Access

Module C Trier des données

Compétences Le tri consiste à réorganiser les enregistrements en ordre croissant ou décroissant en fonction des valeurs d’un
• Trier des enre- ou plusieurs champs. Le tri contribue à organiser les enregistrements pour retrouver rapidement les données et
gistrements en
mode Feuille les analyser. Le TABLEAU C-2 décrit les boutons de tri de l’onglet Accueil du ruban. En mode Feuille de données,
de données de vous pouvez également dérouler la liste à côté d’un nom de champ pour accéder à ses possibilités de tri.
requête
• Trier des enre- Le mode Création de requête permet d’ajouter et d’enregistrer des ordres de tri et s’avère particulièrement
gistrements en utile lorsque vous voulez trier plusieurs champs. CAS Lydie Entraygue vous demande de trier la requête
mode Création
de requête EmploisSalaires pour afficher plus clairement les enregistrements avec un salaire de départ élevé.

ÉTAPES
ASTUCE 1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête EmploisSalaires pour l’ouvrir
Double-cliquez sur en mode Feuille de données, cliquez dans le champ SalaireDébut, cliquez sur le bouton
le pointeur de redi-
Décroissant du groupe Trier et filtrer, puis utilisez le pointeur de redimensionnement de
mensionnement de © colonne pour élargir le champ SalaireDébut (FIGURE C-8).
colonne pour 2 02
0É
élargir un champ La requête EmploisSalaires affiche maintenant les enregistrements avec les valeurs du champ SalaireDébut des
de manière à affi-
plus élevées aux plus faibles. Le champ affiche un petit indicateur de tri décroissant à droite du nom du champ.
cher l’entrée la plus
di
longue. tio
Les ordres de tri appliqués en mode Feuille de données, toutefois, ne sont pas ajoutés automatiquement en
mode Création.
ns
2. Cliquez du bouton droitesur
R
y del’onglet
basculer en mode Création n
EmploisSalaires, puis cliquez sur Mode Création pour
a requête.
ld
G
La grille de requête fournit une ligne Tri pour définir les ordres de tri. Aucun ordre de tri ne s’affiche pour
ou
l’instant dans la ligne Tri de la grille de requête, même si vous avez trié les enregistrements en mode Feuille
de données. let
.T
   Vous décidez de trier les enregistrements par ordre croissant de NomEntreprise et, au sein de chaque
ou
NomEntreprise, dans l’ordre décroissant de SalaireDébut. Dans la grille de requête, Access évalue plusieurs
ordres de tri de gauche à droite. s dr
o
3. Cliquez sur la cellule Tri du champ NomEntreprise, déroulez laitliste,
s r cliquez sur Croissant,
és cliquez sur Décroissant
cliquez sur la cellule Tri du champ SalaireDébut, déroulez la liste, puis
er
(FIGURE C-9). v és
.
La définition des ordres de tri en mode Création de requête présente certains avantages par rapport au tri des
enregistrements en mode feuille de données de requête. D’abord, il est plus facile de préciser les ordres de tri de
plusieurs champs en mode Création de requête. Ensuite, les ordres de tri définis en mode Création de requête
sont également clairement affichés dans la grille de requête et se reflètent en mode SQL.

4. Cliquez du bouton droit sur l’onglet EmploisSalaires, puis cliquez sur Mode Feuille de données
pour afficher la feuille de données des enregistrements triés (FIGURE C-10).
Le premier ordre de tri, ou ordre de tri principal, est croissant par NomEntreprise. Lorsque deux enregis-
trements ou plus ont la même valeur de NomEntreprise, ils sont triés ensuite en ordre croissant du champ
SalaireDébut. C’est l’ordre de tri secondaire.

5. Cliquez du bouton droit sur l’onglet EmploisSalaires, cliquez sur Fermer, puis cliquez sur Oui
lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications.
Les ordres de tri définis en mode Création de requête sont toujours enregistrés avec la requête.

