Tugas 1

Otomasi Dalam Kearsipan

SOAL:
1. Jelaskan fungsi dari manajemen informasi? dan berikan contoh penerapannya dalam
Kearsipan?
2. Jelaskan proses pengelolaan arsip dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
(JIKN)?
JAWABAN:
1. Manajemen informasi didefinisikan sebagai kesempatan untuk meningkatkan
produktivitas individu dan organisasi melalui pengambilan keputusan dan komunikasi
yang lebih baik dengan mendayagunakan kemampuan komputer, Manajemen
informasi menjadi penting akibat meningkatnya kompleksitas tugas manajemen dan
keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik. Alasan
umum mengapa tugas manajemen menjadi lebih kompleks adalah pengaruh ekonomi
internasional, meningkatnya kekompleksan teknologi, penyusutan kerangka waktu,
tekanan pesaing, tekanan sosial. Sementara tugas manajer menjadi lebih kompleks,
ada usaha untuk meningkatkan efektivitas dalam pemecahan masalah. Kesemuanya
ini terpusat pada teknik kuantitatif dan peralatan elektronik, seperti komputer.
Walaupun ada perbedaan yang nyata antara tingkat manajemen dan area fungsional,
tetapi secara umum semua manajer melakukan fungsi yang sama dan memainkan
peranan yang sama pula. Telah diketahui pula bahwa fungsi manajemen (management
function) mencakup perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian.
a) Perencanaan
Perencanaan (planning) menunjukkan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan
kegiatannya sebelum melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar suatu
cara, rencana, atau logika, bukan asal tebak saja.
b) Pengorganisasian
Pengorganisasian (organization) berarti para manajer itu mengoordinasi sumber daya
manusia dan sumber daya bahan yang dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya
suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk mengerahkan sumber daya
yang ada dalam mencapai tujuannya. Tentu saja, dengan makin terpadu dan makin
terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya organisasi. Mendapatkan
koordinasi yang sedemikian itu adalah salah satu tugas manajer.
c) Kepemimpinan
Memimpin (to lead) menunjukkan bagaimana para manajer mengarahkan dan
mempengaruhi bawahannya, menggunakan orang lain untuk melaksanakan tugas
 tertentu, Dengan menciptakan suasana tepat, mereka membantu bawahannya bekerja
sebaik mungkin.
d) Pengendalian
Pengendalian (controlling) berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa
organisasi bergerak dalam arah tujuan. Apabila salah satu bagian dari organisasi
menuju arah yang salah, para manajer berusaha untuk mencari sebabnya dan
kemudian mengarahkannya kembali ke tujuan yang benar
Contoh penerapan manajemen informasi dalam kearsipan yaitu dengan adanya Otomasi
dalam kearsipan yang menghubungkan antara informasi dengan kearsipan. Penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip, terutama untuk
jenis arsip kovensional (non-elektronik), yang untuk seterusnya disebut dengan "Otomasi
Kearsipan". Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan untuk
keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan dan penyajian informasi
arsip, penemuan kembali informasi arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan
penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.
Berkenaan dengan kecenderungan saat ini di mana manajemen telah menjadikan teknologi
informasi, terutama komputer, sebagai sarana kerja utamanya. Dengan digunakannya
komputer sebagai sarana kerja, dokumen kerja perkantoran banyak yang dibuat,
didistribusikan, digunakan, disimpan, serta ditemukan kembali hanya dengan menggunakan
komputer. Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputer tersebut kemudian
disimpan serta dikelola untuk dijadikan referensi dan bukti bagi pelaksanaan tugas dan fungsi
individu atau lembaga maka terciptalah apa yang disebut sebagai arsip elektronik.
Otomasi dalam kearsipan yang memiliki fungsi untuk mendukung spektrum tugas di dalam
organisasi kearsipan. Pada otomasi kearsipan, manfaat yang diperoleh dari manajemen adalah
penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan
naskah/dokumen, memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja,
memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
Referensi :
Mulyantono, M.Imam. 2021. Otomasi dalam Kearsipan. Tangerang Selatan : Universitas
Terbuka Jaja Raharja, Sam'un. 2021. Asas-asas Manajemen. Tangerang Selatan : Universitas
Terbuka.
2. Proses pengelolaan arsip dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN)
Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
Proses pengelolaan arsip dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yaitu, sebagai
berikut:
a. Penciptaan
Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 (1997) menjelaskan bahwa berbeda dengan
lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus
dikembangkan ke belakang, pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap
"konsepsional".
Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16 (2005), yang
merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis
yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem
yang telah ada. Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:
1. Arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara,
2. Mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya,
3. Berapa lama arsip perlu dipelihara: serta
4. Karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.

