Module 06 : gestion des documents

Chapitre 1 : généralités sur le classement

I. Définition :
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à
pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.
Ainsi le classement comporte deux opérations :
• Classifier : faire une répartition méthodique par classe, c’est-à-dire déterminer :
- les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents
- le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents.
- l’ordre dans lequel on classera les documents
• Classer : effectuer le travail matériel :
- Affecter chaque document d’un indice ;(chiffre, lettre,..) qui déterminera sa place dans le document
- Ranger selon l’ordre prévu par la classification
II. Les facteurs du choix d’un classement :
Pour pouvoir stocker les informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui
permette d’accéder à l’information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût.
• temps d’accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
- définir les critères de classement ;
- classer régulièrement les documents.
• sécurité : le système adopté doit donner l’assurance :
- que tous les documents sont présents ;
- qu’il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ;
- qu’il ne risque pas d’une détérioration.
• coût : le coût du classement se décompose en :
- coût du classement (temps et matériels utilisés) ;
- coût de recherche.
III. Le but du classement
On classe pour :
- retrouver sûrement et rapidement.
- ordonner, c’est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d’ordre.
- contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possiblede documents.
- Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée.
- Pallier l’absence ou la défaillance de celui qui a rangé.
- Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité,poussières..).
- Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille.
- Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents.
IV. Les qualités d’un bon classement
Un bon classement doit permettre :
- de retrouver rapidement l’objet, la pièce recherchée.
- de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ouutilisation.
- d’avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu’aucune ne manque.
- son développement autant qu’il est nécessaire, lors de l’accroissement des objets ou des pièces à classer.

Enfin, tout classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l’importance et la fréquence de
consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traiter dans le chapitre suivant les
différents ordres de classement.

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 Chapitre 2 : les différents ordres du classement
Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les
personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données.
On distingue alors :
- les ordres fondamentaux : - les ordres dérivés :
• classement alphabétique • classement décimal
• classement numérique • classement chronologique
• classement thématique • classement géographique
• classement alphanumérique
I. Les ordres fondamentaux :
Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :
- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.
- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement. (le mot surlequel on va classer)
- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au motdirecteur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de
celui-ci.
A. Classement alphabétique :
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.Le classement selon cet ordre est
souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou
Chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettrele mot directeur en évidence en indexant la
dénomination.
Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme
l’AFNOR (Association Française de Normalisation).
1. Etude de la norme :
 1er cas : la rubrique contient des noms propres :
- On classe au premier nom propre ; Exemple : Etablissement TALEB et compagnie ; JEAN frère et compagnie
- les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les
particules‘de et d’ ; Exemple : El mansouri sera classé comme Elmansouri
- on classe au prénom s’il est seul ou s’il est relié au nom de famille par un trait d’union ; Exemple : Salon de coiffure
Mohammed ; Hôtel Pierre-André
- les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés au mot entier ; Exemple : Restaurant Saint-Laurent
 2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques
- on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules ; Exemple : Les conserveries de Safi ; Les minoteries de
Casablanca
- les points cardinaux (Sud, Nord, Est, Ouest) et (le mot « centre ») sont considérées comme nom propre, s’il n’en existe pas
d’autres et s’ils sont employés sans complément : Exemple : Le garage du centre ; La gazette du sud marocain ; Société
laitière de l’ouest du Maroc
- les noms débutant par un article simple ou précédé d’un article contracté (du, de, des) se classent d’après le nom
caractéristique : Exemple : Grand garage de la Koutoubia ;Hôtel du Rif ; Maroquinerai des OuledTeima
 3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires :
- On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’,
de, des, du, l’, la, le, les.
On considère comme noms publicitaires :
- les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité : Exemple : Imprimerie UNIM ; Machine à laver
Thermor
- les noms historiques mythologiques et légendaires : Exemple : Restaurant Don Quichotte ; Hôtel des Mérinides
- les mots pouvant être isolés dans la rubrique. On ne tient pas compte des articles, ni des prépositions ‘à’ : Exemple : Journal
« l’opinion »Pâtisserie « A la coupe d’or »Publication « Pour nous »
- Les mots d’origine autre que marocaine et française : Exemple : Café du stade du Foot-Ball ; Manufacture de Pull-Over

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 4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne,géographique, publicitaire ou assimilés)
- on classe au premier nom commun sauf « société » ou « compagnie » Exemple : Les caves marocaines ; Comptoir des
importations
- toutefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l’un de ces noms : Exemple : Société
industrielle et commerciale ; Compagnie aéropostale
- Quand un nom commun unique est précédé d’un adjectif qualitatif, on classe à l’adjectif qualitatif : Exemple : Grand
soldeur
- Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à l’adjectif numéral : Exemple : Hôtel du Dix-septième
siècle ; Aux cent mille chaussures
- Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement :
Exemple : Les jeunes du village ; La royale imprimerie
 5ème cas : la rubrique est formée d’initiale ou sigle :
- Lorsque la définition du sigle n’est pas connue, celui-ci est considéré comme mot directeur. Ex. ATP, ANC.
- Mais lorsque l’on connaît la définition du sigle, le premier nom propre ou commun est considéré comme mot
directeur. Exemple : CFT (Chemin de Fer du Togo)
 6ème Cas : la rubrique est formée de verbe :

Lorsque la dénomination ne comporte qu’un verbe ou un verbe et un nom commun, le verbe est considéré comme mot
directeur. Exemple : investir dans l’humain. Combattre pour vivre.