Access C-8 Créer des requêtes

3 Access C_ptg01_001-030_CC 2020.indd 8 2020-05-30 13:50

 FIGURE C-8 : Tri en mode Feuille de données de requête

Bouton Croissant Bouton Décroissant Bouton Supprimer un tri

Flèche de liste
et indicateur de Les enregistrements
Onglet tri du champ sont triés dans l’ordre
EmploisSalaires SalaireDébut décroissant du champ
SalaireDébut

FIGURE C-9 : Définition de plusieurs ordres de tri dans une requête en mode Création

©
20
20 Les enregistrements sont
d’abord triés en ordre
Éd croissant du champ
itio NomEntreprise, puis en
ns ordre décroissant du
Re champ SalaireDébut
Ligne Tri yn
al
d
G
ou
let
FIGURE C-10 : Feuille de données finale d’EmploisSalaires
.T
ou Les enregistrements
Les enregistrements sont
d’abord triés en ordre s dr
avec le même
NomEntreprise
croissant du champ
NomEntreprise
o its sont triés en ordre
décroissant du champ
ré
se
SalaireDébut

r vé
s .

Access

TABLEAU C-2 : Boutons Trier en mode Feuille de données

Nom Bouton Rôle

Croissant Trie les enregistrements selon le champ sélectionné en ordre croissant (0 à 9, A à Z).

Décroissant Trie les enregistrements selon le champ sélectionné en ordre décroissant (Z à A, 9 à 0).

Supprimer le tri Supprime l’ordre de tri courant.

Créer des requêtes Access C-9

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 Access
Module C Rechercher et remplacer des données
Compétences Access fournit d’excellents outils pour vous aider à rechercher et remplacer des données en mode Feuille
• Rechercher et de données de requête. Le TABLEAU C-3 décrit les boutons du groupe Rechercher sous l’onglet Accueil.
remplacer des
données CAS Lydie Entraygue vous demande de rechercher et de remplacer toutes les occurrences de « longterme »
• Annuler des dans le champ ResponsabilitésEmploi de la table Emplois par l’orthographe correcte, « long terme ».
modifications

ÉTAPES
1. Double-cliquez sur la table Emplois pour l’ouvrir en mode Feuille de données.
Les fonctions de tri et de recherche fonctionnent de la même façon en mode Feuille de données de table et de
ASTUCE
requête.
Pour ouvrir instanta-
nément la boîte de
dialogue Rechercher 2. Cliquez sur n’importe quelle valeur dans le champ ResponsabilitésEmploi, cliquez sur
et remplacer en
mode de rempla- © Remplacer dans le groupe Rechercher, tapez longterme dans la zone Rechercher, cliquez
cement, utilisez le 20
dans la zone de texte Remplacer par, tapez long terme, déroulez la liste Où, puis cliquez
raccourci clavier
[Ctrl] [H].
2 0É
sur N’importe où dans le champ.
di
La FIGURE C-11 illustre la boîte de dialogue Rechercher et remplacer à ce stade.
ti
3. Dans la boîte deodialogue
ns Rechercher et remplacer, cliquez sur Remplacer tout, cliquez sur
R cliquez sur Annuler pour fermer cette boîte de dialogue.
Oui pour continuer, puis
ey
na
Access a remplacé toutes les occurrences de « longterme » par « long terme » dans le champ Responsabilités
l d
Emploi (FIGURE C-12 ). Notez que, dans le cadre des modifications apportées par la fonction Rechercher et
G
remplacer, vous ne pouvez plus annuler toutes les modifications, mais si vous cliquez sur Annuler dans la
ou
barre d’outils Accès rapide, vous pouvez annuler le dernier remplacement.
let
.T
4. Dans le champ ResponsabilitésEmploi de l’enregistrement du N°Emploi 4, double-cliquez
o us le mot entier, appuyez sur [Entrée],
sur le mot global, appuyez sur [Suppr.] pour supprimer
d
puis cliquez sur Annuler de la barre d’outils Accès rapide.
ro
its
Vous pouvez inverser les modifications uniques apportées à des données à l’aide du bouton Annuler .
Une fois que vous avez cliqué dessus, le bouton Annuler ré
apparaît grisé, ce qui indique qu’il n’est plus dispo-
se
nible. Lorsque vous travaillez en mode Feuille de données, vous pouvez annuler seulement la modification la
r vé
plus récente. Vous utilisez ensuite la fonction Rechercher pour trouver et examiner tous les remplacements qui
ont été effectués par le processus de recherche et de remplacement. s .
ASTUCE 5. Cliquez sur n’importe quelle valeur dans le champ ResponsabilitésEmploi, cliquez sur
Pour ouvrir instanta- Rechercher du groupe Rechercher, tapez long terme dans la zone Rechercher, cliquez
nément la boîte de
dialogue Rechercher sur Suivant, cliquez sur Suivant deux fois de plus pour trouver les trois occurrences de
et remplacer en « long terme », puis cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue Rechercher et
mode de recherche,
utilisez le raccourci
remplacer.
clavier [Ctrl] [F]. Si vous voulez rechercher dans l’ensemble de la feuille de données plutôt que dans le champ courant, déroulez
la liste Rechercher dans et cliquez sur Document actif.

