MGT300

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UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)

Séance 1 : séance en présentiel (syllabus et processus


de cours en ligne, introduction de l’UE)

Objectifs de la séance : expliquer le syllabus, rappeler le


déroulement du cours en ligne aux apprenants et introduire
l’UE.

Grands axes du cours

Objectifs de l’UL

Introduction

Partie I : Généralités sur la notion de système d’information

Partie II : Système d’Information de Gestion (SIG)

Partie III : Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH)

Conclusion

Quelques indications bibliographiques

Objectifs de ce cours

 analyser et concevoir des systèmes d’informations (SI)


 répondre à : pourquoi les entreprises doivent construire les
systèmes d’information ?

Au terme de cet enseignement, les apprenants seront en mesure de :

 analyser un système d’information sur le plan informationnel,


organisationnel et technique ;
 concevoir et analyser une base de données ;

1
 exposer et décrire les SI qui soutiennent les principales fonctions
de l’organisation ;
 connaître le cycle de vie et des phases de mise en place d’un
système d’information ;
 comprendre l’interrelation des systèmes d’information avec la
stratégie, l’organisation et la culture de l’entreprise.

Méthode de travail

o Cours magistral ;

o Travaux dirigés ;

o Exposés ;

o Illustration ;

o étude de cas ;

o examen d’une base de données.

2
Introduction

Les possibilités techniques et les enjeux économiques actuels incitent


toute entreprise à réaliser des systèmes de plus en plus complexes. La
concurrence accrue impose aux entreprises une réaction rapide et une
prise de décisions pertinentes suite à l’évolution des marchés. Dans ce
contexte, il n’est plus possible sans avoir accès aux informations
significatives relatives au problème traité car l’époque où une faible
quantité d’informations était suffisante pour décrire la situation d’une
entreprise appartient au passé.

L’accroissement des quantités d’informations requises par les décideurs a


rendu l’identification et l’accès de plus en plus difficiles. L’information est
devenue une des ressources stratégiques de l’entreprise. L’organisation
de la collecte, du stockage, de la présentation, de la distribution et de la
maintenance des informations devient un facteur prédominant
conditionnant son fonctionnement efficace.

L’augmentation spectaculaire du nombre d’informations manipulées,


n’est plus possible à concevoir en faisant appel uniquement au bon sens.
Le paradigme de système d’information a émergé dans ce contexte
comme réponse aux besoins en gestion de l’information.

L’apparition des moyens informatiques permettant l’automatisation de la


gestion de l’information a accéléré la réflexion sur la nature et la
structure du "système nerveux" de l’entreprise que constituent les

3
circuits d’information. L’arrivée des ordinateurs a facilité le stockage et la
manipulation de grandes quantités d’informations1.

Pourquoi étudier le système d’information ? Cela équivaut à se demander


pourquoi étudier le marketing, la finance ou les ressources humaines.
Les systèmes d’information sont devenus un champ à part dans la
gestion des entreprises. En témoignent les formations en administration
des affaires qui en ont fait une matière d’étude à part entière.

Par ailleurs, dans un monde où l’environnement économique d’une


entreprise se complexifie, l’information constitue la boussole de
l’entreprise. Cela lui permet de fixer le cap et de vérifier où elle va, et
corriger lorsque cela est nécessaire.

Dans une organisation (entreprise ou administration), le système


d’information assure la saisie, la conservation et la circulation des
informations. Il conditionne la bonne exécution des tâches, au bon
moment, par des personnes ou des systèmes automatisés.

Les systèmes d’information constituent l’ensemble des informations utiles


à une entreprise ou organisation, ainsi que les outils pour générer,
utiliser et analyser ces informations. L’informatique fait partie du
système d’information et lui fournit des outils. Ces outils sont les
processeurs de serveurs et de stations de travail qui produisent de la
puissance de calcul. Les composantes de réseaux quant à eux
permettent d’interconnecter différentes sources et flux d’informations.
Les médias informatiques stockent les informations, les robots et

1
BUCKI Janusz, et PESQUEUX Yvon, mode de marche d’un système automatisé de production-
cahier de recherche, groupe GEC-CR385, 1991, p : 8

4
programmes génèrent de la valeur ajoutée en se servant de tous ces
outils. Il est important de comprendre que le flux d’informations est lié
au flux des marchandises par exemple : il pilote, surveille et analyse ce
dernier.

5
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 2 : séance à distance (clarification conceptuelle)

Objectifs de la séance : A l’issue de cette séance, les


apprenants seront en mesure de décrire et comprendre les
concepts clés retenus dans ce cours.

Partie I : Généralités sur la notion de


système d’information
La Clarification conceptuelle

La notion de donnée

Une donnée brute ne devient une information que quand elle trouve son
sens par rapport à un contexte, un système de valeurs, un problème à
résoudre…

Une donnée ne devient une information que quand elle trouve son sens
par rapport à un référentiel (un contexte, un système de valeurs, un
problème à résoudre…).

Les données utilisées dans les organisations se situent dans un


référentiel stable. Elles échappent en grande partie à l’interprétation et
fournissent alors sans ambiguïté de l’information. Dans les systèmes
informatiques, la donnée est par ailleurs la traduction codée d’une
information.

Les termes « donnée » et « information » sont donc souvent synonymes


dans ce contexte. Une information peut-être « quantitative » (quand elle
intervient dans des calculs) ou à l’opposé « qualitative », « permanente

1
» (toujours disponible) ou au contraire « temporaire », « structurée » ou
non, « formelle » (quand elle respecte des règles de présentation ou de
diffusion) ou « informelle ».

Base de Données (BD)

Une base de données est une collection de données sur un domaine


d’application particulier où les propriétés des données ainsi que les
relations entre ces données sont spécifiées.

Bases de Données (définition des informaticiens) : ensemble des


données (de l’organisation) structurées et liées entre elles :

 stocké sur support à accès direct (disque magnétique) ;

 géré par un SGBD (Système de Gestion de Bases de Données) ;

 accessible par un ensemble d’applications.

Informatique : science du traitement automatique et rationnel de


l’information (académie française, 1966).

Informatique de Gestion : informatisation des systèmes d’information.

Distinction importante

Données : faits à l’état brut représentant des événements, des


transactions qui n’ont pas encore été organisés de façon à être compris
et utilisés.

Exemple : chaque vente de la journée, les salaires mensuels des


employés

Information : données présentées sous une forme compréhensible et


utile pour les êtres humains en particulier pour la prise de décision.

2
La notion de système

Un système est un assemblage d’éléments reliés entre eux compris dans


un ensemble plus grand. En latin et en grec, le mot « système » veut
dire combiner, établir, rassembler. Un sous-système est un système
faisant partie d’un autre système. Généralement, un système est
constitué de composants (ou d’éléments) organisés ensemble dans le
but de faciliter le flux d’informations, de matières ou d’énergie.

La notion d’un système d’information

Le système d’information (SI) est l’ensemble des méthodes, techniques


et outils pour la mise en place et l’exploitation de la technologie
informatique nécessaire et la stratégie de l’entreprise.

La définition de LAUDON K. et LAUDON L. du système


d’information est la suivante : « un système d’information est un
ensemble de composantes inter reliées qui recueillent de l’information,
la traitent, la stockent et la diffusent afin d’aider à la prise de décision, à
la coordination et au contrôle au sein de l’organisation»1.

Selon Hugues ANGOT un système d’information :

D’une part, est un ensemble organisé d’éléments qui permet de


regrouper, de classifier, de traiter, et de diffuser l’information sur un
phénomène donné. D’autre part, l’utilisation de moyen informatique,
électronique, et de communication permet d’automatiser et de
dématérialiser les opérations définies par les procédures de l’entreprise.

Le Système d’Information est donc « un réseau complexe de relations


structurées où interviennent des hommes, des machines et des

1
LAUDON K. et LAUDON L. Management des systèmes d’information p.13.
3
procédures, qui a pour objet d’engendrer des flux ordonnés
d’informations pertinentes, provenant de sources internes et
externes à l’entreprise et destinées à servir de base aux décisions
»2.

Un système d’information ne doit pas être confondu avec un système


informatique qui lui est composé d’ordinateurs, de programmes, de
logiciels au sein d’une entreprise. La mission du système d’information
est de gérer les informations opérationnelles et décisionnelles et donc
de faciliter l’échange de ces informations entre les différents acteurs de
l’entreprise. Il véhicule l’information au sein des organismes.

On peut également distinguer les informations de fonctionnement,


d’influence, d’anticipation…

La notion d’information

Une information est un renseignement qui accroît la connaissance


concernant une personne, un objet ou un événement déterminé.
L’information peut être :

 objective, quand elle reflète un ensemble de données porteur de


sens ;

 subjective, quand elle résulte de l’interprétation d’un ensemble de


données.

L’information au sein d’une entreprise possède de multiples sources.


Elles peuvent être internes comme les documents comptables et
financiers, les documents sociaux, les notes de services, les informations

2
ANGOT, H., Système d’information de l’entreprise, analyse théorique des flux d’information
des cas pratiques, 3eme Edition entreprise de Boeck, université, 1998, p : 15.
4
concernant les salariés ou bien externe comme les médias, les factures,
la publicité, les lettres.

L’information est donc considérée comme un outil de communication


externe et interne, elle est très importante au sein des entreprises.
L’information permet d’assurer la coordination des différents services qui
composent l’entreprise. Elle contribue ainsi à la cohésion sociale. Les
entreprises doivent donc mettre en place des moyens qui vont lui
permettre une bonne gestion de la masse d’informations qui circule en
son sein.

Les flux d’informations

On peut classer ces flux en trois grandes catégories :

 flux de vente ;

 flux d’achat ;

 flux de production ;

 flux de personnel.

La base du cycle économique est couverte par ces quatre flux qui sont
porteurs des informations qui permettront de juger la perfection de celui-
ci. Les flux de base drainent la teneur phénomènes économiques
produits dans l’entreprise.

ent et de mesure :

Flux comptable et financier : tous les phénomènes économiques qui se


produisent dans l’entreprise sont enregistrés, constatés et quantifiés par
ce flux.
5
Flux prévisionnel et budgétaire : ce flux permet d’anticiper puis de
mesurer les performances de l’entreprise en comparant les informations
prévisionnelles et budgétaire, acquises en simulant de manière à
anticiper le fonctionnement des autres flux, avec celles obtenues ensuite
par la collecte des informations portant sur la réalité opérationnelle.

