Manuel de procédures administratives

et comptables

I- ORGANISATION DE LA DIVISION COMPTABLE ET FINACIERE

1.1 Organigramme de la division comptable et financière

Conseil d’administration
DIRECTEUR
DIVISION ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE
SERVICE AUDIT INTERNE SERVICE CONTROLE DE
GESTION
SERVICE
COMPTABLE
CLIENTS-
FOURNISSEURS

TRESORERIE

PERSONNEL
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1.2 Attributions de la division comptable et financière

▪ Veille à la continuité des financements nécessaires à l’activité de la société. En optimise le coût.

▪ Assure la coordination et la régulation des comptabilités.
▪ Veille au respect des législation et des réglementations liées aux aspects financiers, comptable et
fiscale.
▪ Développe les procédures de gestion prévisionnelle au sein de la société.
▪ Coordonne les études d’investissements dans la cadre des procédures de la société.
▪ Supervise la définition et veille à l’application des procédures internes, décès les anomalies,
suggère et
fait mettre en œuvre des actions correctives surtout en matière comptable et financier.
▪ Contrôle les travaux réalisés par les services de la division comptable et financière.
▪ Conçoit l’organisation générale du traitement de l’information.
▪ Rend compte au directeur générale.
1.3 Attributions du service comptable
le service comptable est hiérarchiquement rattaché à la division Administrative et financière.

Le chef de service comptable a les attributions suivantes :

• Il est responsable de la gestion comptable de NOM DE SOCIETE MAROC ;

• Il s’assure du respect des procédures comptables ;
• Il établi les documents comptables, la liasse fiscale et comptable et les annexes correspondantes ;

Le service comptable est structuré comme suit :

- Clients- Fournisseur ;
- Comptabilité de trésorerie ;
- Comptabilité générale.

1.3.1 Attributions du Clients-Fournisseurs

• Etablissement des factures ventes;
• Suivi des créances
• Gestion et analyse des comptes client,
• Etablissement des Bons de commandes
• Contrôle des factures fournisseurs
• Détermination de la TVA récupérable

1.3.2 Attributions de la comptabilité de trésorerie

• Etablissements des états de rapprochement

• Préparation des moyens de règlement,
• Suivi des placements Gestion de la trésorerie en temps réel (états de rapprochement)
• Etablissement des situations prévisionnelles des la trésorerie,
• Suivi des incidents de paiement,
• Correspondance avec les banques ;

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1.3.3 Attributions de la comptabilité générale

• Centralisation et validation des différentes opérations comptabilisées,

• Contrôle de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la régularité des opérations comptabilisées ;
• Comptabilisation des opérations paie-personnel ;
• Comptabilisation des opérations relatives aux immobilisations ;
• Etablissement des déclarations fiscales ;
• Arrêté des comptes ;
• Centralisation des analyses et justifications des soldes et des mouvements ;
• Tenue des livres légaux ;
• Gestion des archives ;
• Gestion des situations extra-comptables.
• Clôtures mensuel

Ces attributions peuvent être du ressort du responsable de la division comptable et financière.

II- SYSTEME D’INFORMATION ET SYSTEME COMPTABLE DE LA

NOM DE SOCIETE MAROC
2.1 Attributions du service financier

a. Identification des modules

Le système d’information tel qu’il se présente chez la NOM DE SOCIETE MAROC est composé de six

principaux modules qui s’échangent des flux d’informations. Il est structuré autour du logiciel CIEL
pour
la comptabilité et alajir pour la paie depuis 2006 :

• Processus Exploitation-Encaissements
• Processus Frais Généreaux
• Processus Immobilisations
• Processus Comptable
• Processus Personnel-Paie

b. Schéma d’intégration des données entre les différents modules constituant le système
d’information

Le schéma en page suivante décrit les différents flux, constituant le système d’information de NOM
DE
SOCIETE MAROC

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c. Présentation des fonctionnalités relatives aux modules du système comptable

Modules Fonctionnalités
Fournisseurs
• Contrôle des factures et des pièces justificatives correspondantes
• Saisie informatique des enregistrements comptables
• Vérification de la saisie
• Règlement des factures des fournisseurs
• Gestion des comptes fournisseurs (analyse des comptes fournisseurs et
effets à payer)

