DOCENTE: Ing.

Simón Eliad Choque del Pozo

Email: schoqued5@ucvvirtual.edu.pe
CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO
Capacidad
Gestiona datos en Ms Excel.

SESIÓN DE
CLASE 05
● Entorno de Excel
● Importación de datos
● Formatos a la celda
● Referencias de celdas
● Funciones matemáticas, estadísticas y de texto
● Funciones de criterio lógico
● Asignación de un nombre a rango
● Configuración de hojas y libros para su impresión
1. ENTORNO DE EXCEL
Este entorno proporciona a los usuarios una plataforma para crear, editar y analizar datos en
forma de hojas de cálculo.
1.1 Con Microsoft 365
1.1.1 Interfaz de usuario
 La Barra de título
2 Se encuentra en la parte superior del programa.
Indica el nombre del archivo abierto.
 La Cinta de opciones
Se ubica debajo de la barra de título y está
agrupada en 3 niveles: Fichas, Grupos y
Botones de Comando

 Cuadro de nombre
2 de celdas que se seleccionen.
Muestra la celda o conjunto
Permite también asignarles un nombre específico a ellas.
 Barra de fórmula
Puede ser utilizada para escribir las diferentes fórmulas que
permitirán realizar cálculos.
 Área de trabajo
Formado por el conjunto de celdas identificados
por una letra y un número. La letra representa la
columna y el número la fila que pueda
seleccionarse

 1.1.2 Backstage
 Inicio
Se accede a
2
Es la primera opción que permite utilizar una plantilla para la creación
luego de de un libro según el tema requerido o iniciar desde uno en blanco.
hacer clic en
la Ficha
Archivo.
 Nuevo
 Abrir
Muestra desde un libro en blanco seguido de
Muestra los archivos más recientes.
una serie de plantillas predefinidas con
las que se puede realizar un trabajo de manera
más sencilla.

2
 Información
Se puede abrir el documento en la aplicación de escritorio,
proteger libro, historial de versiones y panel restablecer
cambios.
 Guardar como
Permite generar una copia de la información con
las que se está trabajando, también cambiar
nombre.

 Imprimir
 Compartir
Permite generar una copia de la
2
información con las que se está Permite realizar un trabajo colaborativo con otras personas a partir
trabajando, también cambiar del libro creado
nombre.
 Exportar
Brinda la posibilidad de generar nuestro libro en
otro formato como PDF.

2
 Opciones
Permite configurar el formato
regional.
1.2 Con Microsoft Office 2021
1.2.1 Interfaz de usuario de Excel 2021
 La Cinta de opciones
Se ubica debajo de la barra de título y está agrupada en 3
niveles:

 La Barra de título
Se encuentra en la parte superior del programa.
Indica el nombre del archivo abierto.
 Cuadro de nombres  Área de trabajo
Muestra la celda o conjunto de celdas que Formado por el conjunto de celdas identificados por una
se seleccionen. Permite también asignarles letra y un número. La letra representa la columna y el
un nombre específico a ellas número la fila que pueda seleccionarse.

 Barra de fórmula
Puede ser utilizada para escribir las diferentes
fórmulas que permitirán realizar cálculos.
1.2.2 Backstage
 Se accede a ella luego de hacer  Inicio
clic en la Ficha Archivo. Es la primera opción que permite utilizar una plantilla para
la creación de un libro según el tema requerido o iniciar
desde uno en blanco.
 Nuevo  Abrir
Muestra desde un libro en blanco Muestra las diferentes ubicaciones desde donde se
seguido de una serie de plantillas puede acceder a libros elaborados con anterioridad
predefinidas con las que se puede (Recientes, OneDrive, Computador, etc.)
realizar un trabajo de manera más
sencilla (inventarios, facturas,
calendarios, etc.)
 Información
Permite visualizar y/o editar las
propiedades del libro, definir una
clave de seguridad, realizar una
revisión previa del archivo, validar su
compatibilidad, entre otros

Para establecer detalles como Autor, Título, Asunto, Palabras  2. Completar las casillas con la información requerida. Por
clave, Categoría, Estado; es decir aplicar propiedades al libro . ejemplo Asunto: REPORTE DE VENTAS.
se debe realizar los siguientes pasos:
 1. Hacer clic en Propiedades - Elegir la opción
Propiedades Avanzadas
 Guardar/Guardar como
Permite generar una copia de la información con las que
se está trabajando, asignándole un lugar específico que
puede ser en el computador, en la nube (OneDrive), etc

 Compartir
 Imprimir
Permite realizar un trabajo colaborativo con otras
Muestra la hoja en una vista previa y da las
personas a partir del libro creado. En esta opción se
opciones para establecer las características
puede detallar a qué personas se desea mostrar y/o
de su impresión física.
brindarle permisos de edición de la información ya sea
por correo o a través de una publicación.
 Exportar
Brinda la posibilidad de generar nuestro
libro en otros formatos como txt, csv, entre
otros.

