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LES VENTES - CLIENTS

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 LES CARACTÉRISTIQUES D’UN BON CONTROLE
INTERNE DES VENTES-CLIENTS

Nous décrirons les objectifs d’un bon contrôle interne et les principaux éléments qui
permettent de les atteindre pour chacune des phases du processus de vente. Nous
envisagerons successivement :
- Les services intervenants
- L’acceptation, traitement et exécution de la commande
- La facturation
- L’enregistrement des factures sur le journal des ventes, dans les comptes clients et
dans le compte « T.V.A. sur ventes »
- Le suivi des comptes clients
- L’information et le contrôle de l’information

1. Les services intervenants

Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services
suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à
accomplir) :
1.1- Service « Administration des ventes ». Distinct du service des ventes, il est
essentiellement chargé du traitement et du suivi de l’exécution de la commande
clients.
1.2- Service « Approbation des crédits ». Il est essentiellement chargé pour les
ventes autres qu’au détail de donner son approbation avant le traitement de la
commande. L’activité de contentieux lui est généralement rattachée.
1.3- Service « Expédition ». Il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée
sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail, etc.) Il est
souvent souhaitable que ce service soit distinct du service des réceptions.
1.4- Service « Facturation ». Rattaché généralement au service comptable, il prend
en charge l’établissement des factures à partir d’informations communiquées par
les autres services.
1.5- Service « Comptes clients ». Il enregistre les factures et doit s’assurer que le
total enregistré correspond aux éléments transmis par le service « Facturation ».

2. Acceptation, traitement et exécution de la commande

2.1- Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir :
- Que toutes les commandes sont traitées rapidement. Cette pratique permet
d’entretenir de bonnes relations avec les clients et prévient les oublis
- Que les conditions de la commande sont acceptables ; elles doivent être, en effet,
étudiées avec soin avant d’accepter la commande. Le prix offert et les délais de
paiement sont-ils acceptables en égard à la politique de la société ? Les marchandises
commandées sont-elles en stock ? Où ces marchandises doivent-elles être livrées et
par quel moyen de transport ?
- Que le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement
du crédit maximum qui lui est alloué. S’il s’agit d’un nouveau client, on examine le
problème de sa solvabilité si la commande est importante.

2.2- Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants sont, en général, à la base d’une organisation satisfaisante.
a) Toute commande (téléphonique, écrite ou transmise par les représentants) est
enregistrée quotidiennement et chronologiquement. Un bon de commande est
établi en plusieurs exemplaires prénumérotés.
b) Le bon de commande est soumis à une personne responsable pour approbation
des conditions de la commande. Ce refus ou cette acceptation est matérialisé par
une mention expresse sur les différents exemplaires du bon de commande.
c) Le bon de commande est soumis à l’approbation d’une personne responsable de
l’octroi des crédits. Il est souhaitable que des limites de crédit et des délais
maximums de paiement aient été fixées, soit par la direction de la société pour
l’ensemble de ses crédits, soit par un responsable de rang élevé pour chacun
d’entre eux.
Ces limites doivent être observées et appliquées par l’ensemble du personnel
responsable de l’acceptation des commandes et de la facturation, par exemple en
 soumettant l’approbation des commandes « clients » à un service « surveillance
des crédits » (ou à une personne responsable de cette tâche).
Ce service doit s’enquérir de la fiabilité et de la surface financière des nouveaux
clients, notamment auprès des banques. Il doit également, dans le cadre d’un bon
contrôle, être tenu au courant régulièrement et rapidement des factures impayées,
des soldes arriérés et des dépassements des limites de crédit.
Il aura également avantage à conserver, sur fiches par exemple, le passé financier
de chaque client.
C’est en considération du passé du client, de la connaissance de son arriéré
actuel, de ses références externes, que le responsable de l’octroi des crédits est en
mesure d’approuver les conditions de paiement notifiées sur les doubles des bons
de commande destinés à contrôler l’expédition et la facturation.
d) Une fois la commande acceptée, il faut en prévoir l’exécution. A cette fin, un
exemplaire sera transmis :
- au service de production et/ou au magasin de stockage
- au service de livraison.

3. Facturation
3.1- Objectifs du contrôle interne
Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de facturation
doivent donner l’assurance :
- que les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités
commandées
- que les pris sont correctement appliqués et que les différents rabais ou remises ont
accordés en fonction de l’examen des contrats passés avec les clients ; les abandons
de créances et les remises exceptionnelles doivent faire l’objet d’une autorisation
spécifique
- que la facture est correctement établie
- que la facture est arithmétiquement correcte.

