar todos los campos del aplicativo, con base a la imagen que se
está visualizando en el aplicativo SAEPS y cumplir con la captura de manera consistente.

PASO 1. VIENE FACTURA DE VENTA o DOCUMENTO

EQUIVALENTE
Seleccione la opción según corresponda a:

* SI : Al seleccionar esta opción es por que SI existe la factura que solicita

el aplicativo y TODOS los campos siguientes a capturar serán obligatorios

* NO : Al seleccionar esta opción es por que NO existe la factura que

solicita el aplicativo y NO SE DEBE CAPTURAR NINGÚN DATO en los
siguientes campos.
 PROCESO DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS -
OC
Es necesario validar y capturar todos los campos del aplicativo, con base a la imagen que se
está visualizando en el aplicativo SAEPS y cumplir con la captura de manera consistente.

PASO 1. VIENE FACTURA DE VENTA o

DOCUMENTO EQUIVALENTE
Seleccione la opción según corresponda a:
* SI, cuando en la imágenes del recobro existe la factura o documento
equivalente que contenga o coincida con el número que solicita el
aplicativo (TXT) (existen excepciones
guiones, ceros, prefijos).

PASO 1. VIENE FACTURA DE VENTA o DOCUMENTO

EQUIVALENTE
* NO, cuando no existe la factura o documento equivalente que contenga el número que
solicita el aplicativo (TXT) o cuando el número es ilegible y no
se puede tener certeza que sea el que solicita el aplicativo.
“ERROR AL DESCARGAR LA IMAGEN PDF, EL SISTEMA NO ENCUENTRA NINGÚN
DOCUMENTO ASOCIADO”
 IMÁGENES DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS
- OC PASO 1. VIENE FACTURA DE VENTA
Seleccione la opción según corresponda a:

* SI, cuando en la imágenes del recobro existe la factura con el número que solicita el aplicativo (TXT) (existen
excepciones guiones, ceros, prefijos).
IMÁGENES DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS
- OC PASO 2. FECHA DE FACTURA
1. Se debe capturar la fecha exacta como esta en la imagen de la
factura a procesar.
2. Cuando la fecha de la factura es ilegible se debe capturar :
01/01/1900.
3. Cuando la fecha de la factura está ausente debe capturar
01/01/1900.
 EXTRAER CÓDIGO DE LA
TECNOLOGÍA

PRIORIDAD 1: Se debe capturar el código CUM - CUPS, el código podrá estar acompañado de esta sigla o cumple con la estructura
establecida. Se debe capturar completo CUM - FOLIO O EXPEDIENTE - ATC, Si el código cum está incompleto en la factura o
documento Equivalente se deberá capturar como esta en la imagen de la factura y que corresponda a la tecnología asociada.

PRIORIDAD 2: Si en la Factura no especifica el código CUM - CUPS se deberá colocar el número que esté en la columna de CÓDIGO/
REFERENCIA/PRODUCTO/AUTORIZACIÓN/ORDEN, LOTE, TIENDA o SI EXISTE UN CÓDIGO O NÚMERO PRÓXIMO AL
MEDICAMENTO o dentro de la descripción del nombre del medicamento. Si en la factura documento Equivalente aparecen dos o más
de los anteriores tiene PRIORIDAD la columna CÓDIGO

PRIORIDAD 3: Si la Factura documento Equivalente viene acompañada de un Anexo de Factura o Detallado de Factura de ahí también
se podrá capturar el Código del medicamento, Nombre del medicamento.

PRIORIDAD 4: Cuando no se cumplen las PRIORIDADES anteriores se deberá capturar CERO (0)
 EXTRAER NOMBRE DE LA
TECNOLOGÍA

Para este campo se deberá dejar textualmente la información contenida en la Factura / documento equivalente o documento equivalente. (a
excepción de los Códigos CUM-CUPS- LOTE, REGISTRO INVIMA, LABORATORIO, FECHAS, IPS, DATOS DE
USUARIOS, CAF, FÓRMULA,TIPO MAC, AUTORIZACIONES (actualizado 27/09/2022).) NO se permite hacer abreviaturas a
menos que estén en la imagen de la factura o documento equivalente

CASUISTICA
1. Si el nombre de la tecnología presenta ilegibilidad, NO se puede leer (por favor pregunte al líder de sala)
2. Si la tecnología NO coincide con el aplicativo (TXT) Vs imagen (Factura o documento equivalente) se captura la que esté en la factura, si
solo existe una tecnología.
3. Cuando la tecnología se repite varias veces se deberá capturar el nombre de la primera solo si es TOTALMENTE IGUAL, si existe algun datos
que las diferencie entre ella se deberán capturar todas.
 EXTRAER VALOR
UNITARIO

