Cartórios, Compliance e Transformação Digital - 1ª Ed - 2023

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) de acordo com ISBD

D598

Cartórios, compliance e transformação digital [recurso eletrônico] / Aline Rodrigues de Andrade ... [et al.] ; coordenado por João Rodrigo de Morais Stinghen, Samila Ariana Alves Machado. - Indaiatuba, SP : Editora Foco, 2023.

152 p. ; ePUB.

Inclui bibliografia e índice.

ISBN: 978-65-5515-810-6 (Ebook)

1. Direito. 2. Direito Notarial de Registral. 3. Direito Digital. 4. Compliance. 5. Transformação digital. I. Andrade, Aline Rodrigues de. II. Esquárcio, Ana Maria Alves. III. Herance Filho, Antonio. IV. Silva, Daniel Barbosa da. V. Gavazzi, Douglas. VI. Melo, Elizeu Miguel Campos. VII. Hill, Flávia Pereira. VIII. Marcon, Gabriela Almeida. IX. Pezzini, Gian Luca Romano Carneiro. X. Pinho, Humberto Dalla Bernardina de. XI. Monteiro, Jannice Amóras. XII. Stinghen, João Rodrigo de Morais. XIII. Castello, Juliana Justo B. XIV. Marins Filho, Luiz Almeida. XV. Passos Filho, Pedro Rocha. XVI. Almeida, Rachel Leticia Curcio Ximenes de Lima. XVII. Teixeira, Ricardo Santiago. XVIII. Machado, Samila Ariana Alves. XIX. Fagundes, Solange de Souza. XX. Almeida, Tiago de Lima. XXI. Silva Neto, Wilson Levy Braga da. XXII. Título.

2023-1535

CDD 341.411

CDU 347.961

Elaborado por Vagner Rodolfo da Silva - CRB-8/9410

Índices para Catálogo Sistemático:

1. Direito Notarial de Registral 341.411

2. Direito Notarial de Registral 347.961

2023 © Editora Foco

Coordenadores: João Rodrigo de Morais Stinghen e Samila Ariana Alves Machado

Autores: Aline Rodrigues de Andrade, Ana Maria Alves Esquárcio, Antonio Herance Filho, Daniel Barbosa da Silva, Douglas Gavazzi, Elizeu Miguel Campos Melo, Flávia Pereira Hill, Gabriela Almeida Marcon, Gian Luca Romano Carneiro Pezzini, Humberto Dalla Bernardina de Pinho, Jannice Amóras Monteiro, João Rodrigo de Morais Stinghen, Juliana Justo B. Castello, Luiz Almeida Marins Filho, Pedro Rocha Passos Filho, Rachel Leticia Curcio Ximenes de Lima Almeida, Ricardo Santiago Teixeira, Samila Ariana Alves Machado, Solange de Souza Fagundes, Tiago de Lima Almeida e Wilson Levy Braga da Silva Neto

Diretor Acadêmico: Leonardo Pereira

Editor: Roberta Densa

Revisora Sênior: Georgia Renata Dias

Revisora: Simone Dias

Capa Criação: Leonardo Hermano

Diagramação: Ladislau Lima e Aparecida Lima

Produção ePub: Booknando

DIREITOS AUTORAIS: É proibida a reprodução parcial ou total desta publicação, por qualquer forma ou meio, sem a prévia autorização da Editora FOCO, com exceção do teor das questões de concursos públicos que, por serem atos oficiais, não são protegidas como Direitos Autorais, na forma do Artigo 8º, IV, da Lei 9.610/1998. Referida vedação se estende às características gráficas da obra e sua editoração. A punição para a violação dos Direitos Autorais é crime previsto no Artigo 184 do Código Penal e as sanções civis às violações dos Direitos Autorais estão previstas nos Artigos 101 a 110 da Lei 9.610/1998. Os comentários das questões são de responsabilidade dos autores.

