Manuel de Subventions

Voice au Niger

Version Mars 2018

Final draft
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Table des matières

1 MANAGEMENT AND COORDINATION

1. Une note de …….. …………………………………………………………………. 3
2. Quels types de subventions seront octroyées ? …………………………………….. 4
1.13.MANAGEMENT AND COORDINATION
Comment faire une demande ? ……………………………………………………… 5
4. Comment votre demande sera-t-elle évaluée ?...................................................... 9
5. Si votre demande n’est pas acceptée…………………………………………………. 15
6. Après l’octroi de la subvention………………………………………………………….. 16
7. La politique sur la mauvaise gestion et la corruption………………………………….20
3

1. Une note de…..

1 MANAGEMENT
"Nous AND
nous engageons, » dit l’ONU, dansCOORDINATION
son manifeste sur les objectifs de développement durable, « à
ne laisser personne pour compte [dans la lutte pour l’éradication de la pauvreté et l’inégalité]. » En
outre, les personnes les plus marginalisées seront notre priorité : « Nous nous efforcerons, » s’engage
1.1 MANAGEMENT
l’ONU, « à atteindre les personnesAND
les plus COORDINATION
en retard d’abord."1

C’est dans ce contexte que le Ministère des affaires étrangères néerlandais (« le ministère ») a conçu un
fond spécial, dénommé Voice, avec pour objectif de soutenir les groupes les plus marginalisés et
discriminés dans leurs efforts d’exercer une influence en accédant aux services sociaux et productives
ainsi qu’à une participation citoyenne. Voice constitue un pilier intégral du cadre de politique Dialogue
and Dissent (le dialogue et la dissidence) du Ministère 2 visant à renforcer la capacité de lobbying et de
plaidoyer des organisations de la société civile dans les pays à faible et moyen revenu afin de permettre
leur participation au processus de développement. Au niveau mondial, Voice cible cinq groupes, même
si cela dépend de l’analyse contextuelle du pays pour définir quels groupes seront concernés dans
chaque pays où Voice est mis en œuvre3:

Les personnes en situation de handicap ;

Les minorités sexuelles ;

Les femmes en risque d’exploitation, d’abus et/ou violence ;

Les groupes vulnérables et discriminés du fait de l’âge notamment les jeunes et personnes âgées;

Les peuples indigènes et minorités ethniques.

Ces groupes sont souvent les plus difficiles à atteindre. Par conséquent, des approches novatrices sont
essentielles pour renforcer leurs capacités de lobbying, de plaidoyer, et d’autonomisation. Un processus
de lien et apprentissage favorise le partage des leçons apprises et offre un cadre pour un apprentissage
mutuel et l’autonomisation des groupes les plus marginalisés et discriminés. Au départ Voice est un
programme de cinq ans, pour lequel un total de 50 millions Euro est disponible pour les coûts liés au
programme, aux subventions, à la gestion - et au lien et l’apprentissage. Ceci comprend un total de 35
millions Euro disponibles pour les subventions en dix pays, les fonds Voice 2016-2021

La presque totalité des informations est disponible via www.fr.voice.global/niger y compris tous les
Appels à Propositions ainsi que les informations essentielles concernant les bénéficiaires.

1 https://sustainabledevelopment.un.org/post2015/transformingourworld
2 https://www.government.nl/binaries/government/documents/parliamentary-
documents/2015/07/01/voice-the-accountability-fund-and-the-participation-of-civil-society-organisations-in-
theme-based-calls-for-proposals/letter-to-parliament-on-voice.pdf
3 Les pays de mise en œuvre de Voice sont : Mali, Niger, Nigéria, Kenya, Tanzanie, Ouganda, Indonésie,

Philippines, Laos et Cambodge.

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Ce manuel de subventions est destiné aux partenaires (potentiels) pour les aider à mieux comprendre
les différentes types de subventions, comment faire une demande de subvention et quels sont les
exigences en termes de rapportage. A l’instar de tous les documents Voice, le présent manuel est un
document « évolutif » ; donc si vous avez des suggestions sur comment Voice peut améliorer sa stratégie
de subventions, merci de les faire parvenir via hello@voice.global

Nous vous remercions pour votre accompagnement tout au long de ce voyage passionnant !

La famille Voice

2. Quels types de subventions seront octroyées ?

Le1mécanisme
MANAGEMENT AND
de subvention Voice viseCOORDINATION
à soutenir des groupes informels ainsi que les organisations et
réseaux officiels disposant d’un statut légal de reconnaissance et numéro d’enregistrement. Même si
une organisation est légalement enregistrée ou reconnue, celle-ci doit avoir un compte bancaire en son
propre nom. Les types de subvention sont les suivants :
1.1 MANAGEMENT AND COORDINATION
Subvention d’Autonomisation : Cible des groupes et organisations (informels) pour faire
prendre conscience, développer un leadership transformateur, établir la confiance en soi et
bâtir des savoir-faire et lutter contre la stigmatisation des groupes marginalisés et
discriminés. Ce sont petits financements avec un délai d’exécution entre 12 et 24 mois. Cette
subvention est accessible aux groupes informels à travers par exemple un partenariat avec
des organisations officielles qui peuvent servir d’‘hôte’. Les subventions pour
l’autonomisation sont disponibles à partir de 5,000 Euro à 25,000 Euro.

Subvention d’Influence : Cible les organisations et réseaux en vue de renforcer leurs capacités
d’influence, de lobbying et plaidoyer et d’amplifier la voix des groupes marginalisés et
discriminés. Les subventions d’influence qui sont spécifiques au niveau national sont
disponibles de 25 000 Euro à 200 000 Euro pour une période entre 18 et 36 mois.

Subvention d’Innovation et Apprentissage : cible également les groupes et organisations,

comme des petites entreprises sociales afin de tester et mettre à échelle des nouvelles
approches en mettant l’accent sur les innovations axées sur les êtres humains qui sont
spécifiquement adaptés au contexte de l’échelle. Les subventions dites innovation et
apprentissage sont disponibles de 5 000 Euro à 200 000 Euro pour une périodes entre 12 et
24 mois et accessibles à travers un Appel à Proposition national.

