LA REDACTION ADMINISTRATIVE.

Raison – d’être:
o Dans le cadre de la réalisation de ses missions de développement
économique et social, l’Etat multiplie à travers l’Administration Publique
plusieurs interventions dans tous les aspects de la vie nationale.
o Il s’ensuit un accroissement considérable des rapports entre
l’Administration et les administrés.
o Afin de constituer une mémoire institutionnelle garante de l’historicité de
l’action publique ainsi que de la preuve à l’égard des uns et des autres, les
rapports entre l’Administration et les Administrés sont transcrites dans des
documents.
o Ces documents écrits servent de liaisons, de transfert d’information ou de
directive, en même temps qu’ils peuvent être utilisés à la conservation
d’éléments de multiples procédures.
o L’action administrative ne peut dès lors être utile, parce que efficace, que si
elle s’exerce dans la clarté, la précision et la cohérence. C’est la raison pour
laquelle la rédaction administrative revêt une grande importance au
fonctionnaire , notamment au médecin qui tôt ou tard sera appelé à mettre
en branle l’action administrative dans l’exercice de ses fonctions.
o
Objectifs:

 Le présent exposé se propose d’être à la fois un exercice d’initiation et un

recueil d’outils qui permettent aux étudiant(e)s de se perfectionner tout au
long de leur cursus à la rédaction administrative.

PLAN DE L’EXPOSE:

L’exposé se divise en deux parties à savoir:

 De la préparation à la rédaction administrative;
 De la typologie des documents administratifs.
  PREPARATION A LA REDACTION ADMINISTRATIVE:

Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut:

 Avoir l’habitude d’exprimer sa pensée par écrit et de développer ou de
résumer celle des autres;
 Maîtriser les caractéristiques et techniques du discours littéraire en
général,
 Maîtriser les spécificités de la rédaction administrative en particulier.

SAVOIR REDIGER EN GENERAL

Pour bien rédiger , il est nécessaire:
 De maîtriser: l’orthographe, la grammaire, la conjugaison, la
sémantique requises par la langue que l’on emploie;
 Développer le style par l’exercice et la lecture.
PLEONASMES A EVITER

 Car en effet
 Puis ensuite
 Collaborer MOTS PASSE-PARTOUT A EVITER
ensemble
 Prévoir d’avance  Puis (ou ensuite);
 Marcher à pied  Travailler ensemble;
 Un faux prétexte  Prévoir;
 Une idée me vient à  Aller à pieds;
l’esprit  Un prétexte, une fausse raison;
 Il suffit simplement  Une idée me vient;
 Mais néanmoins
 car (ou effet);
 Il suffit.
 Mais (ou
néanmoins).
 Le professeur de
cardiologie ades
rhumatismes;
 Djoungolo adix
mille habitants;
 Le Directeur ala
clef;
 As-tu eu la
permission d’y
aller?
 Souffre des….
 Compte dix mille…
 Détient la clef.
 As-tu obtenu la
permission d’y
aller?
 Elle a subi une
intervention
chirurgicale.
 Elle a eu une intervention chirurgicale.
Developper le style
 Le médecin développera la manière de s’exprimer avec plus
de clarté, d’élégance, de rigueur et de concision par l’exercice
et la lecture.
 Lire souvent, beaucoup et de bons auteurs enrichit le
vocabulaire et le style.
 L’habitude à écrire accroît l’aptitude à écrire.
 Tenir compte dans une phrase de sa portée mélodique,
informative et sémantico-syntaxe.
Specificites de la redaction administrative
 Le langage de l’Administration doit être une langue
véhiculaire, c’est-à-dire commune à tous les citoyens du pays.
 Parce que représentant l’Etat, l’Administration doit
s’exprimer:
 Avec clarté pour être comprise de tous,
 Avec précision pour éviter des incompréhensions.
 Avec courtoisie, car elle est non seulement au service de
l’Etat mais également au service des citoyens dont elle tire in
fine sa légitimité .
 Avec correction ,pour montrer aux citoyens l’exemple de la
bonne utilisation de la langue employée.
Caracteres de la redaction administrative
 Les qualités qui se dégagent de la lecture d’un document
administratif sont:
 Le respect de la hiérarchie,
 La dignité et la courtoisie
 Le sens de la responsabilité,
 L’objectivité,
 La prudence,
 La cohérence et la précision,
  L’homogénéité du style administratif.