6. Cliquez du bouton droit sur l’onglet Emplois, cliquez sur Fermer, puis cliquez sur Oui si vous
êtes invité à enregistrer les modifications.
Toutes les modifications apportées aux données en mode Feuille de données de requête sont automatiquement
mises à jour dans tous les objets.

Access C-10 Créer des requêtes

3 Access C_ptg01_001-030_CC 2020.indd 10 2020-05-29 13:13

 FIGURE C-11 : Boîte de dialogue Rechercher et remplacer

Zone de texte Rechercher

Zone de texte Remplacer par

Regarder dans
le Champ actuel

Bouton
Remplacer tout
Où : Nimporte où
dans le champ

©
FIGURE C-12 : Table Emplois en mode Feuille de données

20 Bouton Rechercher Bouton Remplacer

20
Onglet de table
Éd
Emplois
itio
ns
Re
yn
al
d
G
ou
let
.T Le mot longterme
ou est remplacé par
s dr
« long terme »

o its
ré
se
r vé
s .

Access
TABLEAU C-3 : Boutons Rechercher

Nom Bouton Description

Rechercher Ouvre la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour rechercher des données.

Remplacer Ouvre la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour remplacer des données.

Atteindre Permet d’aller aux premier, précédent, suivant, dernier ou nouvel enregistrements.

Sélectionner Permet de sélectionner un seul enregistrement ou tous les enregistrements d’une feuille de données.