b. Penentuan Retensi
Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip
elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal
evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai
guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya.
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal
retensi harus:
1. Dibuat untuk setiap jenis informasi,
2. Disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,
3. Disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum
dapat diselesaikan,
4. Seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup di dalam
jadwal retensi,
5. Meliputi kebijakan organisasi untuk dapat dievaluasi secara tetap,
6. Meliputi kebijakan organisasi untuk mengontrol pemusnahan informasi.

Menurut Saffady, apabila dibuat dan diimplementasikan secara tepat maka jadwal
retensi akan:
1. Menjamin ketersediaan dan kegunaan seri arsip elektronik tertentu untuk jangka
waktu tertentu, sehingga arsip itu dapat menjadi bahan referensi atau diproses kembali
di masa yang akan datang:
2. Menjamin kesesuaian dengan ketentuan pengelolaan arsip elektronik yang disebutkan
di dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku,
3. Menjamin bahwa arsip yang diperlukan untuk kepentingan bahan bukti akan tersedia
untuk memfasilitasi pemenuhan permintaan dan permohonan hukum lainnya,
4. Mencegah pemusnahan arsip elektronik oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung
jawab, dengan demikian menghindari masalah hukum yang berkaitan dengan tindakan
tersebut,
 5. Membuat efektivitas penggunaan alat dan media penyimpanan arsip elektronik, untuk
mengidentifikasi series arsip yang sesuai, untuk penyimpanan on-line dan off-lines
6. Meminimalisasi ketentuan penyimpanan dan pemusnahan (menghapus atau
membuang) arsip elektronik yang sudah tidak diperlukan lagi: serta
7. Mengeluarkan disk magnetik, pita magnetik, rewritable optical disk, dan media rekam
lainnya untuk digunakan kembali, dengan memperkecil pengeluaran (biaya) untuk
media baru.

c. Penyimpanan
Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat
tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan.
1. Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di dalam disk WORM (write once, read many)
yaitu teknologi disk optic yang hanya dapat digunakan untuk menyimpan data sekali,
tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali). Disk WORM tidak mempunyai standar,
tidak seperti CD-ROM. Hal ini berarti, data yang disimpan pada WORM hanya dapat
dibaca dengan drive yang sama dengan yang digunakan untuk menyimpan data
padanya. WORM disebut juga CD-R (implementasi jenis1)
2. Hanya seals yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam jenis
penyimpanan lain (implementasi jenis II).
3. Tidak ada disk WORM yang digunakan di dalam penyimpanan arsip statis
(implementasi jenis III).

d. Pengamanan
Menurut Saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk mencegah
bahaya yang diakibatkan oleh:
1. kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga,
2. pencurian atau salah penempatan,
3. korupsi melalui modifikasi yang tidak sah, serta
4. penutupan oleh pihak yang tidak berwenang.
Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol resiko yang efektif
untuk arsip elektronik:
1. Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam kebijakan dan
prosedur.
2. Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas.
3. Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik:
a. menghindari bahaya dari fisik dan iklim:
b. mencegah dari entri yang tidak sah:
 c. mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan:
d. melindungi dari kerusakan elektronik.
4. Pengawasan kopi arsip elektronik.
5. Perlindungan dari gangguan elektronik:
a. Membatasi akses ke peralatan komputer.
b. Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan.
c. Mengontrol akses dengan passwords dan identitas personal.
d. Mengimplementasi perlindungan dari virus.

