MANUEL DU POSTE

O P É R AT E U R
Manuel utilisateur

Le présent guide décrit des services offerts par le poste opérateur (PO)
ALCATEL Advanced REFLEXES™ raccordé à un système ALCATEL Office.

Le présent guide ne reprend que les fonctions spécifiques au poste opérateur

ALCATEL Advanced REFLEXES (consultez le manuel d’utilisation du poste pour la
description des autres services) :

mise en service restreint,

réservation d’un faisceau de lignes extérieures à l’usage exclusif du poste opérateur,

renvoi des appels destinés au poste opérateur,

diffusion de la musique d’ambiance sur le haut-parleur externe,

réponse à un appel du portier,

programmation.

Le rôle d’un poste opérateur est l’accueil des appels extérieurs et leur acheminement
vers les postes de l’installation.

En fonction de votre trafic, vous pouvez avoir un ou plusieurs postes opérateurs :

en groupement : tous les postes sonnent simultanément,

affectés à des plages horaires : seuls les postes affectés à la desserte du trafic sonnent.

Cette répartition est faite par votre installateur.

3
Symboles utilisés
dans la documentation
Actions, événements Claviers

Appuyer sur. Clavier numérique.

Décrocher. Clavier alphabétique.

Raccrocher. Touche spécifique

du clavier numérique.

Description d’une action

texte sur fond bleu
ou d’un contexte. Touches audio

Indique le résultat de l’action. Écoute amplifiée.

Mains libres.
Navigateur

Indique le déplacement à suivre. Réglage “moins”.

Réglage “plus”.
Afficheur et touches afficheur

Vue partielle de l’afficheur. Autres touches fixes

Touche fixe.
Touche afficheur.

Raccrocher
Touches programmables et icones ou attendre 2 secondes.

Touche d’appel.
Autres symboles utilisés
Signale une information importante.
Icone associé à une touche.

Signale une remarque.

Touche accédant à un service
s’il a été programmé par l’installateur.
touche programmée Autre alternative
“Services” à la séquence d’action.

Touche pré-programmée Choix entre différents modes opératoires

(fonction symbolisée par son icone). dans une séquence d’actions.

Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

4
Sommaire général

Présentation du poste ............................................................. p. 6

Fonctions du poste opérateur (PO) .................................. p. 9

Passer en service restreint, réserver un faisceau,
renvoyer manuellement des appels destinés au PO,
diffuser de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe,
répondre à un appel du portier, utiliser un casque...

Fonctions de programmation............................................... p. 13
Accéder à la fonction “Abonné” programmer la date, l’heure
et le répertoire collectif...

Paramétrage divers des postes abonnés ..................... p. 15

Accéder à la fonction “Abonné” nom de l’abonné,
réinitialiser le code personnel, langue de l’afficheur,
répertoires individuels, profils de discrimination...

Fonctions complémentaires “Avancé” ............................. p. 19

Accéder à la fonction “Avancé”, table des codes affaire,
numéros directs des postes, messages d’accueil et d’attente,
postes sans fil DECT, modifier un mot de passe opérateur,
réinitialiser le système...

Index ................................................................................................ p. 25

5
 Présentation du poste

Ligne du haut
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages
Page précédente Page suivante
de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne
(la ligne du bas est active implicitement).
Ligne du bas

Touche guide : informer ou modifier votre programmation.

+ Identité du poste.

+ Modification de la valeur associée à une touche.

Définition de la fonction des touches afficheur
+ au repos et des touches pré-programmées.

• •

• •

• • Terminer
ç ” ’ §
un appel ou une
programmation.
• é è à ù

•
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par nom,
Touche secret pour que la messagerie et la programmation.
votre correspondant ne Vous disposez d’une étiquette autocollante
vous entende plus. “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.

Touches audio
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation.

pour diminuer le pour augmenter le volume du HP

volume du HP ou du combiné. ou du combiné.

Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.

6
 Présentation du poste

Afficheur et touches afficheur

Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant
et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
Rappeler le numéro de votre choix. Renvoyer vos appels vers un autre numéro.
Rappeler le dernier numéro émis. Afficher plus d’informations si besoin.
Interdire l’envoi d’appels externes. Personnaliser votre poste.
Fixer un rendez-vous. Programmer les données de l’entreprise.
Intercepter un appel destiné à un tiers. Programmer et gérer l’installation.

