ניהול זמן

ניהול זמן הוא תהליך של תכנון והפעלת שליטה מודעת על זמן שהוקדש לפעילויות ספציפיות ונועד במיוחד להגברת היעילות והפרודוקטיביות. דבר זה כרוך בתמרון והתמודדות עם דרישות שונות ביחס לאדם הנוגעות לעבודה, לחיים חברתיים, למשפחה, לתחביבים, לאינטרסים האישיים ולהתחייבויות בעלות זמן מוגבל. שימוש יעיל בזמן מעניק לאדם את האפשרות לנהל ולבזבז את זמנו על פעילויות בהתאם לרצונו.

ניהול זמן הוא מטא-פעילות שמטרתה למקסם את התועלת הכוללת של מערך פעילויות אחרות בתנאים של זמן מוגבל (זאת מכיוון שלא ניתן לנהל את הזמן עצמו שכן הוא קבוע). ניהול זמן עשוי להסתייע במגוון מיומנויות, כלים וטכניקות המשמשות לניהול זמן בעת ביצוע משימות, פרויקטים ומטרות ספציפיות בעלות בתאריך יעד. בתחילה, ניהול זמן התייחס לפעילויות עסקיות או עבודה בלבד, אך בסופו של דבר המונח התרחב וכולל גם פעילויות אישיות. מערכת ניהול זמן היא מערכת הכוללת תהליכים, כלים, טכניקות ושיטות. ניהול זמן הוא בדרך כלל הכרח בכל ניהול פרויקט שכן הוא קובע את משך הזמן שיידרש להשלמת הפרויקט. כמו כן, חשוב להבין כי קיימים הבדלים טכניים ומבניים בניהול זמן בגלל שונות בתפיסת הזמן בתרבויות שונות.

הנושאים העיקריים המופיעים בספרות על ניהול זמן הם:

• יצירת סביבה שתורמת ליעילות
• קביעת סדרי עדיפויות.
• ביצוע פעילות בעקבות תעדוף.
• צמצום הזמן שמבוזבז על פעילויות לא מתועדפות.
• תמריצים לשנות התנהגות כדי להבטיח עמידה בלוחות הזמנים הקשורים לזמן.

ניהול זמן ארגוני (Organizational time management) הוא המדע של זיהוי, הערכה והפחתת בזבוז זמן בתוך ארגונים. מדע זה עוסק בזיהוי דיווח והערכה כלכלית של זמן ובזבוז זמן בארגון.

גישות מוקדמות לניהול זמן

שיטת אייזנהאואר

ארבעת הרבעונים של שיטת אייזנהאואר - דוגמאות לחלוקת משימות על פי הקריטריונים המתאימים

על פי שיטה זו, המשימות מחולקות לפי ארבעה קריטריונים: "חשוב" לעומת "לא חשוב", ו"דחוף" לעומת "לא דחוף", ומחולקות בהתאם באיור של ארבעה רבעונים. לפי השיטה, מהמשימות שאינן חשובות ואינן דחופות יש להתעלם, את המשימות הדחופות והחשובות יש לבצע מיידית, את המשימות הדחופות אך הבלתי חשובות יש להעביר לביצוע על ידי כפיף, ולמשימות החשובות שאינן דחופות יש לקבוע תאריך לסיום ולביצוע באופן אישי.

שיטת פארטו

רעיון זה מקביל במהותו לעקרון פארטו ולפיו ניתן להשלים 80% מהמשימות ב-20% מהזמן. שאר ה-20% מהמשימות ידרשו הקצאה של 80% מהזמן. על פי שיטה זו, יש למיין את המשימות לאחת משתי הקטגוריות הללו, ולתת לקטגוריה הראשונה עדיפות גבוהה יותר. מכיוון שמטרת ניהול הזמן היא הגדלת הפריון, ניתן להצדיק זאת על ידי הטענה שניתן להשיג 80% מהפריון על ידי השלמת 20% מהמשימות.

שיטת הדומינו

שיטה זו מציגה רעיון כי קיימות פעולות מסוימות שמשקיעים בהן פעם אחת והן מייצרות תפוקה בכמה ערוצים שונים ולאורך זמן. שימוש בפעולות אלו חוסך זמן בצורה משמעותית ובראייה רחבה מאפשר לעסוק בדברים אחרים אשר דורשים טיפול. כתיבת ספר היא דוגמה טובה לשימוש בשיטת הדומינו משום שהיא דורשת מאמץ חד-פעמי, ומשעה שהספר נכתב ופורסם הוא עשוי לשרת את המחבר פעם אחר פעם ולמשך שנים, ידאג לפרסמו, לבנות את תדמיתו ואף יתגמל את המחבר בתגמול כספי.