Subvention d’Opportunité Soudaine : Invite les organisations en réseau ou consortium, pour

entreprendre une action collective afin de répondre à des opportunités inattendues pour
faire face à une menace quelconque de réduction de l’environnement propice de la société
civile ou une situation qui peut avoir un impact négatif sur un ou plusieurs groupes cibles/un
ou plusieurs des thèmes d'impact. Ceci pourrait se matérialiser par l’influence sur les
politiques. C’ est une opportunité pour faire du plaidoyer stratégique et la mobilisation de
tous les acteurs de la société civile / une action collective qui peut conduire à des
changements dans les décisions juridiques, les politiques et les lois, un changement de
comportement et des pratiques du public pour contester la discrimination, confronter
l'injustice afin de promouvoir l'égalité et l’accès aux opportunités pour une amélioration du
bien-être social. Les subventions répondant à une opportunité soudaine sont disponibles sur
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une base continue, principalement au niveau national. Les interventions possibles

nécessiteraient : une action non-violente, une participation active des défenseurs des droits
de l'homme, des institutions privées, des entreprises, des leaders religieux, des ONG et ou des
intellectuels intéressés qui recherchent collectivement la promotion et la protection des
droits civils et politiques ainsi que la réalisation des droits économiques, sociaux et culturels
des groupes visés par Voice.

Ce type de subvention est disponible entre 5 000 Euro à 200 000 Euro pour une période de 6
à 12 mois.

Pour chaque modalité d’octroi de subvention, il y a différentes approches liées aux demandes, à
l’évaluation des subventions et le rapportage. Les subventions dites d’autonomisation ainsi que
d’autres petites subventions conçues pour répondre aux opportunités inattendues seront plus souples
avec moins d’exigences. Les subventions dites d’influence et d’Innovation et Apprentissage
contiendront plus d’exigences pour atténuer les risques et accroître la redevabilité.
Voice se démarque des autres programmes de subventions à travers une demande de subvention et un
processus de rapportage adaptés aux groupes cibles et aux types de subventions qui sont accessibles,
faciles à utiliser et innovants.

3. Comment faire une demande ?

1Etapes
MANAGEMENT
Travail demandé AND COORDINATION
Activités
Etape 1 Préparation des Sur la base de l’analyse du contexte du pays en question et les
appels à partenaires existent, Voice au Niger - fournira des lignes
1.1 MANAGEMENT
proposition AND COORDINATION
directrices pour les thématiques que l’appel à proposition doit
couvrir. Ce processus sera répété sur une base annuelle pour
chaque appel à proposition ultérieur. Un outil de PowerBi est
aussi utilisé pour analyser les résultats des demandes en ligne
par Smartsheets.
Etape 2 Appels à Faire circuler l’appel à proposition approuvé (au moins 6
proposition semaines pour permettre aux soumissionnaires de réagir) par
www.voice.global/fr/niger. Les activités de sensibilisation et
communication seront mises en œuvre pour atteindre les
groupes cibles. Ces activités sont annoncées par le site web et
par notre page Facebook :
www.facebook.com/voice.global.online
Etape 3 Appui Le processus de demande doit être considéré comme un exercice
de renforcement des capacités et les organisations doivent
recevoir un feedback utile après évaluation de la demande. Le
bureau pays d’Oxfam organisera des sessions d’information sur
la procédure de l’appel à proposition en utilisant un
environnement créatif.
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Etape 4 Pré sélection Voice est conçu comme un programme concurrentiel de

demande de subventions. Donc, pour qu’une organisation
reçoive un financement, elle doit faire une demande qui sera
examinée selon une méthode d’évaluation ouverte et
transparente.

Voice pré-sélectionnera les demandes sur la base des critères

d’éligibilité et d’exigences (six semaines pour la sélection avec
extension selon le nombre de demandes reçues).

Indépendamment de la pré sélection sur la base de l’éligibilité, il

sera procédé à une évaluation préliminaire des capacités de
l’organisation soumissionnaire. Des visites de sites pourraient
être menées dans ce cadre pour s’assurer que les demandeurs
utilisent un protocole minimum en matière de gouvernance et de
comptabilité et/ou de revue de programmes existants.
Etape 5 Sélection Une fois la sélection terminée, les recommandations relatives à
l’octroi de subventions et au renforcement des capacités seront
soumises au bureau pays/régional (ou à l’équipe de
Coordination basée à la Haye pour ce qui concerne les demandes
de subvention multi-pays) pour approbation. Chaque demande
présélectionnée sera évaluée et classée selon les critères de
sélection ci-dessous.
Etape 6 Accords Une fois le projet finalisé, Voice lancera un Accord de
Subvention à l’intention des organisations retenues. Cet Accord
s’appliquera pour la période de temps nécessaire pour réaliser
le projet. Le chronogramme des activités et le budget approuvés
seront parties intégrantes de l’Accord de Subvention. L’Accord
présentera un aperçu des exigences au titre de la subvention et
des autres conditions.

Quand est-ce que votre organisation peut introduire une demande?

Les appels à proposition seront publiés au moins chaque année via www.voice.global/fr/niger et
www.facebook.com/voice.global.online . Les demandes de subventions d’Influence doivent être
soumises conformément aux échéances publiées dans l’appel à proposition correspondant. Les
demandes de subventions dites d’Autonomisation, d’Innovation et Apprentissage et celles dites
d’Opportunité Soudaine seront acceptées sur une base continue selon un Appel à Proposition
spécifique.

Les dernières subventions auront deux cycles d'examen par an. Cela signifie que les propositions
soumises avant la date limite du premier cycle d'examen seront examinées au cours de ce cycle, par
exemple, tout ce qui sera fait après le 20 avril sera examiné dans le prochain.