NOTAS DA EDITORA:

Atualizações e erratas: A presente obra é vendida como está, atualizada até a data do seu fechamento, informação que consta na página II do livro. Havendo a publicação de legislação de suma relevância, a editora, de forma discricionária, se empenhará em disponibilizar atualização futura.

Erratas: A Editora se compromete a disponibilizar no site www.editorafoco.com.br, na seção Atualizações, eventuais erratas por razões de erros técnicos ou de conteúdo. Solicitamos, outrossim, que o leitor faça a gentileza de colaborar com a perfeição da obra, comunicando eventual erro encontrado por meio de mensagem para contato@editorafoco.com.br. O acesso será disponibilizado durante a vigência da edição da obra.

Data de Fechamento (06.2023)

2023

Todos os direitos reservados à

Editora Foco Jurídico Ltda.

Avenida Itororó, 348 – Sala 05 – Cidade Nova

CEP 13334-050 – Indaiatuba – SP

E-mail: contato@editorafoco.com.br

www.editorafoco.com.br

Sumário

SINOPSE

PREFÁCIO

Caroline Feliz Sarraf Ferri

COORDENADORES E AUTORES

ORGANIZAÇÃO CARTÓRIO: GOVERNANÇA, CULTURA E COMPLIANCE

João Rodrigo de Morais Stinghen, Ana Maria Alves Esquárcio e Samila Ariana Alves Machado

OS DESAFIOS DE UMA GESTÃO EFICAZ

Luiz Almeida Marins Filho

COMPLIANCE APLICADO ÀS SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS BRASILEIRAS

Jannice Amóras Monteiro

SISTEMA ELETRÔNICO DOS REGISTROS PÚBLICOS E A ADEQUAÇÃO AO COMPLIANCE NOTARIAL E REGISTRAL

Aline Rodrigues de Andrade e Gabriela Almeida Marcon

A GRATUIDADE NOS SERVIÇOS NOTARIAIS E REGISTRAIS E A CONFORMIDADE NORMATIVA DO COMPLIANCE

Aline Rodrigues de Andrade e Gabriela Almeida Marcon

COMPLIANCE TRIBUTÁRIO E AS ATIVIDADES NOTARIAIS E DE REGISTRO

Antonio Herance Filho

COMPLIANCE COMPORTAMENTAL: CONTRIBUIÇÕES PRELIMINARES DO VISUAL LAW AO COMPLIANCE NOTARIAL E REGISTRAL

Juliana Justo B. Castello

AS SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS: SUA IMPORTÂNCIA E A TRANSFORMAÇÃO PARA A VIA DIGITAL

Rachel Leticia Curcio Ximenes de Lima Almeida, Tiago de Lima Almeida e Wilson Levy Braga da Silva Neto

DESJUDICIALIZAÇÃO E ATOS PROBATÓRIOS CONCERTADOS ENTRE AS ESFERAS JUDICIAL E EXTRAJUDICIAL: A COOPERAÇÃO INTERINSTITUCIONAL ONLINE PREVISTA NA RESOLUÇÃO 350 DO CNJ

Flávia Pereira Hill e Humberto Dalla Bernardina de Pinho

A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO NAS SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS

Daniel Barbosa da Silva

AS CERTIDÕES NOTARIAIS E A LGPD APLICADA

Douglas Gavazzi

DO COMPARTILHAMENTO E DA INTERCONEXÃO DE DADOS PELAS SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS FACE A LGPD

Solange de Souza Fagundes

NOTÁRIOS, REGISTRADORES E A LGPD: UMA ANÁLISE ACERCA DA RESPONSABILIDADE CIVIL

Elizeu Miguel Campos Melo e João Rodrigo de Morais Stinghen

O PRIVACY BY DESIGN APLICADO AOS CARTÓRIOS

Elizeu Miguel Campos Melo e João Rodrigo de Morais Stinghen

Pontos de referência

Capa

Sumário

SINOPSE

Embora não possuam personalidade jurídica, os cartórios têm uma administração em caráter privado que, na prática, é igual a de uma empresa. Foi-se o tempo em que prestar serviços notariais e registrais limitava-se à prática de atos jurídicos. Para que a função principal seja desempenhada com eficácia é preciso administrar o cartório entendido como uma organização.

