M0385AUDIT11

Centre Africain d'études Supérieures en Gestion
Institut Supérieur de Comptabilité, Diplôme d'Etudes Supérieures

de Banque et de Finance Spécialisées en Audit et Contrôle
C
(ISCBF) de Gestion
ES
Promotion 18
(2006-2007)
AG
Mémoire de fin d ' étude

-B
THEME
IB
ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES

LI
DU CYCLE COMPTABLE D'UNE PME:

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CAS DE QUALITY SERVICES SARL

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Présenté par: Dirigé par:
SEKOU SIDIBE M. JEAN B. DIENE
Auditeur Interne aux ICS
!OH
M0385AUDIT11
2
Elaboration du manuel de procédures du cycle comptable d'une PME:
Cas de Quality Services SARL
DEDICACES
Ce présent mémoire, fruit de plusieurs mois de travail est dédié à titre posthume:
A ma chère mère feue SIDIBE Sira,

A mon père feu SIDIBE Souleymane,
Qu' ils trouvent ici toute ma gratitude.

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SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG
REMERCIEMENTS
La fin de cette formation en audit et contrôle de gestion au Sénégal me donne l'occasion de

saluer l'effort de tous et de toutes qui m'ont soutenu durant cette période pour son bon
déroulement. Je tiens à leur exprimer ici toute ma reconnaissance.
Ces remerciements vont à l'endroit:
De ma chère mère feue Sira SIDIBE, paix à son âme;

C
Le directeur de mémoire, Monsieur Jean Baptiste DIENE qui n'a ménagé aucun
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effort pour l'élaboration de ce mémoire;

A tout le corps professoral du CESAG pour leur remarquable mission de formation
AG
de qualité,
A Monsieur Sidi SOW, qui m'a soutenu tant moralement que financièrement, sans
oublier son épouse et ses enfants;
-B
Monsieur David PIERRON, Directeur Associé de Quality Services pour tous ses
efforts consentis pour la réussite de cette formation.
IB
A tous les stagiaires de notre promotion au CESAG.

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SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG ii
LISTES DES SIGLES ET ABREVIATIONS
ACH: Achat
BAN: Banque
CAlS: Caisse
CESAG: Centre Africain d'Etudes Supérieures en Gestion
ISCBF: Institut Supérieur de Comptabilité et de Banque Finance

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MP: Manuel de Procédures

ES
OD: Operations Diverses
QS: Quality Services

AG
RAF: Responsable Administratif et Financier
Rt: Responsable Technique

-B
SYSCOA: Système Comptable Ouest Africain

IB
TVA: Taxe sur la Valeur Ajoutée

LI
UEMOA: Union Economique et Monétaire Ouest Africain

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VTE: Vente
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SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG iii
LISTE DES ANNEXES

Annexe 1 : Questionnaires de contrôle interne petites entreprises: ................................................. 83
Annexe 2 : Les documents internes de QS .......................... ........... ............ ...................................... 94

C
LISTE DES FIGURES

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Figure 1 : Organigramme de Quality Services ................................................................................. 35

AG
Figure 2 : Schéma des étapes d'élaboration d' un manuel de procédures ......................................... 46
Figure 3 : Schéma d' écritures comptables d' encaissement et décaissement par caisse ................... 6.2
-B
Figure 4: Schéma d'écritures comptables d' encaissement et décaissement par banque ................. 65
Figure 5 : Schéma d ' écritures comptables d' achat d' immobilisation par banque/caisse ou à crédit:
IB
......................................................................................................................... ..... ............................ 68
Figure 6 : Composantes du budget.. .................................................... ............................................. 72

LI
Figure 7 : Modèle budgétaire ........................................................................................................... 72

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SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG iv
TABLE DES MATIERES
DEDICACES ..... ................................... ......................................... .................................................. i
REMERCIEMENTS ....................................................................................................................... ii
LISTES DES SIGLES ET ABREVIATIONS .............. .... ............................................................. iii
LISTE DES ANNEXES ................................................................................................................. iv
LISTE DES FIGURES ......................... .................... .................................... .................................. iv

C
TABLE DES MATIERES ... .......................................... ...... ..................................... ...................... v

ES
INTRODUCTION GENERALE .............................................................................................................1
PRDUERE PARTIE: LE CADRE THEORIQUE ..............................................................................5

AG
CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LES PROCEDURES ET MANUEL DE

PROCEDURES ............................................................................................................ ..................... 7
1.1 Les procédures .................................................................................................................... 7

-B
1.1.1. Définition ................................ ........ .. ................................................... ....................... 7

IB
1.1.2. Les caractéristiques des procédures .............. .................................. .......................... .. 8
1.1.2.1. Opérationnalité de la procédure .... ...... .... ........................................................ .... 8

LI
1.1.2.2. Bornes de la procédure ........................................................................................ 9

O
1.1.3 . Canevas type d'une procédure ................................ .................................................... 9

TH
1.2 Le manuel de procédures ................................................................................................. 10
1.2.1. Définition ..................................................................... ....................... ..................... 10

EQ
1.2.2. Objectifs ...................... .. .. .. .. .................. ..................................... ..... ... ...................... 10

U
1.2.3. Fonction du manuel ....................................................... .............................. .... ......... 11

E
1.2.4. Structure et présentation du manuel de procédure ................................................... 12
1.2.4.1 . Fond et forme ............ ........................................................ ............................... 12
1.2.4.2. Support de présentation .................................................................................... 13
CHAPITRE 2 : LE CONTROLE INTERNE .............................................................................. 15
2.1. Généralités sur le contrôle interne .............................. ................................ ...................... 15
2.1. 1. Définitions .... .................................................................... ................ ...................... .. 15
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG v
2.1.2. Composantes du contrôle interne : ........................... ................................................ 16
2.1.2.1. Système d'organi sation .............................. ....................... .. ............................. 17
2.1.2.2. Système de documentation et d' information .......... ..................... ..................... 19
2.1.2.3. Système de preuves ........................................... ............................................... 21
2.1.2.4. Moyens matériels de protection ................. .................................................... .. 24
2.1.2.5. Les ressources humai nes : ............ .................................................................... 24
2.1.2.6 . Supervision ..... .. ................ ........................................................................ ... .. ... 25

C
2.2. Méthodologie d ' appréciation du contrôle interne dans une mission d 'audit comptable et
ES
financier ................................. ............... ............ ........................................................................... 25
2.2.1. Définition et historique d'audit : ................................. ................ ...................... ....... 25

AG
2.2.2. Objectif d'audit comptable et financier. ........ .. ....... ..... ............................................. 26
2.2.3. Méthodologie d'appréciation du contrôle interne dans une mission d 'audit

comptable et financier ................................................................. ............................................. 27
-B
2.2.3.1. Prise de connaissance du système ........................................... ......................... 28

IB
2.2.3.2. Description du système ..... .................................................................. ............. 28
2.2.3.3 . Vérification de l'existence du système ....... ................................... .. ................. 28

LI
2.2.3.4. Evaluation des ri sques dus à la conception du système ... ................................ 29

O
2.2.3 .5. Vérification du fonctionnement des procédures ............................................... 29

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DEUXIEME PARTIE ~ LE MANUEl. DE PROCEDURES ............. .. ................................................. 31

EQ
CHAPITRE 3 : PRESENTATION DE LA SOCIETE QUALITY SERVICES SARL ET LES

ETAPES D'ELABORATION D'UN MANUEL DE PROCEDURES ...................................... 33
3.1. Présentation de la société QUALITY SERVICES CQS) : ............. .. ................................. 33

U
3.1.1. Domaine d'activité ........................................................................................ ........... 33

E
3.1.2. Organisation de QUALITY SERVICES .................................................................. 34
3.1.3. Les tâches et responsabilités: ................................................. .. ................................ 35
3.2. Etapes d 'élaboration d'un manuel de procédures ......................... ................................... 37
3.2.1. Etablissement d'une liste initiale ................................................... .......................... 37
3.2.2. Définition d' un code de classement ........................................................................ . 38
3.2.3 . Préparation des dossiers de procédures ..... .. .................... ...................... ................... 38
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG vi
3.2.4. Etablissement d' une description globale ................ .................................................. 39
3.2.5. Réalisation des interviews et la rédaction ...... .... ...................................................... 39
3.2.5.1 . Réalisations des interviews ........ .. .. .. .. .............................................................. 39
3.2.5.2. La rédaction ...... .......... .............. .. ........ .............................................................. 43
3.2.6. La validation ....................................................... ..................................................... 44
CHAPITRE 4 : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURE DU CYCLE

COMPTABLE DE LA SOCIETE QUALITY SERVICES SARL ............................................ 47
C
4.1 . Principes comptables (MPI) ........................................................................................ 49

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4.1.1. La prudence ....................................... ..................................................... .................. 49
4.1.2. La continuité de l' exploitation .. .. .. .... .. .................................... ................................. 49

AG
4.l.3. La permanence des méthodes comptables: .......................... ................................... 49
4.1.4. Le coût historique :.............................................................................. ..................... 49

-B
4.1.5 . L' intangibilité du bilan :........................................................................................... 50
4.1.6. La spécialisation des exercices: ............ .................................................................. 50

IB
4.1.7. La transparence : ...................... ........ .... .................................................................... 50

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4.1.8. L'importance significative : ................................................................ ..................... 50

O
4.1.9. La prééminence de la réalité sur l'apparence: ......................................................... 50

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4.2. Organisation comptable ...................................... .. .. ..................................................... 52
4.2.1. Procédures comptables : .......................................................... ................................. 52

EQ
4.2.2. Compte de Trésorerie : .......................... ................................................................... 52
4.2.3. Pièces Justificatives .......... ........ .. .............. .. .. ............................................................ 53

U
4.2.3.1. Recettes ................................................................................................................ 53

E
4.2.3.2. Dépenses ............. ................................................................................. .. .. .. .......... 53
4.2.3.3. Prise en charge des pièces justificatives ............................................................... 55
4.2.4. Inventaire, amortissements ....................................................................................... 55
4.3 . Documents comptables (MP3) ..................................................................................... 56
4.3 .1. Les pièces comptables .............................................................................................. 56
4.3 .2. Les journaux comptables .......................................................................................... 56
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG vii
4.3.2.1. Le journal des ventes (Y TE) : .................... ....... ............................................... 57
4.3.2.2. Le journal d' achats (ACH) : ............................................................................. 57
4.3 .2.3. Lejournal de banque (BAN) : .................... ...... .......... ................................... ... 57
4.3 .2.4. Le journal de caisse (CAlS) ............................................................................. 58
4.3.2.5. Le journal des opérations diverses (00) ..................... ........... .......................... 58
4.3.2.6. Le journal des à nouveaux (RAN) .................................................................... 58
4.3.3 . Le classement des pièces comptables .......................................... .............. ............... 58

C
4.3.4. Etats financiers .......................................................... ............................................... 58

ES
4.4. Gestion de la caisse (MP4) ... ............................................................................................ 61

AG
4.4.1. Objet de la procédure : ......................................................................... ................... . 61
4.4.2. Application de la procédure : .................. ................................... ..... ......................... 61
4.4.3. Description de la procédure : ............................. ...................................................... 61

-B
4.4.3 .1. Prise d'inventaire physique caisse et établissement d'une fiche d'inventaire
caisse 62
IB
4.4.3.2. Classement de la fiche d'inventaire de caisse .................................................. 62

LI
4.5. Gestion de la banque (MP5) ............................................................................................. 63

O
4.5.1. Objet de la procédure : ............................................... .............................................. 63

TH
4.5.2. Application de la procédure : ............ ........ ............... ................................................ 63
4.5.3. Description de la procédure ....................................................... .............................. 63

EQ
4.5.3 .1. Réception et enregistrement du courrier: ... ........................... .......................... 64
4.5.3.2. Etablissement du rapprochement bancaire : ..................................................... 64

U
4.5.3.3 . Contrôle et visa du rapprochement bancaire : .................................................. 64

E
4.5.3.4 . Classement de l'état de rapprochement :.......................................................... 65
4.6. Gestion des immobilisations ... ............................. ................ ....... ........... ..... ..................... 66
4.6.1 . Objet de la procédure : .............................. ............................................................... 66
4.6.2. Application de la procédure : ................................................................ ................... 66
4.6.3 . Description de la procédure : ............................. ...................................................... 66
4.7. Gestion budgétaire ......................................... .... ................. ............................................. 69
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG viii
4.7.1. Objet de la procédure : .. .. ...... .. ................................................................................. 69
4.7.2. Application de la procédure : ......................................... .......................................... 69
4.7.3 . Description de la procédure : ....................................... ............................................ 69
4.7.3 .1. Préparation du budget : .................................................................................... 70
4.7.3.2. Elaboration du budget : .................................................................................... 70
4.7.3.3. Organisation du système de gestion budgétaire : ............................................. 70
4.7.3.4. Analyse du système de gestion budgétaire : ....................................... .............. 70

C
4.7.3 .5. Analyse des écarts : ............................. .. .... ....................................................... 71

ES
4.8. Arrêté mensuel ................ ...................... ....................................... ................ ........... ......... 73

AG
4.8.1 . Objet de la procédure : ............................ ................................ ................................. 73
4.8.2. Application de la procédure : .................... ......................... ................................... ... 73
4.8.3. Description de la procédure ...... ...................................... ......................................... 73

-B
4.8.3.1 . Contrôle des engagements ....................... ......................................................... 73

IB
4.8.3.2. Rapprochement bancaire : .............................. ......................... ..... .................... 74
4.8.3.3 . Arrêté de caisse : ................................................................... ........................... 74

LI
4.8.3.4 . Edition des Etats :..................... ...................................... .. ..... ........................... 74

O
4.9. Clôture annuelle et élaboration des états financiers (MP 9) ........ ..................................... 75
TH
4.9.1. Objet de la procédure : ......................... .................................................................... 75

EQ
4.9.2. Application de la procédure : .................................................................. ................. 75
4.9.3. Description de la procédure : .. ................................................................................. 75

U
4.9.3.1. Travaux préparatoires à la clôture : ............ .... ... .. .. ................................ ........... 75

E
4.9.3 .2. Fiabilisation des comptes ....... .................. ......... ............................................... 76
4.9.3.3 . Elaboration des états financiers ................................... ... ..... .. ........................... 77
ANNEXES ..................................................................... ............ ....................................................... 82
BIBU 06.RAPHIE .......................................................................................................................... 105
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG ix
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IB
mTRODUcnON6ENERALE
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SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG 1
Les missions d'audit menées ces demières années dans les entreprises tant publiques que
privées ont constaté dans certains cas une impossibilité de certifier sans réserve la
régularité et la sincérité des comptes de ces entreprises. Cette impossibilité de certification
s' explique par de graves insuffisances dans leurs procédures administratives et comptables.
Ces insuffisances administratives impactent négativement la gestion de l' entreprise pour
plusieurs raisons :
les bonnes décisions ne sont pas prises à cause de l' absence d' informations fiables
C
et disponibles à temps ;
ES
les lourdeurs ou redondances dans les procédures administratives, opérationnelles et

comptables sont à l' origine d' une perte de temps et du retard dans la prise de
décision.
AG
Le contrôle inteme, socle des procédures est méconnu dans beaucoup d'entreprises. Lors
de la création d'une entreprise, le principal objectif visé par les actionnaires est l'apport
-B
des capitaux. Tout ce qui conceme la gestion dans tous ses aspects, est laissé aux soins
d' un dirigeant sans aucun soutien pour la mise en place d' un système de gestion lui
IB
permettant d' exercer pleinement ses responsabilités. Ce qui est la cause de toutes les
LI
situations de frustration que connaissent dans la plupart des cas des apporteurs de capitaux.
Certes les capitaux occupent une place de choix dans les entreprises, mais ils ne suffisent
O
pas, il faut une bonne organisation, des ressources humaines compétentes et suffisantes
TH
pour la continuité des activités. Pour permettre aux auditeurs de bien mener leurs missions
d' audit, de certifier les comptes sans réserves, de donner une chance de pérennité à nos
EQ
jeunes entreprises et d' encourager les futurs investisseurs, nous devons disposer au sein de
chaque entreprise, quelque soit sa taille, d' un document de référence qui serait le gage
U
d' une gestion saine dans l' entreprise : il s'agit d'un manuel de procédures. Ce document
constitue, dès la création de l' entreprise, un outil de gestion efficace et de contrôle
E
périodique, permettant d' éviter ainsi les abus de gestion et les actes malveillants qUI
pourraient entrainer de graves manques à gagner, voire des cessations de paiements.
L' importance d' un manuel de procédures n' est plus à démontrer pour les entreprises. En
effet, à l'heure de l' intemalisation de l' économie, les entreprises sont appelées à exécuter
scrupuleusement les opérations qui constituent les cycles de gestion de crainte de voir leur
fonctionnement désarticulé.
De manière générale, un manuel de procédures a pour but d'améliorer le fonctionnement

de l'entité et permet notamment:
de définir les étapes à suivre dans l' exécution de toutes les activités;
de" tracer le chemin" que devraient emprunter les pièces justificatives internes ou
externes ainsi que le processus idéal pour la réalisation des travaux comptables;
de définir les attributions dévolues aux différents préposés à chaque étape
d'exécution des opérations ;
C
de connaître les outils dont devront disposer les intervenants chargés d' exécuter les
opérations;
ES
d'identifier le type de contrôles fondamentaux à effectuer à priori ou à posteriori :

(contrôle journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel) ainsi que leurs différents
AG
niveaux: autocontrôle, contrôle hiérarchique, audit interne, audit externe;

de préciser dans les procédures administratives, les responsabilités dans
l'engagement de la société, le schéma de traitement des documents et les principes
-B
de gestion des ressources humaines.

Le manuel de procédures constitue donc un excellent et indispensable instrument de travail
IB
dont les directions générales doivent se servir pour asseoir une gestion saine et
LI
transparente et ainsi assurer la pérennité de leurs entreprises.

O
Dans la zone UEMOA, le manuel de procédures est rendu obligatoire par la loi, plus
TH
précisément l'article 16 du règlement instituant le système comptable ouest africain

(SYSCOA), par souci de se munir dès le départ d' un instrument de gestion, susceptible de
EQ
garantir la transparence et l'efficacité des opérations de l'entreprise.
Cet article 16 stipule que pour maintenir la continuité dans le temps de l'accès à
U
l' information, toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et
E
l'organisation comptables.
Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états
financiers successifs auxquels elle se rapporte.
L' objectif de cette étude est de fournir une bonne compréhension du manuel de procédures.
Ce mémoire est exposé dans une succession de deux parties qui s' articulent de la façon
suivante:
dans la première partie sont développés en deux chapitres les fondements du

manuel de procédures: définitions des concepts de procédures, de manuels de
procédures et le contrôle interne qui est le socle.
la deuxième partie est également présentée en deux chapitres: étapes d'élaboration
d'un manuel de procédures pour enfin boucler par sa conception appliquée au cycle
comptable de la société Quality Services sarl.
C
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IB
LI
O
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C
ES
AG
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IB
PREMIERE PARTIE:
LI
LE CADRE THEORIQUE
O
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Cette première partie a pour ambition de fournir les concepts fondamentaux qui permettent
de mieux comprendre les procédures, le manuel de procédures et le contrôle interne. Le
premier chapitre rappelle les définitions données aux termes procédures et manuel de
procédures avec leurs caractéristiques essentielles. Quant au deuxième chapitre, il présente
le concept contrôle interne et ses composantes et la place qu' il occupe dans un manuel de
procédures.
C
ES
AG
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IB
LI
O
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E
CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LES PROCEDURES ET MANUEL DE

PROCEDURES
1.1 Les procédures
Si la raison d'être de l'entreprise reste de créer de la richesse, elle évolue aujourd'hui dans
un monde plus complexe, connecté en temps réel à de multiples réseaux et au rythme de
changements de plus en plus rapides. Les acteurs ont de nouvelles exigences, les règles du
jeu évoluent, elles reflètent la traduction de l'histoire et la construction du futur.
C
L' entreprise doit s' adapter pour mieux protéger ses actifs tant matériels qu'immatériels: sa
ES
marque, son image ou sa réputation, mais aussi la qualité de ses hommes et de ses femmes,
de sa stratégie, de son organisation interne, de sa capacité à innover ou de son savoir-faire.
AG
Les entreprises qui n'auront pu maîtriser leur évolution, saisir les opportunités ou se
préparer aux crises (pollution, rupture de la chaîne logistique, perte d'hommes clé ... )
mettront en péril leur réputation voire leur pérennité.
-B
Il s'ensuit que l'entreprise doit, en permanence, remettre en question ses propres

compétences et les adapter de façon à pouvoir répondre avec succès aux nouvelles
IB
exigences.
LI
Le manuel de procédures est un outil idéal pour aider toute entreprise à faire face à ces
O
changements perpétuels de l' environnement interne et externe.

