Charte AFTI Des Bonnes Pratiques Prof ADM JANV 2022

Charte des bonnes pratiques
professionnelles
de l’Administration de Fonds
Version Finale
Dernière modification 14/01/2022
Statut Mise à jour
Section impactée par les modifications toutes
Travaux de mise en œuvre N/A
VERSION JANVIER 2022

Table des matières
I. Introduction & Contexte ............................................................................................................. 4
1. Objectifs de la charte des bonnes pratiques professionnelles.................................................... 4
2. Périmètre de l’Administration de Fonds ..................................................................................... 4
3. Proposer à la société de gestion des bilans réguliers sur la prestation délivrée ........................ 5
II. La relation client .......................................................................................................................... 6
1. Administrer la relation client ....................................................................................................... 6
2. Proposer à la société de gestion des bilans réguliers sur la prestation délivrée ........................ 6
III. La maîtrise des risques et contrôles généraux ............................................................................ 8
1. Disposer et mettre en œuvre une analyse, une couverture et un suivi des risques .................. 8
2. Assurer la continuité d’activité.................................................................................................... 9
3. Systématiser l’information à la société de gestion dans les cas de détection d’anomalie et/ou
de dysfonctionnement .......................................................................................................................... 10
4. Réaliser des réconciliations ....................................................................................................... 10
5. Mettre en place des mécanismes de contrôle des transactions personnelles ......................... 10
6. Maintenir opérationnels les procédures et systèmes visant à sauvegarder la confidentialité
des informations des clients.................................................................................................................. 11
7. Automatiser et standardiser les échanges ................................................................................ 11
IV. Les processus opérationnels ..................................................................................................... 12
1. Enregistrement des opérations ................................................................................................. 12
a. Disposer des moyens matériels et techniques suffisants et adaptés aux instruments utilisés
par les sociétés de gestion ............................................................................................................ 12
b. S’assurer que le personnel employé dispose d’un niveau d’expertise satisfaisant aux fins du
traitement des opérations............................................................................................................. 12
c. Veiller à un enregistrement des transactions dans la comptabilité du fonds dans les délais
les plus courts ................................................................................................................................ 12
d. S’assurer que le dispositif de contrôle mis en place en interne est opérant et adapté aux
caractéristiques des instruments traités ....................................................................................... 13
2. Valorisation................................................................................................................................ 14
a. Disposer et maintenir un référentiel Valeurs adapté aux instruments utilisés par la société
de gestion ...................................................................................................................................... 14
b. Alimenter et utiliser son référentiel valeurs en conformité avec les règles définies par la
société de gestion.......................................................................................................................... 15
c. S’assurer que le dispositif de valorisation des portefeuilles s’applique de façon permanente
en conformité avec les conventions conclues avec la société de gestion .................................... 16
d. Disposer de moyens permanents et fiables permettant l’identification et l’enregistrement
des opérations sur titres................................................................................................................ 16
3. Établissement de la valeur liquidative....................................................................................... 17
a. Enregistrer les ordres de souscriptions et de rachats sur parts et actions d’OPC en
conformité avec les meilleures pratiques ..................................................................................... 17
b. S’assurer que les écritures comptables sont enregistrées à tout moment conformément à la
réglementation comptable applicable .......................................................................................... 18
2 AFTI - Charte des bonnes pratiques professionnelles de l’Administration de Fonds– Juin 2021
c. Disposer d’un processus d’établissement de la valeur liquidative permettant à la société de
gestion d’effectuer ses travaux de validation ............................................................................... 19
4. Opérations de fin de période et spécifiques ............................................................................. 20
a. Établir les comptes annuels conformément à la réglementation applicable et dans le
respect des délais .......................................................................................................................... 20
b. Mettre à disposition de la société de gestion les données quantitatives issues de la
comptabilité .................................................................................................................................. 21
c. Disposer des moyens adaptés à la réalisation d’opérations spécifiques .............................. 21
V. Annexe 1 - Glossaire .................................................................................................................. 22
VI. Annexe 2 - Fiches d’activité connexes ....................................................................................... 30
1. Fiche d’activité connexe 1 : Suivi des contraintes d’investissement......................................... 30
2. Fiche d’activité connexe 2 : Gestion administrative des OPC ................................................... 32
3. Fiche d’activité connexe 3 : Mesure et attribution de performance ........................................ 34
4. Fiche d’activité connexe 4 : Pricing des instruments OTC ou illiquides .................................... 36
5. Fiche d’activité connexe 5 : Reporting fiscal et/ou financier lié à la commercialisation
transfrontalière ..................................................................................................................................... 38
6. Fiche d’activité connexe 6 : Gestion des flux et tenue de position ........................................... 41
7. Fiche d’activité connexe 7 : Prestations spécifiques aux fonds de Capital Investissement ...... 44
8. Fiche d’activité connexe 8 : Prestations spécifiques aux portefeuilles institutionnels ............. 48
9. Fiche d’activité connexe 9 : Prestations Spécifiques aux Fonds de Fonds Alternatifs (Funds of
Hedge Funds) ......................................................................................................................................... 50
10. Fiche d’activité connexe 10 : Prestations spécifiques aux fonds immobiliers .......................... 52
I. Introduction & Contexte
1. Objectifs de la charte des bonnes pratiques professionnelles
Cette charte des bonnes pratiques professionnelles a vocation à accompagner la mise en place et le
suivi des conventions de service entre les administrateurs de fonds et leurs clients, conventions qui
pourront le cas échéant faire référence à tout ou partie de cette Charte.
Elle propose également de définir un socle commun des prestations susceptibles d’être rendues, et
constitue un encouragement au partage entre opérationnels sur les pratiques d’exercice des
différentes missions.
Elle vise à transmettre un ensemble de valeurs portées par les administrateurs de fonds en ce qui
concerne notamment :
o La qualité de la prestation
o La sécurité et la traçabilité des opérations
o La rigueur et la transparence des process
2. Périmètre de l’Administration de Fonds
L’Administration de Fonds parfois également appelée « Gestion administrative et comptable des

Fonds » est un terme générique qui regroupe les activités des sociétés de gestion qui ne relèvent ni
de la gestion financière ni de la gestion commerciale des Fonds. Cela inclut de nombreuses tâches de
nature Back et Middle Office portant aussi bien sur l’actif que sur le passif des fonds.
On peut toutefois regrouper ces différentes tâches selon les principaux axes suivants :
Côté Actif,
o La valorisation des fonds et le calcul de leur Valeur Liquidative
o La tenue de la comptabilité des actifs des fonds.
Côté Passif,
o La centralisation et la valorisation des ordres de souscription/rachat
o La tenue du compte émission des fonds
Afin de se concentrer sur leur cœur de métier, de nombreuses sociétés de gestion délèguent
l’administration de leurs fonds à des prestataires externes., la société de gestion reste totalement
responsable au regard des tiers, des activités déléguées au titre de l’administration de fonds.
Les bonnes pratiques de l’Administration de Fonds abordées dans la suite de cette charte porteront
uniquement sur l’Actif des fonds.
OPC : Organisme de Placement Collectif
3. Proposer à la société de gestion des bilans réguliers sur la prestation délivrée
L’accompagnement réalisé est soumis à différents critères que sont :

o Détermination des indicateurs quantitatifs et qualitatifs …
o Réunions périodiques …
o Modalités de prise en charge des demandes …
o Evolution des traitements …
o Veille réglementaire…
L’administrateur de fonds suit l’évolution de la réglementation applicable aux prestations
rendues. Il informe ses clients des impacts de ces évolutions réglementaires sur les traitements
existants et des modalités de leur prise en charge.
II. La relation client
L’administrateur de fonds doit :
1. Administrer la relation client
 Formalisation de la relation
L’administrateur de fonds peut proposer à la société de gestion un contrat de service (SLA),
adapté aux modes opératoires de cette dernière. Ce contrat de service est complémentaire de
la convention de délégation de gestion comptable et de services qui définit les éléments
spécifiquement juridiques des relations entre la société de gestion et l’administrateur de fonds.
Le contrat de service organise les relations opérationnelles entre les parties et décrit leurs
engagements mutuels.
 Identification des interlocuteurs

L’administrateur de fonds identifie en son sein des interlocuteurs en charge des relations avec
la société de gestion. Deux aspects sont mis en exergue :
 La relation commerciale et juridique (promotion de l’offre, contractualisation de la

relation sur les aspects tarifaires et juridiques),
 La relation opérationnelle (prise en charge des demandes de nature opérationnelle
émanant de la société de gestion).
 Disponibilité des correspondants

L’administrateur de fonds s’engage à assurer la disponibilité des collaborateurs dédiés à la
société de gestion selon des modalités opératoires définies dans le contrat de service.
2. Proposer à la société de gestion des bilans réguliers sur la prestation délivrée
 Détermination des indicateurs quantitatifs et qualitatifs

La société de gestion et l’administrateur de fonds s’accordent, dans le cadre des prestations
délivrées, sur la définition d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs, de leurs méthodes de
détermination et de la fréquence de mesure.
L’objectif de ces indicateurs est de proposer une évaluation en matière de respect de

l’engagement de l’administrateur de fonds au regard des produits délivrés à la société de gestion
sur :
o les délais,
o la fiabilité comptable,
o le dispositif de réaction aux anomalies,
o l’administration de la relation client.
Ces indicateurs font l’objet d’une analyse conjointe par les équipes de l’administrateur de fonds et
de la société de gestion dans le cadre de réunions périodiques.
 Réunions périodiques
L’administrateur de fonds propose à la société de gestion l’organisation de réunions périodiques
avec les interlocuteurs désignés par cette dernière, dans l’objectif de :
o Partager sur les évolutions structurelles et techniques observées au sein des deux
structures ;
o Dresser le bilan de l’activité sur la période écoulée et analyser les résultats des
indicateurs quantitatifs et qualitatifs ;
o Etablir un point d’avancement sur le traitement des incidents, les demandes en cours,
la gestion des suspens ;
o Optimiser les procédures opérationnelles.
 Modalités de prise en charge des demandes ponctuelles

L’administrateur de fonds communique à la société de gestion les modalités de prise en charge
et de suivi de ses demandes.
 Evolution des traitements

L’administrateur de fonds s’engage à informer la société de gestion sur l’évolution de son
catalogue de prestations et à étudier la faisabilité de mise en œuvre d’une nouvelle offre à la
demande de la société de gestion.
III. La maîtrise des risques et contrôles généraux
1. Disposer et mettre en œuvre une analyse, une couverture et un suivi des

risques
 Cartographie des Risques

L’administrateur de fonds établit une cartographie des risques opérationnels dont l’objectif
est de visualiser de façon consolidée les types et niveaux de risques auxquels l’administrateur
de fonds est exposé.
La cartographie s’appuie sur une cotation détaillée des évènements à risque. Pour chaque sous-
processus et catégorie de risque donné, la cotation identifie le niveau de risque inhérent et
résiduel ainsi que le niveau de maîtrise des contrôles permanents.
Cette cartographie, qui s’intègre pleinement dans le dispositif de contrôle interne, est mise à
jour régulièrement.
 Dispositif de contrôle
L’administrateur de fonds dispose d’un descriptif détaillé et explicite de son dispositif de
contrôle interne. Dans le cadre des services rendus à la société de gestion, le descriptif traite
successivement au minimum des points suivants :
o Environnement de contrôle (objectifs assignés au contrôle interne, niveaux de contrôle,

pilotage, déontologie, ressources humaines, sécurité, Plan d’Urgence et de Poursuite de
l’Activité) ;
o Evaluation des risques et surveillance (prévention, maîtrise, suivi),
o Information et communication (description des systèmes informatiques, description
des principaux flux) ;
o Objectifs des contrôles et contrôles liés.
Le dispositif de contrôle interne prend en compte les développements majeurs mis en œuvre
afin d’améliorer la qualité globale de la prestation et de répondre efficacement aux
anomalies/dysfonctionnements identifiés sur la période.
L’administrateur de fonds met à la disposition de la société de gestion, afin de l’accompagner

dans l’exercice de sa mission de surveillance des fonctions qu’elle a externalisées à
l’administrateur de fonds, un rapport sur la description de son dispositif de contrôle faisant
l’objet d’une opinion d’un tiers portant sur la réalité de la description et de l’adéquation de la
conception des contrôles pour atteindre les objectifs.
Ce rapport est fourni sur demande, à la société de gestion, afin qu’elle puisse contrôler et
évaluer l’adéquation et l’efficacité des systèmes, mécanismes de contrôle interne de son
prestataire.
Par ailleurs, l’administrateur de fonds est à la disposition de la société de gestion si elle
souhaite diligenter des audits d’investigation sur la conformité de la description avec l’appui
de ses équipes en charge des missions de contrôle interne, et/ou de tiers externes mandatés par
la société de gestion.
 Procédures de contrôles
L’administrateur dispose d’un recueil des procédures de contrôle. Le dispositif de contrôle
interne de l’administrateur de fonds assure sa mise à jour, sa diffusion en interne et sa bonne
application.
 Gestion des incidents et des réclamations

L’administrateur de fonds met en place une gestion organisée du traitement des incidents.
Ce traitement porte sur les incidents opérationnels et de nature technique. Parallèlement,
l’administrateur de fonds met en œuvre une gestion des réclamations.
L’administrateur de fonds met en place des contrôles sur la résolution des incidents et sur
l’apport de réponses aux réclamations. Dans le cadre des échanges périodiques entre
l’administrateur de fonds et la société de gestion, un bilan des incidents et des réclamations les
concernant ainsi que de leurs traitements est réalisé.
 Formation des collaborateurs