3.2- Organisation correspondant à ces objectifs

a) Saisie des quantités livrées. Elle peut être effectuée à partir :
 - des bons d’expédition ou de livraison des marchandises
- des bordereaux de vente au comptant
- de documents spécifiques et propres à chaque entreprise pour les services
rendus et les produits divers
Les quantités livrées sont à rapprocher du bon de commande pour vérification de
concordance.
b) Détermination des prix à appliquer et abandons de créances.
- les prix utilitaires soient revus périodiquement par la direction
- les prix unitaires pré-listés soient effectivement appliqués aux clients sur les
factures.
Il est nécessaire que la politique de remises et d’escomptes soit précisée sous forme
d’une note interne de la direction et que l’appréciation n’en soit pas laissée au
personnel administratif.
Signalons que doivent être dûment autorisés par un responsable qui n’a pas accès
aux comptes « clients » :
- l’octroi de remises excédant les taux ordinaires ou venant après expiration des
délais prévus
- les émissions d’avoirs
- les extournes en pertes et profits de mauvaises créances.
c) L’établissement de la facture. En ce qui concerne l’établissement matériel de la
facture, les éléments d’un contrôle interne minimum sont les suivants :
- les factures sont établies en plusieurs exemplaires prénumérotés ; un ou
plusieurs étant destinés au client, un autre sert à la comptabilisation sur le journal
des ventes avant d’être classé dans le dossier du client, un autre enfin étant classé
dans un dossier constitué par la suite numérique des factures
- les factures sont soit constituées par l’original du bon de commande (interne) ou
du bon de livraison, soit établies à l’aide de ces deux documents (ou du bon de
livraison uniquement)
- un contrôle sur la séquence numérique des bons de livraison permet de s’assurer
que tous ont fait l’objet d’une facturation.
d) La vérification arithmétique des factures. Dans l’optique d’un bon contrôle interne,
la vérification des calculs (additions, multiplications, remises, T.V.A.) peut faire
l’objet d’un double contrôle d’exactitude.
Le premier est normalement assuré par la personne qui établit les factures ; quant
au second, il doit relever d’une personne indépendante de la facturation, dont le
rôle est de vérifier que toutes les erreurs de calcul (commises frauduleusement ou
par inadvertance) ont été corrigées.
Ces contrôles pourront être matérialisés par l’apposition d’un tampon ou d’une
signature. Seule les factures portant l’approbation prévue pourront être expédiées
aux clients.
On notera que, à cet égard, les traitements informatiques ouvrent la possibilité
d’une vérification particulièrement efficace dont peut résulter un renforcement très
appréciable du contrôle interne.
4. Enregistrement des factures (sur le journal des ventes, dans les comptes clients et
dans les comptes de T.V.A. sur ventes)
4.1- Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des factures. Par
ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures
adéquates.

4.2- Organisation correspondant à ces objectifs

Les objectifs décrits sont généralement atteints dans le cadre d’un système comportant
les éléments suivants :
a) Les factures sont enregistrées journellement afin d’éviter tout oubli ou retard
b) Les factures sont enregistrées selon leur suite numérique, ce qui permet de vérifier
rapidement l’enregistrement de la totalité des factures, soit par le pointage du
journal des ventes, soit par pointage d’une liste récapitulative des ventes
journalières. Un exemplaire de chaque facture provenant directement de la
facturation doit servir de document de base pour l’enregistrement en comptabilité.
Lorsque l’édition des factures est automatisée, le programme informatique prévoit
 généralement en même temps leur enregistrement sur le journal des ventes et
l’imputation aux comptes « clients »
c) Une séparation correcte des tâches est assurée. Les journaux de ventes doivent être
établis, dans la mesure du possible, par une personne ou un service indépendant de
la facturation et surtout des comptes « clients » et n’ayant pas accès à la trésorerie.

d) Des contrôles et rapprochements globaux sont effectués

- les écritures du journal de ventes peuvent être contrôlées globalement avec les
factures établies au cours de la même période. Il peut être établi une liste
récapitulative des factures éditées quotidiennement. Son montant total sera ainsi
rapproché avec l’écriture passée au journal de ventes et le total des débits passés
aux comptes « clients »
- le solde du compte collectif « clients » doit être rapproché, avec une périodicité
régulière, de la balance des comptes individuels « clients » détaillés.
- L’envoi régulier, mensuel par exemple, de relevés aux clients présentant des
comptes non soldés est un excellent élément de contrôle.
5. Suivi du compte « clients »
5.1- Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit atteindre les objectifs suivants :
- assurer la relance des arriérés
- permettre la constatation de la dépréciation de certaines créances

5.2- Organisation correspondant à ces objectifs

Ces objectifs supposent que soient, notamment, remplies les conditions suivantes :
- une balance par antériorité de soldes échus est éditée, qui permet de détecter
rapidement les arriérés. Une procédure de relance systématique la complète
efficacement
- le suivi des comptes « clients » est fait par une personne n’ayant pas accès aux
opérations de trésorerie
- les provisions pour dépréciation sont approuvées par un responsable indépendant du
suivi des comptes « clients ».

5.3- L’audit interne

Son rôle s’exerce dans des domaines différents et notamment :
a) Le fonctionnement satisfaisant du contrôle interne. Une attention particulière doit
être portée en ce qui concerne la séparation des tâches, le problème des ventes au
comptant et l’activité des succursales
b) Le contrôle des rapports transmis à la direction de manière à s’assurer que les
informations transmises, les analyses de ventes sont fiables et permettent une prise
de décision correcte
c) L’étude des relations avec la clientèle. A cet égard, l’auditeur interne doit s’assurer
de la qualité de l’accueil de la clientèle, des services rendus aux clients, du respect
des délais de livraison.

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