 Publicar
Puede publicar su libro de cálculo en Power
BI u otros servicios para libros de cálculo. El
requisito es iniciar sesión con su cuenta de
hotmail.com u outlook.es
 Opciones
Permite acceder a una serie de
configuraciones avanzadas de Ms Excel
como, por
ejemplo, habilitar o deshabilitar:
✓ Revisar la ortografía mientras se escribe.
✓ Guardar información de
autorrecuperación cada cierto tiempo.
✓ Impresión de alta calidad para gráficos.
✓ Mostrar las barras de desplazamiento.
✓ Modificar listas personalizadas.
1.3 Acciones en un Libro
a. Nuevo libro
Para abrir un nuevo libro en Excel, debe 3. En la lista de opciones, seleccionar
realizar los siguientes pasos: Libro en blanco.
1. Hacer clic en la pestaña Archivo.

2. Se despliegan las opciones del

backstage, hacer clic en Nuevo.
b. Guardar un libro
1. Hacer clic en la pestaña Archivo.

2. Se despliegan las opciones del Backstage, 3. En la ventana que se muestra:

hacer clic en:  Seleccione la ubicación en la que
 Guardar: cuando un archivo recién ha sido guardará el archivo
creado y desea guardar las actualizaciones  Escriba el Nombre del archivo
del archivo.  Hacer clic en el botón Guardar
 Guardar como: cuando un archivo recién ha
sido creado o para guardar el archivo con
otro nombre diferente o en una ubicación
distinta.
c. Exportar
1. Hacer clic en la pestaña Archivo.

2. Se despliegan las opciones del backstage, 4. Se muestran los tipos de archivo,

hacer clic en Exportar. seleccione el tipo que desea aplicar, por
3. Luego hacer clic en la opción Cambiar el tipo ejemplo:
de archivo. plantilla.
5. Si desea guardar en un tipo de archivo
diferente a las opciones que se muestra,
hacer clic en Guardar como otro tipo de
archivo.

6. Se muestra el explorador de archivos,

desplegar las opciones de Tipo, seleccione el
tipo de archivo que desea guardar.

7. El archivo se guarda con el nuevo tipo de

archivo
2. IMPORTAR DATOS EN EXCEL
En algunas situaciones se trabajan con datos procedentes de otras aplicaciones, para lo cual es
necesario importar los datos a través de una secuencia de pasos.
Ejercicio guiado:
1. Seleccione la ficha Datos y elija en Importante:
el grupo Obtener y transformar También puede elegir el botón Obtener datos –
datos, la opción Desde el texto/CSV. Desde un archivo – Desde el texto/CSV.
2
 2. Ubique el archivo a importar.  3. En la ventana siguiente, se muestran los datos de
Ejemplo: Inventario de una Farmacia.txt y acuerdo a una serie de características. Para importar
hacer clic en Aceptar. elija la opción Cargar

 4. El resultado es:
 Importante:

Al importar los datos, se utilizó la opción Cargar, sin

embargo existen 02 opciones adicionales:
a. Cargar en: A través de la cual se puede elegir cómo se
desea ver los datos: en una tabla, gráfico dinámico, etc.
así como seleccionar dónde se ubicarán los datos una vez
importados.

b. Transformar datos: Permite que los

datos se importen en un Editor de
Power Query para realizar diferentes
procesos a nivel avanzado.
3. FORMATOS DE CELDAS
Las opciones a través de las cuales se establecen los formatos de celdas se encuentran en los
grupos: Fuente, Alineación y Número
3.1 Formatos de Fuente
A través del grupo Fuente se puede
cambiar el tipo de letra de los datos
Es posible acceder
de una celda, su tamaño, estilo y
color. 2 a más opciones
seleccionando el
iniciador de
cuadro de diálogo
del grupo
3.2 Formatos de Alineación
Permite asignar formato a los datos de las celdas
a fin de que queden alineados u orientados de Es posible acceder a más
una forma determinada. opciones seleccionando
el iniciador de cuadro de
diálogo del grupo.

2
3.3 Formatos de Número

Excel nos permite modificar

la visualización de los
números en la celda.
Ejercicio guiado

Aplicar formatos de fuente,

alineación y número para los datos
importados en el punto 02
abordado previamente.

La vista final debe mostrarse así:

1. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B2:I2
a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B2:I2)

b. Elegir la opción Combinar y centrar de grupo Alineación – Ficha Inicio

c. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 16, estilo negrita, color rojo
oscuro y borde exterior grueso
2. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B4:I19
a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B4:I19) b. Elegir la opción Todos los bordes
de grupo Fuente.

c. Elegir del grupo Alineación, la opción

Centrar el contenido.
3. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B4:I4

a. Seleccionar el rango de celdas

indicado (B4:I4).

b. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente

Arial Narrow, tamaño 10, estilo negrita,
relleno color azul, énfasis 5, claro 60%.
4. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B5:I19.

a. Seleccionar el rango de celdas

indicado (B5:I19).

b. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente

Arial Narrow, tamaño 10.
5. Aplicar formatos de celda al rango de celdas G5:G19 e I5:I19.

a. Seleccionar los rangos de

celdas indicados (G5:G19 e
I5:I19).

b. Elegir del grupo Número, la opción de Formato

de Número de Contabilidad: S/. Español
(Perú).
3.4 Formato Personalizado
Para acceder es necesario seguir los siguientes
pasos:

1. Hacer clic en el iniciador 2. Elegir la categoría Personalizada.

de cuadro de diálogo del 3. Definir el formato que se desea.
grupo Número.

