Quelques secrets pour améliorer vos réunions :

Toute réunion passe par trois étapes : avant la réunion, pendant la réunion, après la réunion.
Evidemment, chaque phase est particulière. Elle répond à besoin différent et nécessité par là même
un traitement différent.

Avant la réunion :

A ce stade la question première et préalable est : cette réunion est-elle vraiment

nécessaire ? Les exercices 1 et 2 sont d’une bonne aide pour en décider. Si la réunion doit
avoir lieu, les exercices 3 et 4 contribueront à son succès.

Secret 1 : Pensez aux réunions comme à un investissement.

Secret 2 : Pensez objectif et non réunions.
Secret 3 : Préparez vos réunions
Secret 4 : Utilisez l’endroit pour donner l’ambiance de la réunion (aménagement, ameublement,
éclairage, température, agréments…)

Pendant la réunion :

Vous avez décidé de tenir votre réunion. La réunion est fixée. Maintenant, comment allez-
vous faire pour que les gens arrivent à l’heure ? En utilisant le secret 5 (l’heure bizarre) vous
pouvez compter sur la ponctualité de vos collaborateurs. Comment allez-vous conduire la
réunion efficacement ? Voir les secrets de 6 à 12. Et comment allez-vous conclure la réunion
de façon à ce que chacun se sente satisfait ? En laissant à chacun le dernier mot, comme vous
l’explique le secret 13.

Secret 5 : Utilisez la stratégie de « l’heure bizarre » pour faire respecter la ponctualité.

Secret 6 : Une prise de note publique et par thème.
Secret 7 : Utilisez des « entonnoirs » pour le brainstorming de groupe.
Secret 8 : Utilisez des « réseaux rapides » pour réfléchir sur des sujets multiples.
Secret 9 : Comment savoir que les leaders ont un comportement efficace.
Secret 10 : Dix déclarations clés de leaders efficaces.

1
Secret N° 1 : Pensez aux réunions comme à un investissement.

Exercice : Payez-vous des amendes pour les réunions de votre entreprise ?

Est-ce que votre entreprise paie des « amendes »- des pénalités financières pour des réunions ratées ? Pour le
savoir, pensez à une réunion à laquelle vous avez récemment assisté –à l’une de celles qui n’ont pas semblé
très productives. Prenez votre calculette et remplissez le formulaire ci-dessous.

1. Longueur de la réunion (en heures) 1____

2. Nombre de participant à la réunion 2____
3. Investissement en heure par personne : multipliez la ligne 1 par la ligne 2 3____
4. Estimation annuelle du salaire pour un participant moyen 4____
5. Salaire horaire moyen : divisez la ligne 4 par 2000 5____
6. Charges : multipliez la ligne 5 par 5/3 6____
7. Coûts occasionnels supplémentaires (ce qu’un participant aurait dû rapporter par son travail) :
multipliez la ligne 6 par 2 7____
8. Coût total par heure et par personne : multipliez la ligne 7 par la ligne 1 8____
9. Coût total par personne et par réunion : multipliez la ligne 8 par la ligne 1 9____
10. Efficacité du personnel : parmi tous ceux qui ont assisté à la réunion, combien étaient absolument
indispensables ? 10___
11. Divisez la ligne 10 par 2 11___
12. Efficacité horaire : combien de temps (en heures) la réunion aurait-elle dû effectivement durer pour
atteindre ses objectifs ? Voyez si la réunion a commencé en retard, s’il y a eu des dérapages, etc.
12___
13. Divisez la ligne 12 par la ligne 1 13___
14. Efficacité totale e la réunion : multipliez la ligne 11 par la ligne 13 14___
15. Total des retombées sur l’investissement e la réunion : multipliez la ligne 9 par la ligne 14 15___
16. Montant de votre amende de réunion : soustrayez la ligne 15 de la ligne 9 16___

La ligne 16 représente l’argent perdu par votre entreprise à chaque réunion classique. Combien perdez-vous
chaque année ? Multipliez la ligne 16 par le nombre de réunions que votre entreprise organise au cours de
l’année.

Le chiffre peut vous surprendre. Comme vous le voyez, les réunions peuvent coûter très cher. Si vous dépensez
plus que vous en voulez en réunions, continuez les exercices à suivre.