Créer des requêtes Access C-11

3 Access C_ptg01_001-030_CC 2020.indd 11 2020-05-29 13:13

 Access
Module C Filtrer des données
Compétences Le filtrage de la feuille de données d’une table ou d’une requête n’affiche temporairement que les
• Appliquer et enregistrements qui satisfont à un critère donné. Les critères sont autant de conditions de restriction que
effacer des filtres vous définissez. Vous pourriez n’afficher par exemple que les emplois dont le salaire de départ est supérieur
• Utiliser le filtre
par sélection
à une certaine valeur ou que les entreprises dans une province particulière. Si les filtres offrent une manière
et le filtre par simple et rapide d’afficher des sous-ensembles d’enregistrements dans la feuille de données en cours, ils
formulaire ne présentent pas toute la souplesse ni la puissance des requêtes. Plus important, une requête se présente
comme un objet enregistré dans la base de données, tandis qu’un filtre n’est que temporaire et fugitif, car
Access le supprime à la fermeture de la feuille de données. Le TABLEAU C-4 compare les filtres et requêtes.
CAS Lydie Entraygue pose plusieurs questions à propos de la requête EmploisParSecteur. Vous allez utiliser
des filtres pour répondre à ces questions.
ÉTAPES
ASTUCE 1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête EmploisParSecteur pour l’ouvrir,
Pour appliquer un tri cliquez dans n’importe quelle occurrence d’Énergie du champ Secteur, cliquez sur Sélection
ou un filtre simple,
cliquez sur la flèche
du groupe Trier et filtrer, puis cliquez sur Égal à « Énergie ».
de liste à droite d’un
© Neuf enregistrements de deux entreprises sont sélectionnés (FIGURE C-13). Une icône de filtre s’affiche à droite
nom de champ et
20 rapide et aisée de filtrer les enregistrements selon une correspondance exacte (« Égal à »).
du nom du champ Secteur. Le filtrage en fonction d’une valeur sélectionnée, appelé Filtre par sélection, est une
choisissez l’ordre de
tri ou les valeurs de 20
manière
filtre souhaitées. 2. Cliquez sur ÉdActiver/désactiver le filtre du groupe Trier et filtrer pour désactiver le filtre, puis
itio sur le bouton Activer/désactiver le filtre pour réactiver le dernier filtre
cliquez à nouveau
ASTUCE
dans la feuille de n données.
Le bouton Filtrer à s R d’appliquer un filtre. Le premier consiste à dérouler la liste de chaque nom de
droite des boutons Plusieurs moyens permettent
eyAvant d’appliquer un filtre, vous devriez cependant effacer le dernier filtre pour
garantir de travailler avec tous lesnenregistrements
de navigation permet champ pour filtrer les données.
également d’activer al de la feuille de données.
et de désactiver le d
filtre. 3. Cliquez sur Options avancées du groupe G Trier et filtrer, cliquez sur Effacer tous les filtres,
cliquez sur la flèche de liste à droite duonom du champ NomEntreprise, cliquez dans la case
ASTUCE
Sélectionner tout pour effacer toutes les cases,
ule cliquez dans la case à cocher Groupe Accent,
t.
T Accent dans le champ NomEntreprise. Pour filtrer
Assurez-vous de
puis cliquez sur OK.
Trois enregistrements correspondent au critère du Groupe o
supprimer les filtres
existants avant us
de créer un tout
nouveau filtre, sinon
une colonne en fonction de données comparatives ou de plusieurs d critères, vous utilisez de préférence le
Filtre par formulaire, qui fournit une souplesse maximale pour rlaodéfinition de critères. Le TABLEAU C-5
votre nouveau its
filtre s’appliquera décrit les boutons et les fonctions de filtrage.
4. Cliquez sur Options avancées du groupe Trier et filtrer, cliquez suré
r Effacer tous les filtres,
au sous-ensemble
se
cliquez sur Options avancées, puis cliquez sur Filtrer par formulaire. rv
d’enregistrements
en cours, au lieu és
de s’appliquer à
l’ensemble des
. au bas de
Après l’effacement de tous les filtres, le bouton Filtré ou Non filtré à droite des boutons de navigation
la feuille de données affiche « Aucun filtre » pour indiquer que tous les filtres précédents sont effacés. La fenêtre
enregistrements. Filtre par formulaire s’ouvre.
ASTUCE 5. Faites défiler vers la droite, cliquez dans la cellule SalaireDébut, tapez >=50000, cliquez dans
Si vous devez effacer la cellule Candidats, puis tapez <=10 (FIGURE C-14).
tous les critères Si vous entrez plusieurs critères, un enregistrement doit satisfaire simultanément aux exigences de chaque
précédents de la
grille du Filtre par
critère pour être sélectionné.
formulaire, cliquez 6. Cliquez sur Activer/désactiver le filtre du groupe Trier et filtrer.
sur Options avan-
cées, puis sur Effacer
La feuille de données sélectionne 13 enregistrements qui correspondent en même temps aux deux critères du
la grille. filtre (FIGURE C-15). Remarquez les icônes de filtre qui apparaissent à côté des noms de champs SalaireDébut et
Candidats.
7. Cliquez du bouton droit sur l’onglet EmploisParSecteur, cliquez sur Fermer, puis cliquez sur
Oui si vous êtes invité.
Les filtres ne sont que des vues temporaires des données. Les filtres ne sont pas enregistrés avec la feuille de
données d’une table ou d’une requête après fermeture de la feuille de données, même si vous enregistrez celle-ci.
Si vous souhaitez enregistrer des critères, créez une requête.

Access C-12 Créer des requêtes

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 FIGURE C-13 : Filtrage de la requête EmploisParSecteur

Bouton Options avancées Bouton de sélection

Flèche de la liste de Secteur
Le bouton Activer/désactiver le et icône de filtre
filtre est activé, ce qui indique
que les enregistrements sont
filtrés
Énergie dans le
Johnson County Chemicals champ Secteur
est associé à huit emplois

Toutes voiles dehors

est associé à un emploi FIGURE C-14 : Filtre par formulaire

Les valeurs de SalaireDébut

doivent être supérieures ou
égales à 50000 Les valeurs de Candidats doivent
être inférieures ou égales à 10

©
FIGURE C-15 : Filtre par formulaire avec deux champs Icônes de filtre

20
20
Éd
itio
ns
Re
yn
al
SalaireDébut
est supérieur ou
d
égal à 50000
G
ou Candidats est inférieur
let ou égal à 10
TABLEAU C-4  : Comparaison des filtres et des requêtes
.T
ou
Caractéristiques
s dr
Filtres Requêtes
Sont enregistrés en tant qu’objet dans la base de données.
Permettent de sélectionner un sous-ensemble d’enregistrements dans une feuille de données.
o its
●

ré
● ●

Permettent de sélectionner un sous-ensemble de champs dans une feuille de données.

se ●

La feuille de données résultante autorise l’entrée et la modification de données. ● r vé ●

s .

