DESKRIPSI KERJA

Panitia KKR PEMUDA DISTRIK XVIII

Seluruh panitia :

Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;

Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan kegiatan dan memberikan bantuan lintas
bidang/divisi/seksi;

Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;

Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada
koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;

Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;

Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ketua Panitia
1. Mengkoordinasikan panitia;
2. Bersama wakil ketua mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugastugas kepanitiaan
kepada panita yang bersangkutan;
3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
4. Berkoordinasi dengan pihak eksternal *;
5. Bertanggungjawab kepada ketua PPND
6. Meminta laporan kepada koordinator divisi;
7. Melakukan pengawasan - monitoring internal divisi acara danus untuk mengamati apakah
pelaksanaan tugas telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja dan ketentuan
8. Bersama panitia inti membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
Wakil Ketua Panitia
1. Mendampingi ketua dalam membuat program kerja jangka pendek dan jangka panjang,
pelaksanaannya serta pengorganisasiannya.
2. Mewakili ketua bila berhalangan hadir
3. Melaksanakan delegasi tugas dan wewenang pengambilan keputusan dari ketua.
4. Melakukan pengawasan - monitoring internal divisi Ad/Pd, Konsumsi, Humas, Logistik untuk
mengamati apakah pelaksanaan tugas telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja dan ketentuan
yang berlaku serta melaporkan hasil pengawasan tersebut kepada ketua.
Sekertaris
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:
1. Mendampingi kegiatan ketua ( tidak wajib )
2. Mengingatkan ketua perihal kegiatan atau pertemuan yang harus dilaksanakan

3. Membuat notulensi di setiap rapat umum dan mengumpulkan setiap notulensi dari rapat divisi
4. Membuat proposal kegiatan
5. Membuat LPJ kegiatan;
6. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan halhal yang berkaitan
dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat
masuk/keluar selama kepanitiaan;
7. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Bendahara
1. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh divisi, khususnya divisi dana usaha
2. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekertaris;
3. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;
Koordinator Divisi
1. Mengkoordinasikan anggota dalam divisi masingmasing;
2. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas divisi;
3. Membuat anggaran dana yang dibutuhkan oleh divisi
4. Bersama anggota membuat laporan kegiatan tiap divisi secara tertulis dan menyerahkannya
kepeda sekertaris panitia;
5. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
Divisi Acara
Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
1. Membuat susunan acara (run down) KKR secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara,
personil in charge, perlengkapan dan tempat)
2. Bersama divisi logistik menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
3. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan seperti pelayan altar, pembicara,
guest star, usher, dan lain lain
4. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan;
5. Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak
lain yang terkait
Divisi Art/Design Publikasi Dokumentasi
Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi, dan dokumentasi
kegiatan, serta membuat desain yang dibutuhkan oleh setiap divisi.

1. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan dalam dan menyebarkannya kepada pihak
terkait;
2. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dari awal kepanitiaan sampai
pembubaran kepanitiaan dalam bentuk foto video yang dikemas dalam bentuk cd/dvd;
3. Membantu sekertaris dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan
dalam kegiatan;
4. Bertugas sebagai operator multimedia saat pelaksanaan KKR
5. Bekerjasama dengan divisi humas perihal perizinan pemasangan materi publikasi
6. Bekerjasama dengan divisi acara dalam menyiapkan dekorasi indoor dan outdoor ruangan
Divisi Logistik
Bertanggung jawab atas segala bentuk pengadaan barang dan transportasi yang diperlukan kegiatan
1. Mengupayakan adanya perlengkapan, tempat dan transportasi yang dibutuhkan kegiatan;
2. Menjemput peralatan dan pengisi acara jika diperlukan;
3. Mencari SDM tambahan serta memberikan pengarahan lanjut untuk membantu saat kegiatan
berlangsung
Divisi Konsumsi
Mengatur segala hal mengenai konsumsi panitia (termasuk rapat), peserta dan pengisi acara;
1. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada
panitia, peserta, dan pengisi acara;
3. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
Divisi Dana Usaha
Mengatur strategi pencapaian target danausaha yang telah ditargetkan oleh bendahara
1. Bekerjasama dengan Ketua NHKBP setiap huria untuk menentukan penangggung jawab kegiatan
dana usaha di tiap huria
2. Menjalankan sumbangan sukarela kepada semua anggota panitia *
3. Mencari dana yang dibutuhkan dengan cara-cara yang baik, relavan, kreatif, terjangkau dan
memungkinan untuk dilaksanakan
Divisi Humas
1. Menjadi contact person kegiatan
2. Membina hubungan yang baik dengan pihak eksternal dan internal, khususnya dengan tamu
undangan
3. Mengatur jadwal keberangkatan, lokasi penjemputan dari setiap tamu undangan
4. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat perihal
perizinan kegiatan dan pemasangan spanduk / baligho