Voyant tricolore
Le voyant de votre poste vous permet d’assurer la surveillance de l’installation. Il peut prendre cinq
états différents (couleur + clignotement) :
Vert clignotant lentement : présence d’un message (vocal, écrit) ou présence d’un appel
dans le répertoire des derniers appelants.
Orange fixe : indication de surcharge de trafic niveau 1 (1 appel entrant en attente).
Orange clignotant lentement : test du poste.
Rouge fixe : indication de surcharge de trafic niveau 2 (un appel est resté sans réponse
pendant plus de vingt secondes, ou, il y a plus d’appels en attente que de postes opérateurs).
Rouge clignotant lentement : présence de plusieurs messages système de gravité faible
ou d’un message système très grave indiquant un défaut matériel dans le système.

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
À chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication Icones de fonction
Appel en cours (clignotant). Fonction activée.
Communication en cours. Fonction nécessitant une action.
Communication en attente. Occupation du poste ou d’une ligne.
Communication en garde commune.
Touches de fonction pré-programmées :
Touche d’appel interne ou externe. Supervision du groupe.
Lignes 1 à 15 : Touche de ligne externe de Mode normal ou restreint.
votre installation.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Appeler un correspondant Numéris.
Accéder aux différents services de messagerie. Transférer un appel vers un autre poste.
Accéder à votre répertoire personnel.
Certaines autres touches devront être, ou ont été, programmées par votre installateur
en fonction de vos besoins :
Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.

7
 Présentation du poste

Placer les étiquettes des touches programmables

Vous disposez d’étiquettes imprimées, livrées avec le
poste, à placer sous les touches programmables.
1 Insérez un objet à bout plat dans l’encoche
(1 encoche par bloc de touches).
2 Soulevez le cache bloc de touches.
3 Glissez votre étiquette imprimée.
4 Remettez le cache en place.

Précautions d’emploi
Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer
votre poste, vous pourrez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.

8
2 Fonctions
du poste opérateur (PO)

Passage en service restreint ............................................................................................... p. 10

Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10

Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10

Diffusion de la musique d’ambiance

sur haut-parleur externe ........................................................................................................ p. 11

Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11

Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11

9
 Fonctions du poste opérateur (PO)

Passage en service restreint

Ce service vous permet de basculer l’installation en service restreint :

Tous les appels entrants sont aiguillés vers la sonnerie générale
ou vers un poste programmé :
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche fixe code opérateur l’icone de la touche
“mode N/R” (1954 par défaut) “mode N/R” indique
l’activation du service

Pour revenir en service normal, effectuer la même opération.

Si un destinataire externe a été défini préalablement par votre installateur,

le passage en service restreint active automatiquement le renvoi des appels
destinés au PO vers ce destinataire.

Réservation de faisceau

Pour assurer une totale disponibilité du poste opérateur, et donc un meilleur

accueil, il est possible de réserver un faisceau de lignes extérieures
qui ne sera utilisé que par le(s) poste(s) opérateur(s) :
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche code opérateur l’icone de la touche
programmée (1954 par défaut) “Réservation” indique
“Réservation” l’activation du service

Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.

Renvoi manuel des appels destinés au PO

En cas d’absence, l’opérateur peut renvoyer tous les appels qui lui sont destinés
(appels externes en arrivée et appels internes par le 9) vers un autre destinataire :
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche code opérateur l’icone de la touche
programmée (1954 par défaut) “RnvOpe” indique
“RnvOpe” l’activation du service

Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.

10
 Fonctions du poste opérateur (PO)

Diffusion de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe

l’afficheur et une tonalité

vous indiquent
l’acceptation du service
touche code opérateur l’icone de la touche
programmée (1954 par défaut) “Mus.Ex” indique
“Mus.Ex” l’activation du service

Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.

Réponse à un appel du portier

Vous êtes informé de l’arrivée d’un appel du poste portier de la même façon
que pour un appel de poste :
le nom ou le n°
votre poste
du poste portier
sonne
s’affiche
décrocher mains libres

Pour ouvrir la porte :

touche programmée “OuvPrt”

ou code de la fonction “87”

Utilisation d’un casque

Vous pouvez raccorder un casque à la place de votre combiné :

La configuration du mode casque est à effectuer par le gestionnaire de votre système.
Pour répondre ou appeler :

fonction activée

Pour activer ou désactiver le haut-parleur en cours de communication :

vous êtes en cours
fonction activée
de communication

Pour répondre en interphonie :

la diode associée
désactive l’interphonie
s’allume

11
12
3 Fonctions de
programmation

Accès à la programmation................................................................................................... p. 14

Programmation du répertoire collectif (Répcol) ....................................................... p. 14

Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14

13
 Fonctions de programmation

Accès à la programmation

Le poste opérateur de votre système Alcatel Office a accès à des services

de programmation d’intérêt général :
accès à la fonction
programmation

code d’accès
(1954 par défaut)

Programmation du répertoire collectif (Répcol)

Cette fonction permet de programmer les numéros abrégés collectifs

accessibles par tous les usagers de votre système :
en fonction l’afficheur vous positionne
programmation sur le premier n° abrégé

le n° abrégé
programmé
s’affiche
composer le nom composer le n°
(16 caractères max.) (22 chiffres max.)

