ADMINISTRASI

PEMBUKUAN KELOMPOK

Pelatihan peningkatan kemampuan kelompok Tani

BIDANG PENYULUHAN
DINAS PERTANIAN DAN PANGAN
KABUPATEN GUNUNGKIDUL
PENGERTIAN ADMINISTRASI KELOMPOK

Administrasi adalah suatu catatan dari semua kegiatan

organisasi/kelompok yang dilakukan.

Tujuan untuk mengetahui sejauh mana suatu lembaga

berjalan secara baik dan efektif.

Manfaat sebagai cacatan kearsipan, meningkatkan

kepercayaan, bahan evaluasi dan pengembangan,sistim
pengendalian intern dan laporan pertanggungjawaban.
 1. ADMINISTRASI KELOMPOK
JENIS BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK:
1. Berita acara penumbuhan kelompok
2. Ad/Art atau tata tertib/aturan kelompok
3. Buku daftar nama pengurus & anggota
4. Buku Notulen pertemuan/rapat
5. Buku inventaris kelompok
6. Buku Rencana kegiatan
7. Buku catatan realisasi kegiatan
8. Buku Tamu
9. Buku Daftar hadir pertemuan/ musyawarah
10. Buku Lain yang diperlukan sesuai jenis kegiatan
lembaga
11.Data dinding sesuai kebutuhan.
12. Papan Nama Kelompok.
 BERITA ACARA PENUMBUHAN KELOMPOK TANI
Pada hari ini ……. tanggal ……. bulan ……. tahun ………….
bertempat di rumah Bapak ……. yang beralamat di RT.. … RW
…… Dusun ……. Desa .…… Kecamatan ..…… Kabupaten
Gunungkidul, berkumpul sebanyak ……. orang mengadakan
musyawarah yang dihadiri Kepala Dusun …….., ............, dan
bersepakat mendirikan dan membentuk Kelompok …………….
( ………… )

Kesepakatan Hasil Musyawarah antara lain :

 Membentuk kelompok ……. Dengan Nama “ ………“, beserta
kepengurusanya (seperti daftar terlampir).
 Mengadakan pertemuan rutin setiap tanggal …. jam ….. , bertempat
………………….
 Mengadakan kegiatan musyawarah, ….. contoh arisan dan iuran
untuk kas kelompok.
 Mengadakan kegiatan ….. contoh budidaya olahan pemasaran
distribusi … dll.
 Membuat administrasi kelompok berupa stempel, buku-buku
administrasi serta papan nama sekretriat.
 lanjutan
Susunan Kepengurusan ……… “ ………….“ sebagai berikut:
 Pelindung : ……… (kadus ………)
 Ketua : ………
 Sekretaris : ……...
 Bendahara : ……….
 Sie ………… : ……….
 Sie ………… : ……….

DAFTAR ANGGOTA PENDIRI

NO NAMA ALAMAT UMUR PENDIDIKAN JABATAN DI
KELOMPOK

……….., tgl…………...
Ketua, Sekretaris,
(……………) (…………)

Mengetahui,
Kepala Desa …….. Kepala dusun…….
(……………) (………….)
 KERANGKA TATA TERTIB KELOMPOK
1. Identitas kelompok.
Nama, Alamat, Jenis kegiatan, No. register,
2. Visi dan misi.
visi= tujuan dibentuknya kelompok.
Misi= cara-cara mencapai tujuan kelompok.
3. Bidang organisasi.
 Keanggotaan ( Jenis anggota, sarat menjadi anggota, kuwajiban dan hak,
keanggotaan berakhir, sangsi keanggotaan dsb).
 Pengurus ( sarat menjadi pengurus, kuwajiban dan hak, masa jabatan,
sangsi pengurus dsb).
 Pengawas ( sarat menjadi pengawas, kuwajiban dan hak, masa jabatan,
sangsi pengawas dsb).
 Pelindung atau penasehat.
4. Bidang administrasi.
 Jenis buku yang harus dibuat
 Yang bertanggung jawab mengerrjakan buku.
 Kearsipan.
 Surat-menyurat.
 lanjutan

 Rapat-rapat
 Cara pengambilan keputusan.
 Laporan pertanggungjawaban.
5. Usaha dan Kegiatan.
Jenis dan bentuk kegiatan, penanggungjawab, permodalan, operasional,
pemasaran, pembagian hasil dsb.
6. Kesejahteraan anggota.
penggunaan dana sosial, seragam, dsb.
7. Pembagian hasil usaha.
Besaran prosentase pembagian SHU, penggunaan dana-dana SHU dsb.
8. Penyelesaian perselisihan kelompok.
Bila terjadi perselisihan bagaimana cara menyelesaikan.
9. Lain-lain.
Hal- belum tercantum dapat danmkan disini.
Disepakati Tgl…… di ………..
Pengurus,
Ketua, Sekretaris,

(…………….) ( ………….)
 CONTOH BUKU ADMINISTRASI KELOMPOK
1. Buku daftar nama pengurus & anggota
NO NAMA ALAMAT PENDIDIKAN JABATAN KETERANGAN

1
2
Dst

2. Buku Notulen pertemuan/rapat

Pertemuan Tgl: ……………. Waktu Jam : ……………
Tempat : …………….
Yang hadir :............., .............., ................., ..............., ...............