Pour les subventions Opportunités Soudains, vous pouvez écrire un Email à tout moment à
niger@voice.global pour expliquer l'opportunité soudaine en un ou deux paragraphes sur les raisons
pour lesquelles l'opportunité est si soudaine et unique.
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Cela signifie que les propositions peuvent être soumises à tout moment via www.voice.global mais
seront examinées selon le calendrier suivant:

Type de subvention Soumise avant Réponse avant

Subvention d’Opportunité Vous pouvez soumettre vos On vous contacte pour vous
Soudaine idées par niger@voice.global inviter de soumettre une
proposition complète
Utilisons les moments
Subvention d’Influence Une date limite stricte de 13 juillet 2018

Mettons-nous à l’œuvre 1 juin 2018 23.59 heure.

Subvention d’Innovation et Vous pouvez soumettre sur une Pour les propositions reçues
Apprentissage base continue mais deux cycles avant 20 Avril 2018 à 23.59
de revue par an : heure, vous aurez une réponse
Essayons autre chose ou Quoi le 1er juin 2018
de neuf ? 20 Avril 2018
Pour les propositions reçues
20 Septembre 2018 avant 20 septembre 23.59
heure, vous aurez une réponse
le 1 novembre 2018

Ainsi, Oxfam au Niger a six semaines pour examiner toutes les propositions selon les critères avant
qu’une décision ne soit annoncée. Chaque demandeur sera notifié du résultat de leur proposition. Les
propositions qui seront soumises à la phase finale («évaluation organisationnelle») auront jusqu'à 10
semaines de plus pour les révisions des propositions et du budget, les évaluations organisationnelles,
la vérification des bailleurs de fonds et les contrats. Tous les candidats seront informés du résultat de
leur demande, mais seuls ceux qui ont subi une vérification du projet recevront des commentaires
détaillés.

Concernant la sensibilisation, l’équipe de Voice au Niger la fera d’une façon alignée avec le cycle ci-
dessus.

Qui peut faire une demande ?

Les demandes peuvent seulement être présentées par des organisations inscrites, enregistrées au
reconnues et possédant un compte bancaire. Les organisations peuvent soumettre une demande de
façon indépendante ou sous forme de consortium dans le cadre d’une demande conjointe. Un
consortium est une coopérative de deux ou plusieurs organisations de la société civile, mettant en
œuvre un projet commun et intégré dans lequel toutes les parties apportent une contribution. A cet
effet ils établissent un accord de coopération. Dans ce cas, un représentant du consortium (désigné
comme « chef de file ») soumet la demande de subvention au nom du consortium dans son ensemble.
Seul le chef de file doit être légalement enregistré, pas tous les membres du consortium. Si la demande
est accordée, le chef de file sera responsable de la mise en œuvre du projet du consortium. Les
organisations peuvent former un partenariat avec d’autres entités à but non lucratif ou des entreprises
privées pour mettre en œuvre le projet ou certaines de ses composantes. Cependant, de tels
partenariats doivent être identifiés dans la demande de subvention. Les demandes peuvent également
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inclure des activités visant à renforcer les capacités de l’organisation, veuillez-vous référer aux
sections indiquées ci-dessous.

Où devons-nous envoyer notre demande ?

Les demandes de subventions Voice doivent être présentées en utilisant les formats types de demande
tel que stipulés et mis à disposition par Voice.4 Les demandes doivent être complètes et sans réserve et
soumises en ligne par le lien mentionné dans l’appel à proposition lui-même. La première page du
formulaire Web exigera que le demandeur fournisse des informations générales sur l'organisation
ainsi que son approche du lien et de l'apprentissage. Cette information doit également être complétée
pour que la demande soit admissible. Le candidat téléchargera ensuite le document de projet et le
budget du projet (dans les formats requis). Les demandes incomplètes seront rejetées.

Dorénavant, si vous postulez pour une subvention d'autonomisation, l’équipe Voice Niger reste
ouverte à accompagner les organisations qui ont des difficultés à télécharger leurs propositions sur le
site de Voice. A chaque Mercredi de la semaine, l’équipe Voice ouvre ses portes pout tout besoin de
téléchargement de proposition. Les représentants des ONG et structures peuvent venir dans les locaux
de Oxfam avec leurs ordinateurs portables pour bénéficier de la connexion internet mais aussi de
l’appui de l’équipe pour télécharger la documentation nécessaire a la demande de subvention. Aussi,
pour favoriser l’inclusion que Voice prône, des applications par audio et vidéo sont accepter, en
particulier dans les situations où l'accès à l’Internet est limité. Veuillez contacter l'équipe du pays pour
toute information complémentaire.

Sur le formulaire Web, il est fortement recommandé de cocher la case : "Envoyez-moi une copie des
réponses". Cela vous assurera que la demande a effectivement été soumise parce que, si la case est
coche, vous recevrez également une copie de votre application. Une fois la procédure de sélection
terminée, nous vous enverrons un courrier électronique pour vous informer si votre candidature a
réussi. En attendant le volume des demandes auxquelles nous nous efforçons de fournir des
commentaires détaillés sur notre proposition en matière de transparence et de renforcement des
capacités.

Et si vous avez des questions par rapport au processus ?

Les questions relatives à une subvention Voice peuvent être soumises par courrier électronique ou lors
de séances de consultation. Les questions seront rendues anonymes et publiées avec des réponses
appropriées sur internet. Des questions peuvent être soumises par email à niger@voice.global. Les
réponses seront actualisées sur le site Web sur une base régulière. Les réunions consultatives se
tiendront dans tous les pays où Voice est mis en œuvre. L’heure et le lieu seront également affichés sur
le site www.voice.global/fr/niger et sur www.facebook.com/voice.global.online.

Quand est-ce qu’une décision sera prise ?

Si vous postulez pour une subvention dite d’opportunité soudaine, Voice donnera une réponse à votre
demande dans les quatre semaines suivant la réception de votre demande.

4
Le format type de demande peut être téléchargé au lien http://www.voice.global/...
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Si vous postulez pour une subvention d’Influence, vous devez faire votre demande avant la date limite
qui se trouve dans l’appel à propositions ; Voice examinera toutes les demandes reçues et prendra une
décision de financement dans un délai maximum de six semaines.