TH
1.1.1. Définition
EQ
Qu'est-ce qu'une procédure?
Plusieurs définitions sont données au terme procédure :

U
Selon le dictionnaire petit Larousse, la procédure est la méthode utilisée pour obtenir un
E
résultat.
Dans le cadre de cette étude, compte tenu de ses nombreuses définitions, nous nous
limiterons à celles donnée par les auteurs HENRY et DAVERA (2001:16) et GUY et
KERAVEL (1997:37).
Selon les premiers, la procédure se définit comme "un enchainement de tâches

élémentaires standardisées, déclenchées en amont par l'expression d'un besoin quelconque
et limitées en aval par l'obtention d'un résultat attendu."
Pour GUY et KEVERAL, « par procédures il faut entendre principalement les consignes
d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur
conservation, les autorisations et approbations, la saisie et le traitement des informations
nécessaires à la vie de l'entreprise et de contrôle ».
C
On peut en déduire qu'une procédure est la description d'un ensemble de processus qui
ES
concourent aux mêmes objectifs.
1.1.2. Les caractéristiques des procédures

AG
Le manuel des procédures présente des caractéristiques suivantes:

-B
1.1.2.1. Opérationnalité de la procédure
La procédure, pour être opérationnelle selon THAl (1999: 172) et HENRY (2001 : 60)
IB
doit être:
LI
réaliste c'est-à-dire facile à appliquer et à mettre à jour ;

O
claire, c'est-à-dire facile d' accès;

courte c'est-à-dire facile à lire et à mémoriser;
TH
utile, elle ne comportera que des renseignements nécessaires à ceux qui sont
concernés par l' information.
EQ
Le texte d'une procédure doit :

U
être composé de phrases et paragraphes très courts;

E
respecter l'ordre chronologique des tâches c'est-à-dire assurer la cohérence de la

chaine d' antériorité des tâches;
comporter des verbes, soit à l'infinitif, soit à la 3ème personne du présent de
l'indicatif (THAl: 1999 : 172)
1.1.2.2. Bornes de la procédure
Une procédure vise à décrire, pour une situation ou un événement donné, les tâches que les
opérationnels doivent exécuter selon un certain ordre, une manière, avec des moyens et
pour un résultat donné.
Pour BERGER et GUILLARD (2000 :103), une procédure n' est jamais mise en œuvre de
façon spontanée. Aussi faut-il déterminer l'élément qui la déclenche.
C
Elle est bornée selon HENRY et DAVERAT (2001 : 64) par un événement initial c'est-à-
dire un fait réel dont la venue a pour effet de déclencher l'exécution d'une ou plusieurs
ES
actions et en aval pour un ou plusieurs résultats.

AG
1.1.3. Canevas type d'une procédure
Pour identifier quels sont les rôles qui doivent intervenir ainsi que les actions à réaliser,
une procédure doit comprendre au mInimUm les paragraphes
-B
suivants :(BERGER&GUILLARD ; 2000: 103) :

IB
objet: but et justification de la procédure;

domaine d' application: où, quand, sur quoi l'objet de la procédure s' applique;
LI
équipement: documents associés, éléments auxquels il est fait appel pour le

O
processus décrit (matériels, modes opératoires, logiciel) ;

TH
référence : normes internes ou externes régissant la procédure ;

définition: les termes spécifiques utilisés dans la procédure sont explicités afin de
EQ
faciliter la compréhension et communauté de langage ;

contenu: qui fait quoi et comment;
annexes: joint à un document informatif.
U
E
Une procédure ne se conçoit qu'à travers un objectif à atteindre. Elle doit être écrite,
simple et spécifique à l' entreprise et mise à jour régulièrement. Dès lors, elle est efficace
lorsque le déclenchement de chaque opération est la suite logique de la fin de la
précédente.
1.2 Le manuel de procédures
1.2.1. Définition
Le manuel de procédures se définit comme un document qui, sous forme de consignes

claires et précises, contient l'ensemble des opérations courantes de l'entreprise. Il constitue
le résumé de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir faire individuels et
collectifs et un bon guide pour les nouvelles recrues. Ce guide formalise la gestion d'une
entité dans ses différents aspects, pour le pilotage de chacune de ses fonctions; il indique
qui fait quoi, ce qu'il doit faire, quand il doit le faire, comment il doit le faire, avec quels
C
moyens et pour quels résultats.

ES
1.2.2. Objectifs
AG
L'existence d'un manuel de procédures dans une entreprise est le signe extérieur d'une
gestion saine et efficace. Les principaux objectifs d'un manuel de procédures sont:
-B
assurance de la régularité des traitements des informations internes et externes de

l' entreprise,
IB
En effet, l' existence de procédures formalisées évite, pour les opérations de même nature,
de subir des traitements différents suivant les agents ou même quelques fois pour un
LI
même agent;
O
amélioration de la productivité:
TH
Dans une entreprise où les procédures sont formalisées, l'agent ne perd plus de temps
inutile pour la recherche du type de traitement à effectuer;
EQ
augmentations de la fiabilité des informations produites:

La fiabilité des informations produites à des fins de gestion ou de décision dépend
essentiellement du respect des procédures définies. Lorsque celles-ci n'existent pas, une
U
marge d'erreur ou d'interprétation plus grande est constatée;

E
facilitation des opérations de contrôle:

Le manuel de procédures est un outil de travail indispensable au contrôleur interne ou
externe. L'existence d'un manuel de procédures facilite des travaux de contrôle et
constitue un élément de limitations des risques d'irrégularités;
facilitation de la formation des nouvelles recrues:
Dans une entreprise, aucune ressource humaine ne doit être indispensable. Tout agent doit
à tout instant pouvoir être remplacé dans son poste. Ceci est très difficile dans un
environnement où chaque agent est le seul à définir le mode de traitement des opérations
dont il a la charge. La formation d'un agent peut être longue et incomplète si elle se fait
oralement, sans documents formels. Le manuel de procédures permet d'éviter de telles
situations, et d'assurer la continuité de l'exploitation de l'entreprise.
1.2.3. Fonction du manuel
Le manuel de procédures est un document qui occupe une place très importante dans la
gestion des entreprises petites et grandes. Il constitue:
C
un outil de gestion: comme outil de gestion, il définit le schéma d'exécution des

ES
activités en codifiant les actes et les tâches de chaque intervenant. Il aide à la

compréhension et l'interprétation des procédures de contrôle concernant
AG
l'utilisation des fonds et des biens de l'entreprise (TCHRIFFO ; 1998 : 31)

un outil de planification: le manuel de procédures fournit les normes de
planification de l'utilisation et de l'affectation des biens mis à la disposition des
-B
services. Ces normes sont surtout exploitées dans l'élaboration du budget et sa

répartition en programme d'activités annuelles;
IB
un outil de communication: le manuel favorise les conditions pour les actions en

concert suivant les normes et les codes communs;
LI
un outil de formation: le manuel constitue un outil de formation, notamment pour

O
les nouvelles recrues ou promues tout pour les intérimaires, qui y trouvent la
réponse des questions qu'elles se posent. Ce qui constitue un gain de temps énorme
TH
dans la réalisation efficace des objectifs de l'entreprise et la continuité dans

l'application des procédures (THAl; 1999: 164).
EQ
Théoriquement, la formation des agents relève de leurs supérieurs hiérarchiques. Toutefois,

U
on sait que, sous la pression du quotidien, ceux-ci n'accordent guère de temps à cette tâche.
Ils n'ont d'ailleurs pas toujours les qualités requises, ni forcément le goût de la pédagogie.
E
L'absence de manuels constitue un obstacle psychologique supplémentaire. Elle fournit

même une excuse commode. Les responsables, se sentant handicapés, reportent
indéfiniment la formation de leurs subordonnés. Quant aux intéressés, obligés de se
débrouiller malgré tout, ils n'osent pas toujours interroger leurs supérieurs; et
un outil d'information: il est un outil d'information de gestion car il permet aux

responsables de mieux analyser les informations et les résultats qui leur sont soumis
sous des formats standardisés. Le manuel de procédures doit être complet et

cohérent dans un même ensemble.
1.2.4. Structure et présentation du manuel de procédure
La présentation d'un manuel de procédures doit répondre aux critères de fond et de forme,
mais le support de diffusion doit être également défini.
1.2.4.1. Fond et forme

C
D'une manière générale l'accès facile à une information constitue une des conditions de
ES
réussite du système. Le contenu du manuel dépend des objectifs fixés. Il est important que
la structure d'un manuel apparaisse clairement aux yeux des utilisateurs. Sa forme doit être
adaptée à leurs habitudes ainsi qu'aux possibilités de l'entreprise (HENRY et DAVERAT ;
AG
2001 : 35).
Pour des mises à jour futures, il convient d'utiliser des classeurs à feuillets amovibles.
-B
Chaque volume peut comporter à son tour, une structure en trois grandes parties: les
généralités introductives, les fiches de procédures proprement dites, et enfin les annexes et
IB
tables complémentaires.
LI
La première partie comprend le sommaire et l'introduction générale du manuel. Cette

O
partie peut se retrouver en tête de chaque volume, avec éventuellement une partie
TH
commune à l' ensemble des volumes et une partie introductive plus spécifique.
L'introduction permet de rappeler les objectifs qui ont conduit à la mise en place de l'outil
EQ
et elle en explique la structure générale. Elle sert aussi à donner des indications pratiques
pour la consultation et la recherche d'informations à l'intérieur du manuel.
U
La deuxième partie du manuel, la plus volumineuse, est le corps central. Elle regroupe
E
toutes les fiches de procédures classées. Pour chaque procédure, prise individuellement, on
retrouve une même structure logique: description synthétique de la procédure, le
diagramme de flux et fiche descriptive des tâches. Le formalisme de ces principaux
documents est décrit ci-après. Selon les besoins, on peut éventuellement y ajouter des
fiches techniques (règles et modes opératoires détaillés), des exemples de supports
(bordereaux, tableaux types, copies d'écrans informatiques, schémas d'écritures
comptables, ... ).
La troisième partie du manuel peut fournir des documents annexes, tels que tables de
données ou des illustrations complémentaires. Cette partie comprend surtout des listes de
procédures. La structure de ces listes peut obéir à diverses logiques. Elles peuvent être
présentées selon leur ordre de classement (sommaire) ou par ordre alphabétique (index).
Dans ce dernier cas, une liste peut représenter des regroupements thématiques, par objet ou
par processus.
On entend par objet, quelque chose qui existe physiquement dans l' entreprise, qui est
importante pour son activité et qui est classable en individualités distinguables (par
C
exemple: client, bons de commande, employés, véhicules, bâtiments, .. .). Nous verrons
ES
qu' il est aussi utile en fin de parcours de regrouper les procédures par processus. Cette liste
par processus peut être complétée par des diagrammes d' enchaînement de processus. On
AG
peut enfin ajouter dans cette partie, un glossaire général définissant les termes techniques
utilisés.
-B
1.2.4.2. Support de présentation
1.2.4.2.1. Le diagramme de flux

IB
Couramment appelé « flow-chart », le diagramme de flux fournit une vue globale de

LI
l'enchaînement d'une procédure. Ce type de diagramme présente une vue générale des
O
principales phases du déroulement de la procédure. D'un seul coup d' oeil, on y trouve les
acteurs concernés, le point de départ (l'événement déclenchant), les principales actions, les
TH
documents circulant et le résultat recherché. Il donne donc la structure de base et fournit

une réponse rapide aux questions qui motivent la recherche d'une procédure: face à telle
EQ
situation, qui fait quoi, où, et à quelle fin ?

U
1.2.4.2.2. La fiche de tâches:

E
La fiche de tâches est au centre du manuel. Elle donne une description narrative,
relativement complète des circuits et des opérations à réaliser. Celles-ci sont présentées
dans leur succession chronologique. La fiche donne une réponse explicite aux questions:
qui fait quoi et comment ? Le texte doit être compréhensible par une personne qui n'a pas
connaissance de la procédure. Il doit surtout être rédigé en fonction de ceux qui sont
chargés d' exécuter le travail.
Les fiches de tâches doivent permettre de trouver du premier coup d' œil les acteurs
concernés. La fonction des intervenants doit être immédiatement visible. Quelles que
soient les variantes de présentation envisageables, il est souhaitable de réserver une
colonne spéciale pour la mention des acteurs concernés par la procédure.
La fiche permet également de comprendre l' enchaînement des travaux entre les différents
intervenants, en spécifiant ce qu' ils reçoivent et ce qu'ils transmettent. On peut y mettre en
évidence les points de contrôle prévus au cours de la procédure.
C
Au-delà de la nécessaire normalisation des supports, les procédures forment un ensemble

ES
qui doit, avant tout, être adapté aux contraintes spécifiques de l' entreprise et aux besoins
des utilisateurs. Les modes de présentation peuvent être relativement diversifiés.
AG
Le choix des modèles de supports doit être fait avec les utilisateurs. On peut s' inspirer de
la variété des modèles existants.
-B
Lorsque les procédures sont déjà connues des utilisateurs, l'objectif consiste à rappeler les
règles essentielles. Il suffit alors de disposer de fiches simplifiées.
IB
1.2.4.2.3. Les plannings

LI
O
Les outils de planification visent à ordonner les séquences d'opérations afin d' optimiser
l' affectation des moyens disponibles. Ils se présentent sous des formes variées. La méthode
TH
de planification classique par histogrammes (planning dit de Gantt), visualise simplement

le jalonnement des opérations et la répartition des ressources. Chaque étape est représentée
EQ
par un segment horizontal proportionnel à sa durée de réalisation. Cette méthode a

l' avantage de la simplicité en construction et en lecture.
U
E
CHAPITRE 2 : LE CONTROLE INTERNE
Le manuel de procédures est un élément fondamental du contrôle interne puisqu'il ne

s'agit pas seulement de décrire les processus de l'entreprise mais de s'assurer de contrôles
et d'auto contrôles à tous les niveaux.
Dans un environnement caractérisé par la concurrence, le contrôle interne mis en place

doit permettre d'évoluer plus vite et de prévenir tous les événements susceptibles
d'influencer négativement l'entreprise dans sa production.
C
ES
2.1. Généralités sur le contrôle interne
Le contrôle interne est un système d'organisation. Son champ d'application était autrefois
AG
limité au système d'organisation comptable et avait pour objectif d'éviter les fraudes et les
erreurs involontaires. Son champ d'application est aujourd'hui étendu à l'ensemble des
-B
systèmes de l'entreprise et tend à se fondre dans le système qualité de l'entreprise (Manuel

de gestion, volume 1, 2ème édition, AUF, 2004); dans cette perspective, l'objectif du
IB
contrôle interne est toujours de disposer d'un système d'organisation comptable, qui évite
les erreurs involontaires et les fraudes, mais qui doit tendre également vers l'amélioration
LI
des performances.
O
2.1.1. Définitions
TH
Les définitions du contrôle interne sont nombreuses et ont eu le plus souvent comme
EQ
auteurs des organisations professionnelles comptables. Elles ont évolué au fil des ans, mais
toutes comprennent le traitement comptable et la lutte contre la fraude et les erreurs
involontaires. Voici quelques définitions données au contrôle interne:
U
E
En 1948, Bertrand Fain et Victor Faure définissent le contrôle interne dans leur
ouvrage, "La révision comptable ", comme suit: « le contrôle interne consiste dans
une organisation rationnelle de la comptabilité et du service comptable visant à
prévenir ou, tout au moins, à découvrir sans retard les erreurs et les fraudes ». Cette
définition qui a fait date dans l'histoire de la vérification des comptabilités, limite le
champ d'application du contrôle interne à la comptabilité et son rôle de prévention
à la fraude.
Une autre définition, donnée par l'ordre des experts-comptables en 1977, sera
retenue dans le cadre de cette étude comme la définition la plus complète.
Cette définition est la suivante: « le contrôle interne est l'ensemble des sécurités
contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but, d'un côté, d'assurer la protection, la
sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des
instructions de la direction et de favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste
par l'organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l'entreprise pour
C
maintenir la pérennité de celle-ci ». Cette définition a l'avantage d'étendre le champ

d'application du contrôle interne à toutes les activités de l'entreprise et ne limite pas son
ES
rôle à de seules mesures de vérification.

AG
La sauvegarde du patrimoine passe par la mise en œuvre des procédures qui évitent les
erreurs et les fraudes et l'amélioration des performances par la mise en place des
procédures efficientes.
-B
Les objectifs de l'entreprise au regard du contrôle interne sont classés en 3 catégories:

IB
opérationnels : efficacité de l'organisation et des processus destinés à assurer la

LI
réalisation des opérations et de la protection des actifs et respect des décisions et

des orientations des organes décisionnaires.
O
information financière : qualité des systèmes d'information et de reporting

TH
permettant d'assurer la fiabilité de l'information financière.

conformité: respect par l'entreprise des lois et des règlements en vigueur.
EQ
On peut dire alors que l'objectif du contrôle interne est généralement présenté comme la
recherche de l'économie, de l'efficience, de l'efficacité et de la sécurité. Il est à noter que
U
le contrôle interne ne supprime jamais totalement les risques d'erreur, de fraude,

E
d'insuffisance, d'incohérence, d'inefficience, d'inconsistance, mais il permet de les

prévenir, de les limiter autant qu'il est possible, de déceler leur réalisation, et donc
d'intervenir.
2.1.2. Composantes du contrôle interne:
Il est possible de regrouper les éléments que constitue le contrôle interne de l'entreprise en
grandes catégories résumées ci-après.
Les composantes du contrôle interne:
le système d'organisation,
le système de documentation et d'information,
le système de preuves,
les moyens matériels de protection,
les ressources humaines,
le système de supervision.
C
Chacune de ses catégories, décrites ci-après, est la composante d'un ensemble qu'il est
ES
difficile de dissocier. C'est la cohérence de cet ensemble qui fait la qualité du contrôle
interne d'une entreprise. Si l'on privilégie l'une des catégories par rapports aux autres, un
AG
déséquilibre peut être créé qui ne peut que nuire à la fiabilité du tout, et notamment des
informations enregistrées.
-B
2.1.2.1. Système d'organisation

2.1.2.1.1. Définition des responsabilités
IB
Les pouvoirs et les responsabilités des membres de la direction doivent être clairement
LI
définis par un organigramme faisant apparaître les différentes fonctions et le nom de leur
O
responsable.
TH
Cet organigramme doit être mIS à jour à chaque changement d'affectation des
responsabilités, particulièrement dans les grandes entreprises où les changements sont plus
EQ
fréquents que dans les petites.
Cet organigramme doit également être diffusé dans l'entreprise de façon à ce que chacun
U
en ait connaissance.
E
2.1.2.1.2. Séparation des tâches et des fonctions:
La séparation des tâches doit être conçue de façon à permettre le contrôle réciproque de
leur exécution. Il convient d'éviter qu'une même personne puisse commettre une erreur
ou une irrégularité en ayant la possibilité de la dissimuler, ou sans qu'une autre ait la
possibilité de la déceler.
La séparation des fonctions, si elle est inévitablement plus ou moins poussée selon la
taille de l' entreprise, doit toujours s' efforcer de dissocier:
l'opérationnel :
C'est-à-dire tous les services et l'activité nécessaires à l'exploitation.
Exemple: service commercial, achat, production, publicité,

C
la protection ou la conservation:
ES
C'est-à-dire tous les services qui détiennent les biens de l' entreprise et en assurent la
protection physique.
AG
Exemple: caissier, magasinier, entretien, ...