REMARQUES

 Lorsque la rubrique ne comporte qu’un ou des prénoms, le premier prénom se trouve être le mot directeur.
Exemple : salon de coiffure Délali. Brasserie Rodrigue.
 Les mots étrangers au français dans une rubrique sont considérés comme mot directeur. Toutefois si toute la
rubrique est composée de mots étrangers, on prend le premier mot sauf les mots mineurs (mots composés d’une à
trois lettres). Exemple : usine de tee-shirt. Financial bank.
 Les noms précédés de Saint, Sainte, Saints sont considérés comme faisant corps avec le nom et sont classés à la
fin de la série des « S». Exemple : Lycée Sainte-Marie
 Lorsque dans une rubrique une partie est délimitée par les griffes ou les guillemets, on considère le premier mot
sauf les articles et les prépositions. Exemple : restaurant «belle étoile». Charcuterie «au bon samaritain».
 le préfixe Mac (irlandais) et Mc (écossais) fait également partie du nom qui le suit. Ex. : centre d’étude Mac
Donald

2. Indexage des rubriques :

On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique. Pour indexer correctement il faut :
- d’abord écrire le mot directeur (en majuscule)
- puis les mots suivants
- enfin entre parenthèses, les mots précédents
Exemple :
Rubriques non indexées Rubriques indexées
Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des)
Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel)
La Royale Imprimerie ROYALE imprimerie (la)

3. Renvoi :
Lorsqu’il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur, il est conseillé d’avoir recours à une inscription
supplémentaire.

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Exemple : « Groupement des producteurs d’agrumes »Renvoi à PRODUCTEURS d’agrumes (groupement des) Ou à ARGUMES
(groupement des producteurs d’)

4. Avantages et inconvénients du classement alphabétique

 les avantages :
- simple dans son principe, le classement de noms et de mots n’offre pas de difficultés.
- rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents.
- extensible à l’infini, il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux
dénominations ou deux dossiers déjà existants.
 les inconvénients :
- compliqué lorsqu’il s’agit de classer des dénominations.
- lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être composés de
lettre identiques.
- Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier.
- Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc.)
5. Utilisations :
Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société,
clients, fournisseurs, personnel d’une entreprise, usagers d’électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un journal,
élèves des écoles etc.

Application 1: Soit la série suivante des nouveaux clients :

Magasin de sport aux trois surfeurs Parfumerie Marie-Hélène Les Artisans du Sud du Maroc
Entreprise de Marina et Fils SARL les Brio chères de Saint-Jean Restaurant’ Cassima’
La Boutique du Dos La Nouvelle Décoration Restaurant ‘la Table de Sophie’

TAF :
1. Déterminer les mots directeurs
2. Indexer
3. Présenter le classement alphabétique

Application 2 : on dispose des rubriques suivantes :

Manufacture de cuirs et de peaux //Galerie LAFAYETTE//Société commerciale franco-japonaise// Maison Renault// Outillage du
centre Casablanca// La générale du courtage// Restaurant Welcome// Hôtel Cendrillon// Entreprise de Peintures Astral// Transport du
Sud –Ouest
TAF :
1. Déterminer les mots directeurs
2. Indexer
3. Présenter le classement alphabétique

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 B. Classement numérique :
1. Principe :
L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26
lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée).Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs
sont attribués, au moment de leur création.
La recherche du numéro affecté au document nécessite l’utilisation préalable d’un répertoire où les rubriques sont rangées
alphabétiquement avant les numéros.

Exemple : LMARNASSI dossier 395

ELMOUNTACIR dossier 720
2. Utilisations : Il est utilisé : - dans les bibliothèques et dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des
tiers.
3. Avantages et inconvénients du classement numérique :
 les avantages :
- Extension à l’infini : l’insertion des nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés.
- Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du dossier.
- Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne disposent pas de répertoire.
 Les inconvénients :
- nécessite la consultation d’un répertoire alphabétique.
- Lent : la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique.
- Rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un document

Application : Présenter le classement numérique des rubriques suivantes :

Date d’entré Rubrique TAF :
6 juin SARL Grafrois
20 mai Aux quatre saisons 1. Ranger numériquement ces dossiers sachant que le
8 juin Librairie du sud dernier dossier classé avant l’arrivée de ceux-ci
2 juin L’artisan confiseur portait le N°250.
15 juin Cabinet Dor 2. Présenter le répertoire alphabétique.
4 juin La générale de conseils
24 juin Boutique Salma
22 mai Hôtel de Bretagne
15 mai La Marberie de Vichy

C. Classement thématique ou idéologique :

1. Principe :
Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par
« sujet » ; chaque sujet est divisé en sous-sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
L’analyse des sujets et de sous-sujets sera d’autant plus approfondie que la variété des documents à classer est importante.
Lorsqu’un document comporte plusieurs « idées », jugées essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois.

Les thèmes ou sujets et les sous sujets tout comme les rubriques qui les composent sont classés alphabétiquement.

Exemple :
Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit régulièrement de fournisseurs éventuels.Il divisera la
documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir : appareils ménagers- appareil de chauffage- petit appareillage
électronique. Ensuite chaque sujet en sous sujet comme suit :
- appareil de chauffage :
• cuisinière à bois
• cuisinière à charbon
• radiateurs à gaz
• radiateur électrique

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- appareils ménagers :
• Aspirateurs :
o Balai
o Boule
o Traîneau
• Cuisinière électrique :
o 2 feux
o 3 feux
o 4 feux
2. Utilisations : Ce mode est principalement utilisé :
- dans des bibliothèques
- pour le classement de la documentation
- sous forme simplifié, pour la tenue des dossiers

3. Avantages et inconvénients du classement idéologique :

• les avantages :
- parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation.
- extensible : il est toujours possible de créer de nouveaux groupes ou de subdiviser ceux qui existent.
- peut se combiner fréquemment avec d’autres ordres de classement.
• Les inconvénients :
- organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir le plan de classement
- emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du document prolonge la recherche.
- nécessite de renvois chaque fois qu’un même document traite de plusieurs sujets ou d’idées difficiles à analyser.
- ne présente aucune sécurité sauf s’il est combiné avec un classement numérique.

