Direction de la Recherche et de l’Ingénierie de la Formation

Secteur : Gestion & commerce

Tronc commun
Technicien Spécialisé en Gestion des entreprises
Module : La gestion électronique des
données
Manuel de TP
Remerciements

La DRH / Le CDC TERTIAIRE remercie toutes les personnes qui ont participé à
l’élaboration dudit manuel des travaux pratiques.

Document élaboré par :

Nom et prénom EFP DR

Mme Korchi Amal ISTA sidi moumen GC
Mme BOUGRINI Hasna CF HN R.S.K

Document validé par :

Nom et prénom EFP DR

N.B :
Les utilisateurs de ce document sont invités à communiquer à la DRH / CDC
TERTIAIRE toutes les remarques et suggestions afin de les prendre en
considération pour l’enrichissement et l’amélioration de ce programme de
formation.
DRH
 Préambule

« Une main sans la tête qui la dirige est un instrument aveugle ; la tête sans la
main qui réalise reste impuissante »
Claude Bernard

Les Travaux Pratiques sont une méthode de formation permettant de mettre en

application des connaissances théoriques, la plupart du temps en réalisant des
exercices, études de cas, simulations, jeux de rôles, révélations interactives…
L’objectif de ce manuel est une initiation à l’acquisition des techniques de base
permettant de mettre en évidence les transferts et les techniques mises en œuvre au
niveau de la séance de cours et d’adapter les supports pédagogiques en fonctions des
techniques étudiées.

Chaque séance de cours est divisée en deux parties :

- une partie théorique dont nous rappelons les principaux points à traiter,
- une partie pratique qui comprend au moins deux TP à réaliser par les
stagiaires à titre individuel ou en sous-groupes.

Les sujets abordés ici sont totalement interdépendants et présentent une complexité
croissante. Il est donc très conseillé d’assurer une présence continue. Toute absence
portera préjudice à la compréhension des séances ultérieures.
 OFPPT
DRH- CDC TERTIAIRE

Fiche Module

Filière Technicien Spécialisé en Gestion

Module n 105 Gestion Electronique des Données Masse horaire : 40 H

Objectif du Savoir organiser son travail administratif en exploitant efficacement les

Module techniques d’organisation.

Séquences Masse Horaire

N° Intitulé
Séquence
1 Gestion des documents en papier
Les ordres de classement
Etude de la norme z 44-001
1. Classement alphabétique
2. Le classement numérique
3. Le classement idéologique
4. Le classement géographique 20 H
5. Le classement chronologique
6. Le classement alphanumérique
7. Le classement décimal

2 Gestion électronique de données 15 H

Iii. Définition :
Iv. La chaîne du document numérique
1- qu’est-ce qu’un document numérique ?
2- qu’est-ce que le cycle de vie du document numérique ?
3- l’acquisition des documents
E- le workflow
V. Enjeux relatifs à la ged
1-enjeux organisationnels et stratégiques
2-enjeux techniques
A- l’interopérabilité des formats
B- la pérennité des formats et des supports de stockage
C- la sécurité des données
D- les aspects juridiques du document numérique
La valeur légale du document numérique
Vi. La démarche d’installation d’une ged, les composants
matériels et logiciels
1-définition du périmètre, des objectifs et des enjeux

2-les composants matériels et logiciels

3 Etude de cas
05 H
OFPPT
DRH- CDC TERTIAIRE

Fiche séquence

Filière Technicien spécialisé en Gestion Date :

Module GED Masse horaire : 40 H

Séquence N° 1 Gestion des documents en papier Temps prévu : 20 H

Objectif de la Etudier la norme AFNOR et appliquer le principe de

séquence : chaque ordre de classement

Partie théorique
Points à traiter
1 Etude de la norme
2 Ordre alphabétique
3 Ordre numérique
4 Ordre idéologique
5 Ordre Chronologique
6 Ordre alphanumérique
7 Ordre géographique
8 Ordre décimal

Partie pratique
TP Etude de la norme AFNOR / classement alphabétique
Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur d’une rubrique
Durée estimée : 20 mn

Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP1 par groupe
Enoncé :
L’ONE, Casablanca
1 Entreprise de Peinture Astral, Casablanca
Société Laitière de l’Ouest du Maroc
Pharmacie de l’Etoile du Sud
Cuisinière Aga, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca
Magasin du Nord Marocain, Rabat
Hôtel des Alaouites, Rabat
Transport Rapide du Nord-Ouest du Pays
Imprimerie Royale de l’Atlas
Pharmacie Ain Sébaa, Casablanca
Société Pull Over, Casablanca
Grand Hôtel, Fès

Travail à faire :
 1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des
dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?
2- Classez les par ordre alphabétique
Corrigé du TP1
ONE, Casablanca (L’)
ASTRAL, Casablanca (Entreprise de Peinture)
MAROC (Société Laitière de l’Ouest du)
SUD (Pharmacie de l’Etoile du)
AGA, 13 Bd Ibn Nousseir, Casablanca
NORD Marocain, Rabat (Magasin du)
ALAOUITES, Rabat (Hôtel des)
NORD-OUEST du Pays (Transport Rapide du)
ATLAS (Imprimerie Royale de l’)
AIN SEBAA, Casablanca (Pharmacie)
PULL OVER, Casablanca (Société)
GRAND Hôtel, Fès

Objectifs ciblés : appliquer les règles de l’AFNOR pour choisir le mot directeur
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP2 ; individuel
Enoncé :
Société du Verre textile
2 Yves Saint-Laurent
Savons le Chat
A Tout au beurre
Lignes Aériennes Chiliennes
Lire et relire
Compagnie Générale
Société des Trois Résidences
BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur)
Salon de Coiffure d’Estrées
Compagnie Internationale des Wagons-lits
Société Commerciale franco-polonaise

Travail à faire :
1- En fonction de la norme AFNOR, déterminez le mot directeur dans chacune des
dénominations, ci-dessus, et indexez-les ?
2- Classez les rubriques déjà indexées par ordre alphabétique.

Corrigé du TP 2
VERRE textile (Société du)
SAINT-LAURENT (Yves)
CHAT (Savons le)
TOUT au beurre (A)
LIGNES Aériennes Chiliennes
LIRE et relire
COMPAGNIE Générale
TROIS Résidences (Société des)
BMCE (Banque Marocaine du Commerce Extérieur)
ESTREES (Salon de Coiffure d’)
WAGONS-LITS (Compagnie Internationale des)
SOCIETE Commerciale franco-polonaise
TP L’ordre numérique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre numérique
Durée estimée : 25 mn
Déroulement du TP 1 : individuel

1 Enoncé :

Votre directeur vous remet les dossiers, ci-après, pour lui préparer le répertoire de l’ordre
numérique, sachant que le dossier «Au Palais des Bijoux» porte le numéro 710.

16/10/10 Grand Magasin aux Cent Mille Petites Choses

08/09/12 Compagnie Financière Administrative
13/12/10 Régie des Tabacs
26/02/11 Grand Hôtel des Voyageurs
14/11/10 Papeterie du Nord de la Ville
29/10/10 Lycée Mohamed V
16/10/12 Compagnie Générale d’applications
31/12/11 Saint-Germain, Tout pour la mode
23/07/10 Au Palais des Bijoux
28/08/12 La Gaminerie, Bd Mohamed V, Casablanca
12/11/11 Magasin «Les Arts et les Techniques»
04/08/11 Café-restaurant «A l’agneau Blanc»
Corrigé du TP 2
Le répertoire numérique ;

AGNEAU Blanc» (Café-Restaurant «A l’) 716

APPLICATIONS Electriques (Compagnie Générale d’) 721
ART et les Techniques» (Magasin «Les) 717
CENT Mille Petites Choses (Grand Magasin Aux) 711
COMPAGNIE Financière Administrative 720
GAMINERIE, Bd Mohamed V, Casablanca (La) 719
HOTEL Des Voyageurs (Grand) 715
MOHAMED V (Lycée) 712
NORD de la Ville (Papeterie du) 713
PALAIS des Bijoux (Au) 710
REGIE des Tabacs 714
SAINT-GERMAIN, Tout pour la mode (A) 718
 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre numérique
Durée estimée : 25 mn
Déroulement du TP 2 : individuel
2
Enoncé :

Vous êtes employé au service de classement d’une importante agence de publicité. Le 10

décembre dernier, la guichetière du service « offre d’emploi » vous remet sa feuille de la journée
sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insérer une annonce d’offre
d’emploi ce jour là.