2
Ejercicio guiado 1
En los siguientes datos, definir el CÓD. DE
MEDICINA con 5 caracteres, como se aprecia
en la imagen.

1. Seleccionar el rango de datos de la 2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo,

2
columna Cód. de Medicina. elegir la categoría Personalizado y establecer el
formato 00000. Luego, Aceptar.
Ejercicio guiado 2 2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del
Se tienen unas cantidades especificadas solo grupo Número.
en números y se desea añadir en cada una,
la palabra caja y que la celda siga siendo
considerada como un valor numérico. 3. Elegir la categoría Personalizado y en el tipo
escribir después del texto mostrado por defecto la
1. Seleccionar los datos a modificar. palabra “caja”.
2
4. Se puede comprobar al seleccionar alguna de las celdas que en la barra de fórmulas se sigue
mostrando sólo la cantidad, ello indica que el valor de la celda es numérico y es posible realizar
alguna operación con normalidad.

2
3.5 Formatos fecha y hora
1. Para escribir una fecha se debe utilizar una barra diagonal o un guion para separarlos,
por ejemplo: 16/07/2023 o 16-julio-2010. Excel reconocerá esto como una fecha.
2. Para escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a" o "p": por ejemplo,
9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m

2
Ejercicio guiado de fecha
Se tiene la fecha 28 de julio del 2020, ¿En
qué formatos se puede mostrar? Para acceder a estos formatos, se debe
seguir los pasos:
a. Seleccionar la fecha ingresada

2
1. Para 28/07/20 → El formato es: dd/mm/yy
2. Para 28-07-20 → El formato es: dd-mm-yy
3. Para 28-jul-20 → El formato es: d-mmm-yy
b. Hacer clic en el iniciador de cuadro de
4. Para 28 de julio de 2020 → El formato es: d
"de" mmmm "de" yyyy
diálogo del grupo Número.
5. Para martes, 28 de julio de 2020 → El formato
es: fecha larga
c. Elegir la categoría Fecha, seleccionar el Importante:
tipo deseado y luego Aceptar. Si el tipo que se requiere no se encuentra,
elegir la Categoría Personalizado.

2
Ejercicio guiado de hora
Para acceder a estos formatos, se debe
seguir los pasos:
Se tiene la hora 09:00 p.m., ¿En qué
a. Seleccionar la hora ingresada.
formatos se puede mostrar?

b. Hacer clic en el iniciador de cuadro de

1. Para 09:00:00 p.m. → El formato es: h:mm:ss
AM/PM
diálogo del grupo Número.
2. Para 21:00 → El formato es: h:mm
3. Para 21:00:00 → El formato es: h:mm:ss
c. Elegir la categoría Hora, seleccionar el tipo Importante:
deseado y luego Aceptar. Si el tipo que se requiere no se encuentra,
elegir la Categoría Personalizado.

2
4. REFERENCIAS DE CELDAS
4.1 Tipos de referencias

4.1.1 Referencias Relativas:

Cambian automáticamente su referencia (posición)
al ser copiada la fórmula que las contiene.

Ejercicio guiado: 2
Se presentan los datos de la producción agrícola de
una empresa, específicamente los artículos con sus
unidades vendidas y sus respectivos precios. Usar
el libro llamado Tema 05 – 4.xlsx. Se requiere
calcular el Total de Ventas, IGV y Total de Ingresos.
Para calcular el TOTAL VENTAS se utilizará la
fórmula:

Total Ventas = Precio Unitario*Unidades

vendidas
 Hacer clic en la celda E7 donde se
calculará el resultado.
 Escribir la fórmula a usar: =C7*D7 y pulsar
Enter.
El resultado será: S/. 4000.

Importante:
Como cada artículo tiene sus propias unidades vendidas y precio unitario,
entonces las celdas que conforman la fórmula obtenida =C7*D7, son
CELDAS RELATIVAS. El cálculo para el resto de artículos se generará al
copiarse la dicha fórmula.
4.1.2 Referencias Absolutas: La fórmula a emplear es: IGV= Tasa de IGV*Total
Ventas
No cambian su referencia (posición) al ser copiada  Hacer clic en la celda F7 donde se calculará el
la fórmula que las contiene.
resultado.
 Escribir la fórmula a usar: =B4*E7
Ejercicio guiado:  A continuación, en la fórmula, se debe fijar la
Hallar el IGV en la hoja de cálculo 4.1 del libro Tema celda B4. La fórmula quedaría =$B$4*E7
 Luego, pulsar Enter y el resultado es: S/. 720.00
05 – 4.xlsx
2
4.1.3 Referencias Mixtas:
Una referencia mixta es una combinación de posiciones relativas y absolutas, por
ejemplo:
 La referencia D$8 se dice que la columna D es relativa y la fila 8 es absoluta.
 La referencia $M10 se dice que la columna M es absoluta y la fila 10 es
relativa.