Les étapes du classement idéologique :

o Créer un plan de classement (liste de thèmes)
o Repérer le mot directeur
o Classer le document dans la bonne rubrique, dans l’ordre alphabétique en l’indexant.

Application 1 :
Indexer et classer dans l’ordre idéologique les rubriques suivantes : Librairie AL MAARRIF/ Éditions maghrébines/ Librairie-
papeterie Elirfane / Grands magasins marocains/ Libre-service de l’océan/ Librairie internationale
Éditions ‘rencontre’/ Grands magasins de Chaouie/ Librairie de best-sellers

Application 2 : Au terme de votre formation vous êtes en stage dans une maison de commerce. Ce jour on vous charge
de ranger les articles ci-après :

 séchoir électrique  paquet de rames

 clés USB  moulin à café électrique
 cafetière  bloc laveur électrique
 disque dur  écran d’ordinateur
 imprimante
 friteuse électrique TAF : faire le classement idéologique
 paquet de stylo bleu
 peigne soufflant Thèmes : fournitures de bureau, matériel
 aspirateur électrique informatique, hygiène et beauté, cuisine, ménage

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 II. les ordres dérivés :
A. classement décimal

1. Principe

Dérivé des classements idéologique et numérique, le classement décimal consiste à classer les éléments d’après un plan
de classement idéologique, chaque subdivision étant affectée d’un numéro. Les numéros sont déterminés d’après les
règles suivantes :

 La matière de classement est divisée en 10 divisions primaires affectées d’un numéro de 0 à 9 ;

 Chaque division primaire est subdivisée au maximum en dix divisions secondaires affectées d’un numéro à deux
chiffre ; le chiffre de gauche étant celui de la division primaire et le chiffre de droite celui de la division
secondaire.

Exemple : classe 4 : tiers

40 fournisseurs
41 clients
42 personnel
420 avances…
Exemple de classement décimal

1. Utilisations :
 Classement des livres dans les bibliothèques ;
 Documentation dans les entreprises ;
 Plan comptable.
2. Avantages et inconvénients du classement décimal :
• les avantages :
- parfaitement adapté au classement et à la recherche de la documentation,
- extensible à l’infini.
• les inconvénients :
- organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir le plan de classement.
- emploi délicat : toute erreur sur l’idée essentielle du document prolonge la recherche.
- nécessité de renvois : chaque fois qu’un même document traite de plusieurs sujets ou d’idées difficiles à analyser.
- difficulté pour repérer une erreur de classement ou constater l’absence d’un document.
Application :

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TAF : Reclasser les éléments de ce tableau

B. Classement chronologique :
1. Principe

Dérivé du classement numérique, il consiste à classer les documents par ordre d’arrivée. Le plus récent est au dessus du
lot. Généralement ce classement est combiné avec le classement numérique puisqu’un numéro d’ordre est attribué à
chaque élément.

2. Utilisations :
Le classement chronologique est principalement utilisé pour le classement des documents et de la correspondance dans les dossiers,
pour le classement des doubles, des lettres, des factures, des documents, des bordereaux bancaires, des revues et des journaux…
3. Avantages et inconvénients du classement chronologique :
• les avantages :
- simple.
- le document le plus récent est immédiatement visible.
- extensible à l’infini
• les inconvénients :
- impossible de constater les absences de documents.
- difficile de retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise.
Application :
Le commissariat au tourisme vous communique la liste des manifestations folkloriques et des expositions artisanales au Maroc :
Présenter le calendrier ‘chronologique’ des manifestations folkloriques.

Du 14/11 au 28/11 : Agadir

Du 06/03 au 12/03 : Marrakech
Du 06/02 au 14/02 : Fès
Du 11/03 au 18/03 : Taroudant
Du 08/07 au 15/07 : Tanger
Du 15/07 au 21/07 : Meknès
Du 24/07 au 31/07 : Rabat
Du 08/08 au 15/08 : Essaouira
Du 21/10 au 28/10 : Casablanca
Du 09/10 au 15/10 : Ouarzazate
Du 25/09 au 24/09 : Zagora

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 C. Classement géographique :
1. Principe :
Le classement géographique consiste à classer les éléments d’après un plan de classement comportant la
division d’un pays en régions, des régions en préfectures, des préfectures en villes et ainsi de suite.

Les différentes subdivisions étant classées dans l’ordre alphabétique ou numérique ; il est donc une
combinaison du classement idéologique et du classement alphabétique.

Exemple:
CASABLANCA
- ALAOUI (cabinet médical)
- MOUKHTAR (clinique)
ESSAOUIRA
- ELJABRI (groupe industrielle)
- RAFFINERIE (société marocaine de)
2. Utilisations :
Le classement géographique est utilisé par les :
- services commerciaux des entreprises ;
- les éditeurs ;
- services de vente par correspondances ;
- services des abonnements : revues, journaux ;
- agences de publicité, etc.
3. Avantages et inconvénients
• les avantages :
- simple dans son principe ;
- précis ;
- extensible puisqu’il se subdivise naturellement ;
• les inconvénients :
- nécessite fréquemment l’emploi d’un dictionnaire des communes ;
- nécessite un répertoire alphabétique pour réduire le temps de certaines recherches.