La nécessité de l’information

Toutes les entreprises ou organisations doivent faire face à la nécessité


de disposer en permanence d’informations utiles et fiables émanant de
sources diverses, internes ou externes. La mobilisation, le traitement et
l’exploitation d’informations pertinentes correspondent à plusieurs
besoins vitaux allant de la préparation des décisions stratégiques à
l’appui apporté aux activités du quotidien, en passant par le
développement des connaissances et des compétences des personnes ou
encore la préservation et finalement à la pérennisation des valeurs
fondamentales des entités concernées.

L’information nécessaire pour l’entreprise

Le pape de management « Peter Drucker »3, identifier deux niveaux de


besoin de l’information dans l’entreprise : le premier est lié à l’entreprise
en général, et le deuxième concerne les dirigeants.

3
PETER Drucker, l’avenir de management éditions village mondial, Paris, 1999, p: 124.
6
Premièrement, l’information nécessaire pour tous les personnels de
l’entreprise :

e comptabilité

Les entreprises demandent une information comptable plus détaillée afin


d’avoir une vision plus claire sur leur activité (flux physique et financier).

Dans ce sens, plusieurs entreprises sont déjà passées de la comptabilité


analytique traditionnelle au coût par activité (activity based costing).
Cette méthode est apparue d’abord dans l’industrie manufacturière, ou
elle est maintenant d’un large usage, étant à être adopter par toute les
entreprise.

L’entreprise doit bien connaitre son marché et ses acteurs notamment


ses concurrent (leurs cout et leurs stratégie). Elle doit s’informer
également sur toute la conjoncture économique (ouverture du marché,
Les coûts de la totalité de la chaine économique, etc.) pour se situer par
rapport à son environnement et affronter les concurrents sur un marché
de plus en plus concurrentiel.

La création de la richesse pour l’entreprise passe par une meilleure


exploitation de l’information. Les entreprises sont obligées de disposer
de certains types.

 Le traitement de l’information

Le traitement de l’information est le processus de changement de


l’information de toute manière détectable par un observateur.

7
Le traitement est l’opération de transformation des données par
changement de leur aspect et\ou modification de contenu par
agglomération, par calcul, reformulation et commentaire etc.

De ce fait, il constitue la fonction la plus importante du système


d’information car il entraine la création d’information directement
utilisable par les décideurs. Il porte essentiellement sur les hommes qui
transforment les données en informations significatives correspondant
aux attentes des utilisateurs. Le défi pour cette opération est le caractère
intangible de l’information, est à dire son immatérialité, et vitalité, ce qui
signifier qu’une information peut être importante de l’instant et n’avoir
aucune importance quelque instant après4.

Une foi traiter l’information peut être diffusée sut trois forme5 :

C’est l’information qui se transmit directement entre les individués, le


seul support de stockage permanant de cette information est cerveau
humain, ce qui rend difficile l’appréhension de son traitement
.Cependant, il est possible d’enregistrer et de stocker cette information
surtout sou forme magnétique.

Cette information peut être sous forme simple courbe ou des


photographie en couleurs sur plusieurs types de supports ainsi : le papier
; les films ; les supports magnétiques, analogiques…

4
SLAOUTI A, la revue des sciences commerciales, méthodologie d’identification des
systèmes d’informations pertinents, INC, numéro 01, 2002, p: 111.
5
HENRI Briand, JEAN –Bernard Crampes et les autres, les systèmes d’information analyse
et conception, édition DUNOD informatique, paris, 1986, p: 20-21.
8
C’est l’information le plus utilisée dans les systèmes d’information des
organisations sociales. Ses supports sont aussi nombreux mais le papier
est actuellement le seul support utilisé.

D’une manière générale, l’information apparait comme étant un


renseignement qui véhicule une connaissance, un savoir sur un sujet ou
une chose, néanmoins, on emploie souvent indifféremment les termes
(donnée et information).

De ce fait la distinction n’est pas toujours facile à effectuer car elle


dépend de contexte : exemple, le montant hors taxe d’une facture et
une données pour le comptable, c’est peut être une information pour le
responsable commercial.

D’après Mac Donough6 « l’information est la rencontre d’un problème et


d’un ensemble de données» donc, l’information est un fait ou un
événement qu’on porte à la connaissance d’autrui. Elle et la composante
de base d’un système d’information, elle peut être définie comme étant
un moyen qui permet à toute entreprise de s’adapter à son
environnement.

Exemples : total des ventes de la journée, augmentation des salaires


mensuels.

6
John R Schermerhorn, David S. Chappell: principes de management, Ed: village mondial,
Paris, 2002, p: 39.
9
Figure 1 : La place du SIG dans le processus d’information

Données Système Informations


(entrées) d’Information de (sortie)
Gestion (SIG)

Il convient pour éclaircir ce schéma de préciser la distinction qui


intervient ici entre « données » et « informations ». Les données sont
des observations qui n’ont pas encore été traitées, et donc qui ne
permettent pas de tirer quelconque enseignement. Les informations
quant à elles sont des données traitées qui, une fois analysées,
constitueront une aide fiable à la décision.

Ces informations seront par la suite présentées sous forme d’états


financiers (Bilan et Compte de Résultat notamment), d’indicateurs divers
et de tableaux de bord.

 Types d’information

L’information peut se présenter de plusieurs natures. Voici quelques


types d’informations :

 niveau d’agrégation (brutes, élaborées) ;

 flux (logistique, monétaire, de personnel, de l’actif) ;

 utilisation (planification stratégique –gestion administrative –


régulation opérationnelle) ;

 nature du support (oral –documentaire –informatique).

10
 Qualités requises pour une information

 Pertinence (mesure la qualité d’une information) : relation directe


entre l’action à accomplir ou la décision à prendre

 précision : ni trop importante, ni trop faible ;

 sécurité (pour reconstituer l’information en cas d’accident) ;

 intégrité (contraintes statiques ou dynamiques) ;

 confidentialité (protection contre tentatives d’accès) ;

 non redondance (un seul exemplaire de chaque information) ;

 Convivialité (qualité de représentation sur support externe et


facilité d’accès par les utilisateurs) ;

 âge (temps entre enregistrement et sortie des résultats) ;

 fréquence (nombre de transmissions par unité de temps) ;

 Cohérence (d’unité, de temps, etc.) ;

 Rentabilité: coût d’obtention ≤gain, meilleur service.

L’utilisation de moyens informatiques, électroniques et la


télécommunication permettent d’automatiser et de dématérialiser les
opérations telles que les procédures d’entreprise. Ils sont aujourd’hui
largement utilisés en lieu et place des moyens classiques tels que les
formulaires sur papier et le téléphone et cette transformation est à
l’origine de la notion de système d’information (SI).

11
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 3 : séance à distance (Notion et finalité du SI)

Objectifs de la séance : mieux cerner la notion du SI et sa


finalité ;

Notion de système d’information

Qu’est-ce qu’un SI?

Système : ensemble d’éléments en interaction dynamique, dont les


éléments sont organisés et coordonnés en vue d’atteindre un objectif,
qui évolue dans un environnement.

Le SI est un ensemble structuré de ressources humaines, matérielles,


logicielles, de données et de réseaux qui recueille, transforme et diffuse
de l’information dans une entreprise.

Les objectifs d’un système d’information

Tout SI poursuit les objectifs ci-après :

 produire une présentation la plus proche possible de la réalité des


processus ;
 mémoriser ces présentations ;
 communiquer ces présentations.

Un système d’information est un ensemble de moyens techniques,


administratifs, et humains qui servent à la collecte, au classement et à la
transmission d’informations entre les membres d’une organisation
(institution, entreprise, association,..).

1
Les principaux types de systèmes d’information

Dans la pratique, on retient quatre principaux types de SI. Il s’agit du :

 Système d’information pour dirigeant (SID) ;

 Système d’information de gestion (SIG) ;

 Système d’aide à la décision (SAD) ;

 Système de traitement des transactions (STT).

Par ailleurs, l’accent sera mis sur la SIG, qui est l’objet de ce cours.

Les STT : systèmes de base qui soutiennent le niveau des opérations.


Ils sont informatisés et exécutent et enregistrent les transactions
quotidiennes et courantes nécessaires aux affaires de l’organisation.

Dans une entreprise, le service des systèmes d’information est


responsable de l’entretien :

 du matériel;
 des logiciels;
 du stockage des données;
 des réseaux.

Nuancez Système d’information et système informatique

2
Figure 2 : Système d’information et système informatique1

Acteurs Informations

Processus

Système informatique

Matériels Logiciels

Application

NB : le système d’information s’appuie sur le système informatique,


alors que le système informatique permet une meilleure mise en place
du système d’information. En conclusion, les deux systèmes sont
complémentaires et indissociables.

Le système d’information (SI) est un "ensemble d’éléments (personnel,


matériel, logiciel...) permettant d’acquérir, traiter, mémoriser et
communiquer des informations". Le SI est le centre nerveux des
entreprises.

Tous les acteurs de l’entreprise véhiculent des informations. L’objectif


principal d’un système d’information (SI) consiste à restituer

1
MORLY, management d’un projet système d’information 5ème édition DUNOD, paris, p: 2.

3
l’information à la personne concernée sous une forme appropriée et au
moment opportun.

Il est généralement spontané dans les entreprises de taille réduite, mais


il fait l’objet d’une attention toute particulière dans les grandes
entreprises. En effet, son rôle a grandi du fait d’un environnement
changeant, de l’émergence de très grandes entreprises internationales et
du développement des applications et de la capacité des traitements
informatiques.

NB : le système informatique n’est qu’un sous ensemble du système


d’information.

Supporté par du matériel, des programmes et procédures de traitement


(logiciel), des voies de communication (réseaux), des données (dans les
bases de données). Il en sort différents produits informatifs.

Né dans les domaines de l’informatique et des télécommunications, le


concept de système d’information s’applique maintenant à
l’ensemble des organisations, privées ou publiques. Le système
d’information coordonne grâce à l’information les activités de
l’organisation et lui permet ainsi d’atteindre ses objectifs. Il est le
véhicule de la communication dans l’organisation. De plus, le SI
(système d’information) représente l’ensemble des ressources (les
hommes, le matériel, les logiciels) organisées pour : collecter, stocker,
traiter et communiquer les informations.

