Chapitre 1 : la comptabilité de caisse

La comptabilité de caisse

À l'origine de la comptabilité de caisse

Seul le caissier doit être
se trouve l'idée que, pour limiter les
habilité à percevoir et à
risques de détournement, seule une
verser de l'argent pour
personne (éventuellement plusieurs), le
le compte de
caissier, doit être habilitée à percevoir de
l'entreprise
l'argent et à effectuer des paiements pour
le compte de l'entreprise. Les différents
responsables de l'entreprise n'ont pas ce pouvoir et ils ne peuvent que
donner des ordres au caissier, celui-ci n'ayant de son côté aucun
pouvoir d'initiative et ne devant qu'exécuter les ordres. Pour éviter les
contestations, seuls les ordres écrits sont valables.

Pour contrôler les mouvements d'argent, il suffit alors de contrôler le

caissier. Pour cela, le plus efficace est d'enregistrer systématiquement
les entrées et sorties en caisse à partir de documents justificatifs.

Par exemple, lorsqu'un client paye à la caisse, il exige un reçu ou un

ticket, soit pour prendre possession de son achat, soit pour éviter d'être
accusé de vol. De même, le caissier n'accepte de donner l'argent de la
caisse à son responsable qu'en échange d'un reçu. Tous ces documents
émis ou reçus par le caissier sont des pièces justificatives qui vont être
enregistrées par le comptable.

La comptabilité telle que nous la connaissons est ainsi née de la

conjonction de trois facteurs :

Une relation fondamentale

Pour toute période, la relation suivante est toujours vérifiée :

Encaisse de début + encaissements = décaissements + encaisse de

fin

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 Décaissements
Encaissements

Encaisse de fin
Encaisse de
début

Cette égalité signifie simplement que, si l'on considère une période,

au début il pouvait y avoir de l'argent dans la caisse (encaisse de
début), puis de l'argent est entré (encaissements). Cet argent est
nécessairement soit sorti (décaissements), soit resté dans la caisse
(encaisse de fin). Cette égalité peut également s'écrire :

Encaisse de fin = encaisse de début + encaissements −

décaissements

Ainsi, si l'encaisse de début est connue et si les pièces justificatives

d'encaissements et de décaissements sont disponibles, il suffit de
compter l'encaisse de fin de période pour vérifier l'absence de
détournement de la part du caissier.

Un principe de précaution

Pour que le contrôle soit efficace, il ne

suffit pas que toutes les opérations Toutes les écritures
d'encaissements et de décaissements doivent être passées
soient régulièrement enregistrées et régulièrement de
basées sur des documents justificatifs, il manière chronologique
faut également que les écritures ne
puissent pas être modifiées après la vérification de la caisse car, sinon,
il faudrait vérifier à nouveau toutes les opérations depuis la création de
l'entreprise à chaque contrôle.

Aussi, l'un des principes de base de la tenue des comptes est que
toutes les écritures doivent être passées régulièrement de manière
chronologique, tout retour en arrière devant être rendu impossible, les
éventuelles erreurs étant, non pas effacées, mais annulées par des
écritures de sens contraire.

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Un problème pratique

Au moment de la naissance de la comptabilité les calculatrices

n'existaient pas et le moyen le plus simple pour additionner des entrées
comptées positivement et des sorties comptées négativement était de
séparer les entrées des sorties de manière à n'avoir qu'une seule
soustraction à faire.

Par exemple, supposons que l'on désire enregistrer les opérations

suivantes :

Apport en capital 900

Achat de marchandises 800
Vente de marchandises 1000
Achat de marchandises 400
Paiement d'un salaire 200
Vente de marchandises 300

Il faudrait faire les calculs suivants :

Apport en capital + 900

Achat de marchandises − 800
Vente de marchandises +
1000
Achat de marchandises − 400
Paiement d'un salaire − 200
Vente de marchandises + 300

Ce genre de calcul n'est pas facile à faire à la main, surtout si les

chiffres sont nombreux. La solution à ce problème a consisté à
enregistrer les entrées et les sorties de manière chronologique, mais
séparément dans des colonnes différentes. Le total des entrées et celui
des sorties pouvaient ainsi simplement être effectués séparément et la
seule soustraction consistait à faire la différence entre ces deux totaux.