Application : Classer dans l’ordre géographique les dénominations suivantes :

Société industrielle gazière, Meknès/ Office nationale de l’électricité, Rabat/ Bijouterie « au diamant bleu », Safi/
Pharmacie du nord-ouest, Casablanca/ Union marocaine du travail, Rabat/ Compagnie civile d’ameublement, Safi/
Coopérative ouvrière, Casablanca/ Etablissement de La Fayette et fils, Safi

D. Classement alphanumérique :
1. Principe :
Le classement alphanumérique consiste d’abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies,
puis, à l’intérieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre d’arrivée, un numéro. Dans chaque tranche de
classement alphabétique, un répertoire alphabétique succinct est donc nécessaire, il figure en général sur un guide.
Tous les dossiers dont la première lettre du mot directeur est la même sont regroupés dans une même tranche
de classement.
Exemple d’un guide :

2. Utilisations :
Petits classements dans lesquels le nombre d’éléments est stable (ordre de classement très peu utilisé pour des fichiers
manuels).

4. Avantages et inconvénients du classement alphanumérique :

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 • les avantages :
- sécurité du classement ;
- extensibilité relative.
• les inconvénients :
- nécessité de tenir un répertoire pour chacune des tranches alphabétiques.
- assez lent.
- les divisions alphabétiques doivent être fixées à l’avance.
Application :
Dans leur ordre d’entrée. Ces fournisseurs ont été enregistrés ainsi puis classé selon l’ordre alphanumérique :
Etablissement de la pelote du Nord
La Revue marocaine
La Grande couture du coin
Caisse Nationale de Sécurité Sociale
Restaurant de la route de holand
Auto-école Hilali et fils
Hôtel Mamounia

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 Exercices gestion de documents

Exercice 1 : on vous donne les rubriques suivantes :

Hôpital Avicenne
TAF :
Clinique EL HAKIM 1. Déterminer le mot directeur pour chaque
Laboratoire HAFIR rubrique
Hôpital vingt août 2. Indexer
Laboratoire Polymédic, 3. Présenter le classement idéologique
Clinique d’Iris
Centre de beauté Moulay Youssef
Clinique de l’ATLAS
Centre de beauté AHEDDAR

Exercice 2 : on vous donne les rubriques suivantes

Menuiserie El Amal, Agadir
Badr Béton, Fès TAF :
La société ELMaghraoui Mensuiserie, Agadir 1. Trouver le mot directeur de chaque rubrique
Menuiserie d’El Khair, Casablanca et indexer
Menuiserie Mimouza, Casablanca 2. Classer géographiquement les rubriques
Société Korchie et Cie, Agadir indexées
Société pour la fabrication des meubles, Safatram, Casablanca
Marzouk Bois, Fès
Travaux d’Aluminium et du bois, Talbo, Casablanca

Exercice 3 : on dispose de la liste suivante des festivals organisés au Maroc durant l’année 2019 :
Festival international du film de marrakech du 29 novembre au 07 décembre 2019
Festival gnaoua du 20 au 23 juin 2019
Moga du 11 au 13 octobre 2019
Timita rdu 03 AU 06 juillet 2019
Musique sacrée du monde à Fès du 14 au 22 juin 2019
Festival Mawazine du 21 au 29 juin 2019
Tanjazz du 15 au 22 septembre 2019
Festival marrakech du rire du 12 au 16 juin 2019
TAF :
1. Déterminer les mots directeurs
2. Indexer
3. Présenter le classement alphabétique
Rubriques non indexées Rubriques indexées Classement alphabétique

4. Procéder au classement chronologique des rubriques (selon la date du festival seulement).

Exercice 4 : votre comptable vous communique la liste des rubriques suivantes avec leur date d’entrée :
Date d’entrée Rubrique
16 Mars la grande pharmacie de Guelmim
22 février pharmacie vingt Août
04 Avril pharmacie lalla amina
31 janvier 2020 pharmacie bab doukala
11 décembre 2019 pharmacie de France
28 février la pharmacie principale
03 Mars pharmacie El massira
04 Mai pharmacie Azlef
TAF :
1. Ranger numériquement ces dossiers sachant que le dernier dossier classé avant l’arrivée de ceux –ci portait le
N° 111
2. Déterminer le mot directeur pour chaque rubrique et indexer
3. Présenter le répertoire alphabétique (classer alphabétiquement les rubriques indexées)
Classement numérique Rubrique indexée Répertoire alphabétique

11
 Chapitre 3 : les Différents Procédés de Classement
I. Préparation des documents au classement :
A. Généralités sur le classement des dossiers :
1. Documents de l’entreprise :
Dans une entreprise, les principaux documents à classer sont :
- Le courrier : lettres reçues et doubles des lettres expédiées, commandes reçues et doubles des commandes
passées,
- Les documents internes : fiches et comptes des clients, fiches des fournisseurs, fiches du personnel,
fiches de stock, bons de sortie de magasin, feuilles d’ordonnancement de travaux et bons de travail, notes de
services, qui circulent à l’intérieur de l’entreprise,
- La documentation : catalogues, brochures, dépliants, notices, revues techniques et d’information,
- Les imprimés : tous documents à en-tête de l’entreprise (papier à lettre, facture, bon de commande),
- Les documents administratifs : contrats, polices d’assurance, tarifs,
- Les documents comptables : factures reçues et doubles des factures envoyées, extraits de compte, lettres
de change, journaux,…

2. Responsabilité du classement des dossiers

L’ensemble du classement peut être effectué par une ou plusieurs personnes. Les dossiers sont classés au fur
et à mesure de leur arrivée.
Quelque soit la méthode choisie, les employés doivent :
- Identifier chacun des documents,
- Les trier,
- Les placer dans les dossiers en cours ou dans de nouveaux dossiers

3. Préparation des documents pour le classement

Sur chaque document, on porte la référence précise du dossier dans lequel il doit être classé.
- Pour le classement alphabétique, le mot directeur est souligné.
- Pour les classements numérique, alphanumérique, décimal, le numéro d’identification est porté après
consultation des répertoires correspondants.
- Pour le classement idéologique, la classe et, éventuellement la sous classe, sont portées sur le document.