Uraian Materi yang dibahas :

Kesimpulan :

Pencatat:
3. Buku inventaris kelompok
N0 JENIS ASAL TGL NILAI SUSUTAN NILAI KET.
BARANG BARANG MENDAPAT AWAL (RP) AKHIR
KAN (RP) (RP)

4. Buku Rencana kegiatan TH : ……

NO JENIS KEGIATAN VOLUME LOKASI BIAYA SB. BIAYA WAKTU PENANGG
UNG
JAWAB
5. Buku catatan realisasi kegiatan
NO JENIS KEGIATAN VOLUME LOKASI BIAYA WAKTU CATATAN
KEBERHASILAN

6. Buku Tamu
NO TANGGAL NAMA ALAMAT KEPERLUAN KESAN/ TANDA
PESAN TANGAN

7. Buku Daftar Hadir Rapat/ Musyawarah

Pertemuan Tgl :………… Tempat : ……… Jam :………
NO NAMA ALAMAT TANDA TANGAN
 8. Papan nama kelompok
KELOMPOK TANI ...........
‘ NGUDI REJEKI”
DUSUN :........................
DESA :........................
KECAMATAN : ......................
KABUPATEN : .....................
TGL. BERDIRI : .....................
JML ANGGOTA: .............. ORANG
BIDANG KEGIATAN: .......................
NOMOR REGISTER:.......................
KELAS KELOMPOK: ......................
LUAS TANAH SAWAH :........HA, TEGAL; ......HA;
PEKARANGAN:.......HA;
 2. Pembukuan Keuangan
 Pengertian
 Pembukuan Keuangan adalah suatu proses
pencatatan, pembukuan secara sistematis dan teratur
atas semua kegiatan transaksi keuangan
lembaga/organisasi/perorangan
 Tujuan
 Diketahuinya keadaan keuangan/harta kekayaan
 Diketahuinya proses kegiatan keuangan secara tertib
 Diketahui untung/rugi usaha
 Kegunaan
 Membantu daya ingat
 Sebagai bahan membuat perencanaan
 Sebagai data dasar untuk evaluasi
 Menciptakan rasa saling percaya
 3 (Tiga) Langkah Pokok Dalam Pembukuan

 Membuka Pembukuan :
 Menginventarisasi dan identifikasi semua jenis dan jumlah
asset, nilai asset dan sumber pembiayaan dari asset tsb.
 Menyusun rencana awal
 Menyiapkan kartu kekayaan dan alat bantu
 Mencatat peristiwa-peristiwa keuangan harian dan
menyusun Laporan Bulanan :
 Mencatat peristiwa keuangan harian pada buku harian
 Mencatat dari buku harian ke kartu-kartu
 Menyusun rekap kekayaan bulanan
 Menutup Pembukuan :
 Menyusun neraca lajur, neraca akhir, rugi/laba
 Membuka kembali pembukuan keuangan
 Pembukuan hendaknya :

 Sederhana
 Dapat dikerjakan
 Dapat dibaca / dimengerti
 Sesuai dengan aturan
pembukuan & pencatatan
JENIS-JENIS BUKU KEUANGAN KELOMPOK
Pembukuan Keuangan
a.Buku Keuangan Harian Daftar uang masuk
dan daftar uang keluar.
b.Buku /kartu tabungan dan simpanan
anggota.
c. Buku Kas.
d.Buku besar ( kas, Pinjaman, Bank, Iventaris,
Hutang, Simpanan, Hibah, Cadangan,
Pendapatan, Pengeluaran dsb ). = Buku
perkembangan.
e. Neraca .
f.
 PENGERTIAN
 Buku Daftar uang masuk dan keluar
- semua jenis transaksi harus dicatat dengan
jelas dan lengkap .
 Buku Kas
- Buku tempat mencatat transaksi keuangan (mencatat
penerimaan & pengeluaran uang) serta sisa/saldo
yang ada
- Ditutup setiap akhir bulan & dibuka kembali pada
awal bulan berikutnya.
 Buku/Kartu Inventaris
- Buku atau kartu tempat mencatat jenis, macam,
jumlah & nilai harta kekayaan yang dimiliki pada saat
tertentu .
 PEMBUKUAN KEUANGAN
 4 Aspek Pokok
- Harta =(kekayaan)
- Hutang =(sumber kekayaan/modal)
- Biaya =(pengorbanan/ongkos)
- Pendapatan =(hasil)
- SHU =(pendapatan – biaya operasional)
 Setiap transaksi dalam keuangan harus dipisah-
pisahkan sesuai aspek transaksinya (Jangan
Digabung)
 Setiap transaksi/peristiwa harus dicatat/dibukukan
sesuai dengan bukunya
 Pencatatan dalam pembukuan harus secara terus-
menerus/berkesinambungan (Jangan terputus-putus)
 Pembukuan sifatnya berpasangan (Tidak ada
pembukuan tunggal, mesti berpasangan)
 Dalam Pembukuan hanya dicatat peristiwa keuangan
yang benar-benar terjadi pada saat itu (jangan
membukukan peristiwa yang belum terjadi/rencana)
 Untuk lebih praktis, maka penulisan dalam Buku
Keuangan Harian (Kas) untuk transaksi yang sejenis
cukup nilai totalnya saja, sedangkan rinciannya ditulis
pada Buku/Kartu Bantu-nya
 CONTOH BLANKO BUKU/KARTU
DALAM PEMBUKUAN KEUANGAN