-B
l' enregistrement:
Cette fonction, en enregistrant l'activité opérationnelle et en constatant l'inventaire du

IB
patrimoine et des ressources, constitue, à elle seule, l'un des éléments fondamentaux du
LI
contrôle dans une entreprise. Elle comprend:

O
.:. les comptabilités générale, auxiliaire et analytique,

TH
.:. la préparation des budgets,

.:. la paie,
.:. les statistiques,
EQ
.:. la centralisation de toutes les informations qui contribuent aux prises de décisions;
U
le contrôle: Cette fonction, généralement exercée par un responsable de haut

E
niveau, doit permettre la détection des anomalies significatives et le déclenchement

des travaux de correction avant l'arrêté des comptes. Elle se retrouve tout le long
des processus sous formes d' autocontrôles et de recoupements.
2.1.2.1.3. Description des fonctions
Cette description va au-delà de la simple définition des responsabilités. Il s' agit de

préciser, à chaque niveau d'exécution:
l'origine des informations à traiter,

la façon de les traiter,
la périodicité du traitement,
les destinataires.
Il est souhaitable que ces descriptions soient écrites, de façon à éviter, autant que possible,
les erreurs de compréhension, les déformations, ou toute déviation qui pourrait se produire
par négligence ou au contraire par excès de zèle.
C
Cette description écrite facilite par ailleurs les changements ou remplacements de

ES
personnel (départ, mutation, malade, vacances, ... ).

AG
2.1.2.1.4. Système d'autorisations
Une procédure prévoyant la liste des personnes pouvant engager l' entreprise et les
différents niveaux d' approbation requis selon le type d'engagement doit être mise à la
-B
disposition des personnes chargées de l' enregistrement des opérations. Ces personnes
peuvent ainsi s' assurer que les opérations ont été correctement approuvées.
IB
LI
Une procédure de double signature peut être réservée aux engagements importants. Par
contre, pour les opérations courantes, cette procédure peut constituer un alourdissement
O
inutile des tâches et entraîner une dilution des responsabilités.

TH
2.1.2.2. Système de documentation et d'information

2.1.2.2.1. Les procédures écrites
EQ
Elles doivent préciser:

U
les modalités de circulation, de traitement et de classement des informations,

E
les méthodes d' enregistrement,

la périodicité des analyses et des synthèses d'ordre financier ou opérationnel qui en
découlent,
les contrôles qui permettront d' éviter les déviations dues à la négligence.
L' ensemble de ces procédures doit notamment à tout moment, permettre de remonter à
l'origine d' une information ou, au contraire, de la retrouver dans les documents de
synthèse. Une information vraie, mais non vérifiable, perd de sa crédibilité.
2.1.2.2.2. Les documents, supports de l'information
Sans documents servant de support à l' information il n' est pas possible à un système de
garantir l'exhaustivité et l' exactitude des informations. Les documents sont donc
essentiels. Ils doivent :
être imprimés selon un format qui facilite leur exploitation et leur classement,
prévoir un emplacement pour la matérialisation des contrôles nécessaires à leur
enregistrement (autorisations, comparaisons, vérifications, approbations, ... ),
C
être à chaque fois que possible, pré numéroté pour permettre un suivi de leur
ES
utilisation et de leur enregistrement.

AG
2.1.2.2.3. Les rapports financiers ou de gestion
Toutes les opérations traitées par l' entreprise sont enregistrées, mais pour permettre aux
responsables de prendre les bonnes décisions aux bons moments et aux tiers d' être
-B
informés correctement, elles doivent être synthétisées régulièrement. S'il existe certaines
normes en matière de rapports financiers ou de gestion, il appartient cependant à chaque
IB
entreprise de les compléter en fonction de ses propres besoins en matières de :

LI
situation financière,
O
résultat des opérations,

TH
contrôle du crédit,
niveaux de stocks et d' encours,
EQ
coût de revient,
Pour être efficaces ces rapports doivent être:

U
E
préparés rapidement et à date fixe,

pertinents (adaptés aux besoins),
utiles (trop d'information sont aussi nuisibles qu' une information insuffisante),
objectifs (les règles doivent être connues des utilisateurs)
vérifiables,
simples, (une procédure trop lourde est souvent trop coûteuse par rapport à
l' objectif poursuivi !)
diffusés aux intéressés, dont la liste a été préétablie.
Ces rapports ne doivent pas être seulement rétrospectifs, malS également prospectifs
(prévisions à court, moyen et long termes).
2.1.2.2.4. Le manuel des procédures
L'ensemble de ces procédures doit être regroupé dans un manuel afin d'en faciliter la
conservation et la consultation par les personnes chargées de les appliquer ou d'en vérifier
l'application. Ce manuel est par ailleurs, bien que de façon plus restrictive, exigé par l'art l
du décret 83-1020 du 29 novembre 1983 qui prévoit:
C
ES
« Un document décrivant les procédures et l'organisation comptables est établi par le

commerçant dès lors que ce document est nécessaire à la compréhension du système de
AG
traitement et à la réalisation des contrôles» cf article 16 du SYSCOA
2.1.2.3. Système de preuves

-B
Un système de preuves est établi, en partie, par la répartition des fonctions qui assure un
contrôle réciproque des tâches. Un aspect du contrôle réciproque consiste:
IB
à remplacer les employés pendant leur congé annuel; il faut être conscient que des
LI
détournements peuvent être commis par des employés qui ne prennent pas de
O
vacances;
TH
ou à assurer une rotation régulière du personnel parmi les différents services ou à

l'intérieur d'un même service; tant il est vrai qu'une nouvelle gestion peut être
révélatrice de manquements dans la précédente!
EQ
Exemple : une rotation régulière des acheteurs au sein du service achats limite les risques
U
de collusion avec les fournisseurs.

E
Ce système de preuves doit permettre d'obtenir l'assurance que:
seules les transactions régulières et appropriées sont autorisées, engagées, exécutées

et enregistrées;
toutes les transactions répondant à ces critères sont prises en considération;
les erreurs d'autorisation, de lancement, d'exécution ou d'enregistrement sont
détectées et corrigées dans les meilleurs délais.
On pourrait penser que ce dernier point est inclus dans les deux autres: toutefois, les
premières procédures ne peuvent assurer une protection absolue (voir § 2.3). Une
procédure permettant de détecter a posteriori les erreurs qui se sont produites doit donc
toujours être mise en place.
Les éléments suivants font partie d'un système de preuves satisfaisant:
2.1.2.3.1. Organisation de la comptabilité:

C
La comptabilité doit être organisée de façon à fournir les preuves de la validité des
ES
enregistrements :
comptes généraux pour toutes les catégories d'actifs ;

AG
comptes établis par une personne indépendante de la garde des actifs et à partir
d'informations provenant d'une autre source;
-B
contrôle physique et rapprochement régulier des comptes
2.1.2.3.2. Moyens informatiques

IB
Le système de traitement et de production de l'information doit être conçu de façon

LI
rigoureuse: il convient de rappeler que, quelle que soit la fiabilité du matériel, l'ordinateur
O
n'exécute jamais que ce pourquoi il a été prévu

TH
2.1.2.3.3. Pré numérotation et contrôle des séquences

EQ
La pré-numérotation des documents, ou leur numérotation dès réception (pour les

documents en provenance des tiers) est le meilleur moyen pour suivre leur utilisation et
leur enregistrement.
U
E
Des contrôles (automatisés ou non) doivent permettre de détecter les ruptures de

séquences.
2.1.2.3.4. Contrôle des totaux
L'addition de certaines données contenues dans les documents préalablement à leur

enregistrement permet de vérifier a posteriori que tous ont été correctement traités.
2.1.2.3.5. Rapprochements
Le rapprochement entre deux chiffres obtenus de façon indépendante, ou entre un chiffre et

sa source, ou avec des normes préétablies, est l'un des contrôles les plus efficaces pour
détecter a posteriori les erreurs qui auraient pu se produire malgré les sécurités et les
contrôles préalables au traitement:
rapprochement balance auxiliaire/compte général résultant d'une centralisation,

rapprochement réel/standard ou réel/budget,
C
examen de la source des écritures au compte banque: seuls les journaux de recettes
ES
et de dépenses devraient être à l'origine des mouvements,

rapprochements bancaires.
AG
2.1.2.3.6. Documentation des contrôles

-B
Sans la description complète et précise des opérations réalisées sur un document, les
anomalies suivantes pourraient se produire:
IB
omission de contrôle prévu par la procédure;

LI
duplication des contrôles et lourdeurs;

omission ou duplication d'enregistrement.
O
TH
Par ailleurs, en cas d'anomalie découverte a posteriori, il devient impossible de savoir si

elle est due à une absence de contrôle ou au mauvais fonctionnement d'un contrôle; il est
alors difficile de prendre les mesures permettant d' éviter ce type d'anomalie à l'avenir.
EQ
Tout contrôle ou traitement réalisé doit donc être signalé sur le document à l'aide de
U
signatures, initiales, tampon etc.

E
2.1.2.3.7. Classement des documents
Un système de classement approprié doit être mIS en place de façon à faciliter les
recherches permettant de justifier les opérations. Il convient également de rappeler que
l'entreprise est tenue de conserver la preuve de sa comptabilité pendant une durée fixée par
la loi qui est actuellement de 10 ans.
Le classement est donc un élément important du contrôle interne: c'est la mémoire de

l'entreprise.
2.1.2.4. Moyens matériels de protection
Murs, portes barrières, coffres, serrures, chambre forte, accès protégés par système de
badges, constituent des moyens directs de protection contre le vol, la perte, ...
Est directement visée, au travers de ces moyens, la protection des actifs tels que stocks,
C
matériels, espèces. Il ne faut toutefois pas négliger les moyens permettant de restreindre
ES
l'accès:
aux actifs incorporels (know-how, logiciels, ... ) ;

AG
aux documents permettant de générer certaines opérations (avoirs, chèques,

traites, ... ) ;
aux fichiers (informatiques ou non) ;
-B
aux salles informatiques.

aux caisses et aux services comptables.
IB
LI
Outre leur impact direct sur les résultats de l'entreprise, les risques de pertes et de vols font
perdre de leur fiabilité aux « inventaires permanents» qui peuvent ne pas correspondre à la
O
réalité. En effet, ces pertes ne sont généralement détectées que lors des inventaires
TH
physiques
2.1.2.5. Les ressources humaines:

EQ
Sans un personnel qualifié (c'est-à-dire ayant la compétence et la formation correspondant

U
aux tâches qui lui sont confiées) et consciencieux, tout système est voué à l'échec.
E
La fiabilité du contrôle interne est donc dépendante de la qualité des personnes qui le font
fonctionner et des mesures prévues pour assurer cette qualité.
Ces mesures concernent:
les procédures de recrutement,
Exemple: ne pas omettre de vérifier le casier judiciaire du caissier.
les engagements sur l'honneur à l'embauche comme la charte d'éthique,

la formation initiale et continue,
Exemple: formation aux procédures internes et aux évolutions de ces dernières.
- la politique salariale,
Exemple: le caissier d'une banque, qui manipule des sommes considérables, doit avoir un
salaire adapté à ses responsabilités et aux tentations auxquelles il est soumis.
C
- le contrôle de l'activité.
ES
2.1.2.6. Supervision
AG
Aucun système ne peut s'auto-contrôler totalement. Il est donc nécessaire de mettre en

place une procédure de supervision qui donne l'assurance que les contrôles mis en place:
-B
fonctionnent régulièrement et sans anomalies;

sont adaptés aux besoins;
IB
ne nécessitent pas de modification.

LI
La supervision est assurée par différents organes, selon la taille de l'entreprise:

O
dans la plupart des entreprises, le premier niveau de supervision est assuré par les
TH
chefs de services,
dans les grandes entreprises, les services de contrôle de gestion et d'audit interne
EQ
sont chargés de s'assurer, pour les uns, que les objectifs définis par la direction sont
atteints et, pour les autres, que les procédures de contrôle interne sont efficaces et
appliquées ;
U
dans la petite entreprise, la supervision est assurée par le chef d'entreprise lui-
E
même.
2.2. Méthodologie d'appréciation du contrôle interne dans une

mission d'audit comptable et financier
2.2.1. Définition et historique d'audit:
Audit vient du latin audire qui signifie écouter (auditoire, auditorium, ... ) ; le verbe anglais
to audit est traduit par contrôler, vérifier, surveiller, inspecter.
Le besoin de vérifier les informations financières et comptables produites par les

entreprises s' est fait sentir très tôt, impliquant un contrôle des comptes, une vérification
des comptes: à l'origine, l' audit est un examen critique destiné à vérifier que l' activité de
l'entreprise est fidèlement traduite dans les comptes annuels conformément à un référentiel
comptable identifié. Depuis le milieu du XIXe siècle ce contrôle est, dans les sociétés
anonymes, confié par la loi française à un commissaire, devenu commissaire aux comptes
en 1966.
C
Le mot audit a été popularisé en France à partir des années 1960 par les cabinets anglo-
saxons d' audit, comme on appelait alors les célèbres Big Eight, devenus en 2002 à la suite
ES
des restructurations, les Big Four. La raison de leur succès, et de là du mot audit, est
probablement due à leur compétence qui prenait appui sur des méthodes de travail alors
AG
inemployées en France.
L'activité principale de ces cabinets d' audit était à l' époque la vérification des comptes,
-B
elle s' est doublée, dès les années 1970 en France, de missions de conseils destinés à
améliorer les performances.
IB
De ces années 1960 date en France la mode du mot audit puis à partir de 1970, son emploi
LI
pour désigner aussi bien des missions de vérification des comptes que des missions de
O
conseils.
TH
Selon le groupe ATH l' audit se définit comme suite : « l'audit est l'examen professionnel
d'une information en vue d' exprimer sur cette information une opinion responsable et
EQ
indépendante par référence à un critère de qualité: cette opinion doit accroître la qualité de
l'information ».
U
Aujourd' hui, d' autres types d' audit ont vu le jour en plus d' audit comptable et financier. Il
E
s'agit d'audit opérationnel, d'audit de gestion, d' audit des achats, d' audit des projets,
d' audit juridique, d' audit social (audit de la paie, des ressources humaines, des
cotisations .. .. ), etc.
2.2.2. Objectif d'audit comptable et financier
L' objectif premier de l' audit comptable et financier est la certification des comptes de
l'entreprise. Cette certification se traduit par l' émission d'une opinion motivée,
responsable et indépendante sur la sincérité et la régularité des comptes par référence à un

critère de qualité.
L'opinion formulée par l'auditeur est une OpIniOn responsable, car elle l'engage
personnellement que ce soit sur le plan de la responsabilité civile ou, dans certains cas, sur
celui de la responsabilité pénale. Elle est également indépendante tant à l'égard de
l'émetteur de l'information qu'à l'égard des récepteurs.
L'expression d'une opinion implique toujours la référence à un critère de qualité connu et

C
accepté de l'émetteur, des récepteurs et de l'auditeur de l'information. Les critères de

ES
qualité les plus fréquemment utilisés sont:

AG
la régularité: qui est la conformité à une règle qui peut être interne ou externe à
l'entité émettrice de l'information (on parle aussi d'audit de conformité),
la sincérité (ou fidélité) : avec laquelle les faits sont traduits dans l'information,
-B
conformément aux règles généralement admises. On prend ici conscience que

même s'il s'agit d'une sincérité objective (celle des informations et non celle de
IB
l'émetteur de l'information), elle présente un caractère relatif puisqu'elle est

appréciée par référence à un certain langage, à certaines règles,
LI
l'efficacité: il s'agit là d'un ensemble de critères qui sont eux-mêmes susceptibles

O
de se combiner avec les critères de régularité et de sincérité. Ils sont généralement

TH
décomposés en trois éléments essentiels, parfois désignés sous l'expression « les 3

E ». Il s'agit de l'économie (dans l'acquisition des ressources humaines, matérielles
mises en œuvre dans un projet) ; de l'efficience (rapport entre les biens ou services
EQ
produits d'une part et les ressources utilisées pour les produits d'autre part) ; et de
l'efficacité (mesure dans laquelle les objectifs visés et les effets recherchés ont été
U
atteints).
E
2.2.3. Méthodologie d'appréciation du contrôle interne dans une mission

d'audit comptable et financier
L'audit peut se résumer simplement comme étant une méthode de travail. Un audit permet
de comparer ce qui existe avec ce qui est prévu. C'est une technique de travail précise,
relativement contraignante mais aussi redoutablement efficace. Un auditeur est avant tout
un spécialiste de cette méthode. Même s'il est compétent dans d'autres domaines, sa
caractéristique essentielle est sa connaissance approfondie de cette méthode. Ainsi

l'appréciation du contrôle interne qui est l'une des phases les plus importantes de la
réussite d' une mission d' audit suit une démarche méthodologique en cinq étapes.
2.2.3.1. Prise de connaissance du système
Cette étape est très importante pour l' auditeur dans la mesure où il acquiert une bonne
compréhension du circuit de traitement de l'information, depuis son initiation jusqu' à sa
traduction dans les comptes annuels de l' entreprise. Pour la réalisation de cette phase,
C
l'auditeur procède:
ES
aux interviews avec les responsables et les services,

AG
à l'analyse, s'il existe, du manuel de procédures et

à la consultation des dossiers des auditeurs précédents, s'il n'y a aucun problème de
confidentialité
-B
2.2.3.2. Description du système

IB
Après avoir acquis une bonne compréhension du système lors de la phase précédente,
LI
l'auditeur doit garder la trace de ces informations en faisant recours soit à la forme
narrative, et soit au diagramme des flux (ou flow-chart) .
O
TH
Le diagramme de circuit de documents (graphique d' acheminement) est une représentation

graphique d'une suite d' opérations dans laquelle les différents documents, postes de
responsabilité et traitement sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres
EQ
suivant l' organisation administrative de l'entreprise. Il existe des tables de symboles

préétablies.
U
E
2.2.3.3. Vérification de l'existence du système
Cette phase permet de confirmer ce qui a été décrit dans la phase de description. L' auditeur
procède à un sondage de certaines opérations et s' assure du respect de la procédure prévue
par l' entreprise du début jusqu' à la fin.
2.2.3.4. Evaluation des risques dus à la conception du système
A ce stade, l'auditeur juge la pertinence des traitements et des vérifications mis en place
par l'entreprise. Le but recherché ici est de s' assurer que la conception de la procédure,
tant au niveau du traitement de l' information que de sa vérification, élimine les risques
d'erreurs et de pertes. La technique utilisée par l' auditeur est le questionnaire du contrôle
interne. Ces questions peuvent être fermées ou ouvertes. Les questions fermées sont
répondues par oui ou non. Quant aux questions ouvertes, elles demandent plus d' efforts de
C
description, de compréhension et de jugement.

