REGIONAL PEDAGGICA METROPOLITANA VII

Denise de Oliveira
(Diretora Regional Pedaggica)
Coordenao de Avaliao e Acompanhamento

COMUNICAO INSTITUCIONAL

Pesquisa e texto:
Fabio dos Santos Nunes Pesquisa Referencial (Assistente Executivo)
Felipe Ferreira Oliveira Pesquisa Referencial (Assistente Executivo)
Leonardo Nicolau da Silva Moraes - Pesquisa Institucional e Estatstica (Assistente Executivo)

Organizao, texto e diagramao:

Elidio Fernandes Junior (Coordenador de Avaliao e Acompanhamento)
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2014

Sumrio
Introduo ...................................................................................................................................... 03
Em Tempos de Comunicao ........................................................................................................................ 04
Al, quem fala?.. Al?... No estou entendendo nada!... Pode repetir? .................................................... 07
Alguns links ................................................................................................................................................. 12

INTRODUO
Elidio
Ferna
ndes
Junio
r

Pensar a comunicao institucional pensar todo o fluxo de informaes no qual esto inseridos
todos os envolvidos no processo de construo de qualquer instituio. Em se tratando da Escola
Pblica vinculada SEEDUC/RJ, devemos pensar todos os agentes participantes das instncias
constitutivas da educao pblica: desde o Governo do Estado at o aluno e seu responsvel,
considerando-se as informaes inerentes a cada instncia.
Assim, devemos pensar algumas questes, independente da instncia:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.

O que preciso comunicar?

Qual o meio mais eficiente de efetuar a comunicao necessria?
Qual a linguagem mais efetiva para realizar a comunicao?
Ser que sou claro ao informar?
Ser que meu receptor recebeu a informao?
Ser que meu receptor compreendeu o dado informado e sua relevncia?
Recebi algum feedback da comunicao realizada?

Objetivando auxiliar este processo comunicativo necessidade ressaltada na reunio de

elaborao do Plano de Ao da Regional Pedaggica Metropolitana VII partimos para uma pesquisa
sobre os processos de comunicao interna das Unidades Escolares e delas com a Regional. A anlise
dos dados nos possibilita uma reflexo em prol de uma informatividade mais efetiva. E mais,
propomos, tambm, algumas leituras tericas sobre o assunto. Desta forma, esperamos colaborar com
os agentes da educao de nossa Regional.
O material gerado, de acordo com a reunio de construo do Plano de Ao, deve ser
distribudo desde a sede SEEDUC/RJ -, passando pelos setores da Regional e chegando para as UEs.
Mesquita, 03 de junho de 2014.

Em Tempos de Comunicao
por Fabio dos Santos Nunes e Elidio Fernandes Junior

Conceitualmente, a comunicao transferncia e compreenso de significados. Uma

abordagem simples, concisa, mas altamente relevante para qualquer organizao que deseja ter xito
na execuo de suas atividades.

Como membros de uma equipe, inseridos num ambiente

organizacional maior que a Diretoria Regional Pedaggica Metropolitana VII, no contexto da

Secretaria de Estado de Educao, nossa atitude deve ser sempre de comunicarmo-nos
significativamente, transmitindo e recebendo as informaes com preciso, agilidade e eficincia.
Compreender e transferir a informao exata so aes fundamentais para o bom desempenho do
sistema devido a complexidade e o tamanho da instituio em que trabalhamos.
A comunicao interna importante na gesto organizacional visto que integra recursos,
estimula um ambiente motivador onde as pessoas sentem-se num ambiente propcio a compartilhar
estratgias e agregar valor organizao. A comunicao interna proporciona a troca de
conhecimentos na divulgao de informaes que visem o crescimento e desenvolvimento dos
programas, gera integrao quando incentiva o dilogo e por meio deste so estabelecidas relaes
estveis e duradouras. Uma comunicao interna eficiente uma ferramenta fundamental para a
obteno de melhores resultados.
A comunicao cultura, criadora de cultura e ao mesmo tempo origina-se em meio cultura
existente. As organizaes so frutos de contextos histricos e culturais e tambm refletem uma
cultura e so ao mesmo tempo irradiadoras de cultura. A cultura organizacional o conjunto de
padres de comportamento, prticas e aes que caracterizam o modo de agir da empresa (ou
organizao). Toda cultura desenvolve-se lentamente, mediante as experincias comuns ocorridas
entre as pessoas que trabalham na organizao.
Portanto, preciso planejar aes comunicativas, criar um ambiente comunicativo
contextualizado cultura contempornea, em rede, imediatista e em rpida transformao. A ideia
aqui adaptar as organizaes pblicas ao novo tempo real, proporcionado pelas comunicaes de
massa. preciso entender que, quando se fala real o real que est acontecendo agora e sendo
compartilhado em tempo real em qualquer parte do mundo. Ou seja: organizaes pblicas
culturalmente adaptadas ao novo tempo tero maior sucesso em suas aes respondendo em tempos
reais as necessidades do cidado contribuinte e proporcionando xito na aes coorporativas da
secretaria visando servir melhor s escolas para que estas possam implantar seus projetos a contento.