2
Secret N°2 : exercice [pensez objectifs, et non réunions]

Exercice : Être ou ne pas être en réunion.

Directives : répondez aux questions suivantes par un O (oui), un N (non) ou un D (cela dépend). Faites le
compte de vos réponses pour savoir si vos réunions interfèrent avec la productivité.

Devez-vous convoqué une réunion de groupe …

1. Si votre groupe n’est pas préparé à la réunion ?

2. Pour rappeler à l’ordre un ou plusieurs membres du groupe ?
3. Pour faire l’éloge d’un ou plusieurs membres du groupe ?
4. Si vous n’avez pas besoin des apports du groupes ?
5. Pour transmettre des informations routinières ?
6. Pour annoncer quelque chose de très important ?
7. Sur l’inspiration du moment (sans urgence) ?
8. Si vous savez qu’il y a un problème mais dont vous ignorez tout ?
9. Pour cogiter sur de nouvelles idées ?
10. Si le sujet concerne seulement quelques membres du groupe ?
11. Si les participants clés ne sont pas disponibles ?
12. Uniquement parce que vous avez toujours des réunions ?
13. Pour faire accepter une idée ?
14. Pour tisser des liens entre tous les membres du groupe ?
15. pour avoir l’air de faire quelque chose ?

Score :
14-15 : Vous êtes un gourou de la productivité.
12-13 : Vous êtes un manger doté d’un très fort potentiel.
10-11 : Oui…enfin…
9 ou moins : Je suis content de vous avoir programmé ce cours.

1 : Non/ 2 : Non/ 3 : Cela dépend. Faire l’éloge d’un membre de l’équipe en public peut être un merveilleux
prétexte à une réunion, mais pas si être doit embrasser le bénéficiaire ou irriter les autres membres du
groupe. 4 : Non/ 5 : non, c’est l’une des raisons les plus courantes pour des réunions inutiles. Envisagez une
note. 6 : non. Les nouvelles importantes surtout si elles sont mauvaises, cela doivent être annoncées en tête-à-
tête. 7 : Non. 8 : sans doute pas. 9 : Oui. C’est l’une des meilleures raisons pour une réunion. 10 : Non.
Convoquez plutôt une réunion en petit comité. 11 : Non. Reportez la réunion. 12 : Non. 13 : Oui. 14 : Oui, si le
groupe est nouveau ou si vous voulez bâtir une équipe dans une but précis. 15 : non, bien sûr que non. Mais
malheureusement, c’est le cas dans certaines entreprises.

3
Secret N°3 : Préparez vos réunions.
Une préparation médiocre engendre une réunion médiocre.
L’inefficacité d’une réunion provient souvent d’un manque de préparation ou de négligence.
Ne pas accorder le temps et l’effort de communiquer les informations et les objectifs d’une
réunion est le meilleur moyen de ne pas la réussir ce qui engendre de l’inefficacité, de la
perte de productivité et même de la compétitivité. Par voie de transition, l’ensemble de ces
raisons pourraient conduire à une perte de confiance, ce qui représente un danger réel pour
l’avenir d’une entreprise sur les plans professionnel et relationnel.
Si les participants ne connaissent pas la raison ou l’objet de la réunion, ils viendront sans les
informations qui auraient été utile. S’ils ne connaissent pas les enjeux, ils n’auront pas les
bonnes idées. S’in ne connaissent pas l’ordre du jour de la réunion, ils ne pourront pas s’y
tenir et la réunion dérapera.
En tant qu’animateur, sauf pour des raisons spécifiques, vous êtes tenu de transmettre les
informations suivantes avant la tenue de toute réunion :
 Le but de la réunion.
 L’ordre du jour.
 Les résultats attendus de la réunion.
 Le type d’informations que vous attendez d’eux.
 Ce qu’ils peuvent faire afin de préparer.
 L’heure à laquelle la réunion commencera et celle à laquelle elle finira.

Si vous êtes participant, posez des questions !