4. Tri des documents

Le tri est réalisé en plusieurs étapes. Les documents à classer sont répartis en quelques groupes distincts.
Chacun de ces groupes est à nouveau partagé en 5 ou 6 groupes, et ainsi de suite jusqu’à ce que l’on puisse
classer directement dans les dossiers.

Exemple :
Les documents à classer sont d’abord répartis en 6 groupes :
- Personnel
- Fournisseurs
- Clients
- Représentants
- Documentation
- Divers
Puis par exemple, on subdivise le groupe « clients ».
Si le classement est alphabétique, 5 nouveaux groupes seront constitués :
- De A à E
- De F à J
- De K à O
- De P à T
- De U à Z
Si le classement est numérique, 5 nouveaux groupes seront constitués :
- De 1 à 99
- De 100 à 199
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- De 200 à 299
- De 300 à 399
- De 400 à 499
- Etc.
Après avoir trié et préparer les dossiers pour le classement, il faut choisir le mode de classement adéquat qui
s’effectue selon plusieurs critères à savoir :
- le volume et le nombre d’éléments à classer,
- facilité d’accès et de la manipulation,
- la durée de conservation,
- la fourniture, le mobilier et le matériel à utiliser.

II. Les dossiers à utiliser pour le classement :

Les documents sont placés dans des couvertures cartonnées de résistance et de forme variables. Le choix de
celles-ci est fonction de la nature des documents à classer, de la fréquence de leur consultation et de la durée
voulue de leur conservation.
Ces couvertures qui protègent les documents et facilitent leur rangement, sont des chemises, des classeurs ou
des dossiers.
Les principaux types de dossiers sont :
- les dossiers ordinaires
- les dossiers à tirettes
- les dossiers à sangle
- les classeurs à tirettes
- les classeurs à pinces…

A.
Le choix des dossiers :
Les dossiers ordinaires (chemises cartonnées) : ils sont utilisés pour les dossiers de travail peu épais ; pour
un rangement de document dans un dossier suspendu.

Les dossiers à système (chemises à rabat, à tirette, élastiques ; classeurs à sangle ; à anneaux…): ils sont
utilisés pour les dossiers de travail épais ou volumineux ; pour le rangement des documents consultés
fréquemment.
Les dossiers suspendus : ils sont utilisés pour la plupart des dossiers individuels (fournisseurs, clients,
personnel).

B. Identification du dossier ou indexage

Chaque dossier est soigneusement et clairement référencé au moment de sa création.
Pour référencer un dossier, on emploie soit :
- L’écriture manuelle (plus rarement l’écriture dactylographique) directement sur le dossier, en lettres
capitales, avec un normographe si possible,
- Des étiquettes collées ou adhésives préalablement préparées à la main ou à la machine, certaines se
présentent sous forme de bandes que l’on découpe, pour les introduire sous des gaines transparentes,
- Des étiquettes en plastique en relief sur ruban adhésif de couleur.

C. Signalisation
13
La signalisation prévue est immédiatement placée sur chaque dossier. Elle varie en fonction du type de
dossier utilisé.
1. Dossiers à tirettes, à sangles, à pinces, à perforations : la signalisation se fait soit :
- Par la couleur du dossier,
- Par une étiquette
2. Dossiers suspendus
 A visibilité supérieure :
- Signalisation fixe : couleur des dossiers, couleur de la bande placée sous le rhodoïd, papillons de couleurs
et de formes différentes.
- Signalisation mobile : curseurs en rhodoïd ou en métal placés sur la tringle de suspension du dossier.
 A visibilité latérale :
- Signalisation fixe : couleur des dossiers, couleur de la bande d’identification du dossier.
- Signalisation mobile : curseurs en rhodoïd ou en métal placés sur la partie latérale du dossier, disques
bicolores et orientables, lamelles colorées.

III. les différents procédés du classement

Classement horizontal (ou plat)
Principe Le classement horizontal (ou à plat) consiste à empiler les documents les uns sur les
autres, le dos face à l’utilisateur
Conditions Pour les dossiers :
d’utilisation - le dos du dossier doit être assez large pour recevoir les indications nécessaires.
On peut utiliser les dossiers à sangle, les boites de carton, les sous-dossiers.
- la consultation des dossiers ne doit pas être très fréquente.
Pour les documents seuls :
- document de très grand format
- imprimé
- fournitures de bureau, etc.
Avantages • simplicité
• encombrement réduit
• bonne conservation des documents
Inconvénients • recherche et manipulation difficile
• possibilité de signalisation limitée à une signalisation fixe.
• ne convient pas aux dossiers minces
Utilisation Le classement horizontal est utilisé pour :
- les dossiers volumineux
- les dessins et plans, dossiers de grand format
- les fournitures de bureau : papier, carbones…
- les imprimés, les bandes magnétiques

Mobilier et matériel
Les principaux matériels et mobiliers utilisés pour ce procédé sont :

