Всем привет. Долго думал, как опубликовать такой кейс, чтобы аудитории здесь было интересно, а не просто для галочки. Рассказывать про очередной опыт автоматизации думаю нет смысла. В итоге понял, что кейс может быть интересен тем, как крупные производители сталкиваются с проблемами внедрения простых и быстрых и, самое главное, эффективных решений.
В 2019 году к нам обратилась всем известная компания Danone. Задача: цифровать и автоматизировать процесс закупки продукции.
Кажется очень странно, такая крупная компания, с производством, с поставками по всей стране в каждую сеть, каждый магазин, кафе и самую отдаленную столовую. Как у них может быть что-то не автоматизировано.
Но оказалось, что самые очевидные решения, которые легко можно разработать, нельзя так просто внедрить в такую крупную компанию.
Основная задача, которую нам надо было решить - это сделать процесс закупки всеми участниками максимально простым, быстрым, в веб и с возможностью автоматизации.
То есть наше решение должно дать возможность специалистам по закупкам в онлайне присоединиться к компании, оформлять заказы онлайн, а менеджеры компании должны быстро онбордить новых клиентов, быстро модерировать заказы и вести процесс закупки и поставки.
То есть простое веб-решение. Но с какими проблемами мы столкнулись.
Производство работает в автоматическом режиме, на каком-то супер индивидуальном ПО. Никто не даст туда вам доступ, не даст возможность работать с API и тем более что-то туда допились или надстроить. То есть сквозной интеграции или надстройки в самой системе нет и быть не может.
Закидывать заказы напрямую в производственное ПО также никто не разрешит с точки зрения безопасности. Каждая заявка на производство подписывается лично менеджерами, чтобы не дай б... лишнего не заказали и производство не сделало продукцию на склад, которое испортится.
Бухгалтерия работает на 1С.
Юристы работают просто с типовыми контрактами без специализированного ПО.
Менеджеры по закупкам внутри компании работают в excel.
Торговые представители катаются по точкам и подписывают физический контракт и по приезду запускают процедуру через юристов, бухгалтеров, отдел закупки нового покупателя.
Сами покупатели делают заказ по телефону или в мессенджерах.
В общем все очень весело. С чего мы начали.
Самый простой и понятный путь автоматизации - это менеджеры внутри компании. Они максимально заинтересованы в упрощении процесса. Это в том числе узкое горлышко, которое проще всего устранить и сразу будет эффект. То есть работа менеджера заключалась в том, чтобы принять заказ, оформить позиции в заявку в excel и загрузить его во внутреннюю систему, которая проведет заявку на производство.
Что мы сделали.
Развернули на домене личные кабинеты менеджеров и выгрузили туда всю базу текущих клиентов с привязкой к менеджеру.
Выгрузили каталог продукции и сделали его по сути онлайн-каталогом с поиском, сортировкой, фильтрацией и так далее.
Настроили индивидуальные условия для компаний:
Точки доставки внутри одного клиента - чтобы все адреса компании были заранее вбиты в систему и для каждой точки можно было сформировать отдельный заказ.
Цены - у каждого клиента своя ценовая политика. Когда мы выбрали клиента и формируем заказ - цены считаются именно по этому клиенту. Менеджер не может совершить ошибку просто по невнимательности.
Скидки - каждому клиенту можно настроить скидки на новые позиции, например. Или для новой торговой точки, перед открытием.
Минимальный размер заказа - удобно не держать информацию, а система сама знает, что в гипермаркет меньше десятка паллетов не поедет, а в кофейню и 5 пачек молока можно доставить.
Кратность заказа - очень удобный функционал, когда кратность считается сама для каждого клиента. Если мы знаем, что минимум - это палет молока, а паллет - это, скажем, 40 пачек, то кратность заказа равна 40 штукам. Очень удобно формировать заказ не думаю и не считая такие мелочи.
Дали возможность менеджеру формировать заказ и выгружать его в excel и загружать excel во внутреннюю систему. Это сокращала процесс обработки заказа с 10-15 минут до 2-3 минут на первых этапах.
Кроме того, история заказов позволяла следующий раз просто скопировать предыдущий заказ и внести при необходимости корректировки.
В итоге что мы получили. Первую версию продукта, которая решила задачу для основной ЦА в компании, при этом мы не ломали привычный процесс для покупателей и не пытались достучаться во внутреннее ПО.
Далее мы взяли задачи торговых представителей и юридической службы. Наша задача была в том, что торговый представитель может ввести на месте данные новой компании и договор сформируется автоматически, скан подпишется и в эту же минуту можно сказать, что контракт подписан. Новому клиенту уже потом придут оригиналы, но в системе уже будет подписанный скан договора со стороны компании. Данные клиента уже есть в системе и менеджеры могут принимать от него первые заказы.