e. Preservasi
Preservasi arsip elektronik merupakan tantangan yang banyak diminati dan baru
bagi arsiparis, menurut ICA Studies 8 (1997). Berbeda pada lingkungan berbasis kertas,
preservasi media arsip elektronik saja tidak akan mencukupi. Arsip kertas dengan konten,
struktur, dan konteks yang melekat pada media fisiknya menjamin preservasi arsip
sebagai bahan bukti.
Pendekatan preservasi arsip elektronik yang terdistribusi, menurut Study ICA 8
(1997) tersebut, akan menghindarkan lembaga kearsipan statis pada kompleksitas dan
biaya investasi teknologi yang berhubungan dengan pemeliharaan dan pengelolaan arsip
elektronik. Lingkungan elektronik memberikan kesempatan dan tantangan untuk
melaksanakan fungsi arsip statis yakni akses dan penggunaan. Berkaitan dengan
kesempatan, berbagai perangkat saat ini tersedia untuk lokasi dan akses arsip elektronik
jarak jauh sehingga baik arsiparis maupun peneliti tidak perlu berada di tempat yang sama
dengan lembaga kearsipan statis yang menyimpan arsip statis. |
f. Akses
Preservasi dan akses arsip elektronik saling ketergantungan, karena ketersediaan
arsip adalah utuh secara fisik, teridentifikasi, dan dapat dibaca. Selain itu, arsip yang
dapat diakses dapat diseleksi di dalam pencarian strategis dengan cara yang sesuai dengan
pengaturan asli arsipnya, serta dipreservasi dalam suatu format autentik yang bersejarah.
Terakhir, karena arsip yang dipahami adalah arsip yang dapat digunakan sebagai bahan
bukti sejarah.
g. Penyusutan
ISO 15489-1 (2001) tentang Records Management menjelaskan implementasi
penyusutan. Otoritas penyusutan mengatur pemindahan arsip dari sistem yang beroperasi
diaplikasikan untuk arsip secara rutin dan sistematis, dalam aktivitas bisnis yang
dijalankan.
Tindakan penyusutan mencakup:
1. Pemusnahan secara fisik, termasuk menghapusnya,
2. Retensi untuk periode berikutnya dalam unit kerja:
3. Pemindahan ke tempat penyimpanan atau media yang sesuai di bawah pengawasan
organisasi:
 4. Pemindahan ke organisasi lain yang bertanggung jawab untuk aktivitas bisnis melalui
restrukturisasi, penjualan atau privatisasi,
5. Pemindahan ke tempat penyimpanan yang dikelola atas nama organisasi oleh pihak
ketiga yang memiliki kontrak persetujuan yang sesuai,
6. Pemindahan tanggung jawab untuk mengelola ke otoritas yang telah ditunjuk,
sementara penyimpanan fisik arsip tetap dilakukan oleh organisasi pencipta,
7. Pemindahan ke lembaga kearsipan statis, atau
8. Pemindahan ke otoritas kearsipan statis eksternal.
Prinsip-prinsip pemusnahan fisik arsip.
1. Pepmusnahan harus selalu diotorisasi.
2. Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyelidikan yang sedang
berlangsung tidak dapat dimusnahkan.
3. Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap menjaga konfidensialitas
informasi yang ada di dalamnya.
4. Seluruh kopi arsip yang diotorisasi untuk pemusnahan, meliputi kopi keamanan,
kopi preservasi dan kopi back up, harus dimusnahkan.

Referensi :
Mulyantono, M.Imam. 2021. Otomasi dalam Kearsipan. Tangerang Selatan Universitas
Terbuka.