Immobilisations
• Gestion des mouvements des immobilisations,
• Gestion des amortissements,
• Inventaire physique des immobilisations
Clients
• Analyse des comptes clients
• Suivi des impayés et relance des clients
• Gestion des échéances

Paie
• Comptabilisation de la paie
• Paiements des salaires, organismes sociaux et impôts sur les salaires.
• Analyse et suivi des comptes de personnel, organismes sociaux et
impôt sur les revenus

Trésorerie
• Mise à jour des écritures comptables (règlements des fournisseurs,
tiers et encaissement des client)
• Vérification de l’exhaustivité de la comptabilisation du chiffre
d’affaires
• Gestion de la trésorerie réelle ( via modem avec les banques) et
prévisionnelle
• Gestion de la caisse
• Etablissement des états de rapprochement bancaire
• Exhaustivité de la réception de l’acceptation des effets par les clients
• Gestion des frais et intérêts bancaires

Comptabilité
générale

• Gestion des périodes comptables

• Saisie des opérations diverses (fiscale, régularisations comptables,
amortissements, provisions, paie, assurance)
• Etablissement de documents comptables
• Etablissement des déclarations fiscales
• Clôture mensuel

2.2 Organisation de la comptabilité

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L’organisation de la comptabilité est destinée à garantir la fiabilité des informations fournies et leur
disponibilité
en temps opportun. En ce qui concerne la NOM DE SOCIETE MAROC, celle-ci a mis en place une
organisation comptable qui répond aux exigences du code générale de normalisation comptable qui
définit les
règles fondamentales de tenue de la comptabilité.

Ainsi, la comptabilité, système d’information de la régie est organisée en vue de permettre :

- de saisir, classer et enregistrer les données de base chiffrées ;

- d’établir en temps opportun les états prévus ou requis ;
- de fournir périodiquement, après traitement, les états de synthèse ;
- de contrôler l’exactitude des données et des procédures de traitement.
Les règles de tenue de la comptabilité regroupent l’ensemble des fondements de base qu’il y a lieu de
respecter
afin d’aboutir à une comptabilité régulière. Ces règles concernent essentiellement les points suivants :

1) le respect du principe de la partie double, garantissant l’égalité arithmétique des mouvements «

débit »
et des mouvements « crédit » des comptes et des équilibres qui en découlent ;
2) une comptabilité justifiée par des pièces probantes datées, conservées, classées dans un ordre
défini,
susceptibles de servir comme moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en
comptabilité ;
3) une comptabilité en monnaie nationale
4) l’historique des écritures, afin de permettre pour chaque enregistrement comptable d’en connaître
l’origine, le contenu, l’imputation par nature, la qualification sommaire ainsi que la référence de la
référence de la pièce justificative qui l’appuie ;
5) le respect de l’enregistrement chronologique des opérations ;
6) la tenue des livres et supports permettant de générer les états de synthèse prévus par le CGNC ;
7) la mise en œuvre de contrôles comptables fiables contribuant à la prévention des erreurs, à la
détection
des fraudes et à la protection du patrimoine ;
8) le contrôle par inventaire de l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs.

2.3 Supports comptables

2.3.1 Règles de codification

la saisie des données respecte les règles de codification suivantes :

Code journal : il s’agit d’un code Alphabétique de trois lettres, identifiant le journal dans lequel sera
enregistré l’opération. La création des journaux a pris en compte le double souci de classement et
d’homogénéisation des opérations traitées.

La NOM DE SOCIETE MAROC dispose des journaux suivants :

Codification proposée
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Numéro de la pièce comptable :

Toute les pièces comptables sont numérotées dans un ordre croissant attribué automatiquement par
le
système :

Exemple de numérotation des pièces comptables :

10ème Pièce d’achat divers du mois de janvier 2007 HA 10/01

6ème Pièce bancaire A du mois d’octobre 2002 BQE 06/01

Plan comptable :
Un compte est une description numérique qui renseigne sur la nature de chaque opération.
La Société adopte depuis juin 2006 le plan comptable marocain. Le plan comptable de la régie est
annexé au
présent manuel.

Code Libellé

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Les comptes de la société comprennent huit caractères numériques, et ne peuvent être mouvementés
que s’ils
figurent sur le plan de comptes de NOM DE SOCIETE MAROC.

