BJT Umum tmk3 Adpu4331

BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH
TUGAS 3
Nama Mahasiswa : Carini
Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 045154208
Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/Administrasi Perkantoran
Kode/Nama UPBJJ : KANTOR UPJJ-UT PALEMBANG
Masa Ujian : 2023/2024 Ganjil (2023.2)
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1.)Tentu, pengelolaan arsip sangat penting dalam konteks penelitian,
menjadi sumber informasi yang dapat diverifikasi dan dipercaya. Adapun
beberapa jenis arsip dalam perkantoran:
- Arsip Fisik: Berupa dokumen, surat, kontrak, dan laporan yang dicetak
atau dalam bentuk kertas. Ini bisa juga termasuk foto, blueprint, atau
rekaman fisik lainnya.
- Arsip Digital: Informasi yang disimpan dalam format elektronik seperti
file komputer, email, database, atau rekaman suara/video.
- Arsip Visual: Meliputi gambar, foto, film, atau presentasi visual yang
penting untuk dokumentasi atau penelitian tertentu.
- Arsip Audio: Rekaman suara, wawancara, atau transkripsi audio yang
memuat informasi penting.
- Arsip Mikrofilm/Mikrofiche: Dokumen yang direproduksi dalam
ukuran kecil untuk penyimpanan yang lebih efisien.
- Arsip Metode Penyimpanan Berbasis Cloud: Data yang disimpan secara
online dalam server untuk akses yang mudah dan cepat.
- Arsip Historis: Dokumen, catatan, atau barang koleksi yang memiliki
nilai historis dan kebudayaan yang penting untuk dilestarikan.
Setiap jenis arsip memiliki peran khususnya dalam menyediakan informasi

yang diperlukan untuk penelitian atau kepentingan organisasi lainnya.
2.) Manajemen kearsipan memberikan sejumlah manfaat penting, seperti

efisiensi operasional, pengambilan keputusan yang lebih baik, kepatuhan
hukum, dan pengelolaan risiko yang lebih baik.
Ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi:
- Penciptaan dokumen: Proses pembuatan dokumen yang terorganisir
dan terstruktur.
- Pengurusan dokumen: Pengelolaan dokumen sejak dibuat hingga akhir
siklus hidupnya.
- Pemeliharaan dokumen: Menjaga integritas, keaslian, dan
ketersediaan dokumen selama diperlukan.
- Pemakaian dokumen: Memastikan dokumen dapat diakses dengan
mudah dan digunakan sesuai kebutuhan.
- Pengambilan kembali dokumen: Proses pencarian dan pengambilan
dokumen secara efisien saat diperlukan.
- Penyingkiran kembali dokumen: Penyusutan atau penghapusan
dokumen secara tepat dan sesuai kebijakan organisasi.
Dengan menjalankan ruang lingkup ini, manajemen kearsipan membantu
mengurangi kebingungan, meningkatkan produktivitas, serta memastikan
kepatuhan dan ketepatan informasi yang diperlukan.
3.) Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja memiliki peran penting
dalam administrasi perkantoran. Manfaatnya meliputi efisiensi
operasional, konsistensi dalam pelaksanaan tugas, dan pengendalian yang
lebih baik terhadap proses kerja.
Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam
sebuah organisasi melibatkan kejelasan, keteraturan, adaptabilitas, serta
kesesuaian dengan tujuan organisasi. Ini memastikan bahwa setiap
langkah dapat dijalankan dengan baik dan dapat disesuaikan dengan
perubahan yang terjadi.
Peraturan pokok dalam tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
biasanya mencakup standar operasional, peran dan tanggung jawab,
prosedur dalam menangani keadaan darurat, dan pengelolaan risiko. Hal
ini membantu dalam menjaga konsistensi, keamanan, serta akuntabilitas
di dalam organisasi.
4.) Asas penyederhanaan dalam sebuah kantor melibatkan identifikasi

proses atau langkah-langkah yang tidak efisien dan kemudian
memperbaikinya untuk meningkatkan produktivitas.
Contohnya, dalam sebuah kantor, penerapan asas penyederhanaan dapat

terlihat dari penggunaan teknologi untuk menggabungkan beberapa tugas
yang sebelumnya terpisah menjadi satu sistem yang terintegrasi. Misalnya,
menggabungkan aplikasi manajemen proyek dan kolaborasi untuk
mengurangi overlap informasi dan mengoptimalkan komunikasi tim.
Selain itu, penyesuaian ulang dalam alur kerja atau struktur organisasi,
seperti menghilangkan lapisan hierarki yang tidak perlu atau mengurangi
proses persetujuan yang berlebihan, juga dapat menjadi contoh nyata dari
penerapan asas penyederhanaan dalam meningkatkan efisiensi kantor.

BJT Umum tmk3 Adpu4331

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BJT Umum tmk3 Adpu4331

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BJT Umum tmk3 Adpu4331

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

Nama Mahasiswa : Carini

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 045154208

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Kode/Nama UPBJJ : KANTOR UPJJ-UT PALEMBANG

Masa Ujian : 2023/2024 Ganjil (2023.2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Setiap jenis arsip memiliki peran khususnya dalam menyediakan informasi

2.) Manajemen kearsipan memberikan sejumlah manfaat penting, seperti

4.) Asas penyederhanaan dalam sebuah kantor melibatkan identifikasi

Contohnya, dalam sebuah kantor, penerapan asas penyederhanaan dapat

Anda mungkin juga menyukai