L’administrateur veille au maintien par tous les collaborateurs de leur capacité à occuper leur
poste (cf. C. Processus Opérationnels – 1. Enregistrement des opérations - § 2).
2. Assurer la continuité d’activité
L’administrateur de fonds dispose d’un Plan de d’Urgence et de Poursuite de l’Activité (PUPA)

incluant le Plan de Secours Informatique (PSI).
Le PUPA est l’ensemble de mesures visant à assurer, selon divers scénarios de crise, y compris face
à des chocs extrêmes, le maintien, le cas échéant, de façon temporaire selon un mode dégradé, des
prestations de services ou d’autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de
l’entreprise assujettie, puis la reprise planifiée des activités et à limiter ses pertes (définition de
l’arrêté du 3 novembre 2014).
Le PSI définit les différentes solutions pour pallier rapidement :
o La perte accidentelle des données

o La défaillance de matériels
o La défaillance de logiciels
L’administrateur de fonds met à la disposition de la société de gestion les conditions de mise en

œuvre du PUPA (délai de mise en exercice). Il précise les modalités d’exercice dégradées.
3. Systématiser l’information à la société de gestion dans les cas de détection
d’anomalie et/ou de dysfonctionnement
Dans l’objectif d’améliorer de façon permanente la qualité de la prestation délivrée,

l’administrateur de fonds dispose d’une procédure d’information systématique auprès de la
société de gestion, en cas de détection d’une anomalie et/ou d’un dysfonctionnement pouvant
générer un préjudice sur l’établissement de la valeur liquidative en référence aux conditions du
contrat de service.
4. Réaliser des réconciliations

 Rapprochements espèces (flux et soldes)
L‘administrateur de fonds procède pour chaque OPC, au rythme des valorisations de l’OPC, aux
réconciliations bancaires de l’OPC entre sa situation comptable telle qu’elle apparaît dans ses
comptes et celles mises à disposition par le(s) teneur(s) de compte (conservateur(s), prime broker).
La typologie des écarts est proposée à la société de gestion. Parallèlement des seuils d’alerte
(montant, antériorité des suspens par exemple) peuvent être préalablement définis dans le contrat
de service : leur franchissement génère un suivi particulier à destination de la société de gestion.
 Rapprochements des instruments financiers

L’administrateur de fonds effectue pour chaque OPC, au rythme des valorisations, un
rapprochement entre l’inventaire du portefeuille issu de son système comptable et les positions
exhaustives au nom de l’OPC chez le dépositaire.
 Rapprochements sur le passif de l’OPC

L’administrateur de fonds procède au rythme des valorisations à une réconciliation, entre les
positions présentes dans ses livres en nombre d’actions/parts et celles arrêtées par le teneur de
compte émetteur ou teneur de registre de l’OPC.
Ce rapprochement est réalisé pour le nombre d’actions/parts global et par type/catégorie de

parts/actions.
 Suivi et justification des comptes de tiers

L’administrateur de fonds met en œuvre les contrôles adaptés de façon périodique sur le suivi des
comptes de tiers.
 Analyse des suspens

Dans le cadre des réunions d’informations entre l’administrateur de fonds et la société de gestion,
une analyse des suspens est présentée. Elle est associée à des propositions d’actions de résolutions
ainsi qu’à des recommandations, le cas échéant, sur les causes structurelles du suspens.
5. Mettre en place des mécanismes de contrôle des transactions personnelles

 Dispositif de surveillance
Les administrateurs de fonds définissent des règles applicables à certaines catégories de leur
personnel back-office, en matière d’encadrement, de restriction voire d’interdiction de la
réalisation de certaines opérations effectuées soit à leur profit, soit au profit de personnes avec
lesquelles elles ont des liens étroits.
 Définition du personnel et/ou fonctions visés

Chaque administrateur de fonds détermine au sein de son règlement intérieur et/ou équivalent
« les personnels concernés », les modalités de leur désignation, les restrictions qui leur sont
associées, le périmètre d’instrument visé.
 Détermination d’un corps de règles minimales :
- Principe de déclaration d’ouverture de compte réalisée par « son personnel concerné » selon
des modalités à définir par chaque administrateur de fonds.
- Devoir d’information : l’administrateur de fonds doit être informé des transactions réalisées
par « son personnel concerné » sur le périmètre d’instruments financiers retenu et dans les
délais convenus.
- Revue des comptes selon les modalités retenues par chaque administrateur de fonds.
- Chaque administrateur de fonds met en place un dispositif garant de la bonne application des
règles, lequel comportera a minima la désignation d’un interlocuteur privilégié des sociétés de
gestion.
- Le contrôle du personnel concerné est placé sous la seule responsabilité de l’administrateur
de fonds, dans le respect de la confidentialité des opérations initiées par les collaborateurs et
ce conformément au droit du travail.
6. Maintenir opérationnels les procédures et systèmes visant à sauvegarder la

confidentialité des informations des clients
Chaque administrateur de fonds définit une politique visant à établir et maintenir opérationnels des
systèmes et procédures permettant de sauvegarder la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des
données liées et propres aux clients. Elle intègre une typologie des informations devant répondre à
cette politique.
Un dispositif de contrôle est associé aux procédures mises en œuvre afin de s’assurer de leur bonne
application, il inclut une revue régulière des systèmes anti-intrusion
7. Automatiser et standardiser les échanges
Pour limiter les risques d’erreurs et sécuriser les processus opérationnels, il est recommandé que
l’ensemble des parties prenantes automatise les processus et les échanges :
IV. Les processus opérationnels
1. Enregistrement des opérations
a. Disposer des moyens matériels et techniques suffisants et adaptés aux instruments utilisés
par les sociétés de gestion
La société de gestion consulte l’administrateur de fonds avant tout recours à un type

d’instrument financier susceptible d’être nouvellement utilisé. Elle met à disposition de
l’administrateur de fonds l’ensemble des éléments d’information nécessaire à la
compréhension de cet instrument financier. L’administrateur de fonds propose à la société de
gestion, dans le cas où ce type d’instrument a déjà été employé, des modes de traitements
automatisé ou à défaut, le protocole en place. Dans le cas où un type d’instrument est intégré
pour la première fois, l’administrateur de fonds et la société de gestion identifient un mode de
traitement et de contrôle adaptés. Parallèlement, l’administrateur de fonds, en collaboration
éventuellement avec les équipes de développement et la société de Gestion, recherche une
solution limitant les ruptures de chaîne avec la société de gestion et/ou autres intervenants.
L’identification par l’administrateur de fonds de risques potentiels non couverts conduit à
exprimer des réserves à la société de gestion sur le recours à l’instrument.
L’administrateur de fonds dispose des ressources humaines internes et/ou externes,

susceptibles d’apporter les réponses techniques aux anomalies décelées sur les moyens
matériels. En cas d’anomalie pouvant générer un retard dans l’élaboration de la valeur
liquidative ou pouvant conduire à un enregistrement partiel des opérations, l’administrateur
de fonds s’engage à alerter son client sur les risques potentiels et à lui communiquer les
éléments d’information sur l’avancement de la résolution de l’anomalie.
b. S’assurer que le personnel employé dispose d’un niveau d’expertise satisfaisant aux fins du
traitement des opérations
L’administrateur de fonds gère l’expertise de ses collaborateurs notamment sur le domaine

comptable, en matière de technique sur instruments financiers et de connaissance
linguistique.
L’administrateur de fonds établit un programme de formation pour ses collaborateurs

(instruments financiers, comptabilité, réglementation…).
Les évolutions réglementaires font l’objet d’informations régulières et/ou de formations

spécifiques au personnel de l’administrateur de fonds.
c. Veiller à un enregistrement des transactions dans la comptabilité du fonds dans les délais les
plus courts
Le contrat de service, entre l’administrateur de fonds et la société de gestion, précise les

heures limites de réception par l’administrateur de fonds des opérations / instructions
provenant de la société de gestion (ou d’un tiers désigné par la société de gestion) et devant
être prises en compte dans la valeur liquidative calculée. Ces informations sont détaillées par
type d’actifs, selon le mode de valorisation (ouverture, clôture, etc…), par type de circuit utilisé
et en fonction de l’existence ou non du titre en portefeuille. Si nécessaire, les opérations
enregistrées dans la valorisation d’un portefeuille peuvent faire l’objet d’une demande de
confirmation auprès de la société de gestion.
Les opérations transmises à l’administrateur de fonds sont réputées confirmées par

l’intermédiaire financier.
La liste exhaustive des instruments financiers pouvant faire l’objet d’un traitement sans
rupture de chaîne avec la société de gestion est fournie et mise à jour à l’occasion des réunions
périodiques. Les conditions associées à ce traitement sont portées à la connaissance de la
société de gestion.
Toute opération faisant l’objet d’un traitement différencié et n’entrant pas dans les chaînes
automatiques d’enregistrement répond à des modes opératoires et de contrôles spécifiques,
validés conjointement par la société de gestion et l’administrateur de fonds. La société de
gestion apporte à l’administrateur de fonds les éléments techniques et financiers nécessaires
et suffisants à ce traitement.
L’administrateur de fonds dispose des moyens lui permettant de retracer les historiques des
opérations qu’il a enregistrées sur chaque portefeuille. Ces éléments sont conservés et
disponibles. Le contrat de service précise les conditions de mise à disposition de ces historiques
à la société de gestion et/ou aux tiers mandatés par cette dernière.
L’administrateur de fonds doit pouvoir obtenir de la société de gestion les caractéristiques

d’une valeur ou d’une opération préalablement à son enregistrement comptable dans le fonds.
Ces informations sont systématiquement communiquées par la société de gestion pour les titres
à caractéristiques particulières listés dans le contrat de service (de façon non exhaustive : titres
non cotés, nouvelles émissions, contrats de gré à gré, fonds offshore, etc…). Les modalités de
calculs de rémunérations ou de charges sur opérations financières font l’objet d’une
documentation délivrée par la société de gestion.
Les opérations liées (stratégies) font l’objet d’une indication explicite par la société de gestion
lors de leur transmission à l’administrateur de fonds.
Tous les événements (changement de conditions, action à échéance) pouvant affecter les
positions comptables font l’objet d’une information préalable par la société de gestion à
l’administrateur de fonds. Les modalités d’information et de matérialisation sont prévues dans
le contrat de service. Elles concernent notamment :
o les opérations conditionnelles (livraison sur option, roll-over sur cessions et

acquisitions temporaires),
o les opérations sur produits structurés de gré à gré.
d. S’assurer que le dispositif de contrôle mis en place en interne est opérant et adapté aux
caractéristiques des instruments traités
Le personnel de l’administrateur de fonds prend connaissance du manuel de procédures et

des modes opératoires afférents à l’enregistrement des opérations relatives au portefeuille
traité.
L’administrateur de fonds met en place un contrôle efficient de second niveau notamment en

termes d’exhaustivité et de fréquence des réconciliations d’instruments financiers et espèces
avec le conservateur/dépositaire, ou à défaut, avec la société de gestion.
Des rapprochements effectués avec des primes brokers, des compensateurs peuvent
compléter le dispositif. La société de gestion s’assure que ces tiers mettent à disposition de
l’Administrateur de fonds, tous les éléments nécessaires aux contrôles. L’identification par
l’administrateur de fonds de risques potentiels non couverts conduit à exprimer des réserves
à la société de gestion sur le recours à l’instrument.
L’ensemble des contrôles de premier et de second niveau fait l’objet d’une matérialisation.
Afin de mener à bien les contrôles de cohérence sur les opérations traitées, l’administrateur
de fonds pourra être amené à solliciter l’appui du contrôle périodique et/ou permanent de la
2. Valorisation
a. Disposer et maintenir un référentiel Valeurs adapté aux instruments utilisés par la société de
gestion
 Qualité de l’information
Au sein du référentiel Valeurs, l’administrateur de fonds identifie les données devant
être mises à jour régulièrement, en indiquant la fréquence de contribution. Une revue
périodique des caractéristiques complétées dans le référentiel Valeurs est effectuée par
l’administrateur de fonds, par confrontation avec les éléments alimentés par une ou
plusieurs sources externes (fournisseurs de données, conservateurs). L’identification
d’écarts, après contre vérification, génère au besoin une correction dans la base.
 Origine des sources

L’administrateur de fonds alimente le référentiel Valeurs de données obtenues
contractuellement auprès de fournisseurs (contributeurs spécialisés, conservateurs). Ces
sources de données font l’objet d’une information à la société de gestion. Le contrat de
service entre l’administrateur de fonds et la société de gestion fait mention des clauses
de responsabilité avec les fournisseurs externes de données.
 Instruments financiers ne faisant pas l’objet d’une cotation de façon régulière sur un
marché réglementé
L’administrateur de fonds instruit le référentiel Valeurs pour les titres ou les opérations
ne faisant pas l’objet d’une information diffusée de façon systématique par les
contributeurs externes, en recourant aux données qui lui sont transmises par la société
de gestion utilisatrice ou un tiers habilité par celle-ci. L’administrateur de fonds peut
également appliquer un modèle de calcul préalablement défini par ou en accord avec la
Société de gestion. Cette dernière a la responsabilité du contrôle de la qualité de la
donnée renseignée.
 Titres nouvellement créés dans le référentiel Valeurs

En l’absence d’information spécifique communiquée par la société de gestion à
l’occasion de l’acquisition d’un nouvel instrument financier, l’administrateur de fonds
référence l’instrument par un code temporaire.
 Permanence des activités
L’administrateur de fonds dispose d’une base de données contenant son référentiel
Valeurs.
L’administrateur de fonds s’assure de la permanence de l’alimentation de son

référentiel, il s’assure également de l’adéquation de la compétence des ressources à
l’exercice de la fonction. Les données font l’objet d’une sauvegarde systématique à
fréquence fixe et dans le cadre du Plan d’Urgence et de Poursuite des Activités (PUPA).
b. Alimenter et utiliser son référentiel valeurs en conformité avec les règles définies par la société
de gestion
 Affichage et permanence des méthodes (origine, fréquence)