Nesse contexto preciso promover um ambiente integrado, utilizando ao mximo as novas mdias
comunicativas, entendendo que este um novo paradigma na governana pblica de uma sociedade
em rede. urgente que equacionemos eficincia, tecnologia e humanizao do ambiente institucional,
no perdendo de vista que o processo comunicativo exercido num contexto de valorizao daquilo
que se comunica, do objeto que se pretende alcanar e do homem emissor e receptor da mensagem.
Seguindo a lgica do processo comunicativo em que este se desenvolve dentro de um contexto
comum, emissor e receptor precisam ter mais do que apenas a mesma linguagem, precisam partilhar
certos valores a fim de que o processo comunicativo proporcione uma gesto eficiente. preciso
construir coorporativamente processos comunicativos que visem a melhoria constante da execuo
gerando bem estar pessoal e sucesso organizacional. Este processo visa construo coletiva e/ou
afirmao coletiva de processos comunicativos eficientes. Precisamos dialogar individualmente, em
nossos setores juntamente com nossos colegas de equipe e nossa chefia para construirmos que tipo
de organizao somos e que tipo de organizao pretendemos ser, enfim que tipo de ambiente
podemos ter dentro das possibilidades que nos so dadas.
Um passo j foi dado a partir da leitura deste pequeno texto: na certa voc j est pensando no
assunto. O prximo comear a dialogar com algum, escrever alguma coisa sobre o assunto.
Precisamos individualmente e coletivamente gerar metas e expectativas que visem melhorar os
processos comunicativos na Metro VII.
Pensando nisso, elencaremos alguns mtodos comunicativos que j fazem parte do cotidiano
das instituies e sugeriremos outros que podem contribuir para o estabelecimento de relaes
dialogsticas mais eficazes.

1. Reunio - nas organizaes, as reunies so importantes eventos para contato pessoal e

comunicao entre os coparticipantes. Reunio, palestra, conferncia e workshop podem ter
em comum o encontro de pessoas com alguma afinidade pessoal, ideolgica, crena, religiosa,
profissional ou interesse em determinado argumento. Diferem em certas conotaes e
prioridades. H formas de tirar o melhor partido das reunies. Um dos segredos levar os
participantes a darem o seu contributo e participarem ativamente no cumprimento dos
objetivos do encontro. Isto porque quando as reunies no correm bem, os participantes
consideram que o gestor no um bom moderador e podem pr em causa as suas qualidades
como chefe de equipa. o lder que deve estabelecer a ordem do dia e d-la a conhecer
antecipadamente e fazer com que os participantes no cheguem de mos a abanar, sem se
terem preparado previamente.
2. Ofcio uma correspondncia oficial, enviada normalmente a funcionrios ou autoridades