Ejercicio guiado:
2
Se desea calcular las comisiones de ventas para
diferentes niveles de ventas y tasas de
comisión. Para ello trabajar en la hoja de cálculo
llamada 4.2 del libro Tema 05 – 4.xlsx.
Para ello, se realizará el siguiente proceso:
 Hacer clic en la celda F6 e ingresar una fórmula que pueda ser copiada tanto
verticalmente como horizontalmente.
 Sabiendo que: TASA COMISIÓN= Total Unidades * % Tasa Comisión.
Escribir la siguiente fórmula: =$E6*F$5

¿Por qué esta fórmula?

2 Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la
referencia $E6 irá cambiando a $E7, $E8, $E9 y $E10
ya que la fila es relativa; sin embargo, la referencia
F$5 se mantendrá fija ya que la fila es absoluta.
Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la
referencia F$5 irá cambiando a G$5 y H$5 ya que la
columna es relativa; sin embargo, la referencia $E6 se
mantendrá fija ya
que la columna es absoluta.
5. FUNCIONES MATEMÁTICAS, ESTADÍSTICAS Y DE TEXTO
Son herramientas que permiten realizar una amplia variedad de cálculos y manipulaciones de los
datos.

5.1 Ingresar una función:

Existen diferentes formas para insertar una función en Ms.

Donde: Excel:
 =: signo que precede toda función y que indica
al programa que realizará un cálculo. a) Escribir la función
 Nombre de Función: es un nombre abreviado Consiste en “digitar la función y sus argumentos”, teniendo
que identifica a la función seleccionada en cuenta la sintaxis de la
(Ejemplo SUMA). función que se aplica.
 (A2:A6): son los argumentos, datos requeridos
para proveer un resultado.
Ejercicio guiado

Hallar el total de ventas que es equivalente al

2
producto del precio unitario por las unidades
vendidas. Trabajar con la hoja de cálculo 4.1
del libro Tema 05 – 4.xlsx.
 1. Hacer clic en la celda E7 donde desea obtener el
resultado.
 2. Escribir el signo igual, seguido del nombre de la
función a usar, en este caso PRODUCTO.
 3. Y finalmente, seleccionar las celdas que se requieren
para el cálculo (C7 y D7).

 4. Pulsar Enter para obtener el resultado. Luego

arrastrar el relleno para visualizar el Total Ventas en
todas las demás celdas.
b) Insertar la función
Este método consiste en “insertar la función y sus
argumentos” a través del botón Insertar función, para luego
obtener los resultados, seleccionando los argumentos
correspondientes.
1. Hacer clic en la celda F7 en la cual se obtendrá el
Ejercicio guiado: resultado.
2. Dar clic el botón Insertar función que está en la
barra de fórmulas.
3. En el cuadro de diálogo Insertar función puede:  También puede
Escribir el nombre de la función a usar, para este seleccionar la
caso PRODUCTO. Luego clic en Ir y después en categoría en la
Aceptar cual se ubica la
función.

Del listado de
funciones, elegir la
que se necesita. En
este caso,
PRODUCTO.
4. Elegir o ingresar los argumentos solicitados.
Como se pide el IGV, éste es igual al Total de Ventas
(E7) por la Tasa de IGV (B4), la cual es una 5. Arrastrar el relleno para visualizar el IGV en
referencia absoluta por lo que se fija con F4. todas las demás celdas.
Finalmente, hacer clic en Aceptar.
c) Usar el comando Autosuma
Es otra forma que también puede usarse, contiene
básicamente las funciones más frecuentes del programa.
Ejercicio guiado:
1. Hacer clic en la celda G7 donde desea obtener el
resultado.
2. Desplegar el comando: Autosuma de la Ficha
Fórmulas, grupo Biblioteca de funciones
3. De la lista desplegable, elegir la función a utilizar. 4. Seleccionar el nombre de la función a usar. Por ejemplo: Suma
En este caso SUMA. 5. Luego, verificar el rango de celdas a calcular. Para este caso E7:F7
→ =Suma(E7:F7)
6. Ahora, pulsar Enter para obtener el resultado y copia la función
verticalmente.
d) Usar la Biblioteca de Funciones
Esta forma es similar a la forma b, pues las
funciones están agrupadas por categorías en
el grupo Biblioteca de funciones; para que se
puedan seleccionar según el cálculo a realizar.

5.2 Funciones Matemáticas

5.2.1 Función SUMA
Suma todos los números especificados como argumentos. Cada argumento puede ser un
rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una fórmula o el resultado de
otra función.