Les entrées ont été naturellement enregistrées dans la colonne de

gauche puisqu'elles ont nécessairement lieu avant les sorties et que, en
Italie, pays d'où est issu le premier ouvrage de comptabilité, on écrit de
gauche à droite. Les sorties ont donc été enregistrées dans la colonne
de droite.

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 + −
Apport en capital 900
Achat de marchandises 800
Vente de marchandises 1000
Achat de marchandises 400
Paiement d'un salaire 200
Vente de marchandises 300
Total 2200 1400

Débit, crédit, solde

Les comptables ont donné aux colonnes

Le mot débit indique
des noms qui font référence aux pièces
que le caissier doit
justificatives servant de base aux
rendre l'argent entré
enregistrements dans les comptes. Ainsi,
dans sa caisse
la colonne de gauche, celle des entrées, a
pris le nom de débit, la colonne de droite
celui de crédit.

Le mot débit correspond au verbe latin debere qui signifie devoir. Il

indique simplement que le caissier n'est pas propriétaire de l'argent qui
entre dans sa caisse et qu'il doit donc pouvoir le rendre.

Le mot crédit correspond au verbe latin credere qui signifie croire, il

signifie qu'en échange de toute sortie d'argent le caissier reçoit une
pièce justificative qui lui permet d'être cru lors d'un contrôle.

Un compte de caisse se présente donc sous la forme suivante :

Débit Crédit
Apport en capital 900
Achat de marchandises 800
Vente de marchandises 1000
Achat de marchandises 400
Paiement d'un salaire 200
Vente de marchandises 300
Total 2200 1400

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 Le comptable contrôle la caisse sur la
base de pièces justificatives. Certaines Le mot crédit signifie
de ces pièces justificatives sont qu'en échange d'une
détenues par le caissier, elles sont sortie d'argent le
émises par les responsables de caissier reçoit une pièce
l'entreprise qui lui ont demandé justificative qui lui
d'effectuer un paiement, d'autres sont permet d'être cru lors
émises par le caissier et détenues par d'un contrôle
ceux qui ont déposé de l'argent à la
caisse.

Les pièces justificatives présentent pour ceux qui les détiennent le

caractère d'une créance, au sens habituel du terme, et pour ceux qui
les ont émis le caractère d'une dette. Pour s'en convaincre, il suffit de
considérer que, si les comptables ne savaient pas calculer, un moyen
simple de vérifier la caisse serait de :

commencer par rembourser le caissier de ses décaissements en

échange des pièces justificatives qu'il détient (créances du
caissier sur l'entreprise / dettes de l'entreprise envers le
caissier),
lui demander ensuite de rendre les sommes qu'il a encaissé au
nom de l'entreprise en échange des pièces justificatives détenues
par l'entreprise (créances de l'entreprise sur le caissier / dettes
du caissier envers l'entreprise).

Mais les comptables savent calculer, aussi, pour éviter cette

vérification fastidieuse, ils ont inventé le solde. Le solde du compte est,
par définition, le montant qui équilibre le total des deux colonnes.

Sorties

Entrées

Solde

Dans notre exemple, le solde est égal à 2200 − 1400 = 800. Il

montre quel est le montant de l'encaisse à la fin de l'exercice.
Cependant, cela n'est vrai que s'il n'y avait aucune encaisse au début
de l'exercice. En effet, s'il y avait, par exemple, 500 dans la caisse en
début d'exercice, le montant de la caisse en fin d'exercice ne serait pas
800 mais 800+500=1300.

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 Notons également que le compte caisse est tenu du point de vue du
caissier puisque la colonne Débit enregistre les dettes du caissier envers
l'entreprise et non celles de l'entreprise envers le caissier.

Flux et stocks

Il faut souligner ici l'importance du découpage du temps par les

comptables en périodes appelées exercices et le lien qui est établi entre
les comptes de deux exercices consécutifs. Tout compte peut, en
théorie, être traité de deux manières différentes selon que l'on veut que
son solde puisse être interprété comme un flux ou comme un stock.