Voice passera en revue toutes les autres demandes (Autonomisation, Innovation & Apprentissage)
reçues au fur et à mesure tous les six mois et en lien avec le délai publié sur le site internet de Voice.

Que comporte une bonne demande?

Les facteurs ci-après constituent un guide d’information pour des organisations potentielles pour
savoir si oui ou non leurs dossiers portent sur des problématiques pertinentes et envisageables de
façon vraisemblable :

• Les activités accompagnent et complètent “les thèmes d’impact Voice et les groupes cibles.
• Les approches en communication et mobilisation qui contribuent à faire prendre conscience, à
influencer les perceptions, la coopération et la collaboration.
• Une manifestation des liens et/ou de la coordination avec des organisations pertinentes, les
communautés et le gouvernement.
• La promotion et la participation des femmes à tous les niveaux de mise en œuvre des activités.
• Faire preuve que les avantages générés par le projet seront honnêtement et largement
partagés.
• Les activités qui comportent des avantages à long terme pour les concitoyens et/ou personnes
marginalisées et discriminées.
• Une démonstration du savoir-faire et de l’expérience au niveau communautaire/société
civile/secteur et zone géographique.
• Une démonstration du savoir-faire en matière de gestion de projet et d’utilisation des fonds.
• Faire la promotion des procédures inclusives et de redevabilité transparente.
• Faire montre de Co-contributions/financement proposées par l’organisation et/ou les groupes
cibles de Voice, c’est-à-dire la main d’œuvre, les bureaux, le matériel et les fonds.

Facteurs d’échec :

• La demande ne remplit pas les critères.

• La demande ne respecte pas le format Voice ou alors des questions clés restent sans réponses.
• Les activités comportant des coûts administratifs élevés et l’acquisition d’actifs.
• Coûts de transport.
• En général, achat de véhicules, de terres ou de bâtiments.
• Manque de détail des coûts compétitifs et frais pour la préparation des demandes – autrement
que pour des fonds de démarrage.
• Financement pour des services commerciaux, d’investissement ou autres activités
commerciales.
• Trop de focus sur la formation du personnel.
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Lien et Apprentissage

La composante Lien et Apprentissage offre une occasion extraordinaire d’associer d’autres acteurs clés
et d’apprendre ensemble. Voice promeut et soutient le processus de lien et apprentissage au long de
chaque étape du programme, y compris dans les subventions elles-mêmes. Tous les bénéficiaires sont
encouragés à inclure des activités de lien et d’apprentissage dans leur proposition et dans leurs
méthodes de travail. Par conséquent, Voice vous invite à :

• Prévoir la participation des groupes cibles et les principales parties prenantes dans toutes les
phases de prise de décision du projet
• Développer un programme de changement pour le projet en particulier et si possible pour
votre organisation en général
• Développer votre propre programme d’apprentissage ou thèmes d’apprentissage
• Rejoindre l’une des communautés de pratique qui travaillera sur les questions d’apprentissage
• Proposer des approches novatrices ou des solutions qui peuvent être testées et en cas de
réussite, peuvent être mises à l’échelle.
• Documenter toutes les activités d’apprentissage au sein de votre projet
• S’engager dans la collecte de récits du changement dans le cadre du suivi et l’évaluation du
projet à s’engager activement avec d’autres bénéficiaires de subvention et l’équipe de Voice
pour surmonter les défis et tirer les enseignements des réussites, mais au-delà, des « échecs »
et des défis.

4. Comment votre demande sera-t-elle évaluée ?

Voice utilise un processus d’évaluation à trois étapes.

1 MANAGEMENT AND COORDINATION
1. Critère de seuil : les normes minimum que toute demande doit remplir. Si une demande ne
remplit pas tous les critères de seuil, elle sera rejetée.
1.1
2. MANAGEMENT
Critère lié à la qualité de laAND COORDINATION
proposition de projet (informations sur le projet).

3. Critère lié à la qualité de l’organisation soumissionnaire ou chef de file d’un consortium

(informations sur la structure organisationnelle).

Pour les petits montants (subventions pour l’autonomisation jusqu’à 25,000€) une version plus
allégée/adaptée de ces types de critères s’appliquera.

Etape 1 : Critère de seuil

Les critères de seuil sont des normes minimales que toute demande de subvention Voice doit remplir.
Ces critères comprennent :

a. Les demandes peuvent être envoyées par des organisations locales inscrites ou enregistrées et
ayant un compte bancaire en son nom propre basé au Niger.

b. Le projet devra traiter d’un ou de plusieurs thèmes d’impact notamment :

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• L’accès améliore aux ressources (productive) (financières, terres et eau) et emploi en

particulier
• L’accès améliore aux services sociaux, santé et éducation en particulier
• Favoriser un environnement favorable pour une participation citoyenne.

c. Le projet profitera à au moins un ou plusieurs groupes cibles ci-après :

• Les personnes en situation de handicap
• Les minorités sexuelles
• Les femmes en risque d’exploitation, d’abus et/ou violence
• Les groupes vulnérables et victimes de discrimination du fait de leur âge notamment les jeunes
et les personnes âgées
• Les peuples indigènes et minorités ethniques.

d. Le projet se focalisera sur le Niger.

e. Puisqu’une opportunité soudaine ou menace ne peut être exclusivement influencée par une
organisation ou entité, les demandes relatives à une opportunité soudaine doivent inclure des
actions collectives.

f. L’organisation ou le chef de file (si la demande est faite par un consortium) est un organisme de la
société civile à but non lucratif ou, une entreprise sociale, ou une organisation à base
communautaire inscrite, reconnue au enregistrée avec un compte bancaire opérationnel.

g. L’organisation soumissionnaire (ou un membre du consortium si la demande est faite par un

consortium) doit être opérationnelle au moins au Niger ou dans un ou plusieurs pays où Voice est
mis en œuvre.