Tout participant à une réunion doit avoir à l’esprit le souci de sa réussite. Si le sujet d’une
réunion vous emble flou, n’hésitez pas à poser des questions pour découvrir quelle sera
votre contribution pour en améliorer le dérouler et en assurer la réussite. Il n’est inutile de
vous rappeler que le temps d’une réunion est aussi le vôtre. Préparez vos réunions,
connaissez-en les enjeux et les objectifs avant de vous y rendre.

4
Exercice : Annonce et ordre du jour de la réunion.

Réunion convoquée par___________________________________Tél.________________________________

Objet(s)___________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
Date____________________Lieu______________________________________________________________

Temps prévu Temps réel

Début Début
Fin Fin

Animateur_________________________________________
Chronométreur_____________________________________
Rapporteur(s)______________________________________
__________________________________________________

Participants attendus :

Noms A préparer/ à faire

Ordre du jour :

Personne(s) responsable(s) Sujet/Activité Durée/Heure

5
Secret N°4 : Utilisez l’endroit pour donner l’ambiance à la réunion.

Pièces et aménagement :
Ameublement :
Eclairage :
Température :
Agréments :
Détails logistiques :

Arrangement de la pièce :
L’aménagement d’une pièce contribue de la réussite réunion et de la qualité des propos qui
vont y être échangés. En général, les adultes réagissent à des salles de réunion agréables,
propres et attrayantes. Venez tôt à la salle et imprégnez-vous de points repère ; assurez-
vous qu’elle bien rangée, cela donne à la réunion un sens subliminal de la circonstance.
Aussi, quelques plantes et tableaux favorisent le confort et la créativité.

Si vote votre réunion a pour finalité de stimuler des échanges en face-à-face, utilisez une
disposition des sièges en cercle ou en U (voir infra).
Utilisez un arrangement en arête de poisson (en épi) ou en salle de classe si vous voulez un
groupe plus restreint, plus calme. De longues tables peuvent créer le sentiment de « nous
contre eux ». Pour l’atténuer, installer l’animateur de la réunion sur l’un des côtés longs de la
table et reculez les sièges pour un meilleur contact visuel de part et autre.

Ameublement :
Pour stimuler les timides, pensez à installer les sièges les uns à côtés des autres. La réunion
peut même avoir lieu dans une salle plus petite que prévu pour créer une atmosphère
favorable au contact et à l’interaction. Pour un groupe où de la tension persiste, prévoyez
des sièges confortables, très espacés. Si votre souci est le gain de temps et l’efficacité, ne
prévoyez pas de siège du tout. Les réunions debout marchent bien pour des brainstormings
de groupe rapides (mais elles ne sont pas pratiques si vous avez beaucoup de choses à voir).

Eclairage :
Pour provoquer la pensée créative, ouvrez les rideaux et laissez entrer le paysage et la
lumière du soleil. Pour obtenir du calme et de la tenue, utilisez un éclairage doux.

Température :
C’est un élément de confort mais ce n’est pas un luxe. Une salle dont la température
dépasse les 22°C et peu favorable à l’action. Quand elle dépasse les 24° C, il y a de fortes
chances que le groupe fasse la sieste. L’idéal serait donc de la maintenir entre 19 et 21°C
tout en vous concertant avec vos convives.

6
Agrément : prévoyez boissons et amuse-gueules à grignoter pour encourager le côté
informel et les bavardages.

Détails logistiques :

En Salle de conférences :

7
En salle de classe :

Ou encore

En cercle :

8
En U :

En arête :

9
Secret N°5 : l’heure bizarre :

10
Secret N°6 : Le leader efficace :

Ce que doivent faire les leaders :

 Poser des questions très tôt.

 Apporter des contribution fréquentes mais brèves à la discussion.

11
 Donner des avis informés et objectifs.

 Manifester une communication non verbale et dynamique.