➢ Compagnie de Produits Céramiques

➢ Antiquité Originale
➢ Compagnie des Transports Réunis
➢ Société Régionale d’Alimentation
➢ Garage Balzac
➢ Entreprise Générale de Chauffage
➢ Etablissement Louis Guillaud et Cie
➢ Comptoir Thermique Européen
➢ Pâtisserie «Au Soleil d’Or»
➢ Hôtel des Deux Dauphins

Travail à faire :
Présenter dans l’ordre numérique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier
déjà classé portait le numéro 525 ;
Corrigé du TP 3

Liste numérique :

Compagnie de Produits Céramiques 526

Antiquité Originale 527
Compagnie des Transports Réunis 528
Société Régionale d’Alimentation 529
Garage Balzac 530
Entreprise Générale de Chauffage 531
Etablissement Louis Guillaud et Cie 532
Comptoir Thermique Européen 533
Pâtisserie «Au Soleil d’Or» 534
Hôtel des Deux Dauphins 535
 Répertoire alphabétique :

ALIMENTATION (Société Régionale de l’) 529

ANTIQUITE Originale 527
BALZAC (Garage) 530
COMPTOIR Technique Européen 533
DEUX dauphins (Hôtel des) 535
ENTREPRISE Générale de Chauffage 531
GUILLAUD et Cie (Etablissement Louis) 532
PALAIS d’Or» (Pâtisserie «Au) 534
PRODUITS Céramiques (Compagnie de) 526

TP L’ordre idéologique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre idéologique
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP 1 : individuel

1 Enoncé :

Indexer et classer dans l’ordre idéologique les rubriques suivantes :

Librairie Al Maarif
Éditions Maghrébines
Librairie-papeterie «aux belles images»
Grands Magasins Marocains
Libre-service de l’Océan
Librairie Internationale
Éditions «Rencontre »
Grands Magasins de Chaouia
Librairie de Best-sellers

Corrigé du TP 1 :

Librairie

AL MAARRIF (Librairie)
BELLES images » (Librairie-papeterie « Aux)
BEST-SELLERS (Librairie de)
LIBRAIRIE Internationale

Editions

EDITIONS Maghribines
RENCONTRE » (Editions «)

Grands magasins

CHAOUIA (Grands Magasins de)

GRANDS Magasins Marocains
OCEANS (Libre-service de l’)
 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre idéologique
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP 2 : individuel

2 Enoncé :

Votre chef vous demande de faire un plan de classement d’une documentation relative à
l’équipement du bureau «Installation et ameublement».
Environnement ; insonorisation ; Mobilier ; Siège ; cloisons mobiles ;
Eclairage ; Matériel de rangement ; Dossiers ; Répertoires ; Rayonnages ; Revêtement ; Fiches ;
Mobilier de rangement ; Fichiers ; Bureau ; Tables ; Classeurs ; Ventilation.

Corrigé du TP 2 :

Installation et ameublement
• Environnement
- cloisons mobiles
- Eclairage
- Insonorisation
- Revêtement
- Ventilation
• Mobilier
- Bureau
- Siège
- Tables
• Rangement
- Matériel de rangement
- Dossiers
- Fiches
- Répertoire
- Mobilier de rangement
- Classeurs
- fichiers
- rayonnages
TP L’ordre chronologique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre chronologique
Durée estimée : 15 mn
Déroulement du TP 1 : individuel

Enoncé :

1 Le responsable du service des achats vous remet divers documents d’un fournisseur. Préparez le
dossier du fournisseur en classant les documents par ordre chronologique.

Liste des prix

Hiver 2010
Accusé de réception
18/09/2011
Lettre d’erreur dans une commande
Le 19 septembre 2011
Bon de commande
Le 28/09/2011
Bon de commande
28/08/2010
Promotions printemps 2011
Mars 2011
Note de crédit
Le 14 septembre 2010

Corrigé du TP 2 :

Le 28/08/2010 Bon de commande

Le 14/09/2010 Note de crédit
Hiver 2010 Liste des prix
18/09/2011 Accusé de réception
Le 19 septembre 2011 Lettre d’erreur dans une
commande
28/09/2011 Bon de commande
Mars 2011 Promotion printemps
2011
 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre chronologique
Durée estimée : 15 mn
Déroulement du TP 2 : individuel

2 Enoncé :

Vous êtes secrétaire dans la société BATAOUI.