O objetivo deste livro é contribuir com essa importante atividade-meio.

Não se trata de obra sobre notas e registros, mas de um panorama técnico e científico sobre como os cartórios podem aprimorar seus serviços adaptando metodologias inovadoras próprias do mundo corporativo à realidade dos serviços notariais e de registro.

O leitor tem em mãos um conteúdo rico. Não é preciso ler a obra inteira para atestar isso. Basta observar a qualificação dos 24 autores, dentre os quais há doutores, mestres e especialistas, vários deles certificados com base em padrões ou instituições internacionais.

Cada capítulo é fruto de pesquisas sérias e de sólida experiência prática dos autores, profissionais reconhecidos em suas respectivas áreas. São 14 temas relevantes para a atuação prática das serventias extrajudiciais: LGPD, Compliance, Gestão, Emolumentos, Tributos, Visual Law, Desjudicialização, Centrais de Serviços Eletrônicos...

Mas a diversidade temática não retira a unidade da obra.

O pano de fundo é sempre o mesmo: a necessidade de qualificar profissionais da área extrajudicial (notários, registradores, escreventes, auxiliares, corregedores, advogados e fornecedores de cartórios em geral) para os desafios que as serventias enfrentam na sociedade contemporânea.

O leitor não apenas poderá tirar dúvidas sobre os temas abordado, mas também se aprofundar neles pelo rico repertório bibliográfico trazido pelos autores.

PREFÁCIO

Recebi, com muita honra, o convite para prefaciar a obra Cartórios, Compliance e Transformação Digital. O título, por si só, causou-me um grande impacto positivo, pela perspectiva de temas que inovam e se interconectam com a atividade extrajudicial moderna. Ainda mais honrada fiquei quando obtive acesso aos textos e aos seus autores (todos referências acadêmicas e profissionais, com conhecimento ímpar e grande generosidade para compartilharem nesse projeto).  

Questionei-me sobre a responsabilidade do meu papel e somente me tranquilizei quando compreendi que fui eleita para essa missão em razão de um único atributo: sou uma entusiasta da gestão aplicada às serventias brasileiras desde a minha assunção em primeira delegação no início de 2009. Por esse motivo, ler e apresentar um livro com tal narrativa é antes de tudo um encontro feliz com a minha missão diuturna como registradora imobiliária e como profissional atuante institucionalmente.  

Nós delegatários temos o dever dos profissionais do direito e a responsabilidade dos gestores, funções profundamente conexas nos cotidianos dos cartórios brasileiros, até mesmo por imposição legal. Nesse ponto, veja-se que a Lei Federal n. 8.935, de 18 de novembro de 1994, determina a prestação de um serviço eficiente e que o gerenciamento administrativo e financeiro da unidade seja de responsabilidade exclusiva do seu titular (artigos 4° e 21). Para tanto, precisamos de qualificação e estudos contínuos, em especial pela dinamicidade das propostas nas searas correlatas.  

De encontro com a temática, ao longo de dezesseis capítulos, a obra visita assuntos afetos à carga gerencial administrativa corrente das notas e registros do Brasil. Aborda-se desde governança a diversos aspectos de compliance, passando por proteção e compartilhamento de dados, desjudicialização, transformação digital, visual law, segurança da informação, tudo isso permeado com rigorismo jurídico, metodológico e irretocável clareza textual.  

Trata-se de obra de fôlego e que nos proporciona um prazer imenso na leitura por tudo que foi exposto acima.  

Considero, ainda, uma obra-guia para implementação ou revisão de um projeto de gestão das serventias, uma vez que propicia conceitos imprescindíveis ao estabelecimento de escopo organizacional e o direcionamento para a gestão da qualidade, com todos os parâmetros que estão contidos, a exemplo de foco no usuário, liderança, engajamento das pessoas, abordagem de processo, melhoria contínua, tomada de decisão com base em evidência e gestão de relacionamento.  