Le contrat de service (ou un document complémentaire), conclu entre l’administrateur de
fonds et la société de gestion, précise, par type d’opérations et d’instruments financiers, les
règles et méthodes de valorisation de chacun des portefeuilles confiés par la société de
gestion à l’administrateur de fonds (type de cours, place de cotation, méthode de calcul telle
que la moyenne de cours ou le recours à une courbe de taux impactée éventuellement d’un
différentiel, linéarisation des intérêts, évaluation à une valeur contractuelle ou d’acquisition,
devise et fixing, sources autres que celles des fournisseurs d’informations financières…) et ce
dans le respect des réglementations locales.
 Description des sources alternatives de valorisation

L’administrateur de fonds définit avec la société de gestion, dans le cadre du contrat de
service, les sources d’approvisionnement des différents types de cours des instruments
financiers. Une hiérarchisation du recours à des sources alternatives est mentionnée par type
d’instruments financiers. Les règles de déclenchement de l’emploi de la source alternative
d’approvisionnement (dont l’heure limite) sont spécifiquement précisées dans le contrat de
service.
 Dispositif de contrôle et de suivi des cours

L’administrateur de fonds procède à un ensemble de contrôles sur la cohérence des cours
renseignés. Ce dispositif précise les modes et états de reporting identifiant les variations des
cours d’une période à une autre. La liste des contrôles prévoit à minima l’établissement
d’états mettant en exergue les cours non renseignés, les plus fortes variations de cours sur
titres et devises et les évolutions non linéaires d’intérêts courus.
Pour les cours non renseignés et selon accord avec la Société de Gestion, un état mentionne
la dernière date à laquelle un cours est disponible.
 Méthodes anti-dilutives
Dans le cas d’un recours à des méthodes anti-dilutives, il est établi entre l’administrateur de
fonds et la société de gestion les modes opératoires adaptés en fonction de la méthode
retenue.
Les différentes techniques en vigueur sont décrites plus précisément dans le « Guide technique
relatif à l’application de méthodes anti-dilutives » élaboré par l’AFTI.
 Dispositif de suivi des cours sur les marchés organisés en fonctionnement régulier
Par exception aux règles de valorisation définies dans le contrat de service, la société de
gestion peut estimer que le cours renseigné par l’administrateur de fonds provenant du
fournisseur externe ne traduit pas la réalité du marché. La société de gestion procure à
l’administrateur de fonds le cours à utiliser. La société de gestion est responsable de la donnée
fournie. Les cours forcés sont identifiés comme tels. Un rapport périodique des « cours forcés
» peut être transmis par l’administrateur de fonds à la société de gestion.
La société de gestion peut convenir avec l’administrateur de fonds, pour certains instruments
financiers et/ou certains portefeuilles, de suppléer la prestation des fournisseurs externes en
alimentant, à chaque valorisation de portefeuille, les cours des titres spécifiés. Dans ce cadre,
la société de gestion, responsable de la donnée fournie, met en œuvre les procédures et
méthodes adaptées et conserve les justificatifs.
 Dispositif de suivi des cours sur les marchés non organisés

Concernant notamment des opérations sur titres non cotés et complexes de gré à gré,
l’administrateur de fonds recourt à des valorisations et cours transmis par les contributeurs
désignés par la société de gestion.
La société de gestion s’assure de la pertinence de l’évaluation a priori par l’établissement d’une

procédure de contrôle spécifique.
 Administration des cours pour les titres nouvellement créés

Dans l’attente de l’obtention d’informations spécifiques sur des titres nouvellement créés, et
par défaut, l’administrateur de fonds valorise l’instrument au prix d’acquisition.
 Conditions d’information
Dans le cadre de son dispositif de contrôle et conformément aux conditions d’information
prévues par le contrat de service, l’administrateur de fonds signale à la société de gestion les
anomalies pouvant impacter la valorisation d’un portefeuille.
c. S’assurer que le dispositif de valorisation des portefeuilles s’applique de façon permanente en

conformité avec les conventions conclues avec la société de gestion
 Méthodologie de valorisation
Les méthodes de valorisation sont arrêtées en fonction des portefeuilles et sont définies a
priori et en conformité avec le prospectus de l’OPC. Elles diffèrent selon notamment la
fréquence de valorisation du portefeuille, des cours, des vacations.
 Conditions d’information
L’administrateur de fonds s’assure du bon fonctionnement du flux d’alimentation des cours
et informe la société de gestion des dysfonctionnements pouvant contrarier la valorisation
des portefeuilles (selon des modalités prévues par le contrat de service).
d. Disposer de moyens permanents et fiables permettant l’identification et l’enregistrement des

opérations sur titres
 Opérations sur titre fermes

Les informations relatives aux opérations sur titres sont obtenues par l’administrateur de
fonds à partir de sources externes (contributeurs spécialisés et conservateurs). La qualité de
l’information est de la responsabilité du contributeur. L’enregistrement s’effectue en date
d’effet (correspond par exemple à la date de détachement pour les dividendes d’actions, et
les coupons sur titres de créances). Ces opérations font l’objet, d’un contrôle de cohérence.
 Gestion des retenues à la source récupérables associées aux détachements de dividendes
et de coupons
L’administrateur de fonds enregistre les retenues à la source récupérables à date de réception
effective des fonds, sauf instruction spécifique de provisionnement par la Société de Gestion.
La société de gestion s’assure du dispositif de recouvrement mis en œuvre par le
conservateur.
 Opérations sur titre conditionnelles

Les opérations sur titre conditionnelles sont identifiées par le référentiel Valeurs selon les
informations transmises par les sources externes listées dans le contrat de service
(contributeurs spécialisés et conservateurs) ou sur informations de la société de gestion.
L’enregistrement comptable s’effectue sur instruction matérialisée de la société de gestion ou
par défaut selon les modalités prévues par l’opération sur titre.
 Événements sur opérations de gré à gré et autres

L’administrateur de fonds applique les instructions communiquées par la société de gestion.
3. Établissement de la valeur liquidative
a. Enregistrer les ordres de souscriptions et de rachats sur parts et actions d’OPC en conformité avec
les meilleures pratiques
 Relation avec les centralisateurs

L’administrateur de fonds enregistre le cumul des souscriptions et des rachats des parts et
actions d’OPC (quantité, montants, nombre de parts en circulation). Le contrat de service,
conclu entre la société de gestion et l’administrateur de fonds, prévoit l’heure limite de
transmission des ordres par le centralisateur à l’administrateur de fonds. Au-delà de cette
limite, l’enregistrement des opérations ne peut être garanti. Les dysfonctionnements
constatés (non-respect des clauses du contrat de service) par l’administrateur de fonds font
l’objet d’une information à la société de gestion et au centralisateur.
 Ordres forcés
Les ordres, réceptionnés en dehors des procédures de transmission prévues par le contrat de
service, nécessitent l’accord du contrôle interne de la société de gestion pour leur
enregistrement dans la comptabilité de l’OPC.
L’administrateur de fonds dispose d’une procédure d’alerte vers la société de gestion lorsque
les contrôles de l’administrateur de fonds mettent en évidence le recours à une valeur
liquidative, pour la détermination des montants souscrits et/ou rachetés, autre que la dernière
valeur liquidative publiée.
 Souscription par apport en titres

La société de gestion informe l’administrateur de fonds de l’opération dans les délais prévus
par le contrat de service. L’administrateur de fonds se met en relation avec le commissaire aux
comptes de l’OPC.
L’inventaire des titres devant être apportés par le souscripteur à l’OPC est attesté par le teneur
de compte du souscripteur au jour de l’opération. La société de gestion du fonds réceptacle,
formule son accord sur l’éligibilité des titres apportés. L’administrateur de fonds s’assure de la
conformité de l’apport valorisé au regard des règles de valorisation prévues par le prospectus
de l’OPC. L’équivalent de l’apport en nombre de parts/actions de l’OPC est déterminé sur la
base de la valeur liquidative de référence, dans le respect de l’égalité des porteurs de parts. Le
commissaire aux comptes applique les normes de révision de la profession en la matière.
 Gates
Une instruction AMF 2017-05 autorise des mécanismes de plafonnement des rachats (ou
Gates) dans les fonds ouverts aux rachats. Ces mécanismes doivent être précisés dans les
documents règlementaires des OPC.
b. S’assurer que les écritures comptables sont enregistrées à tout moment conformément à la
réglementation comptable applicable
 Évolution de la norme comptable

L’administrateur de fonds assure la mise à niveau de ses collaborateurs sur les évolutions du
plan comptable des OPC. Il adapte les procédures internes en conséquence.
 Écritures comptables
La société de gestion peut obtenir auprès de l’administrateur de fonds le détail des écritures
générées automatiquement ainsi que celui de celles saisies manuellement. L’administrateur
de fonds favorise l’automatisation des écritures. Des procédures de contrôle adaptées et
spécifiques sont mises en œuvre par l’administrateur de fonds sur les écritures saisies
manuellement.
 Frais de gestion
L’administrateur de fonds renseigne les modalités de calcul dès qu’elles lui ont été
communiquées par la société de gestion. À défaut, ce sont les frais de gestion maximum
indiqués dans le prospectus des OPC qui seront appliqués.
L’administrateur de fonds peut procéder périodiquement à une demande de validation par la

société de gestion des commissions perçues et des taux utilisés.
Dans le cas de l’existence de commissions de surperformance, la société de gestion

communique à l’administrateur de fonds les modalités de calcul relatives à la détermination
des frais de gestion variables (voir le Guide AFG-AFTI concernant les commissions de
surperformance dans les OPC et les FIVG non réservés).
Le recours à des méthodologies non usuelles nécessite une définition mutuelle des modes de
calcul et de contrôle. L’administrateur de fonds communique à la société de gestion les
montants enregistrés.
 Facturation
La société de gestion transmet à l’administrateur de fonds pour enregistrement comptable les
pièces justificatives relatives aux différentes charges sur les OPC. L’administrateur de fonds
communique à la société de gestion, pour règlement, les dotations relatives aux charges
provisionnées.
 Encaissement des dividendes et coupons
Préalablement à l’encaissement des dividendes et coupons, l’administrateur de fonds contrôle
la cohérence de la dotation. L’administrateur de fonds procède périodiquement à des
réconciliations entre dividendes/coupons encaissés tels qu’ils ressortent de la situation
comptable de l’OPC et les états de sources externes mis à disposition de l’administrateur de
fonds. Le conservateur justifie les écarts notamment liés aux retenues à la source
récupérables. L’administrateur de fonds informe la société de gestion lorsque ses contrôles
mettent en évidence des écarts matériels.
c. Disposer d’un processus d’établissement de la valeur liquidative permettant à la société de

gestion d’effectuer ses travaux de validation
 Établissement de la valeur liquidative

Le processus d’établissement de la valeur liquidative est initié à la suite de la réalisation de
contrôles. Le calcul de la valeur liquidative ne peut être réalisé par l’administrateur de fonds
qu’après validation des différentes étapes de contrôles. L’administrateur de fonds dispose
d’outils d’analyse de cohérence de la valeur liquidative.
Ces méthodes d’examen sont détaillées dans le contrat de service ; elles peuvent associer des
contrôles de cohérence comptable (évolution des frais de gestion et des intérêts courus,
égalité actif/passif, évolution des types de parts…) et de cohérence d’évolution de la valeur
liquidative de façon absolue ou relative (indice de comportement et « Famille OPC ») au regard
de la valeur liquidative précédente et du comportement de la valeur liquidative sur longue
période.
 Transmission pour validation à la société de gestion

La valeur liquidative calculée est transmise pour validation à la société de gestion dans les
délais limites prévus par le contrat de service. Afin de faciliter la validation de la valeur
liquidative, l’administrateur de fonds peut mettre à disposition de la société de gestion des
états de synthèse :
o Comportant des informations sur l’évolution de la valeur liquidative (mouvements

titres enregistrés jour, montant de la collecte/décollecte, opérations sur titres
comptabilisées, plus fortes variations des cours en valeur absolue et les cours
forcés…),
o Intégrant un inventaire du portefeuille et une confrontation de l’évolution de la
valeur liquidative à celle d’un benchmark de comportement déterminé par la société
de gestion.
 Validation matérielle de la société de gestion

La société de gestion, dans le cadre de ses responsabilités sur l’établissement de la valeur
liquidative, dans les délais et conditions prévus par le contrat de service, matérialise son accord
sur la valeur liquidative pour diffusion à l’administrateur de fonds. L’administrateur de fonds
se tient à la disposition de la société de gestion pendant la période de validation afin
d’apporter tout complément d’information. Le contrat de service détermine le responsable de
la diffusion de la valeur liquidative validée, le processus de transmission et les destinataires.
Le refus de valider la valeur liquidative doit être motivé et l’établissement d’une nouvelle
valeur liquidative ne s’effectue que dans les cas d’erreur avérée. Les principes déterminant la
notion d’erreur sont partagés par la société de gestion et l’administrateur de fonds. Le contrat
de service prévoit les cas de non-réception par l’administrateur de fonds de l’accord explicite
de la société de gestion sur la validité de la valeur liquidative.
 Seuil de matérialité
Le degré de précision avec lequel la valeur liquidative est calculée dépend d’une série de
facteurs externes en rapport avec la complexité de chaque OPC (volatilité des marchés sur
lesquels l’OPC est investi, disponibilité des informations en temps opportun, fiabilité des
sources d’information). Sur cette base, seules les erreurs de calcul qui ont un impact significatif
sur la valeur liquidative au-delà d’un seuil de matérialité nécessitent d’être corrigées de façon
à sauvegarder les intérêts des porteurs/actionnaires concernés. Les seuils de matérialité fixent
les niveaux de tolérance par type d’OPC au regard notamment de la volatilité du marché sur
lequel il est principalement investi. Ils font l’objet d’une discussion entre société de gestion et
administrateur de fonds.
4. Opérations de fin de période et spécifiques

a. Établir les comptes annuels conformément à la réglementation applicable et dans le respect des
délais
 Évolutions réglementaires
L’administrateur de fonds prend en compte les évolutions réglementaires et comptables
affectant l’élaboration et/ou la diffusion des comptes annuels périodiques.
 Clôture des comptes
L’administrateur de fonds dispose et met en œuvre une procédure d’élaboration et de
contrôle des comptes en fin de période.
 Relations avec les auditeurs externes
L’administrateur de fonds organise la réception, le planning et le périmètre des interventions
des commissaires aux comptes des OPC, mandatés par la société de gestion, en collaboration
avec les différentes parties. L’administrateur de fonds fournit, selon le planning établi, un
dossier au commissaire aux comptes comprenant au minimum les éléments suivants :
o Inventaire valorisé
o Réconciliations titres et espèces
o Comptes annuels
La société de gestion rappelle aux commissaires aux comptes qu’elle a mandatés la nécessité
de respecter les consignes de sécurité et de confidentialité en vigueur chez l’administrateur
de fonds. Sur invitation de la société de gestion, l’administrateur de fonds s’engage à être
présent lors des restitutions relatives aux travaux des commissaires aux comptes à la société
de gestion. L’administrateur de fonds s’engage à recevoir les auditeurs externes dans le cadre
de missions spécifiques diligentées par la société de gestion et leur apporter son concours à
la réalisation de leurs travaux. Les dates d’intervention sont arrêtées en accord avec
l’administrateur de fonds et prennent en compte les périodicités d’audit des OPC.
 Distribution par l’OPC

