Guide Bonnes Pratiques Dematerialisation Facture 2007 VF

Guide des bonnes pratiques de la dmatrialisation de la facture
Guide des bonnes pratiques de la dematerialisation de la facture
GUIDE DES BONNES PRATIQUES DE LA DEMATERIALISATION DE LA FACTURE

Sommaire
1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 INTRODUCTION Description du contexte Historique des obligations lgales relatives la dmatrialisation de la facture Dfinitions Les avantages de la dmatrialisation DONNeS ObLIGATOIReS eT bONNeS pRATIqUeS eN mATIRe De FACTURATION Cadre rglementaire gnral mentions porter sur les factures Cas particuliers Le CADRe RGLemeNTAIRe FRANAIS DeS FACTUReS TRANSmISeS pAR vOIe LeCTRONIqUe Dispositions communes aux deux procdures de transmission par voie lectronique Les factures transmises par voie lectronique et scurises au moyen dune signature lectronique Dmatrialisation des factures par eDI (article 289 bis du CGI) LeS bONNeS pRATIqUeS De LA DmATRIALISATION DeS FACTUReS AU SeNS De LARTICLe 289 bIS DU CGI Les processus et scnarios dchanges eDI et interface applicative Les tapes de mise en uvre du projet LeS pRATIqUeS eUROpeNNeS vers une harmonisation des changes Travaux dharmonisation en cours exemples de disparits vers une harmonisation des normes ANNeXeS 5 5 6 8 10
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31 31 38 38 42 42 42 43 43 45
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Prambule
Ce Guide des bonnes pratiques de la dmatrialisation de la facture est destin aux adhrents de GS1 France et de GALIA qui souhaitent mettre en place la dmatrialisation de la facture ainsi qu ceux qui souhaitent disposer dinformations sur les dispositions de la rglementation en vigueur.
La dmatrialisation de la facture a permis de nombreuses entreprises de raliser des gains financiers substantiels, mais aussi de bnficier de gains de productivit, de temps et de scurit. Les entreprises ne bnficieront cependant pleinement de ces gains que si le dispositif est largi au niveau communautaire. Les dispositions de la directive 2006/112/Ce du Conseil europen du 28 novembre 2006 avaient prcisment pour objectif de dfinir une lgislation harmonise pour la facture afin de faciliter les changes commerciaux des entreprises.
Le prsent document a t ralis grce laide dadhrents de GS1 France et de GALIA. Cest sur la base de leur pratique de la dmatrialisation de la facture, de leurs conseils et des rencontres organises avec la Direction Gnrale des Impts (DGI) et la Direction des vrifications Nationales et Internationales (DvNI) que nous avons pu mettre en forme ce guide.
Le lecteur se rfrera galement aux profils des messages facture - avoir publis par GS1 France et par GALIA pour la mise en place de la facture dmatrialise selon larticle 289 bis. Ces profils dutilisation tiennent compte du dispositif lgislatif dcrit dans ce guide et peuvent tre tlchargs sur les sites www.gs1.fr/gs1_fr/publications/specifications_techniques pour GS1 France et www.galia.com/bin/s_recommandations.asp partie EDI / Messages Odette EDIFACT / Facturation pour GALIA.
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1 Introduction
1.1 Description du contexte
La dynamique commerciale a chang plus rapidement ces quinze dernires annes que pendant toute la priode daprs-guerre. Lvolution rapide des rles dans la chane de valeur, lapparition de nouveaux canaux de distribution, lvolution des types de demande et les attentes toujours plus grandes en matire de services ont encore accru limportance des technologies de linformation dans le processus des affaires. Aujourdhui, les performances dune entreprise reposent notamment sur ses capacits changer des informations, les intgrer et les exploiter avant de prendre des dcisions. en apportant rapidit, fluidit et traabilit, le commerce lectronique interentreprises rpond ce besoin. Son utilisation ncessite la mise en place dun langage commun et donc de standards, tant pour le contenu des informations que, le cas chant, pour la structure des messages changs. Les standards, en facilitant la communication nationale et internationale entre tous les partenaires commerciaux de la chane dapprovisionnement, rpondent ces impratifs et proposent de nombreux messages de natures diffrentes : des messages de dclaration pralable dinformations relatives aux partenaires et aux produits ; des messages entre un fournisseur et son client : commande, livraison, facture ou statistiques de ventes ; des messages lis la gestion logistique des flux physiques qui concernent les prestataires logistiques et les transporteurs ; des messages lis aux flux financiers.
La dmatrialisation de la facture : une volution importante pour le commerce lectronique La facture constitue, bien sr, lune des tapes capitales dans un processus commercial. Aprs le message commande , le message facture a dailleurs t le deuxime tre normalis par les experts internationaux. Depuis vingt ans, les entreprises prennent peu peu conscience de lintrt pratique et financier de mettre en place une politique de dmatrialisation des donnes et notamment des factures. La facture est soumise diffrentes rglementations comptables, fiscales, commerciales ou mme linguistiques. La facture est une pice dite justificative qui, outre son rle en matire de TvA, doit tre produite afin de justifier lcriture comptable dachat ou de vente quelle concerne. en cas de contrle fiscal, ladministration vrifie ainsi le respect de la rglementation et les montants dclars en matire dImpts sur les Socits (IS) et de Taxe sur la valeur Ajoute (TvA) principalement.
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1.2
1.2.1
Historique des obligations lgales relatives la dmatrialisation fiscale de la facture

Etapes cl de la rglementation
A la fin des annes 1980, moyennant le respect dun cahier des charges assez exigeant sur le plan de la scurit technique, la Direction Gnrale des Impts a jou un rle moteur en France, dans une exprience de tltransmission de factures. Larticle 47 de la loi de finances rectificative de 1990 est venu ponctuer cette exprience : partir de cette priode, les entreprises installes en France disposaient de la possibilit dchanger leurs factures par voie lectronique en utilisant des outils agrs par ladministration (systme dit de lautorisation pralable). Dans le cadre des Diverses Dispositions dOrdre conomique et Financier (DDOeF), larticle 2 de la loi du 2 juillet 1998 a supprim lautorisation pralable lutilisation du systme de tltransmission. A partir de cette date, le systme devait faire lobjet dune simple dclaration dutilisation pralable et respecter des dispositions contenues dans larrt du 3 mai 1999 publi au Journal Officiel du 4 mai 1999 et codifi aux articles 41 septies et octies de lannexe Iv au Code Gnral des Impts. Les gains escompts restaient limits puisque la lgislation ne permettait pas llargissement de ce dispositif au niveau communautaire. La facturation tait du reste soumise des rgles trs diverses dun tat membre de lUnion europenne lautre, allant dun cadre lgislatif strict la plus grande flexibilit. A la fin du mois de dcembre 1998, la Commission europenne a dbut une tude relative aux conditions imposes en matire de TvA la facturation. A la suite de cette tude, la directive 2001/115/Ce (annexe 1) du Conseil du 20 dcembre 2001 a t publie afin de simplifier, de moderniser et dharmoniser les conditions imposes la facture en matire de TvA par la directive 77/388/Cee. Tous les etats membres avaient jusquau 1er janvier 2004 pour transposer cette directive en droit interne. en France, ces dispositions sont entres en vigueur le 7 juillet 2003. Depuis le 1er janvier 2006, les entreprises ne sont plus contraintes de dclarer auprs de ladministration quelles utilisent un systme de tltransmission de factures. La directive 2006/112/Ce du Conseil du 28 novembre 2006 relative au systme commun de TvA a intgr le texte de la directive de 2001. Cest ce texte que le terme directive se rfre dans la suite du prsent guide.
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1.2.2
Les textes officiels

plusieurs textes rglementaires relatifs la dmatrialisation de la facture se sont succds depuis 1990.
Date
29 dcembre 1990 20 juin 1991
Textes
Article 47 de la loi de finances rectificative relative la transmission des factures par voie tlmatique. Dcret n 91-579 pris pour lapplication de larticle 47 de la loi de finances rectificative pour 1990 relative la transmission des factures par voie tlmatique. Instruction de la Direction Gnrale des Impts relative : aux obligations relatives ltablissement des factures ; la dmatrialisation des factures (art 289 bis du Code Gnral des Impts, art 96 F 96 I de lannexe III au CGI) (DGI : SLF, bureaux D1, CF1). Instruction de la DGI relative : la TvA ; aux obligations des redevables ; aux obligations relatives ltablissement des factures (bulletin Officiel des Impts n 48 du 10 mars 1993) (CGI, art 289 et art 242 nonies de lannexe II) (DGI : SLF, bureaux D1, CF1). Article 2 de la loi portant diverses dispositions dordres conomique et financier (DDOeF) sur la suppression de lautorisation pralable. Dcret n 99-337 relatif aux modalits de transmission des factures par voie tlmatique et modifiant lannexe III au Code Gnral des Impts. Arrt ministriel du Secrtaire dtat au budget. Instruction n 3 e-1-99 relative : aux obligations relatives ltablissement des factures ; la dmatrialisation des factures. Directive 2001/115/Ce du Conseil de lUnion europenne. Article 17 de la loi de finances rectificative pour 2002 (n 20021576). Dcret n 2003-632 relatif aux obligations de facturation en matire de taxe sur la valeur ajoute et modifiant lannexe II au Code Gnral des Impts et la deuxime partie du livre des procdures fiscales. Instruction n 3 CA n136 relative : la TvA ; aux obligations des assujettis ; aux obligations relatives ltablissement des factures (CGI, art 289, 289-v, 289 bis, L.p.F, art L102C) (DGI : bureaux D1- CF1CF3). Directive 2006/112/Ce du Conseil de lUnion europenne.
27 dcembre 1991
1er mars 1993
2 juillet 1998
3 mai 1999
12 juillet 1999 20 dcembre 2001 30 dcembre 2002
7 juillet 2003
7 aot 2003
28 novembre 2006
Les principales rfrences rglementaires sont accessibles sur le site de GS1 France dans la partie Facture dmatrialise / Rglementation.
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1.3
Dfinitions
Compte tenu du cadre rglementaire, une entreprise est susceptible dchanger ses factures sous trois formats diffrents. La facture papier est encore le format le plus couramment utilis mme sil demande la ralisation dun grand nombre doprations. Lmetteur doit saisir la facture, limprimer, la mettre sous pli et lenvoyer tandis que le destinataire traite le courrier, saisit les donnes contenues dans la facture, valide, paye, archive et gre les ventuels litiges.
Estimation du cot de traitement standard dune facture papier mise

1
Prparation facturation Comptabilisation
2
Envoi
3
Rapprochement paiements
4
Archivage
5
Gestion des relances
6
Gestion des litiges
7
Cots de trsorerie
Total 8 - 9,5
0,3
1,2
0,5 - 2,0
0,8
0,8
2,4
2,0
Estimation du cot de traitement standard dune facture papier reue

1 Traitement courrier 2 Saisie 3 Validation 4 Paiement 5 Archivage 6 Gestion des litiges
Total 13,8
0,9
1,4
5,4
2,8
1,5
1,8
(Source : Arthur D. Little pour Deskom/post@xess), septembre 2004
Les partenaires commerciaux peuvent changer des factures lectroniques sous forme dun message lectronique structur ou non structur. Sil est structur, il permet une intgration automatique des donnes dans les systmes dinformation. Le document papier qui double lchange lectronique constitue loriginal et doit tre archiv. Les partenaires devront alors sassurer que les donnes contenues dans le document lectronique sont bien le reflet de celles portes sur le document papier. Les factures dmatrialises au sens fiscal, changes entre deux partenaires commerciaux, correspondent la tltransmission de factures sous forme lectronique, sans que la facture soit change sous forme de document papier. Ainsi le code gnral des impts (CGI) prvoit-il, dans le cadre des changes internes, communautaires ou extracommunautaires, la possibilit de transmettre les factures par voie lectronique selon deux normes scurises : la signature lectronique et/ou lchange de donnes informatis (eDI). La dmatrialisation fiscale des factures supprime, de fait, un rapprochement entre la facture tltransmise et son quivalent papier.
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conomies cibles atteignables grce la dmatrialisation fiscale de lmission de factures par EDI
1
Prparation facturation Comptabilisation
2
Envoi
3
Prparation facturation Comptabliisation
4
Archivage
5
Gestion des relances
6
Gestion des litiges
7
Cots de trsorerie
Total 3,0
0,2
0,2
0,4
1,2
1,0
conomies cibles atteignables grce la dmatrialisation fiscale des factures entrantes par EDI
1 Traitement courrier 2 Saisie 3 Validation 4 Paiement 5 Archivage 6 Gestion des litiges
Total 4,0
2,0
1,1
0,9
(Source : Arthur D. Little pour Deskom/post@xess), septembre 2004 Ces termes : facture papier , facture lectronique et facture dmatrialise au sens fiscal seront utiliss dans le prsent guide conformment ces dfinitions.
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1.4
Les avantages de la dmatrialisation fiscale

La facture est un lment de preuve juridique des relations commerciales entre des partenaires ainsi qu lgard de ladministration fiscale. De ce fait, les entreprises prouvent souvent une certaine apprhension procder lchange des factures dmatrialises. Le cadre juridique de la facture dmatrialise est cependant clairement dfini et les avantages quelle apporte sont nombreux. La dmatrialisation des factures par eDI permet le rapprochement automatique dtaill des lments facturs au regard des rceptions et/ou commandes. Ces procdures systmatiques de contrle sont beaucoup plus lourdes mettre en uvre manuellement. Lusage des factures dmatrialises non structures, scurises par une signature lectronique vise faciliter la dmatrialisation des factures pour les entreprises ayant des faibles volumes de facturation. Cependant, certains formats non structurs peuvent savrer plus difficile intgrer chez le destinataire dans les applications de gestion et de comptabili.
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Facture EDI dmatrialise par rapport la facture papier Avantages pour lmetteur du message Gains de temps : rapidit de transmission des factures ; rapidit de traitement des factures et des litiges potentiels ; mission plus rapide du titre de paiement ; diminution du nombre des litiges potentiels ; comptabilisation automatique des factures ; diminution du papier manipuler. Gains financiers : diminution des frais postaux (papier, frais denvoi, etc.) ; suppression des frais darchivage papier.
Facture avec signature lectronique par rapport la facture papier Gains de temps : rapidit de transmission des factures ; diminution du papier manipuler.
Gains financiers : diminution des frais postaux (papier, frais denvoi, etc.) ; suppression des frais darchivage papier ; infrastructure technique moins lourde.
Gains en scurit : diminution des erreurs de saisie ; garantie dauthenticit et dintgrit des factures transmises ; suivi rigoureux de lenvoi des factures par loutil de dmatrialisation. Avantages pour le rcepteur du message Gains de temps : rapidit de transmission des factures ; rapidit de traitement des factures et des litiges potentiels ; mission plus rapide du titre de paiement ; diminution du nombre des litiges potentiels ; comptabilisation automatique des factures ; diminution du papier manipuler. Gain financier : suppression des frais darchivage papier.
Gains en scurit : garantie dauthenticit et dintgrit des factures transmises.
Gains de temps : rapidit de transmission des factures ; diminution du papier manipuler.
Gain financier : suppression des frais darchivage papier ; infrastructure technique moins lourde. Gains en scurit : garantie dauthenticit et dintgrit des factures transmises.
Gains en scurit : supression des erreurs de saisie ; garantie dauthenticit et dintgrit des factures transmises ; suivi rigoureux de la rception des factures par loutil de dmatrialisation.
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2 Donnes obligatoires et bonnes pratiques en matire de facturation