Os autores nos brindam com as referências às melhores e mais atualizadas normas aplicáveis aos conteúdos, a exemplo do conjunto ISO (9001, 27001, 27005, 29134, 31000, 37001 e 38500), ABNT NBR 15.906:2021, Provimentos 74/2018 e 88/2019 da Corregedoria Nacional de Justiça, Lei Federal 13.709/2018 – LGPD e até mesmo com o regulamento do louvável Prêmio da Qualidade Total, promovido pela Associação dos Notários e Registradores do Brasil e, ainda, com modelos completos e didáticos. Temos verdadeiros nudges que nos incentivam ao agir de encontro a alta performance em todos os tópicos abordados pela obra.  

No decorrer do texto não se olvidaram, porém, de reconhecerem as dificuldades das searas e para as concretizações das transformações necessárias, em especial no que tange às inovações tecnológicas e o delicadíssimo binômio publicidade e proteção de dados pessoais.  

Contudo, é uma compilação de respostas e não de perguntas. O leitor sairá certamente satisfeito de suas dezesseis partes e na totalidade dos argumentos tratados.  

Escrevo esse prefácio na primavera de 2022 e anseio que o frescor, perfume e o colorido da obra inspirem muitos delegatários e demais agentes das notas e registros do país em prol do progresso e contínua melhoria nos serviços prestados à população brasileira.  

Deleitem-se! 

Caroline Feliz Sarraf Ferri

Doutoranda em Direito pela UNIVALI e Universidade de Alicante. Mestre em Direito pela Universidade Federal do Paraná. Especialista em Direito Civil, Direito Notarial e Registral e Direito Registral Imobiliário. Oficiala do 1º Registro de Imóveis de Londrina-PR. Professora universitária. Diretora de Comunicação do Registro de Imóveis do Brasil. Diretora de Comunicação, Eventos e Qualidade da Associação dos Registradores de Imóveis do Paraná.

COORDENADORES E AUTORES

COORDENADORES

João Rodrigo de Morais Stinghen

Especialista em Direito Digital e proteção de dados pela Escola Brasileira de Direito (EBRADI). Advogado com experiência em Direito Digital, Notarial e Registral e autor de diversos artigos científicos nessas áreas. Consultor jurídico em privacidade e proteção de dados, certificado pela EXIN (PDPF, ISFS). Membro da Associação Nacional de Profissionais de Privacidade de Dados Pessoais (ANPPD). Membro da Comissão Nacional de Direito Notarial e Registral da Associação Brasileira de Advogados (ABA). Sócio do Instituto de Compliance Notarial e Registral (ICNR). Coordenador da obra LGPD e Cartórios: implementações e questões práticas, publicada pela Saraiva. E-mail: joao@icnr.com.br.

Samila Ariana Alves Machado

Especialista em Direito Notarial de Registral pela LFG. Bacharel em Direito e Jornalista. Coordenadora do Comitê de Conteúdo da ANPPD. Editora da Revista LGPD Magazine. Mais de 10 anos de experiência em cartórios, com diversos cursos em Direito Notarial e Registral, Compliance para Cartórios, Direito Imobiliário. Sócia do Instituto de Compliance Notarial e Registral (ICNR). E-mail: samila@icnr.com.br.

