LOGISTICS –

MATERIAL MANAGEMENT
 Procurement Department:
 Sourcing Supplier
 Negosiasi untuk mendapatkan kondisi terbaik
 Melakukan order ke supplier atas permintaan
User
 WHD Department:
 Inventory Management
 Melakukan Forecasting Stock
 Storage, Receiving, & issuing inventory
 Recording transaction
 Stock Accuracy Control
 Customer Logistics:
1. User (Plant, Eng, Opr, Safety, PGA, Finance)
2. Owner

 Customer Wants:
1. User
 Efektif
 Availability Tinggi
2. Owner
 Efisien
 Low Cost
 Controllable Cost
 Mengelola & menyediakan spare parts & barang-
barang yang dibutuhkan oleh User
 Membantu mendistribusikan spare parts &
barang-2 ke Jobsite lain yang membutuhkan,
atau ke Supplier untuk kebutuhan reparasi.
 Mencatat seluruh data transaksi permintaan,
pemesanan, dan pengeluaran barang yang
terjadi di jobsite setempat, untuk selanjutnya
dianalisa sebagai dasar pengadaan stock
 User Logistics adalah seluruh departemen yang
membutuhkan barang atau jasa selama aktivitas
operasional di jobsite, meliputi: Engineering,
Produksi, Plant, Safety, Finance, PGA, IT.
 Plant:
 Spare Parts utk Unit, Tabung Bertekanan, oli & grease, barang
umum
 Produksi:
 Ban, Solar, barang umum
 Engineering
 Blasting Materials, Blasting Supports, Accessories & consumable
parts Drilling Machine, barang umum
 Safety
 APD, Barang umum
 Finance
 Barang umum
 PGA
 Seragam, barang umum
 IT
 IT supplies, barang umum
 Membuat dok Meminta
Ada kebutuhan
permintaan persetujuan

Kembali ke
user

Tdk OK
Serahkan
barang Logs Serahkan
Cek dokumen ke
Dok Logistics

OK/ lengkap

Logs Membuat dok

Membuat dok
Ada Cek PR untuk
SKB Tdk Ada
Stok pembelian
 Service Request Order (SRO)
 Dokumen permintaan dari Plant
 Untuk permintaan barang atau spare parts yang akan
dipasang ke unit, dan menjadi beban unit ybs
 Harus mencantumkan kode unit yang akan
menggunakan
 General Request (GR)
 Dokumen permintaan dari semua departemen
 Untuk permintaan barang atau spare parts yang tidak
akan dipasang ke unit dan menjadi beban departemen
peminta
 Biasanya untuk permintaan barang umum.
 Harus mencantumkan nama departemen peminta atau
user pengguna.
 Spare Parts utk Unit:
 Menggunakan dokumen SRO
 Diajukan oleh Plant melalui program Fleeted
 Oli & Grease
 Menggunakan Dokumen GR
 Diajukan oleh Plant melalui program IICS
 Tabung
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh Plant melalui program IICS

 Blasting Materials
 Menggunakan form planning, dan GR
 GR diterbitkan oleh Operation HO
 Blasting Support & Accessories
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh Engineering
 Ban
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh Produksi
 APD
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh Safety berdasar kebutuhan user.
 Seragam
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh PGA berdasar kebutuhan user
 IT supplies
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh IT berdasar kebutuhan user
 Barang Umum
 Menggunakan dokumen GR
 Diajukan oleh masing-2 Departemen User.
 Solar
 Diajukan menggunakan form planning dari Produksi.
 Dokumen permintaan dari user dianggap sah dan
dapat dilayani apabila:
 Sudah mendapat persetujuan, tandatangan dari Kabag
Dept User
 P/N, nama barang, kuantitas, & status permintaan
sudah benar.
 Departemen atau user atau unit yang akan
menggunakan dicantumkan.
 Khusus permintaan spare parts harus disetujui dan
ditandatangani juga oleh Cost Controller Plant.
* Logistics akan mencatat tanggal dan waktu
dokumen permintaan dari user diterima di
Warehouse.
* Dokumen yg tidak lengkap akan dikembalikan ke
user untuk diperbaiki atau dilengkapi.
Status permintaan pada GR & SRO:
❑ Break Down /Top Urgent
❑ Backlog /Urgent
❑ Normal/Stock
Status permintaan pada GR:
❑ Top Urgent
❑ Urgent
❑ Normal
❑ Stock