La société de gestion informe l’administrateur de fonds du choix pour l’OPC des dates de
détachement et de paiement des sommes distribuables quand ce dernier distribue. Pour les
OPC disposant d’une option annuelle en matière de distribution, une procédure informative
à l’initiative de la société de gestion est aussi mise en place. Le contrat de service entre la
société de gestion et l’administrateur précise ces conditions d’application.
Les communications relatives aux opérations de distribution et de paiement par l’OPC sont à
la charge de la société de gestion. Le jour du détachement, l’administrateur de fonds procède
au calcul du crédit d’impôt unitaire et communique à la société de gestion les résultats de
ces travaux pour validation.
 Assistance aux conseils d’administration des SICAV

Sur invitation du Conseil d’administration de la SICAV, l’administrateur de fonds apporte les
éléments explicatifs aux comptes annuels dans le cadre des travaux de préparation du conseil
annuel des comptes
b. Mettre à disposition de la société de gestion les données quantitatives issues de la comptabilité
 Fournitures de données comptables

L’administrateur de fonds tient à la disposition de la société de gestion un ensemble de
données issues de la comptabilité de l’OPC permettant à la société de gestion d’établir les
états périodiques. Les données, la fréquence et les délais de mise à disposition sont prévus
dans le contrat de service. L’administrateur de fonds dispose et met en œuvre une procédure
d’élaboration et de contrôle des données fournies à la société de gestion.
 Statistiques
L’administrateur de fonds, en tant que remettant désigné par la société de gestion, élabore
et transmet les statistiques Banque de France à cette dernière.
c. Disposer des moyens adaptés à la réalisation d’opérations spécifiques
 Création de fonds et modification relative à la vie de l’OPC

Dans les délais et conditions prévus par le contrat de service, les demandes de création d’OPC
ou de modification relative à la vie d’un OPC font l’objet d’une formalisation par la société
de gestion. Sur cette base, l’administrateur de fonds s’engage à initier la création de l’OPC et
à informer la société de gestion sur le délai de mise en œuvre.
L’administrateur de fonds, en collaboration avec la société de gestion, organise les
opérations comptables de liquidation, fusion, scission d’un OPC ou toute autre opération
spécifique (notamment sur le capital ou sur la part d’un OPC).
Dans les cas de liquidation de fonds, après l’enregistrement des écritures comptables
permettant l’établissement de la dernière valeur liquidative, l’administrateur de fonds
finalise ses travaux en fournissant à la société de gestion et les commissaires aux comptes
l’ensemble des éléments comptables nécessaires à la liquidation du fonds par la société de
gestion.
V. Annexe 1 - Glossaire
Actif net
Montant net global des avoirs d'un OPC évalués au prix de marché et diminué des dettes.
Avis d'opéré ou d'exécution
C'est le bordereau remis par l'intermédiaire financier à son donneur d'ordre pour l'informer que
l'opération d'achat ou de vente a été réalisée. Ce document comporte des indications sur la nature de
l'ordre exécuté, son montant, sa date et les conditions tarifaires de son exécution (frais de courtage,
impôts, etc.).
Bénéficiaire effectif
On entend par bénéficiaire effectif, la ou les personnes physiques qui détiennent directement ou
indirectement, plus de 25% des parts ou actions de l’OPC, soit exercent un pouvoir de contrôle sur les
organes d’administration ou de direction de l’OPC ou, le cas échéant, de la société de gestion ou de la
société de gestion le représentant (art. R.561-2 COMOFI).
En matière de gestion d’actifs, le régime de déclaration du bénéficiaire effectif concerne les sicav et
les SDG. Il permet d’empêcher, par une transparence suffisante, l’utilisation de constructions
juridiques aux fins de blanchiment de capitaux.
Carried interest (parts ou actions de « carried interest) »
Ce sont des parts, actions ou droits représentatifs d'un placement financier, émis par une structure
d'investissement de capital-risque.
Elles sont attribuées aux personnes physiques ou morales chargées de la gestion des investissements
desdites structures et donnent lieu à des droits financiers portant sur l'actif net ou les produits des
structures concernées différents de ceux des autres parts, actions ou droits émis par ces structures.
Code ISIN (ou code de place)
Code utilisé pour identifier un instrument financier lors d'une transaction (action, obligation, OPC...).
Les OPC, les sociétés cotées utilisent un code de place ISIN (pour International Securities Identification
Number) délivré par la société EUROCLEAR qui assure en France le rôle de dépositaire central. Certains
OPC n'ont pas toujours de code de place (les FCPE par exemple.
Comptes annuels
Le bilan, le compte de résultat et l’annexe qui forment un tout indissociable sont établis à la clôture de
l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire.
L’AMF définit la notion de Rapport Annuel :
Le rapport annuel est élaboré par un OPC pour informer ses porteurs/ actionnaires sur sa situation
financière. Ce document obligatoire comporte des informations légales et réglementaires, des
informations financières, bilan, compte de résultat, comptes consolidés, comptes sociaux, rapport des
commissaires aux comptes et doit être mis à la disposition des investisseurs dans les délais
réglementaires inhérents à chaque typologie de fonds.
Pour les OPC :
Le rapport annuel doit contenir au moins les éléments suivants :
- Le rapport de gestion, les documents de synthèse définis par le plan comptable et la certification
donnée par le commissaire aux comptes ;
- Une indication sur les mouvements intervenus dans la composition du portefeuille titres, au cours
de la période de référence et le cas échéant, une information sur les instruments financiers
détenus en portefeuille qui sont émis par la société de gestion ou par les entités de son groupe. Le
rapport annuel fait mention également, le cas échéant, des OPCVM ou des fonds d'investissement
gérés par la société de gestion ou les entités de son groupe ;
- Le montant total des rémunérations pour l'exercice, ventilé en rémunérations fixes et variables,
payées par la société de gestion à son personnel, et le nombre de bénéficiaires, ainsi que, le cas
échéant, tout montant payé directement par l'OPCVM lui-même, y compris les éventuelles
commissions de performance ;
- Le montant agrégé des rémunérations, ventilé par catégories de salariés ou d'autres membres du
personnel visés à l'article L. 533-22-2 du code monétaire et financier ;
- Une description de la manière dont les rémunérations et les avantages ont été calculés ;
- Les résultats des examens visés au 3° et 4° du I de l'article 321-125 du règlement général de I'AMF ;
- Toute modification importante de la politique de rémunération adoptée.
Pour les FIA :
Le rapport annuel est arrêté le dernier jour de l'exercice ou, lorsque cela est prévu dans le prospectus,
à la dernière valeur liquidative publiée.
Il doit contenir au moins les éléments suivants :
 le rapport de gestion,
 les documents de synthèse définis par le plan comptable et comporter la certification donnée par
le commissaire aux comptes tout changement substantiel, au sens de l'article 106 du règlement
délégué (UE) n• 231/2013 de la Commission du 19 décembre 2012, dans les informations visées à
l'article 36 de la présente instruction intervenu au cours de l'exercice sur lequel porte le rapport
Lorsque le FIA est géré par une société de gestion agréée conformément à la directive 2011/61/UE, le
rapport annuel comprend également :
 le montant total des rémunérations par exercice, ventilé en rémunérations fixes et rémunérations
variables, versées par la société de gestion à son personnel, et le nombre de bénéficiaires, et, le
cas échéant, l'intéressement aux plus-values {carried interests) versé par le FIA;
 le montant agrégé des rémunérations, ventilé entre les cadres supérieurs et les membres du
personnel de la société de gestion dont les activités ont une incidence significative sur le profil de
risque du FIA.
La société de gestion agréée conformément à la directive 2011/61/UE du 8 juin 2011 se conforme

également à l'article 107 du règlement délégué (UE) n• 231/2013 de la Commission du 19 décembre
2012.
Les données comptables contenues dans le rapport annuel sont établies conformément aux normes
comptables françaises et aux règles comptables établies dans le règlement ou dans les statuts du FIA.
Le rapport délivré par le commissaire aux comptes et, le cas échéant, ses réserves, sont reproduits
intégralement dans le rapport annuel.
Le rapport annuel du FIA doit également contenir une indication sur les mouvements intervenus dans
la composition du portefeuille titres, au cours de la période de référence et le cas échéant, une
information sur les instruments financiers détenus en portefeuille qui sont émis par la société de
gestion ou par les entités de son groupe. Il fait mention également, le cas échéant, des placements
collectifs mentionnés à l'article 321-154 du règlement général de l'AMF, des FIA et fonds
d'investissement gérés par la société de gestion ou les entités de son groupe.
Comptes de tiers
Les comptes de tiers comprennent les créances et dettes envers les intermédiaires, intervenants de
marchés, contreparties et également les dépôts de garanties relatifs aux transactions sur instruments
financiers doivent pouvoir être justifiés en permanence. Le suivi de ces comptes est matérialisé par un
rapprochement de position avec le dépositaire pour les positions faisant appel à une contrepartie telles
que les opérations à terme sur devises et autres opérations à terme.
Contrat de service
Un contrat de service est un contrat par lequel l’une des parties s’engage à réaliser une prestation
définie pour l’autre, moyennant un prix convenu.
Dans le cadre de l’Administration de Fonds, le contrat spécifie le périmètre des prestations, les
engagements réciproques des parties et les modalités de réalisation. Le contrat de service se
matérialise couramment par un SLA (Service Level Agreement).
Dépositaire
C'est l’entité chargée de la conservation des titres et du contrôle de la régularité des décisions de
gestion prises pour le compte de l'OPC. Le dépositaire peut déléguer contractuellement à un autre
établissement ayant la capacité à exercer la fonction de teneur de comptes-conservateur, une partie
de ses fonctions (notamment la conservation d'actifs à un "conservateur"). Il ne peut cependant pas
déléguer la mission de contrôle de la régularité des décisions de la société de gestion de l'OPC.
Ecart
Différence constatée lors de l’établissement d’un rapprochement (instrument financier, parts/actions

ou espèces) résultant de la confrontation d’un décalage entre l’enregistrement d’une opération
effectué par l’administrateur de fonds et l’enregistrement effectué par le teneur de compte et autres
contreparties.
Un écart a vocation à se résorber dès lors que l’opération a été enregistrée par les deux parties
(administrateur de fonds et teneur de compte).
Lorsqu’un écart persiste au-delà du délai normal d’enregistrement par ces deux parties, il est alors
qualifié de suspens.
Indicateurs de mesure et états de reporting
A titre d’illustration, les contractants s’accordent sur les indicateurs les plus pertinents permettant
d’évaluer la qualité des prestations délivrées.
Exemples d’indicateurs :
Respect des engagements en matière de :
Délais Fiabilité Dispositif de réaction aux L’administration de la

anomalies relation client
- Cut off VL - Niveau d’intégration des - Suivi des alertes sur - Réactivité
- Situations comptables opérations suspens - Permanence de
- Statistiques BDF - Suivi des suspens - Suivi des fiches l’interlocuteur (existence,
- ….. - Nombre de VL incidents récurrence, compétence,
retraitées - Suivi des Plans …)
- Nombre de dossiers d’Actions - Formations
d’indemnisation - …………
- …..
Instrument financier
Les instruments financiers regroupent
 les actions et autres titres donnant ou « pouvant » donner accès aux droits de vote (certificats
d'investissement, bons de souscription d'actions, etc.) ;
 les titres de créances (obligations, OCEANE, titres subordonnés à durée indéterminée, etc.) ;
 les parts ou actions d'organismes de placement collectif (actions de SICAV, parts de FCP, etc.) ;
 les instruments financiers à terme (contrats d'option d'achat ou de vente, contrats financiers
à terme, contrats d'échange, etc.).
Intermédiaire financier
Entité auprès de qui les investisseurs doivent s’adresser pour vendre ou acheter des instruments
financiers. Il peut s’agir d’une banque, d’une entreprise d’investissement, d’un courtier en ligne …
Selon son statut, il peut être habilité à la réception/transmission d’ordre, à la tenue de