Pour enregistrer un autre numéro abrégé :

pour sélectionner
un autre n° abrégé

Programmation de la date et de l’heure (Horlog)

en fonction
programmation

saisir la date
et l’heure

Pour modifier la date et l’heure :

caractère caractère
précédent suivant

14
4 Paramétrage divers
des postes abonnés

Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16

Nom de l’abonné (Nom) ........................................................................................................ p. 16

Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16

Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16

Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17

Profils de discrimination d’un abonné (Discri) ......................................................... p. 17

15
 Paramétrage divers des postes abonnés

Accès à la fonction “Abonné”

Cette fonction vous permet d’accéder aux différents paramètres définis pour
un usager, ou l’abonné de votre système identifié par un numéro de poste :
en fonction accès à la fonction
programmation programmation abonné

saisir le n°
de poste
à programmer

Nom de l’abonné (Nom)

en fonction “Abonné”

Composer
le nom

Pour modifier le nom :

caractère caractère
précédent suivant

Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom.

Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)

Cette fonction permet d’annuler le code programmé par un abonné du système

et de revenir au code par défaut (1515) :

en fonction “Abonné”

Langue de l’afficheur (Langue)

Cette fonction permet de choisir la langue d’affichage de l’abonné sélectionné.

Chaque appui de cette touche fait défiler les différentes langues possibles :
le choix s’affiche
en fonction “Abonné”
sur la première ligne

16
 Paramétrage divers des postes abonnés

Répertoire individuel d’un abonné (N° Ind)

Cette fonction permet de créer le répertoire de l’abonné sélectionné :

l’afficheur vous positionne
en fonction “Abonné”
sur le premier numéro

composer composer
le nom le n° public
(8 caractères (22 chiffres
max.) max.)

Pour modifier le nom ou le numéro :

caractère caractère
précédent suivant

Profils de discrimination d’un abonné (Discri)

Cette fonction permet d’affecter un profil de discrimination à chaque abonné :

en fonction le choix s’affiche sur
“Abonné” la première ligne

choix du
profil de
discrimination

Chaque profil (très bas, bas-valeur implicite, moyen et haut) influe sur les possibilités
de connexion entre un poste et un correspondant du réseau public (accès interdit,
accès restreint, accès total...).

17
18
5 Fonctions
complémentaires
“Avancé”
Accès à la fonction “Avancé” .............................................................................................. p. 20

Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20

Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20

Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21

Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22

Modification du mot de passe (MotDeP) ..................................................................... p. 23

Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23

19
 Fonctions complémentaires “Avancé”

Accès à la fonction “Avancé”

en fonction accès à la fonction

programmation programmation “Avancé”

Table des codes affaire (CodAff)

Cette fonction permet de définir la table des codes affaire permettant à un abonné
d’amputer le coût de ses communications :
en fonction
“Avancé”

créer une 16 chiffres 16 caractères

entrée max. max.

Sur “param 1”: Sur “param 2”:

indiquer indiquer indiquer la indiquer

si l’identité si un mot catégorie de le nombre
est requise de passe est discrimination de chiffres
ou non requis ou non masqués

“Discri” : catégories de discrimination : sans, 1 à 16, celle de l’abonné (POSTE)

ou celle de l’usager (HOTE).

“Masque” : nombre de chiffres : aucun, 1 à 9 ou DEF (valeur par défaut : 4).

Numéros directs des postes (NumPub)

Cette fonction permet de définir le contenu de la table des numéros directs (SDA)
des abonnés (postes) de notre installation :
en fonction
“Avancé”

créer une n° direct ou le nombre

entrée n° de début de postes dans
de la plage la plage (99 max.)

n° d’annuaire
du premier
poste 20
 Fonctions complémentaires “Avancé”

Numéros directs des postes (NumPub) (suite)

Pour modifier une entrée :

revenir à passer à sélectionner modifier le

l’entrée l’entrée une entrée contenu de
précédente suivante spécifique l’entrée affichée

Messages d’accueil et d’attente (Musiq)