Les cinq premiers chiffres correspondent au numéro de compte préconisé par le CGNC, les trois
derniers
chiffres correspondent à des numéros internes à la NOM DE SOCIETE MAROC.

Code analytique : il s’agit d’un code qui informe sur la section analytique concernée par la nature de
l’opération. Ces codes n’ont pas encore été paramètrés à la date de notre intervention ( affectation
des
dépenses par nature d’opérations en vue de déterminer le coût de revient par activité )

2.3.2 Documents comptables

Les documents comptables de la NOM DE SOCIETE MAROC sont constitués par :

- l’ensemble des pièces justificatives et probantes, nécessaires à la tenue d’une comptabilité

régulière et à la tenue d’une comptabilité régulière et à la justification des transactions
comptables réalisées.
- Les livres comptables dont la tenue et la conservation sont obligatoires.

DOCUMENT DESCRIPTION PERIODICITE

Pièces
justificatives
Documents justifiant l’ensemble des transactions
comptables internes et externes de la NOM DE SOCIETE
MAROC ( facture, bon de commande, bon de livraison,
relevé fournisseur, avis de débit/crédit, listing des
virements, listing des salaires, déclaration fiscale,
avenant, note de débit, bon de caisse, devis, quittance,
reçu...)

Quotidienne,
Mensuelle ...
Journaux
comptables
Ce sont des fichiers où sont inscrits les opérations
chronologiques, par processus comptable. Ces opérations
sont centralisées une fois par mois sur le grand livre.

Quotidienne,
Ponctuelle
Livre journal C’est un fichier récapitulant mensuellement les totaux des
mouvements comptabilisés (débit/crédit). Ponctuelle
Grand livre C’est un fichier où sont reportées les écritures du livre
journal, ayant pour objet de les enregistrer selon le plan
de comptes.
Mensuelle
Etats de synthèse Il s’agit du bilan, du compte de produits et charges, de
l’état de soldes de gestion.
Le tableau de financement et l’état des informations
complémentaires
Annuelle
Ponctuelle
Annuelle
Balance
analytique
A paramétrer
Balances
Générales et
auxiliaires
Instrument indispensable au contrôle comptable. Elle
récapitule pour chaque le report à nouveau, le cumul des
mouvements de la période, et le solde constitué en fin de
période.

Mensuelle

D’autre, la société tient les livres légaux tels que prescrit par le code de commerce :

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• Le livre journal dans lequel sont enregistrées les opérations de la régie ;
• Le livre d’inventaire dans lequel sont transcrits le bilan et le compte de produits et charges de
chaque exercices.
Ces deux registres côtes et paraphés sont tenus sans blanc ni surcharges

2.3.3 Règles d’enregistrement des informations

Les points suivants doivent être respectés :

1) Toutes les pièces comptables sont enregistrées dans des journaux opération par opération.

Les opérations comptables sont enregistrées de manière chronologique écartant toute possibilité
d’insertion
intercalaire.

2) L’enregistrement initial est toujours conservé. Les corrections se font de la manière suivante :

- affectation de signes opposés aux montants erronés,

- ou contre-passation de l’écriture erronée, et constatation de l’écriture qui aurait due être
passée.

3) Les opérations comptables sont enregistrées dans le livre journal et dans le grand livre.

Le grand livre doit faire ressortir pour chaque compte les éléments suivants :

- Solde d’ouverture
- Mouvements de la période
- Soldes de fin de période.

2.3.4 Règles d’accès, de classement, de sauvegarde et d’archivage des données et des

documents

Ces règles concernent essentiellement les éléments suivants :

- l’ensemble des pièces justificatives de dépenses engagées, des investissements réalisés, ainsi
que les factures de vente,
- tout document comptable nécessaire au contrôle fiscal, douanier, CNSS et office des changes,
- les supports informatiques.

Accès aux données

L’accès aux locaux comptables et aux documents comptables est strictement réservé aux personnel
du
département.

L’accès au logiciel informatique est protégé par un mot de passe.

Les dossiers comptables ne sont partagés qu’entre les membres du département tout en tenant
compte des
autorisations d’accès.