comptes/conservation, à la négociation …
Inventaire valorisé
Etat recensant les positions détaillées des instruments financiers, des espèces et des provisions
composant l’actif d’un OPC à un instant prédéterminé. Chaque ligne est évaluée, conformément aux
règles définies dans le prospectus de l’OPC (l’usage le plus fréquent consiste à valoriser les instruments
financiers au dernier cours de marché constaté).
KIID
Key Investor Information Document (KIID) devenu en Français DICI (Document d’information clé pour
l’Investisseur).
Document comportant, de façon claire et synthétique, les informations essentielles sur l’OPC. Il doit
être remis à ’investisseur avant toute souscription.
LEI
Le Legal Entity Identifier, identifiant unique des intervenants sur les marchés financiers permettant de
faciliter la gestion et le contrôle des risques, tant par le secteur privé que par les autorités publiques.
Chaque LEI correspond à une entité légale, qui est une personne morale ou une structure définie par
la législation d'un territoire (à l'exception des personnes physiques). Le but du LEI est d'identifier de
façon unique une entité juridique à l'échelle mondiale.
Marché non réglementé
Un marché non réglementé est un marché où les valeurs ne font pas l'objet d'une procédure
d'admission et où les sociétés cotées ne sont pas soumises à des obligations de diffusion
d'informations.
Les opérations d'échange, de retrait ou de rachat des titres inscrits sur un marché non réglementé sont
réalisées hors intervention et contrôle des autorités de marché, s'il décide d'investir sur un marché
non réglementé l'actionnaire individuel devra donc le faire avec beaucoup de prudence.
Marché réglementé
La qualité de marché réglementé est attribuée aux marchés dont la réglementation assure le
fonctionnement régulier des négociations. Cette réglementation concerne notamment les conditions
d'accès au marché et d'admission à la cotation, l'organisation des transactions, les conditions de
suspensions des négociations ainsi que les modalités d'enregistrement et de publicité des
négociations. En France, Eurolist est un marché réglementé. Le Marché libre n'est, en revanche, pas
un marché réglementé.
Normes IPEV (International Private Equity and Venture Capital Valuation)
Ce sont des lignes directrices qui formulent des recommandations destinées à refléter les bonnes
pratiques en matière d’évaluation des participations de capital investissement au sens large
(investissements de capital-risque en phase de lancement, les rachats d’entreprises par leurs
dirigeants, les fonds d’infrastructure, les financements mezzanine …).
OPC (organisme de placement collectif)
Ce sont des produits d'épargne qui présentent deux caractéristiques principales. Ils permettent de
détenir une partie d'un portefeuille de valeurs mobilières (actions, obligations…) commun à plusieurs
investisseurs. La gestion de ce portefeuille collectif est confiée à un professionnel. Ils sont à capital
variable. L'appellation OPC recouvre 2 types d'entités les SICAV et les FCP.
Prospectus
Tout OPC dispose de documents d’information réglementaires à destination des investisseurs.
Selon le type d’OPC concerné, ces documents peuvent prendre différentes formes (prospectus,
règlement pour un FCP ou statuts, pour un SICAV, KIID ou DICI, …).
Dans la Charte le terme « prospectus » recouvre l’ensemble de ces documents.
Référentiel Valeurs
Base de données enregistrant les informations sur les instruments financiers détenus par les OPC, et
nécessaires aux travaux de l'administrateur de fonds.
Ces informations sont de deux natures :
 les caractéristiques des instruments financiers : données statiques, mises à jour

ponctuellement,
 les cours ou taux de marché de ces instruments financiers : données dynamiques, nécessitant
une mise à jour permanente.
Par extension le vocable "référentiel Valeurs" désigne aussi le service ou l'entité en charge de la mise
à jour de la base de données ainsi définie.
RGPD/ GDPR
Règlement Général de la Protection des Données ou General Data Protection Regulation.
Entré en vigueur depuis le 25/05/2018, le Règlement a pour objectif d’harmoniser et de renforcer la

législation européenne sur le stockage, le traitement et la circulation des données à caractère
personnel des personnes physiques. Il s’applique à toute entreprise établie sur le territoire de l’UE qui
collecte, traite et stocke des données personnelles dont l’utilisation permet d’identifier une personne.
Il s’applique également aux sociétés localisées hors de UE qui proposent des biens et des services ou
collectent des données relatives à des citoyens européens.
Remettant
Entité responsable de l’élaboration comptable et de la transmission des déclarations au guichet OPC

de la Banque de France. Le remettant, identifié par son numéro SIREN, peut être la SICAV ou la société
de gestion elle-même ou une autre entité à laquelle la gestion comptable a été déléguée et pour
laquelle l’accréditation aura été demandée auprès de la Banque de France.
SFTR
Securities Financing Transactions Regulation ou Règlement relatif à la transparence des opérations de

financement sur titres et de la réutilisation des instruments financiers.
Ce Règlement répond à la nécessité de renforcer la transparence des marchés des opérations de

financement sur titres et par conséquent, du système financier. Il crée pour l’Union Européenne, un
cadre qui permet :
- de déclarer efficacement les éléments des opérations de financement sur titres aux
référentiels centraux ;
- un encadrement de la réutilisation des instruments financiers remis en collatéral ;
- d’assurer une meilleure information des investisseurs des OPC concernant les opérations de
financement sur titres et les contrats d’échange sur rendement global.
Sommes distribuables
Les sommes distribuables par un OPC sont constituées par :
1. Le résultat net de l’exercice est égal au montant des intérêts, arrérages, primes et lots, dividendes,
rémunérations et tous autres produits relatifs aux titres constituant le portefeuille, majorés du
produit des sommes momentanément disponibles et diminué du montant des frais de gestion et
de la charge des emprunts.
Il est augmenté du report à nouveau et majoré ou diminué du solde du compte de régularisation

des revenus.
2. Les plus-values réalisées, nettes de frais, diminuées des moins-values réalisées, nettes de frais,
constatées au cours de l'exercice, augmentées des plus-values nettes de même nature constatées
au cours d'exercices antérieurs n'ayant pas fait l'objet d'une distribution ou d'une capitalisation et
diminuées ou augmentées du solde du compte de régularisation des plus-values.
Les sommes mentionnées aux 1° et 2° peuvent être distribuées, en tout ou partie, indépendamment
l'une de l'autre.
Suspens
Différence, pouvant être qualifiée d’écart, entre l’enregistrement d’une opération effectué par
l’administrateur de fonds et celui effectué par le teneur de compte.
L’apurement d’un suspens nécessite l’intervention de l’administrateur de fonds ou du teneur de
compte pour la correction d’un enregistrement incomplet ou erroné.
Teneur de compte émetteur
Vis-à-vis d’Euroclear, c’est l’entité qui est en charge de :
 créer et supprimer les parts/actions en circulation,
 tenir la position globale du nombre de parts/actions en circulation,

 effectuer la livraison/règlement aux différents teneurs de comptes des clients.
Il a une obligation réglementaire d’ajuster sa position avec celle du dépositaire central d’Euroclear,
lorsque l’instrument y est admis.
Teneur de registre
C’est l’entité en charge de comptabiliser dans un registre les souscriptions/rachats au compte d’un
porteur/actionnaire (nominatif pur) ou de tenir les positions globalisées d’un teneur de compte
(nominatif administré) sur un OPC.
Une tenue de registre en nominatif pur suppose la signature préalable d’une convention d’ouverture
de compte avec le porteur/actionnaire.
Teneur de compte-conservateur
Conformément à la réglementation en vigueur, exercent une activité de tenue de compte

conservation, les personnes qualifiées de teneurs de compte-conservateur et dont l’activité consiste
1. inscrire dans un compte-titres, les titres financiers au nom de leur titulaire, c'est-à-dire à
reconnaître au titulaire ses droits sur lesdits titres financiers.
2. conserver les avoirs correspondants ;
3. traiter les événements intervenant dans la vie des titres financiers conservés.
Valeur liquidative
Au cours de la vie d'un OPC, il doit être possible d'effectuer des souscriptions et des rachats à des
périodicités prédéterminées. Ces derniers se font sur la base de la valeur liquidative. Cette valeur est
obtenue en divisant la valeur globale de l'actif net de l'OPC par le nombre de parts ou d'actions en
circulation. Elle est calculée et publiée à fréquence prédéfinie par le prospectus ou les textes en
vigueur.
VI. Annexe 2 - Fiches d’activité connexes
1. Fiche d’activité connexe 1 : Suivi des contraintes d’investissement
Définition et objectifs de l’activité
L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation élabore un état récapitulatif de la situation du
véhicule d’investissement (OPC ou mandat) au regard du respect des contraintes d‘investissement
réglementaires et/ou contractuelles auxquelles sont soumises le véhicule. Ces calculs sont réalisés
(effectués) a posteriori (ie après confirmation et intégration des actes de gestion) sur la base de la
position tenue par l’administrateur de fonds et n’ont pas vocation à se substituer aux contrôles réalisés
a priori par la société de gestion avant la passation de leurs ordres (notamment concernant les règles
d’éligibilité des instruments financiers à l’actif des OPC).
Identification des besoins / définition des livrables
Le contrat de service prévoit :
 La liste exhaustive des contraintes d’investissement suivies qui pourra être définie, au choix des
parties, soit de manière énumérative soit par exception (par exemple ensemble des ratios
réglementaires à l’exception du calcul de VaR pour le ratio d’engagement).
 Les limitations de la prestation : les dépassements calculés concernent-ils les seules expositions
strictement supérieures au seuil fixé ou également les expositions proches du dit seuil (par
exemple affichage systématique d’une alerte lorsque l’exposition dépasse 90% du seuil).
 La fréquence d’élaboration du reporting ratio, notamment au regard de la fréquence de calcul de
la valeur liquidative.
 Les modalités précises de restitution des résultats :
o d’une part, en termes de destinataire chez la société de gestion et, le cas échéant, chez certains
auditeurs externes,
o d’autre part, en termes de format de restitution : reporting faisant apparaître les seuls
dépassements et/ou tous les résultats y compris les ratios respectés.
Obtention des données et modes de validation
Pour réaliser cette prestation l’administrateur de fonds se base sur :
 La liste des contraintes d’investissement réglementaires et/ou contractuelles telle que définie
dans le contrat avec la société de gestion (cf. paragraphe précédent).
 L’inventaire valorisé tel qu’il ressort après calcul de la valeur liquidative par l’administrateur de
fonds.
 Les caractéristiques des instruments financiers et des entités (contreparties ou émetteurs) qui leur
sont associées. Il conviendra de préciser, le cas échéant, les référentiels externes de place utilisés
pour alimenter ces caractéristiques, notamment concernant la détermination des données du
passif des émetteurs (utilisées pour le calcul des ratios d’emprise). En outre, les règles de
consolidation pour la détermination des ratios par groupe émetteur ainsi que les modalités
d’alimentation des contreparties seront spécifiées.
 Toute autre donnée qui serait indispensable au calcul de certains ratios contractuels (dans la
mesure où bien sûr ces ratios ont été explicitement prévus dans la prestation).
Reporting régulier / qualité de la prestation
L’administrateur de fonds s’engage à tenir et mettre à disposition la liste détaillée des ratios
d’investissement suivis.
Il s’engage également à assurer une veille réglementaire afin de se tenir informé des nouveaux textes
réglementaires impactant cette activité. L’implémentation de nouvelles contraintes réglementaires ou
la modification substantielle des règles de calcul de suivi des contraintes actuelles fera l’objet d’une
communication appropriée auprès de la société de gestion.
Les dysfonctionnements relevés seront revus lors des échanges périodiques entre l’administrateur de
fonds et la société de gestion.
Les résultats des travaux de suivi des contraintes réglementaires restent tenus à disposition des
auditeurs externes qui ont été préalablement déclarés comme tels à l’administrateur de fonds ce qui
inclut notamment les autorités réglementaires ainsi que les commissaires aux comptes des OPC.
2. Fiche d’activité connexe 2 : Gestion administrative des OPC
L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation assure, dans le cadre d’une délégation portée à
la connaissance de l’AMF, la conception, l’élaboration, la mise à jour des prospectus des OPC de droit
français (OPCVM, FIA) qui lui sont délégués.
Lorsqu’il s’agit de SICAV ou de SPPICAV, cette prestation peut comprendre ou se limiter à la gestion de
la vie sociale, c’est à dire l’organisation et la gestion des conseils d’administration et des assemblées
générales d’actionnaires dans le respect des contraintes légales et réglementaires en vigueur (de la
préparation des conseils d’administration/assemblées générales d’actionnaires jusqu’à la rédaction
des procès-verbaux et à la réalisation des formalités auprès du greffe).
 le périmètre de la prestation servie,

 les besoins et conditions nécessaires à la réalisation de la prestation,
 les modalités de restitution de la prestation.
Pour réaliser cette prestation, l’administrateur de fonds se fonde sur :
Données Source
Caractéristiques principales et initiales du produit en cas de
création / Caractéristiques principales des transformations
(mutations/changements) à apporter au produit en cas de
produit existant
SGP
Gestion Objectif de gestion, stratégie d’investissement, profil de

administrative rendement/ risque indicateur de référence, frais de gestion,
périodicité de la valeur liquidative…
Acteurs SGP
Administrateur de
Agrément AMF préalable ou non
fonds/SGP
Date butoir éventuelle de la société de gestion SGP
Documentation juridique de la SICAV / SPPICAV
(Prospectus, k-Bis, registres de présence, registres des conseils et
SICAV / SGP
assemblées générales d’actionnaires, liste des mandataires
sociaux, déclaration des bénéficiaires effectifs, LEI,…)
Etats comptables Administrateur de
Gestion de la (pour un conseil et une assemblée d’approbation des comptes) fonds
vie sociale Rapport de gestion
SICAV/SGP
(pour un conseil et une assemblée d’approbation des comptes)
Décision d’affectation des sommes distribuables
SICAV/SGP
(pour un conseil et une assemblée d’approbation des comptes)
Certification / Rapports du commissaire aux comptes Commissaire aux
(pour un conseil et une assemblée d’approbation des comptes) comptes
Types de traitement
 L’administrateur de fonds qui fournit la prestation de « Gestion Administrative » assure les

opérations suivantes :
o Analyse des besoins de la société de gestion et élaboration d’un calendrier indicatif ;

o Elaboration des projets de prospectus et des lettres d’information des porteurs si nécessaire) ;
o Validation des projets par les personnes désignées par le client (dépositaire, gérant, RCCI,
valorisateur,…) ;
o Dépôt du dossier auprès de l’AMF si nécessaire et prise en charge des relations avec l’AMF, le
cas échéant ;
o Création du produit / Mise en œuvre des modifications.
La transformation envisagée peut porter sur une SICAV/SPPICAV et impliquer la convocation d’un
conseil d’administration et, le cas échéant, d’une assemblée générale d’actionnaires.
 L’administrateur de fonds qui fournit la prestation de « Gestion de la Vie Sociale » assure les
opérations suivantes :
o Détermination avec le client de la date du conseil d’administration et de l’assemblée générale

d’actionnaires, des ordres du jour ;
o Suivi des mandats des administrateurs et du commissaire aux comptes en fonction ;
o Convocation des administrateurs et commissaire aux comptes ;
o Préparation des documents nécessaires au conseil d’administration (réception des rapports de
gestion, états comptables, détermination avec le client du texte des résolutions soumises à
l’assemblée générale des actionnaires) ;
o Tenue du conseil d’administration et participation en qualité de secrétaire et rédaction du
procès-verbal ;
o Convocation du président à l’assemblée générale ;
o Tenue de l’assemblée générale des actionnaires, participation en qualité de secrétaire et
rédaction du procès-verbal ;
o Réalisation des formalités légales (dépôt au greffe, mise à jour kbis…).
NB : l’administrateur de fonds qui fournit la prestation de « Gestion Administrative » propose