Votre patron vous demande de classer les lettres suivantes provenant de 5 clients.
- Société LOUBNA
- Etablissements «Le chauffage»
- Maison «Le jardin»
- Maison «Art et Déco»
- Société GEBRANE

Classez donc les lettres en faisant des dossiers individuels et en respectant les règles du classement
chronologique.

Le 10 janvier 2012 Lettre de LOUBNA

Le 14 mars 2012 Lettre des Etablissements «Le chauffage»
Le 29 avril 2012 Lettre des Etablissements «Le chauffage»
Le 9 avril 2012 Lettre de LOUBNA
Le 6 janvier 2012 Lettre de la Maison «Art et Déco»
Le 6 janvier 2012 Lettre la Maison «Le jardin»
Le 18 février 2012 Lettre de LOUBNA
Le 19 mars 2012 Lettre de la Maison «Art et Déco»
Le 18 février 2012 Lettre la Maison «Le jardin»
Le 10 mars 2012 Lettre de GEBRANE
Le 12 avril 2012 Lettre de GEBRANE
Le 10 mars 2012 Lettre de la Maison «Art et Déco»
Le 29 avril 2012 Lettre la Maison «Le jardin»

Corrigé du TP 3 :

ART et Décor» (Maison»)

0 6 janvier N° 1
10 mars N° 2
19 mars N°3

CHAUFFAGE» (Etablissements «)
14 mars N° 1
29 avril N° 2

GEBRANE (Société)
10 mars N° 1
12 avril N° 2

JARDIN» (Maison «le)

06 janvier N° 1
18 février N° 2
29 avril N° 3
 LOUBNA (Société)
10 janvier N° 1
18 février N° 2
09 avril N° 3

Remarque : on complète l’ordre chronologique par un ordre numérique pour plus de sécurité et
Pour avoir la lettre la plus récente au-dessus dans chaque dossier.

TP L’ordre géographique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre géographique
Durée estimée : 15 mn
Déroulement du TP 1 : individuel

Enoncé :
1
Classer les rubriques suivantes par ordre géographique.

- Société Industrielle Gazière, Meknès

- Office National de l’électricité, Rabat
- Bijouterie « Au Diamant Bleu », Casablanca
- Union Marocaine du Travail, Rabat
- Compagnie Civile d’Ameublement, Safi
- Coopération Ouvrière, Casablanca
- Etablissement de La Fayette et Fils, Safi

Corrigé du TP 1 :

CASABLANCA
COOPERATION Ouvrière
DIAMANT Bleu» (Bijouterie «Au)
MEKNES
SOCIETE Industrielle Gazière
RABAT
OFFICE National de l’électricité
UNION Marocaine du Travail
SAFI
AMEUBLEMENT (Compagnie Civile d’)
LA FAYETTE et Fils (Etablissement)
TP L’ordre alphanumérique
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre alphanumérique
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP 1 : individuel

Enoncé :
1
Classer les rubriques suivantes par l’ordre alphanumérique :

- Etablissement la Pelote du Nord

- La Revue de Nadir
- La Grande Couture du Coin
- Caisse Nationale de Sécurité Sociale
- Restaurant de la Route de France
- Auto-Ecole Hilali et Fils
- Hôtel la Mamounia
- Hôtel de Casablanca

Corrigé du TP 1 :

C
COUTURE du Coin (La Grande) 1
CAISSE Nationale de Sécurité Sociale 2
CASABLANCA (Hôtel) 3

F
FRANCE (Restaurant de la Route de) 1

H
HILALI et Fils (Auto-Ecole) 1

M
MAMOUNIA (Hôtel la) 1

N
NORD (Etablissement la Pelote du) 1
NADIR (La Revue de) 2
 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre alphanumérique
Durée estimée : 20 mn
Déroulement du TP 2 : individuel

Enoncé :

2 Vous êtes secrétaire à l’assurance YASMINE, bd Zerktouni – Casablanca. Vous avez décidé de
classer les dossiers suivants par ordre alphanumérique.