2.1 Cadre rglementaire gnral
en matire de TvA et dtablissement des factures, les entreprises franaises sont donc aujourdhui soumises aux dispositions de la directive europenne de dcembre 2001 et de sa transposition en droit franais principalement transcrite dans le bulletin Officiel des Impts 3 CA n136 du 7 aot 2003. Les rgles de la directive europenne impliquent notamment : une liste harmonise de mentions obligatoires ; des dispositions simplifies pour les petites socits ou les petites factures (factures infrieures 150 euros) ; lacceptation par les autorits fiscales des etats membres de la facture dmatrialise, sans aucune notification ou autorisation pralable, condition que lauthenticit dorigine et lintgrit des donnes soient garanties, soit laide de signatures lectroniques, soit par le recours leDI. Les etats membres peuvent aussi accepter dautres mthodes pour assurer lauthenticit et lintgrit sur leur propre territoire ; la possibilit dans certaines circonstances, sous rserve dun mandat explicite du fournisseur, dexternaliser les oprations de facture un tiers ou au client (dans ce dernier cas, il sagit de lautofacturation) ; la possibilit de recourir plus largement la facturation priodique pour les entreprises ralisant de nombreuses oprations avec un mme client ; le choix , sous certaines conditions, du lieu et de la mthode de stockage des factures et lacceptation du stockage lectronique. Ces textes lgislatifs et rglementaires dfinissent les modalits dapplication et posent essentiellement les principes et les rgles numres ci-dessous.
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2.2
Mentions porter sur les factures

La facture doit comporter au minimum les mentions prvues par la directive europenne transpose dans le bulletin Officiel des Impts du 7 aot 2003 : 1 le nom complet et ladresse de lassujetti et de son client ; 2 le numro individuel didentification attribu lassujetti en application de larticle 286 ter du CGI et sous lequel il a effectu la livraison de biens ou la prestation de services ; 3 les numros didentification la taxe sur la valeur ajoute du vendeur et de lacqureur pour les livraisons dsignes au I de larticle 262 ter du CGI ; 4 le numro didentification la taxe sur la valeur ajoute du prest ataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations mentionnes aux 3, 4 bis, 5 et 6 de larticle 259 A du CGI ; 5 lorsque le redevable de la taxe est un reprsentant fiscal au sens de larticle 289 A du CGI, le numro individuel didentification attribu ce reprsentant fiscal en application de larticle 286 ter du mme code, ainsi que son nom complet et son adresse ; 6 sa date de dlivrance ou dmission pour les factures transmises par voie lectronique ; 7 un numro unique bas sur une squence chronologique et continue ; la numrotation peut tre tablie dans ces conditions par sries distinctes lorsque les conditions dexercice de lactivit de lassujetti le justifient ; lassujetti doit faire des sries distinctes un usage conforme leur justification initiale ; 8 pour chacun des biens livrs ou des services rendus, la quantit, la dnomination prcise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la valeur ajoute lgalement applicable ou, le cas chant, le bnfice dune exonration ; 9 tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de lopration et qui sont directement lis cette opration ; 10 la date laquelle est effectue, ou acheve, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date laquelle est vers lacompte vis au c du 1 du I de larticle 289 du CGI, dans la mesure o une telle date est dtermine et quelle est diffrente de la date dmission de la facture ; 11 le montant de la taxe payer et, par taux dimposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionns distinctement ; 12 en cas dexonration ou lorsque le client est redevable de la taxe ou lorsque lassujetti applique le rgime de la marge bnficiaire, la rfrence la disposition pertinente du CGI ou la disposition correspondante de la sixime directive 77/388/Cee du 17 mai 1977 ou toute autre mention indiquant que lopration bnficie dune mesure dexonration, dun rgime dautoliquidation ou du rgime de la marge bnficiaire ;
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13 les caractristiques du moyen de transport neuf telles quelles sont dfinies au III de larticle 298 sexies du CGI pour les livraisons mentionnes au II de ce mme article. 14 de manire distincte, le prix dadjudication du bien, les impts, droits, prlvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, demballage, de transport et dassurance demands par lorganisateur lacheteur du bien pour les livraisons aux enchres publiques vises au d du 1 du I de larticle 289 du CGI, effectues par un organisateur de ventes aux enchres publiques agissant en son nom propre, soumises au rgime de la marge bnficiaire mentionn larticle 297 A du mme code. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoute.
Cette liste nest cependant pas exhaustive et les assujettis franais devront prendre soin de respecter lensemble de la rglementation commerciale et fiscale franaise. vous trouverez en annexe 2 le tableau rcapitulatif des mentions obligatoires et des amnagements prvus par nature dopration. Remarque : les montants figurant sur la facture peuvent tre exprims dans toute monnaie, pour autant que le montant de la taxe payer est dtermin en euro en utilisant le mcanisme de conversion prvu au 1 bis de larticle 266 du CGI. Lorsque les factures sont rdiges dans une langue trangre, le service des impts peut exiger une traduction des factures certifie par un traducteur jur. Lobligation de traduction certifie ne prsente pas un caractre systmatique. elle nest mise en uvre qu la demande de ladministration.
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2.3
2.3.1
Cas particuliers
Autofacturation et sous-traitance
La directive europenne simplifie les obligations de facturation et permet aux entreprises de recourir lautofacturation (mission de la facture par le client de lassujetti) ou la soustraitance de la facturation (tablissement des factures par une tierce personne mandate cet effet). Afin dviter toute ambigut, il est recommand de prciser sur les factures, une mention du type Facture tablie par A au nom et pour le compte de b . pour ce faire, le fournisseur du bien ou du service devra expressment donner mandat son client ou au tiers pour mettre les factures en son nom et pour son compte. Le contrat de mandat pass avec le client ou le tiers doit galement contenir lengagement du mandant : de verser au Trsor la taxe mentionne sur les factures tablies en son nom et pour son compte ; de rclamer immdiatement le double de la facture si cette dernire ne lui est pas parvenue ; et de signaler toute modification dans les mentions concernant lidentification de son entreprise. Ladministration admet lexistence dun mandat tacite lorsque lassujetti et son mandataire (client ou tiers) nentretiennent pas de relations commerciales rgulires mais ponctuelles (moins de 10 oprations par anne civile). Dans ce cas, toute facture mise au nom et pour le compte de lassujetti devra faire lobjet dune acceptation formelle et expresse par ce dernier. Les factures mises par voie lectronique pourront tre acceptes au moyen dun accus de rception prcisant que lassujetti accepte et authentifie les factures tablies en son nom et pour son compte. Dans le cadre de lautofacturation, la numrotation squentielle des factures doit tre tablie par sries distinctes pour chaque fournisseur.
2.3.2
La facturation priodique ou rcapitulative

La directive europenne simplifie les obligations de facturation en permettant galement aux entreprises de recourir la facturation priodique pour les entreprises ralisant de nombreuses oprations avec un mme client. Cette possibilit nest reconnue que si certaines rgles sont respectes. Lors de chaque opration, lassujetti doit remettre son client un bon de livraison ds la dlivrance des biens (ou des bons de fournitures ds la ralisation de la prestation). Ces bons devront tre numrots de manire continue. Ces bons doivent comporter lidentit et ladresse du client, la date de lopration ainsi que la quantit et la dnomination prcises des biens livrs ou des services fournis. Ils doivent tre mis en double exemplaire. Loriginal est remis au client et le double conserv dans les
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mmes conditions que les factures. Ces bons peuvent le cas chant tre dmatrialiss dans les mmes conditions que les factures auxquelles ils se rapportent.
La possibilit offerte par la directive concernant la facturation priodique est trs intressante pour les entreprises. Cependant les exigences qui sont demandes pour les bons de livraison de biens sont aussi contraignantes que pour les factures dmatrialises. De ce fait, les adhrents de GS1 France et de GALIA ont prfr carter cette possibilit dans le cadre de lEDI. La clause visant dfinir les moyens mettre en uvre pour garantir lauthenticit dorigine et lintgrit du contenu pour la dmatrialisation des factures (chapitre 3.1.1) prcise ce point.
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3 Le cadre rglementaire franais des factures transmises par voie lectronique

Dans le cadre des changes internes, communautaires ou extracommunautaires le CGI prvoit la possibilit de transmettre les factures par voie lectronique selon deux normes scurises : la signature lectronique ou lchange de donnes informatis (eDI). Les utilisateurs peuvent recourir indiffremment lune et/ou lautre de ces deux normes, cependant les particularits techniques de chacunes delles impliquent des conditions spcifiques dutilisation. La facture dmatrialise transmise par voie lectronique et scurise au moyen dune signature lectronique (annexe 3) est soumise aux dispositions de larticle 289-v du CGI. Ces documents nacquirent la qualit de facture que sils sont scuriss au moyen dune signature lectronique avance au sens de la directive europenne de 1999 sur la signature lectronique (n1999/93/Ce du 13 dcembre 1999. Art.2). Ces documents ne sont pas ncessairement structurs et ne peuvent pas toujours tre traits automatiquement comme les factures eDI. Les formats de ces factures peuvent tre de type pDF, TIF, tout type dimage non modifiable, eANCOm La facture EDI dmatrialise, au sens de larticle 289 bis du CGI, est constitue par un message structur selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque (cf. recommandation 94/280/Ce de la Commission du 19.10.1994 relative leDI, annexe 4).
3.1
3.1.1
Dispositions communes aux deux procdures de transmission par voie lectronique

Acceptation du destinataire des factures
GS1 France et GALIA recommandent de matrialiser lacceptation du recours la transmission par voie lectronique par un accord formel liant les parties. Cet accord peut tre une convention dinterchange entre entreprises qui ont recours la dmatrialisation des factures ou un contrat de services avec un prestataire de facturation par voie lectronique. Cette convention dinterchange identifie les entreprises concernes, prcise le contenu de lchange lectronique et attribue aux transactions la mme valeur juridique de preuve que celle des documents sur support papier (voir les bonnes pratiques au paragraphe 4.3.3). Une clause spcifique pour la dmatrialisation des factures a t rdige comme suit :
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Exemple de clause visant dfinir les moyens mettre en uvre pour lauthenticit dorigine et lintgrit du contenu pour la dmatrialisation des factures selon larticle 289 bis. (Cet exemple peut tre transpos dans le cadre de larticle 289-V.) Les parties souhaitent mettre en uvre la dmatrialisation des factures prvue par la directive europenne 2001 et le code gnral des impts. Dans le cadre de cette rglementation, elles souhaitent dmatrialiser au moyen dun change de donnes informatis (eDI) tel que dfini larticle 2 de la recommandation 1994/820/Ce de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de lchange de donnes informatis. pour assurer lauthenticit de lorigine et lintgrit du contenu prvu dans la directive, les parties se sont mises daccord sur les obligations suivantes : Les parties saccordent conserver lidentique les messages Facture dans leur format dmission pendant une dure deannes. A rception de facture, le destinataire doit contrler la correspondance entre les donnes didentification de lexpditeur de la facture et les donnes qui figurent dans son propre systme dinformation pour vrifier lauthenticit de lmetteur. en cas de contrle fiscal de lune des parties, lautre partie sengage mettre disposition des reprsentants de ladministration faisant les contrles, les factures archives ayant t changes. Cette mise disposition pourra, la demande de ladministration fiscale, tre effectue sous le format darchivage ou sur support papier. Cest le message tel quil est produit sous forme structure par le systme informatique de lmetteur rpondant aux dfinitions de larticle 2.2 et 2.3 de la recommandation 1994/820/ Ce de la Commission du 19 octobre 1994 qui doit tre archiv par lune et lautre des deux parties. Les partenaires sengagent faire figurer en clair dans les documents changs le nom et ladresse complte des diffrents partenaires ainsi que la dnomination prcise des biens livrs ou des services rendus.
3.1.2
Obligation en matire de conservation

Les textes rglementaires imposent que les documents sur lesquels peuvent sexercer les enqutes ou contrles de ladministration franaise en matire fiscale soient conservs pendant un dlai de six ans aprs expiration de lexercice comptable en cours. vis--vis de ladministration fiscale, les factures dmatrialises doivent tre conserves sur un support informatique pendant une dure de trois ans aprs la fin de lexercice comptable en cours, puis trois autres annes sur tout support au choix de lentreprise. Dans ce guide, le terme archivage dfinitif sapplique la premire priode lgale de trois
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ans. Si le support informatique est utilis pour conserver les documents au-del de cette priode lgale, lutilisateur doit en tenir compte pour estimer les volumes archiver. Il est noter par ailleurs que les obligations du droit commercial franais prescrivent un dlai de dix annes pour la conservation des documents. pendant cette priode, ces documents peuvent servir de preuve en cas de litige. Lorsque, durant ce dlai, lenvironnement matriel ou logiciel est modifi, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilit des fichiers avec les matriels existants lors du contrle. Le dfaut de conservation constat par les agents de ladministration, quil soit total ou partiel, pourra tre sanctionn. A titre dexemple, le dfaut de conservation des factures originales sur support informatique peut entraner la remise en cause des dductions opres en matire de TvA.
3.1.3
Obligation en matire de stockage

Les assujettis ne peuvent pas stocker les factures transmises par voie lectronique dans un pays non li la France par une convention prvoyant une assistance mutuelle ainsi quun droit daccs en ligne, de tlchargement et dutilisation de lensemble des donnes concernes. De ce fait, les assujettis doivent : soit effectuer un stockage de leurs factures sur le territoire franais ; soit user de la facult deffectuer un stockage hors du territoire franais. Ils doivent alors sassurer que le pays est li la France par une convention prvoyant une assistance mutuelle. Tous les pays de lUnion europenne sont lis par une telle convention.
3.1.3.1
Accs aux factures Les assujettis doivent sassurer que ladministration dispose des fins de contrle dun accs en ligne permettant le tlchargement et lutilisation des donnes stockes, quels que soient : le lieu de stockage en France ou hors du territoire national ; la personne charge de stocker les factures en son nom et pour son compte. Les autorits comptentes des etats membres de lUnion europenne ont un droit daccs par voie lectronique, de tlchargement et dutilisation des factures stockes sur le territoire franais par ou pour le compte des assujettis relevant de leur juridiction, dans les limites fixes par la rglementation du pays o lassujetti est tabli et dans la mesure o cela est ncessaire aux fins de contrle. Ce droit daccs seffectuera en ligne depuis le sige ou depuis un tablissement de lassujetti, quil soit tabli en France ou dans un autre tat membre de lUnion europenne. Cette disposition ne permet pas ces mmes autorits comptentes daccder aux factures depuis le territoire franais.
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3.1.3.2
La dclaration du lieu de stockage Lentreprise est tenue de dclarer le lieu de stockage de ses factures auprs de ladministration. Cette dclaration seffectue sur papier libre. elle comporte les noms et adresses des clients ou des tiers chargs du stockage ainsi que les priodes vises par celui-ci. La dclaration doit tre adresse au service des impts territorialement comptent.
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3.2
Les factures transmises par voie lectronique et scurises au moyen dune signature lectronique
Larticle 289-v du CGI prcise que les factures transmises par voie lectronique tiennent lieu de facture dorigine ds lors que lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur contenu sont garanties au moyen dune signature lectronique. Une facture lectronique scurise doit tre cre, transmise et archive sous forme lectronique dans un format qui permet de garantir lintgrit et la prennit de son contenu depuis son mission jusqu lexpiration de la priode de stockage. Une facture initialement mise sur support papier puis numrise pour tre archive sous forme lectronique nentre pas dans ce champ dapplication mme si le document archiv tait scuris au moyen dune signature lectronique.
3.2.1
Dfinition et caractristiques de la signature lectronique