AUTORES

Aline Rodrigues de Andrade

Mestranda em Direito pela Universidade Estadual de Ponta Grossa. Especialista em Direito Administrativo e Direito Processual Civil pelo Instituto de Direito Romeu Felipe Bacellar. Bacharel em Direito pela Universidade Federal do Paraná. Advogada. E-mail: aline.andrade1672@gmail.com.br

Ana Maria Alves Esquárcio

Graduada em Direito pela Faculdade de Sabará-MG e pós-graduanda em Planejamento Tributário, Patrimonial, Familiar e Sucessório. Atuante nas áreas de Direito Civil, Digital, Tributário, Notarial e Registral. Consultora jurídica em programas para adequação e gestão da LGPD. Gestora no Instituto de Compliance Notarial e Registral (ICNR). Advogada e sócia do escritório Esquárcio & Félix Advocacia. E-mail: anamaria@icnr.com.br

Antonio Herance Filho

Especialista em Direito Processual Tributário pela PUC/SP, em Direito Constitucional e em Direito de Contratos pelo Centro de Extensão Universitária/SP e em Direito Registral Imobiliário pela PUC/Minas. Colunista do Boletim Eletrônico INR (Informativo Notarial e Registral). Advogado, palestrante, professor e empresário. Sócio do escritório Herance Sociedade de Advogados, da Boletins Informativos - editora das Publicações INR e da INR Contábil. Autor de vários artigos e obras na área do direito tributário aplicado às atividades notariais e de registro. Coordenador tributário da Consultoria INR e da INR Contábil. E-mail: herance@inr.com.br.

Daniel Barbosa da Silva

Analista Suporte em Infraestrutura de TI Pleno. Certificado DPO EXIN (PDPP / PDPF / ISO 27001) | SCRUM Foundation. Membro da Associação Nacional de Profissionais de Privacidade de Dados Pessoais (ANPPD). Analista Segurança da Informação. E-mail: danielbsilva2@gmail.com.

Douglas Gavazzi

Pós-graduado em Direito Notarial e Registral pela Escola Paulista de Direito. Graduado em Direito e Mestrando pela Universidade Nove de Julho e, Processamento de Dados pela Faculdades Integradas Claretianas. Professor de cursos de pós-graduação em Direito Notarial e Registral e de Direito Imobiliário nas instituições por todo o Brasil. Técnico em eletrônica. Técnico em Transações imobiliárias. Tabelião Substituto do 2º Tabelionato de Notas da Capital de São Paulo. Advogado licenciado. Corretor de Imóveis licenciado. Colunista do Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal. E-mail: gavazzi@gavazzi.cc.

Elizeu Miguel Campos Melo

Pós-graduando em Direito e Processo do Trabalho sob a perspectiva do Compliance Trabalhista, LGPD e decisões judiciais pós-reforma trabalhista e no MBA em Gestão Estratégica de Negócios. Pós-formado em DPO no treinamento avançado DPO+. Certificado pela EXIN em (i) Information Security Foundation baseado em ISO/IEC 27.001, (ii) Privacy and Data Protection Foundation, (iii) Privacy and Data Protection Practitioner, (iv) Data Protection Officer, e (v) Privacy and Data Protection Essentials. Certificado pela CertiProf em Fundamentos na Lei Geral de Proteção de Dados. Advogado Trabalhista Empresarial e de Proteção de Dados Pessoais. DPO celetista e certificado pela EXIN. Coordenador do Comitê de Conteúdo da Associação Nacional dos Profissionais de Privacidade de Dados. Integrante da equipe editorial da revista LGPD Magazine. E-mail: elizeu.melo@outlook.com.br.

Flávia Pereira Hill

Doutora e Mestre em Direito Processual pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ). Professora-Associada de Direito Processual Civil da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ). Pesquisadora visitante da Università degli Studi di Torino, Itália. Delegatária de serventia extrajudicial no estado do Rio de Janeiro. E-mail: flaviapereirahill@gmail.com.

Gabriela Almeida Marcon

Doutora em Administração pela Universidade do Vale do Itajaí. Mestre em Administração pela Universidade do Sul de Santa Catarina e Mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal de Santa Catarina. Bacharel em Direito pela Universidade Federal de Santa Catarina. Oficial Registradora do 1º Registro de Imóveis de Cascavel/PR. E-mail: gabriela@almeidamarcon.com.