Status permintaan barang pada SRO:

❑ Unscheduled Breakdown
❑ Scheduled Breakdown
❑ Running
Order Status/Priority, dibagi menjadi 4:
1. Top Urgent
a. Spare parts dibutuhkan segera, dan proses perbaikan dalam rentang
waktu 1 hari. Spare parts yang dibutuhkan sesegera mungkin karena
jika parts yang dibutuhkan available unit bisa langsung jalan.
b. PO harus terbit dalam waktu 1 jam (hari kerja), sejak PR diterima di
HO. (dalam kondisi tertentu PO dapat diterbitkan dalam format excell
dulu).
c. User mengharapkan Parts dapat disupply/ tersedia dalam waktu 1 jam.

2. Urgent
a. Spare parts dibutuhkan untuk proses perbaikan dan pemasangan dalam
rentang waktu 2 s.d 5 hari.
b. PO harus terbit dalam waktu 1x24 jam (hari kerja), sejak PR diterima
di HO.
c. User mengharapkan Parts dapat disupply/ tersedia dalam waktu 3 s.d 5
hari.
3. Normal
a. Spare parts dibutuhkan untuk proses perbaikan dalam rentang
waktu 6 s.d 20 hari.
b. PO harus terbit dalam waktu 3x24 jam (hari kerja), sejak PR
diterima di HO.
c. User mengharapkan Parts dapat disupply/ tersedia dalam waktu
10 s.d 15 hari.

4. Stock
a. Adalah status untuk persediaan untuk antisipasi kebutuhan
barang-2 consumable atau barang-2 yang diprediksi untuk
diganti. Bisa digunakan oleh user, sekadar rekomendasi,
keputusan ada di logistik. Logistic berkewajiban mendiskusikan
order stock ini dengan pihak user untuk meminta pertimbangan.
b. Stock hanya boleh diterbitkan dengan General Request (GR).
Tidak boleh dengan SRO.
c. Proses penerbitan PO maksimal 5 hari sejak PR diterima di HO.
Down Status/Unit Status, berfungsi sebagai remarks yang
menunjukkan kondisi unit yang membutuhkan:

1. UNSCHEDULED BREAKDOWN (BD-US),

adalah kondisi permintaan Parts pada saat unit dalam kondisi tdk
operasi di luar schedule, misal accident, rusak turbonya,
headlamp unit DT mati dan tidak diperbolehkan beroperasi, dll.

2. SCHEDULED BREAKDOWN (BD-SCH),

adalah kondisi permintaan parts saat unit dalam kondisi tdk
operasi yg sudah dijadwalkan, misal ada kebutuhan parts atau
additional parts saat GOH, PS, BL, dll.

3. RUNNING,
adalah kondisi permintaan Parts saat unit masih dalam kondisi
beroperasi, misal hasil inspeksi atau backlog
 Pengambilan barang ke Warehouse harus
menunjukkan dokumen permintaan yang sah.
 Barang diambil ke Warehouse BUMA, dan tidak
boleh mengambil langsung ke Supplier.
 Personil user yg berhak mengambil ke Warehouse
adalah personil dengan status karyawan tetap
dengan minimal level G2.
 Barang keluar harus disertai dengan SKB (surat
keluar Barang) atau SKO (surat keluar oli) khusus
untuk oli.
 User penerima barang wajib mencantumkan
nama, tandatangan, tanggal, dan waktu
pengambilan barang di SKB atau SKO.
 Pemesanan untuk pembelian dilakukan oleh
Logistics, berdasarkan:
 Permintaan dari user
 Hasil analisa inventory – stock replenishment
 Pemesanan diajukan ke Purchasing HO dengan
menggunakan dokumen PR (Purchase Requisition)
 PR dianggap sah apabila:
 Sudah mendapat persetujuan, tandatangan dari Kabag
Logistics & Project Manager
 P/N, nama barang, kuantitas, & status permintaan
sudah benar.
 Departemen atau user atau unit yang akan
menggunakan dicantumkan (khusus permintaan non
stock)
Stock Order (Permintaan Normal) Permintaan Back Order atau
• permintaan yang sifatnya Periodic Emergency Order
Maintenance (PM), sedangkan Backlog • Permintaan atas barang dimana kondisi
adalah permintaan yang sifatnya stok di Warehouse sudah habis
preventif atau yang bisa diprediksi kapan
pergantian barang dilakukan