Access
La feuille de données résultante accepte le tri, le filtrage et la recherche d’enregistrements. ● ●

Servent habituellement de source de données à un formulaire ou à un état. ●

Permettent de calculer des sommes, des moyennes, des comptages et d’autres statistiques parmi ●
les enregistrements.
Autorisent la création de champs calculés. ●

TABLEAU C-5 : Boutons de filtrage

Nom Bouton Description

Filtre Fournit une liste de valeurs existantes dans le champ sélectionné qui permettent de personnaliser un filtre.

Sélection Filtre les enregistrements de valeur égale, différente ou comparée à la valeur courante.

Offre des fonctionnalités de filtrage avancées, telles que Filtrage par formulaire, Enregistrer en tant
Options avancées
que requête et Effacer tous les filtres.

Activer/désactiver le filtre Applique ou supprime le filtre courant.

Créer des requêtes Access C-13

3 Access C_ptg01_001-030_CC 2020.indd 13 2020-05-29 13:13

 Révision des techniques (suite)
i. Enregistrez la requête sous le nom TotalMinutesAppel et affichez la feuille de données. Modifiez la valeur
de MinutesAppel de la première occurrence « Google n’apparaît pas correctement. », de 40 minutes à 45 minutes, puis
cliquez n’importe où ailleurs dans la feuille de données. La valeur de TempsTotal doit se mettre à jour automatiquement
à 55.
j. Enregistrez et fermez la feuille de données de TotalMinutesAppel.
k. En classe ou dans un groupe de discussion, soyez prêt à discuter du champ calculé TempsTotal dans la requête
TotalMinutesAppel. Quels sont les avantages et les inconvénients de la création de ce champ dans une requête par
rapport à dans la table Appels ?

11. Mettre en forme une feuille de données.

a. Dans la table Dossiers, appliquez la police Georgia et la taille de police 12.
b. Changez l’autre couleur de ligne en Bleu clair 1 (deuxième ligne, cinquième colonne de la palette de Couleurs
standard) et le quadrillage en Sans quadrillage.
c. Affichez la feuille de données de Dossiers dans l’Aperçu avant impression, puis réglez l’orientation à Paysage et

©
les Marges à Étroites. La feuille de données doit maintenant tenir dans une seule feuille de papier.
20
d. Enregistrez la feuille de données des Dossiers, puis fermez celle-ci.
e. Quittez Access 2019. 20
Éd
Exercice personnel 1 ition
sR
ey
En tant que gestionnaire de LaRivière, une polyclinique toutes spécialités, vous avez créé une base de données pour la gestion
na
des agendas qui relie chaque médecin aux infirmières dont le praticien a besoin pour assurer efficacement les visites des patients.

l
Dans cet exercice, vous allez créer une requête pour répondre à une question de planification particulière à la clinique.
d
G
ou
a. Démarrez Access. Ouvrez la base de données IL_AC_C-3.accdb de votre dossier Projets et enregistrez-la sous le nom
let
IL_AC_C_LaRivière. Cliquez sur Activer le contenu si un message d’avertissement de sécurité jaune apparaît.
.T
b. Créez une nouvelle requête en mode Création de requête avec les tables RendezVous, DateRendezVous, Emplacements
et Infirmières. ou
s dr
c. Ajoutez les champs suivants à la requête dans cet ordre : NomEmplacement de la table Emplacements,
o its
DateRendezVous de la table DateRendezVous, ainsi que NomInfirmière et PrénomInfirmière de la table Infirmières.
d. Triez les enregistrements en ordre croissant de DateRendezVous, puis de NomInfirmière. ré
e. Enregistrez la requête sous le nom NordSud. se
f. Ajoutez des critères pour sélectionner rvé
uniquement les enregistrements pour les FIGURE C-30 s .
valeurs de NomEmplacement Nord ou Sud,
les valeurs de NomInfirmière Maillard ou
St-Germain, et les valeurs de DateRendezVous
le ou après
le 2021-12-01 (FIGURE C-30).
(Conseil : Ici, comme les critères OU sont
multiples et doivent se combiner avec des critères
ET, songez à entrer dans chaque cellule respective
de la même ligne Critères des critères avec le
mot-clé OU, par exemple "Nord" OU "Sud".)
g. Fermez la requête NordSud, puis fermez la base
de données et quittez Access 2019.

Access C-28 Créer des requêtes

3 Access C_ptg01_001-030_CC 2020.indd 28 2020-05-29 13:13