h. L’organisation ou le chef de file travaille de façon substantielle avec les groupes plus marginalisés
et groupes victimes de discrimination (en particulier les groupes cibles de Voice) pour renforcer
leur capacité à plaidoyer ou à défendre leurs intérêts/à faire entendre leurs voix. Pour les
organisations avec des objectifs plus ambitieux, il est également possible de démontrer cela à
travers leur bilan.

i. L’organisation (ainsi que les co-soumissionnaires, si la demande est faite en consortium) est une
structure ayant des valeurs fondamentales similaires aux objectifs de Voice, appliquant un
traitement équitable et des droits humains égaux à toutes les personnes humaines sans distinction
de genre, race, couleur de la peau, nationalité ou ethnie, croyance religieuse, situation de handicap,
orientation sexuelle, classe sociale ou âge.

j. L’organisation, le chef de file et/ou le co-soumissionnaire n’est pas un (Consortium ou une

Alliance) partenaire du Ministère néerlandais des affaires étrangères, chargé du commerce
extérieur et de la coopération dans le cadre de la politique “Dialogue et Dissidence”.

k. A l’exception des subventions dites d’autonomisation et d’innovation et apprentissage,

l’organisation doit démontrer qu’à la date du 1er janvier 2018, les subventions octroyées par Voice
ne représentent pas plus de 50% du revenu total de l’organisation soumissionnaire. L’organisation
pourra démontrer cela en se basant sur le revenu de l’année 2016-2017 et/ou des prêts et
subventions négociées pour les années à venir. Si l’organisation représente le chef de file, ce critère
s’applique à l’ensemble du consortium. En conséquence, si une organisation génère plus de 50 % à
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partir de ses revenus annuels issus de prêts attribués par Voice, cela peut être compensé par une
autre partie organisation membre du consortium.

l. Une demande de subvention doit servir à financer une des modalités suivantes et doit s’inscrire
dans le seuil de financement ainsi que la durée correspondants :

Modalité Subvention Montant Minimum Montant Maximum Délai Minimum -

Maximum

Autonomisation 5,000€ 25,000€ 12-24 mois

Influence 25,000€ 200,000€ (un seul 18-36 mois

pays)

500,000€ (multi
pays)

Innovation & 5,000€ 200,000€ 12-24 mois

Apprentissage

Opportunité Soudaine 5,000€ 200,000€ 6-12 mois

m. La subvention proposée ne peut pas financer des activités menées par le passé.

n. La subvention proposée ne concerne pas le financement de services commerciaux,

d’investissements ou autres activités commerciales.

Etape 2 : Informations sur le projet

Si la qualité du projet n’est pas à hauteur de souhait, la demande ne sera pas traitée. Les informations
sur le projet permettent d’évaluer la qualité du projet sur la base des critères qualitatifs ci-après avec
des critères spécifiques en fonction de chaque type de subvention :

Critères Généraux

1. Analyse du Contexte : la façon dont la proposition adresse spécifiquement le problème posé et

l’objectif reflète les résultats de l’analyse du contexte.

2. Analyse des réussites du projet

• La façon dont le projet fait une description des résultats, des activités proposées, en établissant
un lien assez clair entre les résultats à réaliser et les ressources qui sont nécessaires.

• Les risques, le suivi, et mesures correctives : Gestion satisfaisante des risques en vigueur.

3. Valeur-prix : Le degré auquel le projet utilisera efficacement les ressources pour réaliser les
activités et atteindre les résultats.
13

Subventions d’Autonomisation

En plus des critères généraux, les subventions dites d’autonomisation seront évaluées selon les
critères ci-après :

1. Représentation des Groupes Cibles : Le degré selon lequel le projet et l’organisation implique,
représente, met en œuvre le leadership, redonne confiance et renforce les capacités du groupe
cible.

Subventions d’Influence

En plus des critères généraux, les subventions dites d’influence seront évaluées selon les critères ci-
après :

1. Représentation des Groupes Cibles : Le degré selon lequel le projet et l’organisation implique,
représente, donne de la voix, et aide le(s) groupe(s) cible(s) à avoir de l’influence.

2. Plaidoyer et Lobbying : Le degré selon lequel le projet accompagne les bénéficiaires clés à avoir
une influence sur les parties prenantes dans la mise en œuvre des procédures et politiques
dans le but de créer de nouvelles connections et de nouveaux partenariats.

Subventions d’Innovation et Apprentissage

En plus des critères généraux, les subventions dites Innovation et Apprentissage seront évaluées selon
les critères ci-après :

1. Représentation des Groupes Cibles : Le degré selon lequel le projet implique les groupes cibles
de Voice.

2. Innovation et mise à échelle : Le degré selon lequel une idée est innovante, selon le contexte, et
cette idée conduit à l’autonomisation et la promotion d’un ou plusieurs groupes cibles Voice.
Cela comprend une analyse des capacités des organisations soumissionnaires à pouvoir mettre
en œuvre, mettre à échelle et rendre durable leurs activités.

Subventions d’Opportunité Soudaine

3. Représentation des Groupes Cibles : Le degré selon lequel le projet implique les groupes cibles
de Voice.

2. Opportunités de rencontres : Le degré selon lequel le projet et/ou l’organisation implique,

représente, met en œuvre le leadership, redonne confiance et renforce les capacités d’un ou de
plusieurs groupes cibles.

Etape 3: Examen de l’organisation

Pour que les organisations puissent bénéficier d’une subvention Voice, l’évaluation organisationnel
doit être satisfaisante en termes de qualité. Le contrôle organisationnel doit être complété de façon
satisfaisante dans son intégralité. Les imperfections constatées lors de la vérification seront partagées
avec le soumissionnaire afin d’élaborer un plan de développement de capacité qui peut être financé
dans le cadre de la subvention Voice. Les organisations qui sont classées à haut risque à la suite de la
vérification ne sont pas éligibles pour être financées.
14

L’examen organisationnel consistera à examiner les éléments suivants : gouvernance et intégrité,

gestion financière et passation des marchés, ressources humaines et programme et gestion de projet.
La portée de l’évaluation organisationnelle est fonction du type de subvention demandée.