également l’élaboration de tout ou partie des éléments calculés du DICI (performance, risque, frais…),
ainsi que le support à sa rédaction.
L’administrateur de fonds dispose d’une veille réglementaire afin de se tenir informé des nouveaux
textes légaux et réglementaires pouvant impacter cette prestation.
fonds et la société de gestion/SICAV/SPPICAV.
3. Fiche d’activité connexe 3 : Mesure et attribution de performance
L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation délivre aux sociétés de gestion et investisseurs
institutionnels les services suivants de façon unique ou regroupée sous forme d’objets ou au sein d’un
reporting formaté :
 Mesure : évaluation de la performance externe d’un portefeuille ;

 Contribution : décomposition de la performance selon un axe choisi en mettant en évidence la
contribution de chaque titre du portefeuille dans la performance globale du portefeuille ;
 Attribution (Action et/ou Taux) : décomposition de l’écart de performance en plusieurs effets.
L’administrateur de fonds définit contractuellement avec le client le cadre et périmètre de son

intervention. Il appuie sa proposition sur les normes et référentiels établis en la matière (Reporting
Financier notamment). Le contrat de service prévoit :
 Le périmètre exact d’intervention,

 les limitations et les responsabilités associées,
 le dispositif de contrôle interne assurant la qualité de production,
 les engagements mutuels afin de respecter les délais de mise à disposition,
 la forme et le contenu des objets, les méthodes de traitement, les sources de données, les
modalités et formats de mise à disposition,
 la gestion des archives,
 le processus de support au client.
Pour réaliser cette prestation l’administrateur de fonds se base, en fonction du type de prestation
délivrée et du choix du client (données d’origine comptable, Front-Office ou autre) sur :
Contrôle de
Livrables Définition Sources
l’input
Informations
fournies et
Carte d’identité du Présentation des caractéristiques
Prospectus, mandat mises à jour par
portefeuille du portefeuille
la société de
gestion
 Inventaire du portefeuille
 Répartition par classe Inventaire à une date donnée
d’actif/zone géographique / produit par la société de
Validation par
Description des secteur économique / type de gestion ou par
valeurs/ type de marché/ la société de
portefeuilles l’administrateur de fonds en
maturité / signature / gestion
charge de la valorisation des
catégorie d’émetteur/ devise actifs
 Contribution à la sensibilité
par tranche de maturité/
sensibilité par devise/par type Base externe/ Référentiel
d’instrument/ en fonction des interne en fonction du cahier
échéances des charges
 Périodes de performance
Mesure de  Présentation des Traitement interne sur base Dispositif de
performance performances cahier des charges contrôle interne
 Indicateurs d’analyse de la
performance externe
 Situation macro-éco sur la
période écoulée Validation par
Commentaires de  Décisions de gestion Société de gestion selon le
la société de
gestion effectuées sur la période format préétabli
gestion
 Perspectives des marchés et
d’investissements
 Principaux mouvements
Traitement interne du
 Contribution à la performance
de chaque titre du portefeuille prestataire sur base du cahier
dans la performance globale des charges et des données
Analyse de la du portefeuille selon l’axe comptables fournis par la
établi société de Dispositif de
performance
 Attribution de performance gestion/administrateur de contrôle interne
interne
par décomposition de l’écart fonds
de performance entre la
gestion du portefeuille et Bases externes pour les
l’indice de référence selon indices de référence
plusieurs facteurs explicatifs
Types de traitement
L’administrateur de fonds s’engage à disposer d’une veille réglementaire afin de se tenir informé des
évolutions réglementaires impactant cette activité.
L’implémentation de nouvelles méthodologies de calcul, sources de données ou la modification

substantielle des modes de traitement fera l’objet d’une communication appropriée auprès de la
fonds et la société de gestion.
4. Fiche d’activité connexe 4 : Pricing des instruments OTC ou illiquides
L’absence d’un prix de marché reconnu impose à la société de gestion de disposer des moyens lui
permettant d’établir une valorisation indépendante, soit en interne (indépendante de la gestion) soit
en externe en faisant appel à un expert externe.
L’administrateur de fonds n’est pas expert externe en évaluation au sens du L214-24-16 du COMOFI.
Néanmoins, l’administrateur de fonds peut participer à l’établissement d’un cours théorique sur la
base d’un modèle validé par la société de gestion (« mark to model ») pour des instruments financiers
ne faisant pas l’objet d’une cotation officielle pour des raisons soit structurelles (contrats de gré à gré)
soit conjoncturelles (événements de marché).
Dans le cadre de l’exécution de la prestation, l’administrateur de fonds s’appuie sur :
 Les modèles théoriques d’évaluation ainsi que les instruments financiers couverts.
o Leurs limites d’utilisation ainsi que les données en entrée et en sortie font l’objet d’une
documentation.
 La source des données en entrée des modèles qu’il s’agisse de données simples comme les
cotations des sous-jacents ou de données plus complexes comme les surfaces de volatilité ou les
corrélations implicites.
 Les éventuelles contraintes à respecter qu’il s’agisse de précisions attendues, de méthodes de
calcul acceptées par rapport aux modèles ou encore de prérequis technique et informatique.
 Les modalités précises de restitution des résultats notamment en termes de limite horaire.
 Les modalités de forçage éventuel des données en entrée par la société de gestion.
 Les modalités d’archivage des entrées ayant concouru au calcul du cours et de restitution des
archives.
Pour réaliser cette prestation, l’administrateur de fonds se base sur :
 La liste des combinaisons (instrument financier, modèle d’évaluation) telle qu’elle a été validée au
niveau de la pricing policy ou de la documentation contractuelle avec la société de gestion.
 Les données en entrée provenant des sources définies lors de la mise en place de la prestation. Les
règles et contraintes éventuelles d’extraction de ces données, notamment en termes de timing,
doivent être systématiquement décrites au niveau de la pricing policy. Ces données en entrées ne
font pas l’objet par la suite d’une validation au fil de l’eau mais sont susceptibles de faire l’objet le
cas échéant de forçage selon les modalités prévues au contrat.
 Les données calculées en sortie du modèle sont, conformément à la réglementation, réputées faire
l’objet d’une validation explicite de la part de la société de gestion cliente. Elles sont transmises au
client avec tous les éléments ayant concouru à son calcul et jugés nécessaires à la validation par le
client. Les contrôles de cohérence ou de vraisemblance exercés par le prestataire avant la
transmission du cours calculé au client pour validation sont décrits au niveau du contrat.
Des échanges périodiques entre le prestataire et le client pourront être mis en place pour faire le point
sur les modèles utilisés, les dysfonctionnements relevés et les corrections apportées.
5. Fiche d’activité connexe 5 : Reporting fiscal et/ou financier lié à la
commercialisation transfrontalière
La Directive OPCVM de 1985, dite UCITS I, avait introduit le concept de passeport de fonds européen,
qui permet à un fonds domicilié dans l’une des juridictions européennes d’être commercialisé dans
toutes les autres juridictions de l’UE sous réserve de respecter certaines conditions portant
notamment sur les instruments financiers éligibles, les règles de division des risques et l’ouverture du
capital.
Mais la commercialisation transfrontalière implique également d’être en mesure de pouvoir produire

l’ensemble des obligations et reportings réglementaires auxquels est assujetti le porteur étranger dans
son propre pays. C’est notamment le cas des états financiers et autres reportings statistiques mais
c’est aussi et surtout la nécessité d’informer le porteur sur les impacts fiscaux de ses investissements.
C’est pourquoi l’administrateur de fonds peut être amené à proposer des prestations complémentaires
en matière de calculs et de reporting fiscaux pour ces porteurs étrangers.
La prestation prévoit une adaptation des livrables en fonction des pays de commercialisation :
 Fonds commercialisés en Allemagne :
o La prestation prévoit d’effectuer le calcul d’equity ratio à chaque jour de calcul de valeur
liquidative :
o Le calcul d’Equity Ratio: à chaque VL, le taux d’actions du portefeuille est calculé et publié vers
WM-Daten.
o Le calcul du Lump Sum : un calcul annuel (année civile - fin Décembre). Le calcul est fait par le
prestataire (WM-Daten par exemple). Le porteur allemand utilise le résultat pour sa
déclaration comme un montant de taxation par part du fonds.
o L’administrateur de fonds peut également proposer un reporting VAG - Reporting trimestriel
pour des investisseurs institutionnels.
 Fonds commercialisés en Autriche :

o Les fonds transparents sont enregistrés comme « reporting fund » par la société de gestion ou
par le certificateur à l’OeKB.
o L’Administrateur de fonds effectue le calcul de DDI (deemed distributed income) à la clôture
annuelle du fonds. Les calculs sont certifiés par un certificateur (choisi par la société de
gestion). Les calculs doivent être publiés à l’OeKB 7 mois après la clôture par le certificateur.
 Fonds commercialisés en Belgique
o Le calcul de l’Asset test (poids fiscal) permettant de déterminer si le fonds est éligible au calcul
du TIS Belge (détention de plus ou moins de 10 % en titres de créances ou assimilés) : statut
IN ou OUT. Le calcul est publié à Telekurs.
o Le calcul de TIS Belge (Taxable Income per Share) pour les fonds IN, estimés lors de chaque
valeur liquidative, correspondant à la part des « intérêts de créances » dans la Valeur
Liquidative. Ces données peuvent sur demande de la société de gestion, être diffusées vers
des bases de données financières, des journaux, des providers, selon la même périodicité que
les diffusions de valeurs liquidatives.
o La calculette belge (retail et institutionnelle). La transparence fiscale sur les revenus payés aux
investisseurs pour les FCP de droit français commercialisés en Belgique.
 Fonds commercialisés en Italie

o Les ratios italiens : Calcul semestriel. Le % calculé correspond à la part des obligations émises
par les états ou ses structures locales (région, département, ville) en Italie et dans les différents
pays figurant sur la White List.
o Succession : Calcul à la demande pour la taxation de l’héritage. Le % calculé correspond à la
part des obligations émises par les états dans EEA.
o COVIP : calcul pour les investisseurs institutionnels
 Fonds commercialisés en Suisse

o Calcul de TER pour les rapports réglementaires.
o RNI (Revenu Net Imposable) : Calcul annuel basé sur le compte du résultat du rapport annuel.
Une publication sur le site d’AFC en Suisse (la liste des cours).
 Fonds commercialisés en UK
o La demande d’UK reporting status à HMRC
o Déposé le reporting à HMRC 6 mois après la clôture.
o La société de gestion s’engage à mettre à la disposition des porteurs UK, le calcul du Reportable
Income et du Total Comprehensive Income plus le rapport annuel en anglais 6 mois après la
clôture.
 Pour le fonds de droit monégasque

o Statistiques monégasques
De manière générale, les rapports fiscaux et autres reportings réglementaires financiers peuvent être
fournis dans la langue, la forme et les délais légaux prévus par la réglementation du pays concerné.
Les données servant aux divers reportings sont issues principalement de l’outil de valorisation, et
peuvent être complétées avec des données externes (source : teneur de compte-conservateur, Société
de gestion, …)
Les calculs des compteurs quotidiens fiscaux sont établis à partir des données quotidiennes de
valorisation.
Des contrôles de cohérence de variation sont effectués afin de valider les calculs effectués.
Le prestataire met à jour la documentation relative au reporting réglementaire portant sur la

commercialisation transfrontalière.
Il peut également communiquer à la société de gestion l’ensemble des données qui lui permettront de
remplir ses obligations vis-à-vis de chacun des pays.
Afin de respecter les obligations afférentes à chacun des pays le prestataire pourra nouer des accords
avec des cabinets spécialisés et/ou avec le réseau international du groupe du prestataire.
Par ailleurs, des échanges périodiques entre le prestataire et le client seront mis en place pour faire le
point sur la qualité de la prestation.
6. Fiche d’activité connexe 6 : Gestion des flux et tenue de position
Cette prestation est fournie dans le respect des règles de place où sont effectuées les opérations. Elle
s’adresse aux sociétés de gestion ou investisseurs institutionnels quels que soient la nature des
portefeuilles gérés, le nombre de fonds et de conservateurs concernés.
L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation propose aux sociétés de gestion ou investisseurs
institutionnels de façon unique ou regroupée les fonctionnalités suivantes :
 Gestion des flux (Trade Processing) :
o Trade capture : prise en charge et contrôle des opérations à exécuter ou exécutées par le
gérant, avec un niveau élevé de STP
o Trade fees : calcul des frais et commissions
o Trade settlement (SSI) : Enrichissement ou déduction des instructions de règlement/livraison
(IRL)
o Electronic Trade Confirmation (ETC) : Matching des opérations post-exécution avec les brokers
et contreparties
o Electronic Trade Delivery (ETD) :
- Routage automatique des ordres de souscription/rachat
- Transmission des opérations aux conservateurs et valorisateurs avec un niveau élevé de
STP
- Monitoring des opérations
- Reporting de transactions
 Tenue de Position de Gestion (Position Keeping) :