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III- PRINCIPES COMPTABLES

3.1 Supports comptables

Les principes comptables retenus par la NOM DE SOCIETE MAROC sont les principes définis par la
loi
comptable, qui est entrée en vigueur par la loi comptable, qui est entrée en vigueur le 1 er janvier 1994,
et le
C.G.N.C, à savoir ;

- Le principe de continuité d’exploitation ;

- Le principe de permanence des méthodes ;
- Le principe du coût historique ;
- Le principe d’indépendance des exercices ;
- Le principe de prudence ;
- Le principe clarté ;
- Le principe d’importance significative.

3.1.1 Principe de continuité d’exploitation

1- selon le principe de continuité d’exploitation, la NOM DE SOCIETE MAROC doit établir ses états de

synthèse dans la perspective d’une poursuite normale de ses activités.

Par conséquent, en l’absence d’indication contraire, elle est censée établir ses états de synthèse sans

l’intention ni l’obligation de se mettre en liquidation ou de réduire sensiblement l’étendue de ses

activités.

2- Ce principe conditionne l’application des autres principes, méthodes et règles comptables tels que
ceux-
ci doivent être respectés par la régie, en particulier ceux relatifs à la permanence des méthodes et aux
règles
d’évaluation et de présentation des états de synthèse.

3- Dans le cas où les conditions d’une cessation d’activité totale ou partielle sont réunies, l’hypothèse
de
continuité d’exploitation doit être abandonnée au profit de l’hypothèse de liquidation ou de cession.

En conséquence, les principes de permanence de méthodes, du coût historique et de spécialisation

des
exercices sont remis en cause.

Seules des valeurs de liquidation ou de cession doivent alors être retenues et la présentation des étés
de
synthèse doit elle-même être faite en fonction de cette hypothèse.

4- Selon ce même principe, la NOM DE SOCIETE MAROC corrige à sa valeur de liquidation ou de

cession tout élément isolé d’actif dont l’utilisation doit être définitivement abandonnée.

3.1.2 Principe de permanence des méthodes

1- En vertu du principe de permanence des méthode, la NOM DE SOCIETE MAROC établit ses états
de
synthèse en appliquant les mêmes règles d’évaluation et de présentation d’un exercice à l’autre.

2- La NOM DE SOCIETE MAROC ne peut introduire de changement dans ses méthodes et règles
d’évaluation et de présentation que dans des cas exceptionnels.

Dans ces circonstances, les modifications intervenues dans les méthodes et règles habituelles sont
précisées
et justifiées, dans l’état des informations complémentaires ( ETIC ), avec indication de leur influence
sur le
patrimoine, la situation financière et les résultats ( annexe A2 )

3.1.3 Principe du coût historique

1- En vertu du principe du coût historique, la valeur d’entrée d’un élément inscrit en comptabilité pour
son
montant exprime en unités monétaires courantes à la date d’entrée reste intangible quelle que soit
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l’évolution ultérieure du pouvoir d’achat de la monnaie ou de la valeur actuelle de l’élément, sous
réserve
de l’application du principe de prudence.

2- Par dérogation à ce principe, la NOM DE SOCIETE MAROC peut décider de la réévaluation de

l’ensemble de ses immobilisations corporelles et financières, conformément aux prescriptions du
CGNC.

3.1.4 Principe de spécialisation des exercices

1- En raison du découpage de la vie de la régie en exercices comptables, les charges et les produits
doivent
être, en vertu du principe de spécialisation des exercices, rattachés à l’exercice qui les concerne
effectivement et à celui-là seulement.

2- Les produits sont comptabilisés au fur et à mesure qu’ils sont acquis et les charges au fur et à
mesure
qu’elles sont engagées, sans tenir compte des dates de leur encaissement ou de leur paiement.

3- Toute charge ou tout produit rattachable à l’exercice mais connu postérieurement à la date de
clôture et
avant celle d’établissement des états de synthèse, doit être comptabilisé parmi les charges ou les
produits de
l’exercice en cours.

4- Toute charge ou tout produit connu au cours d’un exercice mais se rattachant à un exercice
antérieur,
doit être inscrit parmi les charges ou les produits de l’exercice en cours.

5- Toute ou produit comptabilisé au cours de l’exercice et se rattachant aux exercices ultérieurs, doit
être
soustrait des éléments constitutifs du résultat de l’exercice en cours et inscrit dans un compte de
régularisation.

3.1.5 Principe de prudence

1- En vertu du principe de prudence, les incertitudes présentes susceptibles d’entraîner un
accroissement
des charges ou une diminution des produits de l’exercice doivent être prises en considération dans le
calcul
du résultat de cet exercice.