Le signataire est celui qui dtient et met en uvre le moyen de cration de la signature lectronique. Il peut sagir dune personne morale, auquel cas la signature lectronique peut tre produite automatiquement lors de lenvoi des factures, ou dune personne physique mettant les factures aprs les avoir signes en son nom pour le compte de lentreprise. La signature lectronique doit satisfaire aux exigences suivantes : tre propre au signataire ; permettre didentifier le signataire ; tre cre par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrle exclusif ; garantir le lien avec les factures auxquelles elle sattache, de telle sorte que toute modification ultrieure de ces factures soit dtectable. pour ce faire, elle doit garantir : le chiffrement qui, au moyen dune cl prive, permet de coder un message et de nautoriser son dchiffrement que par les seuls possesseurs de la cl publique lie de faon unique la cl prive ; lempreinte, version synthtique et unique du document dorigine, qui permet de dceler les modifications ou altrations subies par le document ; le certificat lectronique, document sous forme lectronique qui atteste du lien entre lidentit du signataire et les donnes de vrification de sa signature lectronique. elle peut tre gnre par des produits utilisant des technologies de cryptographie asymtrique, cest--dire par des produits utilisant, en ltat de la technologie, deux cls distinctes pour chiffrer puis dchiffrer un document. en pratique, le signataire calcule une empreinte du document dorigine qui en constitue une version synthtique et unique. Le signataire utilise alors sa cl prive de signature (donnes de cration de signature) pour chiffrer lempreinte au moyen dun algorithme cryptographique asymtrique et transmet le document dorigine et lempreinte chiffre au destinataire. Le destinataire, qui possde le mme produit, calcule son tour lempreinte partir du document dorigine et dchiffre lempreinte chiffre reue avec lalgorithme cryptographique
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asymtrique au moyen de la cl publique (donnes de vrification de signature), associe de manire unique la cl prive de signature et envoye avec le message.1 Il doit bien entendu tre impossible de retrouver la cl prive de signature partir de la cl publique associe. Le destinataire compare alors le rsultat du dchiffrement avec lempreinte quil a calcule : il sagit de lopration de vrification de la signature. enfin, pour tre certain que la cl publique appartient bien la personne ou lentreprise ayant sign le document, il est ncessaire davoir recours un certificat lectronique, document sous forme lectronique sign par une tierce partie, encore appele prestataire de service de certification, qui atteste de ce lien. 2
3.2.2
Dfinition et caractristiques du certificat lectronique

La signature lectronique sappuie sur un certificat lectronique qui doit tre dlivr par un prestataire de service de certification. GS1 France est autorit de certification. Le certificat, document sous forme lectronique qui atteste du lien entre lidentit du signataire et les donnes de vrification de sa signature lectronique, devra contenir au minimum : les informations identifiant de manire univoque le possesseur de la cl publique lie la signature lectronique ; la cl publique du signataire ; la priode de validit du certificat ; un numro de srie unique ; la signature lectronique du prestataire de service de certification qui assure lauthentification de la cl et lintgrit des informations contenues dans le certificat. Il nest pas ncessaire que la signature soit cre au moyen dun certificat qualifi au sens de larticle 2 du dcret n 2001-272 du 30 mars 2001 relatif la signature lectronique. Le dispositif de certification et de signature retenu doit toutefois prsenter un degr de scurit suffisant pour garantir lauthenticit et lintgrit des factures transmises par voie lectronique. Le certificat lectronique et les donnes de vrification de la signature lectronique doivent tre communiqus au destinataire des factures.
3.2.3
Vrification de la signature lectronique par le destinataire de la facture

Lentreprise destinataire des factures doit effectuer les vrifications relatives lauthenticit et lintgrit du document, au moyen des donnes insres dans le certificat lectronique attach la signature lectronique.
1
Lorsque la cl publique ncessaire au dchiffrement du document sign na pas t envoye avec celui-ci, le destinataire peut se la procurer auprs de lorganisme de confiance qui a dlivr cette signature. 2 Des informations sur le fonctionnement de la signature lectronique sont disponibles sur le site http://www.ssi.gouv.fr/fr/dcssi/ dans la rubrique signature lectronique .
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Cette vrification doit pouvoir tre ralise non seulement lors de la rception de la facture mais encore tout moment pendant le dlai de conservation prvu par larticle L. 102 b du CGI. La vrification de lempreinte du document au moyen de la cl publique du signataire permet de sassurer que le document sign par lmetteur de la facture na pas t altr ou modifi par la suite. A cet gard, lutilisation de fonctions macrodynamiques dans les fichiers factures doit tre vite. en effet, lexcution de ces fonctions chaque ouverture des fichiers en modifie le contenu, lempreinte ne correspond donc plus celle initialement calcule lors de la cration du fichier. par ailleurs, lentreprise destinataire des factures doit galement sassurer de lauthenticit et de la validit du certificat lectronique attach ces donnes de vrification de la signature lectronique.
3.2.4
Conservation des factures dmatrialises transmises par voie lectronique et scurises au moyen dune signature lectronique
Les factures dmatrialises transmises par voie lectronique et scurises au moyen dune signature lectronique doivent tre conserves dans leur format original. Limpression papier dune facture transmise par ce moyen ne constitue pas un original. Larticle 96 F-I de lannexe III du CGI prvoit que les factures, la signature lectronique laquelle elles sont lies ainsi que le certificat lectronique attach aux donnes de vrification doivent tre conservs dans leur contenu originel par lmetteur ainsi que par le client.
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3.3
Dmatrialisation des factures par EDI (article 289 bis du CGI)

Larticle 289 bis du CGI prcise que les factures transmises par voie lectronique qui se prsentent sous la forme dun message structur selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant tre trait automatiquement et de manire univoque, constituent [] des documents tenant lieu de factures dorigine . Dans ce cas, outre les donnes exiges sur toute facture, la dmatrialisation fiscale implique le respect dobligations clairement nonces dans les textes de loi, notamment que : les messages mis et reus soient identiques ; le systme de tltransmission produise automatiquement une liste rcapitulative squentielle des factures ; lentreprise constitue un fichier des partenaires avec lesquels elle dmatrialise ses factures ; la restitution des factures se fasse dans son format originel et dans un format clair et lisible, habituellement admis par les usages commerciaux ; larchivage dans le systme de tltransmission soit automatique. Si lentreprise choisit davoir recours un prestataire de services pour mettre en son nom et pour son compte, elle doit imprativement donner mandat au tiers concern.
Lexpression systme de tltransmission utilise dans les textes rglementaires doit se comprendre comme outil de dmatrialisation , cest--dire comme un systme comprenant un ensemble de logiciels qui concourent lmission, la rception, au contrle, larchivage et la restitution des factures mises et/ou reues ainsi qu ltablissement de la liste rcapitulative et du fichier des partenaires. Les systmes de donnes tels que Telex, minitel et tlcopie sont exclus.
3.3.1
Identit des messages mis et reus

pour que le message facture ait valeur doriginal et quil ne soit pas ncessaire denvoyer en parallle un document sous forme papier, le message reu doit tre identique au message mis. Le logiciel doit vrifier que le message facture contient les mentions prvues par la rglementation et les structurer au sein de zones obligatoires. Dans ce cadre, la loi impose lutilisation dune norme convenue entre les parties ce qui signifie que les partenaires se sont accords pour utiliser un langage commun structur. Dans ces langages, lutilisation de codes est courante. La codification des produits ou des personnes est aborde dans larticle 41 septies-III de lannexe Iv du CGI qui indique que lutilisation de codes stables dsignant des produits ou des personnes est possible.
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Les standards de codification GS1, dvelopps et diffuss par GS1 France, peuvent tre utiliss ces fins : les produits unitaires sont identifis par le Global Trade Item Number (GTIN), code unique au plan mondial ; les partenaires dune entreprise sont identifis par le Global Location Number (GLN), ou code lieu-fonction, galement unique au plan mondial. Depuis lorigine, les parties de la filire automobile sont identifies soit par un code Odette structur selon la codification ODDC020 (ICD + code organisation), base sur la norme ISO 6523 permettant dassurer lunicit du code, soit par un code DUNs. La recommandation actuelle dveloppe et diffuse travers les standards mondiaux les plus rcents de lindustrie automobile, auxquels Odette a souscrit, prconisent lutilisation de la norme ISO/IeC 15459 qui permet de dlivrer des codes uniques au plan mondial pour identifier aussi bien des parties que des articles ou des colis (UC ou Um). La loi prcise galement que la codification devra tre traduite automatiquement laide dune table de correspondance dont lhistorique des modifications devra tre conserv et intgr la fonction de restitution. Remarque : lchange de factures dmatrialises peut intervenir en milieu htrogne, cest-dire un milieu dans lequel les stations mettrices et rceptrices sont de types diffrents mais changent des messages selon la mme norme. Chaque message doit faire lobjet dune vrification de structure avec les zones obligatoires du message aussi bien lmission qu la rception.
3.3.2
La liste rcapitulative
Les entreprises mettrices et rceptrices tiennent et conservent une liste rcapitulative squentielle des messages mis et/ou reus et de leurs anomalies ventuelles. Cette liste rcapitulative doit tre produite directement par le systme de tltransmission et doit comporter au minimum les mentions suivantes : le numro et la date de facture ; la date et lheure de la constitution du message ; les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction ainsi que le code devise lorsque la facture nest pas libelle en euros ; les lments didentification de lmetteur ou du rcepteur donns par le systme de tltransmission (code, nom ou dnomination sociale, n SIReT ou SIReN, adresse, qualit du fournisseur ou du client) ; la version du logiciel utilis. De plus, la liste rcapitulative doit indiquer de faon claire et prcise les anomalies ventuelles intervenues lors de chaque transmission.
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Exemple dune liste rcapitulative produite automatiquement par un systme de tltransmission

Nature du document Fonction N et date de la facture
00592847 01/07/2007
Date et heure de constitution du message

30/06/2007 18:03
Montant HT
Montant TTC
Devise
Emetteur - Fournisseur
Destinataire - Client
Logiciel
Facture
Original
2500,00
2990,00
eUR
peINTOU 8, RUe De LA CONCORDe 37000 TOURS FRANCe SIReN: 322444987 peINTOU 8, RUe De LA CONCORDe 37000 TOURS FRANCe SIReN: 322444987 peINTOU 8, RUe De LA CONCORDe 37000 TOURS FRANCe SIReN: 322444987
DISTRIbUTOUT 8 RUe CAUmARTIN 75009 pARIS FRANCe SIReN: 461312816 DISTRIbUTOUT 8 RUe CAUmARTIN 75009 pARIS FRANCe SIReN: 461312816 DISTRIbUTOUT 8 RUe CAUmARTIN 75009 pARIS FRANCe SIReN: 461312816
DemAT v1.1
Facture
Duplicata
00593002 01/08/2007
01/08/2007 10:12
2500,00
2990,00
eUR
DemAT v1.1
Avoir
Original
00593100 07/08/2007
17/08/2007 13:43
2500,00
2990,00
eUR
DemAT v1.1
La liste rcapitulative peut tre conserve de deux faons : sur support papier, la liste doit tre dite squentiellement dans lordre darrive ou dmission des messages et sur limprimante de son choix, au minimum une fois par jour ; sur support informatique, le fichier doit tre constitu et aliment au fur et mesure de lmission ou de la rception des messages et ne doit pas tre modifiable. Il est indispensable de sassurer quune mauvaise manipulation nentrane pas de modifications dans le fichier. Lorsquune entreprise utilise une plate-forme de tltransmission commune plusieurs socits, une liste rcapitulative spcifique doit tre constitue et archive pour chaque socit dmatrialisant ses factures.
3.3.3
Le fichier des partenaires

Les entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituer un fichier des partenaires avec lesquels elles changent des factures par voie lectronique. Ce fichier doit comporter, au minimun, pour chaque partenaire, les informations obligatoires suivantes : nom ou dnomination et adresse ; qualit dmetteur et/ou de rcepteur de la facture ; date(s) dentre en phase de dmatrialisation des factures avec le partenaire et ventuellement date(s) de sortie, cest--dire de fin de dmatrialisation des factures avec ce partenaire. Le fichier des partenaires est obligatoire, mais les moyens de le constituer ne sont pas imposs. Ce fichier doit tre autonome et historis. Cependant, sa mise jour doit tre simultane chez les deux partenaires concerns ce qui exige des procdures de mise en uvre prcises et rigoureuses. Aucune contrainte concernant le mode de classement nest fixe par les textes. La forme base de donnes est envisageable pour la constitution de ce fichier.
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La DGI et la DvNI prcisent que ds lors que deux partenaires se sont mis daccord pour dmatrialiser leur flux de facturation (et sont donc respectivement inscrits dans le fichier des partenaires de lautre), cest lensemble des flux entre ces deux partenaires qui doit tre dmatrialis, y compris celui relatif aux avoirs directement lis une transaction. La seule exception admise concerne les documents relatifs des flux financiers, concrtement, ceux relatifs aux marges arrires consenties. A noter en revanche que si lentit A dmatrialise ses factures avec lentit b, lentit b peut, elle, utiliser le papier pour facturer lentit A.
Informations concernant lentreprise utilisatrice de loutil :

Raison Sociale
peINTOU
Adresse
8 RUe De LA CONCORDe 37000 TOURS FRANCe SIReN : 322444987
Qualit
emetteur
Informations concernant les entreprises avec lesquelles lentreprise utilisatrice dmatrialise :

Raison Sociale
DISTRIbUTOUT
Adresse
8 RUe CAUmARTIN 75009 pARIS FRANCe SIReN : 461312816
Qualit
Destinataire
Date(s) dentre en dmatrialisation