Le respect de la hierarchie

 L’Administration dispose d’une hiérarchie sans laquelle

règneraient le désordre et l’inefficacité de l’action publique.
Aussi, les attributions administratives doivent-elles être
hiérarchisées pour un fonctionnement harmonieux des services.
 on dispose d’une autorité hiérarchique qui part du Ministre, en
passant par le Secrétaire Général du Ministère, les Inspecteurs
Généraux , les Conseillers Techniques, les Inspecteurs de
Services, les Directeurs, les sous-Directeurs, les Chefs de
services, les Chefs de Bureau, enfin les agents.
 La subordination hiérarchique s’exerce quant à elle en sens
inverse de l’ordre précédent.
 Le respect de la hiérarchie doit se traduire dans les documents
administratifs circulant soit dans le sens de l’autorité
hiérarchique, soit dans celui de la subordination hiérarchique.
De supérieur à subordonné

 Les exemples de styles utilisés sont les suivants:

 J’ai l’honneur de vous faire connaître…
 Je vous envoie ci-joint pour étude… J’attache du prix
à la réalisation rapide….
 Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à
l’avenir…
 Je tiens à vous faire observer que..;
 Je vous prie de bien vouloir me faire tenir
 J’attache de l’intérêt aux résultats de …
De subordonné à supérieur
 Je vous saurais gré de bien vouloir…
 J’ai l’honneur de vous rendre compte…
 Je vous suis très obligé de la bienveillante attention que voudrez
bien porter à ma requête…

De la dignite

 La dignité de l’Administration se manifeste sa courtoisie , et par

la considération portée à son interlocuteur.
 La considération qu’elle manifeste à son interlocuteur
conduit l’Administration à éviter dans ses écrits:
 Des expressions relevant du langage familier;
 Des tournures grammaticales incorrectes;
 Des gros mots.

De la courtoisie

Corollaire de l’objectivité, la courtoise s’applique

entre les services où elle se manifeste par des nuances
hiérarchiques.
L’écrit administratif se gardera:
 Des expressions désobligeantes,
 Des appréciations trop sévères et blessantes pour l’amour-
propre de celui qui en est l’objet.
  Des refus brutaux
 Des ordres trop secs ou trop impératifs sans nécessité
absolue,
 Votre requête est ridicule
 J’émets des réserves sur ;
 Je rejette catégoriquement….
 Votre requête me paraît peu
fondée;
 Il ne me sera pas possible
d’appliquer…
 Il ne m’est pas possible de donner une suite

à…
 Sens de la responsabilite

 Le médecin qui signe un document administratif engage la

responsabilité de l’Administration. Aussi doit-il endosser la
pleine responsabilité du contenu de ce qui a été écrit, même s’il
n’en est pas le rédacteur.
 La correspondance sera alors écrite à la première personne du
singulier « JE ». Le pronom personnel « on » est à proscrire
parce que imprécis.

Sens de la responsablite

 On m’a dit que…  Il me revient que;

