CHAPITRE 5

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COMPTABILITÉ

CHAPITRE 5 LE CONTROLE DES OPERATIONS ET


L’ARCHIVAGES DES DOCUMENTS

LES DONNEES CLIENTS ET FOURNISSEURS


I/ LES BASES DE DONNEES CLIENTS

Données personnelles
raison sociale, nom, prénom, adresse,
Ces informations vont être utilisées par :
téléphone, adresse mail, conditions
accordées, mode de paiement - le service commercial pour effectuer des opérations de
marketing direct
FICHIER CLIENT - le service comptable pour effectuer les relances en cas de
non-paiement.
Elles doivent régulièrement être mises à jour
Données d'action Données de réaction
Propositions effectuées, historique des achats, CA,
afin d'éviter les pertes de temps ou d'argent
rencontres, entretiens avec produits achetés, quantités,
les commerciaux règlements effectués

II/ LES BASES DE DONNEES FOURNISSEURS

Données personnelles
raison sociale, nom, prénom, adresse, Ces informations vont être utilisées par :
téléphone, adresse mail - le service Achats pour sélectionner le fournisseur
répondant à la demande lors d'une commande
FICHE FOURNISSEUR - le service Comptabilité afin de vérifier les conditions
accordées par ce fournisseur lors du paiement.
Données d'achats Données produits Elles doivent être mises à jour afin d'optimiser les coûts
contact, conditions caractéristiques et prix des d'achat et de diminuer les risques d'erreurs.
de livraison, conditions de produits, normes,
règlement qualification

LE CONTROLE INTERNE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX


I/ LES OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

L'entreprise doit s'assurer que ... Outils ou moyens de contrôle


La commande sera traitée dans les meilleurs délais Tamponner la date de réception de commande
Processus La livraison sera effectuée à la date prévue Faire un planning de suivi des commandes/des livraisons clients
de vente Facture réalisée et envoyée au client rapidement Éditer la facture avec le PGI dès la livraison
Le client aura réglé sa dette Vérifier régulièrement les comptes clients
Les produits à commander correspondent aux besoins Vérifier les quantités en stocks
Les produits seront réceptionnés à la date souhaitée Faire un planning de suivi des commandes/des livraisons fournisseurs
Processus Le fournisseur aura transmis sa facture Pointer les bons de réception avec les factures reçues
d'achat La facture du fournisseur aura été comptabilisée Tamponner la facture avec la mention « comptabilisé »
L'entreprise aura réglé sa dette Vérifier régulièrement les comptes fournisseurs

II/ LA MAITRISE DU CONTROLE INTERNE DANS UN PROCESSUS DE VENTE ET D’ACHAT

Le contrôle interne c’est aussi à la mise en place de pratiques qui limite les risques associés aux processus de vente et d'achat
- Les bons de livraison, bons de réception, factures de doit et d'avoir doivent être numérotés chronologiquement
- Des procédures d'autorisation (demande d'achat, bon de commande, règlement ... ) doivent être mises en place
- Les achats importants doivent faire l'objet d'une commande détaillée et validée par une personne autorisée
- Les fonctions commande,livraison,facturation,suivi des encaissements et comptabilisation doivent être séparées = éviter les
fraudes
Les fonctions comme la facturation avec la comptabilisation sont incompatibles et doivent être confiées à deux personnes
différentes
- L'identification des documents traités grâce à l'apposition d'un tampon « traité » ou « contrôlé », sur les documents, doit être
instaurée afin d'éviter d'effectuer deux fois le même traitement.
LES OPERATIONS DE CONTROLE INTERNE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX
I/ LE CONTROLE DANS LE PROCESSUS DE VENTE

Vérifier Services ou personnes


concernés
Commande du client - Les données personnelles du client
- La solvabilité ou la situation du client Assistant(e) commercial(e)
Bon de commande - Les références, les prix et les quantités des produits en stock
Bon de commande - La date et le lieu de livraison Service Livraison
Bon de livraison - La correspondance entre les quantités commandées et les quantités à livrer Responsable livraison
Magasinier
Bon de livraison - Les conditions accordées au client
- Le paiement éventuel d'un acompte Assistant(e) commercial(e)
Facture - La correspondance entre les quantités livrées et les quantités facturées
Facture - L'échéance de règlement
Paiement - La réception du règlement Service Comptabilité