ES
2.2.3.5. Vérification du fonctionnement des procédures

AG
Cette dernière étape permet de s' assurer que les procédures décrites sont celles qui sont
réellement utilisées et qu' elles le sont en permanence. Pour cela, l'auditeur dispose de trois
techniques :
-B
l'examen de l' évidence du contrôle par une inspection de documents : ces tests sont
similaires aux tests d' existence décrits dans la phase 3. Ce test porte sur un grand
IB
nombre d' échantillons avec une exécution rapide pour donner l'assurance à
LI
l' auditeur que les procédures sont respectées en permanence.

O
répétition des traitements et des vérifications par l'auditeur: Ces tests également
tests de cheminement (walk through test) portent en général sur un nombre limité
TH
d' opérations car ils sont particulièrement longs. Cette répétition permet à l'auditeur
de s' assurer que, aux traitements et vérifications matérialisés par des visas ou des
EQ
documents, est lié un travail réel,

l'observation: L'observation de l'exécution d' un contrôle permet à l' auditeur de
U
mieux comprendre la façon dont le contrôle est réalisé et de vérifier son exécution
E
correcte.
Après avoir présenté les différents aspects des procédures et contrôle interne ci-dessus,
nous présenterons dans la deuxième partie de ce mémoire les techniques d' élaboration d'un
manuel de procédures et son application sur le cycle comptable de la société Quality
Services Sarl.
Conclusion de la première partie:
Le manuel de procédure, généralement considéré comme superflu par beaucoup de

dirigeants est un outil indispensable en ce qu'il:
situe clairement les responsabilités de l'exécution des tâches opérationnelles,

administratives et comptables pour l'ensemble des serVIces (établissement des
documents, compilation des informations, transmission) ;
trace le cadre strict des tâches à accomplir par chacun;
C
et assure une séparation des fonctions incompatibles.

ES
En fonction de la taille de l'entreprise, le nombre de procédures ainsi que leur niveau de

détail peuvent varier. Lors de la mise en place et de leur formalisation, les procédures
AG
doivent rester directement liées aux objectifs de la fonction et de l'organisation. Un accent

particulier a été mis sur le contrôle interne qui constitue l'ossature du manuel de procédure.
Un bon système du contrôle interne permet à l'auditeur un contrôle restreint lors d'une
-B
mission d'audit et donner une bonne image externe de l'entreprise. Par conséquent, toute
entreprise, quels que soient sa taille et son domaine d'activité, doit être organisée
IB
rationnellement et ses procédures décrites et rassemblées dans un manuel. Plus l'entreprise

LI
est grande et plus l'existence d'un manuel écrit s'avère nécessaire.

O
TH
EQ
U
E
C
ES
AG
-B
IB
DEUXIEME PARTIE: LE MANUEL DE

LI
PROCEDURES
O
TH
EQ
U
E
Cette deuxième partie sera consacrée aux étapes d'élaboration d'un manuel de procédures,
sa conception sur le cycle comptable de Quality service qui sert de cadre pratique. Elle
comprend deux chapitres. Le premier chapitre décrit la société Quality Service et les
phases de conception d'un manuel et le deuxième chapitre expose la rédaction du manuel
de procédures de Quality Services.
C
ES
AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
CHAPITRE 3: PRESENTATION DE LA SOCIETE QUALITY SERVICES SARL ET LES

ETAPES D'ELABORATION D'UN MANUEL DE PROCEDURES
La deuxième partie de ce mémoire, comme énoncée dans l'introduction, sera consacrée à

la mise en application des fondements théoriques décrits dans la première partie.
En effet, la société Quality Services va servir de cadre pratique à cette étude c'est-à-dire
l'élaboration d' un manuel de procédures de son cycle comptable.
C
3.1. Présentation de la société QUALITY SERVICES (QS) :

ES
La société QUALITY SERVICES est une société à responsabilité limitée de droit malien
et créée le 24 décembre 2004 par Monsieur David PIERRON, après avoir servi pendant
AG
plusieurs années dans une société similaire dénommée SOMAFREC (Société Malienne de
Froid, d'Electricité et de Construction) au poste du Directeur Technique. Monsieur
-B
PIERRON s' est associé à Mme Housn EDDINE MALIKA pour fonder cette société
appelée QUALITY SERVICES SARL dont le domaine d' intervention fait l'objet d'une
description détaillée ci-dessous.
IB
LI
3.1.1. Domaine d'activité

O
La société QUALITY SERVICES SARL (QS) intervient dans les domaines suivants:
TH
commerce général,
import export, nettoyage domestique et industriel,
EQ
désinsectisation, dératisation, entretien espace vert,

entretien, réparation et construction;
U
entretien et réparation dans les domaines de l' électricité, de la climatisation et de

E
plomberie;
location de véhicules et de matériel des travaux publics;
bâtiments et travaux publics;
études et courtages pour toutes sociétés et autres personnes physiques ou morales;
et toutes prestations de service technique et commercial se rapportant aux activités
énumérées ci-dessus.
Pour le moment, les domaines exploités se limitent au commerce général et à l' entretien,
réparation de l'électricité, de climatisation et de plomberie. Les autres sont sous-traités
chaque fois que QUALITY SERVICES est adjudicataire d'un marché s'y rapportant. Elle
occupe une place de choix parmi un grand nombre d' entreprises similaires grâce à la
grande expérience du gérant, Monsieur PIERRON David.
3.1.2. Organisation de QUALITY SERVICES
La société QS, comme toute autre entreprise, a besoin d'une bonne organisation pour
C
mener ses activités de gestion. Cette organisation se caractérise essentiellement par une
ES
division de travail et un système de coordination.

AG
De la division du travail, Fayol, Taylor comme Max Weber ont montré l' utilité:
spécialisation des acteurs, dès lors de plus en plus performants; capitalisation de
l'expérience par des services spécialisés dans leur domaine de compétences, etc.
-B
Quant à la coordination, elle constitue l' indispensable corollaire de la division du travail,

permettant à l'organisation de conserver un fonctionnement cohérent malgré sa
IB
différenciation en des services aux logiques nécessairement spécialisées et divergentes.

LI
L'organigramme retrace la représentation structurelle et organisationnelle de la société

O
Quality Services. Il se présente comme suit:

TH
EQ
U
E
Figure 1 : Organigramme de Quality Services
• ~ - w'" ~-
irecteur
ssocié
'j'< < - •
Responsable ~.
Responsable
Administratif et . Technique
Financier <
C
ES
Comptable · Section
Assistant Section Froid
Electricité
AG
L Planton
-B
Source: Enquête sur le terrain (nous-mêmes).

IB
3.1.3. Les tâches et responsabilités:

LI
Les tâches et responsabilités ci-dessous décrites se rapportent au fonctionnement de la

O
société Quality Services depuis sa création.

TH
Par conséquent, il n'est pas étonnant de VOIr un même acteur exercer des fonctions
EQ
incompatibles. Les tâches et responsabilités sont les suivantes:
./ le directeur:
U
Il est chargé de la supervision de toutes les activités de l' entreprise. A ce titre, il est la
E
personne habilitée à engager la société QS auprès des partenaires. Il autorise le recrutement

tout comme le licenciement. Toute dépense supérieure à 50 000 FCFA est effectuée sous
ses ordres .
./ le Responsable Administratif et Financier:
Rattaché directement au Directeur, il est chargé de la gestion administrative, financière et

comptable de l' entreprise. A ce titre il assure la gestion du personnel, la gestion des
relations avec les fournisseurs, supervise le travail du comptable et de l' assistant et assure
la direction lorsque le Directeur est empêché .
./ le Responsable Technique
Il est chargé sous la responsabilité du Directeur, de l' exécution des contrats et marchés en
électricité et froid dont QS est adjudicataire. Il rassemble et contrôle les bons de travail afin
de les transmettre à l'assistant pour l' établissement de factures. Il a sous sa supervision
plusieurs techniciens en froid, en électricité et en électromécanique. Il contrôle tout travail
C
effectué par son équipe soit par téléphone auprès du client, soit il se rend sur le terrain pour
ES
des constats techniques .

AG
./ le comptable:
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, le comptable effectue les

travaux de saisie des pièces comptables ainsi que toute autre tâche confiée par ses
-B
supérieurs hiérarchiques. Il est chargé en plus de la tenue de la comptabilité, de tous les

achats locaux car la société ne dispose pas encore d'un service d'approvisionnement. Il
IB
remplace l'assistant quand ce dernier est absent. A ce niveau, le comptable exerce des
LI
fonctions incompatibles car il gère la caisse à la place de l' assistant, fait des achats et saisit
ces écritures en comptabilité .
O
TH
./ l'assistant:
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, s' occupe de la gestion

EQ
des courriers, de la facturation des travaux exécutés, de la caisse, du standard. Il aide aussi
le responsable technique dans la gestion des contrats, du rapport mensuel et du niveau
U
d' avancement des travaux en cours. L'assistant s' occupe également des recouvrements des
E
créances auprès des clients. Il ya à ce niveau des fonctions incompatibles (facturation et

recouvrement), par conséquent un risque important de détournement.
./ le planton:
Il est chargé des commissions du bureau, de la propreté, de l' envoi des factures, bons de
commande et courriers et de la gestion de la boite postale. Il est sous la supervision de
l' assistant.
Après avoir décrit les tâches et les responsabilités des différents intervenants, nous allons
proposer un manuel de procédures comptables qui est indispensable pour la maîtrise des
risques et l' organisation rationnelle du travail.
3.2. Etapes d'élaboration d'un manuel de procédures
L'élaboration d'un nouveau manuel, passe forcément, au début, par une étape de projet;
ne serait ce que pour mieux en garantir la cohérence finale. Le processus de rédaction d'un
manuel comprend 6 étapes :
C
ES
3.2.1. Etablissement d'une liste initiale
La première chose à faire consiste logiquement à établir une liste de procédures. Celui-ci
AG
peut être dressé par l'équipe chargée du projet. Cette liste initiale est nécessairement
provisoire et approximative. Elle évoluera à plusieurs reprises au fil des travaux.
-B
Il faut donc établir cette liste initiale de procédures, en se faisant notamment aider par
chaque département. On constate presque toujours qu'elle tend à s'allonger sensiblement
IB
au fur et à mesure du travail de rédaction. Certains services, comprenant progressivement

LI
l'objectif recherché et l'apport possible des manuels, découvrent alors des pans entiers
d'activités qui avaient été oubliés. Au cours de l'analyse, certains rédacteurs sont
O
également conduits à scinder certaines procédures en plusieurs cas indépendants.

TH
Inversement, des procédures qui avaient été distinguées au départ, sont parfois fondues en
cours de route sous un seul intitulé. Pour mener à bien ce premier inventaire, il faut partir
EQ
d'un tour d'horizon assez large. Sans se focaliser sur l'idée d'un « bon »découpage ou d'un
« bon» ordre, il faut faire le tour des missions, des événements et des objectifs qui se
U
présentent à l'intérieur de chaque unité.

E
Après cette revue d'ensemble, il faut effectuer un tri entre les «procédures» amSI
trouvées. On peut alors hiérarchiser cette liste selon un ordre décroissant : missions,
processus, procédures, tâches ou opérations. Cette hiérarchisation s'accompagne
simultanément d'un classement en sous-ensembles : les opérations faisant partie d'une
même procédure, les procédures incluses dans un même processus, etc. Puis, dans la
mesure du possible, on procède à une première attribution des procédures répertoriées,
selon qu' elles concernent toute une direction, un serVIce ou encore certains postes de
travail.
3.2.2. Définition d'un code de classement
La première liste ainsi constituée, permet d'effectuer un classement des futures procédures
en sous-ensembles, par familles, par directions ou services, par types d'activités, etc. Ce
regroupement est notamment utile pour choisir un système de numérotation, la
codification, qui servira au classement des fiches dans les manuels. La codification des
C
fiches de procédures consiste à définir un numéro de classement qui facilite ensuite le

ES
stockage et la recherche des fiches de procédures. D' une manière générale, il s' agit de
croiser les codes thématiques et numériques.
AG
La codification par thèmes dépend du mode de classement retenu pour les procédures (par
direction ou service, par fonction, par nature, etc). Le code de classement est une
-B
combinaison alphanumérique. Les possibilités de codification sont infinies.
Le code résulte pratiquement de la superposition:

IB
LI
d'une classification par thème (alphabétique),

d'un classement séquentiel (numérique).
O
TH
La codification est complétée par une pagination. En fait, elle VIse précisément à se
substituer au principe d' une pagination classique et globale qui n'est pas compatible avec
les contraintes d' évolution des manuels, impliquant des mises à jour partielles
EQ
permanentes. Il est donc préférable de paginer individuellement chaque fiche de procédure,

de manière indépendante.
U
E
3.2.3. Préparation des dossiers de procédures
Une fois l' inventaire initial dressé et la règle de codification définie, il est alors possible de
répartir les procédures à formaliser entre les différents rédacteurs.
En pratique, il s'agit d' un classeur ou d'une chemise dans lesquels toutes les pièces
d' enquête seront rassemblées.
La chemise procédure comporte l'identification de la procédure: nom, numéro, fréquence,

événement déclenchant, résultat, services concernés ... ,
Les éléments d'enquête : nom du rédacteur, dates et état, d'avancement (interviews

rédaction, validation, observations),
La liste des pièces du dossier : documents rédigés, diagrammes, imprimés collectés, états
informatiques, références techniques, etc.
C
Une fois la chemise préparée, le rédacteur prend ses premiers rendez-vous. Les noms,
ES
téléphones et dates de rendez-vous constituent la première pièce versée au dossier

d'enquête.
AG
3.2.4. Etablissement d'une description globale
Pour chaque procédure qui est de son ressort, le rédacteur prend rendez-vous avec un
-B
interlocuteur principal, susceptible de lui fournir une vue d'ensemble. Il s'agit en général
d'un responsable de département ou d'un chef de service qui possède une vision complète
IB
de la procédure. Cet entretien préalable permet en particulier de contrôler l'identification

de la procédure concernée. Il peut d'ailleurs en résulter une première modification de la
LI
liste initiale.
O
TH
3.2.5. Réalisation des interviews et la rédaction

3.2.5.1. Réalisations des interviews
EQ
Au cours de cette étape, il s'agit de contrôler l'existence d'une procédure donnée et ses
éléments d'identification, de rechercher l'ensemble des acteurs concernés, qu'il faudra
U
éventuellement interviewer, et de découvrir les grandes lignes de son déroulement.

E
La vue d'ensemble s'obtient au cours d'un premier entretien avec un responsable de

service, parmi ceux qui sont principalement concernés par la procédure. On sait que
l'identité de cette dernière découle essentiellement de la définition de ses deux bornes.
Cela suppose donc la détermination simultanée du point de départ (l'événement
déclenchant) et du point d'arrivée (le résultat). Il convient d'en préciser également les
principaux exécutants et le lieu d'application. Ces éléments sont reportés sur la couverture
de la chemise procédure.
S'agissant d'une prise de connaissance préalable, l'interview est conduite de manière

relativement non directive. Après ce premier entretien, le rédacteur dresse le diagramme de
flux de la procédure. Des modifications et corrections pourront intervenir ensuite. A ce
stade, le rédacteur est supposé avoir une vue complète sur les différentes tâches et sur les
enchaînements qui composent la procédure.
Cet entretien préalable permet de :
contrôler les identifiants de la procédure (bornes, acteurs, lieu).

C
dessiner un premier diagramme du circuit de procédure.

ES
Etablir la liste des personnes à interviewer

AG
Le rédacteur procède alors à l'interview des opérateurs concernés par la mise en

application pratique de la procédure. Il s'agit de reconstituer l'ensemble des tâches et des
opérations qui la composent. Les informations recueillies doivent être assez précises pour
-B
être retranscrites de manière non ambiguë.

IB
On choisira de rencontrer un nombre limité mais suffisamment représentatif d'opérateurs.

Tout en veillant à ne pas perturber le service, on cherchera à obtenir des entretiens
LI
individuels. Un interlocuteur s'exprime souvent plus librement en tête à tête. Toutefois,

O
une interview collective peut présenter divers avantages. Elle permet aux uns de corriger
TH
ou de compléter les assertions des autres, ou encore de faire apparaître des cas singuliers.
Parfois, elle est l'occasion de clarifier des points litigieux.
EQ
Avant l'entretien, l'enquêteur prépare un plan sommaire avec les principales questions à
poser en partant des informations déjà collectées.
U
L'interviewer commence par rappeler l'objectif de l'entretien et par en expliquer le

E
déroulement. Il doit rassurer son interlocuteur sur le fait que les projets de fiches lui seront
soumis après les interviews, pour qu'il puisse les lire et les corriger.
L'entretien comprend successivement des questions ouvertes permettant de découvrir le

sujet et des questions fermées pour obtenir certaines précisions. En fin d'entretien, il
s'assure, de façon synthétique, qu'il maîtrise la succession logique des tâches, et enfin,
qu'il possède un exemplaire de chacun des supports écrits (bordereaux, extraits de fichiers,
impressions d'écrans, etc).
Les questions qui suivent ne sauraient être limitatives. Elles dépendent du type de
procédures concernées et surtout des éléments connus de l'enquêteur à partir de l'entretien
C
préalable. Elles sont proposées à titre d'exemple:

ES
- Quel est le point de départ de la procédure et quelles sont les variantes?

- A quel moment de l'année, du mois, de la semaine, de lajoumée ?
AG
- Quelle en est la fréquence?

- Quel est le résultat visé?
- Qui sont les destinataires ?
-B
- Qui sont les principaux acteurs?

- Où sont-ils placés?
IB
- Quels sont les matériels utilisés?

- En quoi consiste votre travail dans ce cas?
LI
- Pouvez-vous décrire vos principales tâches au cours de la procédure?

O
- Quel est le mode opératoire?

TH
- De quelle documentation disposez-vous?

- D'où viennent les informations?
EQ
- Quand sont-elles disponibles?

- Quels sont les cas les plus fréquents et comment les résoudre?
- Quels en sont les aspects les plus importants et les plus difficiles?
U
- Quels sont les écarts éventuels entre la théorie et la pratique?

E
- Quelles sont les quantités traitées?

