BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Farmasi merupakan suatu profesi kesehatan yang berhubungan dengan

pembuatan dan distribusi dari produk yang berkhasiat obat. Farmasi juga

meliputi profesi yang sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk yang

berkhasiat obat yang baik dan aman. Dalam kegiatan farmasi utamanya

sangat diperlukan instansi-instansi kesehatan, balai pengobatan atau

konsumen lainnya yang telah ditentukan oleh Menteri Kesehatan.

Farmasi yang berhubungan langsung dengan masyarakat maupun usaha di

bidang farmasi mempunyai dua profil yaitu, pada tangan yang satu

merupakan istitusi profesi,terutama farmasi yang berhubungan dengan

masyarakat memerankan peranan yang penting sebagai anggota team

kesehatan pada tangan yang lain merupakan pengusaha perdagangan obat

(Anief, 2014).

Pendistribusian obat di Indonesia berdasarkan kepada Peraturan Pemerintah

Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara

Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah

Kabupaten/Kota yang memberikan tugas dan kewajiban kepada Provinsi

untuk melaksanakan pembinaan di bidang sarana produksi dan distribusi

farmasi dan berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

1
1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi dan Cara

Distribusi Obat yang Baik (CDOB).

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009

tentang pekerjaan kefarmasian, dimana pekerjaan kefarmasian adalah

pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan,

pengadaan, penyimpanana dan pendistribusi atau penyaluran obat,

pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat

serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (Anonim,2009).

Fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi adalah sarana yang

digunakan untuk mendistribusikan atau menyalurkan sediaan farmasi, yaitu

Pedagang Besar Farmasi dan Instalasi Sediaan Farmasi (Anonim, 2009).

Pedagang Besar Farmasi adalah perusahan berbentuk badan hukum yang

memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi

dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. selain

itu, Narkotika dan Psikotropika juga dapat disalurkan oleh Pedagang Besar

Farmasi (Anonim,2009).

Banyaknya jenis obat yang diproduksi dan yang diedarkan oleh Pedagang

Besar Farmasi, sehingga sebuah organisasi harus menerapkan manajeman

yang baik, untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya

persaingan diantara Pedagang Besar Farmasi, maka sebuah organisasi

haruslah memiliki keterampilan khusus dalam mengelola pemasaran.

2
 Pendistribusian atau penyaluran sediaan farmasi berupa obat harus memiliki

seorang Apoteker sebagai penanggung jawab dan dapat dibantu oleh

Apoteker Pendamping dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian (Anonim,2009).

Sebagaimana yang telah disebutkan bahwa seorang Tenaga Teknis

Kefarmasian dapat membantu Apoteker dalam pendistribusian atau

penyaluran perbekalan farmasi, maka penerapan Praktek Belajar Lapangan

akan dapat membantu dalam memahami tugas dan fungsi Tenaga Teknis

Kefarmasian di dalam pendistribusian atau penyaluran perbekelan farmasi.

Oleh karena itu, perlu dilakukan Praktek Belajar Lapangan (PBL) Manajemen

Farmasi untuk memperoleh gambaran bagaimana manajemen perbekalan

farmasi di Pedagang Besar Farmasi (PBF).

I.2 Tujuan

Tujuan dilakukan Praktek Belajar Lapangan (PBL)ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui proses distribusi atau penyaluran perbekalan farmasi di

Pedagang Besar Farmasi.

2. Untuk mengetahui tugas dan fungsi Tenaga Teknis Kefarmasian dalam

distribusi atau penyaluran obat di Pedagang Besar Farmasi.

I.3 Manfaat

Manfaat dari PBL ini adalah dapat mengetahui secara langsung tata laksana

pendistribusian sediaan farmasi lainnya yang sebelumnya hanya diketahui

secara teoritis. Sehingga dengan pengetahuan secara langsung dapat

3
 mengembangkan teori yang sudah diterima dengan kenyataan yang ada di

lapangan untuk dijadikan sebagai pembelajaran.

I.4 Waktu dan Tempat

Waktu Praktek Belajar Lapangan yaitu selama 2 minggu, mulaidari 27 Juli

s/d 9 Agustus 2015 yang bertempat di PT. Kimia Farma Trading &

DistributionCabang Tasikmalaya Jl. Ir. H. Djuanda (By Pass) No. 90 B Kota

Tasikmalaya, dengan waktu kerja dari pukul 08.00 s/d 17.00 WIB.

I.5 Jadwal Kegiatan

Juni Juli Agustus

No. Kegiatan
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4
1 Penjajagan PBL
2 Pengantaran Surat PBL
3 Penyusunan Laporan PBL
4 Pelaksanaan PBL
5 Pengumpulan Laporan PBL
6 Persentasi Hasil PBL
Tabel I. Jadwal Kegiatan Praktek Belajar Lapangan

BAB II

4
 TINJAUAN PUSTAKA

II.1 Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Pedagang Besar Farmasi menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

1148/Menkes/Per/VI/2011 yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan

berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan (Anonim,2011).

Pedagang Besar Farmasi Pusat atau PBF Pusat dapat membuka PBF yang

menjadi cabangnya, yang disebut PBF cabang. PBF cabang adalah cabang

PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,

penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar

sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan (Anonim,2011).

Perbekalan Farmasi meliputi obat, bahan baku obat, obat tradisonal dan

bahan obat tradisional, alat-alat kesehatan dan kosmetika.Obat adalah bahan

atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk

mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam

rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan,

peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia. Bahan obat adalah

bahan baik yang berkhasiat maupun tidak berkhasiat yang digunakan dalam

pengolahan obat dengan standardan mutu sebagai bahan baku farmasi

termasuk baku pembanding (Anonim,2011).

5
Tenaga Kefarmasian yang dimaksud terdiri atas Apoteker dan Tenaga Teknis

Kefarmasian. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai

Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker, sedangkan

Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu Apoteker dalam

menjalani Pekerjaan Kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli

Madya Farmasi, Analis Farmasi dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten

Apoteker. Pedagang Besar Farmasi memiliki paling sedikit 1 (satu) orang

Apoteker warga negara Indonesia sebagai penanggung jawab pada proses

kegiatan pendistribusian obat dan atau bahan obat. Karyawan pada Pedagang

Besar Farmasi harus memiliki pengetahuan, pengalaman, keterampilan dan

kemampuan yang sesuai dengan tugas dan fungsinya, dan tersedia dalam

jumlah yang cukup. Mereka harus dalam keadaan sehat dan mampu

menangani tugas yang dibebankan kepadanya. Semua personalia yang terlibat

di dalam kegiatan distribusi harus dilatih dengan berkualifikasi sesuai dengan

Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) (Anonim, 2011).

Setiap pendirian Pedagang Besar Farmasi (PBF) wajib memiliki izin dari

Direktur Jenderal, dan dapat mendirikan PBF Cabang, yang telah

memperoleh pengakuan dari Kepala Dinas Kesehatan Provinsi di wilayah

PBF Cabang berada. Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat

diperpanjang selama memenuhi persyaratan, sehingga pengakuan PBF

Cabang mengikuti jangka waktu izin PBF. Syarat-syarat untuk memperoleh

izin PBF yaitu:

1. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi;

6
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);

3. Memiliki secara tetap Apoteker Warga Negara Indonesia sebagai

Penanggung Jawab;

4. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat,

baik langsung atau tidaklangsung dalam pelanggaran peraturan

perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua)tahun

terakhir;

5. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat

melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat

menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF;

6. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan

yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan; dan

7. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain

sesuai CDOB.

Alur registrasi perizinan Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah sebagai

berikut:

1. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus mengajukan

permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada

Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai

POM dengan menggunakan contoh Formulir 1 sebagaimana terlampir.

2. Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker

calon penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif

sebagai berikut:

7
 a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua;

b. Susunan direksi/pengurus;

c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak

pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di

bidang farmasi;

d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan;

e. Surat Tanda Daftar Perusahaan;

f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan;

g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak;

h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;

i. Peta lokasi dan denah bangunan

j. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung

jawab; dan

k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.

3. Untuk permohonan izin PBF yang akan menyalurkan selain bahan

obat harus memenuhi persyaratan.

4. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan

permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi

kelengkapan administratif.

5. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan,

Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB.

8
6. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi

kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi

mengeluarkan rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada

Direktur Jendral dengan tembusan kepada Kepala Balai POM.

7. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi

persyaratan CDOB, Kepal Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil

analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan

tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi.

8. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima

rekomendasi serta persyaratan lainnya yang diterapkan, Direktur Jenderal

menerbitkan izin PBF.

9. Jika tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat

pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan

tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas

Kesehatan Provinsi.

10. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan,

Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan tembusan kepada Kepala

Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten /Kota dan Kepala balai POM.

Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah berizin dan memenuhi syarat

mendirikan suatu Pedagang Besar Farmasi (PBF) juga harus melakukan

pelaporan karena setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan

kegiatan setiap 3(tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan

9
penyaluran obat dan/atau bahan obat kepada Direktur Jendral dengan

tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan

Kepala BPOM. Dalam penyaluran narkotika dan psikotropika wajib

menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai

ketentuan perundang-undangan yang dilakukan secara eloktronik dengan

menggunakan teknologi informasi dan komunikasi (Anonim, 2011).

Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik sebagaimana telah ditetapkan

dengan Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik

Indonesia Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman

Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (BPOM, 2012).

Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutunya disingkat CDOB

adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan

untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai

persyaratan dan tujuan penggunaannya (BPOM, 2012).

Dalam penerapan CDOB, PBF dan PBF Cabang dalam penyelenggaraan,

penyimpanan, dan penyaluran sediaan farmasi harus menerapkan Pedoman

Teknis CDOB yang telah diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan,

dimana sertifikat CDOB adalah dokumen sah yang merupakan bukti bahwa

PBF telah memenuhi persyaratan CDOB dalam mendistribusikan obat

dan/atau bahan obat. Untuk aspek-aspek CDOB yaitu sebagai berikut:

1. Manajemen Mutu

10
Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang

mencakuptanggung jawab, proses dan langkah manajemen risiko terkait

dengankegiatan yang dilaksanakan.

a. Sistem mutu

Pemastian mutu berfungsi sebagai alat manajemen yang

mengharuskanadanya kebijakan mutu terdokumentasi

yangmenguraikan maksud keseluruhan dan persyaratan fasilitas

distribusiyang berkaitan dengan mutu. Sistem pengelolaan mutu harus

mencakup struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya, serta

kegiatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa obat dan/atau

bahan obat yang dikirimtidak tercemar selama penyimpanan dan/atau

transportasi.

b. Pengelolaan kegiatan berdasarkan kontrak

Proses ini harusmencakup manajemen risiko mutu yang meliputi:

1) Penilaian terhadap kesesuaian dan kompetensi pihak yangditunjuk.

2) Penetapan tanggung jawab dan proses komunikasi antar pihakyang

berkepentingan dengan kegiatan yang terkait mutu.

3) Pemantauan dan pengkajian secara teratur kinerja

penerimakontrak.

c. Kajian dan pemantauan manajemen

Manajemen puncak harus memiliki proses formal untuk

mengkajisistem manajemen mutu secara periodik. Kajian tersebut

mencakup:

11
 1) Pengukuran capaian sasaran sistem manajemen mutu.

2) Penilaian indikator kinerja yang dapat digunakan untuk

memantauefektivitas proses dalam sistem manajemen mutu.

3) Peraturan, pedoman, dan hal baru yang terkait dengan mutu.

4) Inovasi yang dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen mutu.

5) Perubahan iklim usaha dan sasaran bisnis yang sudah

ditetapkansebelumnya.

d. Manejeman risiko mutu

Manajemen risiko mutu adalah suatu proses sistematis untuk

menilai,mengendalikan, mengkomunikasikan dan mengkaji risiko

terhadapmutu obat dan/atau bahan obat. Hal ini dapat dilaksanakan

baiksecara proaktif maupun retrospektif.Manajemen risiko mutu harus

memastikan bahwa evaluasi risikodidasarkan pada pengetahuan ilmiah,

pengalaman terhadap prosesyang dievaluasi dan berkaitan erat dengan

perlindungan pasien.

2. Organisasi, Manajemen dan Personalia

Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta

distribusi obat dan/atau bahan obat yang benar sangat bergantung

padapersonil yang menjalankannya. Harus ada personil yang cukup

dankompeten untuk melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung

jawabfasilitas distribusi.

a. Organisasi dan manajemen

12
 Distribusi obat dan/atau bahan obat yang baik diawali dengan

adanya struktur organisasi untuk tiap bagian yang dilengkapidengan

bagan organisasi yang jelas. Tanggung jawab, wewenang danhubungan

antar semua personil juga harus ditetapkan dengan jelas.

Personil yang bertanggungjawab dalam kegiatan manajerial dan

teknisharus memiliki kewenangan dan sumber daya yang diperlukan

untukmenyusun, mempertahankan, mengidentifikasi dan

memperbaikipenyimpangan sistem mutu.

b. Penanggung jawab

Penanggung jawab mempunyai uraian tugas yang harus

memuatkewenangan dalam hal pengambilan keputusan sesuai

dengantanggung jawabnya. Manajemen fasilitas distribusi harus

memberikankewenangan, sumber daya dan tanggung jawab yang

diperlukankepada penanggung jawab untuk menjalankan tugasnya.

Penanggung jawab memiliki tanggung jawab antara lain:

1) Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem

manajemen mutu.

2) Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar

danpelatihan lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil

yangterkait dalam kegiatan distribusi.

3) Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap

kegiatanpenarikan obat dan/atau bahan obat.

13
 4) Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok

danpelanggan.

5) Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian

untukdikembalikan ke dalam stok obat dan/atau bahan obat

yangmemenuhi syarat jual.

6) Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai

programdan tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.

c. Pelatihan

Semua personil harus memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkandalam

CDOB dengan mengikuti pelatihan dan memiliki kompetensisebelum

memulai tugas, berdasarkan suatu prosedur tertulis dansesuai dengan

program pelatihan termasuk keselamatan kerja. Selain itu, harus

diberikan pelatihan khusus kepada personil yang menanganiobat

dan/atau bahan obat yang memerlukan persyaratan penangananyang

lebih ketat seperti obat dan/atau bahan obat berbahaya,

bahanradioaktif, narkotika, psikotropika, rentan untuk disalahgunakan,

dansensitif terhadap suhu.

3. Bangunan dan Peralatan

a. Bangunan

Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa

kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan mempunyai

keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup untuk

memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat yang baik, dan area

14
 penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai untuk

memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan aman.

Jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus, harus

dilakukan pengendalian yang memadai untuk menjaga agar semua

bagian terkait dengan area penyimpanan berada dalam parameter suhu,

kelembaban dan pencahayaan yang dipersyaratkan.

b. Peralatan

Semua peralatan untuk penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau

bahan obat harus didesain, diletakkan dan dipelihara sesuai dengan

standar yang ditetapkan. Harus tersedia program perawatan untuk

peralatan vital, seperti termometer, genset, dan chiller. Kegiatan

perbaikan, pemeliharaan, dan kalibrasi peralatan harus dilakukan

sedemikian rupa sehingga tidak mempengaruhi mutu obat dan/atau

bahan obat.

4. Operasional

Fasilitas distribusi harus menggunakan semua perangkat dan carayang

tersedia untuk memastikan bahwa sumber obat dan/atau bahan obat yang

diterima berasal dari industri farmasi dan/atau fasilitas distribusi lain yang

mempunyai izin sesuai peraturan perundang-undangan untuk

meminimalkan risiko obat dan/atau bahan obat palsu memasuki rantai

distribusi resmi.

Operasional memiliki beberapa aspek, yaitu kualifikasi pemasok,

kualifikasi pelanggan, penerimaan, penyimpanan, pemisahan obat

15
 dan/atau bahan obat, pemusnahan obat dan/atau bahan obat, pengambilan,

pengemasan, pengiriman, ekspor dan impor. Aspek-aspek tersebut harus

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan harus

tersedia prosedur tertulis yang mengatur kegiatan operasional, serta harus

dilakukan oleh personil yang mempunyai wewenang dan bertanggung

jawab atas tugas tersebut.

