Section 2 : contrôle interne du cycle d’achat :

1. Objectifs du contrôle interne du cycle achat fournisseur

L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats- fournisseurs doit
Permettre de s’assurer que :
 Les séparations de fonctions sont suffisantes.
 Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés.
 Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise.
 Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à son objet.
 Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
 Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
 Toutes les dettes concernent les marchandises et services reçus sont enregistrées
dans la bonne période.
 Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont
correctement suivis.

2. Les principales caractéristiques d’un bon contrôle du cycle achat

Fournisseur

Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :

 Déclenchement de la commande,
 Acceptation et traitement des livraisons,
 Enregistrement des dettes,
 Paiement des factures.

Déclenchement de la commande
1. Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit
donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont
faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par
des personnes autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs
sont indissociables des problèmes de gestion des stocks.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de
manière satisfaisante aux questions suivantes :
 qui peut déclencher la commande ?
 quand passer la commande ?
 quelle quantité faut-il commander ?
 à quel fournisseur doit-on s'adresser ?

2. Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation
satisfaisante :
  une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service
"Achats",
 un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires
 standards et pré-numérotés, à partir des demandes d'achat par le service "Achats",
 les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de
l'enregistrement comptable et du règlement des factures,
 les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et
un montant maximum autorisé est défini,
 les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise.
 Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par les
magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à
l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de
production. La date de passation de la commande et les quantités à commander
dépendent essentiellement des quantités en stock, des consommations et des délais de
livraison.
 Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des
marchandises non livrées à la date prévue.
Le non-respect de telles procédures peut conduire :

 soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire
par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes
dues au vieillissement ou à la détérioration des produits. La signature des personnes
autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande; ce qui suppose que cette
signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant
son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu'un cahier de signatures
reproduise un fac-similé des signatures autorisées.
 soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des retards de
production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des
conditions moins avantageuses quant aux prix.
 Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités
offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste
de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les
prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et
d'une mise à jour périodiques. Il doit y avoir une procédure d'appels d'offres dûment
documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n'a pas été
retenu.

Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus)

1) Objectifs du contrôle interne
Il faut en ce domaine garantir que :
 les délais de livraison prévus sont respectés,
 les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils correspondent à
une demande,
 les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

2) Organisation correspondante
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation
satisfaisante :
  un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés. Dans les petites
entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On
pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du
fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.
 un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans
la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l'entreprise.
Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une
copie de l'ordre d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de marchandises. Sur
cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises.
Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont
généralement faites en deux temps :
 Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de réception,
 Contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une
personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de manière
exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent
être matérialisées sur le bon de réception.

Enregistrement des dettes

1) Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir que :

 les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des
services,
 la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour les
quelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure
(parmi d'autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité
les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette
dernière, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du
bon de réception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connaître à tous moments
l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été
reçue. Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient
évités :
 la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il
est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité.
Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir
à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour vérification des prix facturés). De
plus, les délais de circulation dans les différents services et les litiges éventuels ne
doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A. dans les délais normaux,
 les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des
litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise,
 les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités,
 l'enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations
A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :

¾ dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et
datées afin de mémoriser leur date d'arrivée,
¾ les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas enregistrer",
¾ avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que
l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d'exercice, au
moment de l'établissement du bilan),
¾ un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la facture :
 un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de commande en vue de
s'assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime,
 vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul des taxes,
 affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de charges, de
T.V.A., fournisseurs et éventuellement imputations analytiques,
 concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des instructions écrites
précises sont données aux comptables chargés des imputations en mentionnant les cas
où la récupération est possible, les cas où elle ne l'est pas, l'application éventuelle de
pourcentage de récupération, etc...,
 approbation de la facture, par une personne responsable,
 une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu'à ce qu'elle
soit payée.
 Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en
mesure de les suivre, par exemple :
 en cas de retour des marchandises après un premier usage qui n'a pas donné
satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut
demander au fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général
par diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un
contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des réclamations
soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrôle
constant et plus particulièrement à l'occasion de l'établissement des comptes de fin
d'exercice,
 en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités
de règlement,
 si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour
qu'elles viennent en déduction du règlement définitif,
 si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par
exemple), une procédure particulière doit être mise en œuvre pour les suivre.
Paiement des factures
1) Objectifs du contrôle interne
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques
à la mise en paiement sont les suivants :
 les factures sont contrôlées avant mise en paiement,
 la mise en paiement est dûment autorisée,
 les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du
contrôle interne :
 le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,
quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,
 la mention "bon à payer" n'est portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci
avec les bons de réception et de commande correspondants.
 Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs
fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs
 exemplaires, la mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les exemplaires
autres que l'original.
 Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter les
doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé"
pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.