Dénominations Date de création du dossier

Atelier d’Art Chinois 10/12/08
La Grande Galeries de la Ville 30/05/11
Acoustique Médicale «le Sourd» 25/10/09
La Générale de Surveillance 17/04/07
Horlogerie Saint-Hilaire 20/12/09
Transport de la Flèche du Sud 07/01/11
Société Générale Pâtissière 19/11/10
Grande Biscuiterie Libanaise 02/11/11
Compagnie Générale Ait Ali 24/09/09
Hôtel Lalla Fatima-Ezohra 21/10/10

Corrigé du TP 2

A
ATELIER d’Art chinois 1
AIT ALI (Compagnie Générale) 2
F
FATIMA-EZOHRA(Hôtel Lalla) 1
G
GENERALE de Surveillance (La) 1
GALERIE de la Ville (La Grande) 2
GRANDE Biscuiterie Libanaise 3
S
SAIN-HILAIRE (Horloge) 1
SOUR (Transport de la Flèche du) 2
SOCIETE Générale Pâtissière 3
TP L’ordre décimal
Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre décimal
Durée estimée : 25 mn
Déroulement du TP1 : individuel

Enoncé :
1 Classez les rubriques, ci-dessous, qui correspondent à quelques-unes des divisions d’un ouvrage
documentaire sur les jeux.
200 Pigeon vole 102 Tennis
121 Croquet 203 Jacques a dit
31 Jeux de cartes 1230 Lyonnaise
310 Cartes classiques 311 Cartes spéciales
32 Dominos 123 Boules
12 Billets et boules 1 Jeux d’adresse
3111 Tarots 3102 Nain jaune
10 Jeux de balle 22 Ombres chinoises
3 Jeux de réflexion 2 Jeux de malice et d’observation
11 Jeux de ballon 302 Autre jeux de damier
300 Echecs 30 Jeux de damier
301 Jeux de dames 20 Jeux en commun
1231 Pétanque 201 Colin-maillard
204 Statues 3100 Bataille
122 Quilles 3110 Sept familles
3104 Canasta

Corrigé du TP1 :

1 Jeux d’adresse 2 Jeux de malice 3 Jeux de réflexion

10 Jeux de balle 20 Jeux en commun 30 Jeux de damier

102 Tennis 200 Pigeon vole 300 Echecs
11 Jeux de ballon 203 Jacques a dit 301 Jeux de dames
12 Billets de boules 204 Statues 302 Autre jeux de damier
121 Croquets 22 Ombres chinoises 31 Jeux de cartes
122 Quilles 310 Cartes classiques
123 Boules 3100 Bataille
1230 Lyonnaise 3102 Nain jaune
1231 Pétanque 3104 Canasta
3110 Sept familles
311 Cartes spéciales
3111 Tarots
32 Dominos
 Objectifs ciblés : savoir classer des dossiers par ordre décimal
Durée estimée : 25 mn
Déroulement du TP 2 : individuel

Enoncé :
Voici un extrait du plan comptable : les comptes de bilan.
2
-43 Etat -21 Immobilisations -40 Fournisseurs -16 Emprunts à plus d’un an
-10 Capital -35 Produits finis -214 Matériel et outillage -41 Clients
-30 Marchandises -420 Avances et -100 Capital social -42 Personnel
comptes personnel personnel

-210 Terrains -11 Réserves -12 Report à nouveau -212 Constructions

-31 Matières -109 Avances de l’Etat -46 Débiteurs et -37 Emballages
premières créditeurs divers commerciaux
-216 Autres -370 Emballages perdus -215 Matériel de transport
immobilisations
corporelles

-32 Matières -375 Emballages

consommables récupérés

Travail à faire : Attribuez à chacune des classes les comptes correspondants.