Ce principe évite de transférer sur des exercices ultérieurs des charges ou des minorations de
produits, qui
viendront biaiser le résultat de l’exercice présent.

2- En application de ce principe, les produits ne sont pris en compte que s’ils sont certains et
définitivement acquis à l’entreprise ; en revanche, les charges sont à prendre en compte dès lors
qu’elles
sont probables.

3- Seuls les bénéfices réalisés à la date de clôture d’un exercice peuvent affecter les résultats : par
exception est considéré comme réalisé le bénéfice partiel sur une opération non achevée à la date de
clôture
et qui répond aux conditions fixées par le CGNC.

4- La plus-value constatée entre la valeur actuelle d’un élément d’actif et sa valeur d’entrée n’est pas
comptabilisée.

En revanche, la moins value doit toujours être inscrite en charges, même si elle apparaît comme
temporaire
à la date d’établissement des étés de synthèse.

5- Tous les risques et les charges nés en cours de l’exercice ou au cours d’un exercice antérieur
doivent être
inscrits dans les charges de l’exercice même s’ils ne sont connus qu’entre la date de la clôture de
l’exercice
et la date d’établissement des états de synthèse.

3.1.6 Principe de clarté :

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1- selon le principe de clarté :

- Les opérations et informations doivent être inscrites dans les comptes sous la rubrique
adéquate, avec la bonne dénomination et sans compensation entre elles ;
- Les éléments d’actif et de passif doivent être évalués séparément ;
- Les éléments des états de synthèse doivent être inscrits dans les postes adéquats sans aucune
compensation entre ces postes.

2- Ce principe trouve essentiellement son application en matière d’évaluation et en matière de

présentation
des états de synthèse.

Il ne va pas à l’encontre des règles prescrites par le CGNC concernant l’exhaustivité de la

comptabilité, la
précision des enregistrements et des équilibres comptables exprimés en unités monétaires courantes.

3- Dans les évaluations nécessitant des estimations, les méthodes par approximation ne sont admises
que si
leurs incidences par rapport à des méthodes plus élaborées n’atteignent pas des montants significatifs
au
regard de l’objectif de l’image fidèle.

4- Dans la présentation de l’ETIC, le principe d’importance significative a pour conséquence

l’obligation
de ne faire apparaître que les informations d’importance significative.

3.2 Méthode d’évaluation

Les méthodes d’évaluation retenues par la NOM DE SOCIETE MAROC pour les différents
composants des
états financiers sont celles préconisées par la loi des obligations comptables des commerçants et le
C.G.N.C.

Nous verrons successivement les méthodes d’évaluation concernant :

- Les immobilisations et les amortissements ;

- Les stocks ;
- La dépréciation des stocks ;
- La dépréciation des créances clients ;

3.2.1 Immobilisations corporelles et amortissements :

a- Immobilisations corporelles

Les immobilisations corporelles sont évaluées au coût d’acquisition qui englobe :

- Le prix d’achat des immobilisations acquises. Si l’immobilisation est importée, le montant en

devise est converti au cours moyen du mois précédent. Toute fois, si la fluctuation de la
monnaie étrangère est significative, la régie convertit la devise au cours moyen du mois
même ;
- Les droits de douane ( si l’immobilisation est importée ) ;
- Les charges accessoires telles que les frais transport, les frais d’approche, les de transit ;
- Les taxes non récupérables ;

- Les charges d’installation nécessaires pour mettre l’immobilisation en état d’utilisation, à

l’exclusion des frais d’essai et de mise au point qui sont à classer dans les charges de
l’exercice ou, le cas échéant, susceptibles d’être répartis sur plusieurs exercices.

Sont exclus du coût d’acquisition de l’immobilisation les frais d’acquisition qui consistent en :

- droits de mutation
- honoraires et commissions ;
- frais d’actes ;
- les frais financiers

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En ce qui concerne les dépenses d’entretien et de réparation, le principe retenu par la NOM DE
SOCIETE
MAROC est de passer en charges :

- Les dépenses d’entretien qui ont un caractère préventif et ont pour objet de conserver les
biens dans de bonnes conditions d’utilisation ;
- Les dépenses de réparation qui ont pour objet de remettre les biens dans de bonnes conditions
d’utilisation.