Gian Luca Romano Carneiro Pezzini

Especialista em Direito Processual Civil pelo Instituto de Direito Romeu Felipe Bacellar. Pós-graduando em Direito Desportivo pela Universidade Positivo. Bacharel em Direito pela Universidade Federal do Paraná. Advogado militante na área do Direito Notarial e de Registro na Macedo & Guedes Advocacia. E-mail: gianluca.pezzini@gmail.com.

Humberto Dalla Bernardina de Pinho

Pós-doutor pela University of Connecticut School of Law, instituição na qual é também Martin-Flynn Global Law Professor. Doutor, Mestre e Graduado pela UERJ. Professor Titular de Direito Processual Civil na UERJ e na Estácio. Procurador de Justiça no Estado do Rio de Janeiro. E-mail: humbertodalla@gmail.com.

Jannice Amóras Monteiro

Doutora em Direito Internacional pela Universidade de São Paulo (USP) e Doutoranda em Direito Civil e Comparado da Universidade de Buenos Aires (UBA). Mestra em Direito das Relações Sociais pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP). Especialista em direito notarial e registral. Registradora de Imóveis em Belém (Pará). E-mail: jannicemonteiro@gmail.com.

Juliana Justo B. Castello

Doutora em Direito Processual pela USP. Mestre em Direitos e Garantias Fundamentais pela FDV. Especialista em Compliance – CCEP. Professora do Programa de Graduação e Pós-Graduação em Processo Civil da Faculdade de Direito de Vitória. Professora de Pós-graduação em Gestão Negociada de Conflitos da FDV. Professora de compliance comportamental na Pós-graduação em Gerenciamento de Riscos e Compliance da FDV. Coordenadora do grupo de pesquisa Legal Hackers Vitoria: estudos avançados com egressos. Coordenadora do LINO-jus – laboratório de design jurídico e inovação da FDV. Pesquisadora do grupo Fundamentos do Processo Civil Contemporâneo – FPPC/UFES. Certificada em Design Thinking pela Cornell Tech. UX Designer. E-mail: jjbcastello@gmail.com.

Luiz Almeida Marins Filho

Historiador e Antropólogo, com Ph.D. pela School of Behavioural Sciences – Macquarie University) e pela Universidade de São Paulo (USP). Foi Professor da Universidade Federal de São Carlos/SP, da Faculdade de Tecnologia de São Paulo/SP, da Faculdade de Engenharia de Sorocaba/SP. Foi secretário de Educação e Saúde e Secretário de Coordenação e Planejamento de Sorocaba/SP. Foi presidente das empresas Consortium System (Nova York) e Triangle Freightliner of Raleigh (Carolina do Norte), além de membro do conselho diretor da Global Transport Traders. Reading, Pensilvânia. Autor de 31 livros, professor, consultor e palestrante. E-mail: professor@marins.com.br.

Pedro Rocha Passos Filho

Mestre em Ciência Jurídica (UNIVALI). Especialista em Direito Notarial e Registral (Damásio de Jesus). Especialista em Direito de Família (Damásio de Jesus). Tabelião de Notas e Protesto e Registrador Civil de Pessoas Naturais, Jurídicas e Títulos e Documentos no 2º Ofício de Óbidos-PA. E-mail: pedrorocha@cartoriorochapassos.com.br.

Rachel Leticia Curcio Ximenes de Lima Almeida

Doutora e Mestre em Direito Constitucional pela PUC-SP. Pós-graduada em Direito Notarial e Registral pela Escola Paulista da Magistratura (EPM-SP). Especialista em Proteção de Dados pelo INSPER, PUC/SP e pelo Mackenzie. Bacharel em Direito pela PUC-SP. Professora de Proteção de Dados e de Direito Notarial e Registral. Presidente da Comissão de Direito Notarial e de Registros Públicos da OAB-SP Gestão 2019-2021 e Gestão 2022-2024. E-mail: rachelximenes@yahoo.com.br.