Un flux correspond à une période, un stock à une date. Ainsi, le total

des encaissements pendant une année correspond à un flux, le montant
de l'encaisse à un instant donné, par exemple au moment de la
vérification de la caisse, correspond à un stock. Le mot stock est utilisé
ici dans un sens familier aux économistes, plus large que celui
qu'utilisent habituellement les comptables d'entreprise.

Comme tout compte, le compte

caisse peut donc être traité soit comme Le compte caisse est
un compte de flux, soit comme un traité comme un
compte de stock, selon ce que l'on compte de stock
cherche à mesurer. La différence entre
les deux réside dans la reprise ou non, du solde de clôture à l'ouverture
de l'exercice suivant.

Un compte de flux ne reprend pas le solde de l'exercice précédent et

son solde de fin d'exercice montre la différence entre les entrées et les
sorties, c'est-à-dire ici la variation d'encaisse. Un compte de stock
reprend à l'ouverture le solde de l'exercice précédent et son solde en
fin d'exercice correspond au montant de l'encaisse en fin d'exercice.
Dans l'exemple suivant, le premier compte est un compte de flux, le
second un compte de stock.

Compte de caisse traité en flux

Débit Crédit
Vente de marchandises 800
Paiement d'un salaire 300
Achat de marchandises 400
Solde 100
Total 800 800

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 Compte de caisse traité en stock
Débit Crédit
Solde de l'exercice précédent 800
Vente de marchandises 800
Paiement d'un salaire 300
Achat de marchandises 400
Solde 900
Total 1600 1600

Ainsi de l'égalité fondamentale :

Encaisse de début + entrées = sorties + encaisse de fin

Sorties
Entrées

Encaisse de fin
Encaisse de
début

On peut déduire deux comptes, un compte de flux et un compte de

stock. Dans le compte de stock, l'encaisse de début correspond au solde
du compte de l'exercice précédent.

Compte de flux Compte de stock

Débit Crédit Débit Crédit

Sorties Sorties
Entrées Entrées

Solde
Solde =
Encaisse de encaisse de fin
début

Contrairement à un compte de stock, un compte de flux ne garde pas

de trace de ce qui s'est passé au cours des exercices précédents. Le
compte caisse est traité comme un compte de stock car il est plus
intéressant de connaître l'encaisse de fin d'exercice que la variation
d'encaisse au cours de l'exercice.

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 Notons que le solde du compte Caisse qui apparaît dans la colonne
Crédit de chaque exercice est repris dans la colonne Débit de l'exercice
suivant afin de pouvoir s'ajouter aux entrées.

Exercice 1
Débit Crédit
Encaisse de
début
Sorties

Entrées
Solde

Exercice 2
Débit Crédit
Solde de
l'exercice
précédent Sorties

Entrées
Solde

Le compte caisse reprend donc dans sa colonne débit non seulement

les encaissements de l'exercice mais aussi l'encaisse de début
d'exercice. Celle-ci est aussi l'encaisse de fin de l'exercice précédent,
c'est-à-dire le solde du compte caisse de l'exercice précédent.

La banque

Le banquier est traité exactement de la même manière que le caissier

car il effectue le même type d'opérations pour le compte de l'entreprise,
le statut juridique étant ici sans importance. Ainsi, dans la comptabilité
de l'entreprise, les versements sur son compte courant apparaissent au
débit du compte du banquier, ses paiements et prélèvements
apparaissant au crédit.

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 Compte Banque
Débit Crédit
Solde de
l'exercice Retraits et
précédent paiements
effectués
Dépôts et
paiements reçus
Solde

Bien entendu, ceci peut apparaître quelque peu surprenant aux clients
des banques que nous sommes car nos relevés de compte font
apparaître les versements sur nos comptes courants au crédit et nos
dépenses au débit, c'est-à-dire exactement l'inverse de ce qui est fait
dans le compte banque dans la comptabilité de l'entreprise. C'est, en
fait, tout à fait normal car les relevés de compte que nous recevons
sont des copies de comptes tenus du point de vue de la banque et non
de notre point de vue.

Comme le compte Caisse, le compte Banque est traité comme un

compte de stock, c'est-à-dire que son solde à la clôture d'un exercice
est repris à l'ouverture de l'exercice suivant.

Auteur : Francis Malherbe

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