 Docteur « X » m’a signalé  Il m’a été signalé que;
que.  Mon attention a été
 Docteur « Y » m’a parlé appelée sur un dossier que
d’un dossier que vous vous n’auriez pas traité.
n’avez pas traité
De l’objectivite
L’Administration doit être impartiale, sans passion ni
faiblesse, mais objective vis-à-vis des usagers qu’elle est appelée à
servir. Aussi, les écrits doivent –t-elles faire ressortir non l’opinion
ou la personnalité de leurs rédacteurs, mais des dispositions
normatives prises en conformité avec la législation ou la
réglementation en vigueur.
Le rédacteur d’un document administratif évitera des
expressions qui illustrent un caractère arbitraire, personnel,
émotionnel, sentimental traduisant: l’impatience, la tristesse, le
courroux, la joie, la félicité,l’admiration, l’espoir, l’ extase…
 DE L’OBJECTIVITE(fin)
 Dans l’espoir d’une suite  Je vous prie d’agréer;
agréable, je vous prie…  Je vous serais obligé ( je
 Je vous serais vous saurais gré) des
reconnaissant des diligences qu’il
diligences qu’il vous conviendrait de bien
plaira de mettre en œuvre vouloir mettre en œuvre
pour l’aboutissement de ce pour l’aboutissement…
dossier
De la prudence
L’écrit administratif doit être imprégné de prudence car:
 Toute faute , toute erreur , toute négligence ou imprudence
engage la responsabilité de l’Administration.
 Toute décision prise par un agent public
( fonctionnaire,contractuels d’administration, agents) doit
pouvoir être acceptée par celui qui le remplace, dans l’optique
de la continuité du service public
 La prudence requiert que les affirmations ou appréciations
soient nuancées lorsque le rédacteur n’a pas la preuve de ses
déclarations;
 Le recours au conditionnel est alors de mise.
De la cohérence et la précision

 La cohérence de l’écrit administratif est remarquable au lien de

cause à effet qui doit pouvoir exister entre les causes d’un
problème , ses conséquences et la solution retenue.
 Afin d’être compris de tous, le document administratif doit
également être précis quant à ses conclusions et clair quant à
son énoncé . Aussi doit- il posséder des mentions permettant
de l’identifier et de retrouver ses antécédents .
 De la cohérence et la précision
 La date doit être écrite de façon précise: le quantième en chiffre, le mois en
lettres, l’ année en chiffres, sauf dans les procès-verbaux.
 Les sigles ne seront utilisés que si l’appellation complète a été utilisée une
première fois dans le document administratif.
L’homogénéité du style administratif
 L’homogénéité du style administratif est la conséquence de l’observation par
tous les auteurs des caractères de la rédaction administrative.
 Elle permet de faire la différence entre un document administratif et un faux.

De la typologie des documents administratifs

 Il existe plusieurs types d’écrits administratifs qu’on peut regrouper en quatre
catégories:
1. La lettre,
2. Les documents de liaison et d’information à sens unique,
3. Les documents d’injonction et pour rendre compte,
4. Les actes administratifs .

La lettre

Deux sortes de lettres sont généralement rédigées dans l’Administration:

 La lettre à forme personnelle,
 La lettre entre services.
La lettre comporte trois parties:
- Une introduction ,
- le corps de la lettre ;
- Une conclusion.
 Il doit être respecté à l’occasion de la rédaction d’une lettre les principes
suivants:
 L’équilibre entre les parties;
 La loi des intérêts croissants.
 Lettre a forme personnelle
On parle de lettre à forme personnelle lorsqu’elle est utilisée :
 Par un agent public qui s’adresse à son supérieur hiérarchique pour lui exposer
un problème personnel;
 Par un supérieur hiérarchique pour répondre à un problème personnel de son
subordonné.
 Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des personnes privées, nationales
ou étrangères .
Structure de la lettre a forme personnelle

 Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à forme personnelle possède les

mentions suivantes:
 Le lieu et la date,
 La formule d’appel,
 Noms, prénoms, adresse du destinataire,
 L’objet,
 Le corps de la lettre,
 La formule de courtoisie,
 La signature et le nom de l’expéditeur.
 Ecrite pour le compte d’un service administratif, les mentions de la lettre en
forme personnelle sont :
 L’appellation de l’Etat et la devise,
 Le timbre du service,
 Le Numéro d’enregistrement
 Le lieu et la date,
 La formule d’appel,
 La formule de courtoisie,
 L’objet,
 La réclame ou suscription,
 Le corps de la lettre,
 L’Attache (qualité du signataire), signature, nom , corps Les ampliations
(éventuellement).
 Lettre entre services
La lettre entre services possède les mentions suivantes:
 L’appellation de l’Etat et la devise,
 Le timbre du service,
 Le Numéro d’enregistrement
 Le lieu et la date,
 La réclame ou suscription
 L’objet,
 Les références s’il y a lieu,
 Les pièces jointes s’il y a lieu,
 Le corps de la lettre,
 L’Attache (qualité du signataire), signature, nom et corps .
 Les ampliations;
DIFFERENTES LETTRES