1. a) Buku uang masuk dan uang keluar Harian

Tanggal :

NO URAIAN NO JUMLAH NO URAIAN NO JUMLAH

BUKTI (RP) BUKTI (RP)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

JUMLAH JUMLAH

……………………………..

Bendahara

(……………)
b) Buku Kas
KAS : BULAN…………..

NO Uang Masuk Uang Keluar Saldo

NO TGL URAIAN
BUKTI
(Rp) (Rp) (Rp)
1 2 3 4 5 6 7

Saldo kas bl
lalu

JUMLAH

……………………………..
Mengetahui,
Ketua/Pembina/Pengawas Bendahara

(………………) (……………)
2. BUKU SIMPANAN & PINJAMAN ANGGOTA

Nama :………………
No BA : ………………
SIMPANAN PINJAMAN
No Tgl SP SW SS Jumlah Tgl Pokok Angsur Bunga Denda

JUMLAH
2. KARTU PINJAMAN ANGGOTA (untuk anggota )

No. Anggota :
Nama Anggota :
Alamat :
JUMLAH PENGEMBALIAN
JUMLAH SISA
PINJAMAN POKOK BUNGA DENDA PINJAMAN
NO. TGL (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) PARAF Bend
1 2 3 4 5 6 7 8
3. BUKU TABUNGAN / SIMPANAN ANGGOTA
(untuk anggota )

Nama :…………….
No BA :……………

JUMLAH TABUNGAN
POKOK WAJIB SUKARELA SIMWA T OTAL
NO. TGL (Rp) (Rp) (Rp) PIN TOTAL (Rp) (RP) Paraf Bend
1 2 4 5 6 7 8 9
4. BUKU/KARTU INVENTARIS/ KEKAYAAN

NAMA TGL NILAI SUSUTAN Nilai

N JENIS MERK/ JUM BELI AWAL (RP) akhir KETERA
O BARANG TYPE LAH (Rp) (RP) NGAN

1 2 3 4 5 6

………, …………………
Mengetahui,
Ketua Petugas Pemeriksa

……………… ……………………
 5. Buku Pengadaan Barang
No Tanggal Jenis Volume Harga To tal Keterangan
Barang satuan (rp) harga (rp)

6. Buku Penjualan Barang

No Tanggal Jenis Volume Harga To tal Keterangan
Barang satuan (rp) harga (rp)
 NERACA DAN LABA RUGI
I. AKTIVA III. PENDAPATAN
1 KAS RP. 1 JASA PINJAMAN RP.
2 BANK RP. 2 BUNGA BANK RP.
3 PIUTANG RP. 3 P. ADMINISTRASI RP.
4 IVENTARIS RP. 4 P. LAIN RP.
5 INVESTASI RP. 5 RP.
6 STOK BARANG RP

JUMLAH JUMLAH RP.

II. PASIVA IV. PENGELUARAN
1 HUTANG RP. 1 B. 1DMINISTRASI RP.
2 S. SUKARELA RP. 2 B. ORGANISASI RP.
3 S. WAJIB RP. 3 GAJI RP
4 S. POKOK RP. 4 LAIN-LAIN RP.
5 HIBAH RP.
6 DANA CADANGAN RP.
7 RP.
8 S H U BERJALAN RP. JUMLAH RP.

JUMLAH RP. SHU RP.

 BUKU PERKEMBANGAN BULAN : ……………..
N0 REKENING Saldo awal DEBET RP KREDIT RP SALDO RP
AKTIVA
KAS
BANK
PINJAMAN ANGGOTA
PINJAMAN MACET
INVENTARIS
INVESTASI
STOK BARANG
JUMLAH
PASIVA
HUTANG
SIMP. SUKARELA
SIMP. WAJIB
SIMP. POKOK
HIBAH
CADANGAN (PEMPK MODAL)
SHU BERJALAN
JUMLAH
PENDAPATAN
BUNGA BANK
JASA PINJAMAN
JUMLAH
PENGELUARAN

SHU
TERIMA KASIH