Cependant, dans des cas exceptionnels, lorsque les dépenses engagées augmentent la durée de vie
des biens
concernés, la NOM DE SOCIETE MAROC les porte à l’actif du bilan.

b- Amortissements

Pour la politique d’amortissement, la NOM DE SOCIETE MAROC opte pour l’amortissement linéaire
qui
est calculé en fonction de la durée de vie des immobilisations.

- Immobilisations en non valeur 25%

- Immobilisations incorporelles ( logiciels) 15%
- Constructions : bâtiments 5%
- Construction sur terrain d’autrui 10%
- Aménagement de construction 10%
- Matériel et outillage 10%
- Matériel et transport 20%
( autobus articulés) 12.5%
- Mobilier et matériel de bureau 10%
- Matériel informatique 15%
- Autres immobilisations 10%

IV- PROCEDURES D’ARRETE DES COMPTES

4.1 Procédures de contrôle comptable
4.1.1 Procédures d’analyse et de justification des soldes :

Avant tout justification, il serait utile de s’assurer de l’égalité entre les soldes et les mouvements
figurant sur
les journaux, grands livres et ceux figurant sur la balance générale.

La balance générale et éventuellement les balances auxiliaires, ne peuvent donner les justifications
claires et
précises du contenu d’un certain nombre de comptes, d’où la nécessité des fiches d’analyse des
comptes.

Constituant un élément de contrôle interne, de telle justifications permettent le suivi et le redressement

régulier
des comptes. Toute anomalie est détectée à temps et est régularisée aussitôt.

Ces fiches d’analyse doivent en principe intéresser tous les comptes du bilan. Il est procédé pour
chaque
compte au pointage entre les mouvements débit et les mouvements non pointés constituent le détail
du solde
reporté sur les fiches d’analyse.

Le logiciel utilisé (SAARI) permet l’accélération de la production de ces fiches d’analyse par la fonction

« lettrage ». Cette possibilité doit être exploitée au fur est à mesure de la saisie.
Outre la tâche précitée, qui peut être déléguée avec contrôle permanent aux agents responsables des
comptes à
analyser, le responsable du service comptable doit procéder aux travaux suivants :

• Vérification des imputations des comptes de la classe 6 et 7. Ce travail consiste à détecter, à partir
de la lecture des libellés, les éventuelles erreurs d’imputation pour, d’une part, en tenir compte
dans l’exploitation des résultats de la période, et d’autre part, proposer les écritures correctives.

• Procéder à l’analyse globale des soldes des comptes de la classe 6 et 7 par recoupement avec des
informations brutes des autres services ou divisions.
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4.1.2 Procédures d’analyse et de justification des soldes :

Les différents états de rapprochement et balances justificatives doivent être bien dépouillés par le
responsable
comptable pour détecter, le cas échéant, les opérations et imputation à régulariser.

Les redressements des comptes doivent être matérialisées par une pièce d’OD (annexe) et
comptabilisé dans le
journal « Opération Diverses » ( J 900 )

Toute opération de régularisation doit être motivée et expliquée par un libellé explicatif concis et
appuyée par
des pièces justificatives. La pièce d’OD doit être signée par le responsable du service comptable.

Les redressements et les corrections d’erreurs doivent laisser lisible l’enregistrement initial erroné. La
comptabilité doit être organiser, pour ces corrections d’erreurs, de façon à permettre de retrouver les
montants
des mouvements des comptes, expurgés des conséquences de ces erreurs, de façon à permettre de
retrouver les
montants des mouvements des comptes, expurgés des conséquences de ces erreurs : correction par
nombre
négatif ou par contre-passation. La comptabilisation en négatif n’est admise que pour les rectifications
des
erreurs. ( Cf & 2.3.3 )

4.2 Procédures d’arrêté des comptes

Les états de synthèse sont établis dans le respect des principes comptables fondamentaux qui ont
précisément
pour objectif d’en assurer la pertinence, la fiabilité et la comparabilité dans le temps et dans
l’espace(Cf.& 3.1):

• Principe de continuité d’exploitation

• Principe de permanence des méthodes

• Principe du coût historique

• Principe d’indépendance des exercices

• Principe de prudence

• Principe de clarté
• Principe d’importance significative

Les états de synthèse de la NOM DE SOCIETE MAROC sont établis mensuellement.