« Un système d’information est l’ensemble des ressources (matériels,


logiciels, données, procédures, humains, …) structurés pour acquérir,
traiter, mémoriser, transmettre et rendre disponible l’information (sous

4
forme de données, textes, sons, images, …) dans et entre les
organisations. ».

 La finalité du SI

Le SI a une double finalité :

o une finalité fonctionnelle

Le SI est un outil de communication et de coordination entre les


différents services et domaines de gestion de l’entreprise. Il doit produire
et diffuser des informations nécessaires aux opérations d’une part et aux
choix stratégiques et tactiques d’autre part. Le SI a donc un rôle
opérationnel et stratégique. Il est opérationnel quand il se concentre sur
des tâches et des procédures de gestion courante et automatisables
(comptabilité, gestion, paie, commerciale,…). Par contre, il est
stratégique quand il intervient pour les prises de décisions.

L’analyse de l’entreprise en tant que système consiste à


déterminer l’ensemble des flux et à connaître la nature de
l’information.

Il faut distinguer 3 fonctions :

 le contrôle : contrôle la qualité de ce qui a été fait par le système


opérant ;
 la coordination : il assure le suivi des actions qui sont menés dans
l’entreprise ;
 la décision : élaboration de prévisions, décisions d’arrêter la
production d’un produit qui n’est plus rentable.

5
o une finalité sociale :

Il faut noter que le SI a une autre finalité qui concerne la vie dans
l’entreprise, il doit permettre l’intégration des salariés dans l’entreprise,
ceci quel que soit leur niveau dans la hiérarchie.

Il doit favoriser la connaissance de l’entreprise et la compréhension des


choix stratégiques par l’ensemble du personnel. De plus, il permet de
développer un "esprit d’entreprise" chez les salariés en facilitant, par la
diffusion de l’information, une vie sociale et une culture d’entreprise.

Le SI est un outil de communication, d’aide à la prise décision et


un outil de management.

L’information est la matière première du SI. Le système d’information est


la mémoire, les oreilles, et la parole de l’organisation.

Recueil de l’information

 Sources externes (Environnement du système)

• Flux en provenance des partenaires (Clients, Fournisseurs,


Administration, …)

• Être à l’écoute pour anticiper les changements et adapter son


fonctionnement

 Sources internes

• Flux générés par les acteurs du système (Approvisionnements,


Production, Gestion des salariés, Comptabilité, Ventes, …)

• Flux formalisés par des procédures

• Flux informels (climat social, savoir-faire, …).

6
ACSI = Analyse et Conception des Systèmes d’Information

•Analyse : processus d’examen de l’existant

•Conception : processus de définition de la future application


informatique

•Systèmes d’Information : ensemble des moyens (humains et matériels)


et des méthodes se rapportant au traitement de l’information d’une
organisation.

a) Le rôle du système d’information

Le système d’information (SI) peut se définir par son objectif, qui est
d’assurer la saisie, la conservation, le traitement et la circulation des
informations, de façon à ce que chacun, dans l’organisation, puisse
disposer au bon moment des données dont il a besoin pour remplir sa
tâche.

Le système d’information répond aux besoins courants, aide aux prises


de décision et à la préparation de l’avenir (veille informationnelle, gestion
des connaissances). Il couvre l’ensemble de l’organisation, mais il ne
traite que les informations gérables, plus ou moins formalisées, à
l’exclusion des informations ambiantes (comme l’humeur du chef ou la
motivation du personnel). Le système d’information a une dimension
organisationnelle (il est lié à une organisation du travail), une dimension
humaine (il interfère avec le comportement des personnes) et financière
(il agit sur les coûts).

7
Le système d’information est une aide pour la prise de
décision

Le Système d’Information permet aux responsables d’obtenir les


informations qui leurs sont nécessaires pour les prises de décision .Ils
vont pouvoir étudier plus facilement les conséquences possibles de leur
décision .le Système d’Information va aussi permettre d’automatiser
certain décisions.

Le Système d’Information est un outil de contrôle de


l’évolution d’organisation

Le Système d’Information va permettre de détecter des


dysfonctionnements interne ou des situations anormal pour que cet outil
soit opérationnel ; le Système d’Information doit être la « mémoire
collective » de l’organisation cela en gardant constamment une trace de
chaque information.

Le Système d’Information est un outil de coordination des


déférentes activités de l’entreprise

Le Système d’Information va aussi fournir des informations sur le


présent, elles seront les mêmes pour l’ensemble des services et seront
mises à jour régulièrement .tout le monde est informé de mêmes
manières selon son accès aux informations.

b) L’apport du système information

Le système informatique regroupe les moyens informatiques utiles pour


traiter l’information : ordinateurs, réseaux, programmes, mais aussi des
locaux et du personnel…
8
Le système informatique est un outil parmi d’autres au service du
système d’information qui exploite par ailleurs des moyens non
informatiques ou « manuels » (le papier, le téléphone…). La technologie
informatique n’est pas une fin en soi et la facilité d’accès aux TIC
(technologies de l’information et de la communication) ne doit pas
conduire à la construction de systèmes inadaptés, sous-utilisés ou peu
fiables.

c) L’évolution des systèmes d’information

Les systèmes d’information sont de plus en plus communicants, dans


l’organisation (réseaux locaux) et avec l’environnement de l’organisation
(réseaux étendus, internet). La quantité d’information disponible
augmente ainsi considérablement et il est nécessaire de gérer des
données de plus en plus riches et complexes. L’informatique a de tout
temps été adaptée au traitement d’informations formelles et structurées,
que l’on peut représenter par des données bien délimitées ayant une
présentation standardisée.

9
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 4 : séance à distance (Organisation et processus
du SI)

Objectif de la séance : au terme de cette séance, les


apprenants seront en mesure de comprendre l’organisation du
SI et son processus

L’organisation du système d’information

a) Les structures internes

Au plan interne, le système d’information est en principe animé et


construit par :

 la direction, qui fixe les objectifs de l’organisation et définit une


stratégie dans laquelle s’inscrit le système d’information ;
 les managers et des experts en organisation ;
 les utilisateurs de l’information, responsables et exécutants qui
assurent les activités de l’organisation ;
 les informaticiens, qui gèrent le système informatique. Quand la
taille de l’organisation le justifie, le système d’information est piloté
par une direction du système d’information (DSI) qui apporte, dans
le respect de la stratégie fixée par la direction, des solutions
techniques et organisationnelles en réponse aux besoins des
métiers ou des fonctions de l’organisation.

La DSI évite le cloisonnement du système d’information (système de


gestion, système industriel, système d’aide à la décision…) et l’isolement

1
d’une fonction informatique purement technique. Elle gère les moyens et
compétences informatiques et comprend typiquement trois pôles
assurant l’exploitation du système informatique, sa supervision et
l’évolution du système d’information.

La répartition des moyens de traitement

Les composantes du système informatique permettent la saisie des


informations dans le système ou leur présentation aux utilisateurs, la
mémorisation, la communication et le traitement des données.

La saisie de données déclenche généralement un traitement qui peut se


faire immédiatement, en temps réel, ou être différé de plusieurs heures
voire de plusieurs jours :

 le traitement en temps réel s’accompagne d’une saisie des


informations à la source, là où elles apparaissent ;
 le traitement différé correspond à une exploitation des données par
lots, après qu’elles aient été regroupées, parfois par une saisie à la
source étalée dans le temps.

Dans chacun de ces modes de traitement, saisie ou traitement peuvent


se faire localement ou à distance, grâce aux réseaux. Le développement
des réseaux permet de généraliser la saisie à la source et de privilégier le
traitement immédiat quand il est judicieux. Ce mode d’exploitation des
systèmes informatiques peut reposer sur deux types d’architectures, qui
se distinguent en fonction de la localisation des moyens de traitement et
de mémorisation des données :

2
 l’architecture est centralisée quand données et traitements sont
concentrés sur un seul ordinateur (c’est par exemple le cas des
gros ordinateurs ou « mainframes » associés à un réseau de
terminaux passifs) ;
 l’architecture est répartie quand la mémorisation ou les traitements
sont pris en charge par différents ordinateurs.

Figure 3 : Processus du système d’information

Contrôle des performances du


système

Entrée des Traitement Sortie des


ressources en des produits
données données d’information

Stockage des données

Les caractéristiques du système d’information

Un système est un ensemble d’éléments en interaction avec une finalité


déterminée. Les interactions font que le système diffère de la somme de
ses éléments pris séparément. Le système d’information met à la
disposition de chacun les données qui lui sont nécessaires pour remplir
sa tâche. Il répond aux besoins courants et aide aux prises de décision
et à la préparation de l’avenir (veille informationnelle).

3
Le système d’information comprend le système informatique, les
réseaux, mais aussi des moyens non informatiques (« manuels »). Il doit
garantir la fiabilité et la sécurité des informations. Par ailleurs, un
système d’information présente les caractéristiques suivantes :

 dynamique : il a des changements d’état ;


 ouvert : il a un environnement, des entrés et des sorties ;
 actif : il réagir para port à son état et à celui de son
environnement;
 adaptatif : il adapte à son comportement à ses objectifs ;
 contrôler : il possède un des sous- système(s) de contrôle.

Les qualités de système d’information

 la rapidité : le système d’information doit diffuser l’information


rapidement car elle a une durée très périssables, les gestionnaire
de base de donné ont permet via réseau locaux et publique de
mettre à disposition de tous les utilisateurs une masse
d’information mis à jour instantanément en une seule fois.
 la fiabilité : ou intégrité des informations : c’est à dire conforme à
la réalité, ou le plus proche possible, attentions aux rumeurs, aux
bruits
 la pertinence : le système d’information doit procurer à chaque
agent toute les informations dont il a besoin et uniquement celle-
là.
 la confidentialité : quand cela doit être, tout doit être pour éviter
les fuites (mot de passe clé d’accès…).

4
Les acteurs du système d’information

Dans une organisation, divers acteurs participent à la découverte, à


l’élaboration, à la diffusion ou à l’exploitation de l’information : des
individus, des groupes formels (service, département, établissement,
comité…) ou des entités organisationnelles (poste de travail, localisation
géographique…).