12
Secret N°7 : Ce que disent les leaders dans une discussion : 10 déclarations :

1. « Essayons de … » Ce peut être une suggestion pour que le groupe tente une
nouvelle approche, qu’il s’agisse d’un problème ou de la discussion d’un problème.
2. « Qu’en pensez-vous ? » Ou la demande d’une contribution franche, peut-être
dirigée vers plusieurs participants.
3. « Ainsi, vous dites que … » Une tentative pour clarifier ce qui d’être dit et peut-être
pour le relier à un commentaire précédent.
4. « bonne idée ! » Les leaders naturels complimentent les autres membres du groupe
pour leurs idées et manquent rarement l’occasion de saluer les bonnes initiatives.
5. « Ne nous sommes pas en train de sortir du sujet ? » Toujours vigilant pour éviter
les digressions inutiles, le leader demande au groupe de l’aider plutôt que de formuler des
exigences.
6. « Soyez gentil » (ou « Soyez équitable » ou encore « Calmez-vous »). Une tentative
pour encourager la diplomatie ou pour protéger un membre du groupe d’une attaque
brutale d’un autre membre.
7. « Vous d’abord, et vous ensuite » Les leaders naturels aident à maintenir l’ordre
dans des discussions enthousiastes en s’assurant que tout le monde pourra se faire
entendre.
8. « Alors, qu’avons-nous décidé ? » Pendant la réunion et à la fin de la réunion,
résumer périodiquement ce qui vient d’être dit est essentiel pour établir une
communication claire et productive.
9. « Alors, qui va faire quoi et quand ? » Si aucune action spécifique n’est entreprise à
l’issue d’une réunion, à quoi celle-ci aura-t-elle servi ?*
10. « … » Le silence est l’une des responsabilités les plus importantes d’un bon leader de
réunion. Pour être efficace, contrôlez votre propre temps de parole et permettez à tous les
participants de s’exprimer également. Surtout si vous supervisez d’autres personnes, faites
attention à ne pas dominer la discussion.

13
Secret N°8 : Retrouver le cap ? il vous faut un signal !

La réunion s’éternise ! Les personnages Voici donc comment aborder rapidement

jouent Leurs rôles habituels : Monsieur mais en douceur le problème des
Traine part dans de longs discours sur des conversations qui dérapent : lorsque la
questions pourtant simples ; Monsieur réunion commence, proposez un signal
Moi ne tient aucun compte de l’ordre du que les membres du groupe pourront
jour et ne parle que de ce qui l’intéresse ; utiliser pour arrêter les commentaires
Monsieur Marchera pas interrompt sans verbeux ou hors sujet.
cesse pour critiquer toute nouvelle idée. Essayez un signal d’arbitre comme un
Ces orateurs indisciplinés sont peut-être carton jaune ; des balles en mousse à
animés de bonnes intentions, mais leurs lancer ou des mouchoirs blancs à agiter
interventions ont des conséquences seront efficaces pour admonester un
négatives : les heures passent et la orateur égaré.
réunion s’égare. Par ailleurs, la réussite de ces techniques
suppose que les membres du groupe et le
leader adoptent un ton démocratique et
soient également volontaires pour
recevoir comme pour infliger ces rappels à
l’ordre. Si le groupe est capable d’adapter
un tel signal, vous aiderez tout le monde à
rester sur les rails et votre réunion sera
efficace.

14
Secret N°9 : Les chronophages ou le « vol » de temps d’une réunion :

Le vol de réunion est un phénomène qui fait perdre du temps et de la productivité. il

provient de comportements qui ne convergent pas toujours vers l’objectif de la réunion. A
titre d’exemple : trop parler ou critiquer trop vite, ou faire des apartés, faire trop de
plaisanteries ou raconter trop d’histoires sans rapport ou encore arriver en retard ou sans
préparation.

Malgré ces dysfonctionnements, le coupables méritent d’être avec gentillesse et diplomatie,

car, pour une excellente raison, la plupart des « voleurs de réunions » sont des personnes
bine intentionnées et souvent inconscientes de leur comportement préjudiciable. (cette
présomption d’innocence n’est pas toujours exacte, mais il appréciable de la prendre comme
point de départ jusqu’à preuve du contraire).

Comment remettre sur le droit chemin les fauteurs ?

Une technique orale :
Affronter le problème directement.
Remercier la personne pour ses bonnes intentions.
Suggérer un nouveau comportement.
Essayer encore.