L’accomplissement régulier des analyses des comptes et le redressement corrélatif des comptes,
facilitera
considérablement les travaux d’arrêté.

Outre l’analyse des soldes et des mouvements, et le contrôle des états de rapprochement, les travaux
d’arrêté
des comptes implique les tâches suivantes :

• Contrôle de la concordance entre le grand livre et l’inventaire réel des immobilisations,

• La préparation des dotations aux amortissement,
• La préparation du relevé des charges à payer et des produits perçus ou comptabilisé d’avance,
• La préparation du relevé des charges payées ou comptabilisée d’avance et des produits à recevoir,
• La proposition des éventuelles provisions pour risques, charges ou pour dépréciation à constituer.

Tous ces travaux aboutiront à la préparation des écritures d’inventaire établis sous la responsabilité
du
responsable du service comptable et celui de la division comptable et administrative.

Le projet d’arrêté ainsi que l’arrêté définitif qu’il soit intermédiaire ou de fin d’année sont de la
responsabilité
du responsable du service comptable et celui de la division comptable et administrative.

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et comptables
Les travaux d’arrêté des comptes doivent s’achever par les travaux auxiliaires dont l’importance n’est
pas à
démontrer : éditions, classements, relieur, etc...

Le schéma suivant récapitule l’enchaînement des étapes de l’arrêté comptable :

CENTRALISATION DE L’INFORMATION ET DES PIECES DE BASE
SAISIE ET TRAITEMENT IMMEDIAT DES OPERATIONS REALISEES
PAR LA REGIE
CLASSEMENT RATIONNEL DES PIECES ET DES DOCUMENTS
COMPTABLES
JUSTIFICATION DES COMPTES
ANALYSE DES SOLDES ET DES MOUVEMENTS
OPERATIONS D’ARRETE
ETABLISSEMENT DES ETATS DE SYNTHESE
EDITIONS ET CLASSEMENTS
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V- PLAN COMPTABLE DE LA NOM DE SOCIETE MAROC

PROCEDURES DE CREATION DES COMPTES ET DES JOURNAUX

COMPTABLES
Le plan de comptes joue un rôle très important, car la satisfaction des besoins d’analyse de gestion et
le contrôle
de l’élaboration des états de synthèse dépendront de la finesse de sa structure. Il est élaboré dans le
respect des
obligations légales définies par le plan comptable général. Mais il doit intégrer les spécificités de
l’entreprise,
qu’elles soient liées à son activité ou à son organisation, afin de maximiser le nombre d’informations
disponibles à la simple lecture de la balance et de faciliter les travaux d’analyse et de pointage. Dans
un
contexte d’accélération de la production des comptes, deux aspects doivent être pris en compte : la
codification
et l’ouverture de subdivisions.

La codification, constitue un mode de repérage qui doit faciliter les enregistrements et les contrôles.
Elle doit
être faite de façon significative et homogène. Le plan comptable général utilise déjà un mode de
codification
significatif par l’adoption de critères intangibles de classement des opérations. La NOM DE SOCIETE
MAROC à la possibilité d’étendre l’application de ce principe à ses spécificités, ce qui peut être très
utile dans
l’analyse des soldes en vue de l’élaboration des documents de synthèse. Ainsi, il peut définir un
repérage
complémentaire, en introduisant des nombres correspondant à une ventilation précise et en les
combinant.
L’ouverture appropriée des comptes est déterminante pour la conduite des analyses effectuées à
partir de la
comptabilité générale. Leurs intitulés doivent permettre un repérage aisé de leurs contenus. Les
comptes doivent
être ouverts de manière à isoler les données qui présentent des particularités ( exemple : achats
import) ou bien
à mieux cerner certaines opérations enregistrées dans plusieurs comptes ( exemples ; indemnité et
avantages
divers).

Il existe, évidement, des limites à la codification significative et à l’ouverture de subdivisions : elles

tiennent à
la nature même du plan de comptes qui ne doit pas être transformé en un énorme fichier abstrait qui
subdiviserait inutilement les comptes.

Les répercussions sur le système automatique de traitement des données (compte affectés
automatiquement par
le logiciel) sont à prendre en compte. Le responsable informatique veillera sur l’opération depuis son
lancement.

