PROSEDUR DATE: REVISED NO:

7/10/2018 01
PENGENDALIAN DOKUMEN DOC NO: PAGE NO:
GSB/PS/SM/0010 1 of 3

1. Tujuan : 1.1 Memastikan bahwa semua dokumen yang berlaku dan digunakan di PT. GS Gold Shine Battery, baik dokumen internal dan eksternal sudah teridentifikasi.
1.2 Memastikan proses pembuatan dokumen dilakukan sesuai prosedur

2. Ruang Lingkup : 2.1 Meliputi proses identifikasi kebutuhan dokumen, sosialisasi, hingga dokumen terdistribusi ke bagian-bagian terkait.

3. Definisi : 3.1 Dokumen Internal : Dokumen yang dibuat dan digunakan di internal PT. GS Gold Shine Battery
3.2 Dokumen Eksternal : Dokumen standar sistem, nasional dan internasional, maupun peraturan dan perundangan yang diperlukan sebagai
dokumen pendukung.
3.3 Master Document : Dokumen master yang digunakan sebagai acuan dokumen Controlled Copy
3.4 Controlled Copy : Salinan / copy dokumen dari Master Document yang sudah terdaftar di Master List Document. Jika terjadi perubahan
dokumen, maka dokumen Controlled Copy ini akan ditarik dan diganti oleh dokumen baru yang berlaku.
3.5 Obselette Document : Status untuk dokumen yang sudah kadaluarsa atau sudah tidak digunakan lagi di PT. GS Gold Shine Battery.

DESIGNATION SIGNATURE
PREPARED BY : SEMPURNIAWAN DOC OWNER
CHECKED BY : TRI HANDOKO PROCESS OWNER
APPROVED BY : SEMPURNIAWAN MR
DEPARTMENT : ADM & SUPPORT
PROSEDUR DATE: REVISED NO:
7/10/2018 01
PENGENDALIAN DOKUMEN DOC NO: PAGE NO:
GSB/PS/SM/0010 2 of 3
INPUT DOCUMENT FLOW PROCESS DESCRIPTION OUTPUT DOCUMENT PIC
Mulai

Identifikasi kebutuhan 1. Setiap departemen melakukan identifikasi kebutuhan Dept. Head

dokumen baru/revisi
dokumen di areanya, baik dokumen baru/revisi

2. Apakah dokumen yang dibutuhkan merupakan Dept. Head

Dokumen dokumen internal atau eksternal?
internal /
eksternal?

A Eksternal Internal

Pembuatan dokumen 3. Pembuatan dokumen baru/revisi oleh Departemen Draft dokumen Dept. Head
baru/revisi Head dan bagian-bagian yang terkait. baru/revisi

A
4. Proses pengesahan dokumen oleh Director, apakah Dept Head, Director
Pengesahan
dokumen diterima (approved) atau direvisi?
doc
approved/tidak
?

B Approved Tidak

5. Dokumen yang tidak disetujui, maka dilakukan Draft dokumen Dept. Head
perbaikan dan kembali ke proses no. 3 baru/revisi yang sudah
Perbaikan dokumen
diperbaiki
 B

6. Sosialisasi dokumen baru / revisi ke bagian-bagian Daftar hadir Dept. Head

Sosialisasi dokumen baru / terkait.
revisi

PROSEDUR DATE: REVISED NO:

7/10/2018 01
PENGENDALIAN DOKUMEN DOC NO: PAGE NO:
GSB/PS/SM/0010 3 of 3
INPUT DOCUMENT FLOW PROCESS DESCRIPTION OUTPUT DOCUMENT PIC
- Form Usulan 7. Dept. Head menyerahkan master dokumen - Form Usulan Dept. Head, SM
Perubahan/Penambaha Penyerahan dan pendaftaran baru/revisi yang sudah disosialisasikan ke SM sebagai Perubahan/Penambaha
n/Penghapusan dokumen ke SM dokumen control. Dokumen master kemudian diberi n/Penghapusan
Document stempel "MASTER DOCUMENT" Document
- Daftar hadir - Daftar hadir
sosialisasi sosialisasi

8. Membuat copy dokumen sebanyak yang dibutuhkan Dokumen controlled SM

Membuat salinan (copy) untuk didistribusikan ke bagian-bagian terkait. copy
dokumen
Dokumen copy diberi stempel "CONTROLLED COPY"

Data Master List 9. Update data Master List Document / Master List Master List Document SM
Document Update Data Master List Document External department yang melakukan revisi terupdate
Document

Form distribusi 10. Pendistribusian dokumen controlled copy ke bagian- Form distribusi SM
dokumen Distribusi dokumen dan tarik bagian terkait dan menarik dokumen lama (jika dokumen terisi
dokumen lama
dokumen yang didistribusikan adalah dokumen revisi)

11. Document control melakukan pemusnahan terdap Dokumen lama menjadi SM

Pemusnahan dokumen lama dokumen lama yang ditarik. Dijadikan kertas bekas kertas bekas
yang ditarik
dengan cara bagian depan (yang berisi catatan) dicoret
terlebih dahulu. Master Document sebelum revisi diberi
stempel "OBSELETTE" dan disimpan sebagai riwayat
dokumen.

SELESAI