Les flux d’information

Les acteurs communiquent grâce à des flux d’information. Un flux porte


un message et est caractérisé par un émetteur, un ou plusieurs
destinataires (les récepteurs de l’information), un contenu informationnel
et un support de communication (papier, réseau informatique ou
téléphonique, oral). Pour que l’information ne soit pas perdue, chaque
flux doit être traité, pour mémoriser l’information qu’il contient, pour la
présenter, la combiner à d’autres ou la transmettre à d’autres acteurs.
Les flux échangés entre les acteurs du système d’information permettent
le travail collectif et la coordination des actions. Leur analyse permet de
comprendre la dynamique du système d’information.

Un diagramme des flux, aussi appelé modèle des communications,


permet de représenter des flux échangés au sein du système
d’information.

5
Figure 4 : Diagramme des flux pour la définition d’une fonction
en vue d’un recrutement
Service
RH

Service Direction
Utilisateur

Les deux flèches bidirectionnelles illustrent les flux d’informations entre


les trois (03) niveaux hiérarchiques.

La flèche bidirectionnelle entre le Service RH et le Service utilisateur


concernent les points 1, 4 et 5 ci-dessous. Par contre, la flèche entre le
Service RH et la Direction concerne les points 2 et 3 ci-dessous relatifs à
la fiche besoin et à la prise de décision.

1-le Service RH demande au Service utilisateur d’exprimer son besoin

2-le Service RH transmet la fiche de besoin à la Direction

3-la Direction prend une décision et la transmet au Service RH

4- le Service utilisateur transmet un avis de poste à pouvoir au Service


RH

5-le Service RH définit la fonction et informe le Service utilisateur

6
Les processus de traitement de l’information

Un processus est une succession de tâches ou d’activités permettant


d’obtenir un résultat qui doit satisfaire un « client » interne ou externe à
l’organisation. Le fonctionnement d’une organisation se décompose en
un ensemble de processus imbriqués de traitement de l’information, des
processus de gestion qui rythment l’activité réelle, productive.

Un processus de gestion est déclenché par un événement, par exemple


l’arrivée d’un flux, et il se termine quand il a produit le résultat auquel
doit aboutir l’acte de gestion concerné. On distingue les processus métier
(fabrication, vente…), qui contribuent directement à la remise d’un
produit au client final et les processus de soutien (gestion du personnel,
comptabilité…), qui servent un client interne à l’organisation. Un
processus clé est un processus conditionnant la performance de
l’organisation.

Les activités qui composent un processus relèvent souvent de différentes


spécialités et sont menées par différentes fonctions d’une entreprise
(fonction commerciale, productive, comptable, logistique…). Le
processus est alors transversal (il traverse l’organisation).

Exemple : processus de prise en charge d’une commande client dans


une entreprise fabriquant à la demande des produits standardisés :

– enregistrement de la commande par un commercial (dont le contenu


doit être transmis à la planification) ;

7
– planification de la fabrication par le service ordonnancement
(produisant des données à destination de la fabrication et de
l’approvisionnement) ;

– approvisionnement en matières et fournitures par le service


approvisionnements (dont l’action conditionne la fabrication) ;

– fabrication (qui informe quand le produit est terminé et génère des


informations permettant de déterminer des coûts, des délais…) ;

– expédition au client par la logistique aval (à partir de données


commerciales et de fabrication) ;

– facturation par le service comptable (selon les informations de la


commande et éventuellement des compléments venant de la
fabrication).

Le système informatique

Le système informatique regroupe les moyens informatiques utiles pour


traiter et stocker l’information : ordinateurs, réseaux, programmes, mais
aussi locaux, personnel… C’est un outil au service du système
d’information et de ses processus. Dans un système informatique, la
donnée est la traduction codée d’une information. Elle peut-être «
quantitative » (quand elle intervient dans des calculs) ou à l’opposé «
qualitative », « permanente » (toujours utile et disponible) ou au
contraire « temporaire ».

8
Le secteur informatique

Le secteur informatique regroupe de nombreux métiers à tous niveaux


(management, conception, réalisation, exploitation, maintenance) et
plusieurs dizaines de milliers d’entreprises.

Les principaux acteurs du secteur sont : (i) les constructeurs de matériel


et les éditeurs de progiciels ; (ii) les prestataires de services (Société de
Services et d’Ingénierie Informatique, fournisseurs d’accès internet,
hébergeurs d’applications, sociétés d’infogérance ou de tierce
maintenance…) ; (iii) les revendeurs et loueurs d’équipements ; ȃ les
experts et conseils, les organismes professionnels (par métier, par
territoire), les syndicats ; (iv) les organismes publics (comme la
Commission Nationale Informatique et Libertés) ; (v) les entreprises de
communication (presse, salons) ; (vi) les organisations utilisatrices de
l’informatique.

La description du système d’information

Un système d’information peut être décrit par des modèles (des


représentations simplifiées de la réalité). Plusieurs modèles
complémentaires sont nécessaires pour décrire complètement le système
: modèle de données, de flux, de traitements, de processus,
d’organisation, d’architecture informatique…

Les systèmes décisionnels

Une décision se distingue d’un acte routinier par le fait qu’elle nécessite
une réflexion spécifique conduisant à choisir entre plusieurs possibilités.
Dans l’organisation, des décisions sont prises aux niveaux : (i)
9
stratégique, où elles engagent l’avenir de l’organisation ; (ii) tactique,
pour affronter la concurrence et répartir les ressources ; (iii) opérationnel
pour le fonctionnement courant.

Chaque décision repose notamment sur des informations fournies par


des logiciels d’usage courant (comptabilité, gestion commerciale, GRH,
production…) ou des systèmes dédiés à la prise de décision.

Exemple : décisions et actions préparatoires aux niveaux stratégiques,


tactique et opérationnel ; – lancement d’une nouvelle activité (étude du
marché, détermination de la capacité productive et commerciale,
définition des financements nécessaires) ; – révision des tarifs (analyse
comparative de la concurrence, calcul des coûts, simulation des ventes
dans différentes hypothèses) ; – attribution d’une remise exceptionnelle
(étude de l’historique client, analyse de la situation des ventes et des
objectifs, application des consignes aux vendeurs).

10
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 5 : séance de travail à distance (Principales
sources et dimensions du SI)

Objectif de la séance : Apporter des éclairages sur les


principales sources et dimensions du SI et mieux cerner
l’équilibre des trois dimensions.

Les dimensions du Système d’information (SI)

On doit d’abord comprendre et équilibrer les trois dimensions d’un SI


avant de créer de la valeur. Il s’agit : organisation, technologie et
gestion.

Organisation

Système
d’Information

Gestion Technologie

Dimension managériale des SI :

 évaluer des situations, des problèmes, des besoins ;


 prendre des décisions ;
 planifier ;

1
 créer de nouveaux produits et services ;
 exercer un leadership responsable.

Dimension technologique des SI

Les gestionnaires doivent posséder un minimum de connaissances sur


les technologies afin d’être en mesure de prendre de meilleures décisions
s’agissant de la façon de les utiliser pour créer de la valeur. Ces
connaissances portent sur :

 le matériel ;
 les logiciels ;
 la technologie de stockage ;
 la technologie de communication ;
 les réseaux.

Dimension organisationnelle des SI

Sur le plan organisationnel, les SI s’intéressent :

 aux gens ;
 à la structure ;
 aux processus d’affaires ;
 à la culture ;
 à la politique.

Les approches modernes de l’étude des SI

On distingue deux approches notamment les approches techniques et les


approches comportementales. Les approches techniques regroupent : (i)
l’informatique, (ii) la science de gestion et la recherche opérationnelle.
2
Par contre, celles comportementales rassemblent la psychologie, la
sociologie et l’économie.

Les principales sources de système information

Données : sous des formes variées (chiffre, texte, images, sons …)


ses ressources essentiellement matérialiser l’information détenue par
l’organisation. Elles sont la matière première sur laquelle le système
d’information agit, elles sont traitées à l’aide de model qui expriment des
connaissances, et permet de déduire un résultat ou une action1.

Logiciel et procédure : il constitue la description formelle des


opérations effectuées (les programmes : système d’exploitation,
traitement des textes, feuille de paie. Les procédures : saisies, correction
d’erreur distribution des chèques de paie).

Matériel : le système d’information repose des technologies


numériques de l’information (réseaux ordinateur, unité périphériques,
station de travail, papier…).

Personne : il y a pas du système d’information sans personne, sans


acteur : se sont soit des utilisateurs de système, employés, cadre qui
pour la réalisation de leurs taches, utilisent l’information produit par le
système et ces possibilités d’automatisation ou qui alimente le système.

1
REIX Robert : système d’information et management des organisations, 4ème édition, paris,
2002, P: 49- 21.
3
Figure 5 : sources de système d’information2

Personnels
Acquérir des
(spécialistes ou
informations
utilisateurs)
(collecter)

Matériels (machines,
Traiter des
supports)
informations
(transformer)
Système
Logiciels et
Procédures d’Information
(Programmes, Stocker des
Méthodes) informations
(conserver)

Données
(connaissances, Communiquer des
modèles, etc.) informations
(diffuser)

2
JOLIVET Félix et REBOUL Gérard, informatique appliquée à la gestion, 2ème édition, édition Dunod,
Paris, 1996, p: 28.

4
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 6 : séance à distance (Lien entre information et
organisation)

Objectif de la séance : A la fin de cette séance, les apprenants


seront capables d’établir le lien entre l’information et
l’organisation.

L’information et l’organisation

L’information est indispensable dans le processus de décision d’une


organisation. Elle est utile à :

 la diminution de l’incertitude ;
 la liberté de choix ;
 la cohésion de l’organisation ;
 l’évolutivité par rapport à l’environnement.

Chaque organisation poursuit un objectif et fonctionne sur la base d’une


division du travail entre ses membres. Comment, ainsi, assurer le respect
de l’unicité de l’objectif global malgré la division des tâches entre ses
membres?

Le partage de l’information permet la coordination.

Pour faire face à l’ensemble de ces besoins fondamentaux en


information, les organisations développent des activités de traitement de
l’information (acquisition, communication, transformation, stockage,
diffusion) essentielles pour leur survie.