II/ LE CONTROLE DANS LE PROCESSUS D’ACHAT

Vérifier Services ou personnes


concernés
Demande d'achat - L'habilitation de l'émetteur de la demande Assistant(e) achat
- Les quantités à commander en fonction des besoins Responsable des achats
commande - Les prix des fournisseurs
commande - La correspondance entre les quantités commandées et les quantités reçues Magasinier
Bon de réception - La qualité et la conformité des produits reçus
Bon de réception - La concordance des quantités reçues et des quantités facturées. Assistant(e) achat
Facture - Les conditions accordées par le fournisseur Responsable des achats
Facture - L'échéance de règlement
Règlement - L'envoi du règlement Service Comptabilité

LA TRANSMISSION DES DOCUMENTS COMMERCIAUX


I/ LA TRANSMISSION SOUS FORMAT PAPIER

Les échanges commerciaux imposent aux entreprises d'émettre des documents qui sont sur support papier. Créés en plusieurs exemplaires ils se
retrouvent dans la chaîne des documents commerciaux
Création Enregistrement Création du bon Enregistrement
de la commande de la commande de livraison et de la de la facture
par le client par le fournisseur facture par le fournisseur par le client

I/ LA TRANSMISSION PAR ECHANGE DE DONNEES INFORMATISE

1. Principe
L'EDI permet de remplacer les échanges de documents papier par des échanges de documents commerciaux « dématérialisés » par voie
électronique. Dans ce cas, ils sont sous forme numérique dès leur création. Le Code général des impôts autorise la dématérialisation des factures
dès lors que des dispositifs techniques garantissent l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu.

2. La mise en œuvre
N° ÉTAPES DESCRIPTION
1 Les messages Déterminer les messages à transmettre : commande, facture, fiche produit.
2 Les types Choisir entre deux types d'EDI : soit interne pour conserver la maîtrise des outils soit externe en faisant appel à un
d'EDI prestataire.
3 Les Identifier les partenaires avec qui l'entreprise pourrait établir une convention d'interchange qui fixe les conditions des
partenaires échanges de données informatisés.
4 La solution Paramétrer l'environnement de l'entreprise et des partenaires, et intégrer l'outil EDI avec le PGI.
technologique
5 La phase Planifier une phase de test afin de vérifier que l'entreprise et le partenaire parviennent à émettre, recevoir et intégrer
de test toutes les données souhaitées.
6 Le suivi Maintenir un suivi afin de vérifier que la solution répond aux attentes.

3. Les apports d'un EDI


Rapidité Efficacité Fiabilité
Les données sont traitées automatiquement, Pas de ressaisie des données, d'où suppression Réduction des coûts de traitement des
ce qui réduit la durée du cycle de transaction. des risques d'erreur. Envoi et réception des documents, des litiges et des temps
documents pouvant être retracés à tout moment. passés à les résoudre.

L'installation d'un EDI permet de réduire d'environ 70 % le temps consacré aux travaux de classement et de traitement des documents.
L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX

I/ LES OBJECTIF DE L’ARCHIVAGES

- il consiste à présenter des documents ayant valeur de preuve dans le cas de contrôles administratifs
- il recherche l'efficacité en réduisant le temps nécessaire à la recherche de l'information.

COURANT Archives indispensables au traitement de l'activité courante : gestion des contrats, des factures
Archives intermédiaires, dont la conservation répond à des fins réglementaires ou juridiques et doivent être
conservés pendant 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable :
INTERMEDIAIRE - les livres et registres comptables (journaux, grands-livres, livres d'inventaire ... )
- les pièces justificatives
- les comptes annuels : bilan, comptes de résultat, annexes.
HISTORIQUE Archives historiques, constituant le patrimoine de l'entreprise.

II/ LES DIFFERENTES FORMES D’ARCHIVAGES

Le document original est archivé sous sa forme initiale.