Sintaxis: =SUMA(número1,[número2],...)
Donde:
Número1, Número2,...: Son los valores a sumar.
Ejercicio guiado
Se tiene información sobre las unidades vendidas en una
tienda. Se pide calcular el Total de Unidades del primer
trimestre (enero a marzo). Trabajar con la hoja de cálculo
5 del libro Tema 05 – 4.xlsx.

2
1. Hacer clic en la celda F6, donde se obtendrá el
3. Verificar el rango de celdas a utilizar para este
cálculo (C6:E6).
resultado.
2. En la ficha Fórmulas, grupo Biblioteca de
funciones, dar clic sobre el comando de Autosuma.
4. Pulsar la tecla Enter para obtener el Total de Unidades
Vendidas por Vendedor.
5. Copiar la función para el resto de celdas (arrastrar
desde el controlador de relleno).

5.2.2 Función REDONDEAR

2
Redondea un número a un número de decimales especificado.
Sintaxis: =REDONDEAR (Número; núm_decimales)
Donde:
Número: Número obligatorio a redondear
Num_decimales: Es el número de decimales al que desea redondear el argumento
número
Ejercicio guiado
Redondear a un decimal las notas que se encuentran en la hoja de cálculo
5.1 del libro Tema 05 – 4.xlsx. Completar la columna nota final.

1. Ubicarse en la celda B2, escribir la función

REDONDEAR y abrir paréntesis, de acuerdo a cómo
2
se aprecia en la siguiente imagen:
 2. De acuerdo a la sintaxis de la función REDONDEAR,
ha sido necesario ubicar el cursor al final, colocar el
signo de punto y coma (;) o (,) dependiendo de la
configuración que tenga el computador y especificar el
número de decimales deseado (en este caso 1),
cerrando finalmente con un paréntesis.
 3. Luego, pulsar Enter y, copiar la función obtenida de
manera vertical
 2
5.2.3 Función SUMAPRODUCTO

Multiplica los componentes correspondientes de las matrices (rangos de datos)

suministrados y devuelven la suma de esos productos.
Sintaxis: =SUMAPRODUCTO (matriz1, matriz2, matriz3,...)
Donde:
Matriz1: Es el primer argumento de matriz obligatorio cuyos componentes desea multiplicar y después
sumar.
Matriz2, matriz3,... (Opcional). De 2 a 255 matrices cuyos componentes desea multiplicar y después sumar.
 Ejercicio guiado
Calcular la venta total de la producción agrícola que se muestra en el
siguiente cuadro. Trabajar en la celda D18 de la hoja de cálculo 4.1 del
libro Tema 05 - 4.xlsx.

1. Hacer clic en la celda D18 en la cual se desea calcular.

2. Hacer clic después del signo = y escribir la función
2
SUMAPRODUCTO, continuar con la
3. Luego presionar la tecla Enter.
sintaxis seleccionando las celdas:
5.3 Funciones Estadísticas
5.3.1 Función PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis: =PROMEDIO (número1, [número2], ...)
Donde:
Número1: El primer número obligatorio, referencia de celda o rango para el cual desea el
promedio.
Número2...(Opcional): Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que
desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Ejercicio:
Se desea calcular el promedio de
Unidades Vendidas por cada vendedor
durante el I Trimestre. Trabajar con la
hoja de cálculo 5.2 del libro Tema 05 –
4.xlsx.
1. Hacer clic en la celda F6, donde se obtendrá el 3. Pulsar la tecla Enter para obtener el Promedio de
resultado. Unidades Vendidas por Vendedor.
2. Escribir la sintaxis necesaria: =PROMEDIO(B6:D6) 4. Copiar la función para el resto de celdas
(arrastrar desde el controlador de relleno).

5.3.2 Función MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores

Sintaxis: =MIN (número1, [número2], ...)
Donde:
Número1, número2...: Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De
1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.
 Ejercicio guiado
Se desea obtener el mes donde menos ventas realizó el vendedor Aguilar
Torres. Trabajar en la celda G6 de la hoja de cálculo 5.2 del libro Tema 05 –
4.xlsx.

1. Hacer clic en la celda G6, donde se obtendrá el resultado.

2. Usar la función MIN, y seleccionar el rango (B6:D6).
2 3. Pulsar la tecla Enter para obtener el valor mínimo.
5.3.3 Función MAX
Devuelve el valor máximo de un rango de valores.
Sintaxis: =MAX (Número1; Número2;...)
Donde:
Número1, número2...: Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales.
De 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor máximo.

Ejercicio guiado:

Se desea obtener el número mayor de Unidades

Vendidas por el vendedor Flores Sandoval, y de esa
forma determinar que mes logró la mayor venta.
Trabajar en la celda G7 de la hoja de cálculo 5.2 del
libro Tema 05 – 4.xlsx
1. Hacer clic en la celda G7, donde se obtendrá el resultado.
2. Usar la función MAX, y seleccionar el rango (B7:D7).
3. Pulsar la tecla Enter
El resultado será:

5.3.4 Función CONTAR

Devuelve la cantidad de datos numéricos de un rango. Es decir, SOLO cuenta números.
2
Sintaxis: =CONTAR (Valor1; Valor2;...)
Donde:
Valor1, valor2,….: valores donde se desea hacer el conteo de datos.