1
Tableau 1: Principaux services d’une organisation et leurs
fonctions

SERVICES FONCTIONS
Fabrication et Production Fabrication des produits et création des
services
Ventes Marketing Vente des produits et des services de
l’organisation
Finances et Comptabilité Gestion des éléments d’actifs financiers de
l’organisation, tenue de la comptabilité
Ressources Humaines Recrutement, perfectionnement et
maintien de la main-d’œuvre de
l’organisation, suivi des dossiers des
employés

Source : Jacques Lavallée et Daniellle Perras, (2006), La gestion de


l’entreprise numérique

 L’évolution des systèmes d’information

Les systèmes d’information sont de plus en plus communicants, dans


l’organisation (réseaux locaux) et avec l’environnement de l’organisation
(réseaux étendus, internet).

La quantité d’information disponible augmente ainsi considérablement et


il est nécessaire de gérer des données de plus en plus riches et
complexes. L’informatique a de tout temps été adaptée au traitement
d’informations formelles et structurées, que l’on peut représenter par des
données bien délimitées ayant une présentation standardisée.

2
A. L’organisation du système d’information

 Les structures internes

Au plan interne, le système d’information est en principe animé et


construit par :

 la direction, qui fixe les objectifs de l’organisation et définit une


stratégie dans laquelle s’inscrit le système d’information ;
 les managers et des experts en organisation ;
 les utilisateurs de l’information, responsables et exécutants qui
assurent les activités de l’organisation ;
 les informaticiens, qui gèrent le système informatique.

Quand la taille de l’organisation le justifie, le système d’information est


piloté par une direction du système d’information (DSI) qui apporte,
dans le respect de la stratégie fixée par la direction, des solutions
techniques et organisationnelles en réponse aux besoins des métiers ou
des fonctions de l’organisation.

La DSI évite le cloisonnement du système d’information (système de


gestion, système industriel, système d’aide à la décision…) et l’isolement
d’une fonction informatique purement technique. Elle gère les moyens et
compétences informatiques et comprend typiquement trois pôles
assurant l’exploitation du système informatique, sa supervision et
l’évolution du système d’information.

3
 La répartition des moyens de traitement

Les composantes du système informatique permettent la saisie des


informations dans le système ou leur présentation aux utilisateurs, la
mémorisation, la communication et le traitement des données. La saisie
de données déclenche généralement un traitement qui peut se faire
immédiatement, en temps réel, ou être différé de plusieurs heures voire
de plusieurs jours :

 le traitement en temps réel s’accompagne d’une saisie des


informations à la source, là où elles apparaissent ;
 le traitement différé correspond à une exploitation des données par
lots, après qu’elles aient été regroupées, parfois par une saisie à la
source étalée dans le temps. Dans chacun de ces modes de
traitement, saisie ou traitement peuvent se faire localement ou à
distance, grâce aux réseaux. Le développement des réseaux
permet de généraliser la saisie à la source et de privilégier le
traitement immédiat quand il est judicieux. Ce mode d’exploitation
des systèmes informatiques peut reposer sur deux types
d’architectures, qui se distinguent en fonction de la localisation des
moyens de traitement et de mémorisation des données :
 l’architecture est centralisée quand données et traitements sont
concentrés sur un seul ordinateur (c’est par exemple le cas des
gros ordinateurs ou « mainframes » associés à un réseau de
terminaux passifs) ;
 l’architecture est répartie quand la mémorisation ou les traitements
sont pris en charge par différents ordinateurs.

4
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 7 : séance en présentiel (Périmètre du système
d’information)
Objectif de la séance : A l’issue de cette séance, les apprenants
seront en mesure de circonscrire le périmètre du SI.

B. Périmètre du système d’information

Un système d’Information (noté SI) représente l’ensemble des


éléments participant à la gestion, au traitement, au transport et à la
diffusion de l’information au sein de l’organisation. Très concrètement le
périmètre du terme Système d’Information peut être très différent
d’une organisation à une autre et peut recouvrir selon les cas, tout ou
partie des éléments suivants :

o les bases de données de l’entreprise ;


o un outil de gestion de la relation client (Customer
Relationship Management) ;
o l’infrastructure réseau ;
o des dispositifs de sécurité ;
o etc.

Concrètement qu’est-ce qu’un système d’information ?

Techniquement, c’est un ensemble de composantes inter-reliées qui :

 recueillent de l’information ;

 la traitent ;

 la stockent et

1
 la diffusent, afin d’aider à la prise de décision et au contrôle dans
l’organisation.

C. Catégories de systèmes

On distingue généralement 3 grandes catégories de systèmes, selon


les types d’application informatique : les systèmes de conception, les
systèmes industriels ou embarqués et les systèmes d’information de
gestion. Du point de vue de la valeur financière du patrimoine
informatique, les systèmes d’information de gestion sont largement
majoritaires.

D. Tendance actuelle

Le domaine des systèmes d’information et de communication a certes


une forte composante technologique et informatique. Mais c’est
seulement un aspect de ce domaine qui est en fait beaucoup plus vaste.

Par conséquent, dans les entreprises actuelles, le système d’information


et de communication tend à s’orienter vers des ensembles plus globaux,
l’information traitée par l’humain étant une connaissance à gérer.

En termes de management des systèmes d’information, une tendance


actuelle correspond à leur externalisation auprès d’une ou plusieurs
sociétés prestataires pouvant se voir confier la gestion de l’infrastructure
informatique, des développements de logiciels ou encore de la
gouvernance.

Communication : Intranet/Extranet

Un intranet est un ensemble de services Internet (par exemple un


serveur web) interne à un réseau local, c’est-à-dire accessible

2
uniquement à partir des postes d’un réseau local et invisible de
l’extérieur. Il consiste à utiliser les standards client-serveur de l’Internet
(en utilisant les protocoles TCP/IP), comme par exemple l’utilisation de
navigateurs Internet, pour réaliser un système d’information interne à
une organisation ou une entreprise.

Un extranet est une extension du système d’information de l’entreprise


à des partenaires situés au-delà du réseau, et ce, de manière sécurisée
(authentification par nom d’utilisateur et mot de passe). De cette façon,
un extranet n’est ni un intranet, ni un site Internet, il s’agit d’un système
supplémentaire offrant par exemple aux clients d’une entreprise, à ses
partenaires ou à des filiales un accès privilégié à certaines ressources
informatiques de l’entreprise par l’intermédiaire d’une interface Web.

3
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 8 : séance à distance (Système d’information de
gestion)
Objectif de la séance : au terme de cette séance, les
apprenants seront capables de mieux cerner le concept du SIG

Partie II : Le Système d’Information de Gestion (SIG)

La nécessité de l’information pour les entreprises

Toutes les entreprises ou organisations doivent faire face à la nécessité


de disposer en permanence d’informations utiles et fiables émanant de
sources diverses, internes ou externes. La mobilisation, le traitement et
l’exploitation d’informations pertinentes correspondent à plusieurs
besoins vitaux allant de la préparation des décisions stratégiques à
l’appui apporté aux activités du quotidien, en passant par le
développement des connaissances et des compétences des personnes ou
encore la préservation et finalement à la pérennisation des valeurs
fondamentales des entités concernées.

Trois points seront examinés à ce niveau, notamment les domaines de


gestion.

A. La notion de domaines de gestion

Le "Domaine de Gestion" désigne une subdivision logique de


l’organisme regroupant un ensemble d’activités complémentaires
concourant à la réalisation complète d’une classe de biens ou de services
et/ou à la prise en charge d’une population déterminée.

1
Analyse Systémique de l’Entreprise

Les éléments du système sont eux-mêmes des systèmes (ou sous-


systèmes), encore appelés domaines de gestion. L’entreprise peut se
décomposer en 3 sous-systèmes :

 le système de décision ;
 le système d’information ;
 le système opérant.

Système organisationnel

Environnement : clients, fournisseurs, concurrents, partenaires,


institutions financières, employés (RH), actionnaires, pouvoirs publics
(Etat), etc.

Figure 6 : Les principaux types de systèmes dans une


organisation (système de décision, système d’information et
système d’opérant).

Système de décision :
réfléchir, décider,
contrôler
(Cadres supérieurs)

Système d’information :
générer des informations,
traiter, diffuser (cadres
intermédiaires)

Système opérant :
transformer, produire2
(cadres opérationnels)
Système de Décision (ou pilotage, management, etc.)

Guide l’organisation vers ses objectifs (activités de planification et de


contrôle) : coordonne, imagine, finalise, élabore des objectifs et gère.

Système d’Information

 Intermédiaire entre les systèmes de décision et opérationnel,

 par qui transite toute information : mémorise l’information


(conservation de l’information pour des besoins ultérieurs),

 traite l’information (rapprochements, calculs, comparaisons),

 fait circuler l’information (accès à la mémoire, échange entre


acteurs).

Système Opérant (ou logistique, technologique, physique, de


production, etc.)

Effectue la transformation : reçoit, traite, envoie

–Reçoit les informations émises par le système de pilotage

– Se charge de réaliser les tâches qui lui sont confiées

– Génère à son tour des informations en direction du système de


pilotage

Qui peut ainsi contrôler les écarts et agir en conséquence

– Il englobe toutes les fonctions liées à l’activité propre de l’entreprise :

Facturer les clients, régler les salaires, gérer les stocks, …

Remarque : un même employé peut être un acteur de chacun des trois


sous-systèmes.

3
Tableau 2 : Les applications types d’un STT

Systèmes Systèmes pour la Systèmes Systèmes


pour les fabrication et la pour les pour les
ventes et le production finances et ressources
marketing la humaines
comptabilité
Principales Service à la Ordonnancement Grand livre Dossiers des
fonctions du clientèle membres du
Achat Facturation
système personnel
Gestion des
Expédition/réception Prix de
ventes Avantages
revient
Opérations sociaux
Suivi de la
promotion Rémunération
Changement Relation de
de prix travail
Communication Formation
avec les
distributeurs
Principaux Systèmes Systèmes de Grand livre Dossiers du
systèmes d’information contrôle des personnel
Livre de paie
d’application sur les machines
Systèmes
commandes Comptes
Systèmes de d’avantages
débiteurs et
Systèmes de contrôle achats sociaux
créditeurs
commissions
Systèmes de Inventaires
des ventes Systèmes de
contrôle de la des
gestion des
Soutien aux qualité compétences
fonds
ventes des employés

4
Les SIG : niveau de la gestion

Entrées : résume des transactions, volume élevé de données ;

Traitement ; rapports courants, modèles simples, analyse de base ;

Sorties : rapports sommaires, rapports d’exception ;

Utilisateurs ; gestionnaires de niveau intermédiaire. Exemple : budget


annuel.