El valor Unitario de la tecnología se debe capturar como esta en la imagen de la factura o documento equivalente solicitada por el aplicativo.
CASUISTICA:

1. El valor unitario se debe identificar fácilmente

2. Si en la imagen no es específico el VALOR UNITARIO se debe capturar = 1

3. Si el valor está ilegible, o sea, no se puede identificar con claridad la cifra, se deberá capturar = 1
4. Si la tecnología se repite varias veces y el valor unitario es diferente se debe capturar en el valor unitario el número uno (1)
5. Los valores a capturar deben ir sin puntos ni comas, a excepción de las cifras que contiene decimales o centavos (01 en adelante)
separados por PUNTO.
FINALIZAR / FINALIZAR Y TOMAR OTRO

Este botón tiene como objetivo finalizar y grabar el recobro

que se proceso y no asignar nada más, es la opción que se
requiere para no dejar recobros pendientes sin procesar
mientras el digitador no está ejerciendo la actividad .

Este botón tiene como objetivo finalizar y grabar y asignar

recobros de forma consecutiva mientras el digitador está
ejerciendo la actividad.
FINALIZAR / FINALIZAR Y TOMAR OTRO

Este botón tiene como objetivo finalizar y grabar el recobro

que se proceso y no asignar nada más, es la opción que se
requiere para no dejar recobros pendientes sin procesar
mientras el digitador no está ejerciendo la labor .

Este botón tiene como objetivo finalizar y grabar y asignar

recobros de forma consecutiva mientras el digitador está
ejerciendo la labor.
IMÁGENES DE CAPTURA DE DATOS FACTURAS
- OC PASO 1. VIENE FACTURA DE VENTA
Seleccione la opción según corresponda a:
* NO, cuando no existe la factura que contenga el número que solicita el
aplicativo (TXT) o cuando el número es ilegible y no
se puede tener certeza que sea el que solicita el aplicativo.

Por favor validar en el

visor documental de
SAEPS
 EXTRAER FECHA DE
EXTRAER FECHA DE
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN

PASO 2. FECHA DE PRESTACIÓN

1. Si la factura o documento equivalente que aporten que solicita el aplicativo Saeps contiene la fecha de prestación (Fecha de dispensación, fecha de
entrega, fecha de aplicación, fecha de procedimiento, fecha de despacho de fórmula, Fecha de ejecución y fecha de servicio) Esa fecha será la que se
captura.

2. Si se debe buscar otro soporte válido para extraer la fecha de prestación se deberá validar nombre de usuario y tecnología aplicativo Vs Imagen, o con los
datos que están en la factura o documento equivalente que aporten y que solicita el aplicativo Saeps.

3. Cuando los datos del usuario o de la tecnología NO COINCIDEN aplicativo Vs soporte válido, se deberá buscar un soporte válido con los datos (usuario y
tecnología) que contenga la factura o documento equivalente que aporten y que solicita el aplicativo Saeps.

4. Si en el soporte válido se puede evidenciar la f.p.s con claridad, ese dato se deberá capturar exacto como esta en la imagen.

5. Si en el soporte válido NO se puede identificar con claridad la F.P.S (DD/MM/AAAA), se debe Validar si hay coincidencia entre el aplicativo Vs imagen de
factura o documento equivalente que aporten y que solicita el aplicativo Saeps..

6. Si en el soporte válido NO se puede evidenciar la f.p.s con claridad (DD/MM/AAAA) y no existe coincidencia entre el aplicativo Vs la imagen de factura o
documento equivalente que aporten y que solicita el aplicativo Saeps.

7. Se podrá apoyar con la fecha de la factura teniendo en cuenta que dicha fecha no deberá ser superior a la fecha de la factura.

8. Si la tecnología que solicita el aplicativo o la factura de factura o documento equivalente que aporten, no coincide en los soporte válidos, se deberá
capturar la fecha de la factura solicitada.

9. Si el usuario que solicita el aplicativo o la factura de factura o documento equivalente que aporten, no coincide en los soporte válidos, se deberá
capturar la fecha de la factura solicitada.

10. Si NO existe un soporte válido para extraer la fecha de prestación se deberá capturar la fecha de la factura solicitada en el aplicativo de captura.
 EXTRAER FECHA DE
PRESTACIÓN

PASO 2. FECHA DE PRESTACIÓN

Para el campo de fecha de prestación de
servicio se deberá capturar la fecha de la
factura, es decir, ya NO se deberá buscar la
fecha de prestación del servicio.