Ejercicio guiado:
Se desea conocer la cantidad de vendedores
que lograron realizar ventas en el mes de
enero. Trabajar en la celda B16 de la hoja de
cálculo 5.2 del libro Tema 05 – 4.xlsx.
1. Hacer clic en la celda B16 donde se desea contar.
2. Escribir la sintaxis: =CONTAR(B6:B13)
3. Pulsar la tecla Enter para obtener el resultado:
4. El resultado será el siguiente: Se interpreta que 6
vendedores solamente vendieron en
el mes de enero.
2
5.3.5 Función CONTARA

Devuelve la cantidad de datos de un rango de celdas llenas.

Esta función a diferencia de Contar, realiza el conteo sobre celdas que contengan
cualquier tipo de datos.
Sintaxis: =CONTARA (Valor1; Valor2;...)
Ejercicio guiado
Se desea conocer la cantidad total de vendedores. Trabajar en la celda A16 de la hoja de
cálculo 5.2 del libro Tema 05 – 4.xlsx.
1. Hacer clic en la celda E donde se desea contar.
2. Escribir la sintaxis: =CONTARA (B5:B14)
3. Pulsar la tecla Enter para obtener el resultado: Indica que son 8 vendedores
los encargados del I trimestre 2023.

2
5.3.6 Función CONTAR.BLANCO

Devuelve la cantidad de celdas en blanco en un rango

de celdas.
Sintaxis: =CONTAR.BLANCO (Rango)

Ejercicio:

Se desea conocer cuántos meses no trabajó Rojas

Tello María. Trabajar en la celda G11
de la hoja de cálculo 5.2 del libro Tema 05 – 4.xlsx.
1. Hacer clic sobre la celda G11 donde se desea
realizar el conteo.
2. Escribir la sintaxis: =CONTAR.BLANCO(B11:D11)
3. Pulsar la tecla Enter para obtener el resultado.

Extrae el número indicado de caracteres, colocados a la izquierda o

3.4 Funciones de texto al principio de la cadena de texto.
Sintaxis: =IZQUIERDA(Texto; Núm_de_caracteres)
3.4.1 Función IZQUIERDA Donde:
 Texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se
desea extraer.
 Núm_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que se
desea extraer con la función IZQUIERDA.
Ejercicio guiado

En la celda E5, se desea obtener 4 caracteres del

texto ubicado en la celda A5, los caracteres
deben ser obtenidos desde la izquierda.
Trabajar en la hoja de cálculo 5.3 del libro Tema
05 – 5.xlsx

1. Hacer clic en la celda E5.

2. Escribir el signo igual, luego la función
IZQUIERDA seguida de la celda referida, en este
caso A5.
3. Luego indicar el número de caracteres que se
desean obtener, colocar el número 4.
4. Pulsar Enter para obtener el resultado:
3.4.2 Función DERECHA

Extrae el número indicado de caracteres, colocados al final de la cadena de texto.

Sintaxis: =DERECHA (Texto; Núm_de_caracteres)
Donde:
 Texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
 Núm_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que se desea extraer con
la función DERECHA. Importante:
 Núm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
 Si Núm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolverá
todo el texto.
 Si Núm_de_caracteres se omite, se calculará como 1.
Ejercicio guiado

En la celda E6, se desea obtener 5 caracteres del

texto ubicado en la celda A6, los
caracteres deben ser obtenidos desde la
derecha. Trabajar en la hoja de cálculo 5.3 del
libro Tema 05 – 5.xlsx.

1. Hacer clic en la celda E6.

2. Escribir el signo igual, luego la función
DERECHA seguida de la celda referida, en este
caso A6.
3. Luego indicar el número de caracteres que se
desean obtener.
4. Pulsar Enter para obtener el resultado:
3.4.3 Función EXTRAE
Ejercicio guiado:

Obtiene el número de caracteres de una En la celda E7, se desea obtener 5 caracteres

cadena de texto a partir de una posición del texto ubicado en la celda A7, los caracteres
indicada. deben ser obtenidos desde la posición inicial
Sintaxis: =EXTRAE (Texto; 8. Trabajar en la hoja de cálculo 5.3 del libro
Posición_inicial;Núm_de_caracteres) Tema 05 – 5.xlsx.
Donde:
 Texto: Es la cadena de texto que contiene
los caracteres que se desea extraer.
 Posición_inicial: Posición del primer
carácter que se desea extraer del texto. La
Posición_inicial del primer carácter de
texto es 1, y así sucesivamente.
 Núm_de_caracteres: Específica el número
de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.
1. Hacer clic en la celda E7 y escribir la
función: =EXTRAE(A7;8;5)
2. El resultado es el siguiente:

