Pengolaan obat di rumah sakit

a. Pengertian pengelolaan obat

Pengelolan obat merupakan serangkai kegiatan yang meliputi perencanan,
permintaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, penggunaan, pencatatan, dan
pelaporan serta pelayanan obat.
b. Tujuan pengelolaan obat
Pengelolaan obat di rumah sakit bertujuan untuk:
1. Menghindari terjadi kekosangan obat
2. Menghindari terjadinya penumpukan obat
3. Menghindari terjadinya obat kadaluarsa
4. Menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang
efesien dan rasional
5. Menjamin tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang tepat sesuai dengan
mutu yang terjamin dan tersebar secara merata dan teratur sehingga mudah
diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat
6. Pengembang dan peningkatan pelayanan obat yang dapat menjamin penyerahan
obat yang benar kepada pasien ,dosis dan jumlah yang tepat , wadah obat yang
baik terdapat menjamin mutu obat, inomasi yang jelas dan benar pada pasien .
Tugas dan tanggungjawab pengelolaan obat di rumah sakit
1. Kepala rumah sakit
Tugas:
a. Membina petugas pengelola obat
b. Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat kepada kepala dinas kesehatan
kabupaten atau kota setempat
c. Melaporkan dan mengirim kembali semua obat yang rusak / kadaluarsa dan atau
obat yang tidak dibutuhkan kepada kepala dinas kesehatan kabupaten/ kota
setempat
d. Melaporkan obat hilang kepada kepala dinas kesehatan kabupaten / kota setempat
e. Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada kepala dinas
kesehatan kabupaten / kota setempat
2. Petugas pengelola obat mempunyaitugas melaksanakan
a. Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan dari dinas kesehatan kabupaten / kota
b. Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan
c. Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan
d. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub unit pelanyanan.
e. Pengendalian penggunaan persediaan.
f. Pencatatandan pelaporan.
g. Menjaga mutu dan keamanan obat dan perbekalan kesehatan.
h. Penyusunan persediaan obat dan perbeklan kesehatan.
i. Permintaan obat dan perbekalan kesehatan ke dinas kesehatan kabupaten/kota
j. Penyusunan laporan ke dinas kabupaten/kota.

3. Perencanaan
a) Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekaalan kesehatan
untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan kesehatan.
Data mutasi obat yang dihasilkan oleh instalasi famasi rumah sakit merupakan
salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat
tahunan oleh karena itu data ini sangat penting untuk perencanaan kebutuhan
instalasi farmasi rumah sakit.
 Ketepatan dan kebenaran data di instalasi rumah sakit akan berpengaruh
terhadap ketersedian obat dan perbekalan kesehatan secara keseluruhan di
kab/kota.
b) Tujuan perencanaan adalah untuk pendapatkan :
a. Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbeklan kesehatan yang mendekati
kebutuhan
b. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.
c. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
4. Permintaan obat
a) Sumber penyedian obat di instalasi farmasi rumah sakit adalah berasal dari dinas
kesehatan kabupaten / kota
Tujuan permintaan obat adalah
Memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai
dengan pola yang ada di wilayah kerjanya.
b) Kegiatan permintaan meliputi :
a. Permintaan rutin
Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh dinas kesehatan
kabupaten/kota untuk masing-masing rumah sakit.
b. Permintaan khusus
Dilakukan di luar jadwal distribusi rutin apabila :
1. Kebutuhan meningkat
2. Menghindari kekosongan
Penangan kejadian luar biasa (KLB), obat rusak dan kadaluarsa.
Permintaan obat dilakukandengan menggunakan formulir Laporan
Pemakean Lembar Permintaan(LPLPO).
Permintaan obat di tunjukan kepada kepala dinas kesehatan
kabupaten/kota dan selanjutnya di proses UPOPPK kabupaten/kota.
5. Penerimaan
a) Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat obatan yang di
serahkan dari unit pengelolaan yang lebih tinggi kepada unit pengelola di
bawahnya