12/08/2007
Historisation Date :
SUpeRmAG
Evnement :
50 RUe De mONCeAU 75019 pARIS FRANCe SIReN : 939787360
Destinataire
06/01/2007
Historisation Date :
08/09/2007 21/07/2006 13/03/2006
Evnement :
Changement de dnomination sociale, anciennement SUpmAG Date de sortie de dmatrialisation Date dentre en dmatrialisation avec le partenaire
3.3.4
Conservation des factures dmatrialises par EDI

Tant chez lmetteur que chez le destinataire, le message doit tre conserv dans sa forme originale et dans son intgralit, cest--dire tel quil a t transmis, dans le langage utilis lors de la transmission. La liste rcapitulative et le fichier des partenaires doivent tre conservs dans les mmes conditions. Le support informatique sur lequel sont conservs les messages doit tre aliment automatiquement par le systme de tltransmission. Dans le cadre dun tiers archiveur, la conservation dans leur contenu originel des informations mises ou reues doit tre assure sparment pour chaque socit dmatrialisant ses factures. Lobligation concernant le lieu darchivage dfinitif est dite de rsultat . Lentreprise a le libre choix du lieu darchivage ds lors que la restitution peut sexercer facilement des fins de contrle. Si ladministration nimpose pas, en cas de contrle inopin, que les factures soient restitues instantanment, un dlai trop long pourrait tre assimil une entrave lexercice de son droit de contrle.
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3.3.5
La restitution
A la demande de ladministration, durant la priode lgale de conservation, lentreprise doit pouvoir restituer en clair les informations mises ou reues. La restitution en clair dun message facture consiste en la prsentation de ce message dans un format habituellement admis par les usages commerciaux.
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Exemple de restitution dun message facture

PEINTOU 8 rue de la Concorde 37000 TOURS FRANCE GLN : 3014531200102 SIREN : 322444987 TVA Intracommunautaire : FR33322444987 Registre du commerce : 322444987 RCS TOURS FACTURE COMMERCIALE Original
N de facture 00592847 Date : 01/07/2007
: DISTRIBUTOUT 8 rue Caumartin 75008 PARIS FRANCE GLN : 3026990099739 SIREN : 461312816 TVA Intracommunautaire : FR36461312816
Rgler : 3014531200102
Expdi le N et date du bon de commande 05052900 15/06/2007
Commander par : 3026990099715

N et date du bon de livraison 80062193 01/07/2007 Conditions de paiement
Livrer : 3026990099807
02/07/2007
Date dchance : 01/08/2007 Escompte : 0 % Pnalits : 1,5 % de la valeur de la facture
Ligne 1
Code / Libell 3083630026319 Peinture 1 kg Bleu tendard
Quantit 250
Prix unitaire 10 la pice
Taux de TVA 19,6 %
Montant net 2 500.00 EUR
Paiement un compte bancaire net de taxe Taux de TVA 19,6 % Base taxable 2 500.00 EUR Montant de TVA 490.00 EUR
Montant HT Montant de TVA Montant TTC
2 500.00 EUR 490.00 EUR 2 990.00 EUR
peINTOU Socit anonyme 250 000
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3.3.6
Les contrles de ladministration

Les entreprises dmatrialisant leurs factures par eDI peuvent tre soumises des contrles inopins des agents de ladministration. Ces contrles ont pour objectif de vrifier la conformit du fonctionnement du systme de tltransmission. Avant toute intervention, lentreprise contrle reoit un avis dintervention prcisant notamment les oprations envisages sur le systme de tltransmission (identification des metteurs et rcepteurs, investigations sur la liste rcapitulative, sur lintgrit des messages, sur la restitution). Les agents de ladministration sont galement susceptibles de demander consulter la documentation relative au logiciel de tltransmission. A lissue des tests, ladministration dresse un procs-verbal constatant la conformit du systme utilis par lentreprise. en cas de non-conformit, lentreprise dispose dun dlai de mise jour de son systme au-del duquel, si les modifications ne sont pas apportes, lentreprise devra notamment cesser de tltransmettre. Remarque : Les principales causes de non-conformit rencontres par ladministration fiscale dans le cadre daudits raliss au 1er semestre 2006 taient le doublement du flux dmatrialis par un flux papier, labsence de mandat auprs du prestataire de services et, dans une moindre mesure, le non respect du principe didentit entre message mis et message reu. Aucune dfaillance technique na t releve.
0
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4 Les bonnes pratiques de la dmatrialisation des factures au sens de larticle 289 bis du CGI
Les groupes de travail de GS1 France et de GALIA se runissent rgulirement pour dterminer, avec les utilisateurs, les meilleures pratiques en matire de dmatrialisation des factures, notamment en termes de scnarios dchanges, de solutions techniques et de gestion de projet.
4.1
4.1.1
Les processus et scnarios dchanges

Systme global
La facture est laboutissement dun ensemble dchanges commerciaux pralables. De la commande lavis de paiement, les schmas ci-aprs situent lchange de la facture dans un processus densemble.
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1
Schma GS1 France

FOURNISSEUR CLIENT Commande (ORDERS) Contact tlphonique pour ajustement concert Rponse la commande (ORDRSP) de la 1 Gnration (valorise commande ou non)
2 Validation dates, CGV disponibilits et 3 Eventuel ajustement de commande 5 Enregistrement Commande valide 6 Allocation du stock 7 Emission du bon de prparation 8 Prparation 9
Expdition
jour du porte4 Mise de commande feuille et validation Cration du support de rception
Avis d'expdition (DESADV)
10
Rception des marchandises
Emission Facture
11 12 15
Traitement des carts ventuels
Avis de rception des marchandises (RECADV)
Comparaison quantitative : Quantit reue et accepte / quantit annonce Contrle de quantit et valeur : Facture / rception valorise Emission dun avis de paiement
Emission Facture
Facture (INVOIC)
13
Rception Facture
Rception Avis de paiement
Avis de paiement (REMADV)
14
2
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Schma Galia
FOURNISSEUR
REMADV
CLIENT
Acheteur
Vendeur
INVOIC
Facture
DE
LIN
S/D
ELF
OR
Prvision point de destination point de destination point de dchargement point de destination
site de fabrication
site expditeur
CALDEL/DELJIT
Ordre Flux physiques
site de destinataire
site de fabrication
point d'expdition
AVIEXP/DESADV
Avis d'expdition
Messages EDI
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4.1.2
Le processus de dmatrialisation
Le processus complet de dmatrialisation des factures comporte gnralement six oprations : a) la constitution du fichier des partenaires avec lesquels lentreprise change des factures par voie lectronique ; b) le contrle automatique de la prsence des donnes obligatoires dans le message ; c) le prarchivage qui se droule au fur et mesure de lchange des factures. Le prarchivage gnre des units darchivage sur un support temporaire et il mmorise une description de lchange dans un enregistrement de la liste rcapitulative ; d) la production directe, par le systme de tltransmission, dune liste rcapitulative squentielle de tous les messages mis et reus et de leurs anomalies ventuelles ; e) larchivage dfinitif qui permet de transfrer les units prarchives vers un support dfinitif ; f ) la restitution qui permet de consulter les units darchivage rcupres partir du support dfinitif et den extraire les factures qui seront traduites puis affiches en clair ou imprimes.
Le schma suivant rsume le processus de dmatrialisation :
Systme d'information Entreprise A Systme de tltransmission de lmetteur Systme de tltransmission du rcepteur
Systme d'information Entreprise B
Traduction
Informations obligatoires : nom ou dnomination ; adresse ; metteur / rcepteur ; date dentre en phase de dmatrialisation.
Traduction
Informations obligatoires : nom ou dnomination ; adresse ; metteur / rcepteur ; date dentre en phase de dmatrialisation.
Liste des partenaires
Vrifier si l acte mis correspond une facture et si les mentions obligatoires sont prsentes.
Message Facture / Avoir

Prarchivage Prarchivage
Vrifier si lacte reu correspond une facture et si les mentions obligatoires sont prsentes.
Indication : envoi assurance de lexactitude et de lexhaustivit ; indication des anomalies ventuelles.
Liste rcapitulative
Liste rcapitulative
Indication : rception assurance de lexactitude et de lexhaustivit ; indication des anomalies ventuelles.
Aliment directement Archivage
Aliment directement Archivage
Capacit de restitution
Capacit de restitution

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4.1.3
Les scnarios de rejet de factures

1er cas : rejet en rception du message facture pour absence de mention lgale Description du cas : Le message est traduit chez lmetteur, il passe dans son outil de dmatrialisation et est intgr dans sa liste rcapitulative. A rception dans loutil de dmatrialisation du destinataire, le message est rejet car il manque une donne lgale.
EMETTEUR Dbut
DESTINATAIRE
Emission du message facture
Rception
Note : Lorsquune mention obligatoire est absente, le document nest pas considr comme une facture ou un avoir et peut tre rmis avec le mme numro de document.
Le message apparait dans la liste recapitulative
Absence de mention lgale
Le message facture est rejet
L'outil rejette le message facture
Les anomalies apparaissent dans la liste rcapitulative
Emission d'un message facture corrig avec le mme numro
Rception
L'outil intgre le message facture
Recommandation : La recommandation en cas de rejet pour absence de mention lgale en rception est donc dmettre la facture ou lavoir corrig avec le mme numro. Le document initialement mis ayant une mention obligatoire absente nest pas considr comme une facture dun point de vue fiscal.
Fin
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2me cas : anomalie dintgration du message facture pour absence de mention non lgale Description du cas : Le message est traduit chez lmetteur, il passe dans son outil de dmatrialisation et intgr dans sa liste rcapitulative. A rception, le message passe dans loutil de dmatrialisation et est intgr dans la liste rcapitulative. Au moment de la traduction, il est rejet pour absence dune donne non obligatoire dun point de vue lgal.
EMETTEUR Dbut DESTINATAIRE
Rception
Apparait dans la liste recapitulative
Absence de mention non lgale
Note : A partir du moment o la pice figure dans la liste rcapitulative sans anomalie, elle est considre comme correcte et doit tre intgre dans le systme comptable du destinataire.
La traducteur rejette le message facture pour absence de mention non lgale
Emission d'un message avoir
Informe sur le rejet de la facture
La facture est intgre dans le systme comptable
Rception
Emission d'un nouveau message facture corrig Le message apparait dans la liste recapitulative puis est intgr
Rception
Recommandation : La recommandation en cas de rejet pour absence de mention non lgale en rception est que le destinataire intgre dans son systme comptable la facture (ou lavoir). Il est ensuite recommand denvoyer un avoir puis denvoyer une nouvelle facture (corrige avec un nouveau numro). Il est conseill de conserver toutes traces danomalie.
L'outil intgre le message facture
Fin

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3me cas : une donne lgale absente dans une facture incluse dans un interchange o plusieurs factures sont prsentes Description du cas : Lmetteur envoie plusieurs factures dans un mme interchange et une mention lgale est absente dans lune dentre elle. Le cas 1 sapplique pour le traitement de la facture. La question est de savoir si les outils doivent rejeter la seule facture errone ou si tout linterchange doit tre rejet, que ce soit en mission ou en rception.
Recommandation : La recommandation est, en mission, de rejeter soit la seule facture errone soit linterchange complet, et, en rception, de rejeter la seule facture errone.
4me cas : problme de communication lors de lenvoi Description du cas : Le message est traduit chez lmetteur, il passe dans son outil de dmatrialisation et est intgr dans sa liste rcapitulative. Le message ne parvient jamais au destinataire suite un problme de communication. Recommandation : en cas de non rception de la facture par le destinataire, la recommandation est dmettre nouveau la facture sans passer par loutil de dmatrialisation de facture. par contre, le destinataire de la facture la recevra afin quelle apparaisse dans sa liste rcapitulative en rception.
EMETTEUR Dbut
DESTINATAIRE
Le message facture apparait dans la liste rcapitulative
Le message facture n'est pas reu ni intgr
Rception du message facture
Le message facture apparait dans la liste rcapitulative
Fin
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4.2
4.2.1
EDI et interface applicative

Le choix des standards
La dmatrialisation des factures selon larticle 289 bis ncessite le recours un message structur bas sur une norme convenue entre les parties. Aucun standard nest prconis par la DGI. elle impose seulement que le message facture comporte au minimum les mentions prvues par les textes en vigueur. Les messages Facture/Avoir diffuss par GS1 France et GALIA remplissent scrupuleusement ces conditions. Le profil INvOIC eANCOm 97 v3 pour la mise en place de la facture dmatrialise est tlchargeable sur le site www.gs1.fr dans la partie Publications / Spcifications techniques. Le profil GALIA de lINvOIC v5 permettant la mise en uvre de la facture dmatrialise est tlchargeable sur le site www.galia.com dans la partie Standards GALIA / EDI / Messages Odette EDIFACT / Facturation.
4.2.2
Linterface applicative
La loi nimpose aucune vritable contrainte quant au choix de loutil de dmatrialisation si ce nest de dmatrialiser les factures conformment aux exigences de la directive europenne et de son dcret dapplication franais n 2003-632 relatif aux obligations de facturation en matire de taxe sur la valeur ajoute. Lutilisation par lentreprise de progiciels du march peut ncessiter lacquisition de modules complmentaires tels que des tables de traduction. elle peut galement ncessiter un paramtrage spcifique du message facture dans le logiciel interface. Dans un souci de contrle et dinteroprabilit des solutions existant sur le march, GS1 France mne, depuis lt 2005, des certifications doutils de dmatrialisation fiscale des factures. La liste des solutions certifies est accessible sur le site www.gs1.fr dans la partie Centre dexpertise / Certification de solutions / Dmatrialisation des factures.
4.3
Les tapes de mise en uvre du projet

La mise en uvre de la dmatrialisation des factures doit sinscrire, comme tout autre projet ayant trait lorganisation dune entreprise, dans des objectifs gnraux. pour aboutir aux rsultats escompts, diffrentes tapes devront tre suivies.
4.3.1
La rflexion pralable
Cette phase permet de prendre connaissance du projet, puis den tudier lobjet pour sassurer que sa mise en uvre est pertinente et quil entre dans la stratgie de lentreprise. Il est donc ncessaire de sattacher mesurer, tudier et analyser les impacts de la dmatrialisation sur lensemble de la chane administrative et commerciale.