Corrigé du TP 2 :

Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4

10 Capital 21 Immobilisations 30 Marchandises 40 Fournisseurs
100 Capital social 210 Terrains 31 Matière première 41 clients
109 Avances de ‘Etat 212 Constructions 32 Matériel 42 Personnel
consommable
11 Réserves 214 Matériel et 35 Produits finis 420 Avances et comptes personnel
outillages
12 Report à nouveau 215 Matériel de 37 Emballages 43 Etat
transport commerciaux

16 Emprunts à plus d’un 216 Autres 370 Emballages perdus 46 Débiteurs et créditeurs
an immobilisations
corporelles
375 Emballages
récupérés
 OFPPT
DRH- CDC TERTIAIRE

Fiche séquence
Filière Technicien Spécialisé en Gestion Date :

Module GED Masse horaire : 40 H

Séquence N° 2 Gestion électronique des documents Temps prévu : 15 H

Objectif de la
séquence :

Partie théorique

Points à traiter

1 La chaîne du document numérique

2 Le workflow
3 Enjeux relatifs à la GED
4 La démarche d’installation d’une ged, les composants matériels et logiciels

Partie pratique

Raison sociale VLCC – Val du Loir Cash & Carry

Enseigne commerciale O’MARKET

Siège social Zone Commerciale Val du Loir

41100 VENDÔME
Objet social Commerce de gros réservé aux professionnels (Cash & Carry)
Forme juridique SAS – Société par actions simplifiée
Capital 60 000,00 euros
Type de commerce Franchise indépendante détenue par le groupe EXIGENCE

Outils de communication
 02 54 80 XX XX
 02 54 80 XX XX
 http://www.omarket.fr
 de chaque salarié prenom.nom@omarket.fr
TVA 5,50 % sur les produits alimentaires
19,60 % sur l’alcool et le bazar

Clientèle Restaurateurs, bouchers, charcutiers, traiteurs, revendeurs

(épiciers indépendants), bars, cafés, associations, comités des
fêtes, comités d’entreprises
 Effectif 8 salariés (voir organigramme)

Vous êtes en stage sous la responsabilité de Samuel DUICK

Organigramme avec photos

Directeur
Noah MANDELIEU

Responsable Responsable Responsable produits

produits frais administration secs
Samuel DUICK Valérie Maxime
MARCHASSON
RAYER

2 équipiers et 1 stagiaire
Corentin Basak KILIC
MINDEAU
2 équipiers
Llan JOSEF Loryne
BRESSY
VOUS

Produits frais : marée – viande – Produits secs : épicerie - liquides

crèmerie – fruits et légumes - surgelés
Vous êtes embauché(e) chez O’MARKET sous la responsabilité du directeur. L’entreprise vient
d’acquérir le logiciel NOVAXEL. Noah MANDELIEU vous charge de l’assister dans
l’organisation des documents qui doivent être intégrés dans le système GED.

Il vous remet :

- l’organisation de la bibliothèque du logiciel (annexe 1),

- la description de l’organisation des fichiers (annexe 2),
- la charte pour nommer les fichiers (annexe 3),
- des fichiers à classer : chaque élève dispose d’un dossier OMARKET sur le réseau (les fichiers
sont différents selon les élèves).

Prenez connaissance de l’ensemble du dossier.

1. Complétez le tableau d’analyse (document A)

2. Renommez vos fichiers et classez-les dans le logiciel de GED selon l’arborescence prévue

À partir des copies d’écran du logiciel (annexe 4) :

3. Répondez aux questions

4. Recherchez les documents relatifs au fournisseur Agrilait
ANNEXE 1 : Organisation de la bibliothèque du logiciel

ANNEXE 2 : Note de Noah MANDELIEU sur l’organisation des fichiers

ANNEXE 3 : Procédure pour nommer les fichiers

 Documents commerciaux
Date américaine : 8 chiffres (aaaammjj)
N° du fournisseur ou client
L pour livraison – C pour commande – F pour facture
N° du document
Le caractère _ permettra de séparer chaque élément
Ex : 20090320_479325_C4823 correspond à la commande n° 4823 du 20 mars 2009 provenant de
notre client n° 479325
 Autres documents
Date américaine : 8 chiffres (aaaammjj)
Mots clés
Le caractère _ permettra de séparer chaque élément
ANNEXE 4 : Copies d’écran Novaxel

 Indiquez sur l’écran ci-contre le nom de

chaque élément composant la bibliothèque

 Complétez l’écran ci-dessous pour recherche les documents relatifs au fournisseur Agrilait
 Document A
TABLEAU D’ANALYSE DES FICHIERS

Nature du Classement dans la bibliothèque

Nom du fichier renommé Extensions Logiciel utilisé
document
Armoire Rayon Classeur Dossiers
 Proposition correction
Possibilité d’intégrer des documents de natures diverses et de prévoir une arborescence
plus sophistiquée.