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 Classement debout
Principe Le classement debout consiste à classer les dossiers ou les documents les uns à coté des
autres sur leur arête la plus petite ; le dos, se présentant verticalement face à l’utilisateur
Conditions Seuls les documents épais et les classeurs à couverture renforcée peuvent être classés
d’utilisation debout. Les documents et les chemises minces doivent être réunis dans des classeurs ou
dans des dossiers solides (classeurs en carton, à perforations, à pinces...)
Avantages • recherche et manipulation faciles,
• absence d’un dossier repéré facilement,
• mise en archives faciles
Inconvénien • ce procédé ne peut être utilisé que pour le classement des dossiers épais et rigides,
ts • les possibilités de signalisations sont très réduites,
L’encombrement est important
Utilisation Le classement debout est utilisé pour ranger :
- les livres dans la bibliothèque ;
- classement des lettres, pièces comptables, documents clients et fournisseurs ;
- les annuaires, recueils, catalogues ;
Mobilier et matériel
On utilise pour le classement debout :

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 Classement vertical ordinaire
Principe Le classement vertical ordinaire consiste à placer les documents verticalement, les uns
derrière les autres, ou les uns à coté des autres, les dossiers reposants sur leur dos.

Conditions Pour éviter leur affaissement et leur glissement, les dossiers et les documents doivent être
d’utilisation maintenus les uns contre les autres par des compresseurs ou des intercalaires
Avantages facilité de manipulation, à condition que les dossiers soient rigides.
• Possibilité de signalisations limitées (couleurs de dossier, onglet…)
Inconvénients aspect souvent désordonné ;
• risque d’affaissement des dossiers (recherche difficile, détérioration des documents) ;
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Utilisation Le classement vertical ordinaire peut être utilisé pour toutes les formes de classement :
dossiers clients, dossiers fournisseurs, correspondance personnelle,…etc
Mobilier et matériel :
On utilise pour ce mode de classement :

classement vertical suspendu

Principe Le classement vertical suspendu consiste à placer les dossiers et les documents dans des
chemises en carton fort, dites hamacs.
Le classement vertical suspendu peut être :
- à visibilité supérieure
- à visibilité latérale

Classement vertical suspendu à visibilité supérieure

Principe Dans ce type de procédé, les hamacs sont équipés, sur leur partie supérieure, d’une tringle
métallique qui sert à leur suspension. L’intitulé du dossier est inscrit :
- soit directement sur la tringle métallique.
- soit sur une étiquette placée dans une gaine transparente pour la protéger.

Caractéristiques :
- le hamac est suspendu au bord du tiroir ou du bac par des crochets.
- identification du dossier sur une bandelette glissée sous une baguette en rhodoïd.
- signalisation fixes (cases colorés en crayon), signalisation mobiles (cavalier).
- si les hamacs sont réunis deux à deux on réalise un classement en continu.
- ce procédé améliore la sécurité du classement, aucun document ne pouvant être glissé
entre deux dossiers.
Conditions Les documents ne doivent être ni trop lourds ni trop épais. Ils doivent être placés dans des
d’utilisation sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs.
17
Avantages • bonne conservation des documents
• lisibilité satisfaisante de la dénomination
• signalisation fixe et mobile facile
• insertion aisée de nouveaux dossiers
Inconvénients capacité réduite
• nécessité de sous-dossiers
Mobilier et matériel :
On utilise pour ce mode de classement :

Classement vertical suspendu à visibilité latérale

Principe Les hamacs de classement vertical suspendu à visibilité latérale sont équipés, sur la
partie visible face à l’utilisateur, d’une bande métallique ou plastique.

Caractéristiques :
Les hamacs sont suspendus dans ce cas sous les rayons de l’armoire.
L’indentification dans ce cas est sur le petit coté du hamac.
Conditions Les documents ne doivent être ni trop lourds, ni trop épais, ni trop fragiles.
d’utilisation Les documents doivent être placés dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les
hamacs.
Avantages rangement facile des dossiers et des documents ;
• extension aisée ;
• signalisation fixe et mobile satisfaisante ;
• bonne lisibilité des intitulés ;
• grande capacité de classement.
Inconvénients utilisation de sous-dossiers indispensables
Mobilier et matériel
On utilise :

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19
 Chapitre 4 : Les plannings
a. Définition :
Le planning est un tableau de gestion du temps .Il permet de visualiser les prévisions des tâches ou d’événements et
de contrôler leur réalisation. Le terme « planning » désigne à la fois la méthode et le matériel qu’on utilise chaque fois
qu’il s’agit de visualiser l’ordonnancement de taches ou d’événements. Il permet une lecture aisée et rapide, ainsi
qu’une mise à jour facile.

Exemple : planning des travaux relatifs à la préparation d’un voyage par le comité d’entreprise

 Conseils pour élaborer un planning :

1. Choisir le type de planning le plus adapté (planning dynamique ou planning statique) :
2. Repérer les informations fixes et les éléments mobiles
 Informations « fixes » : nom des personnes, intitulé des services, types de véhicules (à louer), types
d’appartement (à louer), …
 Informations « mobiles » : durée des vacances, nom des instructeurs selon les jours, période de
location, …
3. Choisir l’échelle des temps (heure, jour, semaine, mois, trimestre, année, etc.)
4. Mettre en abscisse l’échelle des temps
5. Mettre en ordonnée les éléments fixes de référence (personnes, articles, véhicules, salles…)
6. Placer ensuite les autres tâches, informations, éléments en respectant les consignes
7. Indiquer un titre au planning (ne pas confondre titre et nature de l’outil) :
Exemple : Planning des prévisions des congés annuels pour l’année N
Planning de répartition des salles
Planning de location des véhicules du ……. Au …

b. Types de planning :
On distingue deux types de plannings :

 Le planning statique qui matérialise des faits fixes, connus, déjà contrôlés, non susceptibles d’être modifié. Il
est réalisé le plus souvent sur des feuilles qui sont affichées ou distribuées. Il peut également être réalisé sur
des supports spécialisés (tableau de planning soit un panneau).Exemples : planning pour les emplois du temps

 Le planning dynamique qui représente des faits variables, doués de mouvements, capables de changer
profondément quant à leur date, leur nombre, leur nature. Sa réalisation nécessite un matériel spécifique. Il
permet de prévoir la répartition d’activités dans le temps et la durée de l’action.