Obat dan/atau bahan obat yang diperoeh dari fasilitas distribusi lain

harus dipastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta

menerapkan CDOB. Obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu, bets

tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi berwenang,

dan ke pemegang izin edar. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau

bahan obat harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau

non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi.

Obat dan/atau bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi

secara tepat, diberi label yang jelas, disimpan secara terpisah dan terkunci

serta ditangani sesuai dengan prosedur tertulis harus dilaksanakan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan.Pengiriman obat dan/atau bahan

obat harus ditujukan kepada pelanggan yang mempunyai izin sesuai

dengan peraturan perundang-undangan.

5. Inspeksi Diri

Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan

dankepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut

langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.Program inspeksi diri harus

16
 dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan dan mencakup semua

aspek CDOB serta kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan,

pedoman dan prosedur tertulis. Inspeksi diri tidak hanya dilakukan pada

bagian tertentu saja.

6. Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, diduga Palsu dan

Penarikan Kembali

Semua keluhan dan informasi lain tentang obat dan/atau bahan obat

berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji dan diselidiki sesuai dengan

prosedur tertulis. Harus tersedia dokumentasi untuk setiap proses

penanganan keluhan termasuk pengembalian dan penarikan kembali serta

dilaporkan kepada pihak yang berwenang agar dapat dijual kembali

melalui persetujuan dari personil yang bertanggung jawab.

7. Transportasi

Metode transportasi yang memadai harus diterapkan selama proses

transportasi. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi

penyimpanan sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode transportasi

yang tepat harus digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut,

udara atau kombinasi di atas. Pendekatan berbasis risiko harus digunakan

ketika merencanakan rute transportasi.

a. Transportasi dan produk dalam transit

Obat dan/atau bahan obat dan kontainer pengiriman harus aman untuk

mencegah akses yang tidak sah. Kendaraan dan personil yang terlibat

dalam pengiriman harus dilengkapi dengan peralatan keamanan

17
 tambahan yang sesuai untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan

obat dan penyelewengan lainnya selama transportasi.

Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut sesuai dengan

prosedur, agar:

1) Identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang.

2) Produk tidak mencemari dan tidak terkontaminasi oleh produk

lain.

3) Ada tindakan pencegahan yang memadai apabila terjadi

tumpahan, penyalahgunaan, kerusakan, dan pencurian.

4) Kondisi lingkungan yang tepat dipertahankan, misalnya

menggunakan rantai dingin (cold chain) untuk produk termolabil.

Obat dan/atau bahan obat yang ditolak, kedaluwarsa, obat dan/atau

bahan obat kembalian, diduga palsu, harus disimpan terpisah dan

dikemas dengan aman dan diberi label yang jelas serta dilengkapi

dokumen atau dilakukan pemisahan secara sistem (blokir secara

sistem) selama transportasi/transit.Obat dan/atau bahan obat dalam

transit harus disertai dengan dokumentasi yang sesuai.

b. Obat dan/atau bahan obat dalam pengiriman

Obat dan/atau bahan obat dalam pengiriman harus ditangani

sedemikian rupa sehingga identitas obat dan/atau bahan obat tidak

hilang.Obat dan/atau bahan obat tidak mencemari dan tidak tercemar

oleh produk lain, dilakukan tindakan pencegahan yang memadai

terhadap pencurian, tumpahan atau kerusakan seperti bahan obat yang

18
 sensitif terhadap suhu harus sedemikian rupa sehingga rantai dingin

tetap terjaga, sistem penomoran yang spesifik, yang mampu tertelusur

dalam proses pengiriman (misalnya nomor kendaraan).

c. Kontainer, pengemasan dan pelabelan

Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut dalam

kontainer pengiriman yang tidak mempengaruhi mutu, dapat memberi

perlindungan memadai terhadap pengaruh eksternal, termasuk

kontaminasi. Bahan pengemas dan kontainer pengiriman harus

didesain sedemikian rupa untuk mencegah kerusakan obat dan/atau

bahan obat selama transportasi.

Pemilihan kontainer dan kemasan harus didasarkan pada

persyaratan penyimpanan dan transportasi dari obat dan/atau bahan

obat, Kapasitas ruang yang dibutuhkan untuk jumlah obat dan/atau

bahan obat, antisipasi terhadap suhu eksternal, perkiraan waktu yang

dibutuhkan untuk transportasi termasuk penyimpanan transit di

pabean, status validasi kemasan dan kontainer pengiriman.

d. Transportasi obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi

khusus

Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan kondisi khusus selama

transportasi (misalnya suhu dan kelembaban), industri farmasi harus

mencantumkan kondisi khusus tersebut pada penandaan dan dimonitor

serta dicatat.

19
 Transportasi dan penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang

mengandung zat berbahaya misalnya beracun, bahan radioaktif, dan

bahan berbahaya lainnya yang dapat menimbulkan risiko khusus

dalam hal penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan (misalnya cairan

mudah terbakar/menyala, padatan dan gas bertekanan) harus disimpan

dalam area terpisah dan aman, dan diangkut dalam kontainer dan

kendaraan yang aman, dengan desain yang sesuai. Di samping itu,

harus memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan di tingkat nasional dan kesepakatan internasional.

e. Kendaraan dan peralatan

Kendaraan dan peralatan yang digunakan untuk mengirimkan,

menyimpan dan menangani obat dan/atau bahan obat harus sesuai

persyaratan dan lengkap untuk mencegah terjadinya paparan obat

dan/atau bahan obat pada kondisi yang dapat mempengaruhi stabilitas

dan integritas kemasan, serta untuk mencegah kontaminasi.

Desain dan penggunaan kendaraan dan peralatan bertujuan untuk

meminimalkan risiko kesalahan, harus memungkinkan untuk

dilakukan pembersihan yang efektif dan/atau pemeliharaan untuk

menghindari kontaminasi, penumpukan debu atau kotoran dan/atau

efek yang dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat.

f. Kontrol suhu selama transportasi

Sistem kontrol suhu yang tervalidasi (misalnya kemasan termal,

kontainer yang suhunya dikontrol, dan kendaraan berpendingin) harus

20
 tersedia untuk memastikan kondisi transportasi yang benar

dipertahankan antara fasilitas distribusi dan pelanggan. Jika

menggunakan kendaraan berpendingin, alat pemantau suhu selama

transportasi harus dipelihara dan dikalibrasi secara berkala atau

minimal sekali setahun. Jika menggunakan cool-pack dalam kotak

terlindung (insulated boxes), cool-pack harus diletakkan sedemikian

rupa sehingga tidak bersentuhan langsung dengan obat dan/atau bahan

obat.

8. Fasilitas Distribusi berdasarkan Kontrak

Fasilitas distribusi berdasarkan kontrak terutama yang terkait dengan

keamanan, khasiat dan mutu obat dan/atau bahan obat memililiki beberapa

cangkupan kegiatan, yaitu:

1) Kontrak antar fasilitas distribusi

2) Kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa antara

lain transportasi, pengendalian hama, pergudangan, kebersihan dan

sebagainya.

9. Dokumentasi

Dokumentasi yang baik merupakan bagian penting dari sistem

manajemen mutu. Dokumentasi harus jelas untuk mencegah kesalahan

dari komunikasi lisan dan untuk memudahkan penelusuran, antara lain

sejarah bets, instruksi, prosedur. Dokumentasi merupakan dokumen

tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran

dan pelaporan), prosedur tertulis dan dokumen lain yang terkait dengan

21
 pemastian mutu yang terdiri dari semua prosedur tertulis, petunjuk,

kontrak,catatan dan data, dalam bentuk kertas maupun elektronik,

ditandatangani dan diberi tanggal oleh personil yang berwenang, disimpan

selama minimal 3 tahun.

Dokumentasi harus mencakup informasi berikut: tanggal,namaobat

dan/atau bahan obat, nomor bets, tanggal kedaluwarsa, jumlah yang

diterima/disalurkan, nama dan alamat pemasok/pelanggan.

10. Aneks

Pedagang Besar Farmasi harus memenuhi CDOB dengan baik, kemudian

untuk macam-macam aneks dalam Cara Distribusi Obat yang Baik

meliputi produk rantai dingin, narkotika dan psikotropika adalah sebagai

berikut:

a. Produk Rantai Dingin (Cold Chain Product/CCP)

Untuk Produk Rantai Dingin, terdapat persyaratan khusus yang harus

dipenuhi sebagai standar selain yang dipersyaratkan dalam CDOB,

antara lain meliputi aturan yang berkaitan dengan masalah suhu

pada saat penerimaan, penyimpanan dan pengiriman. Untuk aspek-

aspek pada produk rantai dingin meliputi:

1) Personil dan pelatihan

Pelatihan dilakukan secara sistematik dan berkala bagi seluruh

personil yang terlibat dalam penanganan produk rantai dingin,

mencakup hal-hal sebagai berikut:

a) Peraturan perundang-undangan

22
 b) CDOB

c) Prosedur tertulis

d) Monitoring suhu dan dokumentasinya

e) Respon terhadap kedaruratan dan masalah keselamatan

2) Bangunan dan Fasilitas

a) Bangunan

Lokasi penyimpanan dipilih dan dibangun untuk

meminimalkan risiko yang diakibatkan banjir, dan/atau

kondisi cuaca ekstrim dan bahaya alamiah lainnya. Bangunan

tempat penyimpanan dibangun menggunakan bahan yang kuat

dan mudah dibersihkan.

Akses kendaraan ke gedung penyimpanan harus disediakan

untuk mengakomodasi kendaraan besar, termasuk kendaraan

untuk keadaan darurat. Lokasi dijaga dari penumpukan debu,

sampah dan kotoran serta terhindar dari serangga.

Area yang memadai harus disediakan untuk menerima dan

mengemas produk rantai dingin yang akandikirimkan pada

kondisi suhu yang terjaga. Area ini hendaknya dekat dengan

area penyimpanan yang suhunya terjaga. Area karantina harus

disediakan untuk pemisahan produk kembalian, rusak dan

penarikan kembali menunggu tindak lanjut.

23
 Bangunan yang digunakan untuk menyimpan produk rantai

dingin harus dipastikan memiliki keamanan yang memadai

untuk mencegah akses pihak yang tidak berwenang.

Tersedia alat pemadam kebakaran dan hendaknya dilengkapi

dengan alat deteksi kebakaran pada seluruh area penyimpanan

produk rantai dingin dan alat tersebut dipelihara secara

berkala sesuai rekomendasi dari pembuat.

b) Fasilitas

Produk rantai dingin harus dipastikan disimpan dalam

ruangan dengan suhu terjaga, cold room/chiller (+2 s/d +8oC),

freezer room/freezer (-25 s/d -15oC), dengan persyaratan

sebagai berikut:

(1) Ruangan dengan suhu terjaga, cold room dan freezer

room:

(a) Mampu menjaga suhu yang dipersyaratkan.

(b) Dilengkapi dengan sistem auto-defrost yang tidak

mempengaruhi suhu selama siklus defrost.

(c) Dilengkapi dengan sistem pemantauan suhu secara

terus-menerus dengan menggunakan sensor yang

ditempatkan pada lokasi yang mewakili perbedaan

suhu ekstrim.

(d) Dilengkapi dengan alarm untuk menunjukkan

terjadinya penyimpangan suhu.

24
 (e) Dilengkapi dengan pintu yang dapat dikunci.

(f) Jika perlu, untuk memasuki area tertentu dilengkapi

dengan sistem kontrol akses dilengkapi dengan

generator otomatis atau generator manual yang

dijaga oleh personil khusus selama 24 jam.

(g) Dilengkapi dengan indikator sebagai tanda personil

sedang di dalam cold room/freezer room atau cara

lain yang dapat menjamin keselamatan personil.

(2) Chiller dan Freezer:

(a) Dirancang untuk tujuan penyimpanan produk rantai

dingin (tidak boleh menggunakan kulkas/freezer

rumah tangga).

(b) Mampu mennjaga suhu yang dipersyaratkan.

(c) Perlu menggunakan termometer terkalibrasi minimal

satu buah tiap chiller/freezer (dengan

mempertimbangkan ukuran/jumlah pintu) dan secara

rutin dikalibrasi minimal satu kali dalam setahun.

(d) Hendaknya mampu merekam secara terus-menerus

dan dengan sensor yang terletak pada satu titik atau

beberapa titik yang paling akurat mewakili profil

suhu selama operasi normal.

(e) Dilengkapi dengan alarm yang menunjukkan

terjadinya penyimpangan suhu.

25
 (f) Dilengkapi pintu/penutup yang dapat dikunci.

(g) Dilengkapi dengan generator otomatis atau generator

manual yang dijaga oleh personil khusus selama 24

jam.

3) Operasional

a) Penerimaan

Pada saat penerimaan, penerima harus melakukan

pemeriksaan terhadap:

(1) Nama produk rantai dingin yang diterima

(2) Jumlah produk rantai dingin yang diterima

(3) Kondisi fisik produk rantai dingin yang diterima

(4) Nomor batch

(5) Tanggal kedaluwarsa

(6) Kondisi alat pemantauan suhu

(7) Kondisi Vaccine Vial Monitor (VVM) (khusus untuk

vaksin yang telah dilengkapi VVM).

b) Penyimpanan

Fasilitas penyimpanan harus memiliki:

(1) Chiller atau cold room (suhu +2° s/d +8°C), untuk

menyimpan vaksin dan serum dengan suhu penyimpanan

2° s/d 8°C, biasanya digunakan untuk penyimpaan

vaksin campak, BCG, DPT, TT, DT, Hepatitis B, DPT-

HB.

26
(2) Freezer atau freezer room (suhu -15o s/d -25°C) untuk

menyimpan vaksin OPV.

Penyimpanan vaksin dalam chiller dan freezer tidak terlalu

padat sehingga sirkulasi udara dapat dijaga, jarak antara kotak

vaksin sekitar 1-2 cm. jarak minimal 15 cm antara

chiller/freezer dengan dinding bangunan. Suhu minimal harus

di dokumentasikan setiap 3 (tiga) kali dalam sehari yaitu pagi,

siang, dan sore. Untuk penanganan vaksin jika sumber listrik

padam:

(1) Hidupkan generator.

(2) Jika generator tidak berfungsi dengan baik, maka

dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

(a) Jangan membuka pintu chiller/freezer/cold

room/freezer room.

(b) Periksa termometer, pastikan bahwa suhu masih

diantara +2°C s/d +8°C untuk chiller/cold room atau

≥ -15°C untuk freezer/freezer room.

(c) Jika suhu chiller/cold room mendekati +8°C,

masukkan cool pack (+2°C s/d +8°C) secukupnya.

(d) Jika suhu freezer/freezer room mendekati -15°C,

masukkan cold pack (-20°C) atau dry ice

secukupnya.

27
 (e) Jika keadaan ini berlangsung lebih dari 1 hari, maka

vaksin harus dievakuasi ke tempat penyimpanan

yang sesuai dengan persyaratan.

c) Pengiriman

Tiap pengeluaran produk harus mematuhi kaidah sebagai

berikut:

(1) FEFO (First Expire First Out), produk yang tanggal

kedaluwarsanya lebih pendek harus lebih dahulu

dikeluarkan.

(2) FIFO (First in – First Out), produk yang lebih dulu

diterima agar lebih dulu diditribusikan.

(3) Untuk vaksin yang memiliki indikator, misalnya vaksin

dengan VVM dan kondisi indikator sudah mengarah atau

mendekati ke batas layak pakai (atau posisi VVM

menunjukan warna lebih gelap), maka vaksin tersebut

harus dikeluarkan terlebih dahulu walaupun tanggal

kedaluwarsanya masih panjang.

d) Pemeliharaan

Pemeliharaan Chiller/cold room/freezer terdiri dari:

(1) Pemeliharaan Harian

(a) Suhu chiller/cold room/freezer harus dimonitor dan

dicatat minimal setiap 3 (tiga) kali sehari, pagi, siang

dan sore dan harus dievaluasi serta didokumentasikan.