3.4.4 Función CONCATENAR

 Une varios elementos de texto o cadena que se encuentran en celdas diferentes, en una sola.
2
 Sintaxis: =CONCAT(texto1; texto2;…)
Donde:
 Texto1; texto2; texto3; ..: son datos a concatenar

Ejercicio guiado:

Se desea mostrar el texto de la celda E7

seguido de “-2023” en la celda E8. Trabajar en
la hoja de cálculo 5.3 del libro Tema 05 –
5.xlsx.
1. Escribir la función: =CONCAT (E7; “-2020”).
2. El resultado es el siguiente:

3.4.5 Función LARGO Ejercicio guiado:

Devuelve el número caracteres de una

cadena de texto.
Sintaxis: =LARGO (Texto)
Donde:
 Texto: es el texto cuya longitud se desea
conocer. Los espacios cuentan como
caracteres.
1. Hacer clic en la celda E10 y escriba la siguiente función:
=LARGO(A10). 3.4.6 Función MINUSC
2. El resultado es el siguiente:

Convierte todas las letras de un texto en

minúsculas.
Sintaxis: =MINUSC(Texto)
Donde:
 Texto: es el texto que desea convertir en
minúsculas. Los caracteres en Texto que no
sean letras no cambiarán.
Ejercicio
6. FUNCIONES CON CRITERIO LÓGICO
Se refieren a un conjunto de funciones que te permiten realizar cálculos o tomar decisiones
basadas en condiciones lógicas o criterios específicos.

Realiza el conteo de las celds que cumplen los

criterios especificados, dentro del rango.
Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,
criterio1, rango_criterio2, criterio2…)
6.1 Función CONTAR.SI.CONJUNTO
Donde:
 Rango1, rango2, …….: rango de valores a
contar.
 Criterio1, criterio2, …..: condiciones a evaluar
en cada rango.
Ejercicio guiado:

Determinar la cantidad de trabajadores que

laboran en el Departamento de Logística,
que sean solteros y de la Sucursal Trujillo.
Trabajar en la celda I2 de la hoja de cálculo
6.1 del libro Tema 05 - 6.xlsx.

1. Hacer clic en la celda I2 donde se mostrará el

resultado.
2. Escribir la función =CONTAR.SI.CONJUNTO(E2:E23;
E3; C2:C23; C2; F2:F23; F6).
3. Presionar la tecla Enter.
4. El resultado final es:
5. La interpretación es que solo una persona soltera,
trabaja en el departamento de
Logística de la Sucursal de Trujillo.
6.2 Función SUMAR.SI.CONJUNTO

Esta función suma las celdas de un rango de valores, pero sólo a aquellos que cumplen con varios criterios que se
especifiquen.
Sintaxis: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2…)
Donde:
Rango1, rango2, ….: rango de valores que serán usados en la suma.
Criterio1, criterio2, …..: condiciones a evaluar en cada rango.

Ejercicio guiado:

Determinar el sueldo total de los trabajadores que

laboran en el Departamento de Administración, que
sean casados y de la Sucursal Trujillo. Trabajar en la
celda I2 de la hoja de cálculo 6.2 del libro Tema 05 -
6.xlsx.
1. Hacer clic en la celda I2 donde se mostrará el resultado.
2. Escribir la función
=SUMAR.SI.CONJUNTO(H2:H23;E2:E23;E7;C2:C23;C6;F2:F2
3;F12).
3. Presionar la tecla Enter.
4. El resultado final es:

5. La interpretación es que el sueldo total de

todas las personas casadas, que trabaja
en el departamento de Administración de la
Sucursal de Trujillo son 14191.62
6.3 Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples
criterios requeridos.
Sintaxis:
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango promedio, rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2, criterio2…)
Donde:
Rango1, rango2, ….: rango de valores que serán usados en la promedio.
Criterio1, criterio2, …..: condiciones a evaluar en cada rango.
Ejercicio guiado:

Determinar el promedio del sueldo total de

los trabajadores que laboran en el
Departamento de Administración, que sean
casados y de la Sucursal Trujillo. Trabajar en
la celda I2 de la hoja de cálculo 6.3 del libro
Tema 05 - 6.xlsx
1. Hacer clic en la celda I2 donde se mostrará el resultado.
2. Escribir la función:
= PROMEDIO.SI.CONJUNTO(H2:H23; E2:E23;E7; C2:C23;
C6; F2:F23; F12)
3. Presionar la tecla Enter.
4. El resultado final es:

5. La interpretación es que el promedio del

sueldo total de todas las personas casadas,
que trabaja en el departamento de
Administración de la Sucursal de Trujillo es
3547.90 nuevos soles.
7. ASIGNACIÓN DE UN NOMBRE A RANGO
7.1 Rangos con nombres

En Microsoft Excel, puede utilizar rangos con nombres

para asignar un nombre significativo
a un conjunto de celdas o a una única celda en una
hoja de cálculo. Esto facilita la identificación y la
referencia de esos rangos en fórmulas, funciones y
otros elementos de tu hoja de cálculo. Los rangos con
nombres son útiles para hacer que tus hojas de cálculo
sean más comprensibles y para evitar la necesidad de
recordar direcciones de celdas complicadas.
Por ejemplo, un rango está conformado por el conjunto
de celdas que se encuentran en la columna B desde la
fila 6 hasta la fila 13. El rango es B6:B13.
Para asignar el nombre hay varias formas:
Forma 1. Forma 2.