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 Type de planning Caractéristiques Utilisation

C’est un tableau composé de colonnes métalliques ou Pour des activités fonctionnant

plastiques, placées les unes à côté des autres. Chaque par unités entières :
colonne comporte des fentes horizontales où sont
introduites des fiches en T sur lesquelles sont inscrites *emploi du temps du lycée
des informations dont une partie reste visible sur la tête (heure)
du T. *location de voitures (journée)1
La 1 ère bande reçoit dans ses cases (verticalement) les
fiches relatives aux éléments dont on veut suivre la
Planning à fiches en T programmation ;
(fiches à épaule Et la 1 ère ligne horizontale indique l’échelle du temps
considéré.
Avantage :
 Système simple ;
 lecture rapide ;
 possibilité d’écrire sur la partie visible de la fiche
en T;
 possibilité de signalisation garce aux diverses
couleurs des fiches, curseurs, lettres, symboles ;
 la mise à jour et rapide ; et le coût est moyen.

21
Application :

Afin de visualiser la présence des formateurs, vous décidez de créer un planning à fiche en T faisant figurer leurs
jours de présence
N.B : noter les jours dans l’axe des abscisses et les périodes (matin et après midi) dans l’axe des ordonnées.

Mme laila : lundi matin, mardi matin et mercredi toute la journée

Mme noura : mardi après-midi, jeudi après-midi, vendredi matin
M. ali : lundi matin, vendredi toute la journée
Mme zineb : mercredi après -midi, jeudi toute la journée, vendredi matin
M. youssef : mardi matin, jeudi toute la journée
M. mohamed : jeudi après-midi, mardi matin
Mme sofia : vendredi matin, lundi après-midi
Mme siham : lundi après-midi, mardi toute la journée, vendredi après-midi
M. anouar : mardi matin, mercredi après-midi

Type de planning Caractéristiques Utilisation

il s’agit d’un panneau qui comporte des gouttières plus Pour des activités ayant des
ou moins profondes destinées à recevoir des durées variables
bandelettes de longueur variable. Il est composé d’une
partie pour mettre des fiches à épaules, une partie Ex : planning des congés du
comportant l'échelle du temps en haut et un indicateur personnel
mobile pour repérer la date.
Planning à gouttières
Avantage :
(ou à bandelettes)
 Système simple ;
 lecture rapide ;
 possibilité d’écrire sur la partie visible de la fiche
en T;
 possibilité de signalisation garce aux diverses
couleurs des fiches, curseurs, lettres, symboles ;
 la mise à jour et rapide ; et le coût est moyen.

22
Application : Une Société de Location de Matériel désire réaliser un planning d’occupation de ses matériels du 21 au
28 mai 2019
Matériels Durée Activités

Porte-chars du 23 au 27 Réfection

21 au 25 Transport de touristes
Véhicule 4 x 4 Navette (Hôtel – Aéroport)
26 au 28
21 au 24 travaux de la voirie
Bulldozer
27 et 28 Travaux de la voirie

Type de planning Caractéristiques Utilisation

il est souvent utilisé quand les

mises à jour sont fréquentes
ex : réservation de chambres
d’hôtel, le suivi des
commandes.

Planning magnétique :
voir exemple 3

 Système simple, lecture facile ;

 Possibilité de signalisations très variées ;
 Mise à jour rapide et agréable ;
 Coût moyen.

Exemple 3 :

23
Application :
Afin de préparer au mieux la rentrée des stagiaires préparant des diplômes de la coiffure, M. Latif souhaite afficher un
planning visualisant l’affectation de la salle de travaux pratiques « Salon de coiffure » à destination des différents
groupes préparant, soit le CAP, soit la mention complémentaire ou encore le brevet de maîtrise.

TAF : Planifier l’occupation par semaine de l’atelier « Salon de coiffure » en utilisant un planning magnétique à
partir des consignes laissées sur son bloc-notes par M. Latif.
N.B : n’oubliez pas le titre et la légende du planning.
Voici les consignes pour préparer le planning de l’occupation de la salle « salon de coiffure ».
CAP coiffure
Groupe 1 Groupe 2
Lundi de 8h à 10 h Lundi de 10 h à 12 h
Jeudi de 14 h à 17 h Mardi de 13 h à 17 h
Mercredi de 8 h à 11 h Mercredi de 14 h à 17 h
Mentions complémentaires
Lundi de 14 h à 16h
Mardi de 9 h à 12 h
Jeudi de 8 h à 12 h
Brevet de maitrise
Vendredi de 9h à 11 h et de 13 h à 15 h

Type de planning Caractéristiques Utilisation

Un ruban ou un fil est déroulé, la longueur du ruban ou Suivi de stock, suivi du chiffre
du fil visualise la durée ou la quantité à représenter. d’affaires.
Planning à fil ou à
ruban  Possibilité de signalisations variées
 Mise à jour rapide et facile

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Exercice1 :

TAF : Etablir un planning à fiche en T qui visualise la présence pour la visite médicale.