28
 Jika terjadi penyimpangan maka harus ditindak lanjuti

dan dicatat;

(b) Hindarkan sering membuka dan menutup chiller/cold

room/freezer;

(c) Jika suhu sudah stabil antara +2 s/d +8°C pada

chiller/cold room atau -15 s/d -25°C pada freezer,

posisi termostat jangan diubah dan jika mungkin

disegel.

(2) Pemeliharaan Mingguan

(a) Pastikan tidak ada bunga es padachiller/cold room/

freezer;

(b) Bersihkan bagian luar chiller/cold room/freezer untuk

menghindari karat;

(c) Periksa sambungan listrik pada stop kontak, upayakan

pastikan tidak longgar;

(d) Semua kegiatan tersebut harus di catat dan

didokumentasikan.

(3) Pemeliharaan Bulanan

(a) Bersihkan bagian dalam chiller/cold room/ freezer;

(b) Periksa kerapatan karet pintu;

(c) Periksa engsel pintu, jika perlu beri pelumas;

(d) Bersihkan karet pintu;

29
 (e) Semua kegiatan tersebut harus dicatat dan

didokumentasikan.

e) Kualitas, Kalibrasi, dan Validasi

Chiller/cold room/freezer dikualifikasi pada awal penggunaan

atau dalam hal terjadi perubahan kondisi sesuai dengan

spesifikasinya. Termometer dikalibrasi sekurang-kurangnya

satu kali dalam satu tahun terhadap standar yang tersertifikasi.

Validasi proses pengiriman perlu dilakukan untuk memastikan

suhu pengiriman tidak menyimpang dari yang dipersyaratkan.

Semua kegiatan tersebut harus terdokumentasi.

b. Narkotika dan Psikotropika

Cara distribusi narkotika dan psikotropika harus dilakukan dalam

rangka pemenuhan CDOB termasuk untuk mencegah terjadinya

penyimpanan dan/atau kehilangan nerkotika dan psikotropika dari jalur

distribusi resmi. Distribusinya harus memenuhi ketentuan peraturan

perundang-undangan dan CDOB. Aspek-aspek dalam pemenuhan

CDOB adalah sebagai berikut:

1) Personalia

Penanggung jawab adalah seorang Apoteker sesuai dengan

peraturan perundang-undangan.

2) Bangunan dan peralatan

Pesyaratan bangunan dan peralatan yang digunakan untuk

mengelola narkotika wajib memenuhi ketentuan peraturan

30
 perundang-undangan.Gudang dan lemari penyimpanan

psikotropika harus aman dan terkunci.Kunci lemari atau gudang

penyimpanan psikotropika dikuasai oleh penanggung jawab

fasilitas distribusi atau personil lain yang dikuasakan sesuai dengan

uraian pekerjaan.

3) Operasional

a) Kualitas pemasok

Pemasok menyalurkan narkotika wajib memiliki izin khusus

sebagai fasilitas distribusi atau industri farmasi yang

memproduksi narkotika. Izin khusus menyalurkan atau

memproduksi narkotika diterbitkan oleh Menteri Kesehatan.

b) Kualitas pelanggan

Fasilitas distribusi harus memastikan penyaluran narkotika ke

fasilitas diditribusikan yang memiliki izin khusus penyalur

narkotika, instalasi sediaan farmasi, apotek dan rumah sakit

yang memiliki kewenangan menyalurkan atau menyerahkan

narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

c) Pengadaan

Perencanaan kebutuhan tahunan harus dibuat dalam pengadaan

narkotika atau psikotropika. Pengadaan harus berdasarkan surat

pesanan dengan peraturan perundang-undangan, dalam surat

pesanan wajib memenuhi syarat sebagai berikut:

31
 (1) Asli dan dibuat paling sedikit dalam rangkap 2 (dua) serta

tidak dibenarkan dalam bentuk faksimili dan fotokopi.

(2) Ditanda tangani oleh penanggung jawab fasilitas distribusi

dan dilengkapi dengan nama jelas dan nomor Surat Izin

Kerja (SIK)/Surat Tanda Registrasi Apotker (STRA).

(3) Mencantumkan nama dan alamat lengkap, nomor

telepon/faksimili, nomor izin dan stempel fasilitas

distribusi.

(4) Mencantumkan nama industri farmasi atau fasilitas

distribusi pemasok beserta alamat lengkap.

(5) Mencantumkan nama narkotika atau psikotropika, jenis dan

kekuatan sediaan, isi kemasan dan jumlah dalam bentuk

angka dan huruf.

(6) Diberi nomor urut dan tanggal dengan penulisan yang jelas.

(7) Dibuat terpisah dari surat pesanan obat lain.

d) Penerimaan

Pada saat penerimaan harus dilakukan pemeriksaan terhadap:

(1) Kebenaran nama, jneis, nomor bets, tanggal kedaluwarsa,

jumlah dan kemasan harus sesuai dengan surat

pengantar/pengiriman barang dan/atau faktur penjualan.

(2) Kondisi kontainer pengiriman dan/atau kemasan termasuk

segel, label dan/atau penandaan dalam kondisi baik.

32
 (3) Kebenaran nama, jenis, jumlah dan kemasan dalam surat

pengantar/pengiriman barang dan/atau faktur penjualan

harus sesuai dengan arsip surat pesanan.

e) Penyimpanan

Penyimpanan narkotika wajib memenuhi ketentuan peraturan

perundang-undangan, dan untuk psikotropika juga harus

disimpan dalam lemari atau gudang terkunci serta tidak boleh

digunakan menyimpan barang selain psikotropika untuk

menjamain keamanan.

f) Pemusnahan

Pemusnahan dilakukan oleh penanggung jawab fasilitas

distribusi dan disaksikan oleh petugas Badan POM, serta dibuat

berita acara pemusnahan yang ditanda tangani oleh penanggung

jawab fasilitas distribusi dan saksi.

Pelaksanaan pemusnahan dilaporkan ke Badan POM dengan

tembusan disampaikan ke Balai Besar/Balai POM dan Dinas

Kesehatan Provinsi setempat dengan melampirkan berita acara

pemusnahan. Laporan berita acara pemusnahan sekurang-

kurangnya memuat:

(1) Nama narkotika atau psikotropika, jenis dan kekuatan

sediaan, isi kemasan, jumlah, nomor bets dan tanggal

kedaluwarsa.

(2) Tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan

33
 (3) Cara dan alasan pemusnahan

(4) Nama penanggung jawab fasilitas distribusi, dan Nama

saksi-saksi.

g) Penyaluran

Penyaluran harus memperhatikan tahap-tahap penerimaan

pesanan, pengemasan, dan pengiriman. Untuk tahapan

penyaluaran adalah sebagai berikut:

(1) Penerimaan pesanan

Pada saat penerimaan pesanan, penanggung jawab fasilitas

distribusi wajib memeriksa hal-hal sebagi berikut:

(a) Surat pesanan menggunakan format khusus yang telah

ditentukan dan terpisah dari produk lain

(b) Keaslian surat pesanan, tidak dalam bentuk faksimili,

fotokopi maupun email.

(c) Memeriksa kebenaran surat pesanan, meliputi nama

dan alamat penanggung jawab sarana pemesan; nama

narkotika atau psikotropika, jenis dan kekuatan sediaan,

isi kemasan dan jumlah dalam bentuk angka dan huruf,

nomor surat pesanan; nama, alamat dan izin saran

pemesan.

(d) Keabsahan surat pesanan, meliputi tanda tangan dan

nama jelas penanggung jawab; nomor Surat Izin Kerja

34
 (SIK) penanggung jawab; stempel fasilitas distribusi

atau sarana pelayanan.

(2) Pengemasan

Pengemasan untuk tujuan pengiriman narkotika dan

psikotropika harus dilaksanakan setelah menerima surat

pesanan. Setiap pengeluaran narkotika atau psikotropika

untuk dilakukan pengemasan harus dicatat dalam kartu stok

dan disahkan dengan paraf kepala gudang. Sebelum

dilakukan pengemasan narkotika atau psikotropika yang

akan dikirim harus dilakukan pemeriksaan terhadap:

(a) Kebenaran nama narkotika atau psikotropika, jenis dan

kekuatan sediaan, isi kemasan dan jumlah.

(b) Nomor bets, tanggal kedaluwarsa dan nama industri

farmasi.

(c) Kondisi kemasan termasuk penandaan dan segel dari

narkotika atau psikotropika.

(d) Kelengkapan dan keabsahan dokumen serta kebenaran

tujuan pengiriman.

(3) Pengiriman

Pengiriman narkotika atau psikotropika harus disertai dan

dilengkapi dengan dokumen pengiriman narkotika atau

psikotropika yang sah, antara lain surat jalan dan/atau surat

35
 pengantar/pengiriman barang dan/atau faktur penjualan

yang dikeluarkan oleh fasilitas distribusi yang ditanda

tangani oleh kepala gudang dan penanggung jawab fasilitas

distribusi. Dokumen pengiriman harus terpisah dari

dokumen lain.

Fasilitas distribusi wajib bertanggung jawab terhadap

pengiriman narkotika atau psikotropika sampai diterima di

tempat pemesan oleh penanggung jawab sarana atau

penanggung jawab produksi, dibuktikan dengan telah

ditanda tangani surat pengantar/pengiriman barang (nama,

nomor SIK/SIPA, tanda tangan penanggung jawab, tanggal

penerimaan, dan stempel sarana). Pengiriman narkotika atau

psikotropika wajib sesuai dengan alamat yang tercantum

pada surat pesanan dan faktur penjualan atau surat

pengantar/pengiriman barang.

Kehilangan narkotika atau psikotropika selama pengiriman

wajib dicatat dalam bentuk berita acara dan dilaporkan

segera kepada penanggung jawab fasilitas distribusi.

Selanjutnya hal tersebut segera dilaporkan kepada Badan

POM RI dengan tembusan Balai Besar/Balai POM setempat

dilengkapi dengan bukti laporan kepolisian.

4) Narkotika dan Psikotropika Kembalian

36
 Narkotika dan psikotropika kemabalian harus disimpan terpisah

dari obat dan/atau bahan obat kemabalian lain, terkunci dan aman

untuk mencegah pendistribusian kembali. Penanganan produk

kembalian dan tindak lanjutnya harus didokumentasikan. Untuk

produk kembalian yang akan dimusnahkan harus dilaporkan ke

Badan POM RI.

5) Dokumentasi

Pencatatan mutasi narkotika atau psikotropika wajib dilakukan

dengan tertib dan akurat, kemudian dilakukan Stock Opname (SO)

secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sekali.

Melakukan investigasi adanya selisih stok dengan fisik saat Stock

Opname (SO) dan mendokumentasikan hasil investigasi dalam

bentuk berita acara hasil investigasi selisih stok melaporkan ke

Badan POM RI dengan tembusan Balai Besar/Balai POM

setempat.

Dokumen pengadaan meliputi arsip surat pesanan, faktur penjualan

dan/atau surat pengantar/pengiriman barang/dari industri farmasi

atau fasilitas distribusi lain, bukti retur dan/atau nota kredit, wajib

diarsipkan menjadi satu berdasarkan nomor urut atau tanggal

penerimaan barang dan terpisah dari dokumen lain.

Dokumen penyaluran meliputi surat pesanan, faktur penjualan

dan/atau surat penyerahan/pengiriman barang, bukti retur dan/atau

nota kredit, wajib diarsipkan menjadi satu berdasarkan nomor urut

37
 atau tanggal penyaluran barang dan terpisah dari dokumen produk

lain. Surat pesanan yang tidak dilayani tetap diarsipkan dengan

diberi tanda pembatalan yang jelas.

Dokumen berita acara pemusnahan, berita acara kerusakan, berita

acara kehilangan dan berita acara hasil investigasi selisih stok,

wajib didokumentasikan, dipisahkan dari dokumen obat dan/atau

bahan obat lain dan disusun berdasarkan urutan tanggal berita acara

(BPOM, 2012).

II.2 Struktur Organisasi Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Organisasi merupakan suatu sistem, mengkoordinasi aktivitas dan mencapai

tujuan bersama. Struktur organisasi didefinisikan sebagai penentuan dan

pengelompokan pekerjaan secara formal (Robbins, 2007).

Pada umumnya orang menganggap struktur samadengan desain organisasi,

padahal desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan

penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Sehingga struktur

merupakan hasil dari proses desain (Zainal, 2015).

Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap

hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian atau posisi, maupun

orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung

jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi (Usman, 2014).

38
Pedagang Besar Farmasi sekurang-kurangnya memiliki struktur organisasi

terdapat direktur, bagian penjualan, bagian tata usaha dan bagian gudang.

Sebagaimana dapat dilihat pada gambar II tentang struktur organisasi PBF.

Direktur

Bagian
Bagian Bagian Tata Usaha Gudang
Penjualan

Faktur A.P.K Penagihan Kas/ Bank Hutang Ekspedisi

Piutang

Gambar II. Struktur Organisasi Pedagang Besar Farmasi

Direktur merupakan pimpinan tertinggi pada perusahaan, dan untuk saat ini

tugas direktur dilimpahkan kepada usaha, bagian ini mempunyai tugas dan

wewenang yaitu menyusun dan membuat target pasar, memimpin tim

penjualan yang terdiri dari sales supervisor dan salesman, menganalisa pasar

serta mengontrol hasil penjualan, memberi informasi mengenai

kebijaksanaanperusahaan kepada bawahan dan membantu tingkat atau jumlah

pembelian.

39
 Direktur membawahi bagian penjualan, bagian tata usaha dan bagian gudang.

Bagian penjualan yang mengurus mengenai faktur dengan fungsi dan

wewenang atas segala macam faktur yang masuk dan keluar dalam suatu

perusahaan. Bagian tata usaha yang berperan membawahi bagian A.P.K

(Administrasi Pengadaan Kantor), penagihan, kas/bank dan hutang/piutang.

Hutang/Piutang untuk mencatat dan menyelesaikan hutang/piutang. A.P.K

bertugas mengontrol gudang, membuat stok barang dan mengecek barang-

barang. Kas/bank bertugas dan berwenang untuk penerimaan pembayaran

atas tagihan yang telah dilakukan oleh salesman sesuai faktur,

mempersiapkan sejumlah uang yang harus disetor ke rekening giro pada

bank, melakukan pembayaran-pembayaran yang berhubungan dengan

transaksi dari perusahaan, membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas,

dan membuat rencana penerimaan tagihan atau piutang perusahaan untuk

bulan mendatang. Untuk bagian gudang mempunyai tim ekspedisi dimana

tugas dan kewajiban untuk mengontrol barang-barang yang masuk gudang,

juga barang-barang yang keluar dari gudang. (Anief, 2014)

II.3 Tugas dan Fungsi Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 243/Menkes/SK/V/1990,

menyebutkan tugas dari PBF adalah sebagai distribusi perbekalan farmasi dan

sarana untuk mengamankan terjadinya penyalahgunaan perbekalan farmasi

serta menjamin penyebaran obat dengan syarat merata sesuai yang

dibutuhkan.

40
 Ketentuan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang tugas penyelenggaraan Pedagang Besar

Farmasi adalah sebagai berikut:

1. PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan

menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu

yang ditetapkan oleh Menteri.

2. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi

dan/atau sesama PBF.

3. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri

farmasi, sesama PBF dan/atau melalui importasi.

4. Pengadaan bahan obat melalui importasi dilaksanakan sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan.

5. PBF cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan

obat dari PBF pusat.

6. PBF dan PBF Cabang yang telah menerapkan CDOB diberikan sertifikat

CDOB oleh Kepala Badan.

7. Setiap PBF atau PBF Cabang wajib melaksanakan dokumentasi

pengadaan, penyimpanan dan penyaluran di tempat usahanya dengan

mengikuti pedoman CDOB, dilakukan secara elektronik dan diperiksa

oleh petugas yang berwenang.