SeaFreight AirFreight

• Pengiriman tidak mendesak • Pengiriman sangat Mendesak, Status Unit Break-

• Sudah diperhitungkan kapan akan digunakan down (unit tidak dapat beroperasi tanpa
• Biaya pengiriman lebih murah tersedianya barang tsb)
• Pengirman barang barang kecil dan mahal secara
ekonomis,
Stock Order Emergency Order
Untuk mengisi kembali stok Untuk memenuhi permintaan user

Berdasarkan referensi dokumen Berdasarkan referensi dokumen

GR/SRO Backlog SRO Breakdown

Normalnya dikirim melalui

Dikirim melalui udara
laut/darat

Dengan lead time yang lama Lead time lebih cepat

Biaya yang dikeluarkan relatif murah Biaya yang dikeluarkan relatif mahal
 TUNAI
 KREDIT/ TEMPO
 KONSINYASI / CONSIGNMENT
 Konsinyasi Parts UT:
 Plant mengajukan permintaan dengan SRO
 Berdasar SRO, Logistics membuat PR untuk pengajuan
pembelian
 PR dikirim ke Purchasing HO
 Jika disetujui, Purchasing HO terbitkan PO dan PO
dikirim kembali ke Jobsite
 Berdasar PO dari HO, Logistics mengambil barang ke
Gudang Konsinyasi.
 Barang yang sudah diterima Logistics kemudian
diserahkan ke Plant dengan disertai SKB
 Pada kondisi unit Breakdown & membutuhkan parts
segera, pengambilan oleh Logistik ke Gudang
Konsinyasi dapat dilakukan dulu dengan PR.
 Konsinyasi Hose UT - Parker:
 Plant mengajukan permintaan dengan SRO
 P/N yang digunakan untuk order adalah P/N hose
dengan akhiran –PAR misal: 001337-150-PAR
 Berdasar SRO, Logistics membuat PR untuk pengajuan
pembelian
 PR disampaikan ke Gudang Konsinyasi untuk
pengambilan Hose
 Hose diserahkan ke Logistics BUMA & selanjutnya oleh
Logistics diserahkan ke Plant
 PR dikirim ke Purchasing HO
 Jika disetujui, Purchasing HO terbitkan PO dan PO
dikirim kembali ke Jobsite
 Berdasar PO dari HO, Logistics mengambil barang ke
Gudang Konsinyasi.
 Kesepakatan Konsinyasi Hose Parker
 UT sebagai supplier hose Parker mempunyai
kewajiban untuk menyediakan kebutuhan Hydraulic
Hose seluruh unit BUMA dengan hose Parker.
 Jika pada kondisi ada kebutuhan, UT tidak tersedia
hose Parker maka UT wajib mensupply dengan hose
Genuine, terutama untuk unit-2 yang didistribusi oleh
UT.
 Pengecualian dituangkan pada surat resmi dari UT
(service news) yang menyatakan hose tertentu tidak
dapat /tidak direkomendasikan untuk menggunakan
hose Parker.
 UT memberikan jaminan:
 Availability 99% untuk unit Mainfleet dan 95% unit support
 Warranty selama maksimal 7.000HM
 BOM (bill of material)
 Adalah rumusan standar atas material-2 untuk membuat
satu Hose Assy, yang biasanya terdiri dari hose, sepasang
fitting, dan tambahan aksesoris seperti spring guard dan
o-ring.
 Setiap p/n parker selalu mengandung BOM sebagai dasar
kita melakukan pengecekan atas material hose yg akan
kita beli
 Down Grade
 Ini terjadi saat Gudang Konsinyasi tidak tersedia hose
sesuai BOM, dan harus dibuatkan hose yang
spesifikasinya di bawah standar yg dirumuskan pada BOM
 Downgrade tidak diperbolehkan karena aspek safety &
operasional.
 Jika supplier tetap supply karena kondisi mendesak