N.B. La « tenue de position de gestion » ne doit pas être confondue avec la « tenue de
position ou la tenue de registre », cf. glossaire.
o Mise à jour et mise à disposition de la position de gestion

o Application des OST
o Enrichissement de la position de gestion avec les éléments exogènes (agios, frais…)
o Réconciliation des positions et transactions avec le dépositaire
En sus de ces fonctionnalités le prestataire peut être amené à proposer d’autres prestations de
Middle Office, notamment la gestion de trésorerie et le Corporate Action Management (gestion et
suivi des OST conditionnelles).
L’administrateur de fonds définit contractuellement avec le client le cadre et le périmètre de son

intervention. Le contrat de service prévoit :
 le périmètre exact d’intervention
 les limitations et les responsabilités associées
 le dispositif de contrôle interne assurant la qualité de production
 les engagements mutuels afin de respecter les délais de mise à disposition
 la gestion des archives
 le processus de support au client
 Gestion des flux (Trade Processing)

Statut de la transaction traitée : tout au long du processus de traitement d’une transaction
par le Middle-Office son statut évolue :
o opération brute : opération exécutée sur le marché par le gérant et capturé par
l’administrateur de fonds => à traiter par l’administrateur de fonds
o opération enrichie : opération brute enrichie des frais et des instructions de
règlement/livraison => à transmettre à la contrepartie pour matching
o opération en attente de confirmation : opération enrichie non encore confirmée par la
contrepartie
o opération confirmée : opération matchée avec la contrepartie => à transmettre au
conservateur pour dépouillement
o opération dépouillée : opération confirmée inscrite en compte par le conservateur
Donnée nécessaire Mode d’obtention et source Contrôles
Capture de l’opération du gérant : Contrôles techniques et

Opération brute
manuelle ou automatique fonctionnels
Calculés par le prestataire à l’aide

de « grilles » validées par le client, Contrôle de cohérence des frais
Frais et commissions
fournis par le client
ou fournis par le client
Déduits par le prestataire selon le

Instructions de compte impacté, le broker et la
règlement/livraison place de règlement,
ou fournis par le client
Informatique (plates-formes Rapprochement avec l’opération

prédéfinies selon la nature de enrichie, de données convenues
Confirmation broker l’instrument et les marchés), à l’avance par type d’instrument
ou manuellement financier
Dès sa prise en charge par le prestataire l’opération est « acquittée » (validation de la réception et de
la prise en charge de l’opération du client). Puis à chaque stade du processus son statut est mis à jour
dans les systèmes du prestataire, il peut donc être mis à disposition du client via la Tenue de Position
de Gestion. Pour les clients dont le prestataire n’assure pas la Tenue de Position de Gestion le statut
des opérations traitées (qu’elles soient dénouées ou non) est restitué au client selon les modalités
(format et périodicité) convenues entre les parties.
 Tenue de Position de Gestion (Position Keeping)
La tenue de position ne peut être effectuée que dans la mesure où le prestataire dispose de
l’ensemble des flux constituant cette position.
La tenue de position est la restitution de la position de chacun des éléments constituant l’actif du
portefeuille à partir :
o des flux d’opérations provenant de l’activité de gestion des flux, ces opérations sont
réconciliées avec les positions des conservateurs, compensateurs ou contreparties,
o des OST applicables sur les valeurs en portefeuille de gestion, intégrées à l’aide d’informations
de marché, les mouvements résultants de ces OST sont réconciliés avec les positions du
conservateur,
o des collectes (provisoires ou définitives) de souscriptions/rachats impactant les fonds,
transmises par le centralisateur, et réconciliées avec les positions du conservateur,
o des appels de marges sur futures et prêts/emprunts, calculés par le prestataire, et réconciliées
avec les positions du conservateur,
o des autres opérations de cash provenant du relevé espèce du conservateur.
Le prestataire peut également proposer la réconciliation de la position de gestion avec la position

du valorisateur, cette réconciliation est effectuée selon la périodicité de la Valeur Liquidative.
La tenue de position détaillant les positions en fonction du statut des opérations est restituée selon
les modalités contractuelles. Ces modalités contractuelles prévoient également la communication
des écarts de positions vers le client.
Le contrat de service peut prévoir la mise à disposition du client par le prestataire de KPI’s (Key
Performance Indicator) selon une périodicité convenue.
Ces KPI’s peuvent par exemple porter sur : les délais de confirmation par les contreparties, le taux de
« fail trade » (opération non confirmée dans les délais de place), …
Les dysfonctionnements relevés et la qualité de la prestation seront revus lors des échanges
périodiques entre l’administrateur de fonds et son client.
7. Fiche d’activité connexe 7 : Prestations spécifiques aux fonds de Capital
Investissement

Le capital-investissement ou private equity accompagne sur une durée déterminée des entreprises non
cotées et leur apporte des fonds propres, via une prise de participation minoritaire ou majoritaire au
capital.
Outre le financement en capital, le capital-investissement apporte aussi de la dette privée, qui est,
pour les entreprises, une solution de financement alternative et complémentaire à la dette bancaire.
Le private equity désigne l’opération par laquelle un investisseur achète des titres d’une société non
cotée qui recherche des fonds propres, ou plus largement des financements stables.
L’investisseur peut-être une personne physique ou une personne morale (assureur, fonds de pension)
La relation entre l’investisseur et la société peut être directe, ou par intermédiaire d’une société de
gestion (asset manager).
En France, le Private Equity est appelé capital investissement.
Il permet de collecter des capitaux auprès des investisseurs institutionnels et des particuliers pour les
orienter vers des entreprises non cotées, notamment des entreprises innovantes
Le Private Equity concerne généralement l'investissement dans des sociétés non cotées. De ce fait,
l'investissement est, en grande partie, décorrélé des marchés financiers et des marchés boursiers.
Parmi les fonds de Private Equity,
- il y a les fonds de capital investissement ouverts à des investisseurs non professionnels et
communément appelés fonds grand public ou retails qui sont agréés par l’AMF lors de leur
création et dont les porteurs de parts sont principalement des personnes physiques
- les fonds ouverts à des investisseurs professionnels, qui ne sont pas soumis à l’agrément de
l’AMF mais déclarés à l’AMF dans le mois qui suit leur création (fonds déclarés).
Les fonds réservés à des investisseurs non professionnels : FCPI – FIP. Les FCPI et les FIP permettent
aux particuliers de bénéficier d'une incitation fiscale sur l'IR et l'IFI (ex-ISF).
Les fonds réservés à des investisseurs professionnels :
- les Fonds professionnels de capital investissement (FPCI) qui ont remplacés les Fonds
communs de placement à risques (FCPR)
- les Fonds professionnels spécialisés (FPS) qui ont remplacés les FCPR contractuels
- les Sociétés de Libre Partenariat (SLP).
Les structures françaises de Capital Risque se distinguent entre :

a) ceux ouverts aux investisseurs non professionnels : FCPR, FCPI, et FIP
b) ceux réservés aux investisseurs professionnels : FPS, SLP, OFS, FPCI
Le document désignera par le terme générique de Fonds ou d’OPC, l’une ou l’autre des structures
listées ci-avant.
Comme pour les OPC à vocation générale, la gestion administrative et comptable des fonds de Capital
risque peut être déléguée par la société de gestion à un tiers et notamment à un administrateur de
fonds. L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation, délivre aux sociétés de gestion des
prestations adaptées aux particularités de ces OPC.
Pour comprendre le cycle de vie d'un investissement et le rôle de l’administrateur de fonds, il faut
d'abord identifier les principaux acteurs de la vie d'un Fonds.
- Les investisseurs
- La société de gestion
- Le teneur de compte conservateur
La vie d’un fonds s’articule autour de 4 étapes :
- Levée des fonds
- Investissement
- Désinvestissement
- Clôture
Le dépositaire doit suivre la valorisation de l'actif tout au long de la vie du Fonds. L'actif net du Fonds
permet de calculer la valeur liquidative des parts (véhicules d'investissements sous forme de Fonds
collectifs de placement) ou actions (véhicules d'investissements sous forme sociétale).
La VL représente le rapport entre la somme des valeurs des participations du Fonds (investissements)
et des liquidités, réduit des comptes de tiers (frais de gestion, frais de garde des titres, etc.), et le
nombre de parts ou actions composant le Fonds
Les Fonds de Private Equity sont soumis à la réglementation européenne (directive AIFM). Cette
directive impose une valorisation annuelle indépendante des participations. La fonction d'évaluation
peut être assumée soit par un expert externe en évaluation, soit par le gestionnaire lui-même, sous
certaines conditions. Le dépositaire doit s'assurer que les règles de valorisation annuelle sont bien
respectées
Ces particularités sont décrites dans le règlement du Fonds et portent essentiellement sur :
 L’enregistrement et la comptabilisation des actifs composant ces OPC : leur actif principalement
composé de titres participatifs, de titres de capital ou donnant accès au capital, émis par des
sociétés qui ne sont pas admises sur un marché réglementé ou assimilé, peut également
comprendre des parts de sociétés à responsabilité limitée ou de sociétés dotées d’un statut
équivalent dans leur état de résidence.
 L’enregistrement et la comptabilisation des flux de souscription/rachats : ces OPC peuvent émettre
plusieurs catégories de parts donnant lieu à des droits différenciés sur l’actif et notamment des
parts de carried interest ; les souscriptions de ces OPC peuvent être libérées entièrement à la
souscription mais sont le plus souvent libérées de façon fractionnée ; lorsque ces OPC sont en
phase de liquidation ces OPC remboursent leurs parts de façon fractionnée.
Il existe différentes catégories de parts dans un Fonds de Private Equity. Il est donc important de se
référer systématiquement aux règles de fonctionnement du Fonds (règlement) durant la période de
levée des fonds :
 « Ordinaires » : Parts réservées aux souscripteurs du Fonds.

 « Sponsorships » : (uniquement les Fonds réservés aux professionnels)
 Parts réservées aux souscripteurs qui jouent un rôle de « partenaire ».
 « Carried interest » Investissement à titre personnel des membres de l'équipe de gestion du Fonds
(salariés de la société de gestion).
Qu'il s'agisse de Fonds réservés aux professionnels (FPCI, FPS et SLP) ou au « grand public » (FCPI et
FIP), il est essentiel de maîtriser la comptabilisation du nombre de parts à chaque arrêté, pour
chaque catégorie de parts (« Ordinaire », « Sponsorships » et « Carried interest »).
 L’enregistrement et la comptabilisation des flux de distribution : ces OPC, au fur et à mesure de la

vie du Fonds, peuvent rembourser à tout moment, dans un premier temps la valeur nominale des
parts puis distribuer de la plus-value, le tout dans le respect des droits attachés à chaque catégorie
de porteur.
 L’enregistrement et la comptabilisation des frais de fonctionnement : les frais de fonctionnement

des OPC de Capital risque peuvent comprendre des frais d’audit, d’expertise, d’assurance, frais de
constitution et autres frais relatifs aux investissements en capital risque nécessitant un
enregistrement spécifique.
 Les méthodes de valorisation des investissements en titres non cotés : la méthode de valorisation
du portefeuille est décidée et validée par la Société de Gestion en accord avec les normes de place
(notamment les normes IPEV). Selon la situation financière et économique des Sociétés
émettrices, la valeur des titres émis ainsi que la valeur des produits provenant de ces titres
(dividendes, coupons d’obligation, …) peuvent être provisionnées. A chaque valorisation,
l’Administrateur de Fond doit obtenir une évaluation pour chacune des positions en instruments
non cotés. Cette valorisation doit provenir ou avoir été préalablement contrôlée par une source
indépendante (généralement le Commissaire Aux Comptes du Fonds).
 Le calcul des valeurs liquidatives : répartition des actifs entre les différentes catégories de parts
selon des spécificités propres à chaque OPC de Capital risque (notamment existence de parts de
carried interest ou de parts à rendement prioritaire) et en tenant compte des éventuelles
souscriptions non encore libérées, des remboursements de parts déjà effectués et des différences
de frais appliqués entre les catégories de part.
 Waterfall :
Les fonds peuvent procéder à des distributions d’actifs en respectant l’ordre de priorité prévu
par le règlement. Les sommes réparties sont affectées en priorité à l’amortissement des parts.
Les fonds peuvent aussi procéder à des distributions de hurdle, venant rémunérer le capital
libéré et non amorti à hauteur d’un taux défini dans le règlement.
 Le suivi des contraintes d’investissement spécifiques à ces OPC (contraintes réglementaires et

contraintes fiscales). A noter que de part la nature des investissements détenus par les OPC, le
suivi des contraintes d’investissement nécessite la mise en place d’échange d’information
complémentaires entre la Société de Gestion et son délégataire.
 Les reportings règlementaires : ces OPC ont des reportings réglementaires particuliers (liés
notamment au Plan comptable spécifique)
Identification des besoins/définition des livrables
Dans le cadre de la prestation de service sur les activités relatives aux fonds de capital-risque
l’administrateur de fonds définit contractuellement avec le client les informations nécessaires à la
délivrance de sa prestation.
Le contrat de service prévoit ainsi :
 les circuits d’information entre l’administrateur de fonds et la société de gestion ou les différents
acteurs désignés par elle (dépositaire, conservateur, Commissaires Aux Comptes, etc.),
 le planning de mise à disposition des éléments de valorisation par la Société de Gestion,
 le planning de mise à disposition des éléments comptables par le valorisateur,
 les modalités de mise à jour des portefeuilles des OPC de Capital risque,
 les contrôles et les rapprochements effectués par l’administrateur de fonds,
 et, les reportings et traitements spécifiques réalisés par l’administrateur de fonds.

Les prestations, les conditions de traitement, de contrôle et de reporting similaires aux OPC à
vocation générales peuvent être couverts par le contrat de service général entre le client et
l’administrateur de fonds.