8. PBF dan PBF Cabang hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF atau

PBF Cabang lain, fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan

41
 peraturan perundang-undangan di wilayah provinsi sesuai surat

pengakuannya.

9. PBF dan PBF Cabang hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat

keras berdasarkan surat keputusan yang ditandatangani Apoteker

Pengelola Apotek atau Apoteker Penanggung jawab. Sedangkan untuk

penyaluran narkotika wajib memliki izin khusus sesuai ketentuan

peraturan perundang-undangan.

10. PBF dan PBF Cabang wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3

(tiga) bulan sekali yang meliputi penerimaan dan penyaluran obat

dan/atau bahan obat kepada Direktur Jendral dengan tembusan kepada

Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Badan

POM.

Fungsi Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah melakukan pengadaan

perbekalan farmasi dari sumber yang sah penyimpanan, penyaluran,

perbekalan farmasi dalam jumlah yang besar kepada apotek, rumah sakit,

toko obat, toko obat berizin serta unit-unit kesehatan lainnya yang diberi izin

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.Sebagai fungsi

penyaluran PBF yaitu mendistribusikan atau menyalurkan perbekalan farmasi

yang sesuai kebijaksanaan/peraturan farmasi seperti yang tercantum dalam

undang-undang kesehatan. Perbekalan farmasi meliputi obat, bahan obat, alat-

alat kesehatan dan kosmetika. Obat yang dapat didistribusikan meliputi obat

narkotika, obat daftar G dan Obat Keras Tertentu (OKT) psikotropika, obat

daftar W dan obat daftar bebas.

42
 Sistem saluran distribusi untuk masing-masing perbekalan farmasi

berbeda-beda yaitu sebagai berikut:

1. Bentuk saluran distribusi untuk obat narkotika

Saluran distribusi untuk obat narkotika dapat dilakukan secara umum

dan khusus yaitu sebagai berikut:

a. Secara umum bentuk saluran distribusi obat narkotika:

Produsen Pedagang Besar PengecerKonsumen

b. Secara khusus pemerintah mengatur penyaluran obat narkotika hanya

boleh diproduksi dan disalurkan oleh pedagang besar PT. Kimia Farma,

dengan tujuan agar obat tersebut dapat terkendali dengan ketat sehingga

tidak membahayakan masyarakat banyak.Gambaran secara khusus

bentuk saluran distribusi obat narkotika adalah sebagai berikut:

Pabrik Farmasi PT. Kimia FarmaPedagang Farmasi PT. Kimia

Farma Apotek Pasien/Konsumen

2. Bentuk saluran distribusi obat daftar G

Saluran distribusi untuk obat daftar G dapat dilakukan secara umum dan

khusus yaitu sebagai berikut:

a. Secara umum bentuk saluran distribusi obat daftar G dapat melalui

saluran distribusi sebagai berikut:

1) Produsen Pedagang Besar Pengecer Konsumen

2) Produsen Agen Pedagang BesarPengecer Konsumen

b. Secara khusus bentuk saluran distribusi obat daftar G ialah :

1) Pedagang
Industri
Farmasi Besar Apotek Pasien
Farmasi

43
 Pedagang
2) Industri Farmasi Pedagang Apotek Pasien
Farmasi sebagai Besar
farmasi lain

3. Bentuk saluran ditribusi obat daftar W

Saluran distribusi untuk obat daftar W dapat dilakukan secara umum dan

khusus yaitu sebagai berikut:

a. Secara umum bentuk saluran distribusi obat daftar W adalah :

1) Produsen Pedagang Besar Pengecer Konsumen

2) Produsen Agen Pedagang Besar Pengecer

b. Secara khusus bentuk saluran distribusi obat daftar W adalah sebagai

berikut:

Agen Apotek Pasien

Industri
1)
Farmasi
Toko
PBF Obat Pasien
Berizin

Agen Pedagang Apotek Pasien

Industri
2)
Farmasi
PBF Toko
PBF Obat Pasien
lainnya
Berizin

4. Bentuk saluran distribusi daftar obat bebas

Saluran distribusi untuk obat bebas dapat dilakukan secara umum dan

khusus yaitu sebagai berikut:

44
 a. Secara umum bentuk saluran distribusi obat bebas sebagai berikut:

1) Produsen Pedagang Besar Pengecer Konsumen

2) Produsen Agen Pedagang BesarPengecer

b. Secara khusus distribusi daftar obat bebas adalah sebagai berikut:

Industri
Farmasi PBF Apotek Pasien
Industri Industri
Farmasi Farmasi

Toko
Obat Pasien
Berizin Industri
Farmasi

Warung Pasien
Obat

5. Bentuk saluran distribusi obat tradisional

Industri obat tradisionalAgen Pengecer Konsumen

6. Bentuk saluran distribusi alat kesehatan

IndustriAlkes Agen PBF PBF Apotek Konsumen

BAB III

TINJAUAN UMUM

45
 PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION (KFTD)

III.1 Sejarah PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi Indonesia. Cikal

bakal perusahaan dapat dirunut balik ke tahun 1917, ketika NV Chemicalien

Handle Rathkamp & Co., perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur,

didirikan. Sejalan dengan kebijakan nasionalisasi eks perusahaan-

perusahaan Belanda, pada tahun 1958 pemerintah melebur sejumlah

perusahaan farmasi menjadi PNF Bhinneka Kimia Farma. Selanjutnya pada

tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan

Terbatas, menjadi PT. Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di

Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.

Berbekal tradisi industri yang panjang selama lebih dari 187 tahun dan

nama yang identik dengan mutu, hari ini Kimia Farma telah berkembang

menjadi sebuah perusahaan pelayanan kesehatan utama di Indonesia yang

kian memainkan peranan penting dalam pengembangan dan pembangunan

bangsa dan masyarakat.

PT. Kimia Farma Tranding & Distibution (KFTD) dulunya merupakan

divisi Perdagangan Besar Farmasi (PBF) dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi

ini memiliki tugas utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang

diproduksi PT. Kimia Farma Tbk. ke channel-channel yang tersebar ke

seluruh nusantara.

46
PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak perusahaan

yang dibentuk oleh Kimia Farma yang berperan penting dalam upaya

peningkatan penjualan produk-produk perseroan.PT. Kimia Farma Tranding

& Distribution berdiri dari tanggal 4 Januari 2003. PT. Kimia Farma

Tranding & Distribusion memiliki jaringan sebanyak 47 cabang dan tenaga

salesman sejumlah 611 orang untuk melayani 45.173 outlet terdaftar di

seluruh Wilayah Indonesia. Disamping mendistribusikan produk-produk

Kimia Farma, KFTD juga bertindak sebagai distributor untuk produk-

produk prinsipal dalam dan luar negeri. KFTD mempunyai visi menjadi

perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan produk

kesehatan (to be the greatest trading and distribution company).

Distribusi adalah salah satu ujung tombak pelayanan KFTD. Kegiatan

operasionalnya meliputi distribusi untuk produk-produk farmasi, suplemen,

kosmetik, alat kesehatan/medical instrument, rehabilitasi medik,dan

reagensia. Dukungan sarana dan prasarana, sumber serta infrastruktur KFTD

sendiri telah dirancang sedemikian rupa untuk menjamin kelancaran dan

efektivitas jalur distribusi kami. Dengan jaringan kuat yang terdiri dari 47

cabang yang tersebar di seluruh kepulauan Indonesia dari Sabang sampai

Merauke, layanan distribusi KFTD dapat menjangkau ke seluruh pelosok

Indonesia dapat pula dilihat dalam gambar III.1 untuk cabang-cabang KFTD

Kepulauan Indonesia.

KFTD melayani perdagangan ribuan produk-produk farmasi dan alat

kesehatan, yang diantaranya produk bermerek dan produk generik dari

47
prinsipal-prinsipal lokal dan multinasional melalui perjualan regular ke

apotek swasta, rumah sakit, klinik, toko obat,dan supermarket bahkan

KFTD juga mendistribusikan produk-produk tersebut ke beberapa institusi

pemerintah melalui sistem tender. Untuk pelanggan KFTD yang telah

berkomitmen untuk memberikan produk dan jasa, karena pelanggan adalah

salah satu prioritas dan bukti nyata kesuksesan KFTD dapat dilihat dari

tabel III.

Gambar III.1 Jaringan Distribusi KFTD Kepulauan Indonesia

Tabel III.Pelanggan KFTD

PT. Kimia Farma Trading &Distribution memiliki 47 cabang nasional, salah

satunyaadalah Cabang Tasikmalaya. KFTD Cabang Tasikmalayaterletak di

48
Jl. IR. H. Djuanda No. 90 B Kota Tasikmalaya. KFTD Cabang Tasikmalaya

berdiri pada tanggal 1 Juni 2012, mulai beroperasi pada bulan Juli 2012 dan

diresmikan pada tanggal 1 September 2012 dengan jumlah pekerja sebanyak

13 orang yang terdiri dari Branch Manager, Apoteker Penanggung Jawab,

Kasir, Inkaso, Tata Usaha, Fakturis, 2 orang staf gudang, dan 5 orang

Salesman; kemudian tahun 2013 jumlah pegawai menjadi 14 dengan

penambahan salesman dan tahun 2015 jumlah karyawan sudah menjadi 16

orang, dengan penambahan pada bagian gudang dan salesman.

KFTD Cabang Tasikmalaya merupakan cabang dari KFTD Cirebon, karena

daerah cakupannya luas maka didirikannya KFTD Cabang Tasikmalaya,

agar perusahaan mendistribusikan sediaan farmasi ke Apotek, Rumah Sakit,

Toko Obat, Toko kelontongan, Supermarket secara efektif dalam sistem

distribusi perbekalan farmasi. Pada mulanya wilayah Tasikmalaya masuk ke

dalam wilayah penyaluran KFTD Cirebon ditambah Sumedang dan Garut,

namun saat pemecahan KFTD Cirebon menjadi KFTD Cabang

Tasikmalaya, Sumedang dan Garut tidak masuk wilayah KFTD Cabang

Tasikmalaya tetapi masuk wilayah KFTD Cabang Bandung. Setelah KFTD

Cabang Tasikmalaya berjalan, akhirnya Garut masuk dalam penyaluran

wilayah KFTD Cabang Tasikmalaya, hanya saja Sumedang masih tetap

dalam wilayah KFTD Cabang Bandung. Hingga sekarang KFTD Cabang

Tasikmalaya berjalan, wilayah pendistribusian yang dinaungi oleh KFTD

Cabang Tasikmalaya meliputi daerah Priangan Timur yang mencakup

daerah Kabupaten Garut, Kabupaten Tasikmalaya, Kota Tasikmalaya,

49
 Kabupaten Ciamis, Kota Banjar serta Kabupaten Pangandaran untuk

mendistribusikan penyaluran perbekalan farmasi dan non farmasi.

1. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan

perdagangan produk kesehatan (to be the greatest trading and

distribution company).

b. Misi

PT. Kimia Farma mempunyai misi sebagai berikut :

1) Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik

produk sendiri maupun prinsipal pihak ketiga

2) Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di

pasar institusi

3) Meningkatkan perdagangan alat kesehatan dan diagnosis keagenan

atau private label

2. Nilai Unggulan

a. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan (Customer

First)

b. Integritas dan Komitmen

c. Teamwork yang Responsible dan Profesional

d. SDM yang kompeten dan teknologi yang inovatif.

III.2 Kegiatan PT. Kimia Farma Trading & Distribution

50
PT. Kimia Farma Trading & Distribusion Cabang Tasikmalaya dengan

kegiatan yang dilakukan yaitu kegiatan perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian. Dalam pendistribusiannya

yaitu perbekalan farmasi, alat kesehatan, dan Napza. Penyalurannya pada

outlet-outlet yang terdapat di daerah Priangan Timur yang meliputi Garut,

Kota Tasikmalaya, Kabupaten Tasikmalaya, Kabupaten Ciamis, Kota

Banjar, Kabupaten Pangandaran.PT. Kimia Farma Tranding & Distribution

melakukan pengelolaan obat-obat narkotika, psikotropika dan prekursor

mulai dari pembuatan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian.

A. Pengelolaan Perbekalan Farmasi

1. Perencanaan dan Pengadaan

Perusahaan sebelum melakukan pengadaan,terlebih dahulu membuat

suatu perencanaan yaitu menghitung jumlah pengeluaran yang sesuai

dengan perkiraan jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan untuk

selanjutnya dilakukan pengadaan/pemesanan perbekalan farmasi.

Perencanaan kebutuhan sediaan farmasi di KFTD dilakukan 1(satu)

bulan sekali denganmemperhitungkan kebutuhan tiga bulan yang

telah diperkirakan berdasarkan riwayat pengeluaran barang, lead

time, dan buffer stock.

Tata cara pengadaan barang di KFTD untuk memperoleh sediaan

farmasi di bagi menjadi tiga sesuai dengan pengkategorian produk:

a. Barang Internal

b. Barang Prinsipal Pusat

51
 c. Barang Prinsipal Lokal

KFTD Cabang Tasikmalaya memesan ke Unit Bisnis Logistik

KFTD Pusat untuk memperoleh sediaan farmasi internal dan

prinsipal pusat,sedangkan untuk memperoleh barang prinsipal lokal

KFTD Cabang Tasikmalaya memesan langsung ke vendor

distributor masing-masing pabrik yang telah mempunyai kontak

sebelumnya.

2. Penerimaan dan Penyimpanan

Pada saat proses penerimaan barang kemudian barang masuk ke

Area Transito In untuk di periksa nama barang, jumlah barang,

nomor batch, kedaluwarsa, dan sediaan harus sesuai pemesanan.

Penyimpanan sediaan farmasi KFTD Cabang Tasikmalaya dibagi

menjadi 5 (lima) yaitu sebagai berikut:

a. Berdasarkan Suhu Penyimpanan

1) Suhu Kamar : 15-250C.Contohnya Iodine Povidone,

captopril, tramadol, minyak kayu putih,

Enervon C tablet, dan lain-lain.

2) Suhu Dingin : 2-80CContohnya vaksin, human albumin

dan lain-lain.

b. Berdasarkan Golongan Obat

1) Napza: tempat penyimpanan untuk narkotika, psikotropika,

dan prekursor. Contohnya codein, phenobarbital, MST

continous, neurodial, dan lain-lain.

52
 2) Non Napza: tempat penyimpanan barang OTC (over the

counter) maupun ethical. Contohnya meloxicam,

ciprofloxacine, allopurinol, cetirizine dan lain-lain.

c. Berdasarkan tempat penyimpanan

Gudang tempat penyimpanan terdiri dari 2 (dua) yaitu:

1) Gudang eceran: gudang yang menyimpan sediaan farmasi

dalam jumlah kecil yang disimpan di rak

2) Gudang kartonan: gudang yang menyimpan sediaan farmasi

dalam jumlah yang besar dan disimpan diatas palet.

Syarat gudang penyimpanan Non Napza yaitu :

1) Sediaan farmasi tidak boleh langsung bersentuhan dengan

lantai.

2) Penerangan yang bagus.

3) Bersih, terbebas dari serangga.

4) Tidak boleh dimasuki oleh sembarang orang selain petugas

yang bersangkutan.

d. Berdasarkan Prinsipal

Berdasarkan prinsipal dibagi menjadi 3 (tiga) yaitu sebagai

berikut:

1) Internal

Barang-barang Kimia Farma sendiri contohnya HCT,

pyrazinamide, ethambutol, amoxicillin, simvastatin dan lain-

lain.

53
 2) Pusat

Barang-barang dari pusat yang telah bekerja sama dengan

pabrik lain contohnya produk Indofarma, Mersi, Ikapharmindo

Farma, Bio Sanbe dan lain-lain.

3) Lokal

Barang-barang yang diperoleh dari hasil melakukan

kontrak/kerjasama dengan cabang distributor lainnya,

contohnya KFTD memesan Ringer Laktat (RL) kepada Merapi

karena telah dilakukannya kontrak/kerjasama.

e. Berdasarkan Bentuk Sediaan

1) Sirup, botol dan kosmetik: disimpan/di tata di rak paling

bawah dan di rak yang berbeda.