Для юристов мы дали возможность скачивать договор и отправлять его на печать, не выверяя те данные, которые были заполнены торговым представителем. Им оставалось только распечатать его и отправить оригиналы по указанному адресу.
Для торговых представителей стало удобно то, что все происходит мгновенно и дальше он может не контролировать процесс с юридической точки зрения.
В дальнейших планах было, но мы не успели сделать, развитие функционала для юридического отдела. То есть автоматическое уведомление о истечение срока контракта, автоматическая проверка контрагента по базам должников и искам и другие рутинные юридические задачи, которые сопряжены с рисками, но их легко автоматизировать. Возможно реализуем в следующих проектах.
Когда цепочка: торговый представитель - новый клиент - юридическая служба - менеджер заказов были автоматизированы, мы перешли к следующему очевидному шагу: вывод каталога для общего пользования.
Мы сделали красивое промо для всех, чтобы покупатели сами могли изучать продукцию, торговые представители могли показывать красивый каталог и быть реально сильнее конкурентов даже в самой подаче и презентации. Но самое главное, что все могли получить доступы в свои личные кабинеты, увидеть историю заказов и формировать новые заказы.
Что здесь получает клиент:
Нет необходимости звонить или писать - зашел онлайн - повторил заказ - получил смс, что все готово и ожидает поставки.
Видит статистику по своим заказам и может прогнозировать свои заказы.
Видит документацию по заказам и может ее скачать, подписанную производителем.
Но к сожалению в этой сфере работают супер консервативные люди. в 2019 году это оказалось просто глухой стеной, в которую мы стучались.
Никто не хотел даже слышать о том, что вместо звонка надо что-то там куда-то там заходить и запоминать логины и пароли. Проще позвонить и забыть, а все вытекающие проблемы из этого не так сильно волнуют и беспокоят, да и привыкли все к ним, не то что к этим вашим онлайнам. При этом такая система только у вас одних, а всем остальным все равно надо звонить.
Как мы решали проблему. По сути мы старались промоутить акции и скидки, чтобы они заходили туда ради выгоды.
Крупные сети цепляли на то, что они могут управлять из одного места всеми своими объектами и заказывать все туда в два клика. А когда у вас 12 брендов и 50-100 точек по стране - это оказывается удобно.
Также документы и статистика оказались полезной фичей, ради которой иногда заходили в личный кабинет.
На сегодня я бы принял другое решение - я уходил бы в телеграм-бот и позволял бы все делать через него, в том числе отслеживание статуса поставки и уведомление о том, если производство не успевает выполнить весь заказ в эту смену и приедет только часть заказа, а остаток приедет в другое время, чтобы сеть могла оперативно принимать управленческие решения, чем заполнить полку.
Финальным этапом было - контроль дебиторской задолженности. Это был самый важный момент, чтобы компания вовремя получало уведомление о том, что у нее накопился долг и скоро заказ заблокируется.
Так как система уже разработана и работала, убедить бухгалтерию в том, что нам надо получать данные из 1С по API оказалось очень просто. Бухгалтерам не приходилось контролировать задолженность самостоятельно и менеджеры не отвлекали их вопросами: есть ли задолженность, а какая и когда они ее погасят. В итоге был настроен алгоритм поведения системы при накоплении дебиторской задолженности.
Так, не ломая процесс компании мы смогли запустить процесс автоматизации в вебе при помощи банальных и простых решений.
К сожалению проект был запущен в августе 2020 года, и вскоре Danone ушел с рынка Беларуси и России.
И остался одна нереализованная идея, которая могла многое изменить. Мы хотели получать баланс компании и на основе аналитики понимать оборачиваемость продукции и формировать индивидуальные предложения по отсрочке платежей. На основе маржинальности мы могли строить индивидуальное ценообразование. А также при хорошей оборачиваемости и маржинальности, мы могли бы рассчитывать овердрафтовые кредиты от банков и финансировать перспективных ритейлеров и тем самым повышать их покупательскую способность.
Вот такая история одного интересного проекта.
Почему решил написать об этом спустя столько лет. Прошло 5 лет и рынок поменялся. Сейчас на позициях менеджеров по закупкам находятся молодые ребята, которые легко используют онлайн инструменты. Именно по этому мы начинаем получать некоторые заявки на такие решения. Когда решил вспомнить проект, понял, какой он был прикольный и решил поделиться с теми, кому это может быть интересно.