15
Expérimentation de la technique

TYPE DE VOL AFFRONTER REMERCIER SUGGÉRER ESSAYER ENCORE

Retard
chronique aux
réunions

Ne prend pas
part aux
discussions

Donne trop de
détails

A des apartés

Critique les
idées des autres
trop tôt ou trop
sévèrement

Monopolise la
parole

16
Secret N°10 : Evaluation : « ce que l’on en surveille pas se détériore très vite » Dwight D.
Eisenhower.

Les réunions sont une partie importante de la plupart des activités des entreprises et donc
une responsabilité significative pour beaucoup de professionnels. Cependant, force est de
constater que peu d’entreprises procèdent à une évaluation de leurs réunions, même si ces
entreprises peuvent se montrer méticuleuses dans l’évaluation des autres résultats.

Modèle de fiche d’évaluation :

Evaluation de réunion
A L’ATTENTION DE /
DE LA PART DE :
DATE :
SUJET : Évaluation de réunion
Date :
Titre/Objet de la réunion :
1. Ce qui bien marché dans cette réunion :
2. Suggestions pour la prochaine réunion :

Excellent Bon Moyen Médiocre

1. 1. Horaire 4 3 2 1
2. Clarté des objectifs de la réunion 4 3 2 1
3. Clarté de l’ordre du jour 4 3 2 1
4. Salle de réunion 4 3 2 1
5. Rapidité de démarrage de la réunion 4 3 2 1
6. Rapidité de la clôture de la réunion 4 3 2 1
7. Couverture de l’ordre du jour 4 3 2 1
8. Maintien de la réunion sur son sujet 4 3 2 1
9. Clarté des décisions de la réunion 4 3 2 1
10. Clarté des plans d’action 4 3 2 1
11. Accomplissement des objectifs fixés 4 3 2 1
12. Présentation de l’animateur 4 3 2 1
13. Autres présentations 4 3 2 1
14. Qualité des la préparation des participants 4 3 2 1
15. Qualité de la participation 4 3 2 1
16. Efficacité générale de la réunion 4 3 2 1
17. ________________________________________
18. ________________________________________

17
Secret N 11 : Rédigez-vous avec efficacité ?

Pour découvrir si vous rédigez avec efficacité, répondez aux questions suivantes et qui
concernent les méthodes que vous employez lorsque vous rédigez des notes, des lettres ou
des rapports professionnels.

A : toujours ; B : souvent ; C : quelquefois ; D : rarement ; E : jamais.

1. Avant de commencer à écrire quoi que ce soit, je me demande pourquoi je veux écrire ce
document.
2. Avant d’écrire, je me pose plusieurs questions sur les lecteurs du document.
3. J’essaie de rédiger parfaitement mes documents dès le premier jet.
4. En écrivant, si j’orthographie mal un mot ou si ma phrase est banale, je m’arrête et je corrige
immédiatement.
5. Avant d’écrire, je réfléchis et je note rapidement mes idées, quelquefois de façon
désordonnée.
6. En faisant le plan de mon document, je fais un effort particulier pour rassembler au même
endroit toutes mes demandes d’action de part du lecteur.
7. Pour mes lecteurs, je résume mes idées dans une section prévue à cet effet et clairement
indiquée.
8. Je mets autant de titres que possible dans le minimum de pages.
9. En rédigeant, j’utilise des pronoms personnels (je, moi, nous, vous)
10. Je mets autant d’informations que possible dans le minimum de pages.
11. Pour écrire, je m’inspire de la mise en page des modèles déjà rédigés.
12. Quand je relis mes documents, j’essaie de ne les regarder qu’une seule fois.

Eléments de réponse :

1-Toujours. Si vous ne savez pas exactement quels sont vos objectifs, vous ne pouvez pas les atteindre.
2-Toujours. S’adapter aux besoins et aux attentes des lecteurs est l’un des talents d’écriture les plus importants.
3-Jamais. Commencez par transcrire le cours de vos réflexions. Le polissage viendra plus tard.
4-Jamais ou rarement. Identifiez simplement les problèmes et continuez à écrire.
5-Toujours (réponse 3 & 4).
6-Toujours ou souvent. Dans la plupart des notes, les suggestions d’action sont ce que les lecteurs recherchent vraiment.
Pour aider vos lecteurs à repérer les actions que vous demandez, groupez-les sous un intitulé.
7-Toujours ou souvent. Supposez que vos lecteurs ne disposent que de 10 secondes pour lire votre note : recevront-ils
votre message ?
8-Toujours ou souvent. Même sur des documents d’une seule page, les titres facilitent la lecture.
9-Toujours ou souvent. Les pronoms personnels précisent qui doit faire quoi.
10-Jamais ou rarement. Mieux vaut donner à un lecteur deux pages faciles à lire, plutôt qu’un seule, difficile à déchiffrer.
11-Toujours ou souvent. Pourquoi pas ? En affaires, il est essentiel d’utiliser et d’améliorer les bonnes idées des autres, à
condition de rendre à César ce qui appartient à César.
12-Jamais ou rarement. Relisez deux ou trois fois rapidement, en vérifiant d’abord le modèle et la présentation, puis la
précision et enfin, les détails.