2) Box, injeksi: disimpan di rak kedua/tiga yang berbeda.

3) Larutan:di simpan di rak yang terpisah dengan obat.

4) Sediaan yang membutuhkan pendingin disimpan di chiller.

3. Pendistribusian

KFTD Cabang Tasikmalaya melakukan pendistribusian ke rumah

sakit, apotek, toko obat berizin, toko kosmetika, mini/super market

dan toko kelontongan meliputi wilayah Priangan Timur terdiri dari

kabupaten garut, Kota Tasikmalaya, Kabupaten Tasikmalaya, Kota

Banjar, Kabupaten Ciamis, dan Kabupaten pangandaran. Jenis

perbekalan farmasi didistribusikan ke berbagai tempat yaitu sebagai

berikut:

54
a. Rumah sakit

KFTD dapat menyalurkan semua jenis obat, alat kesehatan

kepada rumah sakit pemerintah ataupun swasta sesuai peraturan

yang berlaku. Contoh: obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras,

obat golongan NAPZA.

b. Apotek

KFTD Cabang Tasikmalaya melayani semua jenis obat dan alat

kesehatan pada apotek. Contoh: paracetamol, salbutamol,

kosmetik, alat kesehatan, obat narkotika dan psikotropika.

c. Toko obat berizin

KFTD melayani obat bebas terbatas, obat bebas, larutan,

kosmetika, dan alat kesehatan pada toko obat berizin kecuali obat

keras, dan Napza.

d. Toko kosmetika

Semua jenis kosmetika dapat disalurkan dari KFTD kepada Toko

Kosmetika. Contohnya venus, hand and body lotion, semua jenis

cusson baby dan sebagainya.

e. Super/mini market

Kosmetik dan larutan maupun alat kesehatan seperti pembalut,

lotion, baby oil, baby diapers rush lotion, baby cream, sampo,

dan lain-lain.

f. Toko Kelontongan

55
 Obat bebas, larutan, alat kesehatan dapat di salurkan dari KFTD

pada toko kelontongan.

Pemesanan dapat dilakukan via telepon, kemudian dicek oleh bagian

gudang, jika obat yang dipesan ada di gudang, maka faktur akan

segera dibuat. Apabila obat tidak ada di gudang, maka pemesan akan

segera dihubungi untuk diberitahu bahwa obat yang dipesan tidak

ada di gudang atau stok kosong.

Faktur penyerahan barang dibuat 5 rangkap, diantaranya:

a) Warna putih atau faktur asli: diberikan kepada pelanggan apabila

melakukan pembayaran secara tunai. Apabila pembayaran

dilakukan secara kredit, maka faktur asli akan ditahan oleh bagian

inkaso, yang selanjutnya akan dilakukan penagihan oleh

salesman.

b) Warna kuning atau copy faktur 1: Faktur ini diberikan kepada

gudang untuk melakukan entri data keluar di kartu stok.

c) Warna biru atau copy faktur 2: Faktur ini diambil oleh gudang

untuk dilakukan pengarsipan.

d) Warna hijau atau copy faktur 3: Faktur ini diambil oleh outlet

untuk dilakukan pengarsipan.

e) Warna merah muda atau copy faktur 4: Faktur ini diambil oleh

bagian inkaso untuk dilakukan pengarsipan.

Alur distribusi KFTD Tasikmalaya dibagi menjadi 2 (dua) yaitu

alur distribusi barang dan alur distribusi keuangan. Untuk lebih jelas

56
dapat dilihat pada gambar III.2 untuk alur distribusi barang dan

gambar III.3 untuk alur distribusi keuangan.

Perencanaan Barang

Pemesanan Barang

Penerimaann Barang

Barang Masuk Barang Lolos

Transito In Transito In

Penyimpanan Barang Di
Gudang

Pengeluaran barang sesuai faktur

atas pemesanan pelanggan

Barang yang keluar di cek di ruang Barang lolos

transito out, kemudian di cocokan transito out
dengan faktur

Pengepackan sesuai jenis barang

Pembagian area

Pengiriman Barang

Gambar III.2Alur Distribusi Barang

57
 Bagian inkaso membuat
Faktur dari Inkaso slip penagihan untuk
faktur yang sudah jatuh
tempo

Diberikan pada
salesman

Penagihan pada
outlet

Kasir
Penyetoran
Rakening KFTD
Tagihan

Melalui cek/Giro

Bagian Inkaso dapat

melunaskan ke sistem

Pelaporan pada bagian

tata usaha

Pelaporan pada
Branch Manager

Gambar III.3 Alur Distribusi Keuangan

B. Pengelolaan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor

Narkotika, psikotropika dan prekursor adalah obat yang memerlukan

penyimpanana maupun penanganan khusus karena obat-obatan dari

golongan ini sangat rentan terhadap bahaya penyalahgunaan.

58
1. Perencanaan dan pengadaan

Pada perencanaan narkotika, psikotropika dan prekursor hampir

sama dengan perbekalan farmasi. Sedangkan untuk peengelolaan

narkotika pemerintah secara khusus mengatur pengelolaannya mulai

dari produksi sampai penyalurannya di PT. Kimia Farma Tbk. agar

obat narkotika terkendali dengan ketat sehingga tidak

membahayakan masyarakat.

2. Penerimaan dan penyimpanan

Proses penerimaan narkotika, psikotropika dan prekursor sama

halnya dengan penerimaan perbekalan farmasi, namun dalam tanda

tangan penerimaan harus dengan Apoteker Penangung Jawab dengan

disertakan nomor Surat Izin Penanggung Jawab NAPZA disertakan

nama lengkap dan stempel. Barang yang datang harus di cek dengan

benar kelengkapan dengan surat pesanan meliputi nama barang,

jumlah barang, nomor batch, kedaluwarsa, kondisi fisik barang dan

dapat dibuat Surat Terima Barang setelah semua diperiksa dengan

lengkap.

Proses penyimpanan narkotika, psikotropika dan prekursor

disimpan di tempat yang berbeda satu sama lainnya sesuai dengan

peraturan peundang-undangan yang ditetapkan. Untuk tempat

penyimpanannya adalah sebagia berikut:

a. Penyimpanan Narkotika

59
 1) Dinding terbuat dari tembok yang kuat dan hanya

mempunyai pintu yang dilengkapi dengan pintu jeruji besi

dengan 2 (dua) buah kunci yang berbeda.

2) Langit-langit terbuat dari tembok beton dan dilengkapi jeruji

besi.

3) Kunci gudang hanya di pegang oleh Apoteker Penanggung

Jawab (APJ).

4) Tempat penyimpanan tidak boleh dimasuki oleh orang lain

tanpa izin APJ.

5) Di dalam tempat penyimpanan dilengkapi dengan lemari besi

dan dengan kunci yang kuat.

6) Gudang penyimpanan khusus untuk semua jenis narkotika

dan tidak boleh menyimpan barang lainnya.

b. Penyimpanan Psikotropika

1) Dinding terbuat dari tembok yang kuat dan hanya

mempunyai satu pintu yang dilengkapi dengan pintu yang

berbahan kuat dengan 2 (dua) buah kunci yang berbeda.

2) Kunci gudang hanya di pegang oleh Apoteker Penanggung

Jawab (APJ).

3) Tempat penyimpanan tidak boleh dimasuki oleh orang lain

tanpa izin APJ.

4) Di dalam tempat penyimpanan dilengkapi dengan lemari besi

dan dengan kunci yang kuat.

60
 5) Gudang penyimpanan khusus untuk semua jenis psikotropika

dan tidak boleh menyimpan barang lainnya.

c. Penyimpanan Prekursor

1) Pada tempat yang aman dan di jauhkan dengan obat jenis

lainnya.

2) Tidak ada tempat khusus dalam penyimpanannya.

3) Penyimpanannya dibawah tanggung jawab Apoteker

Penanggung Jawab atau pada pegawai yang dikuasakan.

3. Pendistribusian

Penyaluran obat golongan narkotika, psikotropika, dan prekursor

hanya boleh didistribusikan pada PBF lain, Apotek, Rumah Sakit

yang disertai dengan Surat Pesanan (SP) yang di tanda tangani

langsung oleh Apoteker. Surat Pesanan Narkotika hanya dapat

digunakan untuk 1 (satu) jenis Narkotika, dan untuk Surat Pesanan

Psikotropika atau Prekursor Farmasi hanya digunakan untuk 1 (satu)

atau beberapa jenis Psikotropika atau Prekursor Farmasi. Semua

Apotek dan Rumah Sakit harus melengkapi SP yang akan digunakan

dalam pemesanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi.

Surat Pesanan dikatakan lengkap apabila tertera:

a. Nama dan alamat lengkap apotek dan rumah sakit

b. Nomor surat pesanan dan tanggal surat pesanan

c. Jenis sediaan narkotika, psikotropika atau prekursor

d. Tanda tangan apoteker

61
e. Harus diberikan/dibubuhi stempel/cap basah.

Penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor dilakukan

dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Penyaluran

narkotika dilakukan oleh PBF milik Negara, KFTD merupakan PBF

milik Negara yang mendapatkan izin dari pemerintah dalam

penyaluran narkotika. Pengiriman dan penyaluran Narkotika,

Psikotropika, dan Prekursor oleh KFTD adalah sebagai berikut:

a. Surat Pesanan (SP), untuk dalam kota Surat Pesanan disertakan,

namun untuk pengiriman luar kota, SP disimpan dibawah

tanggung jawab APJ, untuk menghindari kehilangan saat

pengiriman.

b. Faktur penjualan untuk Apotek atau Rumah Sakit, yang paling

sedikit memuat:

1) Nama Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi

2) Bentuk sediaan

3) Kekuatan

4) Kemasan

5) Jumlah

6) Tanggal Kedaluwarsa

7) Nomor batch

c. Pengepakan Narkotika dan Psikotropika dibuat berbeda dalam

pengepakan barangnya.

d. Penyerahan dilakukan oleh bagian hantaran/ekspedisi.

62
 e. Penyaluran pada Apotek dan Rumah Sakit Swasta secara tunai

atau Cash On Delivery (COD) kepada bagian hantaran/ekspedisi.

f. Untuk Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit Umum tidak

diberlakukan pembayaran secara tunai.

g. Untuk penyerahan golongan prekursor dilakukan sama dengan

perbekalan farmasi lainnya berbeda dengan penyaluran narkotika

dan psikotropika yang dilakukan secara khusus.

III.3 Struktur PT. Kimia Farma Trading & Distribution

PT. Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Tasikmalaya

mempunyai susunan organisasi yang mempunyai tugas dan wewenang

masing-masing sehingga dapat mencapai visi dengan misi yang telah

dirancang sebelumnya. Setiap pekerjaan mempunyai tugas dan wewenang

yang berbeda. Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diberlakukan di

KFTD Cabang Tasikmalaya sudah di atur sebelumnya oleh KFTD pusat

dalam perancangan SOP tersebut, SOP tersebut adalah standar operasional

proedur dimana prosedur kerja tersebut dibuat sebagai acuan untuk

melaksanakan pekerjaan sesuai yang telah ditentukan. Dari jabatan yang

paling tinggi sampai dengan jabatan yang paling rendah mempunyai SOP

masing-masing. Untuk struktur organisasi KFTD Cabang Tasikmalaya

mempunyai 4 bagian posisi penting yaitu bagian tata usaha, bagian logistik,

bagian penjualan dan apoteker penanggung jawab. Ke empat bidang tersebut

63
 dibawah kendali Branch Manager, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar III.4 tentang struktur organisasi KFTD Cabang Tasikmalaya.

Branch Manager
Panji Alam

Apoteker Penanggung
Supervisor Tata jawab Supervisor Penjualan Supervisor logistik
Usaha
Heni Heyani, S. ,Farm, Didang Zainal Arif Heni Heryani
Andi Rohmana Apt

Kasir Inkaso Salesman Salesman Pembelian Transite In

Nurhasan Mariana AcengLukman Tantan Tristian Heni Heryani Saeful

Penyimpanan
Salesman Salesman Transite Out Obat
Usep Usep Suherman
Guntur Rahman Tedi Suherman
Hermawan

Penyimpanan Penyimpanan
Fakturis
Vaksin
NAPZA
Tia Saeful Hidayat
Heni Heryani
Gambar III.4 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Tranding & Distribution

Struktur Organisasi pada KFTD Cabang Tasikmalaya bekerja sesuai SOP

yang ada, dimana SOP tersebut adalah SOP dari pusat. Untuk tugas dan

wewenang yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

64
1. Branch Manager

Jabatan Branch Manager bertujuan untuk melakukan perencanaan,

peng-organisasian, pengendalian kegiatan penjualan reguler dan institusi,

distribusi dan administrasi Unit Bisnisnya di wilayah dalam rangka

mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Branch Manger

mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang yaitu sebagai berikut:

a. Tugas dan Tanggung Jawab

1) Bertanggung jawab secara langsung kepada RM atas pencapaian

target sebagaimana ditetapkan perusahaan.

2) Bertugas dan bertanggung jawab atas keberhasilan dalam

memperoleh penjualan regular dan institusi sesuai target yang

ditetapkan perusahaan.

3) Melaksanakan seluruh peraturan dan kebijakan yang ditetepkan

perusahaan.

4) Melakukan pengelolaan seluruh harta kekayaan (uang, barang,

orang, gedung, kendaraan) dan harta lainnya milik perusahaan.

5) Melakukan evaluasi atau kebenaran kegiatan seluruh transaksi

bisnis sesuai dengan ketentuan dan SOP yang berlaku.

6) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.

7) Bertanggungjawab atas tercapainya total penjualan dan laba

sesuai petumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh

perusahaan.

65
8) Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan di lingkungan

Kantor dan seluruh area coverage Cabang.

9) Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang

potensial dan pelanggan baru (berdasarkan form kunjungan).

10) Melakukan koordinasai dengan prinsipal setempat untuk

mendukung pencapaian sasaran dan tujuan Perusahaan.

11) Melaksanakan pengadaan produk berasarkan stock level yang

ditetapkan.

12) Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.

13) Menganalisis mutu persediaan barang dagangan baik barang

laku, barang tidak laku, barang kurang laku maupun barang ED.

14) Bertanggung jawab terhadap asset cabang.

15) Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia

di cabang.

16) Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan

harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh pegawai yang ada

di cabang.

17) Melaksanakan seluruh kebijakan dan program yang ditetapkan

perusahaan.

18) Melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan administrasi

internal perusahaan meliputi administrasi penjualan, pembelian,

piutang dagang, hutang, kas/bank serta perpajakan sesuai

dengan ketentuan dan SOP yang berlaku.

66
 19) Membantu dan melaksanakan proyek institusi pusat di wilayah

kerjanya.

20) Menjadi pimpinan koordinasi pemasaran produk KF Tbk, KFA,

Marketing dan Perseroan.

21) Mengelola dan mengkoordinasikan dengan baik seluruh

kegiatan cabang yang saling terkait, mulai dari kegiatan

penjualan, logistik dan administrasi sesuai dengan ketentuan dan

SOP yang berlaku.

22) Bertanggung jawab terhadap tercapainya kerjasama, keserasian,

keselarasan dan keharmonisan hubungan kerja antara Unit Kerja

dan Unit Bisnis di Cabang.

23) Membangun hubungan dan kerja sama yang sinergis dengan

seluruh jajaran lainnya di perusahaan.

24) Melaporkan kepada RM mengenai permasalahan hukum yang

terjadi di cabang.

b. Wewenang

1) Mengambil keputusan berdasarkan tugas dan tanggungjawabnya.

2) Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada RM untuk

kebutuhan promosi, mutasi, dan degradasi SDM.

3) Memberikan laporan dan pertimbangan kepada RM terkait

dengan sanksi sampai dengan adanya keputusan berupa PHK di

unitnya apabila terjadi pelanggaran dan kelalaian yang merugikan

perusahaan.