Figure 7 : Comment les SIG obtiennent leurs données des STT

Fichier de Système
commandes traitement des Fichier SIG
commandes
*données sur
les ventes
*données sur
Fichier de Système de
planification
les coûts
unitaires des
SIG
production
des produits
ressources
*données sur
matérielles
les
changements de
produits
Fichier de
Système de *données sur
comptabilité
grand livre les dépenses

5
Tableau 3 : Un échantillon de rapport SIG
Code Description du Région de Ventes Ventes Réelle/prévue
produit produit vente réelles prévues
(en FCFA) (en FCFA)

4455-N Nettoyeur de tapis Maritime 406 670 480 000 0,85

Kara 377 811 375 000 1,01

Plateaux 486 700 460 000 1,06

Savanes 400 344 440 000 0,95

TOTAL 1 671 525 1 755 000 0,95

5674-D Désodorisant Maritime 376 670 390 000 0,94

Kara 560 811 470 000 1,19

Plateaux 471 100 420 000 1,12

Savanes 456 344 490 000 0,93

TOTAL 1 855 925 1 770 000 1,05

Les SAD

Niveau de gestion

Entrées : les données utilisées à ce niveau sont faibles et les modèles


sont analytiques

Traitement : les données sont traitées par interactif, simulations,


analyses

Sorties : les outputs sont sous forme d’analyses de décisions, des


rapports spéciaux

Utilisateurs : gestionnaire de niveau intermédiaire

Exemples : analyses coûts des contrats, analyses des besoins de


formation.
6
Les SID

Niveau stratégique (dans le moyen ou long terme)

Entrée : données sont globales et proviennent de l’organisation elle-


même et de son environnement (extérieur)

Traitement : il peut se faire à travers des interactions, des simulations et


des graphiques selon les objectifs et le besoin

Sorties : les outputs issus du traitement sont des projections, des


réponses à certaines requêtes

Utilisateurs : les projections ou les requêtes sont utilisés par les


gestionnaires de niveau supérieur.

Exemples : plan des opérations, plan de formation, plan de carrières.

Caractéristiques des SID

Les systèmes d’information de décision ont les caractéristiques


suivantes :

 destinés aux cadres supérieurs ;

 ils sont individuels, ciblés ;

 les données utilisées proviennent de plusieurs sources ;

 dispendieux à soutenir ;

 se présentent sous forme d’interfaces graphiques conviviales.

7
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 9 : séance à distance (Interrelations entre les
systèmes)
Objectif de la séance : A la fin de cette séance, les apprenants
seront en mesure de décrire les interrelations entre les
systèmes.

Figure 8 : Interrelations entre les systèmes

Systèmes
d’Information pour
les Dirigeants (SID)

Systèmes Systèmes d’Aide


d’Information de à la Décision
Gestion (SIG) (SAD)

Systèmes de Traitement
des Transactions (STT)

Les quatre (04) types de systèmes du point de vue fonctionnel.

 Systèmes de ventes et marketing

Ils ont pour principales fonctions la gestion des ventes, la promotion des
produits, les études de marché, la conception de nouveaux produits,
établissement des prix, etc.

1
Système Description Niveau
d’organisation
Traitement des Entrée, traitement et Opérations
commandes suivi des commandes
Analyse des prix Détermination des prix Gestion
des produits et
services
Prévisions des Préparations des Stratégie
tendances de ventes prévisions de ventes
pour cinq ans

 Systèmes de fabrication et production


Ils ont pour principales fonctions la planification de la production, la
réception des marchandises, les études de marché, la conception de
méthodes de fabrication, les achats de matériaux, la livraison, la gestion
des opérations, etc.
Exemple
Système Description Niveau
d’organisation
Contrôle des machines Contrôle le Opérations
fonctionnement des
machines
Planification de la Décide quand et Gestion
production comment fabriquer de
nombreux produits
Situation Décide où doivent être Stratégie
géographique des situées les nouvelles
installations de installations de
production production

 Systèmes de ventes et marketing

2
Ils ont pour principales fonctions la gestion des dossiers des employés, la
rémunération, les relations de travail, le recrutement, la formation, etc.

Exemple

Système Description Niveau


d’organisation
Formation et Suivi de la formation, Opérations
perfectionnement des compétences et de
l’évaluation du
rendement des
employés
Analyse de la Supervision de la Gestion
rémunération fourchette et de la
répartition des
traitements, salaires et
avantages
Planification des RH Planification à long Stratégie
terme des besoins en
main-d’œuvre de
l’organisation (GPEC)

 Système de suivi des dossiers du personnel

Date Nom Numéro Raison


matricule
11/12/2017 ABALO Kodjo 0245175-T Suppression du
poste
01/12/2016 ABLO Déssi 036581-V Départ à la
retraite
12/01/2017 AKAKPO Dékon 061437-A A quitté
l’entreprise

3
Figure 9 : Vue d’ensemble d’un système d’entreprise

Fabrication et Finances et
production comptabilité

Processus d’affaires à
Fournisseurs l’échelle de Clients
l’entreprise

Ressources Vente et
humaines marketing

Bénéfices des systèmes d’entreprise

 Aident à unifier la structure et l’organisation de l’entreprise ;

 Gestion : vision globale des processus d’affaires et des flux


d’informations

 Technologie : plateforme unique ;

 Affaires : productivité accrue par une gestion plus efficace des


ressources et du service à la clientèle.

Les SI permettent à l’organisation de se tourner vers l’extérieur pour lui


faciliter les relations avec les fournisseurs et clients. Ils lui favorisent
aussi l’orientation vers l’optimisation des processus d’affaires pour
l’approvisionnement, la production, la gestion des stocks, la livraison,
etc.

Rôles du système d’information

•Produire les informations légales réclamées par l’environnement

4
•Déclencher les décisions programmées

•Fournir des informations aux décideurs pour aider à la prise de


décisions non programmées

•Coordonner les tâches en assurant les communications au sein du


système organisationnel

Connaissances nécessaires en Informatique de Gestion

•Science de gestion : mise en place du réseau d’information et de


communication (conception du système d’information)

•Technique informatique : conception et réalisation du système


informatique pour gérer le système d’information (conception du
logiciel).

Enjeux de l’informatisation pour l’organisation

•Augmenter la productivité en améliorant l’efficacité des utilisateurs

•Améliorer les conditions de travail : enrichissement des tâches

•Rendre un meilleur service (de qualité, rapide, etc.) aux partenaires de


l’organisation.

Facteurs de la complexité de l’informatisation

•Difficultés techniques de l’informatique : complexité de la mise en


œuvre des matériels, complexité de la construction logicielle, réflexion
abstraite, contraintes techniques ;

•Constantes novations (matérielle et logicielle) ;

•Symbiose requise entre l’application informatique et toute l’organisation


(et ses partenaires) ;
5
•Multiplicité des décisions et nombreux domaines (humain, financier,
technique, etc.) de l’organisation concernés.

Critères d’un bon système informatique

•Productivité (en rationalisant le processus d’informatisation)

–Établissement d’une ligne directrice des informatisations ;

–Planification et suivi des performances ;

–Efficacité des études informatiques ;

–Utilisation judicieuse des technologies.

•Qualité

–Conformité de la réalisation par rapport aux besoins ;

–Documentation correcte ;

–Adaptabilité ;

–Fiabilité ;

–Facilité d’utilisation.

•Rentabilité (i.e. gain pour l’organisation relativement au coût de


l’informatisation)

B. Composition du système d’information

Chaque système d’information comporte deux parties : d’une


part, les données (ou informations) qui ne dépendent que de la nature
des finalités du domaine concerné. D’autre part, les traitements, qui sont
appliqués aux données, et qui dépendant de la façon dont les finalités
sont organisées.
6
C. Les niveaux de description

La description d’un système d’information est réalisée


progressivement en suivant différents niveaux allant de l’abstrait vers le
concret. Ces niveaux de description, supports fondamentaux d’une
méthodologie sont : le niveau conceptuel, le niveau organisationnel et le
niveau opérationnel.

D. Les niveaux et les concepts de modélisation

E. Développement des systèmes d’information

 La branche étude conceptuelle des domaines : Elle a pour


objet de détailler et de valider, pour chaque domaine, le modèle
conceptuel de données, d’abord au niveau des concepts (individus
et relations), ensuite au niveau des informations (propriétés).
 La branche projet d’applications : Elle se décompose en quatre
étapes : l’étude préalable, l’étude détaillée, la réalisation et le
lancement.
 La branche projet de ressources : Elle se décompose en quatre
étapes analogues aux précédentes. La 3ème est caractérisée par
l’acquisition des ressources (commandes d’équipements,
recrutement et actions de formation).
 La mise en exploitation : Lors de l’établissement du S.D.I., il est
quelquefois utile de descendre au niveau des études préalables
pour certains domaines, certaines applications ou ressources, qui
conditionnent de façon déterminante la pertinence des orientations
du S.D.I., notamment en matière de ressources informatique.

7
Exemple de système d’information comptable

a-Système d’information comptable

Le système d’information comptable est un sous-ensemble (un sous-


système) du système d’information général, qui traite aussi d’aspects
commerciaux, organisationnels, humains, productifs…

b-Traitement de l’information comptable

Les processus comptables se situent (sauf cas particulier, par exemple


celui d’un cabinet d’expertise comptable) en dehors du cœur de métier
de l’entreprise, ce sont des processus de soutien.

c- Rôle du système

Aux trois finalités du système d’information comptable correspondent


trois sous-systèmes complémentaires qui se recouvrent partiellement et
peuvent se définir ainsi, par rapport aux besoins satisfaits.