pblicas. O ofcio o tipo mais comum de correspondncia oficial expedido por rgos
pblicos, em objeto de servio. Seu destinatrio, no entanto, alm de outro rgo pblico,
pode ser tambm um particular. O contedo do ofcio matria administrativa, mas pode
vincular tambm matria de carter social, oriunda do relacionamento da autoridade em
virtude de seu cargo ou funo.
3. Comunicado Interno (CI) - um dos documentos mais comuns dentro de uma empresa, rgo
pblico ou instituio o comunicado. Utilizado com o objetivo de informar, alertar ou tornar
pblico um ato, procedimento ou qualquer tipo de acontecimento para todas as pessoas que
compem uma organizao, pois um comunicado amplia a viso do empregado, dando-lhe um
conhecimento sistmico do processo. O comunicado funciona ainda como uma comprovao
de que as informaes circulam e de que todos tm conhecimento de tudo o que acontece
dentro do seu local de trabalho. Para ser eficaz e alcanar o objetivo para o qual foi criado, um
comunicado precisa ser claro, objetivo e escrito de uma forma que seja entendida por todos.
4. Livro Ata - uma certificao ou testemunho escrito em que se apresenta o que aconteceu,
tratado ou acordado no momento de qualquer circunstncia que justifique, tais como a
reunio de um consrcio, a escolha de uma pessoa para uma posio que pode ser pblica ou
privada, a reunio do conselho de uma empresa ou organizao, a prova de nascimento ou
qualquer outro evento que exija a certificao legal de algo que ocorreu pela importncia e
porque no futuro, de mediar necessidade, pode servir como prova em um julgamento.
5. Caderno Circular trata-se de um caderno de livre acesso onde so fixadas informaes
pertinentes ao cotidiano da instituio e que, ao tomar cincia do fato informado, o
funcionrio registra que leu o comunicado ali afixado. um meio de comunicao comum, mas
que depende de certa mediao uma vez que a informao registrada e publicizada pode no
ter chegado ao conhecimento de todos os envolvidos.

6. Mural quadro que posto numa parede para que nele possa ser fixado informativos,
divulgaes, etc. Deve ser constantemente atualizado e ter um responsvel pela sua
organizao. Apenas informaes emergenciais e relevantes devem ser expostas, evitando
assim a poluio visual que acaba por afastar o leitor.
A seguir, voc ver algumas prticas relacionadas s novas tecnologias da informao e que
devemos nos familiarizar para incorporar ao nosso cotidiano. O mundo em que vivemos nos impe
maior dinamismo no fluxo das informaes. E os meios eletrnicos, quando bem utilizados, podem nos
servir muito bem a este propsito.

a. Rede Social - composta por pessoas ou organizaes, conectadas por um ou vrios tipos de
relaes, que partilham valores e objetivos comuns. Uma das caractersticas fundamentais na
definio das redes a sua abertura e porosidade, possibilitando relacionamentos horizontais e
no hierrquicos entre os participantes. Redes no so, portanto, apenas uma outra forma de
estrutura, mas quase uma no estrutura, no sentido de que parte de sua fora est na
habilidade de se fazer e desfazer rapidamente. Muito embora um dos princpios da rede seja
sua abertura e porosidade, por ser uma ligao social, a conexo fundamental entre as pessoas
se d atravs da identidade. Os limites das redes no so limites de separao, mas limites de
identidade. No um limite fsico, mas um limite de expectativas, de confiana e lealdade, o
qual permanentemente mantido e renegociado pela rede de comunicaes. As redes sociais
online podem operar em diferentes nveis, como, por exemplo, redes de relacionamentos
Facebook, Google+, Skype, My Space, Instagran, Twitter, Badoo , redes profissionais
Linkedin, Rede Trabalhar , redes comunitrias redes sociais em bairros ou cidades , redes
polticas, dentre outras, e permitem analisar a forma como as organizaes desenvolvem a sua
atividade, como os indivduos alcanam os seus objetivos ou medir o capital social o valor
que os indivduos obtm da rede social. As redes sociais tem adquirido importncia crescente
na sociedade moderna. So caracterizadas primariamente pela auto gerao de seu desenho,
pela sua horizontalidade e sua descentralizao. Um ponto em comum dentre os diversos tipos

de rede social o compartilhamento de informaes, conhecimentos, interesses e esforos em