Les organisations doivent être ouvertes et motivées pour apprendre et manifester un intérêt
concernant les principes clés de Voice. Les réponses à leur auto-évaluation pourraient être discutées.
L’équipe pays Voice pourrait comparer l’évaluation de l’organisation en fonction de leurs impressions
et proposer au besoin un renforcement des capacités nécessaire qui devra être inclus dans la
subvention.

Le processus d’examen est une opportunité pour promouvoir l’inclusion des éléments du lien et de
l’apprentissage dans les propositions de subvention. Si nécessaire, l’équipe pays Voice peut organiser
une session de chasse aux idées (brainstorm) avec plusieurs bénéficiaires à dégager des secteurs
d’activités d’intérêt communs et rassembler les gens autour d’un objectif ou thème commun. C’est
aussi une occasion pour promouvoir l’inclusion des actions créatives au niveau des propositions.

Subventions d’Autonomisation

Les organisations postulant pour ces types de subventions seront évaluées selon les critères ci-après :

1. Gouvernance et Integrité

• L’organisation a un objectif clair et agit sur les décisions de façon collective.

• Le degré selon lequel le groupe cible valorise le leadership.

2. Gestion Financière :

• La qualité de la gestion financière et administrative est suffisante pour garantir les paiements
et les opérations d’achats.

Subventions d’Influence et d’Opportunité Soudaine (une subvention pays de plus de 25,000 Euro et
moins de 200,000 Euro)

En plus des critères d’examen organisationnel pour les soumissionnaires des subventions dites
d’autonomisation, les organisations qui postulent pour l’une ou l’autre subvention seront évaluées
selon les critères ci-après :

1. Gouvernance et Integrité

• L’organisation dispose d’un plan stratégique cohérent et réaliste. (examen de la qualité dans la
formulation des objectifs, des résultats escomptés et des indicateurs ; explication des choix
stratégiques).

• L’organisation rend compte et communique efficacement avec ses constituants primaires /

bénéficiaires. L’organisation encourage et soutient les initiatives en matière de formation et de
réflexion internes.

2. Passation des marchés et gestion financière

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• La qualité de la gestion financière et administrative garantit la redevabilité financière. (Budget,

plan de financement, gestion financière, rapport financier).

3. Programme et Gestion de Projet

• L’organisation dispose d’un processus adéquat de suivi et d’évaluation (documentation &

collecte de données, implication des acteurs clés, qualité d’analyse et de formation).

4. Ressources Humaines

• L’organisation dispose d’un processus adéquat de suivi et d’évaluation (documentation &

collecte de données, implication des acteurs clés, qualité d’analyse et d’apprentissage) et
l’utilise dans le cadre de la redevabilité et de la formation.

• Le nombre, la composition et l’expertise du personnel sont suffisant compte tenu des objectifs
et programmes de l’organisation.

Subventions Innovation et Apprentissage (au moins 5,000 Euro et 200,000 Euro au maximum pour les
appels à proposition par pays et les subventions globales), Subventions d’Influence (subvention multi-
pays de plus de 200,000 Euro jusqu’à 500,000 Euro) et les subventions dites d’Opportunité Soudaine (au
moins 5,000 Euro et au maximum 200,000 Euro pour les subventions globales).

En plus des critères d’évaluation des organisations dans le cadre des demandes de subvention au
niveau pays, les subventions dites d’innovation et d’apprentissage ainsi que celles multi pays dites
d’influence seront évaluées selon les critères ci-après :

1. Gouvernance et Integrité

• L’organisation dispose d’un plan stratégique cohérent et réaliste. (Analyse du contexte et du

problème ; Théorie du changement ; qualité de la formulation des objectifs, des résultats
escomptés et des indicateurs ; explication des choix stratégiques),

• L’organisation est capable de mobiliser des ressources financières suffisantes et (le cas
échéant) des ressources non matérielles des membres / partisans.

• L’organisation est transparente et responsable en interne. (Relations entre le personnel, la

Direction et le Conseil d’administration ; qualité du processus décisionnel)

• L’organisation maintient de bonnes relations institutionnelles avec les intervenants externes et

est considérée comme crédible et légitime.

• L’organisation est capable de maintenir une cohérence entre l’ambition, la vision, la stratégie et
les opérations. L’équipe de gestion est capable de gérer stratégiquement les pressions externes
et les contradictions

• L’organisation a formulé des objectifs en tenant compte de la situation des femmes et des
questions relatives à l’égalité genre.

2. Passation de Marchés et Gestion Financière

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• La qualité de la gestion financière et administrative garantit la redevabilité financière et la

transparence. (Budget, plan de financement, gestion financière, rapport financier).

• L’organisation maintient annuellement un audit comptable.

3. Programme Gestion de Projet

• L’organisation dispose d’un processus adéquat de suivi et d’évaluation (documentation &

collecte de données, implication des acteurs clés, qualité d’analyse et d’apprentissage) et
l’utilise dans le cadre de la redevabilité et de la formation.

• L’organisation répond aux tendances et changements du contexte et utilise des stratégies et

des connaissances adaptées au moment.

5. Si votre demande n’est pas acceptée

Vous recevrez une notification écrite, si votre organisation n’est pas approuvée pour financement.
Nous vous encourageons à contacter les équipes pays de Voice pour organiser des discussions autour
de votre demande. Souvent, ce processus de rétroaction peut aider un soumissionnaire dont la
demande a échoué à identifier les faiblesses dans sa demande, repenser à sa proposition et,
éventuellement, présenter une nouvelle demande pour le prochain appel à proposition.

6. Après l’octroi d’une subvention

Que se passe-t-il si mon organisation est approuvée pour financement ?

Voice vous invitera à discuter et à finaliser le projet. Cela donnera l’occasion d’examiner toutes les
modifications éventuellement intervenues depuis la rédaction de la demande. Ceci offre une occasion
pour Voice et votre organisation d’examiner les risques du projet et de faire de petites révisions au
niveau des activités, du chronogramme d’exécution et des résultats attendus selon les besoins. A
travers l’examen de la demande, Voice peut aussi avoir des questions ou des préoccupations que nous
demanderons à votre organisation d’examiner et d’étudier.