Figure 10 : Un système d’information dans une entreprise

Besoin
d’évaluation, de
Système comptable
respect des règles
général (enregistrement
légales
des flux, relations avec
l’administration,
documents de synthèse)
Besoin de
financement

Système comptable de Système de gestion


gestion (détermination financière
des coûts, gestion (financement,
budgétaire, prévision, trésorerie, fiscalité,
planification, contrôle communication,
de gestion actionnaires)
Besoin de
pilotage 8
Certaines activités, qui interagissent constamment avec la comptabilité,
sont parfois intégrées au système comptable, comme la tenue de la paie
ou la gestion des stocks.

9
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 10 : séance à distance (Place du SI dans
l’organisation)
Objectif de la séance : Expliquer et analyser la place du
système d’information dans l’organisation.

La place du système d’information dans l’organisation

Le système d’information assure le couplage organisationnel entre les


systèmes opérationnel et les systèmes de pilotage. Un de ces rôles
essentiels est de maitriser l’entropie dans le déroulement du processus
de croissance de l’organisation. L’organisation est vue comme un
système vivant et ouvert, intégré dans un environnement lui-même
composé d’autre système avec lesquels il entre en interaction.

On constate que le système d’information est donc un élément


composant d’un système qui assure le couplage organisationnel entre
les modules opérationnels qui assurent les prouesses de transformation
des flux entrant en flux sortants créateur des valeurs ajouté et les
modules pilotes qui prennent les décision et contrôlent les résultats
obtenues.

Le système d’information de l’entreprise se situe entre deux sous


système : le système opérationnel et le système de pilotage. Il assure le
traitement des donner pour produire des informations utile au sous-
système de pilotage et pour servir de base de la décision. Ces
informations qui sont souvent liées entre elles, par exemple : le
contrôleur de gestion gèrent des informations à partir des données de

1
vente et de production. Il traite en suite ces données pour aider au
pilotage de l’entrprise.la qualité et l’exhaustivité des informations sont
primordiale pour le système pour le système de pilotage. À ce niveau, les
décideurs de l’entreprise sont confrontés à des réalités très complexes.

Chaque sous système du système-entreprise produit ses propres


indicateurs et prend des décisions. Cependant, plus on se trouve en haut
dans la pyramide, plus les informations extérieurs prennent de
l’importance.

La gestion des systèmes d’information internationaux

Les objectifs de la gestion des systèmes d’information à l’international. Il


s’agit entre autres de :

• déterminer les principaux facteurs de l’internationalisation des


affaires ;

• comparer diverses stratégies mondiales de développement des


affaires ;

• montrer comment les SI soutiennent les différentes stratégies


mondiales ;

• évaluer les problèmes et les solutions techniques à considérer pour


planifier des SI internationaux ;

• cerner les problèmes liés aux SI mondiaux et suggérer des


solutions de gestion.

Défis de la GSII :

– Expansion rapide avec plusieurs filiales dans différents pays ;

– Décentralisation des systèmes ;


2
– Processus de commandes localisées.

Solutions :

 normaliser le modèle de données mondial et les processus


interentreprises ;

 implanter la SGBD et l’intergiciel d’Oracle pour relier les systèmes


de ses filiales ;

 implanter le logiciel PointOut pour standardiser l’interface


internationale.

 illustre le rôle des SI dans un environnement international pour


réduire les coûts et les délais.

La création d’une infrastructure internationale de SI

• Une infrastructure internationale de SI se compose de logiciels de


base dont a besoin une organisation pour mener ses activités à
l’échelle mondiale.

• Il faut comprendre l’environnement mondial dans lequel évolue


l’entreprise.

• L’environnement mondial comprend les incitatifs pour les affaires


et les défis.

• Un incitatif pour les affaires est une force à laquelle les entreprises
doivent réagir et qui influe sur leurs activités.

3
Tableau 4 : Les incitatifs mondiaux pour les affaires

Incitatifs culturels généraux Incitatifs spécifiques

 Technologies de  Marchés mondiaux


communication et de
 Production et activités
transport à l’échelle mondiale
d’exploitation à l’échelle
 Emergence d’une culture mondiale
mondiale
 Coordination des activités à
 Emergence de normes l’échelle mondiale
sociales mondiales
 Main-d’œuvre disponible à
 Stabilité politique l’échelle mondiale économies
d’échelle mondiales
 Base de connaissances
mondiale

Tableau 5 : Les obstacles à la mondialisation des systèmes

Obstacles généraux

 Particularisme culturel, régionalisme, nationalisme, différences


linguistique

 Attentes sociales : attentes aux manques de commerce et aux


heures de travail

 Lois : lois sur le flux de données transnational et sur la


confidentialité des renseignements ayant trait à la vie privée,
règlements commerciaux

4
Obstacles spécifiques

 Normes : différences dans les normes régissant l’échange de


documents informatisés, le courrier électronique et les
télécommunications

 Fiabilité : fiabilité inégale des réseaux téléphoniques

 Vitesse : variabilité des vitesses de transfert des données selon les


pays, vitesse plus rapide en Amérique du Nord que dans de
nombreux autres pays

 Personnel : pénurie d’experts-conseils expérimentés.

Les stratégies mondiales et l’organisation des affaires

Quatre stratégies mondiales de base :

• Exportateur national : forte centralisation de toutes ses activités


dans le pays d’origine ;

• Multinationale : centralisation de la gestion financière et


décentralisation des autres activités ;

• Franchiseur : crée, finance et fabrique au départ le produit dans


le pays d’origine et ensuite utilise les ressources étrangères pour
fabriquer, promouvoir et vendre ;

• Transnationale : apatride dont la gestion est réellement


mondiale et dirigée à partir de plusieurs sièges sociaux régionaux.

5
Quatre types de configurations de systèmes :

• Centralisée : la conception, le développement et l’exploitation de


systèmes sont entièrement dirigés par le siège social national.

• Dupliquée : les systèmes sont conçus et développés au siège social


national, mais exploités dans les unités autonomes à l’étranger.

• Décentralisée : les systèmes sont conçus et développés dans les


unités étrangères.

• En réseau : les systèmes sont conçus et exploités de manière


commune, intégrée et coordonnée, par toutes les unités.

Tableau 6 : La stratégie mondiale et les configurations de


systèmes

Configuration Stratégie
de systèmes
Exportateur Multinationale Franchiseur Société
national transnationale

Centralisée X

Dupliquée

Décentralisée X X x

En réseau X x

6
La gestion du développement de logiciels mondiaux est confrontée aux
difficultés ou entraves suivantes :

 l’intégration du matériel et des systèmes ;

 la connectivité ;

 les logiciels.

L’intégration du matériel et des logiciels :

• Comment les nouveaux systèmes clés s’intégreront ils à


l’ensemble des applications conçues ailleurs dans le monde ?

• Le fait d’utiliser le même matériel et le même système


d’exploitation ne garantit pas l’intégration.

• On doit établir les types de données standards et de normes


techniques.

Les logiciels :

• Comment les anciens systèmes communiqueront ils avec les


nouveaux ?

• La création des interfaces risque d’être onéreuse.

• L’universalité des interfaces est nécessaire pour en faciliter


l’utilisation par des utilisateurs de différents pays habitués à
différentes normes et différents langages.

La connectivité :

• Il est difficile d’établir un réseau international complètement


intégré.

7
• Les entreprises assurent une connectivité internationale en créant
leur propre réseau privé, soit en utilisant des normes privées ou
l’Internet.

• L’Internet n’est pas encore devenu un outil mondial.

Il convient de faire remarquer que les réseaux internationaux sont


confrontés à certain nombre de problèmes, tels que :

 les coûts et tarifs ;


 la gestion du réseau ;
 les retards dans l’installation ;
 la qualité du service internationale ;
 les restrictions imposées par la réglementation ;
 la variabilité des besoins des utilisateurs ;
 les normes disparates ;

 la capacité du réseau.

8
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 11 : séance à distance (SIRH)

Objectif de la séance : A l’issue de cette séance, les apprenants


seront capables de comprendre et de décrire le SIRH

Partie III : Le Système d’Information des Ressources


Humaines (SIRH)

Définition du SIRH

Au regard de la littérature, nous constatons que le SIRH, Système


d’Information Ressources Humaines, peut être défini de différentes
manières selon les caractéristiques que nous privilégions. Nous
observons deux courants de pensée, l’un considère le SIRH selon sa
capacité à traiter de l’information quels que soient les moyens
nécessaires, l’autre l’appréhende en fonction de ses capacités
technologiques au sens large, notamment au travers du rôle qu’il joue au
sein de processus plus globaux.

a. La genèse du SIRH

Selon Hughes ANGOT (2005), un système d’information (SI) est : (i)


d’une part, un ensemble organisé d’éléments qui permet de regrouper,
de classifier, de traiter et de diffuser de l’information sur un phénomène
donné ; (ii) d’autre part, un réseau complexe de relations structurées où
interviennent hommes, machines et procédures, qui a pour but
d’engendrer des flux ordonnés d’informations pertinentes provenant de
différentes sources et destinées à servir de base à des décisions.

1
L’utilisation de moyens informatiques, électroniques et de
télécommunications permet d’automatiser et de dématérialiser les
opérations définies par les procédures des entreprises. Ils sont
aujourd’hui largement utilisés en lieu et place des moyens classiques tels
que les formulaires sur papier et le téléphone. Cette transformation est à
l’origine de la notion de système d´information.

Kovach et Cathcart (F. Bournois, J. Rojot, et J-L.Scaringella, 2003),


définissent le SIRH comme « une procédure de collecte, stockage,
restauration et validation des données sur les ressources humaines, les
activités du personnel et les caractéristiques des unités
organisationnelles dont une entreprise a besoin. »

Pour eux, le SIRH n’implique pas qu’il soit complexe ou informatisé. Il


n’est donc pas limité aux technologies qui le constituent.

« Tannenbaum (1990) définit le SIRH comme « un système permettant


d’acquérir, de stocker, de manipuler, d’analyser, d’extraire et de
distribuer des informations pertinentes au regard des ressources
humaines d’une organisation ». Il considère que c’est un système qui
inclut des personnes, des formes, des politiques et procédures, et des
données » (J. Tixier et F. Deltour, 2004, p. 2352).

b. L’Histoire du SIRH

L’historique du SIRH fait l’unanimité. Nous remarquons que tous les


auteurs appréhendent les différentes périodes d’évolution du SIRH selon
le même découpage temporel. Par conséquent, nous retiendrons ici,
uniquement la présentation de B.