18
Réponse Nbre de réponses Multiplicateur Sous-total
A ________ x5 _______
B ________ x4 _______
C ________ x3 _______
D ________ x2 _______
E ________ x1 _______

TOTAL : _______

Score Evaluation
53 à 60 Gourou de la productivité. Vous avez des habitudes d’écritures très efficaces.
45 à 52 Très au point. Vous aimez écrire n’est-ce pas ?
36 à 44 Rédacteur moyen. Vous écrivez bien, mais certaines de vos habitudes vous freinent ou diminuent la
qualité de votre travail.
27 à 35 Sur la bonne voie. Pensez seulement combien vous aimerez encore plus écrire après avoir essayé
certaines techniques.
12 à 36 Future star. Rappelez-vous, les problèmes sont des opportunités !
0 à 11 Impossible. Vous avez dû faire une erreur dans vos calculs. Recommencez.

Faire un rapport ou compte-rendu de réunion :

Le compte-rendu est un document professionnel qui rapporte objectivement des faits

avérés, des activités, des propos échangés lors d'une réunion, lors d'une conférence. Nous
nous intéresserons ici au compte-rendu de réunion.

1. Fonction du compte-rendu : Le compte-rendu laisse une trace écrite pour les participants
absents à la réunion. Il est également considéré comme document juridiquement valable en
cas de litige. Il est établi par une ou des personnes qualifiées et habilitées.

2. Caractéristiques de rédaction : Les pronoms personnels "je" et "nous" sont à bannir. La

voix passive est employée. Le rédacteur ne s'exprime jamais en son nom. Il doit retranscrire
avec neutralité, objectivité et fidélité les propos pris en note lors de la réunion.

3. Caractéristiques de présentation : Certains éléments doivent figurer sur le compte-rendu

de réunion :
L'en-tête complet de l'entreprise ou de l’institution, la date de rédaction du compte-rendu,
le titre, l'ordre du jour, le nom et la fonction des personnes présentes et celles absentes, la
signature du rédacteur du compte-rendu, son nom et sa fonction. Si les personnes présentes
dans une réunion doivent obligatoirement signer le compte-rendu, ce dernier la forme d’un
Procès-verbal.

4. Contenu :
- Une phrase d'introduction qui indique l'heure de la réunion et annonce l'ordre du jour (les
différents thèmes abordés lors de la réunion).

- Le développement qui expose les faits, restitue les débats dans un ordre chronologique.
Les échanges entre les intervenants sont reformulés, synthétisés.

19
- La conclusion où sont notées les décisions éventuellement prises ou les votes. L'heure de
fin de la réunion est précisée. S'il y a lieu, la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion
sont indiqués.

Exercice
Référez-vous à la méthodologie du rapport et reconstituez le compte-rendu de réunion
suivant en remettant dans l’ordre ses différentes composantes.
Complétez-le : il en manque la première page, à quoi devrait-elle ressembler, quels sont les
éléments qui devraient y figurer?
Et la dernière?

1 2 3 4 5 6 7 8

A.
M. H.H. Vogel présente le projet de lignes directrices (CDL-DEM (2003) 4) et souligne qu’il est
difficile de faire des propositions dans le domaine des partis politiques, dès lors que les
pratiques nationales dans ce domaine sont trop différentes. Le projet de lignes directrices
est basé en partie sur l’avis donné par la Commission de Venise sur la législation relative aux
partis politiques en Arménie, en Moldova, en Géorgie et en Ukraine. M. H.H. Vogel souligne
que ce texte est un premier projet et qu’il attend une assistance ou au moins des
commentaires des autres membres pour finaliser le texte.