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pour une entreprise, la mise en place de procdures automatiques de dmatrialisation de ses factures aussi bien en mission quen rception conduit naturellement celle-ci rviser lorganisation de ses procdures existantes. Comme tout projet eDI, le processus de dmatrialisation des factures ncessite que chaque partenaire nomme un responsable de projet dont la fonction est de coordonner les rflexions et les actions mener, tant en interne avec les services concerns quen externe avec les entreprises intresses. Trs rapidement, les partenaires doivent schanger les coordonnes des personnes impliques dans chacune des phases du projet. La connaissance rciproque des interlocuteurs concerns dans les organisations mises en place est une condition de succs de lopration.
4.3.2
Le choix des outils

La phase prparatoire est avant tout une phase technique car la dmatrialisation ncessite le recours un outil spcifique. Cela se traduit par le choix dune solution : eDI intgr, plateforme externalise ou Web eDI. Gnralement, ce choix repose sur deux critres : le nombre (ou volume) de factures changes sur une priode de rfrence ou le nombre de lignes par facture. La tltransmission des factures peut tre confie un prestataire extrieur lentreprise utilisatrice. Dans ce cas, cette dernire doit donner mandat au prestataire pour rpondre aux demandes de ladministration. Ce mandat doit obligatoirement tre mentionn dans le contrat de sous-traitance. Concernant larchivage et une fois le choix du support informatique arrt (support non rinscriptible de type CD ou DvD, serveur...), le matriel retenu doit assurer la prennit de la solution en matire de recherche et de rcupration des documents archivs sur support informatique : trois, six ou dix ans, selon les choix de lutilisateur. La dsynchronisation entre les oprations de prarchivage et darchivage dfinitif peut engendrer une perte dinformation si une dtrioration du matriel de prarchivage intervenait entre ces deux cycles. Des factures dmatrialises, ventuellement acquittes par leur destinataire, risqueraient alors dtre perdues sous leur forme originelle. Ce risque est dautant plus important que la priode sparant chaque archivage dfinitif est grande. Il est fortement conseill de prvoir des solutions prventives pour remdier ces risques, telles que, par exemple, des procdures de sauvegardes rgulires intgres dans les procdures dexploitation. La maintenance de matriels darchivage et les prcautions ncessaires pour assurer la compatibilit des matriels venir en remplacement des anciens doivent faire partie des cahiers dexploitation de lentreprise. enfin, lentreprise doit sassurer avoir dclar, auprs du service des impts territorialement comptent, le lieu de stockage choisi.
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4.3.3
La signature dune convention dinterchange

bien quelle ne soit pas impose par la lgislation, la convention dinterchange permet de dfinir les conditions et modalits dchanges entre partenaires (deux exemples sont prsents en annexe 5). GS1 France et GALIA recommandent la signature dune convention dinterchange spcifique aux changes de factures dmatrialises. Ces accords doivent comporter : une description du champ dapplication du projet en prcisant notamment les flux de documents et leurs diffrents metteurs et destinataires ; un cahier de mise en uvre dfinissant le calendrier et les conditions de mise en place ; les diffrentes phases de mise en uvre de lopration, ainsi que les conditions de passage dune priode une autre, depuis la phase pilote jusqu la planification de la gnralisation de lopration ; les conditions lies lexploitation et notamment les procdures de replis mettre en uvre en cas dincident ou de rejet ; les standards retenus en indiquant les restrictions pratiques, en conformit avec les rgles de gestion spcifies par ces standards. Les conditions gnrales de vente ne sont pas rappeles dans les messages eDI. Il est souhaitable de les joindre aux accords dinterchange et de prvoir leur conservation durant les priodes lgales darchivage des factures.
4.3.4
Les tests en interne

Une fois mise en place, lapplication de dmatrialisation des factures doit tre teste par lutilisateur. Les tests effectus doivent permettre de valider lensemble du processus interne depuis la production ou la rception des factures, jusqu leur restitution en clair. Ils doivent contrler quen termes dorganisation et de procdures dexploitation, la chane interne complte est conforme aux rsultats attendus et aux exigences de ladministration. Les essais doivent prouver lensemble de la chane en fonctionnement normal. Ils doivent galement assurer que toute anomalie se traduit par les alertes escomptes, voire par les fonctionnements en mode dgrad prvus cet effet. Dans lordre chronologique, les tests conseills sont : vrification de la conformit en dmatrialisation ; vrification de la forme et contenu du message ; vrification de la cohrence des factures eDI et papier.
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4.3.5
La phase pilote
La chane de traitement, pralablement teste en interne et suppose conforme aux accords dinterchange passs, doit tre valide de bout en bout avec le partenaire retenu. pour ce faire, les deux entreprises vrifient la conformit du processus avec les lments dfinis dans les accords. Cette priode pilote doit permettre de vrifier la conformit avec le cahier des charges et den mesurer les ventuels carts. elle doit permettre de vrifier le bon fonctionnement des changes, mais elle peut galement tre utilise pour contrler que les procdures mises en place, en cas de dtection danomalie, sont effectivement oprationnelles. Durant la phase pilote, la procdure denvoi du document papier par courrier est conserve en parallle et facilite ainsi les vrifications. Il est recommand aux utilisateurs de conserver les archivages des messages eDI effectus durant cette priode.
4.3.6
Le dploiement
A lissue de cette priode, les deux partenaires vrifient la conformit de lensemble de lopration avec les conditions dfinies dans les accords initiaux et saccordent pour passer en fonctionnement rel et supprimer ainsi lenvoi du support papier. en cas de panne dans le processus de dmatrialisation, la procdure papier peut prendre le relais. Les contrles oprs par ladministration seffectueront sur lensemble documents papier et messages tltransmis .
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5 Les pratiques europennes

5.1 Vers une harmonisation des changes
La directive 2001/115/Ce du Conseil europen du 20 dcembre 2001 avait pour objectif de dfinir une lgislation harmonise pour la facture et de faciliter les changes commerciaux des entreprises. Cette directive europenne couvre aussi bien les factures papier que les factures dmatrialises, les changes nationaux que les changes europens. Dans le cadre des changes transfrontaliers, la transposition de la directive en droit national a laiss apparatre des diffrences dinterprtation de ce texte, celles-ci se rpercutant sur lharmonisation de la mise en place de la facture et plus particulirement de la facture dmatrialise fiscalement. en France, les logiciels de dmatrialisation doivent savoir grer les factures franaises mais aussi, les factures mises par les autres pays de la communaut. La rgle de souverainet des lgislations des tats empche ladministration dopposer la loi franaise une socit trangre. Aussi, si la facture est mise par une socit trangre et si elle reprend les informations obligatoires figurant dans la directive, elle sera accepte en ltat par ladministration franaise. Au final, cest la lgislation en vigueur dans le pays de lmetteur qui doit tre applique. par exemple, lorsque le client est en France et le fournisseur en Allemagne, la lgislation qui sapplique est celle de lAllemagne. pour les entreprises franaises mettrices, la lgislation applique est la mme quelles mettent la facture en France ou vers un pays de la communaut. Dans ces conditions, les entreprises rceptrices de factures dautres pays risquent de devoir mettre en place des procdures diffrentes pour chacun des pays. en revanche, dans le cadre dchanges transfrontaliers, les entreprises de lUnion europenne ne sont tenues de contrler que la prsence des 14 mentions obligatoires prcises dans la directive europenne, donnes minimum requises. Concernant les dlais darchivage, eux aussi variables dun pays lautre, la lgislation du pays dorigine ne simpose pas. Il peut tre cependant prudent de laligner sur les rgles les plus exigeantes. Les contrles en France se feront sur la base des rgles franaises. Lannexe 6 de ce document dresse un tat des lieux, pays par pays, des rgles de facturation. Une analyse des pratiques dans 25 des pays de lUnion europenne est disponible sur les sites de GS1 France et de GALIA.
5.2
Travaux dharmonisation en cours

en 2008, une nouvelle harmonisation europenne devrait tre opre via la publication dun rapport qui pourrait aboutir la rduction dune nouvelle directive. elle viserait les modalits de lchange et non les donnes obligatoires qui devraient rester celles mentionnes dans la directive actuelle. Aucun travail dharmonisation hors communaut europenne nest prvu ce jour.
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paralllement, des travaux sont mens dans le cadre de lOrganisation de Coopration et de Dveloppement economique (OCDe). Ils devraient concerner la mise en place de fichiers daudits standard sur la base dextractions automatiques des informations obligatoires contenues dans le message facture.
5.3
Exemples de disparits
Les diffrences les plus notables concernant les procdures en europe sont les suivantes : la liste des donnes obligatoires peut varier dun pays lautre ; le fichier des partenaires nest pas exig dans tous les pays et, lorsquil est demand, les mentions obligatoires dans ce fichier ne sont pas les mmes ; certains pays ont privilgi leDI et dautres la signature lectronique, voire dautres mthodes ; la signature lectronique est utilise en espagne, mme pour les messages factures dmatrialises par eDI ; les dures darchivage ne sont pas les mmes. A titre dexemple, en espagne la dure darchivage minimum est de 4 ans, en Allemagne, elle est de 10 ans ; la liste rcapitulative nest pas obligatoire dans tous les pays. Lorsquelle lest (cest le cas : en espagne, en Grce, en Allemagne et en France), les informations quelle contient ne sont pas ncessairement les mmes ; la liste rcapitulative doit parfois tre envoye en parallle du message eDI, par tlcopie standard ou par courrier, comme en Allemagne ou en Autriche. Lutilisation dautres formats est possible, mais elle ncessite lutilisation dune signature lectronique ; lutilisation de codes stables dsignant des produits ou des personnes sans description en clair est autorise dans les autres pays de lUnion europenne. en France, la codification doit tre dchiffre automatiquement laide dune table de correspondance dont lhistorique est conserv et intgr la fonction de restitution. Dans certains pays de lUnion europenne, la dsignation des produits et des personnes est directement intgre dans la facture lors de la rception du message, sans table de correspondance.
5.4
Vers une harmonisation des normes

Au-del des procdures, les disparits sont apparues dans les normes utilises, y compris au sein dune mme communaut. Afin de rduire ces diffrences, la communaut GS1 a mis en place un standard et des procdures communes lensemble des pays europens, afin de rpondre au mieux aux besoins des utilisateurs. pour ce faire, un groupe de travail europen a ralis une analyse des mentions prsentes dans chaque profil3 national du message INvOIC et chaque lment utilis par au moins deux * pays a t repris afin de constituer un profil commun. Ces donnes ont t dcrites et leur statut dans le message dfini (recommand, dpendant, optionnel). Tous les documents issus des travaux de ce groupe europen ont t regroups sur un cdrom amen voluer dans le temps et dans lequel figurent :
* un profil est un guide dcrivant la structure dun message eDI, les qualifiants pertinents,
les rgles dutilisation
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le profil INvOIC europen en version eANCOm 2002 contenant toutes les informations utilises dans plus dun pays ; les profils utilisateurs nationaux bass sur le profil europen harmonis auxquels sont ajoutes toutes les dispositions lgales spcifiques utilises dans chaque pays reprsent ; un tableau rcapitulatif des donnes du message (celles imposes par la directive et celles utilises dans les diffrents pays participants) avec leur dfinition et leur statut. Si lharmonisation des donnes a ainsi progress, celle relative aux procdures (liste des partenaires, liste rcapitulative, archivage, utilisation dune signature lectronique) devra attendre 2011.

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Annexe 1 Directive 2001/115/ce du conseil

du 20 dcembre 2001 modifiant la directive 77/388/CEE en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposes la facturation en matire de taxe sur la valeur ajoute
Le CONSeIL De LUNION eUROpeNNe, vu le trait instituant la Communaut europenne, et notamment son article 93, vu la proposition de la Commission (1), vu lavis du parlement europen (2), vu lavis du Comit conomique et social (3), considrant ce qui suit : 1) Les conditions actuelles poses la facturation et numres larticle 22, paragraphe 3, dans sa version qui figure larticle 28 nonies, de la sixime directive 77/388/Cee du Conseil du 17 mai 1977 en matire dharmonisation des lgislations des tats membres relatives aux taxes sur le chiffre daffaires systme commun de taxe sur la valeur ajoute : assiette uniforme (4), sont relativement peu nombreuses, laissant ainsi aux tats membres le soin de dterminer les conditions essentielles. Dautre part, elles sont dsormais inadaptes au dveloppement des nouvelles technologies et mthodes de facturation. 2) Le rapport de la Commission relatif la seconde phase de linitiative SLIm (Simplification de la lgislation sur le march intrieur) recommande dtudier quelles sont les mentions ncessaires en matire de taxe sur la valeur ajoute ltablissement dune facture et quelles sont les exigences juridiques et techniques en matire de facturation lectronique. 3) Les conclusions du Conseil ecofin de juin 1998 ont soulign que le dveloppement du commerce lectronique ncessitait la cration dun cadre juridique pour lutilisation de la facturation lectronique qui permette une sauvegarde des possibilits de contrle des administrations fiscales. 4) Il est donc ncessaire, pour assurer le bon fonctionnement du march intrieur, dtablir au niveau communautaire, aux fins de la taxe sur la valeur ajoute, une liste harmonise des mentions qui doivent figurer obligatoirement sur les factures, ainsi quun nombre de modalits communes quant au recours la facturation lectronique et au stockage lectronique des factures, ainsi qu lautofacturation et la sous-traitance des oprations de facturation. 5) enfin, le stockage des factures devrait respecter les conditions fixes par la directive
(1) (2) (3) (4)
JO C 96 e du 27.3.2001, p. 145. Avis rendu le 13 juin 2001 (non encore paru au Journal officiel). JO C 193 du 10.7.2001, p. 53. JO L 145 du 13.6.1977, p. 1. Directive modifie en dernier lieu par la directive 2001/4/Ce (JO L 22 du 24.1.2001, p. 17).
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95/46/Ce du parlement europen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative la protection des personnes physiques lgard du traitement des donnes caractre personnel et la libre circulation de ces donnes (5). 6) La Grce a retenu, depuis lintroduction du rgime transitoire de TvA en 1993, le prfixe eL plutt que le prfixe GR prvu par la norme internationale code ISO 3166 alpha 2 auquel fait rfrence larticle 22, paragraphe 1, point d). Compte tenu des consquences quaurait une modification du prfixe dans tous les tats membres, il importe de prvoir une exception pour la Grce en rendant la norme ISO non applicable en Grce. 7) Il y a donc lieu de modifier en consquence la directive 77/388/Cee,
A ARRT LA pRSeNTe DIReCTIve :
Article premier La directive 77/388/Cee est modifie conformment aux articles ci-aprs. Article 2 larticle 28 nonies (qui remplace larticle 22 de la mme directive), larticle 22 est modifi comme suit : 1) Au paragraphe 1, le point d) est complt par la phrase suivante : Nanmoins, la Rpublique hellnique est autorise utiliser le prfixe eL. 2) Le paragraphe 3 est remplac par le texte suivant : 3a) Tout assujetti est tenu de sassurer quune facture est mise, par lui-mme, par son client ou, en son nom et pour son compte, par un tiers, pour les livraisons de biens ou les prestations de services quil effectue pour un autre assujetti, ou pour une personne morale non assujettie. Tout assujetti doit galement sassurer quest mise, par lui-mme, par son client ou, en son nom et pour son compte, par un tiers, une facture pour les livraisons de biens vises larticle 28 ter, titre b, paragraphe 1, et pour les livraisons de biens effectues dans les conditions prvues larticle 28 quater, titre A. De mme, tout assujetti doit sassurer quest mise, par lui-mme, par son client ou, en son nom et pour son compte, par un tiers, une facture pour les acomptes qui lui sont verss avant que lune des livraisons de biens vises au premier alina ne soit effectue et pour les acomptes qui lui sont verss par un autre assujetti, ou par une personne morale non assujettie, avant que la prestation de services ne soit acheve. Les tats membres peuvent imposer aux assujettis lobligation dmettre une facture pour les livraisons de biens ou les prestations de services, autres que celles vises par les alinas prcdents, quils effectuent sur leur territoire.
(5)
JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.