2
Just (2010), ainsi que le complément de F. Silva (2008) qui observe
l’évolution du SIRH au regard de l’évolution des TIC et NTIC. Selon B.
Just (2010), il est possible d’appréhender l’histoire du SIRH au travers de
deux évolutions.

La première évolution est l’évolution de la Gestion des Ressources


Humaines (GRH), la deuxième est l’informatisation de la fonction
Ressources Humaines (RH).

A ces deux évolutions, F. Silva (2008) ajoute l’évolution des technologies


de l’information et de la communication (TIC et NTIC).

c. L’évolution de la Gestion des Ressources Humaines au fil du


temps

B. Just (2010) décompose cette évolution en sept périodes. En effet,


c’est la modification des besoins de la fonction qui permet de
comprendre l’évolution et la place du SIRH :

1ère période : de 1870 au début du XXe siècle.

La fonction n’existe pas, c’est le patron qui exerce cette fonction,


accompagné d’un comptable pour la paie et d’un secrétaire général pour
l’administration générale.

Vers 1880, on voit apparaître les premières lois sociales.

2ème période : l’avant-première Guerre Mondiale.

C’est la période de l’émergence de la fonction avec un mouvement de


rationalisation vers 1914, le Taylorisme.

Nous constatons l’apparition de nouvelles lois pour faire face à l’essor du


capitalisme.
3
3ème période : la fin de la Première Guerre Mondiale.

Nous assistons au développement de la réglementation sociale, et de


nouveaux besoins en matière de personnel se font sentir notamment
pour la formation, le recrutement et l’apprentissage.

4ème période : de la fin de la Première Guerre Mondiale au


début de la Seconde Guerre Mondiale.

La victoire du Front populaire en 1936 modifie le paysage social.

5ème période : de la fin de la Seconde Guerre Mondiale à 1960.

Cette période des 30 glorieuses engendre un accroissement de la


réglementation. Nous constatons l’apparition de nouvelles organisations
du travail. C’est à cette époque que la fonction de directeur du personnel
se professionnalise et se structure.

6ème période : de 1960 à 1980.

En parallèle de la poursuite du développement de la législation sociale,


nous voyons apparaître d’autres aspirations de la population telles que le
besoin d’expression et d’accomplissement, ainsi que la recherche de la

plus en plus stratégique.

Nous assistons à une véritable modification de la fonction du fait du


ralentissement de la croissance économique, du développement de la
concurrence internationale et des mutations technologiques.

La fonction RH est alors perçue comme stratégique et pour réaliser ses


missions, elle doit travailler avec les responsables opérationnels.

4
Le rôle du SIRH

Le rôle premier du SIRH est la mise à disposition de données fiables, et


quasiment en temps réel sur l’ensemble du périmètre de l’entreprise. Le
SIRH doit se soucier de la valeur ajoutée de chacune des tâches et donc
de la pertinence du système d’information existant, ce qui remet en
cause l’organisation du travail.

On constate que la nécessité de la mise en place d’un SIRH est survenue


en France lors d’événements appelant une refonte des systèmes
informatiques au sein des entreprises du CAC 40, tels que :

 les craintes liées à des basculements : passage à l’an 2000 et à


l’euro ;

 l’application des lois sur les 35 heures au 1er janvier 2000 et sa


répercussion sur l’aménagement du temps de travail et sur les
fonctionnalités des logiciels de gestion du temps et de la paie ;

 les vagues de fusions et acquisitions au cours de la seconde moitié


des années 90 qui ont poussé les DRH à saisir l’opportunité de la
mise en place d’un SIRH pour harmoniser les pratiques RH.

Le SIRH doit répondre aux enjeux métiers des Ressources Humaines, il


est au cœur des différents processus.

5
Schéma 1 : S. Maire, 2010

SIRH

Production de Gestion ou Communication


données RH traitement de ou diffusion de
données RH données RH

Les fonctionnalités du SIRH

Comme l’explique P. Gilbert (2006, p. 640) : « À la suite des démarches


de qualité, il est habituel aujourd’hui de considérer la GRH comme un
ensemble de processus en interrelations. Cette notion de processus,
défini comme une série d’activités finalisées aboutissant à une
prestation, offre une base de réflexion pour réfléchir sur l’organisation du
SIRH. »

Nous présenterons plusieurs modèles de représentations des processus


de la GRH décrits par des auteurs qui ont pris en considération
l’ensemble des activités RH.

Face à la diversité des représentations présentées précédemment, on


voit bien qu’un choix s’impose afin de définir la base d’une cartographie
fonctionnelle de l’organisation du SIRH.

Compte-tenu de la richesse de l’enquête d’Entreprise & Carrières (2006)


auprès de 69 éditeurs de solutions SIRH, nous avons donc retenu dans
l’analyse des fonctionnalités du SIRH le découpage en sept grandes
6
thématiques RH (recrutement, formation, compétences et
connaissances, temps et activités, rémunération globale, paie et tableaux
de bord), auxquelles nous avons rajouté la gestion administrative.

C’est donc une structure en huit processus que nous retenons : 1. Paie
2. Gestion administrative 3. Gestion des temps et activités (GTA) 4.
Tableaux de bord RH 5. Compétences & connaissances 6. Recrutement
7. Rémunération globale 8. Formation

A l’intérieur de chacun de ses huit processus, nous pouvons noter les


diverses fonctionnalités que proposent les éditeurs de solutions SIRH.

« La fonction RH est invitée à participer à la création de valeur » (J-M.


Peretti, 2002, p. 315).

L’utilisation du SIRH, notamment au travers des nouvelles technologies,


ne semble que pouvoir créer de la valeur. Le SIRH fait l’objet de
nombreux articles en ce sens, mais est-ce toujours la réalité ? La
fonction RH se veut aussi avoir une dimension stratégique et être un «
business partner ».

Il ne suffit pas simplement d’installer un SIRH, d’utiliser les NTIC pour


rendre plus efficace et efficiente la GRH. Elle doit partir de ses finalités et
voir comment la technologie peut les supporter, et non adopter les yeux
fermés ces technologies. Quelles sont donc ces finalités stratégiques ?

F. Blanchot et F. Wacheux nous invitent à examiner les relations entre «


TIC (au sens NTIC), finalités de la GRH et création de valeur ». « …,
elles *les NTIC+ peuvent contribuer à créer de la valeur si elles
permettent une meilleure maîtrise des finalités de la GRH » (F. Blanchot
et F. Wacheux, 2002, p. 16).

7
Ils nous proposent un certain nombre de finalités stratégiques pour la
GRH. Les quatre premières sont les principales, affectées à la gestion du
capital humain. Il s’agit de :

 attirer les compétences requises ;

 développer les compétences requises ;

 mobiliser les compétences requises ;

 conserver les (seules) compétences requises.

Les trois dernières étant à considérer comme des contraintes.

 respecter les contraintes juridiques ;

 maitriser les coûts de GRH ;

 Etre socialement responsable. »

Le rôle du responsable SIRH

Au même titre que l’e-GRH, qui a une importance croissante aux seins
des organisations, nous constatons que le nombre de responsables SIRH
croît également et que leur positionnement progresse dans les
organigrammes.

Le responsable SIRH, doit avoir un double compétence, car il doit


maîtriser à la fois les métiers de la DRH et de la DSI. Il doit également
avoir la capacité de travailler en mode projet ainsi que souvent en
anglais. Le faible « turnover » au sein de la profession et le manque de
formation initial dans le domaine, en font aujourd’hui des profils
recherchés.

8
Le responsable SIRH a pour mission de mettre à plat et de réécrire les
processus RH de l’entreprise avant d’engager la mise en place d’une
solution informatique. Il doit définir le cahier des charges, choisir le
logiciel, et paramétrer le nouveau système. Enfin, il doit coordonner les
différentes compétences nécessaires au projet, notamment les
ressources informatiques.

Les activités du responsable SIRH ne cessent de s’accroître. Il a en


charge la maîtrise d’ouvrage, le reporting, l’assistance aux opérationnels,
le développement et le paramétrage, la veille technologique…

Selon les organisations, il peut aussi assumer la responsabilité d’autres


activités, telles que l’interprétation des nouvelles règles de paie…

LE SYSTEME D’INFORMATION RH

Recrutement Rémunération
(Identification) (Eléments, paie,
cotisation..)
Base de
données RH
Caractéristiques Evaluation
Formation personnelles
(Période, résultats,
(date, nature, durée, Profil de historique,…)
évaluation..) compétences,
expériences
Archivages de Promotions
Affectation données sociales et
fiscales (Date, nature…)
(Emploi, compétences,
niveau..) Evaluation des
performances
Départ

Communication (Date, nature…)


Sociale
(Informations RH)
9
Source : Systèmes d’information et management des
organisations (Reix, 2000).

B. Just (2010, p. 31) structure, lui aussi, le SIRH organisé en processus,


sous la forme d’un tableau recensant un ensemble de processus,
relevant de la gestion purement administrative et réglementaire, ou
d’une gestion individuelle ou collective des RH :

Gestion Gestion Gestion


administrative et individuelle collective
réglementaire

Gestion Recrutement Contrôle de gestion


administrative sociale
e-GRH
Gestion des temps et Formation GPEC
activités

Paie Performances, Compensation et


entretiens Benefits

Reporting

10
UE : Système d’Information de Gestion (MGT300)
Séance 12 : séance en présentiel (Synthèse et
conclusion de l’UE)
Objectif de la séance : Procéder à la synthèse du cours, en
passant en revue les onze premières séances et conclure
l’UE.

Conclusion
Le système d’information s’inscrit désormais comme l’une des valeurs
très importantes en matière de transmission d’informations et de
développement des connaissances.
L’information est devenue une denrée ou un ingrédient fondamental de
la prise de décision. Faute d’information, on ne sait pas évaluer les
conséquences des choix.
Par conséquent, les systèmes d’information jouent un rôle capital dans le
succès d’une entreprise. En effet, les systèmes d’information à juste titre
fournissent l’information dont l’entreprise a besoin pour une exploitation
efficiente, une gestion efficace, et pour obtenir ou maintenir son
avantage sur les concurrents. Ainsi une bonne maîtrise du système
d’information et son adaptation aux objectifs stratégiques de l’entreprise
aide à coup sûr les entreprises à prospérer dans une économie fortement
concurrentielle.

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