Ricardo Santiago Teixeira

Especialista lato sensu em Direito Processual (Unama). MBA em Direito Tributário (FGV/RJ), em Direito Agroambiental e Minerário (UFPA) e mestrando em Direito, Políticas Públicas e Desenvolvimento Regional (Cesupa). Tabelião do Cartório Santiago Teixeira (Notas e Registro Civil das Pessoas Naturais). E-mail: notario@cartoriosantiagoteixeira.com.br.

Solange de Souza Fagundes

Doutorado em Ciências Jurídicas e Sociais pela Universidad del Museo Social Argentino, UNSA, conclusão em 2013. Especialização em Direito Público pela Faculdade Integrada de Pernambuco – FACIPE, conclusão em 2003. MBA em Poder Judiciário pela Fundação Getúlio Vargas, conclusão em 2008. Graduada em Direito pela Universidade Federal do Acre – UFAC, conclusão em 1990. Tabeliã/registradora do 1º Ofício Extrajudicial de Zé Doca/MA. Foi magistrada (atualmente aposentada) da Justiça Estadual do Acre, de 1995 a 2010, Professora universitária de graduação e pós-graduação, palestrante e conferencista sobre temas jurídicos. Desde agosto/2013. E-mail: fagundesol@bol.com.br

Tiago de Lima Almeida

Mestre Direito Constitucional pela PUC-SP. Pós-graduado em Direito Tributário pelo IBET. MBA em Gestão Tributária pela FUNDACE-USP. Doutorando em Direito pela PUC-SP. Bacharel em Direito pela PUC-MG. Professor de Direito Tributário e de Direito Notarial e Registral. Vice-Presidente da Comissão de Direito Notarial e de Registros Públicos da OAB-SP Gestão 2019-2021. E-mail: tiago@celsocordeiroadv.com.br.

Wilson Levy Braga da Silva Neto

Doutor em Direito pela PUC-SP, com estágio de pós-doutoramento em Urbanismo pela Universidade Presbiteriana Mackenzie. Mestre em Direito pela Universidade de São Paulo. Membro efetivo da Comissão de Direito Notarial e de Registros Públicos, a partir de 2020 da Ordem dos Advogados do Brasil – Seção de São Paulo (OABSP), de 2016 a 2019. Diretor do programa de pós-graduação em Cidades Inteligentes e Sustentáveis da UNINOVE. Membro do Núcleo de Estudos Urbanos da Associação Comercial de São Paulo. Membro da Comissão Examinadora do 12 Concurso Público de Provas e Títulos de Outorga de Delegações de Notas e Registros do Estado de São Paulo, representando a Ordem dos Advogados do Brasil – seção de São Paulo. Realiza estágio de pós-doutoramento em Direito da Cidade na Universidade do Estado do Rio de Janeiro. Advogado. E-mail: wilsonlevy@gmail.com.

Organização Cartório:

Governança, Cultura e Compliance

João Rodrigo de Morais Stinghen

Ana Maria Alves Esquárcio

Samila Ariana Alves Machado

Sumário: 1. O que é governança corporativa?; 1.1 Princípios da governança corporativa – 2. Aplicação da gestão corporativa nos cartórios; 2.1 Cultura organizacional; 2.2 Alinhamento de interesses e transparência; 2.2.1 Equipe do cartório; 2.2.2 Fornecedores; 2.2.3 Administração pública; 2.2.4 Usuários dos serviços; 2.2.5 Corregedorias 3. Governança corporativa e compliance; 3.1 Código de conduta; 3.2 Canal de denúncias; 3.3 Programas de compliance – 4. Conclusão – 5. Referências.

1. O QUE É GOVERNANÇA CORPORATIVA?

A Governança Corporativa iniciou-se no século XX, e sua importância cresceu com o passar dos anos em razão da influência da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE). A OCDE passou a exigir de países membros – bem como de aspirantes a membros, como é o caso do Brasil – a adequação de suas instituições para contemplarem princípios de Governança.

No Brasil a preocupação com boas práticas de Governança Corporativa se acentuou com as privatizações e a abertura do mercado nacional, na década de 1990. Nesse período, foi criado o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), almejando influenciar os protagonistas da sociedade na adoção de práticas transparentes, responsáveis e equânimes na administração de suas organizações.