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cet gard, les tats membres peuvent imposer moins dobligations pour ces factures que celles qui sont numres aux points b), c) et d). Les tats membres peuvent dispenser les assujettis de lobligation dmettre une facture pour les livraisons de biens ou les prestations de services quils effectuent sur leur territoire et qui sont exonres, avec ou sans remboursement de la taxe paye au stade antrieur, conformment larticle 13 ainsi qu larticle 28, paragraphe 2, point a), et paragraphe 3, point b). Tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait rfrence de faon spcifique et non quivoque est assimil une facture. Les tats membres sur le territoire desquels les livraisons de biens ou les prestations de services sont effectues peuvent dispenser ces documents ou messages de certaines mentions obligatoires. Les tats membres peuvent imposer aux assujettis qui effectuent des livraisons de biens ou prestations de services sur leur territoire un dlai pour la dlivrance des factures. Dans les conditions dterminer par les tats membres sur le territoire desquels les livraisons de biens ou les prestations de services sont effectues, une facture priodique peut tre tablie pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes. Ltablissement de factures par le client dun assujetti pour les livraisons de biens ou les prestations de services qui lui sont fournies par cet assujetti est autoris, condition quil existe un accord pralable entre les deux parties, et sous rserve que chaque facture fasse lobjet dune procdure dacceptation par lassujetti effectuant la livraison de biens ou la prestation de services. Les tats membres sur le territoire desquels sont effectues les livraisons de biens ou les prestations de services dterminent les conditions et modalits des accords pralables et des procdures dacceptation entre lassujetti et son client. Les tats membres peuvent imposer aux assujettis effectuant des livraisons de biens ou des prestations de services sur leur territoire dautres conditions lmission de factures par leurs clients. Ils peuvent notamment exiger que de telles factures soient mises au nom et pour le compte de lassujetti. Ces conditions doivent en tout tat de cause tre les mmes, quel que soit le lieu dtablissement du client. Les tats membres peuvent, en outre, imposer aux assujettis effectuant des livraisons de biens ou des prestations de services sur leur territoire des conditions spcifiques dans le cas o le tiers ou le client mettant les factures est tabli dans un pays avec lequel il nexiste aucun instrument juridique relatif lassistance mutuelle ayant une porte similaire celle prvue par la directive 76/308/Cee du Conseil du 15 mars 1976 concernant lassistance mutuelle en matire de recouvrement des crances relatives certaines cotisations, droits, taxes et autres mesures (*), la directive 77/799/Cee du Conseil du 19 dcembre 1977 concernant lassistance mutuelle des autorits comptentes des tats membres dans le domaine des impts directs et indirects (**) et le rglement (Cee) no 218/92 du Conseil du 27 janvier 1992 concernant la coopration administrative dans le domaine des impts indirects (TvA) (***). b) Sans prjudice des dispositions particulires prvues par la prsente directive, seules les mentions suivantes doivent figurer obligatoirement, aux fins de la taxe sur la valeur ajoute,
(*)
JO L 73 du 19.3.1976, p. 18. Directive modifie en dernier lieu par la directive 2001/44/Ce (JO L 175 du 28.6.2001, p. 17). (**) JO L 336 du 27.12.1977, p. 15. Directive modifie en dernier lieu par lacte dadhsion de 1994. (***) JO L 24 du 1.2.1992, p. 1.
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sur les factures mises en application des dispositions du point a), premier, deuxime et troisime alinas : sa date de dlivrance, un numro squentiel, bas sur une ou plusieurs sries, qui identifie la facture de faon unique, le numro didentification la taxe sur la valeur ajoute, vis au paragraphe 1, point c), sous lequel lassujetti a effectu la livraison de biens ou la prestation de services, le numro didentification la taxe sur la valeur ajoute vis au paragraphe 1, point c), du client, sous lequel il a reu une livraison de biens ou une prestation de services pour laquelle il est redevable de la taxe ou une livraison de biens vise larticle 28 quater, titre A, le nom complet et ladresse de lassujetti et de son client, la quantit et la nature des biens livrs ou ltendue et la nature des services rendus, la date laquelle est effectue, ou acheve, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date laquelle est vers lacompte vis au point a), deuxime alina, dans la mesure o une telle date est dtermine et diffrente de la date dmission de la facture, la base dimposition pour chaque taux ou exonration, le prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais ou ristournes ventuels sils ne sont pas compris dans le prix unitaire, le taux de TvA appliqu, le montant de taxe payer, sauf lorsquest appliqu un rgime particulier pour lequel la prsente directive exclut une telle mention, en cas dexonration ou lorsque le client est redevable de la taxe, la rfrence la disposition pertinente de la prsente directive ou la disposition nationale correspondante ou toute autre mention indiquant que la livraison bnficie dune exonration ou de lautoliquidation, en cas de livraison intracommunautaire dun moyen de transport neuf, les donnes numres larticle 28 bis, paragraphe 2, en cas dapplication du rgime de la marge bnficiaire, la rfrence larticle 26 ou 26 bis, ou aux dispositions nationales correspondantes, ou toute autre mention indiquant que le rgime de la marge bnficiaire a t appliqu, lorsque le redevable de la taxe est un reprsentant fiscal au sens de larticle 21, paragraphe 2, le numro didentification la taxe sur la valeur ajoute vis au paragraphe 1, point c), de ce reprsentant fiscal, ainsi que son nom complet et son adresse. Les tats membres peuvent imposer aux assujettis tablis sur leur territoire et effectuant des livraisons de biens ou de services sur leur territoire lobligation dindiquer le numro didentification la taxe sur la valeur ajoute, vis au paragraphe 1, point c), de leur client dans les cas autres que ceux viss au quatrime tiret du premier alina. Les tats membres nimposent pas la signature des factures. Les montants figurant sur la facture peuvent tre exprims dans toute monnaie, pour autant que le montant de taxe payer soit exprim dans la monnaie nationale de ltat membre o se situe le lieu de la livraison de biens ou de la prestation de services en utilisant le mcanisme de conversion prvu larticle 11, C (2). Lorsque cela est ncessaire des fins de contrle, les tats membres peuvent exiger une

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traduction dans leur langue nationale des factures relatives des livraisons de biens ou des prestations de services effectues sur leur territoire, ainsi que celles reues par les assujettis tablis sur leur territoire. c) Les factures mises en application des dispositions du point a) peuvent tre transmises sur un support papier ou, sous rserve de lacceptation du destinataire, par voie lectronique. Les factures transmises par voie lectronique sont acceptes par les tats membres condition que lauthenticit de leur origine et lintgrit de leur contenu soient garanties : soit au moyen dune signature lectronique avance au sens du point 2) de larticle 2 de la directive 1999/93/Ce du parlement europen et du Conseil du 13 dcembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures lectroniques (****). Les tats membres peuvent, toutefois, demander que la signature lectronique avance soit base sur un certificat qualifi et cre par un dispositif scuris de cration de signature au sens de larticle 2, points 6) et 10), de la directive prcite; soit au moyen dun change de donnes informatises (eDI) tel que dfini larticle 2 de la recommandation 1994/820/Ce de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de lchange de donnes informatises (*****) lorsque laccord relatif cet change prvoit lutilisation de procdures garantissant lauthenticit de lorigine et lintgrit des donnes. Les tats membres peuvent toutefois, sous rserve de conditions quils fixent, exiger quun document rcapitulatif supplmentaire soit transmis sur papier. Les factures peuvent, toutefois, tre transmises par voie lectronique selon dautres mthodes, sous rserve de leur acceptation par le ou les tats membres concerns. La Commission prsentera, au plus tard le 31 dcembre 2008, un rapport accompagn, le cas chant, dune proposition modifiant les conditions applicables la facturation lectronique afin de tenir compte de lvolution technologique future dans ce domaine. Les tats membres ne peuvent imposer aux assujettis effectuant des livraisons de biens ou des prestations de services sur leur territoire aucune autre obligation ou formalit relative lutilisation dun systme de transmission de factures par voie lectronique. Ils peuvent toutefois, jusquau 31 dcembre 2005, prvoir que lutilisation dudit systme fait lobjet dune notification pralable. Les tats membres peuvent fixer des conditions spcifiques pour lmission par voie lectronique de factures relatives des livraisons de biens ou des prestations de services effectues sur leur territoire, partir dun pays avec lequel il nexiste aucun instrument juridique relatif lassistance mutuelle ayant une porte similaire celle prvue par les directives 76/308/Cee et 77/799/Cee et par le rglement (Cee) no 218/92. Dans le cas de lots comprenant plusieurs factures transmises par voie lectronique au mme destinataire, les mentions communes aux diffrentes factures peuvent tre mentionnes une seule fois dans la mesure o, pour chaque facture, la totalit de linformation est accessible. d) Tout assujetti doit veiller ce que soient stockes des copies des factures mises par luimme, par son client ou, en son nom et pour son compte, par un tiers, ainsi que toutes les factures quil a reues.
(****) (*****)
JO L 13 du 19.1.2000, p. 12. JO L 338 du 28.12.1994, p. 98.

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Aux fins de la prsente directive, lassujetti peut dterminer le lieu de stockage, condition de mettre la disposition des autorits comptentes, sans retard indu, toute rquisition de leur part, toutes les factures ou informations ainsi stockes. Les tats membres peuvent, toutefois, imposer aux assujettis tablis sur leur territoire lobligation de leur dclarer le lieu de stockage lorsque celui-ci est situ en dehors de leur territoire. Les tats membres peuvent, en outre, imposer aux assujettis tablis sur leur territoire lobligation de stocker lintrieur du pays les factures mises par eux-mmes ou par leur client ou, en leur nom et pour leur compte, par un tiers, ainsi que toutes les factures quils ont reues, lorsque ce stockage nest pas effectu par une voie lectronique garantissant un accs complet et en ligne aux donnes concernes. Lauthenticit de lorigine et lintgrit du contenu de ces factures, ainsi que leur lisibilit, doivent tre assures durant toute la priode de stockage. pour les factures vises au point c), troisime alina, les donnes quelles contiennent ne peuvent tre modifies et doivent rester lisibles durant ladite priode. Les tats membres dterminent la priode durant laquelle les assujettis doivent veiller ce que soient stockes les factures relatives des livraisons de biens ou des prestations de services effectues sur leur territoire, ainsi que celles reues par les assujettis tablis sur leur territoire. Afin de garantir le respect des conditions vises au troisime alina, les tats membres viss au quatrime alina peuvent imposer que les factures soient stockes sous la forme originale, papier ou lectronique, sous laquelle elles ont t transmises. Ils peuvent galement imposer que, lorsque les factures sont stockes par voie lectronique, les donnes garantissant lauthenticit de lorigine et lintgrit du contenu de chaque facture soient galement stockes. Les tats membres viss au quatrime alina peuvent fixer des conditions spcifiques interdisant ou limitant le stockage des factures dans un pays avec lequel il nexiste aucun instrument juridique relatif lassistance mutuelle ayant une porte similaire celle prvue par les directives 76/308/Cee et 77/799/Cee et par le rglement (Cee) no 218/92 et au droit daccs par voie lectronique, de tlchargement et dutilisation vis larticle 22 bis. Les tats membres peuvent, dans les conditions quils fixent, prvoir une obligation de stockage des factures reues par des personnes non assujetties. e) Aux fins des points c) et d), on entend par transmission et stockage dune facture par voie lectronique : une transmission ou une mise disposition du destinataire et un stockage effectus au moyen dquipements lectroniques de traitement (y compris la compression numrique) et de stockage de donnes, et en utilisant le fil, la radio, les moyens optiques ou dautres moyens lectromagntiques. pour les besoins de la prsente directive, les tats membres acceptent comme factures tous documents ou messages sur papier ou sous format lectronique remplissant les conditions dtermines par le prsent paragraphe.
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3) Au paragraphe 8, lalina suivant est ajout : La facult prvue au premier alina ne peut tre utilise pour imposer des obligations supplmentaires celles fixes au paragraphe 3. 4) Au paragraphe 9, point a), lalina suivant est ajout : Sans prjudice des conditions fixes au point d), les tats membres ne peuvent, en ce qui concerne les assujettis viss au troisime tiret, toutefois pas les dispenser des obligations vises larticle 22, paragraphe 3. 5) Au paragraphe 9, le point suivant est ajout : d) Sous rserve de la consultation du comit prvu larticle 29 et dans les conditions quils fixent, les tats membres peuvent prvoir que les factures relatives des livraisons de biens ou des prestations de services effectues sur leur territoire ne doivent pas respecter certaines des conditions vises au paragraphe 3, point b), dans les cas suivants : lorsque le montant de la facture est peu lev, ou lorsque les pratiques commerciales ou administratives du secteur dactivit concern ou les conditions techniques dmission de ces factures rendent difficile le respect de toutes les obligations vises au paragraphe 3, point b). en tout tat de cause, ces factures doivent contenir les lments suivants : la date dmission, lidentification de lassujetti, lidentification du type de biens livrs ou des services rendus, la taxe due ou les donnes permettant de la calculer. La simplification prvue au prsent point ne peut toutefois tre applique aux oprations vises au paragraphe 4, point c). 6) Au paragraphe 9, le point suivant est ajout : e) Dans le cas o les tats membres font usage de la facult prvue au point a), troisime tiret, pour ne pas attribuer le numro vis au paragraphe 1, point c), aux assujettis qui neffectuent aucune des oprations vises au paragraphe 4, point c), il y a lieu de remplacer sur la facture, lorsquil na pas t attribu, ce numro didentification du fournisseur et du client par un autre numro dit numro denregistrement fiscal, tel que dfini par les tats membres concerns. Les tats membres viss au premier alina peuvent, lorsque le numro vis au paragraphe 1, point c), a t attribu lassujetti, prvoir, en outre, que figure sur la facture : pour les prestations de services vises larticle 28 ter, titres C, D, e et F, et pour les livraisons de biens vises larticle 28 quater, titre A et titre e, point 3, le numro vis au paragraphe 1, point c), et le numro denregistrement fiscal du fournisseur, pour les autres livraisons de biens et prestations de services, le seul numro denregistrement fiscal du fournisseur ou le seul numro vis au paragraphe 1, point c).
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Article 3 Larticle suivant est insr : Article 22 bis Droit daccs aux factures stockes par voie lectronique dans un autre tat membre Lorsquun assujetti stocke les factures quil met ou quil reoit par une voie lectronique garantissant un accs en ligne aux donnes et que le lieu de stockage est situ dans un tat membre autre que celui dans lequel il est tabli, les autorits comptentes de ltat membre dans lequel il est tabli ont, aux fins de la prsente directive, un droit daccs par voie lectronique, de tlchargement et dutilisation en ce qui concerne ces factures dans les limites fixes par la rglementation de ltat membre dtablissement de lassujetti et dans la mesure o cela lui est ncessaire aux fins de contrle. Article 4 1) larticle 10, paragraphe 2, troisime alina, premier et troisime tirets, les mots ou du document en tenant lieu sont supprims. 2) larticle 24, paragraphe 5, et larticle 26 bis, titre b, point 9, les mots ou sur tout autre document en tenant lieu sont supprims. 3) larticle 26 bis, titre C, point 4), les mots ou un document en tenant lieu sont supprims. 4) larticle 28 quinquies, paragraphes 3 et 4, deuxime alina, les mots ou du document en tenant lieu ainsi que les mots ou ce document sont supprims. 5) larticle 28 octies (qui remplace larticle 21 de la mme directive), larticle 21 est modifi comme suit : au paragraphe 1, point d), les mots ou tout document en tenant lieu sont supprims. 6) larticle 28 sexdecies, paragraphe 1, point e), les mots ou sur tout autre document en tenant lieu sont supprims. Article 5 Les tats membres mettent en vigueur les dispositions lgislatives, rglementaires et administratives ncessaires pour se conformer la prsente directive avec effet au 1er janvier 2004. Ils en informent immdiatement la Commission. Lorsque les tats membres adoptent ces dispositions, celles-ci contiennent une rfrence la prsente directive ou sont accompagnes dune telle rfrence lors de leur publication officielle. Les modalits de cette rfrence sont arrtes par les tats membres.
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Article 6 La prsente directive entre en vigueur le vingtime jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communauts europennes. Article 7 Les tats membres sont destinataires de la prsente directive. Fait bruxelles, le 20 dcembre 2001.
Par le Conseil Le prsident C. PICQU
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Annexe 2 Tableau rcapitulatif des mentions obligatoires et des amnagements prvus par nature dopration
Sources : bOI 3 C.A. n136 du 7 aot 2003 Direction gnrales des Impts (N TA.03.art17 version10-07)
Mention Le nom complet et ladresse de lassujetti et de son client. Le numro individuel didentification attribu au fournisseur en application de larticle 286 ter du CGI. Date de dlivrance ou dmission de la facture. Numro unique bas sur une squence chronologique et continue. Pour chacun des biens livrs ou des services rendus (ligne de facture) : - la quantit ; - la dnomination prcise ; - le prix unitaire hors taxes ; - le taux de TVA lgalement applicable ou, le cas chant, le bnfice dune exonration. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes directement lis cette opration. La date laquelle est effectue, ou acheve, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date laquelle est vers lacompte vis au c du 1 du I de larticle 289 du CGI. Le montant de la taxe payer et, par taux dimposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionns distinctement. Nature de lopration Toutes Toutes Amnagement / Dispense Reus dlivrs par des automates ou aux pages autoroutiers. Factures de faible montant. Factures rectificatives. Reus dlivrs par des automates ou aux pages autoroutiers. Non Numrotation par sries distinctes lorsque les conditions dexercice de lactivit de lassujetti le justifient. Factures dacompte lorsquun de ces lments nest pas identifiable. Indication du taux en pied de facture.
Toutes Toutes
Toutes
Toutes
Les rabais, remises, ristournes ou escomptes dont le principe nest pas acquis et le montant non chiffrable au moment de la facturation. Date de lopration non dtermine au moment de la facturation ou identique la date dmission de la facture. Non. En application des dispositions de larticle 297 E du CGI, les assujettis qui appliquent le rgime de la marge ne peuvent pas faire apparatre la TVA sur leurs factures. Factures de faible montant relatives des oprations exonres sauf lorsque cette mention est dj impose par une autre disposition du CGI ou que lobligation existait dj avant le 01/07/2003.
Toutes
Toutes
La rfrence la disposition pertinente du CGI ou de la directive 77/388/CEE du 17 mai 1977 ou toute autre mention indiquant que lopration bnficie dune mesure dexonration, dun rgime dautoliquidation ou du rgime de la marge bnficiaire. Les numros didentification la taxe sur la valeur ajoute du vendeur et de lacqureur pour les livraisons dsignes au I de larticle 262 ter du Code Gnral des Impts. La mention Exonration TVA, art. 262 ter -I du CGI . Le numro didentification la TVA de lacqureur et le numro didentification la TVA en France du destinataire de la livraison ; Application de larticle 28 quater, titre E, paragraphe 3 de la direct ive n 77- 388 du 17 mai 1977 modifie . Le numro didentification la TVA en France de lacqureur des biens et le numro didentification la TVA du destinataire de la livraison conscutive dans lEtat membre o les biens ont t expdis ou transports. La mention Application de larticle 28 quater, titre E, paragraphe 3 de la directive n 77- 388 du 17 mai 1977 modifie .
Oprations exonres, autoliquides ou bnficiant du rgime de la marge.
Livraisons intracommunautaires.*
Non
Oprations intracommunautaires triangulaires vises larticle 258 D - I.4 du CGI lorsque le destinataire du bien est tabli ou identifi la TVA en France.
Non
Oprations intracommunautaires triangulaires vises larticle 258 D - I.4 du CGI lorsque le destinataire du bien est tabli ou identifi la TVA en France.
Non
* modifiant la directive 77/388/Cee en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposes la facturation en matire de taxe sur la valeur ajoute