maka transaksi ini dianggap free of charge.
 Upgrade
 Ini terjadi saat Gudang Konsinyasi tidak tersedia
hose sesuai BOM, dan harus dibuatkan hose yang
spesifikasinya di atas standar yg dirumuskan pada
BOM
 Downgrade diperbolehkan sepanjang sudah
dianalisa dari segi teknis dan safety dari Plant
dan dinyatakan layak
 Supply upgrade material secara komersial akan
di-charge sesuai BOM
 SRO dan PR untuk permintaan Upgrade
menggunakan SRO dan PR sesuai BOM tanpa
harus melakukan revisi.
 Modifikasi
 Ini terjadi saat Gudang Konsinyasi tidak tersedia hose
sesuai BOM, dan harus dibuatkan hose yang sebagian
materialnya (biasanya fitting) menggunakan material
bekas dengan melakukan pengelasan/penyambungan
material.
 Modifikasi diperbolehkan sepanjang sudah dianalisa
dari segi teknis dan safety dari Plant dan dinyatakan
layak
 Supply upgrade material secara komersial akan di-
charge sesuai material yang kita ambil dan gunakan
 SRO dan PR untuk permintaan Modifikasi
menggunakan SRO dan PR baru dengan menggunakan
p/n dengan akhiran –MOD, misal: 001337-150-MOD
 Hose Lokal
 Ini terjadi saat Gudang Konsinyasi tidak tersedia
hose sesuai BOM, Upgrade, Modifikasi, dan
genuine, sehingga BUMA harus mencari dari
sumber lain untuk menekan downtime unit
 SRO dan PR untuk permintaan hose lokal
menggunakan SRO dan PR baru dengan
menggunakan p/n dengan akhiran –LOC, misal:
001337-150-LOC
 Kabag Plant di Site ttp tidak ditempat:
 Permintaan dengan SRO dapat diajukan dulu
menggunakan approval dari Cost Controller Plant
 Paling lambat 2 x 24 jam sejak barang keluar, Kabag
Plant wajib menandatangani SRO yang sementara
ditandatangan oleh Cost Controller.
 Kabag Plant Di luar Site:
 SRO diajukan dengan persetujuan dari personil yang
ditunjuk oleh Kabag Plant sesuai surat penunjukkan.
 Specimen tandatangan personil-2 yg ditunjuk,
personil pengambil barang, & personil-2 yg
berwenang mengambil barang ke Logistics harus
diberikan ke Logistics.
 System Down & P/N belum teregister di sistem:
 Permintaan menggunakan SRO/GR manual
 Permintaan pemesanan diajukan dengan PR manual
 Data permintaan harus dibuatkan SRO/GR/ PR dari
sistem jika sistem sudah live kembali.

 Permintaan Emergency/ BD pada hari Off HO:

 Untuk konsinyasi barang dapat diambil oleh Logistics
ke Gudang Konsinyasi dengan PR yg sudah disetujui
oleh PM.
 Untuk pembelian ke supplier lokal dapat dilakukan
dengan PR yang sudah disetujui oleh PM dan
mendapat persetujuan via Phone ke Purchasing
Manager HO atau GM MM.
 KPI LOGs
 Availability
 B1 dan B4
 Stock Taking
 Discrepancy Parts
 Ketepatan dan akurasi Laporan
 ITO
 OC, Dead Stock Ratio
 Safety Performance
 Deviasi Solar
 RPL
 PAF
 MEKANISME ORDER COST CONTROL (part rank
dan parts usage)
 EXCEPTION TIRES
 MEKANISME PENERIMAAN SOLAR, SG, DLL
 FILTRASI SOLAR, RACOR, STRAINER, DLL
POST TEST
 Struktur Organisasi utk MM Divisi dan
jelaskan masing2 utk Business Proses dari
masing2 dept di dalamnya
 Gambarkan diagram blok utk alur proses
permintaan ke LOGs
 Soal berikutnya di papan tulis..