גישות מאוחרות לניהול זמן

הרגלים של אנשים אפקטיביים

סטיבן קובי סוקר בספרו "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים מאד" מערכות לניהול זמן, ומחלק אותן לארבעה "דורות":

1. הדור הראשון - משתמש ברשימת משימות, ומתאפיין בכך שהוא מתחיל להכיר בפריטים הרבים המעמיסים על הזמן וצריכת האנרגיה.
2. הדור השני - משתמש ביומן וברשימת פגישות, ומתאפיין בהכרה בצורך לתכנן קדימה ולצפות אירועים ופעילויות בעתיד.
3. הדור השלישי - בונה נדבך נוסף על הדורות הקודמים, ומוסיף את הרעיונות של סדר עדיפויות, מטרות וערכים, ואת הצורך לבחון את סדר העדיפויות לאור הערכים והמטרות.

קובי מציין שלמרות התרומה הרבה של השיטות המבוססות על הדור השלישי, רבים החלו לחוש כי הבקרה הרבה המושגת באמצעותן על הזמן והמשאבים, באה על חשבון הצרכים האנושיים, על היכולת לפתח מערכות יחסים בעלות משמעות, ועל היכולת ליהנות מדי פעם מרגעים ספונטניים. תחושה זו גרמה לרבים להתרחק משיטות אלה לניהול זמן. לכן, מציע קובי דור רביעי של ניהול זמן אשר לפיו במקום להתמקד בזמן ובדברים שיש לעשות, להתמקד במערכות יחסים, ובדברים חשובים, תוך ניסיון להתעלם מהדברים שאינם חשובים, ולצמצם את הדברים הדחופים.

לגרום לדברים לקרות

דייוויד אלן פיתח גישה נוספת הנקראת "לגרום לדברים לקרות" (Getting Things Done - GTD). על פי שיטה זו, בעולם המודרני החיים דינמיים מכדי לנסות ולתכנן מראש את כל סדר היום ולתחזק רשימות יומיות של משימות. לכן, התוצאה של ניסיון לקיים סדר יום מוחלט מראש תהיה זהה לתוצאה של חוסר מוחלט בתכנון זמן, כך שבמקום להיות עסוקים במשימה שיש לבצע עלולים להיות מוטרדים ממחשבות פנימיות, ליצור תחושה מדומה של עומס ולחץ, ולפגוע בסופו של דבר בפריון.

על מנת להימנע מן התוצאות השליליות הללו מציע אלן לפשט את מערכת ניהול הזמן באופן הבא:

1. הפרעות ומידע שאין מה לעשות איתו - להתעלם, לתייק תחת רשימה לביצוע עתידי, ולבצע כאשר יש זמן לבחון את הנושא לעומק.
2. משימות שניתן להשלים תוך פחות משתי דקות - לבצע מיד.
3. משימות שניתן להעביר לאדם אחר לביצוע - להעביר לאותו אדם ולתייק תחת רשימה למעקב.
4. משימות שיש לבצע באופן אישי - יש לתייק תחת רשימת הצעדים הבאים לביצוע, או אם יש להן זמן ספציפי לביצוע לרשום ביומן כתזכורת.
5. משימות שדורשות מספר פעולות מורכבות - יש לתייק תחת רשימת פרויקטים.

בצורה זו נשמרות רק מספר קטן של רשימות מרוכזות שניתן לעבור עליהן במהירות ובכל עת כדי לראות מהם הנושאים החשובים ביותר בכל רגע. רשימות אלה קלות לשינוי לפי הצרכים והמאורעות המשתנים מרגע לרגע, ועצם קיומן על הכתב משחרר מן הצורך לנסות לזכור את כולן או לתהות אם באמת עושים את הדברים החשובים ביותר.

כלים נפוצים לניהול זמן

לתכנון ובקרה של ניהול זמן משמשות תוכנות כמו Microsoft Dynamics Time Managemen, Trello, Timely, Toggl, Asana, ביזמו ואחרות.

קישורים חיצוניים

• יעל דראל, האנשים שעושים כסף מהמרדף שלנו אחרי כל דקה פנויה, באתר TheMarker‏, 27 בינואר 2023