67
 4) Melakukan kegiatan sesuai dengan kuasa cabang yang diberikan

oleh RM.

2. Apoteker Penanggung Jawab

a. Apoteker Penanggung Jawab PBF/Narkotika

Jabatan APJ (Apoteker Penanggung Jawab) bertujuan untuk

melaksanakan evaluasi dan pengendalian terhadap kegiatan

kefarmasian, namun tidak terbatas pada pengadaan, penyimpanan,

pengamanan, pendistribusian/penyaluran, pengelolaan dan pencatatan

mutasi obat di gudang dengan menerapkan standar pelayanan/praktek

kefarmasian yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI.

1) Tugas dan Tanggung Jawab

a) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan

kefarmasian yang meliputi pengadaan, penyimpanan,

pengelolaan dan pendistribusian/penyaluran serta mutasi obat

dan narkotika dari gudang perusahaan kepada pelanggan

berdasarkan ketentuan Cara Distribusi Obat yang Baik

(CDOB) sebagaimana telah ditetapkan dalam Peraturan

Menteri Kesehatan RI ke pelanggan dan SOP yang berlaku.

b) Bertugas dan bertanggung jawab melakukan pemesanan obat

dan narkotika kepada sumber-sumber yang resmi dan sah

(produsen) yang telah terdaftar di Kementrian Kesehatan RI

dengan menggunakan format Surat Pesanan (SP) standar.

68
c) Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyalurkan obat dan

narkotika sesuai dengan Surat Pesanan (SP) kepada apotek,

rumah sakit, toko obat atau lembaga lain, dimana SP

ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab dan

selanjutnya di cap Perusahaan atau Instansi Pemesan.

d) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan,

pendokumentasian dan pelaporan berkala (penerimaan,

penyimpanana dan pengeluaran obat dan narkotika) sesuai

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku tentang mutasi

obat dan narkotika.

e) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan

penghentian/penarikan (recall) atas obat dan narkotika yang

tidak memenuhi syarat dan selanjutnya mengembalikan obat

dan narkotika kepada produsen sesuai dengan ketentuan

BPOM RI dan perusahaan yang berlaku.

f) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukanpemusnahan

atas obat-obatan dan narkotika yang telah kedaluwarsa (expire

date/ED), rusak dan tidak memenuhi persyaratan sebagai obat

layak edar setelah memperoleh izin prinsip dari direksi dan

sesuai dengan ketentuan BPOM RI.

g) Bertugas dan bertanggung jawab menegakan disiplin dalam

melaksanakan pekerjaan praktek kefarmasian sesuai dengan

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

69
 2) Wewenang

Melakukan evaluasi, pengendalian dan pengawasan atas

kegiatan pengadaan, penyimpanan, pengelolaan dan

pendistribusikan/penyaluran serta mutasi obat dan narkotika

sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan dan SOP yang

berlaku.

b. Apoteker Penanggung Jawab Alat Kesehatan

Tujuan untuk jabatan Apoteker Penanggung Jawab (APJ) Alat

Kesehatan adalah melaksanakan evaluasi dan pengendalian terhadap

kegiatan kefarmasian termasuk namun tidak terbatas pada pengadaan,

penyimpanan, pengamanan, pendistribusian/penyaluran, pengelolaan

dan pencatatan mutasi alat kesehatan di gudang dengan menerapkan

standar pelayanan/praktek kefarmasian yang ditetapkan dalam

Peraturan Menteri Kesehatan RI.

1) Tugas dan Tanggung Jawab

a) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan

kefarmasian yang meliputi pengadaan, penyimpanan,

pengelolaan, pendistribusian/penyaluran serta mutasi alat

kesehatan dari gudang perusahaan kepada pelanggan

berdasarkan ketentuan Cara Distribusi Alat Kesehatan yang

Baik (CDAKB) sebagaimana telah ditetapkan dalam Peraturan

Menteri Kesehatan RI ke pelanggan dan SOP yang berlaku.

70
b) Bertugas dan bertanggung jawab melakukan pemesanan alat

kesehatan kepada sumber-sumber yang resmi dan sah

(produsen) yang telah terdaftar di Kementrian Kesehatan RI

dengan menggunakan format Surat Pesanan (SP) standar.

c) Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyalurkan alat

kesehatan sesuai dengan Surat Pesanan (SP) kepada Apotek,

rumah sakit, toko obat atau lembaga lain, dimana SP

ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab dan

selanjutnya di cap perusahaan atau institusi pemesan (kecuali

toko obat oleh assisten apoteker).

d) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan,

pendokumentasian dan pelaporan berkala (penerimaan,

penyimpanana dan pengeluaran Alat Kesehatan) sesuai

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku tentang mutasi

Alat Kesehatan.

e) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan

penghentian/penarikan (recall) atas alat kesehatan yang tidak

memenuhi syarat dan selanjutnya mengembalikan alat

kesehatan kepada produsen sesuai dengan ketentuan BPOM RI

dan perusahaan yang berlaku.

f) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan

pemusnahan atas alat kesehatan yang telah kedaluwarsa

(expire date/ED), rusak dan tidak memenuhi persyaratan

71
 sebagai obat layak edar setelah memperoleh izin prinsip dari

direksi dan sesuai dengan ketentuan BPOM RI.

g) Bertugas dan bertanggung jawab menegakan disiplin dalam

melaksanakan pekerjaan praktek kefarmasian sesuai dengan

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

2) Wewenang

Melakukan evaluasi, pengendalian dan pengawasan atas

kegiatan pengadaan, penyimpanan, pengelolaan dan

pendistribusian/penyaluran serta mutasi Alat Kesehatan sesuai

dengan Peraturan Perundang-undangan dan SOP yang berlaku.

3. Supervisor Tata Usaha

Supervisor Tata Usaha membawahi inkaso dengan tugas dan

wewenang tersendiri atas jabatannya. Sedangkan untuk tugas, tanggung

jawab, dan wewenang supervisor tata usaha, inkaso dan kasir adalah

sebagai berikut:

a. Supervisor Tata Usaha

1) Membut dan menyusun rencana kebutuhan dana operasional,

estimasi, tagihan dan budget biaya.

2) Membuat laporan evaluasi dan pengendalian biaya dan penjualan.

3) Membuat rencana pembayaran hutang dagang ke pusat.

4) Membuat atau menolak atas pengeluaran baik tunai, cek/giro

operasioanal cabang.

72
 5) Melakukan pemeriksaan atas keabsahan bukti-bukti penarikan

dan pengeluaran sesuai standar operasional

6) Mengarsipkan bukti penerimaan dan pengeluaran baik tunai

maupun via bank.

b. Kasir

1) Penerimaan setoran tunai dari salesman atas hutang customer.

2) Penerimaan cek/giro hutang dagang customer.

3) Penerimaan dan pengeluaran via tunai atau bank untuk

pengelolaan operasional cabang.

4) Menerima penyetoran piutang langsung setor tunai ke bank dihari

berikutnya.

5) Mencatat laporan kas harian serta saldo akhir kas secara rinci.

c. Inkaso

1) Penerimaan dan melakukan entry untuk faktur balik dari bagian

ekspedisi/hantaran.

2) Menyiapkan dan melengkapi syarat-syarat faktur tagihan untuk

salesman

3) Membuat jurnal pelunasan terhadap outlet.

4) Menyetujui nota retur

5) Menyiapkan pembayaran untuk tendor.

6) Merekap resi faktur penjualan harian, mingguan, dan bulanan.

7) Menerima faktur penjualan dari tendor ( kontra bon)

8) Membuat laporan atau penerimaan piutang

73
 9) Menyiapkan hutang dagang.

4. Supervisor Penjualan

a. Supervisor Penjualan Reguler

Jabatan supervisor penjualan reguler bertujuan untuk

merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan kegiatan penjualan, laporan sales dalam rangka

mencapai target-taget penjualan reguler yang telah ditetapkan.

1) Tugas dan Tanggung Jawab

a) Bertugas dan bertanggung jawab untuk menyusun perencanaan

program kerja penjualan reguler.

b) Bertugas dan bertanggung jawab untuk mengkoordinir,

melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan Blue print

termasuk ‘joint visit’ dengan para Salesman.

c) Bertanggung jawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan

reguler sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.

d) Bertugas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan

koordinasi yang baik dengan lembaga pemasaran semua

prinsipal.

e) Bertugas dan bertanggung jawab memproses sales order/surat

pesanan, berkoordinasi dengan fakturis untuk dibuatkan faktur

komersial dan faktur pajaknya.

f) Bertugas dan bertanggung jawab membuat dan menyerahkan

laporan penjualan, penambahan outlet baru (NOO), effective

74
 calls, Produk Prioritas (harian, mingguan dan bulanan) kepada

Kepala Cabang.

g) Bertugas dan bertanggung jawab membuat surat penawaran

dan melakukan negosiasi ke customer institusi dengan tetap

berkonsultasi dengan Kepala Cabang.

h) Bertugas dan bertanggung jawab merekapitulasi dan

mengendalikan biaya operasional penjualan reguler.

i) Bertugas dan bertanggung jawab melakukan kunjungan dan

pembinaan terhadap pelanggan reguler dan pelanggan baru

potensial.

2) Wewenang

Supervisor penjualan reguler mempunyai wewenang sebagai

berikut :

a) Memberikan pendapat dan pertimbangan kepada Kepala

Cabang dalam rangka perencanaan usulan anggaran termasuk

pertimbangan pengembangan area, muatan, dll.

b) Menyajikan laporan penjualan kepada Kepala Cabang secara

periodik dan tepat waktu.

c) Memimpin Morning Meeting dan menyajikan Laporannya.

5. Supervisor Logistik

Jabatan supervisor logistik bertujuan untuk merencanakan dan

mengendalikan kegiatan pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian

serta pencatatan mutasi barang di gudang. Supervisor logistik

75
 membawahi bagian gudang, hantaran/ekspedisi. Bagian gudang bertugas

dalam penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran barang yang terdapat

di dalam gudang. Supervisor logistik mempunyai tugas, tanggung jawab

dan wewenang yaitu sebagai berikut :

a. Tugas dan Tanggung Jawab

1) Bertugas dan bertanggung jawab atas pengaduan, penyimpanan

dan pendistribusian barang ke pelanggan serta sesuai SOP yang

berlaku.

2) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan mengawasi

mutasi barang.

3) Bertugas dan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelaporan

narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan SOP

yang berlaku.

4) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan

penarikan barang.

5) Bertugas dan bertanggung jawab membantu penyaluran barang

proyek pusat.

b. Wewenang

Melakukan pengendalian dan pengawasan atas pengadaan,

penyimpanana dan pendistribusian sesuai dengan SOP yang berlaku.

6. Pembelian Reguler & Institusi

76
Jabatan pembelian Regular & institusi bertujuan untuk melakukan

perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi hasil pembelian

barang dagangan baik untuk penjualan regular maupun institusi. Jabatan

pembelian Regular & institusi mempunyai tugas, tanggung jawab dan

wewenang yaitu sebagai berikut:

a. Tugas dan Tanggung Jawab

1) Bertugas dan bertanggung jawab membuat rencana pembelian

dengan cara:

a) Menerima informasi dari Supervisor baik Penjualan Reguler

maupun Institusi mengenai kebutuhan barang dagangan,

memperhatikan stock minimum (level stock).

b) Membuat defecta barang (permintaan barang).

c) Menetapkan barang yang akan dibeli, berdasarkan defecta dan

daftar pareto penjualan dengan memperhatikan level stock.

2) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan pembelian

dengan cara:

a) Pembelian ke Unit Logistik di RM

Atas dasar hasil print out Surat Pesanan (SP) rangkap 4 dari

Operator Pembelian yang telah ditanda tangani oleh Pimpinan

Cabang, mendistribusikan sebagai berikut:

(1) Lembar asli atau via email dikirim ke Logistik Pusat

(2) Lembar ke-2 diserahkan ke Bagian Gudang

(3) Lembar ke-3 diserahkan ke Operator Pembelian

77
 (4) Lembar ke-4 sebagai arsip

b) Pembelian ke Pihak Ketiga

Menentukan kreditur untuk masing-masing barang yang akan

dibeli dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

(1) Legalitas kreditur

(2) Kecepatan pelayanan/pengiriman barang

(3) Harga/potongan harga yang diberikan

(4) Kondisi pembayaran yang ditawarkan

3) Bertugas dan bertanggung jawab memantau hasil pembelian

dengan cara memeriksa copy faktur yang diterima dari kreditur

terhadap:

a) Kelengkapan barang yang dikirim

b) Kebenaran harga/potongan harga yang diberikan

c) Meminta penjelasan kreditur apabila ada barang yang tidak

dikirim, dan bila diperlukan bisa membatalkan pesanan atas

barang tersebut agar dapat dipesan melalui kreditur lain.

d) Segera memberi tahu kreditur apabila harga/potongan harga

tidak sesuai dengan perjanjian dan minta untuk segera di

koreksi.

4) Bertugas dan bertanggung jawab mengevaluasi hasil pembelian

dengan cara:

a) Berdasarkan catatan jumlah pembelian harian yang dibuat,

melakukan evaluasi dengan melihat mutasi yang terjadi di

78
 APK komputer (membandingkan antar jumlah pembelian

dengan jumlah penyaluran yang dicapai).

b) Apabila persentase pembelian dirasakan cukup tinggi, periksa

persediaan barang digudang bersama-sama bagian gudang.

Apabila ada barang-barang yang kurang lancar mutasinya

segera informasikankepada kortek penjualan agar dapat

dicarikan jalan pencairannya.

5) Bertanggung jawab terhadap kelancaran penyediaan barang

dagangan

6) Bertanggung jawab atas pilihandalam menentukan supplier

b. Wewenang

1) Berwenang mengadakan negosiasi dengan supplier untuk

mendapatkan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

2) Melalui bagian gudang, berwenang menolak/mengembalikan

barang yang dikirim, apabila supplier mengingkari perjanjian

yang telah disepakati bersama.

7. Penerimaan

Jabatan penerimaan mempunyai atasan supervisor logistik dengan tujuan

untuk melakukan koordinasi dan pengawasan kegiatan penerimaan

produk untuk memastikan produk tersebut diterima dengan jelas jenis,

jumlah dan persyaratan yang sesuai. Untuk tugas, tanggung jawab dan

wewenang adalah sebagai berikut:

a. Tugas dan Tanggung Jawab

79
1) Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinasi dan mengawasi

kegiatan pelaksanaan operasional dan administrasi penerimaan

produk untuk memastikan produk diterima sesuai dengan jenis,

jumlah dan dipersyaratkan dalam pesanan.

2) Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinasi dan mengawasi

kegiatan pelaksanaan operasional dan administrasi penerimaan

produk atas pengembalian produkyang tidak memenuhi

syarat/ditolak dari pihak distributor, untuk memastikan produk

yang diterima kembali sesuai dengan SOP yang berlaku.

3) Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinasi dan mengawasi

kegiatan penyerahan produk ke gudang terkait (OGB, OTC,

ethical dan Napza) yang telah divalidasi kebenarannya untuk

memastikan penyerahan produk sesuai dengan prosedur.

4) Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinasi dan mengawasi

kegiatan penyerahan produk yang diterima kembali karena tidak

memenuhi syarat/ditolak ke gudang terkait (OGB, OTC, ethical

dan Napza) untuk memastikan penyerahan produk sesuai dengan

prosedur.

5) Bertugas dan bertanggung jawab mengawasi kegiatan

pemeliharaan sarana dan prasarana transito in, untuk memastikan

sarana dan prasarana dapat digunakan secara optimal dan berada

dalam kondisi kualitas dan kesiapan yang sesuai.

80
 6) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan kegiatan

pembinaan dalam rangka memberdayakan dan meningkatkan

potensi karyawan di jajarannya, untuk memastikantercapainya

produktivitas karyawan yang optimal.

b. Wewenang

1) Melaporkan produk yang tidak sesuai pesanan atau persyaratan

pengambilan produk (retur).

2) Menentukan penilaian kinerja pegawai di jajarannya.