- Quels sont les contrôles prévus?
L' enquêteur veillera à instaurer dès le début de l'entretien, un climat relationnel d'écoute
par sa façon de se montrer ouvert, intéressé et respectueux. L'important est d'amener son
interlocuteur à décrire de manière concrète la façon dont il procède, en restant le plus près
possible de la réalité. Si le temps le permet, il ne faut pas craindre une certaine redondance
des questions: elle fait sOlJvent ressortir des nouveaux aspects qui ont été
malencontreusement occultés.
Il faut s'en tenir aux faits, en se méfiant des discours improvisés par des opérations
C
accidentels, ainsi d'ailleurs que par des propos de supérieurs hiérarchiques sur ce qui
« devrait se faire ». C' est la réalité qu'il faut observer et décrire.
ES
On peut demander aux acteurs ce qui leur paraît important et ce qui l'est moins. On doit
AG
encore s'enquérir des dysfonctionnements usuels et des stratégies de replis envisageables,

chercher à mettre en évidence les boucles de contrôle implicites, se faire indiquer les règles
qui ont un caractère légal, se faire préciser les données qui évoluent en cours de procédures
-B
et celles qui ne varient pas. On préférera systématiquement les faits aux impressions plus
ou moins subjectives. Toutefois, il ne faut pas hésiter à interroger l' opérateur sur ses
IB
préférences: même en ayant beaucoup d'imagination, il n'est jamais possible de se mettre à

sa place. Pour certaines opérations sensibles ou complexes, on a intérêt à procéder à une
LI
simulation en reconstituant la séquence.

O
TH
Enfin, l' interviewer ne doit pas perdre de vue qu'il doit prendre des notes détaillées et
précises. Les notes d'entretien sont relues et annotées, voire reprises au propre, le plus tôt
possible après l'entretien, tant que son contenu est encore frais dans la mémoire.
EQ
L'interview doit:
U
se dérouler dans un climat d'écoute : préparation préalable de l'entrevue, attitude

E
ouverte de l'enquêteur, prises de notes détaillées et précises;

suivre un plan ordonné: rappel des objectifs, questions générales et détaillées,
reformulation de compréhension, synthèse et vérification;
répondre à des questions concrètes: Dans la pratique,
o Qui fait quoi ? Comment?

o Quels détails ?
o Avec quels supports ?
Après cette interview, une analyse de la procédure précède sa rédaction. Il peut s' avérer
utile de hiérarchiser les différentes actions : de même que l' on est parti initialement des
missions et des processus pour les décomposer en procédures, on peut aussi, à l'intérieur
d'une procédure, classer les tâches, les opérations ou encore les gestes. Chaque action doit
pouvoir être attribuée à un acteur déterminé au niveau d'une direction, d'un service ou
d'un poste de travail. L'analyse permet de dérouler les enchaînements et de situer
l' importance relative aux tâches. Généralement, on doit obtenir des séquences linéaires:
les opérations sont déclenchées les unes derrière les autres.
C
L' analyse d'une procédure peut comprendre l'évaluation de son importance relative, en
ES
partant notamment des éléments quantifiés obtenus lors des interviews. On peut également
estimer la charge de travail qu'elle représente.
AG
Il faut souligner que le rédacteur d'une procédure ne doit apporter aucune modification à
l' existant, ni prendre aucune mesure d' organisation. L' analyse détaillée du processus et de
-B
la charge de travail doit simplement l' aider à clarifier les informations reçues et à les
restituer. La mise en forme de ces informations permettra ultérieurement aux intéressés de
IB
prendre des mesures d'organisation.

LI
3.2.5.2. La rédaction
O
La retranscription constitue une des principales difficultés d' élaboration d' une procédure.
TH
Pour bien la décrire, il est primordial que le rédacteur l'ait bien comprise. L'analyse
préalable doit avoir été faite avec minutie. Le travail de rédaction demande un mouvement
EQ
de va-et-vient allant régulièrement du général au particulier. On dresse donc d'abord une

description générale qui constitue l' ébauche de la fiche synthétique et du diagramme de
U
flux. En repartant du but recherché par la procédure, on repasse chaque étape, dans l'ordre
chronologique, en montrant comment le résultat final est atteint. La fiche de tâche est ainsi
E
progressivement rédigée. Rappelons que la formulation doit impérativement se faire dans

un langage accessible aux utilisateurs. Au fur et à mesure de la rédaction, on est amené à
découvrir des difficultés de vocabulaire : faut-il dire ceci ou bien cela Il est donc souvent
intéressant de constituer un lexique, réellement indispensable dès qu' il faut garantir une
homogénéité de vocabulaire entre les rédacteurs. Enfin, il faut bien faire un choix quant au
niveau de détail rédactionnel.
Ce choix est d'autant plus difficile que son amplitude est presque infinie. Une procédure
peut être résumée en quelques lignes, visant à la placer au sein d'un processus. Au
contraire, chaque tâche, voire chaque geste peut être individuellement décrit avec
précision. Cette question est d'autant plus importante qu'elle touche à la part d'autonomie
que l'on accepte (ou que l'on souhaite) donner aux acteurs. Elle a un lien direct avec le
succès ou l'échec des futurs manuels.
3.2.6. La validation
C
Avant toute diffusion officielle dans l'entreprise, chaque procédure doit subir plusieurs
ES
phases de certification et de contrôle.

AG
On distingue principalement deux grandes étapes de validation. La première se situe au

niveau des rédacteurs. Elle vise principalement à faire approuver les restitutions écrites par
les opérateurs concernés. La seconde se situe plus largement au niveau de l'entreprise. Elle
-B
porte sur la validité et l'optimisation des méthodes de travail en cours. Elle vise aussi à
s'assurer de la cohérence globale du système des procédures. C'est seulement après cette
IB
seconde étape d' approbation que les procédures sont réputées diffusables.
LI
La validation a deux niveaux:

O
initiale, au sein de l'unité concernée, contrôle de fidélité et de réalité

TH
globale, au niveau du projet «procédures» : Sondage de conformité des écrits,

pointage de la cohérence d'ensemble, approbation des méthodes.
EQ
La première étape de vérification a lieu au niveau de l'unité utilisatrice. Le plus souvent, le

rédacteur appartient lui-même à cette unité. L'objectif de cette première phase est de
U
contrôler que la fiche procédure est conforme à la réalité. Elle consiste à s'assurer, pour
E
chaque fiche de procédure à bien retranscrire toutes les tâches, les liens qui existent entre
elles, les acteurs concernés, les délais, en y joignant les copies de supports utilisés. La
question qui se pose à ce niveau est assez brutale :« s'il faut respecter la procédure, est-il
facile de faire ce qui y est dit? ». Cette vérification peut elle même se dérouler en deux
temps. Tout d'abord, les projets de fiches sont diffusés, pour commentaires et corrections,
auprès des personnes interviewées lors de l'enquête. Puis, après la prise en compte des
observations reçues, les fiches sont approuvées au niveau du responsable du service. Il peut
s'avérer intéressant de profiter de cette période de validation, pour corriger certaines
dérives, débattre d'éventuelles améliorations ou clarifier l'application des règles en

vigueur. Dans ce cas, cette phase peut être l'occasion de réunir l'ensemble des intéressés.
Cette démarche a le mérite d'impliquer largement le personnel. Elle ne peut que renforcer
le poids ultérieur des procédures et faciliter leur mise en œuvre. Il est possible à ce niveau
d'introduire, à la demande des utilisateurs, des améliorations par rapport à l'existant.
Toutefois, dans un premier temps ces modifications doivent rester d' ordre secondaire. Il
faut éviter, à ce stade, de vouloir tout reconstruire, en risquant de soulever de nombreux
problèmes extérieurs à l'unité concernée.
C
La seconde étape de validation se situe à un échelon plus général. Elle vaut alors
ES
approbation des méthodes de travail, au niveau de l' entreprise et de sa direction. Elle

comporte elle même trois plans : un contrôle de conformité sur le terrain, une mise en
AG
forme globale du système et enfin, une relecture générale pour approbation. Sur le premier
plan, on procède à un niveau de contrôle de conformité de l'écrit par rapport à l'existant.
Ce contrôle s' effectue alors sous forme de sondages aléatoires. En cas de divergence, une
-B
enquête approfondie permet d'expliquer le défaut de conformité et éventuellement

d'apporter une correction sur la fiche. Le second plan porte sur la centralisation des
IB
procédures, en vue de la constitution des manuels. Elle est l' occasion d' effectuer un
LI
contrôle de cohérence globale. Cette mise à plat permet d'éviter des doublons ou des
incohérences entre services.
O
TH
En troisième lieu, il s'agit d' une relecture générale des procédures au niveau des services
de méthodes (s' il existe dans l' entreprise) ou d' un service similaire, afin de procéder à leur
EQ
révision.
De nouvelles améliorations pourront être proposées à l'issue de ces différents contrôles.

U
Tout changement ne pourra cependant être entériné qu' avec la participation des intéressés.
E
Le schéma ci-dessous permettra de faire la synthèse des étapes d'élaboration du manuel de

procédures décrites ci-dessus:
Figure 2 : Schéma des étapes d'élaboration d'un manuel de procédures
Phase 1 : Etablissement
d' une liste initiale
Phase 2 : Définition des

codes de classement
C
ES
Phase 3 : Préparations des

dossiers de procédures
AG
Phase 4 : Etablissement
d' une description globale
-B
IB
Phase 5 : Réalisation des

LI
interviews et la rédaction
O
TH
Phase 6 : Validation des

procédures
EQ
U
E
CHAPITRE 4: ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURE DU CYCLE

COMPTABLE DE LA SOCIETE QUALITY SERVICES SARL
L'élaboration du manuel de procédures dans une entreprise peut permettre aux dirigeants
d'atteindre leurs objectifs d' organisation. En effet, c'est dans le manuel de procédures que
sont définies les principales missions des collaborateurs qui ne peuvent ainsi s'abriter
derrière l'absence de précision des tâches et de clarification des responsabilités. Ce qui
constitue d'ores et déjà un progrès. Il reste en cela, un précieux outil pour la performance
C
d'une entreprise.
ES
On constate amèrement que la plupart de nos entreprises ne sont pas préparées à relever ce
genre de défis parce que les responsables négligent l'élaboration et l'application de tels
AG
outils de gestion.
De surcroit, une entreprise disposant d'un manuel de procédures fonctionnel, sera dotée de
-B
balises de contrôles et de vérifications qui la protègent contre les manœuvres frauduleuses

dont sont victimes en général la plupart des sociétés et en particulier les sociétés
IB
maliennes. Les balises de vérification sont utilisées par les contrôleurs internes ou externes
pour surveiller davantage les activités.
LI
O
Enfin un manuel de procédures donne l' opportunité aux responsables de disposer d'un
TH
outil de pilotage de leurs activités et de gestion par objectifs et d'un système d'information
permettant de mesurer les performances et de satisfaire les attentes de nombreux
partenaires de l' entité. Comme tout document, le manuel de procédures doit être adapté à
EQ
l'entreprise et être compris par elle.

U
Ce manuel concerne le cycle comptable de la société Quality services (QS).

E
La comptabilité est sans aucun doute la plus ancienne, la plus universelle des disciplines
économiques. Toute civilisation pratiquant le commerce s' est vue dans l'obligation de
concevoir un système comptable permettant à chaque agent de connaître sa position vis-à-
vis de ses partenaires et de rendre compte .Toute entreprise moderne se doit de donner une
image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière et de son résultat.
Aujourd'hui la comptabilité est confrontée à de nouveaux enjeux tels que

l'internationalisation de l'économie, l'instabilité de l'environnement économique et
l'informatique. Pour faire face à ces nouveaux enjeux et tout en précisant qu' il s'agit d' une
PME, nous allons proposer un manuel de procédures comptables permettant de véhiculer
un esprit de transparence, de rigueur et de précision. La comptabilité est une fonction très
importante dans l' entreprise car elle est en aval de toutes les transactions et concerne tous
les cycles de l'entreprise. Son rôle est de fournir des informations quantifiées sur l'activité
de l'entreprise et sa situation financière. Les chiffres comptables sont indispensables à la
gestion de l'entreprise et sont également utilisés par les partenaires externes pour
différentes raisons.
C
ES
Nous procéderons à l'élaboration du manuel selon le plan ci-dessous décrit:
l. Principes comptables
AG
2. Organisation comptable de QS
3. Documents comptables
4. Gestion de la caisse
-B
5. Rapprochement bancaire
6. Gestion des immobilisations
IB
7. Gestion budgétaire
LI
8. Arrêté mensuel
9. Clôture annuelle et élaboration des états financiers
O
TH
EQ
U
E
4.1. Principes comptables (MPl)
QS PROCEDURES COMPTABLES MPI
Dernière mise à PRINCIPES MPI

PROCEDURE
jour COMPTABLES PAGEl
Le SYSCOA énonce neuf principes comptables qui s' imposent dans la tenue de toute
comptabilité.
C
ES
La comptabilité doit être tenue conformément aux 9 pnnCIpes et normes du système

comptable Ouest Africain (SYSCOA).
AG
4.1.1. La prudence
La prudence concourt à la recherche de l'image fidèle. Elle suppose la correcte évaluation

-B
des amortissements, provisions, stocks, charges à payer ou payées d'avance, subventions à

recevoir. Ce principe permet d' éviter de transférer sur l' avenir des risques actuels
IB
4.1.2. La continuité de l'exploitation

LI
Les états financiers de QS sont élaborés en supposant qu'elle poursuive ses activités, sans
O
prévision d'arrêt ou de réduction. Les prévisions pluriannuelles, l'étalement de certaines

TH
dépenses, la présentation du bilan avec les valeurs brutes, les amortissements et les
provisions sont gouvernés par ce principe.
EQ
4.1.3. La permanence des méthodes comptables:
Les méthodes d' évaluation et de présentation des états financiers doivent être constantes
U
d'un exercice à un autre. Cette constance permet d' assurer la cohérence des informations
E
comptables dans le temps. Ce principe permet des changements motivés par la recherche
d' une meilleure image du patrimoine.
4.1.4. Le coût historique:
Le principe consiste à conserver dans les comptes de QS et donc au bilan, les coûts
réellement supportés lors de l' acquisition des biens, ou les engagements réellement donnés

Dernière mise à PROCEDURE PRINCIPES MPI
jour COMPTABLES PAGE 2
(dettes) ou reçus (créances). Ces derniers sont comptabilisés à leur Coût d'acquisition lors
de leur date d'entrée dans le patrimoine des structures de gestion.
4.1.5. L'intangibilité du bilan:

C
Le bilan d'ouverture de l'exercice N doit correspondre au bilan de clôture de N-l.

ES
4.1.6. La spécialisation des exercices:
Le résultat de l'exercice N est indépendant de celui de l'exercice N+ 1.

AG
Ce principe signifie que la vie de QS est découpée en exercices à l'issue desquels sont
publiés les états financiers annuels. Il faut donc rattacher à chaque exercice tous les
-B
produits et charges le concernant et ceux-là seulement.

IB
4.1.7. La transparence:
LI
Le principe implique la clarté, la régularité objective des documents comptables et des

états financiers. Il suppose, en particulier, la non compensation entre créances et dettes,
O
entre produits et charges afin de rendre l'information la plus loyale possible.

TH
4.1.8. L'importance significative:

EQ
En vertu de ce principe, tous les éléments susceptibles d'influencer le jugement que les
destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et
le résultat de QS, doivent leur être communiqués.
U
E
En définitive, l'application de ce principe débouche selon le cas sur un allégement ou un

alourdissement de l'information comptable.
4.1.9. La prééminence de la réalité sur l'apparence:
Ce principe d'origine anglo-saxon conduit à donner, dans les états financiers, la priorité à
la réalité économique sur la forme ou l'apparence juridique. Il fait l'objet d'application
cinq (5) cas observés ci- après:

Dernière mise à PROCEDURE PRINCIPES MPI
les biens pris en crédit-bail inscrits à l'actif du bilan de l'utilisateur (ou preneur)
les biens pris en concession inscrits également à l' actif du bilan du concessionnaire,
les biens cédés avec clause de réserve de propriété inscrits à l' actif du bilan (comme
si QS était propriétaire),
C
les frais relatifs à l' emploi de personnel intérimaire virés en fin d' exercice du
ES
compte 63 services extérieurs (6 371 et 6 372) au compte 66 charges de personnel

(667)
le maintien des effets escomptés non échus dans les comptes d' effets à recevoir.
AG
Le respect strict de ces principes donne une image fidèle du patrimoine, de la situation
financière et des activités engagées dans la gestion de l'entreprise.
-B
L'ensemble des acteurs impliqués dans la collecte, le traitement et la transmission des

IB
informations comptables doivent poursuivre les deux objectifs suivants:

LI
la sincérité: Les comptes de QS doivent refléter la réalité du fonctionnement et la

O
situation financière de QS,

la régularité: La régularité des comptes s' appréciera en fonction des normes
TH
comptables, des lois et règlements, des conventions et des contrats.

EQ
U
E
4.2. Organisation comptable
QS PROCEDURES COMPTABLES MP2

Dernière mise à PROCEDURE ORGANISATION MP2
jour COMPTABLE PAGEl
4.2.1. Procédures comptables:
L' élaboration des procédures comptables et financières est fondée sur le respect des normes et
C
documents comptables.
ES
Le système comptable est constitué par un ensemble de modules appuyé par le programme
informatique qui prend en compte la comptabilité générale.
AG
Les procédures mises en place dans ce manuel permettent de satisfaire aux obligations de
la comptabilité de type privé à savoir:
-B
l' enregistrement des créances et dettes,

IB
la comptabilisation à partie double,

le respect des principes comptables internationaux.
LI
Ce système contiendra :
O
les documents de transaction,

l'organisation comptable,
TH
le contrôle préliminaire de cohérence et de sincérité,

les schémas d'écritures,
EQ
les délais d' enregistrement,

les règles d'archivage devant permettre d'accéder aux pièces comptables à partir
U
des séquences de comptabilisation et vice versa.

E
les supports permettant la consolidation des données financières.
Le système comptable mis en place par QS est constitué comme suit:
4.2.2. Compte de Trésorerie:
Un journal quotidien des opérations de trésorerie doit être tenu. Ce journal retrace toutes
les opérations par compte de trésorerie.

jour COMPTABLE PAGE 2
Il est visé par le Directeur et le Responsable Administratif et Financier à chaque fin de

mOlS.
C
4.2.3. Pièces Justificatives

ES
Le comptable doit être d'une grande rigueur. Il y va de la responsabilité des dirigeants de

l'entreprise car, non seulement les informations ont un usage interne (fondements de
AG
certaines décisions), mais aussi la compatibilité a des rôles juridiques (contrôle des
commissaires aux comptes) et fiscaux (celui des inspecteurs des impôts). Le recours à des
pièces justificatives est un moyen important pour justifier la réalité des opérations. La
-B
pièce justificative présente quelques caractéristiques :

IB
elle doit exister: A chaque enregistrement doit correspondre une pièce,

être unique,
LI
être conforme aux procédures: le comptable doit se poser un certain nombre de

O
questions avant l'enregistrement d' une pièce comptable. Est-ce le bon exemplaire?
TH
Est-ce l'original? Est-il visé par le responsable?,

être authentique: preuve des faits réels en accord avec l'objet de l'entreprise.
EQ
4.2.3.1. Recettes
Toute recette doit faire l'objet d'une pièce justificative originale (facture) et d'une pièce
U
recette. Ces recettes doivent être enregistrées dès qu'elles sont certaines, c'est-à-dire
E
l'échange de consentement et du transfert de propriété pour les ventes et lors de la

réalisation des services pour les prestations.
4.2.3.2. Dépenses
Les dépenses doivent faire l' objet d'une pièce justificative originale. La pièce est
constituée par la facture du fournisseur et doit comporter:
le nom et l' adresse du fournisseur,
la date de l'opération,
la nature précise des biens vendus ou prestations effectuées,

le montant unitaire et la quantité,

le prix total avec indication éventuelle des taxes,
C
la signature du fournisseur ou prestataire.