 Lettre de transmission à une personne extérieure à l’Administration;

 Lettre d’accusé de réception;
 Lettre circulaire ;
 Lettre de présentation: elle sert à commenter ou à présenter un dossier
volumineux ou complexe au supérieur hiérarchique;
 Lettre de rappel.
 Documents de liaison et d’information
Les documents de liaison sont:
 Le bordereau d’envoi utilisé pour la transmission des documents
au sein de l’Administration. Lorsque la transmission s’opère à
l’intérieur d’un département administratif, le bordereau prend le
nom de SOIT- TRANSMIS, et sert à acheminer les documents à
la subordination hiérarchique.
 Le message- Fax et le message- porté doivent être écrits en style
télégraphique avec indication du degré de priorité: Normal,
Urgent, extrême urgent, Priorité, Priorité absolue,Priorité sans
délai.
 Le courriel électronique.
 Les documents d‘information à sens unique sont:
 La note ( note d’information,note d’instruction, note de service);
 La convocation;
 L’avis, le communiqué (le communiqué peut être publié dans la
presse, affiché, lu à la radio, à la télévision alors que l’avis n’est
destiné qu’à l’affichage pour un public restreint);
 L’attestation , le certificat.
 Documents d’injonction et pour rendre compte :

Cinq types de documents sont généralement utilisés dans

l’Administration pour intimer l’ordre à un subordonné:
 L’ordre (ordre de mission, ordre de service)
 La directive;
 La note de service;
 L’instruction
 La circulaire.

Quatre types de documents permettent de rendre compte d’un

événement ou d’une activité:
 Le compte-rendu;
 Le rapport;
 Le procès-verbal (sert à relater solennellement ce qu’on a vu, fait ou
entendu dans l’exercice de sa fonction)
 Le mémoire( étude profonde sur une question importante; il présente un
caractère plus intellectuel, plus scientifique et moins empirique que le
rapport d’étude dont le style est cursif);

Des actes administratifs

Plus simplement, un acte administratif est la trace écrite de la

manifestation de la volonté de l’Administration publique, laquelle crée ou
modifie une situation juridique;

Il en existe de deux types, les actes administratifs unilatéraux et bilatéraux.

 Des actes administratifs unilateraux
 Ces actes se subdivisent en actes réglementaires et en actes législatifs.
 La hiérarchie des normes impose la conformité de la norme inférieure à la
norme supérieure.
 Le respect de cette hiérarchie conduit à la règle du parallélisme des formes
et à la théorie de l’acte contraire selon laquelle un acte ne peut être défait
que par un acte de même niveau.
Des actes reglementaires
 Les actes réglementaires sont:
 La décision,
 L’arrêté (individuel ou réglementaire);
 Le Décret
Des actes legislatifs
L’on peut citer: l’ordonnance et la loi.
On distingue plusieurs sortes de loi:
 la loi constitutionnelle qui crée ou modifie la constitution,
 La loi organique, qui organise le fonctionnement des institutions sur les
bases posées par la constitution,
 La loi ordinaire qui est prise pour organiser les domaines de la vie nationale.
 L’ordonnance est un acte législatif pris par un chef d’Etat:
 Lorsque la constitution le prévoit.
 Lorsque la constitution est suspendue et le Parlement dissous.

DES ACTES ADMINISTRATIFS BILATERAUX

 Il s’agit des contrats entre l’Administration et les personnes relevant du

secteur privé.
 On peut citer:
 Les contrats conclus avec les « contractuels d’administrations »,
 Le Bon de commande administratif;
 La lettre-commande;
 Le marché.

JE VOUS REMERCIE DE VOTRE BIEN AIMABLE

ATTENTION.
Fin