B.
Rapport sur l’établissement, l’organisation et les activités des partis politiques.

C.
M. H.H. Vogel informe les participants que le projet qui leur est présenté a été modifié suite
à la réunion de la sous-commission d’octobre 2003 sur la base des commentaires et des
suggestions des membres de la Commission. Ce texte est un résumé des réponses et ne vise
pas à donner des recommandations aux Etats membres. Il pourrait être adopté lors de la
session plénière de la Commission.

D.
M. J.C. Scholsem suggère de créer un groupe de travail qui pourrait développer le projet de
M.H.H. Vogel.

E.
M. J.C. Scholsem ouvre la réunion et demande à M. H.H. Vogel de présenter le projet de
rapport sur l’établissement, l’organisation et les activités des partis politiques (CDL-DEM
(2003) 3 rev).

F.
La sous-commission des institutions démocratiques décide :
a) de recommander l’adoption, durant la session plénière de la Commission, du rapport sur
l’établissement, l’organisation et les activités des partis politiques ;

20
b) de créer un groupe de travail composé de Mme Err et de MM. J. Klucka, K. Tuori et
H.H.Vogel, qui préparera une version révisée des lignes directrices sur l’établissement,
l’organisation et les activités des partis politiques sur la base du document CDL-DEM (2003)
4, et qui invitera les autres membres à envoyer leurs commentaires et propositions au
Secrétariat d’ici au 1er février 2004.
CDL-

G.
1) Le projet de lignes directrices devrait comprendre une liste complète de pratiques à
éviter, sur la base des exemples cités dans l’avis de la Commission de Venise ;
2) Le rôle important de la liberté de s’associer dans des partis politiques en vue de participer
aux élections devrait être examiné de manière plus détaillée ; et
3) Le problème de la participation des non-citoyens aux partis politiques devrait être
examiné avec un grand soin, spécialement dans le cas des Etats où ils représentent la
majorité de la population (par exemple, dans le cas d’Andorre).

H.
Durant la discussion qui suit la présentation du document par M. H.H. Vogel, les membres de
la sous-commission proposent de développer ou de réexaminer un certain nombre de
questions durant le travail futur sur le projet :

21
Laissez un dernier mot à chaque participant :

Une bonne méthode de conclure une réunion avec un sentiment de satisfaction et du travail
bien fait consiste à demander à chaque participant un dernier mot – un bref commentaire final,
une observation ou un engagement.

Comment les derniers mots profitent au groupe ?

Cette technique de discussion présente plusieurs avantages et laisser un dernier mot aux
participants consiste à :

 Assurer une participation totale. Même si quelqu’un est resté muet pendant presque
toute la réunion, un dernier mot vous assure que tout le monde aura parlé au moins
une fois.
 Réduire le potentiel de ressentiment ou de problèmes non évoqués. Tout le monde est
encouragé à apporter un commentaire et points de vue minoritaires sont écoutés
attentivement.
 Réduire l’éventualité de « le groupe pense que… ». Si le groupe est parvenu à une
décision médiocre ou s’il pense qu’il est arrivé à un consensus alors que c’est faux, le
dernier mot donne une dernière chance à chacun de mettre le doigt sur ces échecs.
 Favoriser l’engagement dans les décisions du groupe. Les commentaires de fin ont
tendance à être optimistes. Ils contribuent à souder et à motiver l’équipe.
 Résumer la réunion. Surtout dans les réunions de formation, des participants qui
donnent un dernier mot ont tendance à résumer les points de la discussion.

Quelques suggestions pour employer le dernier mot

 L’annonceur. Dites aux participants que vous allez solliciter leur avis.
 Demander à tout le monde d’apporter sa contribution. Le dernier mot est plus efficace
si tout le monde prend la parole, et pas seulement ceux qui ont dominé toute la
discussion.
 Encourager la franchise.
 Envisager de demander un dernier mot spécifique. Vous pouvez demander aux
participants quelles décisions ils préfèrent ou quelles actions ils entreprendront à la
suite de la réunion.
 Limiter la longueur des commentaires. 30 secondes maximum par personne pourrait
être parfait (selon le contexte).
 Ecouter soigneusement. Insister pour que tous les commentaires soient écoutés
attentivement. Remerciez chacun pour sa contribution et son commentaire.
 Employer aussi le dernier mot pendant les réunions. Cette technique vous permet de
conclure une question à l’ordre du jour avant de passer à la suivante.