Exercice 2 :

MOOV-MAROC a programmé de la façon suivante les stagiaires recrutés pour un essai de deux mois.

 MOHAMED : du 1er au 15 mai au standard, du 16 au 31 mai au service contentieux, du 1er au 19 juin au

service informatique et du 20 au 30 juin à la réception.

 HASSNA : du 1er au 15 mai au service contentieux, 16 au 31 mai au standard, du 1er au 17 juin à la réception
et du 20 au 30 juin au service informatique

 LATIFA : du 1er au 15 mai à la comptabilité, du 16 au 31 mai au risque, du 1er au 17 juin au service clientèle
et du 20 au 30 juin à l’audit.

 ACHRAF: du 1er au 15 mai au risque, du 16 au 31 mai à l’audit du 1er au 17 juin au service clientèle et du 20
au 30 juin à la comptabilité.

TAF : Organiser le déroulement du stage de ces quatre employés sous forme d’un planning à gouttières

25
 Chapitre 5 : la gestion électronique des documents et l’archivage

I. La gestion électronique des documents (GED)

1. Définition de la gestion électronique des documents (GED)

L’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient.

Si les technologies de l’information (TIC) ont facilité le traitement et la transmission des documents
numériques, de nombreux documents papier circulent encore au sein de l’organisation.

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques qui permettent de
dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques.

Les solutions de GED ont longtemps été réservées aux grandes organisations confrontées à la gestion
massive d’informations et à la nécessité de travailler en réseau.

Aujourd’hui moins coûteuses et moins complexes, ces applications deviennent accessibles aux petites et
moyennes organisations, qui elles aussi sont soumises à l’accroissement du nombre de documents échangés
et au développement des échanges dématérialisés.

2. Les étapes de la GED

Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique de documents.

Étape 1 : l’acquisition numérique des documents, à l’aide d’un scanneur : on entend par « acquisition » la
capture, ou numérisation de l’information qui permet de transformer une information papier en une
information sous une forme électronique. Cette opération rend l’information gérable par l’ordinateur
(exploitable par un système de GED).

Étape 2 : l’indexation des documents, grâce notamment à l’attribution de mots-clés aux documents, à partir
de leur contenu ; l’indexation est manuelle quand le créateur ou l’utilisateur attribue lui-même des mots-clés
au fichier afin de favoriser la recherche ultérieure d’informations.

Certaines solutions de GED proposent une option d’indexation automatique en fonction de critères
préalablement définis par l’entreprise (origine, date de création, ou de modification, mots-clés, etc.).

Étape 3 : le stockage des documents : le support de stockage doit être le plus possible adapté au volume des
documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un
temps d'accès raisonnable.

L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,
etc.) par exemple.

Étape 4 : le partage des données (la diffusion des documents) : les solutions de GED ne se limitent pas au
classement et à la recherche des données. Elles permettent également de déterminer la diffusion des
documents dans l’entreprise selon des procédures et des méthodes de travail.

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 3. Avantages du classement électronique :
- le classement électronique devient un outil économique, simple, facile et rapide.
- L'espace est libéré et la sécurité assurée.
- Consultation comme distribution sont instantanées et l'utilisation du papier est réduite au minimum.
- Le classement de tous fichiers ou documents présents sur l'ordinateur. Du texte bien sûr, mais aussi des télécopies,
des images couleur, des vidéos, de la parole et des sons.
- fournir la copie sans délai et sans fatigue. Les documents papier gardés pour des raisons légales ne sont pas pour
autant supprimés, mais leur nombre est réduit au strict minimum.

II. L’archivage :
1. Définition :

L’archivage consiste à conserver des informations qui peuvent devenir nécessaires soit à titre informatif, soit à titre de
preuve, soit enfin lors d’un contrôle de l’administration. Il permet d’assurer la pérennité de l’information et
lapossibilité de la restituer ultérieurement.

2. Les objectifs d’archivage:

L’archivage peut répondre à trois objectifs différents, selon la valeur des documents que l’on archive:
- Juridique : concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits à longue ou courte échéance,
exemple : conservation de contrats à des fins de preuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation
des documents comptables en cas de contrôle fiscal ;
- Administratif : ce sont les documents dont l’organisme a besoin pour sa gestion ;
- Historique : pour la reconstitution d’événements survenus dans l’organisme.

3. Lieu, meuble et support

Lieu : Le local doit être peu coûteux (sous-sol en général) et sain pour conserver les documents à l’abri de la
poussière, de la lumière et de l’humidité.

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 Meuble : Le rayonnage mobile est composé d'éléments de rayonnages traditionnels fixés sur des chariots qui se
déplacent en translation. Ce principe permet l'accès au volume total des documents contenus dans l'ensemble des
rayonnages en utilisant un seul couloir de consultation.

Support :
Les documents sont rangés dans des boites par année, et en respectantl’ordre du classement principal.
Exemple d’une étiquette- boite

4. La décentralisation des archives :

Les archives ne sont pas nécessairement détenues à l’intérieur de l’entreprise. En dehors même du choix d’un support,
l’entreprise peut examiner la nécessité de recourir à un « tiers-archiveur ».
Cette solution peut présenter certains avantages :
- L’entreprise n’a pas à investir en supports capables de stocker des volumes importants ;
- Elle délègue les fonctions de sauvegarde et de protection physique des archives ;
Le recours à ces prestations nécessite évidemment un cahier des charges précis et des précautions contractuelles
concernant la transmission, la propriété des données, leur confidentialité, leur restitution, leur destruction, etc.

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