ES
Pour les règlements inférieurs à cent mille (100 000) FCFA, il est admis un ticket de caisse
AG
ou un bon de caisse établi par le Responsable Administratif et Financier. Une liste

nominative est établie pour les règlements de salaires ou indemnités. En cas de règlement
en espèces, cette liste est émargée pour acquit par les bénéficiaires. Quant au règlement des
-B
montants supérieurs ou égaux à 100 000 (cent mille) francs CF A, les bénéficiaires
déchargent sur les copies de chèques reçus et sur la liste établie à cet effet en y
IB
mentionnant les références (numéro du chèque, date de réception et le montant)

LI
L'original du contrat pour les dépenses d'entretien est joint à la première facture.
O
Pour les frais de mission de QS, est joint un état détaillé expliquant:
TH
l'objet de la mission,
EQ
le nom du bénéficiaire,
les dates de départ et de retour,
le détail du calcul des frais ..
U
E
En cas de règlement en espèces cet état est émargé par les bénéficiaires.
Pour les règlements par chèque, en plus d' émargement de l'état, les bénéficiaires
déchargent aussi sur la copie du chèque reçu.

4.2.3.3. Prise en charge des pièces justificatives
Il doit être mentionné sur chaque pièce :

C
le numéro de compte de recette ou de dépense,

ES
la date de paiement ou de réception effective des fonds,

la signature du Directeur et celle du Responsable administratif et financier,
AG
le numéro d' ordre de la pièce dans le compte de recette ou de dépense,

le numéro d'inventaire dans le cas des immobilisations.
Les pièces justificatives des paiements par chèque de QS doivent être classées par compte
-B
bancaire. Elles sont classées par ordre chronologique d'inscription au journal des
opérations de QS, et dans un chrono approprié. En ce qui concerne les dépenses en
IB
espèces, les pièces sont classées par ordre chronologique dans le chrono ouvert à cet effet.
LI
4.2.4. Inventaire, amortissements

O
Lors de la tenue de l' inventaire des biens immobilisés de QS, une fiche par bien est établie
TH
mentionnant:
EQ
la définition du bien,
la date d'achat,
la valeur d' achat hors taxe ou TTC,
U
le nom et l'adresse du fournisseur,

E
le service destinataire.
Un numéro d' inventaire par ordre chronologique est attribué à chaque bien.
Il sera amorti annuellement par l' imputation au budget d' une dépense égale à un certain
pourcentage de la valeur d' achat de ce bien.
4.3. Documents comptables (MP3)

Dernière mise à PROCEDURE DOCUMENTS MP3
jour COMPTABLES PAGEl
4.3.1. Les pièces comptables
Les pièces comptables sont destinées à justifier les transactions et les décaissements de
C
fonds de QS.
ES
Elles sont constituées par:

AG
les contrats signés avec d' autres partenaires (fournisseurs, banques, assurances ... ),
les talons de chéquiers émis,
les bordereaux de versement à la banque,
-B
les extraits de compte de banque,

les justificatifs de dépenses en numéraires,
IB
les bordereaux de déclarations de charge fiscales et sociales,

les bulletins de salaire, états de paie,
LI
les factures,
O
les bons de commande,

TH
les bons de livraisons,

les procès-verbaux de réception des travaux,
EQ
les attestations de services faits,

les ordres de mission visés,
les états d' inventaires.
U
E
4.3.2. Les journaux comptables
Ils sont des livres supportant l'ensemble des pièces comptables sous forme d' écritures.
Chaque écriture doit comporter:
la date de l'opération,

le numéro de compte utilisé,

le numéro de pièce comptable,
le libellé explicatif,
le montant inscrit au débit ou au crédit.
C
Les journaux ouverts sont les suivants:

ES
4.3.2.1. Le journal des ventes (VTE) :

AG
Il permet d'enregistrer tous les produits de l' entreprise:
ventes de marchandises
-B
prestations de services
cession d' immobilisations et tout autre produit
IB
4.3.2.2. Le journal d'achats (ACH) :

LI
Il permet d' enregistrer tous les engagements de dépenses de fonctionnement et

O
d' investissement. Il est servi exclusivement à partir des factures remises par le fournisseur
TH
à savoir:
achats de fournitures, de tickets de carburant ... ,

EQ
achats d'immobilisation,
frais généraux y compris loyers, téléphone, électricité, assurance, entretien,
U
carburant, fournitures diverses, etc.

E
4.3.2.3. Le journal de banque (BAN) :
Ce journal enregistre tous les mouvements de comptes bancaires. Un journal est ouvert à
cet effet pour chaque banque où la société a un compte.

Il enregistre les approvisionnements de fonds de QS et les dépenses par chèque.
4.3.2.4. Le journal de caisse (CAlS)
Il sert à enregistrer les dépenses en espèces.

C
4.3.2.5. Le journal des opérations diverses (OD)

ES
Il est destiné à recevoir les écritures:

AG
de dotations ou de reprises d'amortissements,

de régularisations et d' ajustements,
les écritures relatives à la prise en charge des salaires et des charges sociales.
-B
4.3.2.6. Le journal des à nouveaux (RAN)

IB
Il permet d' enregistrer les écritures de transfert du bilan d' ouverture.

LI
4.3.3. Le classement des pièces comptables

O
Les pièces sont classées de la plus ancienne à la plus récente dans un chrono correspondant
TH
au journal de l' opération.
4.3.4. Etats financiers

EQ
Les états financiers sont des états périodiques établis pour rendre compte du patrimoine, de
la situation financière et du résultat de l' entreprise.
U
E
Les états financiers devant être édités par QS sont les suivants:
le bilan,
le compte de résultat,
le tableau des emplois et ressources,
l' état annexé.

Le schéma d'établissement des documents de synthèse est le suivant:
saisie des pièces comptables dans les journaux auxiliaires,

édition de la balance et du grand-livre provisoire, analyse des soldes et
enregistrement des écritures de régularisation et d'ajustement,
C
édition de la balance et du grand-livre définitifs,

ES
élaboration des états financiers.

AG
La saisie des pièces comptables doit être quotidienne de sorte que le Responsable
Administratif et Financier soit en mesure de fournir à tout moment tout renseignement sur
les comptes.
-B
A la fin de chaque mOlS ou trimestre selon les besoins, certains travaux doivent être
effectués par le Responsable Administratif Financier ou/et le comptable de QS. Ces
IB
travaux sont résumés comme suit:

LI
O
TRAVAUX RESPONSABLES
TH
Responsable Administratif et Financier

Inventaire de caisse
EQ
Etats de rapprochement des banques

Comptable
Régularisation d'écritures de banques
U
Analyse des soldes

E
Comptable
Editions des grand-livre et balances
Comptable
Etablissements des états
Examen t transmission au Directeur

jour COMPTABLES PAGES
A la fin de chaque année, compte tenu du fait que les audits sont annuels, les documents de
synthèse doivent être établis selon le plan ci-après:
Travaux Responsables
Inventaire des immobilisations Responsable Administratif et Financier
C
ES
Inventaire de la caisse Responsable Administratif et Financier
Rapprochements entre inventaires et Responsable Administratif et Financier

inscriptions comptables
AG
Etats de rapprochement bancaire Responsable Administratif et Financier
Corrections et régularisations Responsable Administratif et Financier

-B
Edition du grand-livre et de la balance Comptable

prOVISOIre
IB
Ecritures d' inventaire (Amortissements, Comptable

LI
charges à payer ... )

O
Editions des balances et des grands-livres Comptable

définitifs
TH
Etablissement des états financiers et des Responsable Administratif et Financier

tableaux de bord
EQ
Transmission au Directeur Responsable Administratif et Financier
Préparation et programmation de l' audit Responsable Administratif et Financier

U
E
Transmission des documents aux auditeurs Responsable Administratif et Financier
Rapport des auditeurs Responsable Administratif et Financier
Auditeurs
4.4. Gestion de la caisse (MP4)

Dernière mise à PROCEDURE GESTION DE LA MP4
jour CAISSE PAGEl
4.4.1. Objet de la procédure:
La procédure permet de gérer avec rigueur la caisse de QS. Cette dernière doit assurer un
enregistrement précis de toutes les transactions financières et une justification complète de
C
l'utilisation des ressources mises à sa disposition pour ses opérations afin que son solde
ES
représente les disponibilités et liquides réels de QS.

AG
4.4.2. Application de la procédure:
Elle s'applique à la caisse de QS et le contrôle est initié par le responsable administratif ou

le Directeur.
-B
4.4.3. Description de la procédure:

IB
La caisse de QS est utilisée pour effectuer des menues dépenses dont le montant maximal
LI
est de 50 000 FCF A. Le plafond de la caisse est fixé à 1 000 000 FCFA et le
réapprovisionnement est prévu chaque fois que les dépenses effectuées atteignent 80% du
O
plafond autorisé. La demande de réapprovisionnement est visée par le responsable

TH
administratif et financier après contrôle nécessaire pour s'assurer de l'effectivité des

dépenses. Un chèque est établi à cet effet à l'ordre du caissier pour réapprovisionner la
EQ
caisse.
Le caissier de QS doit :
U
E
créer et tenir des registres et documents comptables,

disposer d'un coffre-fort ignifuge pour amoindrir les risques de vols ou de pertes,
disposer de brouillards à souches pour les entrées et sorties de caisse,
utiliser de bons «provisoires », avec des justificatifs autres que la signature du
réceptionnaire.Toutefois, il pourrait exceptionnellement se justifier pour certaines
dépenses dont les justificatifs ne peuvent être fournis qu'à posteriori.

jour CAISSE PAGE 2
Le délai fixé pour la production de ces justificatifs est de 72 heures dont le non respect
entrai ne des sanctions à définir par la Direction de QS (retenue sur salaire par exemple).
La procédure de vérification de la caisse de QS comprend deux (2) opérations:

C
4.4.3.1. Prise d'inventaire physique caisse et établissement d'une fiche

d'inventaire caisse
ES
Le caissier :
AG
fait arrêter les opérations de caisse,

effectue un comptage physique des liquidités en caisse en présence du Responsable
-B
Administratif et Financier,
et remplit la fiche d' inventaire caisse.
IB
4.4.3.2. Classement de la fiche d'inventaire de caisse

LI
Le Responsable Administratif et Financier garde un exemplaire des documents dans son

O
dossier de contrôle caisse pour une éventuelle prise de décision.

TH
Figure 3 : Schéma d'écritures comptables d'encaissement et décaissement par caisse
Débit Crédit DATE Débit Crédit

EQ
57 Caisse X
7 Produit X
U
Suivant facture nO
E
Immobilisation ou charge
2/6 YI
TV A déductible
445 Y2
Caisse
57 Yl+Y2
Suivant facture nO
4.5. Gestion de la banque (MP5)

jour BANQUE PAGEl
La procédure s' assure que les comptes bancaires de QS sont correctement tenus et que les
soldes dans les livres comptables représentent les disponibilités réelles.
C
ES
La procédure s'applique à tous les comptes bancaires ouverts au nom de QS. Elle est
AG
initiée par le Responsable Administratif et Financier de la structure à la fin de chaque mois,

réception du relevé bancaire.
-B
Le responsable administratif et financier a le devoir d' obtenir les relevés bancaires

mensuels
IB
4.5.3. Description de la procédure

LI
La décision d' ouvrir un compte bancaire relève de la compétence du Directeur. Ce compte

O
doit être approvisionné par des recettes générées par les activités de QS.
TH
Les moyens de paiements utilisés à QS sont le chéquier et la carte bancaire. Le chéquier est
gardé dans un coffre fort ignifuge par le Responsable Administratif et Financier quant à la
EQ
carte bancaire, elle est gardée par le Directeur et utilisée seulement lors des voyages.
Les paiements sont effectués sur la base d' ordre de paiement (carnet à souche pré numéroté
U
contenant trois volets, le vert au fournisseur, le blanc au service comptable et le jaune est
E
conservé en souche comme archive) dûment signés par les différentes parties et
accompagnés des différentes pièces justificatives.
En plus du Directeur, le Responsable Administratif et Financier est autorisé à faire les

retraits des courriers, des relevés bancaires, demande de solde etc.
La procédure ainsi appliquée comprend quatre (4) opérations :

jour BANQUE PAGE 2
réception et enregistrement du courrier,

établissement du rapprochement bancaire,
contrôle et visa du rapprochement bancaire,
classement du rapprochement bancaire.
C
4.5.3.1. Réception et enregistrement du courrier:

ES
Dès réception du relevé bancaire, la secrétaire:

AG
enregistre le relevé bancaire dans le registre « courrier arrivée» en mentionnant: la

date d'arrivée et le numéro interne du courrier (numérotation chronologique
annuelle), le nom de la banque et l'objet du courrier.
-B
- appose le cachet « courrier arrivée» sur le relevé bancaire avec: la date d'arrivée
et le numéro interne.
IB
transmet le courrier au Responsable Administratif et Financier accompagné du

LI
registre qu'il lui fait décharger.

O
4.5.3.2. Etablissement du rapprochement bancaire:

TH
Dès réception du courrier, le Responsable administratif et financier:
effectue le rapprochement bancaire et le signe,

EQ
- joint les justificatifs des éléments en suspens au rapprochement bancaire,

transmet la liasse (état de rapprochement bancaire, relevé bancaire, pièces
U
justificatives des éléments en suspens) au Directeur pour visa.

E
4.5.3.3. Contrôle et visa du rapprochement bancaire:
A la fin du rapprochement bancaire, le Directeur de QS :
effectue une vérification arithmétique des montants,

s'assure que le solde selon la banque est bien celui figurant sur le relevé bancaire et
que le solde selon QS est bien celui figurant dans les livres de QS,

jour BANQUE PAGE 3
s'assure que les éléments en suspens sont correctement supportés et s' enquiert des
raisons de non apurement des anciens éléments éventuels en suspens,
vise l'état de rapprochement et le retransmet au Responsable Administratif et
Financier.
C
4.5.3.4. Classement de l'état de rapprochement:

ES
Le Responsable Administratif et Financier classe une copie de l' état de rapprochement

dans le dossier « Etats de rapprochements bancaires» pour suivi et envoie une copie à la
AG
comptabilité pour la régularisation des écritures en suspens de part et d' autre.
Figure 4: Schéma d'écritures comptables d'encaissement et décaissement par banque

-B

52 ... Banque X
IB
7 Produit X
LI
Suivant facture nO
O
Immobilisation ou charge
20U6
TH
TV A déductible
445 YI
Banque
EQ
52 Y2
Suivant facture nO...
YI+Y2
U
E
4.6. Gestion des immobilisations

Dernière mise à PROCEDURE GESTION DES MP6
jour IMMOBILISATIONS PAGEl
L'objet de la procédure est de s'assurer que les immobilisations acquises par la société
C
Quality Services sont correctement suivies.

ES

AG
La procédure s'applique à tous les biens « immobilisations» acquis et réceptionnés

par QS.
-B
Elle comprend quatre (4) opérations:

IB
Etablissement de la fiche individuelle d'immobilisation:

LI
Dès réception des immobilisations, le Responsable Administratif et Financier établit pour

O
chaque immobilisation, une fiche individuelle comportant:

TH
.:. la description de l'immobilisation,

.:. la date d'acquisition,
EQ
.:. le numéro d'identification (le numéro du compte comptable suivi du code

de la localisation et du numéro de série),
U
.:. le coût d'acquisition,

E
.:. la source de financement,

.:. l'identification du fournisseur,

Dernière mise à PROCEDURE GESTION DES MP6
jour IMMOBILISATIONS PAGE 2
.:. la fiche est approuvée par le Directeur.
saisie et mise à jour: Après approbation, le Responsable Administratif et Financier

procède à la saisie de l'immobilisation au niveau du fichier informatique.
inventaire physique:
C
ES
L'inventaire physique des immobilisations est effectué au moins une fois par an par une
commission mise en place par le Directeur.
AG
Peuvent être pris en immobilisations, les biens de valeur unitaire minimale de FCF A
50000. Les logiciels informatiques seront pris en compte dans cette limite.
-B
Le Directeur Associé de QS informe les responsables concernés du programme détaillé

d'inventaire et leur demande d'en faciliter le déroulement. A la commission, elle leur
IB
demande également d'être présentes lors de l'inventaire des immobilisations à leur

LI
disposition.
O
L'équipe d' inventaire procède au comptage et remplit les fiches de recensement en y

TH
portant: le numéro d'identification de l' immobilisation, la désignation, les observations

éventuelles sur l' état de fonctionnement de l' immobilisation.
EQ
La fiche d' inventaire est signée par les membres de la commission et le responsable des
immobilisations listées. Elle est affichée dans chaque bureau s'il s'agit de mobilier et
U
matériel de bureau.
E
A la fin de l'inventaire physique, le Responsable Administratif et Financier élabore un état

de synthèse du comptage à partir des fiches de recensement. Il édite ensuite la liste des
immobilisations.
Dernière mise à GESTION DES MP6

PROCEDURE
jour IMMOBILISATIONS PAGE 3
Le Responsable Administratif et Financier procède au rapprochement entre fichier

informatique et inventaire physique, investigue les écarts éventuels et établit les
propositions de régularisation, le cas échéant, qu' il soumet au directeur de QS.
C
Les propositions de régularisation approuvées font l'objet de comptabilisation par le

ES
comptable.
AG
Figure 5 : Schéma d'écritures comptables d'achat d'immobilisation par

banque/caisse ou à crédit:

-B
2 ... Immobilisation Xl
445 TVA (si Tva déductible) X2

IB
52/57 Banque/Caisse XI+X2

LI
Suivant facture n° .....

O
2 Immobilisation YI
TH
445 TVA (si Tva déductible) Y2
481 Fournisseurs d'immobilisation.

EQ
Suivant facture nO ..... YI+Y2

U
E
4.7. Gestion budgétaire
Dernière mise à PROCEDURE GESTION MP7

jour BUDGETAIRE
PAGEl

C
La gestion budgétaire est un processus regroupant la planification, l' élaboration du budget,

ES
son exécution et son suivi (Moussa Yazi, codex 2006, contrôle de gestion, page 4).
La procédure a pour objet de décrire les principes de base de la gestion budgétaire de la

AG
société QS.

-B
Le programme annuel d' activité (budget) indique pour chaque catégorie, volet et activité
de QS les actions qui seront menées du 1er janvier au 31 décembre et leurs incidences
IB
financières.
LI

O
Le budget est établi en accord avec un plan à long terme et défini en fonction des résultats
TH
des exercices précédents et des objectifs arrêtés pour le prochain exercice. Ce budget est
établi en collaboration avec le Directeur, le Responsable Administratif et le Responsable
EQ
Technique. Un soin particulier est attaché à la définition des objectifs à moyen et court
terme et à l' identification précise des moyens nécessaires à la réalisation des objectifs. Le
budget doit être préparé dans les conditions telles :
U
E
qu'il soit disponible avant le démarrage de l' exercice,
qu' il permette les rapprochements ultérieurs avec les éléments des comptabilités
générale et analytique.
La procédure définissant le cadre de l'action et les moyens utilisés amSI que les
performances attendues comprend :

jour BUDGETAIRE
PAGE 2
4.7.3.1. Préparation du budget:
Cette opération démarre trois mois avant la fin de l'exercice budgétaire. Le Directeur
s' entoure des compétences qu' il juge nécessaires pour préparer le budget du prochain
C
exercice budgétaire.
ES
4.7.3.2. Elaboration du budget:

AG
Le Directeur établit les prévisions des activités à réaliser en collaboration avec les
compétences nécessaires (Responsable Administratif et Financier et Responsable
Technique). Cette opération prend en compte des contrats en cours, des contrats à obtenir
-B
et des marchés ponctuels et le résultat de l' exercice précédent. Ce budget est établi et
approuvé par la même équipe.
IB
4.7.3.3. Organisation du système de gestion budgétaire:

LI
Le Responsable Administratif et Financier dispose d'un système informatique intégrant la

O
comptabilité générale et la comptabilité analytique. Une fois l'écriture de la comptabilité

TH
générale saisie, la comptabilité analytique est mouvementée automatiquement.
4.7.3.4. Analyse du système de gestion budgétaire:

EQ
Après la saisie des opérations, les dépenses sont classées par rubrique budgétaire. Ces
situations sont édictées sous forme de :
U
E
grand-livre qui retrace l'ensemble des écritures, les différents mveaux de

regroupement, le total des mouvements et les soldes,
balance qui sortira uniquement les totaux des mouvements, les soldes des codes
analytiques et les différents niveaux de regroupement.

jour BUDGETAIRE
PAGE 3
Ce système doit permettre au Responsable Administratif et Financier de disposer à tout

moment de la situation des réalisations budgétaires.
A la fin de chaque mois, le Responsable Administratif et Financier édite les états des
C
réalisations budgétaires du mois et les soumet au Directeur Associé.