Proposition organisation bibliothèque Novaxel

Classement dans la bibliothèque

Armoire Rayon Classeur Dossiers
1. Commandes
Noms des
2. Livraisons
Fournisseurs fournisseurs
3. Factures
(indexage)
4. Courriers
1. Commercial
1. Commandes
Noms des
2. Livraisons
Clients clients
3. Factures
(indexage)
4. Courriers
Noms des
1. Carrière
2. Personnel Dossiers salariés
2. Salaires
(indexage)

Notions de classement :
- alphabétique (choix du terme principal de la rubrique et indexage) : noms des clients,
fournisseurs, salariés
- numérique : classement dans un ordre logique (commandes, livraisons, factures)
- idéologique : organisation de la bibliothèque par thèmes

Noms des éléments de la bibliothèque

Bibliothèque
Armoire
Rayon
Classeur
Dossier

Recherche
Classeur contient AGRILAIT

Utilité de l’onglet « Partage »

Il permet de définir les droits de chacun (visible, modifiable)

Définition du workflow
Le workflow est un processus consistant à faire circuler des documents d’un utilisateur à un
autre (brouillon, validation, publication, archivage ou destruction).
Manuel de travaux pratiques / G E D Version Septembre 2021 Page 26 sur 30
Extraits du guide utilisateur téléchargeable sur le site

Manuel de travaux pratiques / G E D Version Septembre 2021 Page 27 sur 30

OFPPT
DRH- CDC TERTIAIRE
Fiche séquence
Filière Technicien en Secrétariat et Bureautique Date :

Module Gestion des documents Masse horaire : 100 h

Séquence Etudes de cas Temps prévu : 7h30

N°8
Objectif de la Etude de cas
séquence :

Partie théorique
Points à traiter

1 • synthèse

Partie pratique
TP
Objectifs ciblés : Synthèse
Durée estimée : 7 h 30

Déroulement du TP1 : individuel,

Enoncé :
Exercice n°1

Une action publicitaire intense a permis à votre société d’enregistrer l’arrivée de nouveaux
clients :

Date d’entrée Rubrique

6 juin SARL Grafrois
20 mai Aux quatre saisons
18 mai Comptoir français de sécurité
8 juin Librairie du sud
2 juin L’artisan confiseur
15 juin Cabinet Dor
2 juin La générale de conseils
21 juin Boutique Salma
20 mai Hôtel de Bretagne
15 mai La Marbrerie de vichy

TAF : Votre directeur vous demande de classer les dénominations ci-dessus par :
- Ordre numérique sachant que le dernier dossier enregistré portait
le numéro 235.
- Ordre alphanumérique

Manuel de travaux pratiques / G E D Version Septembre 2021 Page 28 sur 30

 Exercice n°2

Vous avez effectué, en compagnie de vos collègues, une visite au SICOB « salon
international de l’informatique, de la communication et de l’organisation de bureau »
Durant la visite, vous avez recueilli des renseignements sur les matériels suivants :

EXPOSANTS MATERIELS
ASSMAN MACHINES A DICTER
BUROGUID MOBILIER MODULAIRE
BELL & HOWEL MOBILIER DE BUREAU CLOISONS
STRAFOR PLANNINGS
RANK XEROX COPIEURS ELECTROSTATIQUES
ATELIER D’ART BUREAUX BOIS
GESTETNER PHOTOCOPIEURS ET GRAVEURS
KODAK PATHE PHOTOCOPIE-MICROGRAPHIE
OLIVETTI ORDINATEURS
RONEO PHOTOCOPIEURS ET GRAVEURS
RANK XEROX MOBILIER MODULAIRE
NEC ORDINATEURS
M3 PHOTOCOPIEURS ET GRAVEURS
MATBOIS BUREAUX BOIS
GALAXIE PHOTOCOPIE-MICROGRAPHIE
MOBIFAX MOBILIER MODULAIRE
MOBIBURO MOBILIER DE BUREAU CLOISONS
GEANT MACHINES A DICTER
DELL PHOTOCOPIE-MICROGRAPHIE
VISION 3000 MOBILIER MODULAIRE

TAF
Vous estimez que cette documentation est à exploiter ultérieurement. Pour faciliter
l’accès, il vous est demandé de classer selon un ordre approprié.

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