Cette fonction permet de définir des paramètres relatifs aux messages d’accueil :
en fonction 3 choix s’affichent :
“Avancé” “EcouMs”, “EnrMsg” et “Prédec”

“EcouMs” permet d’écouter les différents messages d’accueil et d’attente enregistrés :

en fonction
“Avancé”

choix de 4 messages musique

d’attente
standard

“EnrMsg” permet d’enregistrer les différents messages d’accueil :

en fonction
“Avancé”

l’afficheur vous invite à

commencer l’enregistrement

enregistrer pour
le message s’arrêter
d’accueil

la durée de
l’enregistrement s’affiche

La musique d’accueil pouvant être assujettie à la perception de droits d’auteur,

il vous revient de vous renseigner auprès de l’organisme compétent.

21
 Fonctions complémentaires “Avancé”

Messages d’accueil et d’attente (Musiq) (suite)

Permet d’affecter les messages d’accueil à des postes ou à des groupements

(15 au max.) définis par leurs numéros directs selon des plages horaires :
en fonction
“Avancé”

créer une n° destinataire

entrée N° SDA du
poste ou
groupement
concerné

choix choix choix

de la plage du mode de du message
horaire fonctionnement d’accueil

“Suiv” : choix de la plage horaire : affichage de l’heure de début.

“Mode” : choix du mode : MODE 1, MODE 2, MODE 1 OCC, MODE 2 OCC, OFF
MODE 1 : le correspondant extérieur entend le message du début à la fin puis le poste est sonné.
MODE 2 : le correspondant extérieur entend le message pendant que le poste est sonné.
MODE 1 OCC : diffusion du message en mode 1 uniquement si le poste ou le groupement est occupé.
MODE 2 OCC : diffusion du message en mode 2 uniquement si le poste ou le groupement est occupé.
OFF : pas d’accès à l’accueil.

Postes sans fil DECT

Cette fonction permet de gérer des postes DECT et de créer des postes DECT GAP :

Pour ajouter un poste DECT GAP :

en fonction “Avancé”

enregistrement d’un
poste DECT GAP

Pour remplacer un poste DECT par un poste DECT GAP :

en fonction “Avancé”

n° d’annuaire
d’un poste DECT

attente de l’enregistrement suivre

l’écran-afficheur indique
faite à partir les indications
“In progress”
du poste DECT GAP de l’afficheur
à la fin de
l’enregistrement

22
 Fonctions complémentaires “Avancé”

Modification du mot de passe opérateur (MotDeP)

Cette fonction permet de modifier le code d’entrée ou mot de passe

de la Session Opérateur :
l’afficheur l’afficheur
en fonction
vous demande vous demande
“Avancé”
l’ancien code le nouveau code
saisir
l’ancien
code (4 chiffres)

l’afficheur vous demande

de confirmer
le nouveau code
saisir le saisir le
nouveau nouveau code
code (4 chiffres) pour vérification

Réinitialisation du système (RstSys)

Cette fonction permet d’effectuer une réinitialisation à froid ou à chaud du système :

en fonction
“Avancé”

Une réinitialisation à froid provoque le retour à une configuration par défaut de votre
système (perte de votre configuration particulière). La demande de réinitialisation doit
être confirmée.

23
24
6 Index

Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16

Accès à la fonction “Avancé” .............................................................................................. p. 20
Accès à la programmation................................................................................................... p. 14
Diffusion de la musique d’ambiance
sur haut-parleur externe ........................................................................................................ p. 11
Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16
Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21
Modification du mot de passe (MotDeP) ..................................................................... p. 23
Nom de l’abonné (Nom) ........................................................................................................ p. 16
Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20
Passage en service restreint ............................................................................................... p. 10
Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22
Profils de discrimination d’un abonné (Discri) ......................................................... p. 17
Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14
Programmation du répertoire collectif (Répcol) ....................................................... p. 14
Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16
Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23
Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10
Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17
Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11
Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10
Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20
Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11

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Garantie : Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil
est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant
sur votre facture. Toutefois cette garantie ne s’applique pas en cas d’utilisation
non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, aux détériorations
provenant d’une cause extérieure à l’appareil, ou d’une installation non conforme
aux règles en vigueur, ou encore, de modifications ou de réparations réalisées
par des personnes non agréées par le fabriquant ou le revendeur.

Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4200
et à une ligne téléphonique classée TBTS au sens de la norme NF EN 60950.
Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires
suivantes :
89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
73/23/CEE (basse tension)

© Alcatel Business Systems 1998. Tous droits réservés.

Référence : 3 AC 21235 FRAA Ed.01 - HBD - Paris.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle,
de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.

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Groupe Extrême