L’Accord de Subvention

Une fois que le projet est finalisé, Voice conclura un accord de subvention avec votre organisation.
L’accord de subvention est basé sur l’autorité dont dispose le Ministère néerlandais des affaires
étrangères.

Les accords de subvention seront conclus avec les organisations sur la base de propositions bien
définies et détaillées. L’accord de subvention s’appliquera pour la période de temps nécessaire pour
parachever le projet/recherché. Le calendrier et le budget approuvés seront partie intégrante de
l’accord de subvention.
17

L’accord de subvention expliquera les exigences au titre de la subvention et les autres conditions que
votre organisation devra respecter. L’accord de subvention couvrira entre autres les principes de
fonctionnement, les modalités de versement des fonds qui peuvent être par tranche. Voice produira
une copie de l’accord de subvention. La personne disposant du pouvoir de signature dans votre
organisation devra signer l’accord de subvention avant de procéder à des arrangements de gestion
financière. Les projets approuvés pour financement devront normalement commencer dans le mois
suivant la signature de l’accord de subvention (exécution).

Une évaluation de la capacité organisationnelle est conclue avec les bénéficiaires, et un plan
d’amélioration des capacités des bénéficiaires peut être incorporé dans l’accord final de subvention.
L’accord de subvention s’appliquera pour la période de temps nécessaire pour exécuter les activités.
Un chronogramme et une projection financière seront partie intégrante de l’accord. Les accords
relatifs au renforcement des capacités peuvent être mis en place et gérés par le Consortium de Voice à
la demande du bénéficiaire.

L’assistance générale et technique et le renforcement des capacités en ce qui concerne la gestion de

projet, son administration et sa comptabilité, entre autres, constitueront toujours des parties
intégrantes de tout accord impliquant Voice.

Comment est-ce que Voice fera le suivi/évaluation de la subvention ?

L’équipe Voice et le personnel suivront l’intégrité et la performance de toutes les subventions

approuvées. Voice effectuera des visites sur place, des contrôles financiers et des inspections de
conformité sur une base périodique.

Pour tous les projets, il sera demandé aux bénéficiaires de bien tenir des registres financiers et les
reçus aux fins d’inspection, selon les besoins. Tous les bénéficiaires seront soumis à un examen
périodique, régulier et inopiné de la part de Voice. Les contrôles annuels auront lieu relativement à
toutes les subventions de plus de 100 000 €. Les coûts du contrôle doivent être inclus dans le projet de
budget. Par ailleurs, un certain nombre d’autres subventions feront l’objet de contrôle et dont la
sélection sera basée sur les recommandations de l’équipe Voice dans le pays.

Comment est-ce que votre organisation communiquera avec Voice ?

L’équipe pays et la coordination de Voice souhaitent votre réussite. Si votre organisation a des
questions ou des préoccupations au sujet de l’accord de subvention ou comment rapporter, n’hésitez
pas à nous contacter. Nous serons heureux de répondre à vos questions et vous aider à satisfaire aux
exigences en vertu de l’accord de subvention. Votre premier contact sera indiqué dans l’accord de
subvention. Nous vous invitons également à communiquer avec nous pour discuter de l’amélioration
de votre capacité d’organisation (exploitation, gestion et aspects techniques) ; l’équipe Voice peut
aussi avoir quelques suggestions là-dessus.

Si votre organisation n’est pas en mesure de satisfaire les exigences de la subvention, vous devez
contacter Voice. L’équipe Voice essaiera de travailler avec vous pour trouver des solutions et aider
votre organisation à avancer et à apprendre sur la base de vos imperfections. Dans certains cas, en
particulier à la suite d’événements qui ne sont pas sous votre contrôle, vous pouvez demander une
modification de la subvention. Une demande de Modification de subvention est en cours d’élaboration.
Dès que vous pensez que les circonstances peuvent exiger un changement à votre subvention, veuillez
vous adresser à votre point focal Voice pour recevoir des conseils avant de soumettre la demande.
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Comment se fera le rapportage entre votre organisation et Voice ?

Votre organisation sera invitée à faire un plan de rapportage à Voice sur la mise en œuvre de votre
projet comme jalons qui vont être liés aux finances ( les transferts). À cette fin, nous avons développé
deux versions différentes pour prendre en compte le progrès réalisé sur les étapes de votre projet : un
«jalon plus » , pour des périodes de rapportage inférieures à un an (plus susceptible tous les 6 mois) et
à un «jalon plus plus», pour votre rapport de fin du projet. Au minimum, Voice nécessite un rapport
semestriel. Vous trouverez ici un bref résumé des informations que nous aimerions capturer avec
chaque type de modèle de rapport:

A. Le jalon plus

Dans la version Jalon Plus, nous nous concentrons sur la saisie des informations suivantes :

• Environnement externe : tout changement important se produisant au niveau local, national,

régional ou mondial (par exemple : une modification de la législation existante) qui concerne
et affecte votre projet et le (s) groupe(s) cible(s).
• Rapportage contre les jalons : les étapes marquées dans la période de rapportage et
l'affectation budgétaire à ceux-ci. Les jalons prévus pour la prochaine période de rapportage,
les modifications apportées aux plans de travail originaux et les raisons qui s'y rapportent.
• Engagement avec les parties-prenantes de votre projet : quel type d'activités utilisez-vous pour
vous engager avec les groupes cibles de votre projet ? Laquelle de ces activités avez-vous
particulièrement réussi ? Avez-vous rencontré des difficultés pour travailler avec ces groupes ?
• Analyse de risque et stratégies d'atténuation.
• Apprentissage de projet et innovation : qu'avez-vous appris depuis la mise en œuvre de votre
projet jusqu'à présent? Comment documentez-vous votre apprentissage ? Si l'apprentissage est
documenté en ligne, veuillez annoncer et partager les liens et les sites Web. Qu’est ce que vos
groupes marginalisés et discriminés (les bénéficiaires de votre projet) font différemment dans
le cadre de ce projet ? Le rapport de resultats : Est-ce que travailler avec Voice est flexible ? (et
/ ou d'autres organisations qui travaillent avec vous dans le cadre de ce projet) à utiliser de
nouvelles idées et / ou des approches novatrices de votre travail? Si oui, comment?
• Les résultats du projet: les activités, les résultats de cette période et les résultats attendus sont
liés à ceux citer en haut.
• Vos approches de suivi et d'évaluation et vos liens sont dirigés vers le cadre global de suivi et
evaluation de Voice: Quel est l'un des 3 résultats globaux de Voice auquel votre projet
contribue?