b) Tujuan penerimaan obat

Agar obat yang di terima sesuai dengan kebutuhanberdasarkan permintaan

yang di ajukan oleh instalasi farmasi rumah sakit.
Semua petugas instalasi farmasi rumah sakit yang terlibat dalam
kegiatanpengolaan obat bertanggung jawab atas ketertiban penyimpanan,
pemindahan, pemeliharaan dan penggunaan obatberikut kelengkapan catatan yang
menyertainya.
Petugas penerima obat wajibmelakukan pengecekan terhadap obat-obat yang
di serahkan, mencakup jumlah kemasan /peti, jenis danjenis oba, bentuk obat
sesuai dengan isi dokumen (LPLPO) dan di tandatangani oleh petugas
penerima/diketahui kepala instalasi farmasi rumah sakit. Bila tidak memenuhi
syarat petugas penerima dapat mengajukan keberatan.
Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan
obat dan kartu stock.
6. Penyimpanan
a) Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang di terima pada tempat yang di nilai aman
dari pencurian serta gangguan dari fisik yang dapat merusak mutu obat (Depkes
RI, 2008). Penyimpanan obat/barang farmasi, baik di gudang farmasi, depot
farmasi, apotek ataupun diruang perawatan pelanyan harus dilaksanakan dengan
sebaik-sebaiknya.
b) Tujuan penyimpanan adalah
Untuk memelihara mutu sedian farmasi, menghindari penggunaan yng tidak
bertanggung jawab, menjaga ketersedia, dan memudahkan pencarian dan
pengawasan.
c) Kegiatan penyimpanan memiliki peran penting dalam proses pengelolaan
obatkarena kondisi penyimpananyang tidak tepat dapt mempengaruhi mutu dan
kualitas obat yang akan digunakn dalam pelanyan kesehatan pada masyarakat.
Kegiatan penyimpanan meliputi :
i. Persyaratan gudang dan pengaturan penyimpanan obat seperti : luas,
ventilasi dan lantai gedung harus memenuhi syara, penyusunan obat
alphabetis, dikeluarkan didistribusikan dengansistem FIFO dan FEFO.
ii. Kondisi penyimpanan seperti : kelembaban, sinar matahari,
iii. \temperatur/suhu ruangan, kerusakn fisik, kontanimasi bakteri dan
pengotoran.
7. Distribusi
a) Distribusi adalah tatanan jaringan sarana, personal, prosedur, dan jaminan
mutu yang serasi, terpadu dan berientasi penderita dalam kegiatan penyampaian
sedian obat berserta informasinya kepada penderita.

8. Pencatan dan pelaporan

a) Pencatan pelaporan data obat di instalasi farmasi rumah sakit merupakan rangkain
kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat obatan
yang di terima, disimpan, didistribusikan dan di gunakan di instalasi farmasi
rumah sakit dan atau unit pelanyanan lainnya.
b) Tujuan pencatan dan pelaporan adalah
i. Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.
ii. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
iii. Sumber data untuk pembuatan laporan.
Instalai farmasi rumah sakit beranggung jawab atas terlaksananya pencatan
dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung
pelaksanan seluruh pengelolaan obat.
Sasaran pencatan dan pelaporan obat yang digunakan di instalasi farmasi
rumah sakit adalah LPLPO dan kartu stock.
LPLPO juga di manfaatkan untuk menganalisa penggunaan, perencanan
kebutuhan obat, pengendalian persedian dan pembuatan pelaporan pengelolan
obat.
c) Pelanyanan Obat
i. Pelanyan obat adalah proses kegiatan yang meliputi aspek teknis dan non
teknis yang harus ndi kerjakan mulai dari penerimaan resep dokter sampai
penyerahan obat kepada pasien.
ii. Tujuan pelanyanan obat agar pasien menerima obat sesuai dengan resep
dokter dan mendapatkan informasi bagaimana menggunakannya.
 iii. Kegiatan Pelanyanan Obat
Pelanyanan di kamar obat dilaksanakan dengan tahap sebagai berikut :
a) Penatalaksanaan ruang pelanyanan obat.
b) Penyiapan obat
c) Penyerahan obat
d) Informasi obat
e) Etika pelanyanan
f) Daftar perlengkapan peracikan obat.