3) Mengusulkan promosi, rotasi, mutasi, sanksi pelanggaran,

kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan di jajarannya.

4) Berwenang menolak/mengembalikan barang yang dikirim yang

tidak sesuai dengan pesanan.

8. Penyimpanan/Pengeluaran

Jabatan pelaksanaan penyimpanan/pengeluaran bertujuan untuk:

a. Memastikan berjalannya ketentuan dan kebijakan

pengeluaran/distribusi produk yang akan di kirim ke customer.

b. Memastikan kebenaran yang akan dikeluarkan sesuai SOP.

Jabatan pelaksanaan penyimpanan/pengeluaran mempunyai tugas,

tanggung jawab dan wewenang yaitu sebagai berikut:

a. Tugas dan Tanggung Jawab

1) Bertugas dan bertanggung jawab memeriksa kebenaran peroduk

(fisik, item, batch) di gudang pengeluaran barang yang akan

didistribusikan berdasarkan dokumen RBK.

81
 2) Bertugas dan bertanggung jawab mem-validasi Administrasi atas

kebebaran mutasi pengeluaran (RBK) dalam sistem Informasi

LogistikSentral.

3) Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan produk yeng telah

divalidasai ke masing-masing gudang tujuan hantaran

4) Bertugas dan bertanggung jawab meningkatakan ketepatan &

kecepatan in proses di pengeluaran barang

5) Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dokumentasai

pengeluaran barang yang sistematis, tertib, rapi, bersih dan mudah

dicari

6) Bertugas dan bertanggung jawab membina SDM dalam jajaran

fungsi kerjanya agar memiliki kemapuan/kompetensi dalam

melaksanakan bussines prosess di pengeluaran barang yang

efektif dan efisien sesuai fungsinya

b. Wewenang

1) Mengusulkan perbaikan/standarisasi sistem pengeluaran barang

2) Mengusulkan pelatihan SDM di jajaran fungsi gudang

penyimpanan untuk penyegaran

3) Berwenang menolak/mengembalikan barang yang dikirim yang

tidak sesuai dengan pesanan

9. Hantaran/Ekspedisi

Jabatan hantaran/ekspedisi yang dibawahi oleh supervisor logistik

bertujuan untuk:

82
a. Memastikan barang dikirim dan diserahkan sesuai dokumen dan

Surat Pesanan ke outlet yang dituju.

b. Memastikan dokumen pengiriman/faktur telah ditandatangani, nama

jelas, stempel, outletsah/lengkap sebagai berikut penerimaan/alat

tagih.

c. Memastikan sarana pengiriman barang (motor box, mobil box)

dipelihara setiap hari sehingga selalu siap dan layak setiap digunakan.

d. Memastikan efektifitas dan efisiensi biaya distribusi.

Jabatan pelaksanaan hantaran/ekspedisi mempunyai tugas, tanggung

jawab dan wewenang yaitu sebagai berikut:

a. Tugas dan Tanggung Jawab

1) Bertugas dan bertanggung jawab menerima dan memeriksa

barang yang akan dikirim berita Dokumen Faktur/STT dari

Atasan Langsungnya sesuai wilayah hantaran yang menjadi

tanggung jawabnya dan atau yang diperintahkan.

2) Bertugas dan bertanggung jawab menanda tangani dokumen

ekspedisi sebagai bukti serah terima.

3) Bertugas dan bertanggung jawab melakukan pelayanan atau

pengiriman barang dan penyerahan barang ke outlet tepat pada

waktunya dan meminta tanda tangan, nama jelas, stempel

penerima dan tanggal penerimaan pada dokumen.

4) Bertugas dan bertanggung jawab mencatat dan melaporkan

penyerahan barang melalui buku ekspedisi hantaran.

83
 5) Bertugas dan bertanggung jawab meminta Surat Pesanan (SP) asli

ke outlet untuk pengeriman barang yang belum ada Surat Pesanan

(SP) aslinya.

6) Untuk penjualan yang bersifat tunai antara lain Narkotika, maka

pengantar barang:

a) Bertugas dan bertanggung jawab menerima uang hasil

penjualan tunai dari outlet dan membubuhkan tanda tangan

pada dokumen sebagai bukti penerimaan uang

b) Bertugas dan bertanggung jawab menyerahkan uang hasil

penjualan tunai ke kasir beserta 2 lembar copy faktur

komersial dan meminta tanda tangan kasir di buku ekspedisi

pengantar barang.

7) Bertugas dan bertanggung jawab melakukan pemeliharaan

terhadap sarana pengiriman (motor box dan mobil box) setiap hari

sehingga siap dan layak setiap saat digunakan.

8) Bertugas dan bertanggung jawab melaporkan biaya distribusi

yang dikeluarkan setiap hari kepada atasan langsungnya.

9) Bertanggung jawab atas keamanan barang sampai ketampat

tujuan.

10) Bertanggung jawab atas terjadinya penyimpanan dari ketentuan

yang telah digariskan sehubungan dengan tugasnya.

b. Wewenang

84
 Mengajukan saran atau usul perbaikan tata cara kerja kepada BM

Cabang melalui atasan langsungnya untuk memperoleh hasil yang

optimal.

10. Fakturis

Tugas, tanggung jawab serta wewenang seorang Fakturis dalam PT.

Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) Cabang Tasikmalaya

adalah sebagai berikut:

a. Melakukan entry diskon

b. Melakukan cetak faktur dan potongan pembelian

c. Entry retur penjualan

d. Melakukan pemeriksaan fisik, retur dan potongan

e. Mencetak faktur penjualan

11. Salesman

a. Menyusun rencana kunjungan

b. Mencari dan mencapai omset

c. Melakukan penagihan piutang

d. Monitor dan melakukan kegiatan pesaing

e. Mencari pengalaman baru untuk meningkatkan penjualan

f. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan

III.4 Tujuan dan Fungsi PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Kimia Farma Tranding & Distribution Cabang Tasikmalaya mempunyai

visi menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan

85
produk kesehatan, dari visi tersebut PT. Kimia Farma Tranding &

Distribution mempunyai misi menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan

melalui 3 cara yaitu:

1. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik produk

sendiri maupun principal pihak ketiga.

2. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar

institusi.

3. Meningkatkan perdagangan alat kesehatan dan diagnosis keagenan atau

private label.

Tugas dan fungsi KFTD Cabang Tasikmalaya yaitu sebagi distribusi atau

penyaluran perbekalan farmasi maupun non farmasi, pemasaran alat

kesehatan. Sama seperti peraturan menteri kesehatan tentang tugas

penyelengaraan pedagang besar farmasi bahwa tugas KFTD adalah sebagai

berikut:

1. Mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat dan/atau bahan obat

yang memenuhi persyaratan mutu.

2. Pengadaan bahan obat dan/atau bahan obat dari PBF pusat.

3. Penyampaian laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali yang meliputi

penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat kepada Direktur

Jendral dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas

Kesehatan Provinsi dan Kepala Badan POM.

4. Pemasaran alat kesehatan

86
Distribusi merupakan tombak pelayanan KFTD, kegiatan distribusi ini

meliputi produk-produk farmasi dan non farmasi, suplemen, kosmetik, alat

kesehatan, dan rehabilitasi medik. Selain pendistribusian, KFTD juga

melakukan perdagangan pada produk-produk farmasi dan alat kesehatan,

diantarnya produk bermerek dan produk generik dari prinsipal-prinsipal

lokal dan multinasional melalui penjualan regular ke apotek internal, apotek

swasta, rumah sakit, klinik, toko obat, supermarket dan restoran. Selain itu

juga dapat mendistribusikan produk-produk tersebut ke beberapa institusi

pemerintah melalui sistem tender. Prinsipal pada KFTD Cabang

Tasikmalaya meliputi 3 prinsipal yaitu internal untuk produk-produk Kimia

Farma, pusat yaitu kerja sama dengan beberapa prinsipal nasional dalam

pendistribusian barang, dan terakhir yaitu prinsipal lokal yang hanya

beberapa cabang tertentu yang dapat memegang produk tersebut.

Produk-produk kesehatan meliputi over the counter (OTC) kimia/herbal,

OTC Costumer, Cosmetic & Toiletries dan Suplemen & Vitamin. Untuk

obat dengan resep dari dokter (Rx) mencakup 3 kategori yaitu Ethikal,

Generik, dan Vaksin& Serum. Sedangkan alat kesehatan yang

didistribusikan berupa peralatan rumah sakit dan alat kontrasepsi, dan pada

bahan baku juga dapat di distribusikan yaitu berupa produk Kimia Farma

Tbk. yaitu barang narkotika yang hanya dapat didistribusikan di PT. Kimia

Farma dengan tujuan obat tersebut dapat terkendali dengan ketat sehingga

tidak membahayakan masyarakat banyak. PT. Kimia Farma diberi

87
 kepercayaan oleh pemerintah untuk pengelolaan produk narkotika, mulai

dari pembuatan sampai penyaluran.

III.5 Sistem Kerja

Sistem kerja yang diberlakukan pada Kimia Farma Tranding &

Distribution normalnya dilakukan 8 jam per hari sedangkan gudang tutup

setiap pukul 17.00 kecuali hari Sabtu hanya sampai pukul 13.00.

BAB IV

PEMBAHASAN

Pedagang Besar Farmasi (PBF) yaitu suatu perusahaan yang berbadan hukum

yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau

88
bahan obat dalam jumlah yang besar sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan. Dalam kebutuhan penyaluran perbekalan farmasi meliputi

obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, alat kesehatan dan kosmetik semakin

meningkat, maka PBF cabang didirikan dalam suatu tempat dimana untuk dapat

memudahkan dalam sistem penyaluran perbekalan farmasi. PT. Kimia Farma Tbk.

merupakan perusahaan berbadan hukum yang dapat menyalurkan perbekalan

farmasi, sehingga PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) membuka

cabang tersebar di seluruh Indonesia. PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Cabang Tasikmalaya merupakan cabang baru untuk melakukan pendistribusian di

wilayah Priangan Timur. KFTD Cabang Tasikmalaya mempunyai peranan

penting dalam upaya peningkatan penyaluran penjualan perbekalan farmasi,

dengan penanggung jawab adalah seorang Apoteker Penanggung Jawab (APJ)

dimana Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) dapat membantu dalam

pengelolaannya.

Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Tasikmalaya melakukan

penyaluran sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan setelah mendapat

sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik dari Kepala Balai POM. Sertifikat

CDOB bagian dari pemastian mutu bahwa kualitas dari produk farmasi

dipertahankan melalui kontrol diseluruh bagian kegiatan yang terjadi selama

distribusi.

PT. Kimia Farma merupakan perusahaan BUMN yang diberi wewenang oleh

pemerintah dalam pengelolaan narkotika, begitu pula untuk KFTD Cabang

89
Tasikmalaya. Pendistribusian narkotika yang dilakukan oleh KFTD Cabang

Tasikmalayadisalurkan padaapotek, rumah sakit dan balai pengobatan lainnya.

Kegiatan yang dilakukan PT. Kimia Farma Trading & Distribution yaitu

pengelolaan perbekalan farmasi, pengelolaan narkotika, psikotropika dan

prekursor. Sedangkan alur pendistribusian yang terdapat di KFTD Cabang

Tasikmalaya yaitu alur distribusi barang dan distribusi keuangan. Penerapan

CDOB pada KFTD Cabang Tasikmalaya dapat dilihat pada tabel IVdimana dalam

penerapan CDOB dalam suatu perusahaan berbasis penditribusian akan

menghasilkan penjaminan dari kualitas dan/atau mutu suatu PBF atau Cabang

PBF.

PBF dan/atau Cabang PBF dengan penanggung jawab adalah seorang

apoteker, tenaga teknis kefarmasian juga dapat berperan dalam pendistribusian

perbekalan farmasi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Tenaga Teknis

Kefarmasian (TTK) dengan melaksanakan Praktek Belajar Lapangan yaitu untuk

mengetahui tugas dan fungsi seorang TTK dalam proses distribusi perbekalan

farmasi di Pedagang Besar Farmasi. Dengan kompetensi yang harus dipenuhi

yaitu, memahami manajemen secara umum, proses-proses seperti pencatatan

kebutuhan perbekalan farmasi, penerimaan perbekalan farmasi, penyimpanan di

gudang berdasarkan standar CDOB (FIFO dan FEFO), pengadministrasian

dokumen, perhitungan/kalkulasi biaya, pengusulan kebutuhan, Inventory Control

Management, pengadaan serta distribusi yang baik dan benar, pemusnahan obat,

penanganan obat kembalian dan obat yang ditarik serta proses tata kelola

administrasi dan pelaporan.

90
 Penjaminan Mutu Dalam Pedoman CDOB Penjaminan Mutu Di KFTD
No.
2012 Cabang Tasikmalaya

1. Manajemen Mutu a. Sistem mutu yang a. Kualitas mutu pada KFTD

mencakup struktur Cabang Tasikmalaya telah

organisasi, prosedur, sesuai dan peraturan distribusi

proses dan sumber telah berjalan dengan baik

daya, serta kegiatan sehingga pendistribusian tidak

yang diperlukan untuk mengalami pencemaran dan

memastikan bahwa produk terjaga kualitasnya.

obat yang dikirim tidak

tercemar selama

penyimpanan dan/atau

transportasi.

b. Manajeman menunjuk b. Penanggung jawab KFTD

seorang penanggung adalah seorang apoteker yang

jawab sebagai telah memenuhi syarat-syarat

penanggung jawab yang berlaku.

distribusi.

2. Organisasi, a. Harus mempunyai a. KFTD Cabang Tasikmalaya

Manajemen, dan struktur organisasi, mempunyai personil yang

Personalia dengan personil yang bertanggung jawab atas

mempunyai tanggung tugasnya dan sudah terlatih

jawab dan wewenang dalam bidangnya masing-

91
 masing-masing. masing.

b. Penanggung jawab b. Apoteker penanggung jawab di

PBF atau PBF Cabang KFTD Cabang Tasikmalaya

harus dapat dapatbertanggung jawabdalam

bertanggung jawab menjalankan tugas dan

atas tugas dan wewenangnya sesuai CDOB

wewenangnnya dan yang berlaku.

menerapkan CDOB.

c. Personil yang c. Personil sudah kompeten dalam

kompeten dalam bidangnya masing-masing,

jumlah yang memadai namun perlu penambahan

dalam kegiatan yang jumlah personil agar semua

dilakukan di rantai kegiatan dapat berjalan lebih

distribusi. baik lagi.

d. Semua personil harus d. Semua personil sudah cukup

menerapkan CDOB baik dalam menerapkan aspek-

bertanggung jawab aspek dalam CDOB yang

atas tugas dan berlaku berdasarkan tugas dan

wewenang masing- wewenangnya masing-masing.

masing serta harus

memenuhi syarat-

syarat pada CDOB.

e. Personil dapat menjaga e. Untuk higienitas dari produk

92
 higiene dalam obat sudah terjaga

pendistribusian seperti kebersihannya karena langsung

keselamatan kerja, dari pabrik, sedangkan untuk

pakaian kerja dan lain- kepatuhan higiene personilnya

lain. masih kurang terjaga karena

kurang nyamannya bahan

pakaian yang dipakai.

3. Bangunan dan a. Bangunan a. Bangunan

Peralatan 1) Bangunan dan 1) Bangunan dan fasilitas

fasilitas penyimpanan di KFTD

penyimpanan harus Cabang Tasikmalaya sudah

bersih dari sampah cukup bersih dari sampah dan

dan debu. Harus debu, dan sudah tersedianya

tersedia prosedur prosedur tertulis.

tertulis.

2) Bangunan dan 2) Bangunan dan fasilitas di

fasilitas harus KFTD Cabang Tasikmalaya

dirancang dan sudah memenuhi persyaratan

dilengkapi, sehingga terhadap perlindungan

memberikan masuknya serangga, hewan

perlindungan pengerat atau hewan lain.

terhadap masuknya

serangga, hewan

93
 pengerat atau hewan

lain.