22
Réunions informelles : stratégies rapides.

Une grande partie des réunions sont informelles ou dites « ad hoc ». elle sont convoquées
rapidement et tenues sans ordre du jour écrit. Bien qu’il soit impossible de planifier de telles
réunions en détail, beaucoup de choses peuvent être faites pour leur assurer le maximum
d’efficacité :

 Considérez votre objectif avant de convoquer une réunion. Etes-vous sûr que vous
avez besoin d’une réunion ? Est-ce qu’une note de service ou quelques appels
téléphoniques ne seraient pas suffisants et feraient l’affaire ?
 Informez les participants de l’objet de la réunion et dites-leur ce qu’ils doivent faire
auparavant. Si vous êtes participant, demandez-le.
 Précisez les horaires de début et de fin de réunion.
 Limitez l’ordre du jour. Vous progresserez davantage sur un nombre limité de sujets
que s’il y en a beaucoup.
 Commencez toujours à l’heure.
 Annoncez l’ordre du jour dès le début de la réunion. Inscrivez-le sur une feuille de
paperboard.
 Maîtrisez les digressions.
 Exprimez-vous avec concision et invitez les autres à en faire autant.
 Etablissez un climat ouvert, dépourvu de toute critique ou tension autant que possible.
 Restez vigilant sur l’ordre du jour et l’horaire. Rappelez à vos collègues (et à vous-
même) que vous devez rester dans le sujet et dans les temps.
 Accordez des pauses. Essayez les pauses courtes, fréquentes, à des heures précises, au
lieu de pauses vaguement programmées, plus longues et moins fréquentes.
 Résumez périodiquement les acquis de la réunion.
 Clarifiez les décisions clés et les actions à comprendre à la fin de la réunion. Précisez
qui est d’accord pour faire quoi et quand.
 Terminez à l’heure - ou même un peu avant.

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 Formulaire de planification de document :

1.
2.Objectifs généraux du document : Pour informer ____________, pour persuader ____________
pour réfléchir_____________
3.Objectif(s) spécifique(s) :Pour________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
4. Longueur approximative du document :___________________
5. Date prévue d’achèvement :___________________
6. Sources d’informations préalables :___________________________________________________
__________________________________________________________________________
7. Notes sur la forme du document (paragraphes ou liste ? Rapports ou note ? Y compris tableaux et
graphiques ? Modèles déjà réussis ? etc.)_________________________________________________
__________________________________________________________________________
8. Le point principal que le lecteur connaîtra après avoir lu le document est : __________________
_________________________________________________________________________
9. Qui sont les lecteurs (effectifs ou potentiels) du document ? ______________________________
_________________________________________________________________________
11. Parmi tous les lecteurs du documents, la personne la plus essentielle pour les objectifs de ce
document est _____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Mon estimation des lecteurs est : Je vais donc :

11.___________________________________
11. La connaissance des lecteurs du sujet et la
______________________________________
terminologie technique est : haute __________,
______________________________________
basse _________, quelconque ___________,
inconnue______________
12.____________________________________
12. La bonne volonté des lecteurs d’accepter les
_______________________________________
idées que je présente est : haute ___________,
_______________________________________
basse _________, mitigée _____________,
inconnue______________
13.____________________________________
13. L’opinion des lecteurs sur moi ou sur mes
_______________________________________
précédents travaux est : haute __________,
_______________________________________
piètre__________, mitigée ___________,
inconnue___________
14.____________________________________
14. Après avoir lu le document, la ou les actions
_______________________________________
que je veux voir entreprendre par mes lectures
_______________________________________
sont :___________________________________
________________________________________
15. Les lecteurs ont les besoins ou soucis 15.____________________________________
particuliers suivants : ______________________ _______________________________________
________________________________________ _______________________________________

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