busca de objetivos comuns. A intensificao da formao das redes sociais, nesse sentido,
reflete um processo de fortalecimento da Sociedade Civil, em um contexto de maior
participao democrtica e mobilizao social.
b. Mala Direta Virtual um recurso eficaz para divulgao de informaes de forma
personalizada. Sua grande aposta conseguir propagar informaes diretamente a um grupo
de destinatrios e trata-lo de forma individualizada (a est uma dificuldade deste
instrumento). A utilizao do e-mail das pessoas envolvidas em determinado processo facilita o
fluxo de informaes e aproxima as pessoas. fundamental que os endereos eletrnicos
estejam atualizados e que sejam de uso recorrente de cada um. Embora os assuntos possam
ser diversos, a abordagem deve primar pela clareza e objetividade.
c. Portflio - uma coleo de trabalhos j realizados que ficam registrados em um blog. Muitas
organizaes tm seus portflios separados por departamentos. Existem diversos tipos de
portflios, depende do segmento da empresa e do profissional. Contudo, o importante saber
que ele cumpre o papel de contar a histria da instituio por meio de registros escritos e
fotogrficos. Assim, todos os envolvidos com determinada instituio podem contribuir em sua
construo, acessar para acompanhar a produtividade da instituio e se reconhecer na
construo da identidade da instituio.
d. Sala de Trabalho Virtual uma nova prtica que possibilita ao indivduo construir seu prprio
conhecimento, aprendendo a colaborar com seus pares e recebendo, ao mesmo tempo a
colaborao destes. O Google Drive e o Google Docs so exemplos de ambiente virtual nos
quais pode haver compartilhamento de informaes em grupo e construo de documentos de
forma colaborativa.
e. Frum de Discusso Virtual - Os fruns de discusso basicamente possuem duas divises
organizacionais, a primeira faz a diviso por assunto e a segunda uma diviso em tpicos. As
mensagens ficam ordenadas decrescentemente por data, da mesma forma que os tpicos
ficam ordenados pela data da ltima postagem. As postagens devem ficar expostas exatamente
para ampliar sempre o debate gerado em uma provocao inicial. H diversos sites para
construo gratuita de fruns.
Se entendermos por Comunicao Interna o esforo de comunicao desenvolvido por uma
empresa, rgo ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, gil e
transparente, da equipe gestora com o pblico interno (na verdade, sabe-se que h vrios pblicos
internos em uma organizao) e entre os prprios elementos que integram este pblico, deve ficar
claro que ela no se restringe chamada comunicao descendente, aquela que flui da direo para os
empregados, mas inclui, obrigatoriamente, a comunicao horizontal (entre os segmentos deste
pblico interno) e a comunicao ascendente, que estabelece o feedback e instaura uma efetiva
comunicao.
Tradicionalmente, a comunicao interna tem sido relegada a um segundo plano no
planejamento de comunicao das empresas, rgos ou entidades, certamente porque falta aos
lderes a conscincia de que a comunicao (na verdade, a boa comunicao - transparente, gil,
democrtica e participativa) vital para o desenvolvimento e a sobrevivncia das organizaes.

 um equvoco imaginar que a comunicao interna se restringe circulao peridica de um

papel para os funcionrios, mesmo porque eles, com raras excees, tm uma pauta acentuadamente
burocrtica e no incluem, necessariamente, os empregados como sujeitos ativos do processo de
construo da instituio da qual integrante.
Nos ltimos anos, em funo do esforo para aumento da produtividade e da qualidade, a
comunicao interna tem sido mais valorizada nas empresas, mas preciso ainda derrubar uma srie
de tabus e, sobretudo, democratizar a estrutura formal das organizaes, que se caracterizam
(evidentemente, h boas excees) por uma hierarquia rgida e autoritria.

Al, quem fala?.. Al?... No estou entendendo nada!... Pode repetir?