3) Ruang istirahat, 3) Ruang istirahat, toilet, dan

toilet dan kantin kantin di KFTD Cabang

harus terpisah dari Tasikmalaya sudah terpisah

area penyimpanan dari area penyimpanan.

b. Suhu dan pengendalian b. Suhu, kelembaban, dan

lingkungan, dimana kebersihan dipantau setiap hari

penyimpanan obat tiga kali sehari menggunakan

harus ada prosedur termometer yang sudah

tertulis dan faktor terkalibrasi tersedia di setiap

lingkungan yang harus sudut ruangan gudang, dan

dipertimbangkan sudah tertera prosedur tertulis

antara lain suhu, yang ditempel setiap sudut

kelembaban, dan ruangan.

kebersihan bangunan.

c. Peralatan c. Peralatan untuk penyimpanan

Peralatan untuk dan penyaluran obat di KFTD

penyimpanan dan Cabang Tasikmalaya sudah

penyaluran obat terkalibrasi dan sesuai standar

dan/atau bahan obat yang ditetapkan.

harus di desain,

94
 diletakan dan

dipelihara sesuai

dengan standar yang

ditetapkan. Harus

tersedia program

perawatan untuk

peralatan vital, seperti

termometer, genset,

dan chiller.

d. Mempunyai personil d. Personil yang bewenang dalam

yang berwenang dalam pengelolaan sistem komputer

pengelolaan sistem hanya tersedia di pusat,

pada komputer. sedangkan di KFTD cabang

hanya sebagai user.

4. Operasional a. Kualifikasi pemasok a. Pemilihan pemasok di KFTD

Pemilihan pemasok Cabang Tasikmalaya sudah

harus dikendalikan dikendalikan sesuai prosedur

dengan prosedur yang tertulis, didokumentasikan

tertulis dan hasilnya serta diperiksa ulang secara

didokumentasikan berkala.

serta diperiksa ulang

secara berkala.

b. Kualifikasi pelanggan b. Obat yang disalurkan atau yang

95
 Harus dipastikan diterima di KFTD Cabang

bahwa obat dan/atau Tasikmalaya dibawah

bahan obat hanya wewenang dan tanggung jawab

disalurkan pada pihak apoteker penanggung jawab.

yang berwenang.

c. Penerimaan c. Obat yang diterima di KFTD

Bahan obat dan/atau Cabang Tasikmalaya selalu

obat yang diterima dicek oleh personil yang

harus memenuhi berwenang dengan surat

persyaratan (seperti pesanan, expired date, dan

expired date) dan nomor bets.

sesuai pesanan.

d. Penyimpanan d. Penyimpanan obat di KFTD

Penyimpanan obat Cabang Tasikmalaya sudah

dan/atau bahan obat sesuai peraturan perundang-

harus sesuai dengan undangan yang berlaku.

undang-undang.

e. Pemisahan obat e. Obat-obat berlabel khusus sudah

Harus tersedia tempat dipisahkan sesuai dengan tempat

khusus dengan label yang aman, terkunci, dan sesuai

yang jelas, aman, dan jenis serta suhu ruangan.

terkunci.

f. Pemusnahan obat f. KFTD Cabang Tasikmalaya

96
 Proses pemusnahan belum pernah melakukan

obat dan/atau bahan pemusnahan obat karena

obat termasuk pemusnahan dilakukan secara

pelaporannya harus nasional menurut waktu yang

dilaksanakan sesuai sudah di tentukan oleh pusat.

undang-undang.

g. Pengambilan g. Obat yang diambil dan di

Obat dan/atau bahan distribusikan di KFTD Cabang

obat yang diambil Tasikamalaya sesuai dengan

harus memiliki masa aturan FIFO dan FEFO.

simpan yang cukup

sebelum kedaluwarsa

dan berdasarkan

FEFO.

h. Pengemasan h. Pengemasan obat sudah

Obat dan/atau bahan dilakukan sesuai prosedur,

obat harus dikemas dikemas sedemikan rupa oleh

sedemikian rupa petugas pengemasan yang sudah

sehingga kerusakan, terlatih agar tidak terjadi

kontaminasi, dan kerusakan, kontaminasi, dan

pencurian dapat pencurian selama trasportasi.

dihindari.

i. Pengiriman i. Pengiriman obat sudah

97
 Pengiriman obat dilakukan sesuai prosedur

dan/atau bahan obat dengan mengirim kepada

harus ditujukan pada pelanggan yang memiliki izin

pelanggan berizin dan dan di dokumentasikan.

dilakukan

dokumentasi

pengiriman.

5. Inpeksi Diri Inpeksi diri dilakukan KFTD Cabang Tasikmalaya sudah

dalam rangka memantau cukup melaksanakan inspeksi diri

pelaksanaan dan dan kepatuhan terhadap CDOB

kepatuhan terhadap yang berlaku.

pemenuhan CDOB dan

untuk bahan tindak lanjut

langkah-langkah

perbaikan yang

diperlukan.

6. Keluhan, Obat Tersedia prosedur tertulis Barang yang dikembalikan atau di

dan/atau Bahan untuk penanganan dan retur sudah ditangani sesuai

Obat Kembalian, penerimaan obat dan/atau prosedur dan di dokumentasikan

Diduga Palsu dan bahan obat kembalian. serta di cek secara berkala

Penarikan Jumlah dan identitas obat kelengkapan dokumen, fisik, dan

Kembali dan/atau bahan obat jumlahnya.

kembalian harus dicatat

98
 dalam catatan penerimaan

dan pengembalian barang.

7. Transportasi Modal pada transportasi Transportasi yang digunakan untuk

yang dipilih, harus dapat mengirim obat kepada pelanggan

menjamin bahwa obat adalah mobil box dan motor yang

dan/atau bahan obat tidak sudah dipastikan tidak akan

mengalami perubahan mengalami perubahan pada kondisi

kondisi selama obat selama transportasi. Motor

transportasi yang dapat untuk daerah Tasikmalaya dan

mengurangi mutu. sekitarnya dan mobil box untuk

daerah diluar Tasikmalaya.

8. Fasilitas Distribusi Cakupan kegiatan kontrak Fasilitas Distribusi beradasar

berdasar kontrak terutama yang terkait kontrak di KFTD Cabang

dengan keamanan, khasiat Tasikmalaya sudah berjalan dengan

dan mutu obat dan/atau baik dan sesuai dengan CDOB

bahan obat yaitu kontrak yang berlaku.

antara fasilitas distribusi

kontrak, antara fasilitas

distribusi dengan pihak

penyedia jasa antar lain

transportasi, pengendalian

hama, pengundangan,

kebersihan dan

99
 sebagainya.

9. Dokumentasi Dokumentasi tertulis Dokumentasi sudah dilakukan

harus jelas untuk dengan jelas agar meminimalkan

mencegah kesalahan dari kesalahan, dan memudahkan

komunikasi lisan dan penelusuran.

untuk memudahkan

penelusuran.

10. Produk Rantai a. Setiap personil harus a. Setiap personil sudah

Dingin dipastikan memahami memahami tugas dan tanggung

tanggung jawab. jawabnya serta sudah terlatih

sesuai dengan tugasnya masing-

masing.

b. Produk rantai dingin b. Produk-produk yang berantai

harus dipastikan dingin sudah disimpan diruang

disimpan dalam dingin sesuai dengan label dan

ruangan dengan suhu etiket yang tertera serta sudah

terjaga, cold memenuhi persyaratan yang

room/chiller/freezer berlaku.

room/freezer.

11. Narkotika dan a. Distribusi narkotika dan a. Distribusi untuk narkotika dan

Psikotropika psikotropika wajib psikotropika sudah memenuhi

memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan

peraturan perundang- dan dibawah tanggung jawab

100
 undangan dan CDOB. apoteker penanggung jawab.

b. Penggung jawab b. Narkotika dan psikotropika

merupakan seorang sepenuhnya dipertanggung

apoteker. jawabkan oleh apoteker

penanggung jawab.

c. Persyaratan bangunan c. Bangunan untuk narkotika dan

dan peralatan yang psikotropika sudah memenuhi

digunakan untuk peraturan perundang-undangan

mengelola narkotika yang berlaku.

wajib memenuhi

ketentuan peraturan

perundang-undangan.

d. Pemasok yang d. Kimia Farma merupakan satu-

menyalurkan narkotika satunya BUMN yang

wajib memiliki izin mendapatkan izin untuk

khusus sebagai fasilitas distribusi narkotika.

distribusi.

e. Pengadaan narkotika e. Pengadaan narkotika dan

atau psikotropika harus psikotropika sudah

berdasarkan surat menggunakan format khusus

pesanan dengan format sesuai dengan peraturan

khusus sesuai dengan perundang-undangan yang

format khusus sesuai berlaku.

101
 dengan peraturan

perundang-undangan.

f. Pada saat penerimaan f. Pada saat penerimaan pesanan,

pesanan, penanggung kebenaran surat pesanan

jawab fasilitas diperikasa langsung oleh

distribusi wajib apoteker penanggung jawab.

memeriksa kebenaran

surat pesanan.

g. Fasilitas distribusi g. Apoteker bertanggung jawab

wajib bertanggung atas penerimaan narkotika atau

jawab terhadap psikotropika sampai diterima di

penerimaan narkotika tempat pemesan.

atau psikotropika

sampai diterima di

tempat pemesan oleh

penanggung jawab

saran.
h. Stock opname di KFTD Cabang
h. Pencatatan mutasi
Tasikmalaya sudah dilakukan
narkotika atau
dengan tertib dan akurat yaitu
psikotropika wajib
dilakukan tiap satu bulan sekali
dilakukan dengan tertib
pada awal bulan.
dan akurat, dengan

melakukan stock

102
 opname secara berkala

sekurang-kurangnya 1

(satu) bulan sekali.

i. Arsip kartu stok manual i. Arsip telah terpisah dengan

wajib disimpan secara produk lainnya yaitu dibawah

terpisah dari kartu stok pertanggung jawab APJ dan

produk lain dan disusun disusun berdasarkan tanggal.

berdasarkan tanggal

sehingga mudah

ditampilkan dan dapat

ditelusuri pada saat

diperlukan.

Tabel VI. Penerapan CDOB pada Kimia Farma Trading & Distribution Cabang Tasikmalaya

BAB V

PENUTUP

V.1 Kesimpulan

103
Praktek Belajar Lapangan yang dilaksanakan di PT. Kimia Farma Trading &

Distribution (KFTD) Cabang Tasikmalaya dapat diambil kesimpulan:

1. Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah sarana terpenting dalam sistem

pendistribusian perbekalan farmasi sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.

2. PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) Cabang Tasikmalaya

merupakan anak cabang dari PT. Kimia Farma Tbk yang mana bergerak

dalam sistem pendistribusian perbekalan farmasi dan sekaligus

pengelolaan narkotika yang pendistribusiannya meliputi wilayah

Priangan Timur.

3. Pengelolaan perbekalan farmasi, narkotika, dan psikotropika di PT.

Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) Cabang Tasikmalaya

meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian.

4. Pengadaan perbekalan farmasi dengan melakukan suatu perencanaan

kebutuhan perbekalan farmasi di PT. Kimia Farma Trading &

Distribution (KFTD) dilakukan 1 (satu) bulan sekali dengan

memperhitungkan kebutuhan 3 (tiga) bulan yang telah diperkirakan

berdasarkan riwayat pengeluaran barang, lead time,dan buffer stock.

Pengadaan barang di PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD)

dibagi menjadi 3 (tiga) sesuai dengan pengkategorian produk, yaitu

barang internal dan barang prinsipal pusat dipesan dari Unit Bisnis

Logistik KFTD Pusat, sedangkan barang prinsipal lokal dipesan dari

vendor distributor masing-masing pabrik yang mempunyai kontrak

104
 sebelumnya. Hal ini berlaku juga untuk pengadaan narkotika tetapi

dibawah tanggung jawab APJ NAPZA.

5. Penerimaan perbekalan farmasi, narkotika, dan psikotropika di KFTD

meliputi barang datang masuk kedalam transito in diperiksa

kelengkapan sesuai pesanan, bila sudah lolos dimasukkan kedalam

pallet. Sedangkan untuk penyimpanan dikelompokkan sesuai dengan

suhu penyimpanan, golongan obat, tempat penyimpanan, prinsipal, dan

bentuk sediaan.

6. Alur distribusi PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD)

Cabang Tasikmalaya yaitu alur distribusi barang (rumah sakit, apotek,

toko obat berizin, super/mini market dan toko kelontongan). Sedangkan

untuk NAPZA hanya disalurkan kepada rumah sakit, apotek, dan

instansi kesehatan lainnya.

7. Penerapan CDOB pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution

(KFTD) Cabang Tasikmalaya sudah baik.

8. Tugas dan fungsi seorang Tenaga Teknis Kefarmasian yaitu dapat

membantu apoteker penanggung jawab di Pedagang Besar Farmasi

(PBF) apabila apoteker penanggung jawab tidak ada ditempat sesuai

izin apoteker penanggung jawab.

9. Dengan Praktek Belajar Lapangan, seorang Tenaga Teknis Kefarmasian

dapat memepelajari lebih dalam mengenai manajemen perbekalan

farmasi di Pedagang Besar Farmasi.

105
V.2 Saran

Dengan hormat penulis ingin menyampaikan beberapa saran kepada pihak

PBF, dengan harapan terjadinya peningkatan perubahan, kelancaran, dan

keberhasilan bagi pihak PBF dimasa yang akn datang.

1. Alangkah baiknya jika luas gudang diperluas kembali, sehingga jika

persediaan barang di tingkatkankarena target dan pemasaran yang terus

meningkat, agar dalam pengadaan dan penyimpanan di gudang tidak

terjadi penumpukan barang.

2. Sebaiknya untuk menjadi kuatlitas personil, personil gudang khususnya

memaikan alat-alat pelindung kesehatan, keselamatan kerja selama

melakukan pekerjaan.

3. Sebaiknya untuk kebersihan di bagian rak gudang eceran mohon untuk

ditingkatkan kembali.

4. Hendaknya dalam proses penyimpanan lebih alfabetis, sehingga

memudahkan dalam pencarian dan pengambilan barang sesaui dengan

pesanan.

5. Perlu adanya penambahan jumlah karyawan agar masing-masing personil

mempunyai tanggung jawab terhadap tugasnya dan akan meningkatkan

kualitas dalam pelayanan pendistribusian.

Saran untuk Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya Jurusan FarmasiSemoga

untuk kedepannya kerja sama antara pihak kampus Politeknik Kesehtan

Kementrian Kesehatan Tasikmalaya khususnya untuk Jurusan Farmasidengan

PT. KFTD Tasikmalaya dapat terjalin dengan baik.

106
 DAFTAR PUSTAKA

Anief. Manajemen Farmasied. V.Yogyakarta, UGM Press, 2014(Hal:42-43).

Anonim. Administrasi Farmasi jilid II. Jakarta: Pusdiknakes, 2008. (Hal: 9-10).

Anonim. Pedoman Pembinaan Pedagang Besar Farmasi. Jakarta, 2011.

107
Anonim. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009

Tetntang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta, 2009.

Anonim. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2015 tentang Peredaran,

Penyimpanan, pemusnahan dan pelaporan Narkotik, 2015.

Anonim. Permenkes Republik Indonesia Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011

tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta, 2011.

Anonim. SK Menkes No. 243/Menkes/SKA/1990. Jakarta, 1990.

Anonim. Undang-undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta,

2009.

Anonim. Undang-undang Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta,

1997.

Badan POM. Cara Distribusi Obat Yang Baik. Jakarta, 2012

Effendi, Usman. Asas Manajemen ed 1. Jakarta:Rajawali pers, 2014(Hal:132)

Mukarom, Zaenal et.al. Manajemen Public Relation. Bandung:Pustaka Setia,

2015 (Hal:131-133)

Robbins dan Judge. Prilaku Organisasi, Buku 1 dan 2. Jakarta: Salemba Empat,

2007 (Hal:172)

108