9. Indikator pengelolan obat.

Indikator adalah alat ukur untuk dapat membandingkan kinerja yang
sesungguhnya. Indikator digunakan untuk mengukur sampai berapa jauh tujuan atau
sasaran telah berhasil di capai. Penggunaan lain dari indikator adalah untuk
menetapkan periotas, pengambilan tindakan dan untuk menguji strategi atau sasaran
yg lebih tepat.
10. Beberapa batasan indikator
a) Indikator merupakan jenis data berdasarkan sifat/gejala/keadaan yang dapat di
ukur dan di olah secara mudah dan ceapat dengan tidak memerlukan data lain
dalam pengukurannya.
b) Indikator merukan ukuran untuk mengukur perubahan
11. Kriteria umum indikator
Kriteria umum indikator dapat di singkat dengam SMART
a) Sustainable – kesinambungan
Dapat dipergunakan secara berkesinambungan
b) Measurability – keterukuran
Dapat diukur meskipun waktu yang tersedia singkat, kualitas yang berubah –ubah
dan keterbatasan dana
c) Accesibility – kemudahan
Dapat di akses di tempat
d) Reliability – kehandalan
Kehandalan setiap indikator harus dapat di percaya
e) Timely – waktu
Dapat di gunakan untuk watu yang berbeda

12. Macam Indikator Pengelolaan Obat di Instalasi Rumah Sakit

a) Aloksi dana pengadaan

Dana pengadaan adalah besarnya dana pengadaan obat yng di
sediakan/dialokasi oleh pihak RS untuk memenuhi kebutuhan obat pelanyanan
kesehatan di RS tersebut. Data di kumpulkan dari dekumen yang ada di RS
berupa total dana pengadaan obat, dan kebutuhan dana pengadaan obat yng
sesuai dengan kebutuhan RS.
Cara menghitung :

Kesesuaian dana pengadaan obat = ×100 %

b) Biaya obat per kunjungan kasus penyakit
Adalah besaran dana yang tersedia untuk setiap kunjungan kasus. data di
kumpulkan dari dokumen yang ada di RS total dan pengadadan, serta jumlah
bkunjungan kasus yang di tetapkan dari kompilasi rekam medik .
Cara menghitung :

Biaya per obat kunjungan kusus × rupiah

c) Baya per kunjungan resep

Merupakan besaran dana yang di butuhkan untuk setiap resep(digunakan pada
waktu perencanaan obat) dan besaran dana yang tersedia untuk setiap resep
(digunakan setelah turunnya alokasi dana pengadaan obat)
Cara menghitung :

Biaya obat per resep

d) Ketepatan perencanan
Merupakan perencanaan kebutuhan nyata obat untuk RS di bagi dengan
pemakean obat per tahun. Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di
instalasi farmasi RS berupa : jumlah rata-rata obat perbulan di RS yang
didapatkan dari laporan rekam medik. Tetankan indikator untuk RS yang di
buat dengan pertimbangan obat yang di gunakan untuk penyakit terbanyak.
Idialnya, perencanaan kebutuhan adalah 100% dari kebutuhan, baik jumlah
dan jenis obat.

Ketepatan perencanaan obat

e) Presentase dan nilai obat rusak

Merupakan jumlah jenis obat yang rusak di bagi dengan total jenis obat. Data
dikumpulkan dari dokumen yang ada di instalasi farmasi RS berupa : jumlah
jenis obat yang tersedia untuk pelanyanan kesehatan selama satu tahun dan
jumlah jenis obat yang rusak dan harga masing-masing obat. Idealnya,
presentase nilai obat rusak dan kadaluarsa adalah 0%.

Presentase obat rusak

f) Presentase penggunaan antibiotik pada ISPA.

 Merupakan jumlah resep dengan antibibiotik pada kasus ISPA nonpneumonia
di bagi dengan jumlah seluruh kasus (lama dan baru) ISPA nonpneumonia.
Data di kumpulkan dari self-monotoring peresepan.

Presentase penggunaan antibiotik ISPA