Asignar nombre ENERO al rango B6:B13. Asignar nombre FEBRERO al rango C6:C13. Trabajar en la
 Seleccionar el rango de celdas B7:B17 hoja de cálculo 7.1 del libro Tema
 En el cuadro de nombres, escribir el texto ENERO 05 -7.xlsx.
 Pulsar Enter 1. Seleccionar el rango de celdas C6:C13
2. Elegir la opción Asignar nombre ubicado
en el grupo Nombres definidos de la Ficha
Fórmulas.

3. Escribir el nombre FEBRERO y Aceptar.

Ejercicio guiado:

Se desea calcular el total de unidades vendidas en el mes

de enero. Trabajar en la hoja de
cálculo 7.1 del libro Tema 05 -7.xlsx.
En Microsoft Excel existen funciones que permiten realizar
estos cálculos. Para este
ejercicio usar la función SUMA y se trabajará con rangos de
celda definidos por nombres.
1. Seleccionar el rango de celdas B6:B13, 2. Para calcular el total de unidades vendidas, seleccionar
asignarle el nombre ENERO al rango la celda B14.

3. Escribir la función SUMA, y colocar en el argumento el

rango ENERO.

4. Pulsar Enter y obtener el resultado.

7.2 Administrar rangos de nombres

Cuando se trabaja con rangos de nombres muchas

veces se necesita corregir el nombre del rango,
eliminar, o editar el rango seleccionado. Estos procesos
se pueden realizar de una manera práctica a través de
la opción Administrador de nombres de la ficha
Fórmulas, grupo Nombres definidos.

7.2.1 Nuevo

Permite agregar un nuevo nombre a un rango de

celdas. Por ejemplo: Agregar el nombre
MARZO, al rango D6:D13
 7.2.2 Modificar

Permite editar un nombre o

modificar el rango. Por
ejemplo: Editar el nombre
ENERO por el nombre
PRIMER_MES.

1. Dirigirse a la opción Administrador de nombres de la

ficha Fórmulas, grupo Nombres
definidos.

2. Hacer clic sobre el botón Modificar

3. Reemplazar el nuevo nombre. En este caso
4. El resultado es el siguiente.
PRIMER_MES, luego dar clic en el botón
Aceptar.
7.2.3 Eliminar

Permite borrar el nombre de rango. Por

ejemplo: Eliminar el nombre del rango
MARZO.
1. Seleccionar el nombre del rango MARZO.

2. . Aparece un mensaje para 3. Se elimina el rango asignado MARZO.

confirmar que se desea eliminar el
nombre, a través del
botón Aceptar.
8. CONFIGURACIÓN DE HOJAS Y LIBROS PARA SU IMPRESIÓN
La configuración de hojas y libros para su impresión en Microsoft Excel se refiere al proceso de ajustar diversos
parámetros y opciones de impresión para que el contenido de tu hoja de cálculo se imprima de la manera
deseada en papel. Estos ajustes permiten controlar aspectos como el tamaño del papel, la orientación de la
página, los márgenes, la escala de impresión y otros detalles para garantizar que el resultado impreso sea legible y
estéticamente agradable

8.1 Configuración de la página

En la ficha Disposición de Página, Grupo Configurar

Página, encontramos las siguientes opciones:
1. Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de las hojas.
2. Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de forma horizontal.
3. Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño adecuado para la hoja. En la actualidad el tamaño
A4 es un estándar para los diversos documentos.
4. Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para imprimirla.
5. Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se inserta encima y a la izquierda de la
selección.
6. Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
7. Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en cada en cada página impresa.
Para definir varias propiedades en un solo proceso, es recomendable hacer clic en el
iniciador de cuadro de diálogo:
Y en la ventana Configurar Página, En la pestaña Márgenes, pueden
establecer la orientación del papel, definirse a criterio.
su tamaño.
8.2 Encabezado y pie de página
Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior de cada página. Un pie
de página es una línea o bloque de texto impreso en la parte inferior de cada página. Para crear un
encabezado y pie de página realizar lo siguiente:

a. Encabezado:

1. Selecciona la ficha Encabezado y pie de

página de la ventana Configurar página.
Luego hacer clic en el botón Personalizar
encabezado…
Modificar lo siguiente:
- Sección izquierda: Insertar la fecha
- Sección centro: en blanco
- Sección derecha: inserte el texto Centro de Informática y Sistemas (CIS)
El resultado es:
b. Pie de página:
1. Selecciona la ficha Encabezado y pie de página de la ventana Configurar página.
Luego hacer clic en el botón Personalizar pie de página…
Modificar lo siguiente:
- Sección izquierda: en blanco
- Sección centro: en blanco
- Sección derecha: Insertar el número de página
4
7