Les données communes aux OPC à vocation générale sont obtenues et traitées selon des modalités
similaires.
Les données liées aux investissements en capital risques sont obtenues et traitées selon les modalités
convenues avec la société de gestion.
Les comptes annuels sont contrôlés par le commissaire aux comptes.
Comme pour les OPC à vocation générale, les calculs de Valeur liquidative sont validés par la société
de gestion, les états nécessaires à cette validation sont prévus par le contrat de service.
Reporting régulier/qualité de la prestation :
 La maîtrise des risques et les contrôles généraux ainsi que les processus opérationnels sont
identiques aux OPC à vocation générale,
 Les dysfonctionnements relevés et la qualité de la prestation seront revus lors des échanges
périodiques entre l’administrateur de fonds et la société de gestion.
8. Fiche d’activité connexe 8 : Prestations spécifiques aux portefeuilles
institutionnels
Les administrateurs de fonds mettent à disposition des clients institutionnels une expertise en matière
de valorisation et de comptabilité des portefeuilles institutionnels.
Les investisseurs institutionnels couvrent différentes natures de risques (vie, santé, retraite). Ce sont
principalement des compagnies d’assurance, des mutuelles, des institutions de prévoyance et des
caisses de retraite.
L’objectif de cette activité est de permettre à l’investisseur de disposer d’une vision consolidée
(patrimoniale) de ses actifs quel que soit le mode de gestion retenu. Les gestions directes et sous
mandat doivent répondre à des normes comptables précises. En effet, la gestion des actifs doit prendre
en compte un équilibre entre les engagements pris et les placements effectués.
Les administrateurs de fonds peuvent offrir, de façon unitaire ou regroupés, des services permettant
d’acquérir une vision patrimoniale des portefeuilles :
 Valorisation et comptabilisation des portefeuilles et des mandats selon les codes et les plans de
compte spécifiques au client (assurance, mutuelle, banque, sécurité sociale : prévoyance et
retraite),
 Reportings comptables (grands livres, inventaires, balances, mouvements, caractéristiques

portefeuilles, référentiels, caractéristiques valeurs),
 Reportings règlementaires et spécifiques (ex : Solvency II) intégrant également les éventuels OPC
valorisés et comptabilisés,
 Alimentation de la comptabilité générale (normes françaises et IFRS).
 Le périmètre de la prestation servie,
 Les conditions et modalités de réalisation de la prestation :

o Les circuits de transmission des opérations et flux de rapprochement
o La structure des portefeuilles et comptes
o Les méthodes de valorisation
o Les méthodes comptables
o La fréquence de valorisation
o Les reportings mis à disposition
o Le paramétrage des plans de compte (en cas de prestation de comptabilité auxiliaire des
placements)
o Les indicateurs de suivi de l’activité
Le détail des prestations, les conditions de traitement, de contrôle et de reporting sur la qualité de la
prestation sont couverts par le contrat de service (Service Level Agreement) signé entre
l’administrateur de fonds et le client institutionnel.
9. Fiche d’activité connexe 9 : Prestations Spécifiques aux Fonds de Fonds
Alternatifs (Funds of Hedge Funds)
L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation aux sociétés de gestion assure, à différentes
étapes de la valorisation (en fonction des modalités définies contractuellement), des traitements
spécifiques induits principalement par la nature peu liquide des Instruments Financiers détenus :
 enregistrement dès l’engagement de transactions sur les Fonds cibles (sur base d’un règlement
total ou partiel calculé à la dernière Valeur Liquidative connue),
 enregistrement et réévaluation des Créances d’égalisations « Equalizations Factors » ou Dettes

d’égalisations « Contingency Fees » identifiés sur une ligne ségrégée dans l’inventaire ou en
compte d’attente,
 réconciliation des transactions engagées et des postes de créances d’égalisations, sur base des
informations reçues des teneurs de registres et/ou des administrateurs des Fonds cibles,
 enregistrement des Operations sur Titres, non finalisées, sur les fonds cibles,
 collecte, en complément des fournisseurs de données usuels, des Valeurs Liquidatives définitives
ou estimatives des Fonds cibles auprès des tiers habilités (Price Chasing),
 communication, préalablement à la valorisation du Fonds de Fonds Alternatif d’états de contrôles

des positions et du pricing, selon les besoins de la société de gestion,
 calcul de la VL selon le calendrier spécifique pouvant contenir un décalage significatif entre la date
de VL, la date de publication de la VL et la date de règlement des souscriptions / rachats,
 calcul de VL estimatives intermédiaires nécessaires notamment au calcul des « Performance Fees

Equalization »,
 enregistrement des « Performance Fees Equalization » en liaison avec le teneur de registre.
Dans le cadre de la prestation de service sur les activités relatives à la valorisation de Fonds de Fonds
alternatifs, l’administrateur de fonds précise contractuellement avec le client, les informations
complémentaires nécessaires à cette prestation spécifique. Le contrat de service prévoit, le cas
échéant :
 la mise en relation du prestataire, par l’intermédiaire de la société de gestion du Fonds de Fonds

Alternatif, auprès des teneurs de registre ainsi que des administrateurs et/ou sociétés de gestion
des Fonds cibles,
 la description détaillée des modalités de traitements spécifiques et notamment d’enregistrement

des transactions à l’engagement et de réévaluation sur base de Valeurs Liquidatives estimatives,
 les modalités d’échanges d’informations entre le prestataire et la société de gestion, notamment

lorsqu’elles sont préalables au calcul de la Valeur Liquidative,
 les modalités d’échanges d’informations nécessaires au calcul des « Performance Fees
Equalization », entre le prestataire et le teneur de registre,
 Obtention des données et modes de validation,
 Pour réaliser ces prestations spécifiques, le prestataire se base sur :
o les prospectus des fonds cibles ou et les informations communiquées par la société de gestion,
notamment afin de référencer les coordonnées des différents tiers intervenants dans les
processus spécifiques précédemment décrits
o l’avis d’exécution ou « contract note » reçu de chaque teneur de registre des Fonds cibles et
contenant le détail des opérations exécutées. Il permet de finaliser la saisie des transactions
préalablement engagées
o le relevé des positions ou « holding statement » reçu de chaque teneur de registre des Fonds
cibles et contenant l’ensemble des positions réajustées
o le relevé détaillé du teneur de registre relatif aux calculs de l’ensemble des « Performance Fees
Equalization »
L’administrateur de fonds s’engage à contrôler la bonne réception des différents documents

nécessaires à la tenue de cette prestation spécifique, à les réclamer au tiers émetteur et à défaut, à
contacter la société de gestion du Fonds de Fonds Alternatif.
Il s’engage également à communiquer à la société de gestion, selon les périodicités convenues, le détail
des positions en attente de règlement ainsi que les modalités de calcul et de suivi des Valeurs
Liquidatives estimatives.
10.Fiche d’activité connexe 10 : Prestations spécifiques aux fonds immobiliers
Les fonds immobiliers de droit français sont des OPCI qui peuvent prendre deux formes juridiques :
SPPICAV (sociétés de placement à prépondérance immobilière à capital variable) ou et FPI (fonds de
placement immobilier).
Certains fonds immobiliers sont réservés à des investisseurs avertis : les OPPCI (Organisme
Professionnel de Placement Collectif Immobilier).
Comme pour les OPC à vocation générale la gestion administrative et comptable des fonds
immobiliers peut être déléguée par la société de gestion à un administrateur de fonds.
L’administrateur de fonds qui fournit cette prestation, délivre aux sociétés de gestion d’OPCI des
prestations adaptées aux particularités de ces OPC.
Ces particularités liées notamment au Plan comptable spécifique et au traitement de la TVA, portent
essentiellement sur :
 l’enregistrement et la comptabilisation des actifs immobiliers entrant dans l’actif de ces OPC (leur
actif est investi à 60% minimum en actif immobilier direct ou indirect - à travers des sociétés non
cotés investies dans l’immobilier, le restant en instruments financiers),
 l’enregistrement et la comptabilisation des flux de souscription/rachats : les droits d’entrée des
OPCI ont des modalités d’enregistrement spécifiques,
 la comptabilisation des participations par transparence des résultats dans le cas des FPI,
 l’enregistrement et la comptabilisation des opérations liés à la gestion immobilière des OPCI
(administration de biens : loyers perçus, charges, etc …),
 l’enregistrement et la comptabilisation de la TVA,
 les méthodes de valorisation des investissements immobiliers : la réglementation prévoit
notamment l’intervention d’experts immobiliers,
 la périodicité de calcul des valeurs liquidatives (officielles et/ou estimatives),
 le suivi des contraintes d’investissement spécifiques à ces OPC,
 le calcul du résultat distribuable : distribution minimum obligatoire, possibilités de report, résultat
distribuable incluant les plus-values immobilières, etc …
 les reportings réglementaires : ces OPC ont des reportings réglementaires particuliers
Dans le cadre de la prestation de service sur les activités relatives aux fonds immobiliers
l’administrateur de fonds définit contractuellement avec le client les informations nécessaires à la
délivrance de sa prestation.
Le contrat de service prévoit ainsi :
 les circuits d’information entre l’administrateur de fonds et la société de gestion ou les différents
acteurs désignés par elle (dépositaire, conservateur, prestataire en charge des obligations liées à
la TVA, etc ...),
 les modalités de mise à jour des portefeuilles des fonds immobiliers,
 les modalités d’enregistrement comptable des opérations liés à la gestion immobilière des fonds
immobiliers (administration de biens : loyers perçus, charges, etc …) : soit l’enregistrement par
l’administrateur de fonds, soit l’intégration de l’enregistrement effectué par un tiers,
 les contrôles et les rapprochements effectués par l’administrateur de fonds,
 les reportings et traitements spécifiques réalisés par l’administrateur de fonds.
Les données communes aux OPC à vocation générale sont obtenues et traitées selon des modalités
similaires.
Les données liées aux investissements immobiliers sont traitées selon les modalités convenues avec
la société de gestion.
Les comptes annuels sont contrôlés par le commissaire aux comptes.
Comme pour les OPC à vocation générale, les calculs de Valeur liquidative sont validés par la société
de gestion, les états nécessaires à cette validation sont prévus par le contrat de service.
Des seuils de matérialité s’appuyant sur les seuils de tolérance pratiqués par les experts immobiliers
notamment, peuvent contractuellement être mis en place.
La maitrise des risques et les contrôles généraux ainsi que les processus opérationnels sont
identiques aux OPC à vocation générale.
36, rue Taitbout - 75009 Paris
Tél. 01 48 00 52 01 – secretariat.afti@fbf.fr
www.afti.asso.fr

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Charte des bonnes pratiques

Travaux de mise en œuvre N/A

VERSION JANVIER 2022

1. Objectifs de la charte des bonnes pratiques professionnelles

2. Périmètre de l’Administration de Fonds

L’Administration de Fonds parfois également appelée « Gestion administrative et comptable des

3. Proposer à la société de gestion des bilans réguliers sur la prestation délivrée

L’accompagnement réalisé est soumis à différents critères que sont :

L’administrateur de fonds doit :

1. Administrer la relation client

 Identification des interlocuteurs

 La relation commerciale et juridique (promotion de l’offre, contractualisation de la

 Disponibilité des correspondants

2. Proposer à la société de gestion des bilans réguliers sur la prestation délivrée

 Détermination des indicateurs quantitatifs et qualitatifs

L’objectif de ces indicateurs est de proposer une évaluation en matière de respect de

 Modalités de prise en charge des demandes ponctuelles

 Evolution des traitements

L’administrateur de fonds doit :

1. Disposer et mettre en œuvre une analyse, une couverture et un suivi des

 Cartographie des Risques

o Environnement de contrôle (objectifs assignés au contrôle interne, niveaux de contrôle,

L’administrateur de fonds met à la disposition de la société de gestion, afin de l’accompagner

 Gestion des incidents et des réclamations

 Formation des collaborateurs

2. Assurer la continuité d’activité

L’administrateur de fonds dispose d’un Plan de d’Urgence et de Poursuite de l’Activité (PUPA)

Le PSI définit les différentes solutions pour pallier rapidement :

o La perte accidentelle des données

L’administrateur de fonds met à la disposition de la société de gestion les conditions de mise en

Dans l’objectif d’améliorer de façon permanente la qualité de la prestation délivrée,

4. Réaliser des réconciliations

 Rapprochements des instruments financiers

 Rapprochements sur le passif de l’OPC

Ce rapprochement est réalisé pour le nombre d’actions/parts global et par type/catégorie de

 Suivi et justification des comptes de tiers

 Analyse des suspens

5. Mettre en place des mécanismes de contrôle des transactions personnelles

 Définition du personnel et/ou fonctions visés

 Détermination d’un corps de règles minimales :

6. Maintenir opérationnels les procédures et systèmes visant à sauvegarder la

7. Automatiser et standardiser les échanges

L’administrateur de fonds doit :

La société de gestion consulte l’administrateur de fonds avant tout recours à un type

L’administrateur de fonds dispose des ressources humaines internes et/ou externes,

L’administrateur de fonds gère l’expertise de ses collaborateurs notamment sur le domaine

L’administrateur de fonds établit un programme de formation pour ses collaborateurs

Les évolutions réglementaires font l’objet d’informations régulières et/ou de formations

Le contrat de service, entre l’administrateur de fonds et la société de gestion, précise les

Les opérations transmises à l’administrateur de fonds sont réputées confirmées par

L’administrateur de fonds doit pouvoir obtenir de la société de gestion les caractéristiques

o les opérations conditionnelles (livraison sur option, roll-over sur cessions et

Le personnel de l’administrateur de fonds prend connaissance du manuel de procédures et

L’administrateur de fonds met en place un contrôle efficient de second niveau notamment en

L’administrateur de fonds doit :

 Origine des sources

 Titres nouvellement créés dans le référentiel Valeurs

L’administrateur de fonds s’assure de la permanence de l’alimentation de son

 Affichage et permanence des méthodes (origine, fréquence)

 Description des sources alternatives de valorisation