L'archivage papier Avantage : il est consultable sans avoir besoin de matériel.
Inconvénients : besoin d'espace de stockage important, risque de déclassement et de perte lors des consultations.
Documents archivés sur pellicules photos disposées les unes à la suite des autres et lisibles par projection
L'archivage microfilm Avantages: besoin de peu d'espace de stockage et support de conservation fiable.
Inconvénient : nécessité d'un matériel spécifique pour la lecture et l'édition.
Documents archivés sur des supports électroniques. L'information est dématérialisée.
L'archivage numérique Avantages : information disponible et consultable facilement, peu d'espace de stockage physique nécessaire.
Inconvénient : pas fiables à 100%, faire sauvegardes sur plein supports et vérifier qu'elles ne sont pas altérées.

III/ LES PROCEDURES DE STOCKAGE DES ARCHIVES


La gestion des archives consiste à :
- organiser le traitement des documents, de leur émission à leur destruction
- définir les documents à archiver
- choisir un support de stockage sécurisé
- choisir un lieu de stockage des archives avec un plan de classement
- définir la façon d'exploiter les archives
- organiser la destruction des archives une fois le délai légal passé

Des normes proposent aux entreprises une procédure pour assurer l'archivage des documents, mais elles ne sont pas obligatoires. La norme
AFNOR Z 42-013, qui fournit un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et surtout organisationnelles nécessaires à
l'enregistrement, au stockage et à la restitution de documents électroniques pour assurer leur conservation et leur intégrité. Elle vise surtout à
fiabiliser et à sécuriser les systèmes de GED

IV/ LE SYSTEME D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Grâce à une application installée sur les postes réseaux de l'entreprise, le SAE répond au besoin de conservation des documents de l'entreprise
selon plusieurs objectifs : confidentialité, authenticité, traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité.
Cette application va assurer la valeur du document en ne permettant ni de ne le modifier ni de le supprimer.
L'organisation de l'archivage est maîtrisée par l'entreprise elle-même : choix des documents à archiver, organisation des fichiers numériques,
fréquence des sauvegardes, puis recherche de documents ...
Il est ainsi possible de comparer le SAE à un « coffre-fort électronique » puisqu'il assure la conservation et l'intégrité d'une information.

V/ L’EXTERNALISATION DES ARCHIVES

Elle consiste à confier ses archives à un prestataire extérieur qui va proposer une solution d'archivage adaptée aux besoins de l'entreprise. Il en
assure la disponibilité rapide, la sécurité et l'intégrité.
Les principaux avantages :
- décharger les salariés de cette tâche afin qu'ils puissent se concentrer sur leur métier
- libérer de la place
- réduire les coûts : en effet, le stockage et la gestion en interne sont trois fois plus chers qu'en externe
- diminuer les risques : les documents seront plus en sécurité dans un local dédié géré par le prestataire qu'au sein de l'entreprise

Remettre ses archives à un prestataire doit s'effectuer en respectant certaines conditions :


- le prestataire doit répondre à la normalisation existante qui garantit les bonnes pratiques professionnelles
- le contrat conclu entre le prestataire et l'entreprise doit être soumis au directeur des archives départementales
- les archives déposées doivent faire l'objet d'une déclaration de dépôt.
MISSION 1

1. Identifiez les clients nécessitant une mise à jour et précisez le changement à réaliser pour le fournisseur Corvano.
Les clients nécessitant une mise à jour sont ceux ayant généré plus de 20 000 € de CA en N-1. Ils sont au nombre de 5 : Compétition Team, Les
Ailes Volantes du 13, Racing Car, Plane et Select Concept.

Concernant le fournisseur Corvano, sa fiche fournisseur mentionne un mode de règlement par chèque à 30 jours fin de mois (« CHQ 30 J FDM
»). Compte tenu de la négociation, il faut le modifier et paramétrer un règlement par lettre de change à 60 jours (« LCA 60 J »).