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Mention Le numro didentification la taxe sur la valeur ajoute du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur.
Nature de lopration Prestations mentionnes aux 3, 4 bis, 5 et 6 de larticle 259 A du CGI : prestations de transports intracommunautaires de biens meubles corporels et prestations accessoires, prestations de services des intermdiaires qui agissent au nom et pour le compte dautrui et qui interviennent dans la fourniture de ces prestations ; travaux et expertises portant sur des biens meubles corporels ; prestations des intermdiaires qui agissent au nom et pour le compte dautrui et qui interviennent dans des oprations portant sur des biens meubles corporels autres que celles qui sont dsignes au 3 et au 5 de larticle 259 A et larticle 259 B du CGI. Le redevable de la taxe est un reprsentant fiscalau sens de larticle 289 A du CGI. Livraisons de moyens de transport neufs expdis ou transports sur le territoire dun autre tat membre de la Communaut europenne.
Amnagement / Dispense Non
Le numro individuel didentification du reprsentant fiscal ainsi que son nom complet et son adresse. Identification complte du moyen de transport : - pour lensemble des moyens de transport, la nature, le genre, la marque, le type et le numro dans la srie du type, ainsi que le numro ou la marque dimmatriculation trangre lorsquil ou elle existe ; - pour les vhicules terrestres moteur, la cylindre ou la puissance fiscale ; la date de premire mise en circulation, si elle est dj intervenue, doit galement tre mentionne ; - pour les bateaux, la longueur, la vitesse maximale et, le cas chant, la puissance du ou des moteurs ainsi que la date du permis de navigation ; - pour les aronefs, le poids total au dcollage. La facture doit galement faire apparatre, le cas chant, la date de la dlivrance du premier certificat de navigabilit ou du certificat de navigabilit export. Date de la livraison intracommunautaire. Utilisation qui a t faite du moyen de transport entre la date de la premire mise en service et celle de la livraison : - pour les vhicules terrestres moteur, la distance parcourue au jour de la livraison ; - pour les bateaux, le nombre dheures de navigation effectues au jour de la livraison ; - pour les aronefs, le nombre dheures de vol effectues au jour de la livraison. Le cas chant mention selon laquelle le bien na fait lobjet daucune utilisation. La mention : Exonration de TVA, article 298 sexies du CGI . Numro didentification la TVA intracommunautaire du prestataire de services (CGI, art. 298 sexdecies F 3). Prix dadjudication du bien, les impts droits, prlvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, demballage, de transport et dassurance demands par lorganisateur des ventes lacheteur du bien. Mention de loption pour le paiement de la TVA sur les livraisons. Numro didentification (...) dchets neufs dindustrie et matires de rcupration. TVA applicable. Article 261- 3- 2 du CGI . Numro didentification (...) dchets neufs dindustrie et matires de rcupration. TVA applicable. Autorisation du (date deffet de lautorisation). Direction des services fiscaux de (dpartement). ; Livraison en suspension de TVA. Article 277 du CGI . Rfrence exacte la facture initiale (date et numro) et mention expresse de lannulation de celle-ci.
Non
Pour les livraisons de moyens de transport effectues entre redevables habituels de la TVA, ces lments didentification des moyens de transport peuvent tre ports sur des documents annexes la facture.
Non
Prestation de services fournie par voie lectronique par un prestataire tabli hors de la Communaut europenne une personne morale non assujettie la TVA tablie en France. Livraisons aux enchres publiques.
Non
Pour la livraison du commettant assujetti au profit lorganisateur des ventes, il est admis que la facture soit constitue par le compte-rendu qui est obligatoirement remis par le commissaire- priseur son commettant.
Travaux immobiliers. Oprations portant sur les dchets neufs dindustrie et les matires de rcupration : - pour une entreprise soumise la taxe de plein droit : - pour les entreprises soumises la taxe sur autorisation ; Ces mentions sont prconises par ladministration, elles peuvent nanmoins tre abrges.
- pour les entreprises ralisant des oprations en suspension de paiement. Oprations annules ou rsilies rabais, ristournes, remises ou escomptes donnant lieu imputation ou restitution de la TVA affrente la partie du prix impaye ou dont il fait remise : facture rectificative. Note davoir.
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Annexe 3 La signature lectronique

Dfinition
La signature lectronique est un procd permettant de garantir lauthenticit de lexpditeur (par analogie avec la signature manuscrite dun document papier) et de vrifier lintgrit du message reu. La signature lectronique assure galement une fonction de non-rpudiation, cest--dire quelle permet dassurer que lexpditeur a bien envoy le message.
La signature en pratique
Un certificat lectronique est destin permettre au signataire dapposer un sceau sur un document et den obtenir une signature numrique . Associer cette empreinte une identit constitue ce quon dsigne sous le terme de signature lectronique . Cette association est faite travers un certificat . Techniquement, le signataire va utiliser un logiciel pour crer une empreinte de son document et joindre cette empreinte son envoi, ainsi que son certificat. A la rception de son message, le destinataire va appliquer la cl publique contenue dans son certificat lempreinte quil lui a transmise, et vrifier que cette empreinte a bien t fabrique avec la cl prive correspondante du certificat. Le destinataire va donc acqurir la certitude que la personne dont lidentit est contenue dans le certificat (le signataire) a eu le document entre les mains et a cr lempreinte correspondante. mais quelle est lassurance donne au destinataire quant lintention que lmetteur a manifeste en signant ce document ? La facture tant un document comptable dont lmission emporte avec elle des contraintes lgales, le fait de signer une facture permet den retrouver lmetteur afin de connatre la personne qui sest engag sur le contenu de ce document. en tant que destinataire, ce sceau dintgrit vous permet de penser que la facture reue provient bien de la personne mentionne en tant qumetteur de la facture, pour autant que lmetteur du message soit la mme personne que lmetteur de la facture.

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Annexe 4 Article 2 de la recommandation 1994/820/CE

Article 2 Dfinitions : 2.1. Aux fins du prsent accord, les termes suivants seront dfinis ainsi : 2.2. eDI : Lchange de donnes informatis est le transfert lectronique, dun ordinateur un autre, de donnes commerciales et administratives sous la forme dun message eDI structur conformment une norme agre. 2.3. message eDI : Un message eDI est un ensemble de segments, structurs selon une norme agre, se prsentant sous forme permettant une lecture par ordinateur et pouvant tre traits automatiquement et de manire univoque. 2.4. UN/eDIFACT : Selon la dfinition de la Cee/NU, les rgles des Nations unies relatives lchange de donnes informatis pour ladministration, le commerce et le transport (UN/eDIFACT), se composent dun ensemble de normes, de rpertoires et de directives pour lchange lectronique de donnes structur, en particulier celles concernant le commerce des biens et des services, entre systmes informatiques indpendants, approuves lchelon international. 2.5. Accus de rception : Laccus de rception dun message eDI est la procdure par laquelle, lors de la rception du message, la syntaxe et la smantique sont vrifies et un accus de rception correspondant est envoy par le destinataire.
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Annexe 5 Extrait dune convention dinterchange

Exemple 1 :
eNTRe : Ci-aprs dnomme partenaire 1 Socit : ................................................................... ..................................................................................... Sige : ....................................................................... ..................................................................................... .....................................................................................
eT : Ci-aprs dnomme partenaire 2 Socit : ................................................................... ..................................................................................... Sige : ....................................................................... ..................................................................................... .....................................................................................
1. Objet et porte La prsente convention dinterchange concerne les transferts de messages facture entre les partenaires effectuant des transactions commerciales au moyen des echanges electroniques professionnels (eep). Ce document comprend laccord proprement dit et une annexe technique fonctionnelle. Lannexe technique contient tous les lments concernant la mise en uvre oprationnelle des tlcommunications entre les partenaires, rseaux, adresses rseaux, horaires. Si plusieurs rseaux ou stations eep sont utiliss, il peut tre ncessaire dtablir autant dannexes techniques quil y a de rseaux ou de stations eep. Les annexes sont dates et susceptibles dtre mises en jour. elles peuvent voluer dans le temps. Toutefois, laccord ne traite pas des consquences juridiques des transactions conclues par eep.