L’ouverture de journaux appropriés, avec un codage révélateur (on peut adopter une codification
alignée sur
celle du PCG), permet également de faciliter le pointage des comptes en identifiant facilement la
nature des
opérations comptabilisées dans les comptes. Il permet également un classement rationnel, et simple
d’accès.
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et comptables

Le paramétrage des journaux comptables doit prévoir l’interdiction d’utiliser des comptes particuliers
(les
comptes de banques ne doivent pas être passés par OD).

1- Plan comptable :
la codification du PCGE est la suivante :

1er chiffre : « Masse »

2ème chiffre : « Rubrique »
3ème chiffre : « Poste »
4ème chiffre : « Compte »
5ème chiffre : « Compte divisionnaire »
6ème chiffre : « Sous-compte »
etc.

Un compte doit comporter au moins 4 chiffres. L’usage des masses, rubriques et poste dans
l’enregistrement
des opérations comptables est interdit.

La NOM DE SOCIETE MAROC n’a pas le droit de créer ni une masse, ni une rubrique, ni un poste ni
un
compte. Même les comptes divisionnaires prévus par le PCGE ne peuvent être modifiés ou recevoir
un libellé
autre que celui attribué.

Les comptes divisionnaires sont prévus à différent niveaux et dans toutes les classes sauf la classe
‘1’. Ainsi,
des 8 positions initialement prévues par le système en place, les cinq premiers seront réservés à la
codification
du PCGE. Les trois positions restantes sont à utiliser selon les besoins de la NOM DE SOCIETE
MAROC.

Rappelons que le chiffre zéro ‘0’ indique le regroupent. Ainsi si la NOM DE SOCIETE MAROC a prévu
les
comptes suivants :

23120000 Terrains bâtis.

23121000 Terrain bâti Sidi Brahim
23122000 Terrain bâti Bensouda.

....., l’usage du compte 23120000 n’est plus possible puisqu’il s’agit d’un compte de regroupement.

Les trois positions qui se serviront aux subdivisions jugées nécessaires par la NOM DE SOCIETE
MAROC
sont à servir en tenant compte de la nature de l’information enregistrée et des besoins en information
de telle
sorte que la subdivision n’entraîne pas de sur charge, et que son absence ne prive d’une information
exploitable
par ailleurs.

Pour des besoins de finesse de l’information, les comptes de charges et de produits seront plus
éclatés et
ventilés que ceux de bilan. Partant les positions et le degré d’éclatement peuvent différer.

Une homogénéité de codification est à respecter. Ainsi si à un chiffre est affecté une signification, ils
seront
toujours associés (exemple : si 8 en énième position désigne ‘ autre’, quelque que soit le compte cette

signification est valable).

Dans le souci de calcul des coûts de revient, de budgétisation et de contrôle de gestion, la dissection
des charges
et des produits entre ce qui se rattache à l’Administratif, à l’Exploitation & Commercial et au Technique

revêt tout son intérêt.

D’un autre côté, la différenciation entre les différentes unités administratives, d’exploitation et de
techniques est
également utile.

Des subdivisions plus fines à l’intérieur de chacune des éclatements cités est à adopter compte tenu
des
spécificités de la NOM DE SOCIETE MAROC.
De ce qui vient d’être exposer on distingue les critères d’éclatement suivants :

Manuel de procédures administratives

et comptables

- Géographique ;
- Par département.

Reste deux autres critères d’éclatement à savoir : ‘ Géographique’ et ‘ Par Département’. Les trois
positions
finales seront à ce niveau utilisées.

- 6ème Position : éclatement géographique ;

- 7ème Position : éclatement par département ;
- 8ème Position : détail voulu.

2- Journaux comptables :
Les journaux comptables sont à créer par natures d’opérations homogènes, nécessitant un suivi ou un

classement particulier, ou basée sur des pièces de natures spécifiques.

Les journaux créés au niveau de la NOM DE SOCIETE MAROC sont à revoir dans cette optique :

➢ Nature d’opérations ;

➢ Type de classements ;
➢ Supports et nature des pièces ;
➢ Fréquence des opérations.

Rappelons encore que le paramétrage des journaux comptables doit prévoir l’interdiction d’utiliser des
comptes
particuliers ( exemple : les comptes de banques ne doivent pas être mouvementés par OD)