2. Suite à la réclamation du client et en exploitant le planning, l’entreprise vous paraît-elle bien organisée ?
En observant les dates de livraison effective sur le planning, on s’aperçoit que l’entreprise Modélisme Provence respecte très rarement les dates
de livraison prévues (une fois sur cinq). En effet, en règle générale, la livraison s’effectue un voire deux jours après. En observant les dates de
traitement des commandes, on s’aperçoit que lorsqu’une commande arrive dans l’entreprise, elle n’est pas immédiatement traitée. Le traitement
s’effectue deux voire trois jours plus tard. Afin d’éviter les réclamations des clients, il est primordial d’effectuer des vérifications à tous les
stades du processus de vente. Modélisme Provence doit s’assurer que les commandes sont traitées dans les meilleurs délais et que les délais de
livraison sont respectés. Pour cela, des outils et des moyens de contrôle doivent être mis en place. Bien que Modélisme Provence ait élaboré un
planning de suivi des commandes et des livraisons clients, les commandes ne sont pas livrées aux dates prévues.

3. En effectuant les contrôles qui vous paraissent adaptés, déterminez si la réclamation client est justifiée.

Réclamation justifiée

4. Quelles actions sont à réaliser compte tenu de votre réponse à la question précédente ?
Pour régulariser la situation, il faut :
– dans un premier temps, envoyer un avoir au client Racing Car. Sur cet avoir, il faut mentionner les 2 Ford Focus qui n’ont pas été livrées mais
qui ont été facturées
– dans un second temps, pour répondre entièrement à la commande du client, il faut reprendre les 2 Subaru Impreza indûment livrées, puis livrer
et facturer les 2 Ford Focus manquantes.

La question de l’expert
Si vous deviez vérifier la solvabilité d’une entreprise souhaitant passer commande, comment pourriez-vous procéder ?
La vérification de la solvabilité peut se faire en consultant les documents de synthèse de l’entreprise concernée, ce qui permettra de se forger une
opinion sur sa situation financière. On peut obtenir ces documents en utilisant des portails d’accès aux informations financières ayant fait l’objet
d’une publication, tels que Pappers, Infogreffe ou d’autres services similaires. Il est également possible de consulter les notations d’entreprises et
indicateurs publiés par des prestataires spécialisés.
MISSION 2

5. Indiquez l'avantage principal que peut apporter le recours à l'EDI pour Modelisme Provence. À votre avis, pourquoi ?

Le principal avantage, est la réduction des coûts. Elle peut s’expliquer par :
– une diminution du coût de stockage des documents, car une fois numérisés, les documents papier sont détruits
– une diminution du coût lié au classement ainsi qu’à l’accès aux informations, grâce à une diminution du temps consacré par les salariés à cette
tâche et une baisse des achats de supports de classement

6. Identifiez les clients et fournisseurs avec lesquels l'EDI pourrait être mis en place et chiffrez l'économie qui peut en résulter.

La question de l'expert
Grâce à une recherche complémentaire, trouvez des contextes d'utilisation de l'EDI autres que l'échange de documents commerciaux

Plusieurs contextes d’utilisation peuvent être mentionnés :


– dans le cadre des échanges de documents commerciaux entre partenaires
– pour la transmission d’autres types de données, qui ne sont pas de nature commerciale, mais technique
– dans le cadre de certaines obligations, notamment par rapport aux téléprocédures réalisées avec l’État.

MISSION 3

7. L'organisation actuelle des archives chez Modelisme Provence permet-elle d'atteindre les objectifs normalement attendus ? Vous
paraît-elle satisfaisante ? Justifiez votre réponse.
Pour assurer la sécurité des documents, les archives sont stockées dans un local indépendant fermé à clé. Les documents archivés sont rangés à
l’intérieur d’une armoire fermée à clé dans des boîtes cartonnées. Si cette organisation permet de conserver et présenter les documents ayant
valeur de preuve en cas de contrôle, on peut s’interroger sur l’efficacité en cas de recherche d’information.