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2. Exigences et spcifications techniques Sont inclues dans les annexes, les matires oprationnelles suivantes : les quipements utiliss, les moyens de communication, les messages standard et les accords de codification ; les modalits de traitement et daccus de rception des messages ; la scurit des messages ; les enregistrements et la conservation des messages ; la planification de mise en uvre et les tests ventuels.
3. Exigences oprationnelles Les partenaires sengagent se doter et maintenir les quipements et logiciels informatiques. Les dtails concernant les rseaux, les moyens de connexion, ainsi que ceux concernant les messages, leurs versions et leurs utilisations sont dcrits dans les annexes techniques et fonctionnelles.
4. Modalits de traitement et daccus de rception des messages Les messages reus doivent tre traits aussi vite que possible et, le cas chant dans le dlai fix par lannexe technique. Si un accus de rception est requis, sa nature est prcise dans lannexe technique. La rception de cet accus par lmetteur lui garantit la prise en compte du message par le destinataire, mais elle nquivaut pas une acceptation du contenu.
5. Maintenance et volution de laccord Afin de tenir compte des volutions techniques ou commerciales, les parties sengagent maintenir jour les annexes techniques et fonctionnelles. Les modifications doivent tre notifies avec un pravis de ............. mois. elles ne peuvent entrer en application quaprs la validation par les parties des tests pralables la mise en uvre oprationnelle.
6. Prcisions relatives la dmatrialisation de la facture Dans le cadre de la dmatrialisation fiscale, les partenaires saccordent sur les complments matriels et logiciels ncessaires et coordonnent leurs dmarches respectives auprs de ladministration fiscale. Les entreprises mettrices et rceptrices doivent tenir et conserver une liste rcapitulative squentielle des messages reus et de leurs anomalies ventuelles sur un support informatique garantissant que la liste est non modifiable. Cette liste doit tre produite directement par le systme de tltransmission et doit contenir au minimum les donnes suivantes : le numro et la date de facture, la date et lheure de la constitution du message, les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction ainsi que le code devise lorsque la facture nest pas libelle en euros, les lments didentification de lmetteur ou du rcepteur donns par le systme
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de tltransmission (code, nom ou dnomination sociale, n SIReT ou SIReN, adresse, qualit du fournisseur ou du client), la version du logiciel utilis. Les entreprises doivent constituer un fichier des partenaires. Il doit contenir au minimum les donnes suivantes : nom ou dnomination et adresse, qualit dmetteur et/ou de rcepteur de la facture, date(s) dentre en phase de dmatrialisation des factures avec le partenaire et ventuellement date(s) de sortie, cest--dire de fin de dmatrialisation des factures avec ce partenaire. Se rfrer la dernire version du guide des bonnes pratiques dmatrialisation de la facture (Dispositions communes aux deux procdures de transmission par voie lectronique) de GS1 France.
7. Enregistrement et conservation des donnes Afin de garantir la scurit des changes, des dlais de conservation des messages changs peuvent tre dfinis. Ces dlais permettent dassurer les retraitements ou les r-missions des messages. Ces dlais doivent au moins couvrir le temps ncessaire la conclusion des transactions concernes. Ils seront prciss dans lannexe technique, message par message si ncessaire. Des obligations darchivage sont galement fixes dans le cadre de la dmatrialisation fiscale. pour les factures et les avoirs changs entre partenaires franais ayant adopt la dmatrialisation fiscale de la facture, le dlai minimum de conservation est de 3 ans sur support magntique. Ce dlai doit tre complt par une priode complmentaire de 3 ans sur tout autre support. Durant ce dlai, lassujetti fiscal conservera loriginal de la facture (message structur), les listes rcapitulatives et le fichier des partenaires. Les traitements lis la dmatrialisation et larchivage ne doivent pas obligatoirement tre raliss chez lassujetti, ni mme en France. Il est en revanche indispensable que le terminal partir duquel seffectuent les contrles techniques de ladministration fiscale et celui sur lequel seffectue la restitution se trouvent chez lassujetti. Lors de ses contrles, ladministration doit pouvoir accder au systme dinformation, aux donnes et aux historiques dexploitation. elle doit aussi pouvoir simuler des traitements lui permettant de sassurer que loutil de dmatrialisation est conforme la rglementation. Une restitution doit tre possible en clair, durant la priode lgale de conservation, par la prsentation de ce message dans un format habituellement admis par les usages commerciaux.
8. Dure des dispositions de laccord Le prsent accord sera considr comme tant effectif compter de la premire facture date du .............................. et jusqu son ventuel rsiliation.
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9. Informatique et libert Le cas chant, les parties sengagent respecter les dispositions lgales et rglementaires concernant la constitution et lexploitation de fichiers regroupant les donnes nominatives.
Fait ................................................................. Le .......................................................................
Partenaire 1 (cachet de la socit) Nom du signataire : ...................................... Qualit : ...........................................................
Partenaire 2 (cachet de la socit) Nom du signataire : ....................................... Qualit : ............................................................
[...] Le document complet est tlchargeable sur le site de GS1 France.
Exemple 2 :
Entre les soussigns :
La socit .................................................................................................................................................. dont le Sige social est situ .............................................................................................................. immatricule au registre du commerce et des socits de .................................................... sous le numro ....................................................................................................................................... reprsente par ...................................................................................................................................... agissant en qualit de .......................................................................................................................... ci-aprs dsigne le Fournisseur
dune part. et : La socit .................................................................................................................................................. dont le Sige social est situ .............................................................................................................. immatricule au registre du commerce et des socits de .................................................... sous le numro ....................................................................................................................................... reprsente par ...................................................................................................................................... agissant en qualit de .......................................................................................................................... ci-aprs dsigne le Client
dautre part.
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Il a ete prealablement expose puis convenu ce qui suit : EXPOSE PREALABLE Le Fournisseur et le Client, se sont dots de systmes de tltransmission et de dmatrialisation conformes aux spcifications de la Direction Gnrale des Impts et ont dcid de mettre en place la dmatrialisation de certaines de leurs factures. Le Fournisseur et le Client ont valid la dmatrialisation des factures en se rfrant aux recommandations contenues dans le document GALIA DmF.3 - chapitre 3 (Dmatrialisation de factures - Cahier des Charges).
Ceci expose, les parties sont convenues de ce qui suit : CONVENTION 1. Objet Le fournisseur dmatrialisera toutes ses factures tltransmises au Client entre les sites mentionns dans les dclarations dutilisation jointes, selon les conditions dfinies ci-aprs.
2. Mise en oeuvre de la dematerialisation Le Fournisseur et le Client sengagent respecter de manire continue lintgralit des dispositions du cahier des charges GALIA (DmF.3 - chapitre 3), dont les parties reconnaissent avoir pris connaissance, sous rserve des dispositions particulires drogatoires ou complmentaires prvues la prsente convention.
3. Systemes utilises CLIENT FOURNISSEUR
LOGICIEL Nom version Dveloppement interne O/N Nom et adresse du concepteur MATERIEL modle et systme dexploitation
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4. Modifications Chaque partie sengage informer lautre partie de toute modification dinformation lgale, fiscale ou juridique la concernant (N de registre du commerce et des socits, Raison Sociale, etc.). Chaque partie sengage informer pralablement lautre partie de toute modification de son systme dexploitation ou de son applicatif, susceptible dentraner des consquences prjudiciables pour lautre partie.
5. Suspension ou arret de la dematerialisation Chaque partie sengage, en cas dvnement dordre administratif ou matriel susceptible dempcher la continuation de la dmatrialisation, informer lautre partie ds la survenance de lvnement. Les parties se concerteront et feront leur possible pour viter larrt de la dmatrialisation ou limiter la dure de sa suspension. en cas de contrle de ladministration fiscale, les parties concernes sengagent sinformer mutuellement du rsultat. en cas de refus de la DGI de poursuivre la dmatrialisation des factures entre les partenaires concerns, le Fournisseur sengage compter de la date de prise deffet du refus, diter sur support papier et expdier son client toutes les factures mises postrieurement la dite date.
6. Prise deffet, duree, resiliation La prsente convention prendra effet compter du ................................................................................ elle sera valable pour une dure indtermine. Chaque partie, ayant connaissance dun vnement pouvant entraner une demande de rsiliation de sa part, en informera lautre partie. A partir de l elle aura la possibilit de rsilier la convention de dmatrialisation condition den aviser lautre partie par lettre recommande avec accus de rception.
7. Clauses particulieres Le Client sengage mettre en oeuvre tous les moyens dont il dispose, pour informer le Fournisseur de la non-rception dun lot de message(s) INvOIC. en outre, chacune des parties sengage, sur demande motive de lautre partie et dans la limite des dlais de conservation imposs par les textes lgaux ou rglementaires dordre fiscal, communiquer ses propres listes rcapitulatives, dites sur support papier pour une priode dtermine.
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en cas dimpossibilit de pratiquer correctement la dmatrialisation de certaines factures, les parties acceptent de les traiter exceptionnellement sous forme papier. Dans ce cas, la facture papier se substitue au message lectronique vis vis de la DGI.
8. Litiges en cas de litiges relatifs linterprtation ou lexcution de la prsente convention, les parties soumettront leur diffrend lavis du Groupe Juridique de GALIA avant tout recours au tribunal comptent. A dfaut de rglement lamiable du diffrend dans un dlai de 3 mois aprs saisie du Groupe Juridique de GALIA, tenu au secret professionnel, seul le tribunal de commerce de ................. sera comptent pour en connatre.
Fait ............................., le ...................................
en deux exemplaires originaux
Le Fournisseur
Le Client

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DK UK IR AU FI NL LU GR DE X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Uniquement pour les changes intracomm unautaires Rfrence nationale peut-tre utilis si le n didentification TvA nest pas connu Seulement si le client est responsable de la TvA Uniquement pour les changes intracomm unautaires Uniquement pour les changes intracomm unautaires X Rfrence nationale peut-tre utilis si le n didentification TvA nest pas connu X X X X Table de correspondance accepte X X X X X Table de correspondance accepte Uniquement pour les changes intracomm unautaires Uniquement pour les changes intracomm unautaires Uniquement pour les changes intracomm unautaires X Uniquement pour les changes intracomm unautaires X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Table de correspondance accepte X X X X X X X X X
Annexe 6 Etat des lieux des pratiques europennes en matire de facturation
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Source : CeN ISSS Report and recommendations of CeN/ISSS e-invoicing Focus Group on Standards and Developments on electronic invoicing June 3rd 2003.
Contenu de la facture
FR
BE
SP
Date dmission de la facture
Identification par un numro squentiel
Numro dindentification TVA du fournisseur
Numro dindentification TVA du client
Uniquement pour les changes intracomm unautaires
Uniquement pour les entreprises taxables
Nom complet et adresse du fournisseur
Nom complet et adresse du client
X Uniquement pour les entreprises taxables
Numro dindentification TVA du reprsentant fiscal
Nom complet et adresse du reprsentant fiscal
Quantit de marchandises fournies

DK UK IR AU FI NL LU GR DE X X X X X X X X X Table de correspondance accepte X X X X X X X X X X X X X X X X X X Table de correspondance accepte X Uniquement si diffrent de la date de facture Uniquement si diffrent de la date de facture Uniquement si en avance par rapport la date de facture Il existe un seul taux de TvA X X X X X X X X X X X X X Uniquement si en avance par rapport la date de facture X Uniquement si diffrent de la date de facture Uniquement si en avance par rapport la date de facture X Uniquement si diffrent de la date de facture X X Uniquement si diffrent de la date de facture X X Uniquement si diffrent de la date de facture Uniquement si diffrent de la date de facture X X Uniquement si diffrent de la date de facture X X peut- tre la date de livraison X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X en livre sterling X X X X X X Non connu ce jour RU continuera appliquer les pratiques actuelles autant LIrlande essayera dappliquer la loi nationale autant que possible X X X X Rfrence la loi nationale ou la directive 77 Ce X Rfrence la loi nationale ou la directive 77 Ce X X X X X X Non connu ce jour Non connu ce jour Non connu ce jour Comme ce jour Au cours des 15 premiers jours du mois aprs le mois o marchandises / services ont t fournis X X X X X X X X X X X X Comme ce jour X X 15 jours fin de mois X X Comme ce jour X X Lgislation actuelle Non connu ce jour X X X X X X
FR
BE
SP
Natures des marchandises fournies
X (Codes allous)
Description des services rendus
Nature des services rendus
X (Codes allous)
Date dopration pour les marchandises
Uniquement si diffrent de la date de facture
Date dopration pour les services
Date de rglement
Montant de la taxe par taux
Prix unitaire sans taxes ni remises ou rabais
Taux de taxe
Montant de TVA payable
Montant de TVA payable en ou dans la devise locale
Uniquement en euro
Uniquement en euro
Rfrence la Directive pour les acomptes
Rfrence la loi franaise ou la directive 77 Ce
Rfrence la loi belge ou la directive 77 Ce
Facturation par un tiers mandat
Autofacturation
Lot de factures
GS1 France 2007
Date limite pour lmission dune facture
30 jours fin de mois
Le 5me jour du mois aprs le moment ou la taxe devient imputable
30 jours Les socits non-taxables doivent tre factures immdiatement
GALIA 2007
Signature lectronique avance
Contenu de la facture X X X X X X X X Un document additionnel sous format papier pourra tre requis avec une signature qualifie Comme ci-dessus
FR
BE
SP
DK
UK
IR
AU
FI
NL
LU
GR
DE
GS1 France 2007

X X X par fax X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Uniquement sous certaines conditions X X Uniquement dans la communaut europenne 10 ans X X Uniquement dans la communaut europenne 6 ans 10 ans 5 ans 6 ans 6 ans 7 ans 6 ans 7 ans Comme ce jour Comme ce jour, une proposition est faite avec une limite to 250 Comme ce jour Non X X X X 150 X 1000 Comme ce jour X max. 100 X max. 100 Comme ce jour Comme ce jour X X X X Sera fait en 2004 X X 1/1/2004 Non connue ce jour, au plus tard le 1/1/2004 5/11/02 1/1/2003 1/1/2004 1/1/2004 1/07/2003 Non connue prsent, au plus tard le 1/1/2004 La partie sur la signature lectronique est ralise, le reste au 1/1/2004 X X pour factures lectroniques, alternativement esignature X X pour factures lectroniques, alternativement esignature X X X X X X X X X
Echange EDI
Avec signature lectronique
GALIA 2007
Factures envoyes par un autre moyen lectronique
Copie des factures mises par luimme
Archivage par un tiers
Archivage hors de France
X Uniquement sous certaines conditions
X Uniquement dans la communaut europenne
Dure darchivage des factures pour ladministration fiscale
3 ans dans le format original + 3 ans sur tous supports
7 ans
4 ans
Montant mineur
X <150
X <50 HT
Pratiques commerciales et administratives dans un secteur dactivit spcifique
Dclaration dutilisation
Date deffet de larticle
1 juillet 2003
Non connue ce jour, au plus tard le 1/1/2004
Non connue ce jour, au plus tard le 1/1/2004
Liste rcapitulative des factures mises
Liste rcapitulative des factures reues
Capacit de restitution en langage clair de la facture

DK UK IR AU FI NL LU GR DE X A lintrieur des conditions de stockage Comme ce jour As at present - also looking at remote access / audit with the permission of business Comme ci-dessus A rviser Comme ci-dessus X Uniquement lorsque le stockage est dans un autre tat membre Uniquement lorsque le stockage est dans un autre tat membre A rviser X Lorsque le stockage est ltranger X Uniquement lorsque le stockage est dans un autre tat membre X Accs au systme interne par les autorits administratives Comme ci-dessus X Accs au systme interne par les autorits administratives X Accs au systme interne par les autorits administratives Comme ci-dessus Comme ci-dessus A rviser Comme ci-dessus X
FR
BE
SP
Accs en ligne dans lentreprise qui envoie les factures
Uniquement lorsque le stockage est dans un autre tat membre
Accs en ligne dans lentreprise qui reoit les factures
Accs en ligne chez le prestataire de service
GS1 France 2007
GALIA 2007
96, avenue du Gnral Leclerc 92514 Boulogne-Billancourt cedex Tl : 01 41 31 68 68 Fax : 01 41 31 68 60 www.galia.com
2, rue Maurice Hartmann 92137 Issy-les-Moulineaux cedex Tl : 01 40 95 54 10 Fax : 01 40 95 54 49 www.gs1.fr

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