Em 1999, o IBGC lançou seu Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa, que passou ser a maior referência nacional na difusão do conhecimento a respeito das melhores práticas em Governança Corporativa.

Segundo o Código, As boas práticas de governança corporativa convertem princípios básicos em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor econômico de longo prazo da organização, facilitando seu acesso a recursos e contribuindo para a qualidade da gestão da organização, sua longevidade e o bem comum.¹

1.1 Princípios da governança corporativa

Os princípios básicos de governança são as condições mínimas para a criação de um ambiente de maior. São princípios:

• Transparência: Disponibilizar para as partes interessadas as informações de seu interesse e não apenas aquelas impostas por disposições de leis ou regulamentos. Não deve se restringir ao desempenho econômico-financeiro, contemplando demais fatores (inclusive intangíveis) que norteiam a ação gerencial e que conduzem à preservação e à otimização do valor da organização;

• Equidade: Caracteriza-se pelo tratamento justo e isonômico de todas as partes interessadas (stakeholders), levando em consideração seus direitos, deveres, necessidades, interesses e expectativas;

• Prestação de contas (accountability): Os gestores devem prestar contas de sua atuação de modo claro, conciso, compreensível e tempestivo, assumindo integralmente as consequências de seus atos e omissões e atuando com diligência e responsabilidade no âmbito dos seus papéis;

• Responsabilidade: Os gestores devem zelar pela viabilidade econômico-financeira da organização, reduzir externalidades negativas e aumentar as positivas, levando em consideração os diversos capitais (financeiro, manufaturado, intelectual, humano, social, ambiental, reputacional etc.) no curto, médio e longo prazos.

A aplicação de tais princípios possibilita uma visão estratégica que facilita a administração da serventia. Tal aplicação se dá por meio dos seguintes fatores: (i) regras para de limitar o comportamento dos envolvidos nos processos do cartório, conduzindo suas decisões; (ii) mecanismos de monitoramento, tais como auditorias periódicas, para conferir se as regras estão sendo cumpridas

2. APLICAÇÃO DA GESTÃO CORPORATIVA NOS CARTÓRIOS

Segundo o IBGC, Governança corporativa é o sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas (...).² Como se percebe, a Governança Corporativa não é aplicável apenas a empresas, mas também às demais organizações. E nessa categoria se incluem os cartórios, definidos pelo art. 1º da Lei 8.935/94, como organização técnica e administrativa.

2.1 Cultura organizacional

A cultura é reflexo do entendimento que o delegatário possui da atividade. Ela envolve a missão, a visão e os valores da serventia, bem com o conjunto de práticas recomendadas para a concretização desse ponto de vista.

A falta de uma cultura bem definida dificulta o engajamento dos colaboradores, gerando alta rotatividade, baixa produtividade e erros técnicos. Por outro lado, ter uma cultura bem estruturada possibilita maior êxito na atração e retenção de talentos, que desempenharão um trabalho bem feito.

A cultura exerce papel fundamental na motivação da equipe, preenchendo as atividades cotidianas de sentido. Atender o balcão, redigir uma minuta, emitir uma guia são atividades que podem se tornar mais cativantes quando vinculadas à cultura. O colaborador pode pensar: Vou fazer essa minuta com máxima atenção, porque contribuo para nossa Missão de garantir a segurança jurídica; ou Vou atender com muito carinho essa pessoa que tem dificuldades de compreensão, porque neste cartório temos a Excelência no Atendimento como um valor.

É claro que não adianta colocar palavras bonitas no site (ou num papel) e esperar que, num passe de mágica, todo mundo esteja agindo diferente. A cultura não é implementada de uma hora para outra, mas fruto de um processo contínuo, do qual fazem parte treinamentos periódicos, divulgação permanente e incentivos (pecuniários e psicológicos).

O Ponto de Vista Educativo (PVE) é o instrumento pelo qual a serventia delimita