8. En imaginant la recherche concrète dans les archives des différents documents papier qui vous sont demandes, comment pourriez-
vous qualifier cette recherche ? Proposez des pistes d'amélioration.
– pour pouvoir accéder au local où se trouvent les archives, il faut récupérer la clé auprès de Mme Lam. Dans le cas où celle-ci est absente, la
recherche devient impossible
– il y a beaucoup de documents à chercher, sur plusieurs années. Il va donc falloir ouvrir toutes les boîtes des années concernées (N et N-1) et
des documents recherchés

9. Quelles pistes pourriez-vous envisager afin de procéder à un archivage dématérialisé ? Laquelle préconiseriez-vous ?
Modélisme Provence pourrait recourir à un archivage dématérialisé en mettant en place un système d’archivage électronique (SAE). L’archivage
étant géré en interne, Modélisme Provence conserverait la maîtrise des opérations associées. Toutefois, il faut pour cela disposer des
compétences afin de sélectionner le logiciel le plus adapté à l’entreprise, procéder à son installation, réaliser les paramétrages et assurer son
fonctionnement correct dans le temps. Une autre solution consisterait à faire appel à un prestataire qui prendrait en charge les opérations relatives
à l’archivage. Cette externalisation impliquerait de sélectionner le bon partenaire, auquel Modélisme Provence devra accorder sa confiance et
s’assurer de la qualité de la prestation réalisée. Compte tenu de la taille de l’entreprise, on peut s’interroger sur sa capacité à disposer des
compétences et des moyens appropriés pour gérer un SAE durablement (en tenant compte des inévitables évolutions technologiques, par
exemple). Par conséquent, il est probable que l’externalisation soit une piste à retenir, bien que cette préconisation puisse être discutée.
APPLICATION
Gérer un nouveau client important

Le commercial a raison quand il considère que le chiffre d’affaires pourrait progresser grâce à cette opération.
Mais il s’agit d’un nouveau client, avec lequel l’entreprise n’a jamais travaillé. Accorder des délais de paiement expose donc
l’entreprise à un risque d’impayé si ce client est dans une situation financière délicate et présente un risque d’insolvabilité.
Par ailleurs, la commande est importante. Le risque est donc encore plus grand et pourrait avoir des conséquences si l’entreprise
fourni des biens d’une valeur non négligeable pour lesquels elle ne recevrait pas le paiement prévu. Il faut donc, dans un premier
temps, se renseigner sur la situation de ce client et, en fonction des conclusions de l’analyse réalisée, exiger un paiement au
comptant, total ou partiel en fonction du niveau de risque.

Suivre une procédure de contrôle interne

- La solvabilité ou la situation du client


- Les références, les prix et les quantités des produits en stock
- La correspondance entre les quantités commandées et les quantités à livrer
- Les conditions accordées au client
- La correspondance entre les quantités livrées et les quantités facturées
- La réception du règlement

Archiver et avoir recours au coffre-fort numérique

AVANTAGES
- décharger les salariés de cette tâche afin qu'ils puissent se concentrer sur leur métier
- libérer de la place
- réduire les coûts : en effet, le stockage et la gestion en interne sont trois fois plus chers qu'en externe
- diminuer les risques : les documents seront plus en sécurité dans un local dédié géré par le prestataire qu'au sein de l'entreprise

INCONVENIENTS
- Dépendant du prestataire
- Risque de donner toutes les données au prestataire
BTS 1

1) 5 cartons de biscuit d’amandes ont été livrés alors que 6 ont été facturés
Pas les remise de 5% sur les boissons
5 euro de frais de port et pas 10 euro car le montant net HT dépasse 250 euros

2) Prendre contact avec le fournisseur pour l’avertir des erreurs et lui proposer un avoir
3) Le fournisseur n’a pas contrôlé

BTS2

1)

2)

3) Cette nouvelle organisation va modifier la façon dont les salariés vont gérer les informations. Il faudra donc que l’entreprise sensibilise
ses salariés à ce fonctionnement par une communication dès le début de la mise en place du projet afin de leur en expliquer les atouts.
Il sera également nécessaire de motiver les salariés afin qu’ils animent ce nouvel outil et dynamisent sa mise à jour, son enrichissement
et son évolution.

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