ES
Ces états permettent au Directeur d' effectuer un suivi régulier du budget afin d' éviter les
AG
dépassements budgétaires ou des blocages dans la réalisation des activités de QS.
4.7.3.5. Analyse des écarts :

-B
A la fin de chaque exercice budgétaire, et après enregistrement de toutes les données

relatives à l' exercice écoulé, le Responsable Administratif et Financier édite les états
IB
définitifs des réalisations budgétaires annuelles. Ces états sont découpés mensuellement.
Le Responsable Administratif et Financier procède avec le Directeur à l' analyse des écarts
LI
constatés. Ces écarts servent de base au réajustement des engagements futurs de QS et à

O
l' établissement du budget pour l' année suivante.

TH
EQ
U
E
Figure 6 : Composantes du budget
Les composantes du budget global

1
Plans et objectifs
J
1
1 Niveau d'activité prévu 1
1
Budget global 1
Budget Budget
1
d'exploitation 1 1
financier 1
C
Budget Budget Budget

Il d'investissements
Budget 1
1 des produits Il des charges Il de trésorerie
ES
1 1 1 1
Par prestation Par activité Encaissements Immobilisations
Par service Par Prestation Décaissements
Par service
AG
Etats financiers prévisionnels
Résultats Bilan Mouvements de

prévisionnels prévisionnel trésorerie prévisionnels
-B
Source: Yazi (2006), codex, CESAG

IB
Figure 7 : Modèle budgétaire

LI
O
Suivre un modèle budgétaire

TH
Rassembler les ~ Analyser les écarts 1

EQ
11
Contrôler les écarts,
Valider les chiffres
(vérifier et analyser analyser les erreurs.
les montants) Rechercher les
U
imprévus.
il
E
Réévaluation et
le systéme nouvelle prévision.
Recourir à d'autres
types de budgets
Réviser la procédure
budgétaire et préparer
le budget général
Source: Yazi (2006), codex, CESAG
4.8. Arrêté mensuel
Dernière mise à PROCEDURE ARRETE MP8

jour MENSUEL
PAGEl

C
La procédure permet d' effectuer les contrôles nécessaires en vue d' assurer des bons
ES
enregistrements et traitement des opérations effectuées par QS.

AG
La procédure est effectuée chaque fin de mois:

-B
Les contrôles effectués ont pour but de s' assurer que:
les engagements de la période ont été correctement et exhaustivement enregistrés,

IB
les dépenses de la période ont été correctement et exhaustivement enregistrées,

LI
une justification complète de l'ensemble des ressources et des emplois de QS.

Le contrôle budgétaire ne pourra fournir des informations exactes sur l' exécution de QS
O
que si les données en amont ont été correctement et exhaustivement enregistrées.

TH
Les contrôles à effectuer sur la base de rapprochement simple sont les suivants:
EQ
contrôle des engagements,

rapprochement bancaire,
arrêté de caisse.
U
E
4.8.3. Description de la procédure

4.8.3.1. Contrôle des engagements
La procédure est effectuée par le Responsable Administratif et Financier et consiste à

rapprocher :
la liste des contrats enregistrés dans le système informatique au cours de la

période ;
les marchés conclus au cours de la période, à partir du dossier, des contrats;

Dernière mise à PROCEDURE ARRETE MP8

jour MENSUEL
PAGE 2
les bons de commande émis au cours de la période, à partir des dossiers « bons de
C
commande en cours et bons de commande livrés »

ES
Après contrôle :
les omissions (contrats non saisis) devront être saisies,

AG
les dossiers des « bons de commande en cours» et « bons de commande livrés » de

la période devront être clos par des intercalaires portant le libellé du mois suivant.
-B
4.8.3.2. Rapprochement bancaire:

IB
Le rapprochement bancaire est effectué par le Responsable Administratif et Financier et

contrôlé par le Directeur pour le compte de QS.
LI
4.8.3.3. Arrêté de caisse:

O
TH
L' arrêté de caisse est effectué par le Caissier et le Responsable Administratif et Financier,
à la fin de chaque mois soumis au Directeur de QS.
EQ
4.8.3.4. Edition des Etats:
Les états suivants sont édités par le Responsable Administratif et Financier en

U
collaboration avec le comptable:

E
- journaux mensuels,
grand-livre auxiliaire,
grand-livre général,
balance auxiliaire des comptes,
balances générales des comptes.
4.9. Clôture annuelle et élaboration des états financiers (MP 9)
Dernière mise à PROCEDURE CLOTURE ANNUELLE ET MP9

jour ELABORATION DES
PAGEl
ETATS FINANCIERS

C
La procédure permet d'élaborer des états financiers, réguliers, sincères présentant une
ES
image fidèle de la situation financière et des résultats de QS.

AG
La procédure est effectuée une fois par an au moins, selon la durée de l' exercice comptable
de la structure. Elle commence à partir du mois d ' Avril de l' année N, pour se clôturer au
-B
mois de Mars de l'année N+ 1.

IB

LI
La procédure favorise les trois (3) opérations suivantes:

O
travaux préparatoires à la clôture,

TH
fiabilisation des comptes,

- opérations de clôture.
EQ
4.9.3.1. Travaux préparatoires à la clôture:
Les travaux préparatoires à la clôture concernent principalement trois actions.

U
4.9.3.1.1. Prise d'inventaire:

E
La prise d' inventaire doit être effectuée au plus tard le 31 décembre. Elle concerne les
stocks, les espèces en caisse et les immobilisations de QS. Elle s' effectue comme suit :
comptage de l' existant physique,

édition des Etats comptables (compte caisse, liste des immobilisations, situation des
stocks),

PAGE 2
ETATS FINANCIERS
rapprochement par le Responsable Administratif et Financier de l' inventaire des

immobilisations et des stocks des quantités physiques et des données comptables ou
C
extra comptables,
ES
la validation des écarts par recomptage et autres investigations,

la prise en compte du résultat des inventaires.
AG
4.9.3.1.2. Demande de confirmation
Elle consiste à envoyer des lettres à des tiers leur demandant de fournir un certain nombre
-B
d' informations ou de confirmer celles fournies par QS. A cet effet pour les besoins d'audit
et de fisc, le Responsable Administratif et Financier effectue cette opération sur un
IB
échantillon choisi sur la liste en fonction de l' importance de leurs transactions avec QS.
LI
4.9.3.1.3. Situation technique d'exécution

O
Elle permet d' évaluer techniquement la situation de tous les marchés en cours à la clôture
TH
de l' exercice et signaler tous les problèmes y afférents.
4.9.3.2. Fiabilisation des comptes

EQ
Les travaux prévus sous cette rubrique concernant essentiellement:

U
la vérification des mouvements,

E
le rapprochement de la liste des engagements avec le grand-livre analytique des

engagements,
le rapprochement de la liste des règlements avec le grand-livre des règlements,
le contrôle des séquences des écritures dans les listes d' engagement ou de
règlement,

PAGE 3
ETATS FINANCIERS
l'analyse des comptes pour déceler les irrégularités ou inexactitudes dans les
comptes en isolant les mouvements des comptes de bilan qui ne s'apurent pas à la
C
date de clôture,
ES
l' exploitation des réponses reçues suite aux demandes de confirmation des soldes,
le rapprochement des comptes des immobilisations avec le fichier des
AG
immobilisations par famille obtenu à partir du module de gestion des

immobilisations, le lancement du calcul des amortissements et leur
comptabilisation,
-B
la revue analytique des comptes de gestion,

la recherche de passifs latents principalement par la revue des enregistrements des
IB
premiers mois de l' exercice suivant,

tout autre travail permettant d' avoir des comptes fiables.
LI
4.9.3.3. Elaboration des états financiers

O
TH
Les états financiers sont élaborés par QS en collaboration avec un cabinet comptable agréé.
Le processus d' établissement s'effectue comme suit:
EQ
Paramétrage du bilan :
II consiste à définir les rubriques et sous rubriques à faire apparaître au bilan et indiquer les
U
comptes qui doivent apparaître dans chacune de ces rubriques et sous-rubriques

E
calcul du bilan : Le module élabore le bilan à la date demandée. Il faut ensuite

s'assurer de la cohérente par rapport aux chiffres de la balance pour avoir
l'assurance que tous les comptes ont été effectivement affectés à une rubrique du
bilan.
établissement du compte de résultat.
Le logiciel SAARI permet d' établir le compte de résultat de l' exercice à partir de la
balance éditée.
élaboration du dossier états financiers:
Cette dernière étape consiste à élaborer à partir des diverses éditions, un document fiable et
sincère comprenant :
le bilan,
le compte de résultat,
C
le tableau financier des ressources et emplois (TAFlRE)

ES
l'état annexé et l' état complémentaire.

AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
C
ES
AG
-B
IB
CONCLUSION
LI
O
TH
EQ
U
E
Au début de ce mémoire, le principal objectif fixé est de concevoir un manuel de
procédures du cycle comptable de la société Quality services. Pour y parvenir, certains
concepts de base ont été définis tels les procédures, le contrôle interne qui est le socle du
manuel de procédures. Certains aspects du contrôle interne ont été également développés
pour montrer davantage la place qu' occupe ce terme dans un manuel de procédures.
Le manuel a pour objectif de mettre à la disposition des responsables de l' entreprise, un

outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations. Le
présent manuel décrit l' organisation et les procédures comptables de Quality services.
C
ES
La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs suivants:
fournir un cadre formel d' exécution des opérations à caractère comptable et

AG
financier conforme:
.:. aux principes de gestion généralement admis,
.:. aux dispositions fiscales du Mali,
-B
.:. à la norme comptable internationale,

responsabiliser davantage le personnel dans l' accomplissement des tâches
IB
respectives par une définition précise des postes et des attributions afférentes,
LI
rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l' optimisation des
circuits d' information (circulation des documents),
O
et enfin mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

TH
Le respect et l' application effective de ces procédures conditionnent l' efficacité du système
de gestion qui doit se traduire pour l'entreprise par des contrôles réguliers pour pallier les
EQ
différents risques qui peuvent résulter d' irrégularités ou de malversations (domaine de

l'exceptionnel) mais surtout de négligences, d' erreurs d' exécution, de jugement ou de
U
compréhension (domaine du quotidien).

E
Les composantes d'un manuel de procédures sont tributaires des opérations et des activités
qui sont exercées au sein de l' entreprise, qu' elle soit grande ou petite. Il doit être consulté
autant que faire se peut, et si possible être régulièrement actualisé. C'est à ce prix qu' il
pourra être utile pour le bon fonctionnement de l' entreprise.
Le manuel de procédures constitue pour un auditeur, la première référence pour porter une
appréciation sur le contrôle interne de l' entreprise à auditer. Son absence rend le contrôle
seul délicat voire impossible par faute de base objective. A ce titre il ne doit pas être conçu
dans le but de répondre à l'exigence réglementaire du SYSCOA. Il doit être aussi un outil
pour la bonne gouvernance et répondre au principe comptable de transparence dans la
gestion. En plus il participe à rendre intelligible pour les utilisateurs, la complexité des
relations entre les unités de l'entreprise et leurs liens avec l'extérieur (clients, fournisseurs,
autres partenaires). L'obligation de rédiger les procédures et organisations comptables doit
s'étendre aussi sur les entreprises publiques et parapubliques.
Travailler sans formaliser la façon dont chacun doit s'y prendre, c'est se condamner à mal
maîtriser ses activités, priver l'auditeur d'un référentiel pour sa mission d'audit, c'est aussi
C
priver l'organisation de cette indispensable mémoire collective sans laquelle elle ne saurait
ES
fonctionner. Les procédures formalisées constituent la première référence de l'auditeur. Il

se base sur ce document pour apprécier le contrôle interne, détecter les forces et faiblesses
AG
de l'organisation pour enfin formuler des recommandations.
Le manuel de procédures n'est jamais une œuvre accomplie une fois pour toutes, c'est un
-B
travail permanent, un document dont la mise à jour est régulière. Il doit être porté à la
connaissance des exécutants et non conservé sous clé, à disposition de quelques privilégiés
IB
détenteurs du savoir.
LI
O
TH
EQ
U
E
C
ES
AG
-B
IB
ANNEXES
LI
O
TH
EQ
U
E
Annexe 1 : Questionnaires de contrôle interne petites entreprises:
Tableau de l'organisation générale et comptable
QUESTIONS Réf Oui NON Commentaire Référence

Ou programme de
diag vérification des
NI A
procédures
1. Exi ste-t-il un plan comptable X

spécifique ?
2. Les enregistrements comptables sont-ils

C
tenus à jour et font-ils l' objet de X

balances mensuelles?
ES
3. Est-ce que les registres du client

apparaissent appropriés ? Sont-ils bien
X
AG
tenus ?
4. Est-ce les imprimés suivants, si on les

utilise sont numérotés d' avance?
-B
3. Bon de commande ;
X
4. Facture de ventes;
IB
5. Avoirs ;
6. Bon d'expédition;
LI
7. Bon de réception
O
5. La séparation des fonctions dans les

TH
limites imposées par la taille est elle

X
satisfaisante ?
6. Les fonctions et responsabilités des

EQ
employés sont-elles clairement définies

et bien comprises? X
7.
U
Est-ce les employés prennent

régulièrement leurs vacances
X
E
annuelles?
8. Est-ce le personnel comptable a une

formation appropriée ?
X
9. Les fonds personnels du responsable de
l'affaire et ses revenus personnels sont- X
ils bien distingués du reste de l' activité
de l' entreprise ?
TABLEAU 2 : Contrôles exercés par la direction:

programme de
diag Ou vérification des
procédures
NIA
1. Le responsable de l'affaire utilise t-il un X

système de budget pour contrôler ses
recettes et ses dépenses ?
2. Des prévisions de trésorerie sont-elles X

établies?
3. Le responsable de l'affaire vérifie t-il

C
régulièrement les journaux de trésorerie

X
ES
et les espèces en caisse ?
4. Approuve t-il les rapprochements

bancaires? cette approbation est t-elle
X
AG
matérialisée par sa signature?
5. Approuve t-i1 les avoirs, les factures

fournisseurs , les bulletins de paie,
l'approvisionnement de la caisse?
X
-B
6. Approuve t-illes commandes reçues des

clients en ce qi concerne les prix et les
IB
conditions de crédit? X
7. Prépare t-on à l' intention du responsable

LI
de l'affaire des situations intérimaires?

ces situations incluent-elles des
O
informations sur les domaines suivants:

TH
Carnets de commandes clients, encours

clients, retard de règlements, créances
douteuses, engagements fermes de dépenses,
EQ
encours fournisseurs, volume des stocks,

rotation des stocks?
8. Le responsable de l'affaire recherche t-il

U
des explications pour ces variations des x

recettes, des dépenses et de la marge
E
d'exploitation par rapport aux

prévisions?
Tableau des ventes clients
Oui Référence
Réf
programme de
QUESTIONS Ou NON Commentaire
NIA procédures
1. Prépare t-on des bons d 'expéditions X

pour toutes les expéditions?
2. Compare t-on les bons d 'expéditions

aux factures? X
C
3. Le système permet t-il de s' assurer que

ES
toutes les expéditions sont facturées ?

que toutes les factures sont X
comptabilisées ?
AG
4. Le journal des ventes est-il rapproché

des écritures correspondantes du compte
X
collectif mensuellement?
5. Le compte collectif clients et les

-B
balances détaillées des comptes sont -

ils régulièrement rapprochés? les
X
comptes individuels sont-ils
IB
régulièrement analysés ?
LI
6. Le responsable de l' affaire examine t-il

des rapprochements cités ci-dessus?
X
O
7. Le responsable de l' affaire contrôle t-il

l'ouverture des comptes clients, les
TH
conditions fmancières accordées et

l'encours clients? X
EQ
8. Les écritures d'annulation, les

escomptes et provisions pour créances
douteuses ou irrécupérables sont t-ils X
approuvés uniquement par le
U
responsable de l'affaire?
E
9. Le système de relance est t-il suffisant? x
Tableau Trésorerie-recettes

programme de
procédures
NIA
1. Responsable de l'affaire voit-il tout le X

courrier?
2. Les recettes sont t-elles comptabilisées

promptement à leur réception? X
C
3. Les recettes ou les valeurs à encaisser

x
ES
sont t-elles déposées journellement à la

banque?
4. Les bordereaux de remise en banque

X
AG
montrent t-ils le détail des recettes

déposées?
5. Les recettes pour ventes au comptant

sont t-elles contrôlées à partir des
-B
bandes des caisses enregistreuses ou par

des reçus de règlements?
X
IB
6. Les espèces en caisse, les effets à

recevoir et les autres valeurs
X
LI
négociables sont t-elles conservées dans

un endroit sûr?
O
7. Est-ce que les espèces en caisse sont

gardées au niveau minimum? x
TH
EQ
U
E
Tableau des achats-fournisseurs

programme de
procédures
NIA
1. Existe t-on des bons de commande pré X

numérotés?
2. Etablit t-on des bons de réception dans

tous les cas ? ces bons sont t-ils pré X
C
numérotés?
ES
3. Vérifie t-on les factures quant aux

quantités, prix et calculs?
X
4. Les factures portent -elles la preuve que
X
AG
les travaux ont été effectués?
5. Les marchandises retournées et les

réclamations ont-elles suivies de façon à
obtenir les avoirs correspondants? X
-B
6. Le compte collectif fournisseurs et les

balances détaillées des comptes sont-ils
IB
régulièrement rapprochés? X
7. Les relevés de comptes des fournisseurs

LI
sont -ils comparés avec les comptes

correspondants (fournisseurs, effets à X
O
payer) par le responsable de l'affaire?

TH
8. Les comptes individuels fournisseurs

sont-ils régulièrement analysés? X
X
EQ
9. Est-ce qu'il ya un système pour

enregistrer les dettes concernant les
marchandises ou services reçus pour
lesquels on n'a pas reçu les factures
U
correspondantes?
E
Tableau Trésorerie-dépenses

programme de
procédures
NIA
1. Tous les règlements sont-ils faits par X

chèque, traites ou virements bancaires?
2. La signature du responsable de l'affaire

est-elle nécessaire sur les chèques, les X
C
traites, les virements bancaires ?