B. Jalon Plus Plus

Dans la version Jalon Plus Plus, nous nous concentrons sur tous les points ci-dessus, par rapport à la
période de rapport pertinent plus :

• Le progrès contre vos questions d’apprentissage : comment avez-vous abordé et avec qui avez-
vous travaillé autour chacun?
• Nous avons décrit certaines questions plus détaillées sur le niveau de résultat liés à
l'autonomisation (création d'espaces sécurisés, renforcement de la confiance et des
compétences), création d'alliances et instruments d'influence.
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• Récits de changement : à la fin de votre projet, nous souhaitons vous demander de penser à
raconter un récit qui représente le changement sur un individu ou un groupe auquel votre
projet a contribué. La façon dont vous raconterez ce récit est complètement ouvert : elle
pourrait être sous forme narrative, audio, vidéo, etc. Nous avons classé les catégories de
changements que nous aimerions approfondir, sur le rapport lui-même. Notre responsable
mondial de suivi et d'évaluation est à votre disposition pour toute question concernant les
histoires / récits.

En général, pour s'assurer que l'apprentissage du processus n'est pas perdu, les partenaires devraient
réfléchir sur le parcours d'apprentissage du programme. Sur la base du programme de changement de
l'organisation et des questions d'apprentissage, les partenaires seront invités à participer à des
événements d'apprentissage locaux ou à des communautés de pratique au niveau national et mondial.
Les partenaires contribueront avec leurs expériences de projet à un processus d'apprentissage pour le
changement transformateur basé sur leurs expériences pratiques. Nous proposons également, une
réflexion fondée sur un projet. Nous recommandons d'effectuer une évaluation avec l'organisation, le
groupe-cible et les parties prenantes sur les défis rencontrés et les stratégies développées pour les
surmonter; Sur le processus d'engagement de toutes les parties prenantes. Il peut être utile d'écrire
vos réflexions sur le processus, ainsi que sur les résultats et toutes les idées que vous avez concernant
la socialisation des produits de connaissances et d'apprentissage et comment ils pourraient être
utilisés plus largement dans Voice. L'équipe Voice sera en mesure de vous soutenir et de fournir des
conseils.

Le rapport financier dépendra aussi de l’enveloppe et la durée de la subvention et est donc inclus dans
l’accord de subvention. Les rapports financiers doivent être rédigés suivant le modèle fourni.

Votre organisation tiendra un compte distinct au titre de la subvention Voice qui comprend toutes les
dépenses liées au projet. Sur la base de ce registre vous calculerez les dépenses de projet par ligne
budgétaire, merci d’enregistrer dans la colonne appropriée selon le modèle et calculer dans une
colonne séparée combien d’argent il reste pour cette ligne budgétaire ainsi que le pourcentage. Vous
pouvez changer les fonds d’une ligne budgétaire à l’autre, mais seulement jusqu'à concurrence de 10
% et pour cela, vous êtes tenus de toujours en informer l’équipe pays Voice. Si vous devez faire des
changements allant au-delà de 10 %, vous devrez obtenir l’approbation de l’équipe Voice au préalable.

Des pièces justificatives des dépenses effectuées devront être conservées pendant une période de dix
ans après la fin du projet pour une éventuelle vérification. L’équipe pays de Voice et/ou l’équipe de
Coordination vous fournira plus d’informations sur ce que vous devrez conserver comme dossiers
relatifs aux pièces justificatives.

Les Formulaires

Les formulaires appropriés tels que le formulaire de candidature, le modèle de budget et le modèle
d’évaluation varient avec chaque appel à proposition. Les bons formulaires seront mis à disposition en
fonction de chaque appel à propositions via www.voice.global/fr/niger

7. Politique sur la mauvaise Gestion et la Corruption

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La fraude est décrite comme «l'obtention malhonnête d'un avantage par la tromperie ou par d'autres
moyens». Voice a une «tolérance zéro» à toute forme d'activité frauduleuse ou corrompue. Cela signifie
que Voice, soutenue par la politique d'Oxfam, ne tolère aucune forme de comportement frauduleux ou
corrompu dans ses opérations telles que le paiement de pots-de-vin, les paiements de facilitation ou
les commissions «cachées» pour quelque raison que ce soit. Les organisations recevant un soutien
financier de Voice doivent avoir des mécanismes en place pour gérer la fraude, y compris la
prévention, la détection, les enquêtes et les rapports.

Si vous soupçonnez une irrégularité, veuillez-vous adresser au directeur de pays responsable et / ou

au responsable du programme de Voice au niveau mondial, qui se rapportera immédiatement au
ministère des Affaires étrangères des Pays-Bas. Voice et le ministère se réservent le droit de mener
des enquêtes sur des cas de fraude présumée. Tous les cas suspects d'irrégularité seront traités et
enquêtés de manière confidentielle, rapide et professionnelle.

Le directeur de pays résoudra le problème dans les deux semaines suivant la réception de la plainte. Si
le grief n'est pas résolu à temps ou à la satisfaction du plaignant, le gestionnaire du programme
entamera une enquête sur le grief. Dans les cas où le gestionnaire de programme ne résout pas le grief
de manière satisfaisante, il peut être élevé au Comite de Pilotage qui a le pouvoir, conformément à la
décision du Staatscourant du 2 décembre 2016, de prendre des décisions définitives concernant un
grief ou une plainte.

Nous vous renvoyons également à la politique de dénonciation disponible via

https://www.voice.global/fr/