ES
3. Le responsable de l'affaire signe t-il les

chèques seulement après les avoir X
complétés de façon appropriée ? aucun
(ne doit être établi en blanc)
AG
4. Le responsable de l'affaire approuve t-il

ou annule t-il les pièces justificatives
qui sont jointes à l'appui des ordres de
X
-B
règlements?
5. Tous les chèques annulés sont-ils

conservés à la souche?
IB
X
6. Utilise t-on un fonds de caisse à
X
LI
montant fixe ?
7. Est-ce que les paiements par caisse sont

O
limités au strict minimum?

X
TH
8. Ces paiements sont-ils justifiés par des X

pièces de caisse renumérotés?
EQ
9. Les pièces justificatives des paiements

sont-elles annulées pour éviter les
X
doubles utilisations?
U
) O. Le système permet-il de s'assurer que

tous les règlements sont comptabilisés?
E
Tableau des stocks
Oui Référence
Réf Ou programme de
QUESTIONS NON Commentaire
NIA
procédures
1. Le responsable des stocks est-il une X
autre personne que le comptable?
2. La protection contre les mouvements
physiques non autorisés est-elle
suffisante? X
C
3. Un système d' inventaire permanent en

quantité, en valeur?
ES
X
4. Des inventaires physiques périodiques
sont-ils effectués et les résultats X
AG
rapprochés de l'inventaire permanent ?

Les procédures sont-elles suffisantes ?
5. Le responsable de l'affaire examine t-i1 X

des différences constatées ?
-B
6. Existe-t-il des directives appropriées sur

les méthodes de séparation des
X
IB
exercices en matière de mouvement de

stock?
LI
7. Les stocks à rotation lente sont-ils

X
régulièrement identifiés ?
O
8. Les informations sur les prix nécessaires

TH
pour la valorisation des stocks sont-elles X

tenues à jour?
X
EQ
9. Les couvertures d' assurance sont-elles

suffisantes compte tenu du niveau de
stock?
U
E
Tableau des immobilisations

programme de
procédures
NIA
1. Existe-t-i1 des documents donnant le X

détail des immobilisations et les bases
d'amortissement? (registre des
immobilisations). Ce registre est-il
régulièrement rapproché aux comptes?
C
2. La société suit-elle une méthode

ES
uniforme en vue de différencier les

nouvelles immobilisations des X
réparations?
AG
3. Le responsable de l'affaire approuve t-il

les acquisitions, les cessions et les mises X
au rebut?
4. Une procédure est-elle prévue pour

-B
assurer:
X
8. La comptabilisation des sorties
IB
d' immobilisations?
9. L' exactitude des calculs des plus ou moins

LI
values réalisées?
O
5. Effectue t-il périodiquement des

vérifications physiques des X
TH
immobilisations, pour s' assurer de

l'exactitude du registre des
immobilisations?
EQ
6. L'assurance des immobilisations est-elle

suffisante? X
U
E
Tableau de Paie

programme de
procédures
NIA
1. Les employés sont-ils engagés par X

le responsable de l'affaire? Existe-
t-il des références suffisantes pour
le personnel comptable?
C
2. Le responsable des affaires a t - il

connaissance des absences de tout X
ES
le personnel?
3. La personne qui effectue la paie

est-elle distincte de celles qui X
AG
s'occupent des autres transactions

financières?
4. Le responsable de l'affaire
-B
approuve t-il et signe t-il les

chèques de paie et/ou les ordres de
X
virements de paie?
IB
5. Le livre de paie porte t-il la preuve

que le responsable de l'affaire en a
X
LI
fait l'examen ?
6. Les dettes concernant les charges

O
sociales et annexes
sont correctement enregistrées et
X
TH
acquittées ?
EQ
U
E
Grille de séparation de fonctions (Petites entreprises)
Personnel concerné
D R R C A
1 A T 0 S
Fonctions
R F M S
E P 1
C T S
T A T
E B A
C
U L N
R E T
ES
Courrier ouverture X X X
AG
Courrier signature x
Achats bons de commande x
Achats bons de livraison

-B
Achats calculs factures x

IB
Achats bons à payer x

LI
Achats comptabilité x
O
Ventes bons d' expéditions x

TH
Ventes facturations x
Ventes contrôles tarif calculs x

EQ
Ventes relance x
Ventes initiatives avoirs x

U
Ventes calculs avoirs x

E
Ventes comptabilité x
Caisse visa des pièces x
Caisse tenue du brouillard x
Caisse détention des espèces x
Caisse comptabilité x
Banques établissement des chèques x
Banques avis de domiciliation x
Banques bordereaux de remise x
Banque signature x
Banques endos x
Banques comptabilité x
C
Banques rapprochement x
ES
Paie établissement bulletins x
Paie livre de paie x

AG
Paie distribution x
Paie déclarations sociales x

-B
Divers (détention timbres postes et fournitures de x

bureau)
IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Annexe 2 : Les documents internes de QS
Rue 548 porte 251 Té l . : (223) 221 17 33
QUALITY SERVICES Quinzambougou
BP E2975 Bamako
Fax: (223) 221 1733
Mali
CONTRAT DE TRAVAIL
C
ES
Entre les soussignés:

AG
D'une part
La société QUALITY SERVICES ayant son siège à Bamako, Quinzambougou et

-B
représentée par M -----------------------------(Qualité)
D'autre part
IB
Mr/Mme---------------------------------né/née le -------------
LI
A ---------------------------------------
O
Exerçant la profession de-----------------------

TH
Etant de nationalité------------------------------
EQ
Carte d'identité nationale N°------------------
Il a été convenu ce qui suit:

U
E
Article 1: Mr/Mme est engagé en qualité -----------------------pour serVlr à QUALITY

SERVICES
Article 2 : La durée du présent contrat est de ----ans, du ---------au ---------ou le présent

contrat est établi à durée indéterminée
Article3 : Mr/Mme -------------------est classé à la catégorie de la convention collective des

travailleurs
Article 4 : Mr/Mme ------------------percevra un salaire brut mensuel de -------FCFA
La société QUALITY SERVICES prend en charges les charges patronales et les charges
qui lui reviennent conformément aux lois et textes en vigueur au Mali.
Article 5 : Mr/Mme --------------est engagé pour servir à------------------. Il/Elle bénéficiera

de 2,5 (deux et demi) jours de congés par mois de service effectif, soit (30) trente jours par
an.
Article 6 : pour toutes dispositions non précisées au présent contrat, il est fait référence aux
C
textes suivants:
ES
- Loi n092-020 DU 23 SEPTEMBRE 1992 PORTANT CODE DE TRAVAILDECRET

AG
N°96-178/P-RM DU 13 JUIN 1996 FIXANT LES MODALITES ET APPLICATION

DES DISPOSITIONS DU CODE DE TRAVAIL
- ARRETE N°96-1566: MEFPT-SG PORTANT MODALITES D'APPLICATION DU

-B
DECRETN°96
IB
LI
O
Le Directeur L'employé
TH
EQ
Le Médecin de l'INPS L'Inspecteur de Travail

U
E
QUALIlY SERVICES Rue 548 porte 251

Quinzambougou
Tél.: (223) 221 17 33
Fax: (223) 221 17 33

BP E2975
DEMANDE DE CONGEIPERMISSION Bamako Mali
NOM
C
PRENOM
ES
POSTE
Date de début de permission Date de fin de permission Nombre de jours

AG
-B
Motif de permission : -----------------------------------------------------------------------------

IB
Bamako, le -----------------------------------
LI
Signature du demandeur
O
TH
Approbation de la Direction: OUl non

EQ
Bamako, le ---------------------
Signature du Directeur
U
E
Date de reprise :
Motif de reprise du travail avant/après la date prévue :--------------------------------------------

Bamako, le ----------------------------------------------------
Signature du Directeur
Rue 548 porte 251 Tél. : (223) 221 17 33
BP E2975 Bamako
Fax: (223) 221 17 33
Mali
C
BON DE CAISSE
ES
N° ........ .IQS
AG
Je soussigné, M ....................... .. ....... ............ .
Atteste avoir reçu de M ........... .. ...................... .

-B
Fonction ..................................................... .
Service ..................................... .. ................ .

IB
La somme de FCFA ........................................ .

LI
En ce jour .................................................... .
O
TH
EQ
U
Bénéficiaire Caissier Directeur

E
Rue 548 porte 251
QUALITY SERVICES
: (223) 221 17 33
Quin z ambougou
: (223) 221 17 33
BP E2975 Bamako Mali
C
AVANCE SUR SALAIRE

ES
MrlMme ..... .. .. . . .. ... ... . .. . ... ..... ... ... ... ... ... .... . ...... . ............................. a reçu
une avance de
AG
..... . .. .. ... ... ... .. .. .. .... .. . .. . . . ... . . .. .. .. .. .. .... . ... .( ....................... . ... )francs CFA sur
son salaire.
-B
Il/Elle s' engage à rembourser cette avance en .... Mensualités soit ...... ( ...... ) francs
CFA par mois à compter du salaire du mois de ............... . .. .. sans interruption.
IB
Le dit paiement sera retenu sur son salaire au niveau de la comptabilité au moment de la
paie justifié par un reçu.
LI
O
TH
EQ
L'intéressé La comptabilité
Date .......... . Date .......... . ... .

U
E
Signature .. . ..... . Signature ......... .
Rue 548 porte 251 réf. : (223) 221 1733
QUAUTY SERVICES Quin za mbougou

Cax : (223) 221 17 33
Ordre de mission N° ....... /QS/OO
Mr/Mme
C
ES
Se rendront/rendra à ---------------------------------
AG
obj et : -------------------------------------------------
Date de départ: ---------------------------------------
-B
Date de retour: ---------------------------------------
Moyen de transport: ---------------------------------

IB
Imputation : -------------------------------------------
LI
O
Fait à Bamako, le -------------1200

TH
Ampliation Le Directeur
EQ
----------------------------------/1
Destination---------------------/l
U
Archi ves------------------------/ 1
E
QUAUTY SERVICES Rue 548 porte 251

Quin zambougou

Tél. : (223) 221 17 3 3
Fax: (223) 221 17 3 3

C
ES
AG
AVANCE DE MISSION
-B
Mr/Mme atteste avoir reçu une avance d' un montant de FCFA ---------pour la mission N°--
---à-------.
IB
Cette somme se repartit comme suite:
Restauration et/ou Hébergement----------------------------------

LI
Carburant/transport------------------------------------------------------------
O
Imprévu( téléphone et autres) -------------------------------------

TH
EQ
L' intéressé La comptabilité

U
Date Date
E
Signature Signature
Rue 548 porte 251 Tél. : (223) 221 17 33
BP E2975 Bamako
Fax: (223) 221 17 33
Mali
JUSTIFICATION D' AVANCE SUR FRA]
C
O.M. N°------------
ES
Date:
Mission:
AG
Bénéficiaire :
Nombre de pièces:
-B
N° de Pièce Libellé Avance Reliquat Total

IB
LI
O
TH
EQ
U
E
Solde
La comptabilité
Rue 548 porte 251

Tél. : (223) 221 17 33
BP E2975 Bamako
Fax: (223) 221 17 33
Mali
FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE

C
1 Date----------------------------(l)
ES
Libellé-------------------------(2)
RUBRIQUES(3) QUANTITE(4) VALEUR(5)

AG
Billets 10 000
5000
-B
2000
1000 Pièces
IB
500
250
LI
200
O
100
TH
50
25
EQ
10
5
U
1
E
Bons
Total(6)
A voir net à la caisse arrêtée à la somme de FCF A(7)
Contrôleur Caissier
Nom et signature nom et signature
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007,' CESAG 102
Rue 548 porte 251

QUALIlY SERVICES Quinzambougou
BP E2975 Bamako
Tél. : (223) 221 17 33
Fax: (223) 221 17 33
Mali
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Banque---------------------------(2)
C
l)ate------------------------------(3)
ES
DESCRIPTION I)ATE(8) MONTANT

AG
1 Banque x compte nO--------- (5)

(4)
-B
Solde au (3)
(7)
A passer(6)
IB
Elément 1 (7)
LI
Elément 2
(9)
O
Solde rapproché
TH
II Compte nO (10)
Solde au (3)
EQ
A passer (12)
Elément 1
U
Elément 2
E
Solde rapproché (13)
Bamako, le ------------------( 1)
Le Responsable Administratif et Financier( 14) Le l)irecteur(15)
Description
1. Date : date à laquelle le rapprochement est fait

2. Banque : banque objet du rapprochement
3. Date : libellé du jour ou du mois de rapprochement
4. Banque : intitulé et nO de compte à la banque
5. Solde au : solde indiqué sur le relevé bancaire
6. A passer : élément en suspens à passer par la banque
C
7. Elément : description des éléments et indication de leur montant

ES
8. Date : date de comptabilisation par la banque ou QS

9. Solde rapproché : total des montants qui précèdent (solde du relevé+élément
AG
en suspens)
10. Compte n° : intitulé du compte de QS
11. Solde au : solde comptable (11) + élément en suspens
-B
12. A passer : élément en suspens à passer par QS

13. Solde rapproché : doit être égal à (9)
IB
14. Responsable Administratif et financier: signature du Responsable Administratif et

financier
LI
15. Directeur : signature du Directeur

O
TH
EQ
U
E
C
ES
AG
-B
IB
BIBU06RSAPHIE
LI
O
TH
EQ
U
E
SEKOU SIDIBE, DESS Audit & Contrôle de Gestion, Promotion 2006-2007; CESAG lOS
1. A.T.H (1987), Audit financier, 2ème édition, Edition Techniques CLET
2. ALAIN MIKOL, Que sais-je, le contrôle interne, PUF, 1998
3. AUF (2004), Manuel de gestion, volumel , 2ème édition, Edition ellipses
4. BARRY Mamadou (2004), Audit et contrôle interne, Edition Sénégalaise de

l'imprimerie, Dakar, 267
5. BERGER CEDRIC&GUILLARD SERGE (2000), Rédaction graphique des

C
procédures, édition AFNOR, Paris, P.256

ES
6. Bernard GRAND& Bernard VERDALLE, Audit comptable et financier, Edition

ECONOMICA, 1999.
AG
7. CNCC (1992), Appréciation du contrôle interne, Edition Compagnie Nationale des

Commissaires aux Comptes, Paris, P .180
-B
8. D.BOUSSARD, C.COSSU et A. SPEHNER, pratique et analyse de la comptabilité,

Edition CASTEILLA, AOUT 1985.
IB
9. DIENE J.Baptiste (2007), Audit interne et procédures, CESAG

LI
10. GUY Frécon (2006), Formuler une problématique, Editions Dunod, Paris, P. 154
O
11. HENRY Alain & DAVERAT Ignace (1998), Rédiger les procédures de
TH
l' entreprise: guide pratique, 2ème édition, Editions d' Organisation, Paris, P.181
EQ
12. HENRY Alain & DAVERAT Ignace (2001), Rédiger les procédures de
l' entreprise: guide pratique, 3ème édition, Editions d'Organisation, Paris, P .184
U
13. Henry Mintzberg, le manager au quotidien, édition « la source d' or », septembre

2006.
E
14. JACQUES Renard, théorie et pratique de l'audit interne, 6ème édition, Edition
d' organisation.
15. MEITE Aminata (2005), élaboration d'un manuel de procédures: application au

cycle achat/fournisseur de la société ESTI SA
16. N' Deye Mayè THIOYE (1998), manuel de procédures comptables, démarche
d' élaboration et utilisation dans l' appréciation du contrôle interne: application au
cycle trésorerie des ICS.
17. 0umar SAMBE&Mamadou lbra DIALLO, le Praticien comptable, SYSTEME

COMPTABLE OHADA, 3ème édition, Editions Comptables et Juridiques
18. SOW N' gary (2004), audit interne et procédures, codex.
19. YAZI Moussa (2006), Contrôle de gestion, CESAG.

C
ES
20. YAZI Moussa , Méthodologie de recherche, CESAG, 2007

AG
-B
IB
LI
O
TH
EQ
U
E

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Centre Africain d'études Supérieures en Gestion

Institut Supérieur de Comptabilité, Diplôme d'Etudes Supérieures

Mémoire de fin d ' étude

ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES

DU CYCLE COMPTABLE D'UNE PME:

CAS DE QUALITY SERVICES SARL

Présenté par: Dirigé par:

SEKOU SIDIBE M. JEAN B. DIENE

Auditeur Interne aux ICS

A ma chère mère feue SIDIBE Sira,

Qu' ils trouvent ici toute ma gratitude.

La fin de cette formation en audit et contrôle de gestion au Sénégal me donne l'occasion de

Ces remerciements vont à l'endroit:

De ma chère mère feue Sira SIDIBE, paix à son âme;

effort pour l'élaboration de ce mémoire;

A tous les stagiaires de notre promotion au CESAG.

LISTES DES SIGLES ET ABREVIATIONS

CESAG: Centre Africain d'Etudes Supérieures en Gestion

ISCBF: Institut Supérieur de Comptabilité et de Banque Finance

MP: Manuel de Procédures

OD: Operations Diverses

QS: Quality Services

RAF: Responsable Administratif et Financier

Rt: Responsable Technique

SYSCOA: Système Comptable Ouest Africain

TVA: Taxe sur la Valeur Ajoutée

UEMOA: Union Economique et Monétaire Ouest Africain

LISTE DES ANNEXES

Annexe 2 : Les documents internes de QS .......................... ........... ............ ...................................... 94

LISTE DES FIGURES

Figure 1 : Organigramme de Quality Services ................................................................................. 35

Figure 2 : Schéma des étapes d'élaboration d' un manuel de procédures ......................................... 46

......................................................................................................................... ..... ............................ 68

Figure 6 : Composantes du budget.. .................................................... ............................................. 72

Figure 7 : Modèle budgétaire ........................................................................................................... 72

TABLE DES MATIERES

DEDICACES ..... ................................... ......................................... .................................................. i

LISTES DES SIGLES ET ABREVIATIONS .............. .... ............................................................. iii

LISTE DES ANNEXES ................................................................................................................. iv

LISTE DES FIGURES ......................... .................... .................................... .................................. iv

TABLE DES MATIERES ... .......................................... ...... ..................................... ...................... v

INTRODUCTION GENERALE .............................................................................................................1

PRDUERE PARTIE: LE CADRE THEORIQUE ..............................................................................5

CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LES PROCEDURES ET MANUEL DE

1.1 Les procédures .................................................................................................................... 7

1.1.1. Définition ................................ ........ .. ................................................... ....................... 7

1.1.2. Les caractéristiques des procédures .............. .................................. .......................... .. 8

1.1.2.1. Opérationnalité de la procédure .... ...... .... ........................................................ .... 8

1.1.2.2. Bornes de la procédure ........................................................................................ 9

1.1.3 . Canevas type d'une procédure ................................ .................................................... 9

1.2 Le manuel de procédures ................................................................................................. 10

1.2.1. Définition ..................................................................... ....................... ..................... 10

1.2.2. Objectifs ...................... .. .. .. .. .................. ..................................... ..... ... ...................... 10

1.2.3. Fonction du manuel ....................................................... .............................. .... ......... 11

1.2.4. Structure et présentation du manuel de procédure ................................................... 12

1.2.4.1 . Fond et forme ............ ........................................................ ............................... 12

1.2.4.2. Support de présentation .................................................................................... 13

CHAPITRE 2 : LE CONTROLE INTERNE .............................................................................. 15

2.1. Généralités sur le contrôle interne .............................. ................................ ...................... 15