por Leonardo Nicolau da Silva Moraes e Elidio Fernandes Junior
Pensar a prtica comunicativa das instituies relacionadas Regional Metropolitana VII nos fez
pensar nossos modos de dizer. Muitas vezes achamos que nos comunicamos, noutras oportunidades
descobrimos que informamos, mas no comunicamos... Comunicar vai muito alm de passar
informaes, e isto deve estar bem claro para todos ns. Comunicao um processo, um
acontecimento, um encontro entre duas intencionalidades, que se produz no atrito dos corpos (se
tomarmos palavras, msicas, ideias tambm como corpos); ela vem da criao de um ambiente
comum em que os dois lados participam e extraem de sua participao algo novo, inesperado, que no
estava em nenhum deles, e que altera o estatuto anterior de ambos, apesar das diferenas individuais
se manterem.
Ser que nos comunicamos?
Sim, voc est includo nesta conversa, nesta angstia.
Temos verificado, em nosso cotidiano, que nem tudo que informado comunicado. Que nem
tudo que dito entendido, que nem tudo repassado, que mesmo quando h repasse, pode faltar o
entendimento... So muitas instncias comunicativas estabelecidas por canais diversos. A possibilidade
de rudo grande.
Partimos ento para um levantamento de dados, em carter amostral, para checar como nos
comunicamos com nossas escolas e como se estabelece a comunicao dentro das escolas tambm.
Dados foram coletados e estudados. Questionrios eletrnicos foram enviados s escolas e solicitamos
que fosse respondido por diferentes frentes dentro das UEs: gestor, Coordenador Pedaggico /
Orientador Educacional e professores.
Passamos, ento ao compartilhar tais dados para pensarmos sobre os mesmos, levantando
algumas questes...

 importante perceber o
quanto o gestor se preocupa
com o fluxo de informaes.
Afinal, um fluxo ineficiente
pode impactar
negativamente sua gesto.

Estes dados chamaram nossa

ateno pela participao to
baixa do municpio de So
Joo de Meriti, que
representa um percentual de
40,9% das UEs desta
Regional.

Considerando que as
Regionais so responsveis
pelo estreitamento das
relaes institucionais,
estes resultados so
plenamente satisfatrios.

A subutilizao da Revista Ecos Docentes pode estar

relacionada a dois fatores: divulgao insuficiente e/ou
falta de atualizao constante.
As redes sociais so utilizadas, muitas vezes, de forma
pessoal, no havendo uma mediao institucionalizada
um grupo da Regional, por exemplo.

Dois pontos a destacar: o gestor ainda o centro das

informaes (podemos descentralizar...) e podemos
tambm, treinar algum para dividir com o gestor
esta funo de receber e repassar as informaes
dentro das unidades escolares.

A apropriao das ferramentas do Google

(Docs e Drive) pode otimizar o tempo dos
agentes da educao na construo, por
exemplo, do PPP da escola e da criao de
projetos.

A falta de pessoal aflige a todos os

envolvidos na educao pblica. Algumas
aes j vm sendo tomadas. Mas
podemos, tambm, treinar pessoas para
agregar esforos dentro da unidade
escolar.

Fica patente a necessidade da incorporao

das novas tecnologias da informao ao
cotidiano da gesto escolar.

OS dados coletados nos levam a questionar a eficcia dos nossos instrumentos de comunicao e a
utilizao destes. Ns, da Regional, iniciamos este movimento de pesar sobre. Cabe a cada um de vocs seguir
neste caminho buscando aprimorar os instrumentos utilizados e avaliando a eficcia dos processos
comunicativos utilizados.

Mas no nos limitamos levantar dados, coletamos sugestes tambm, que nos apontam no sentido da
apropriao dos instrumentos eletrnicos para acelerar os processos comunicativos. E esse o nosso maior
objetivo...

Alguns Links
por Felipe Ferreira Oliveira
Objetivando auxiliar a todos na construo de relaes comunicativas institucionais mais
efetivas e, por consequncia, estimular uma reflexo constante sobre tal questo, disponibilizamos,
tambm, alguns links que podem ser teis neste movimento.

Os meios de comunicao na escola Jos Manuel Moran

http://www.crmariocovas.sp.gov.br/pdf/c_ideias_09_021_a_028.pdf (acesso em 03/06/2014)
+ Integrao Blog dos alunos de Relaes Pblicas da Universidade Metodista
http://maisintegracao.blogspot.com.br/2009/10/comunicacao-institucional-o-que-e.html
(acesso em 05/06/2014)
Conceitos de Comunicao
http://www.aberje.com.br/acervo_cmr_conceitos.asp (acesso em 05/06/2014)
Projeto institucional: Comunicao Interna
http://gestaoescolar.abril.com.br/comunidade/projeto-institucional-comunicacao-interna574362.shtml (acesso em 05/06/2014)
A Importncia da Comunicao Interna nas Organizaes Quzia de Alcntara Guimares
Leite
http://noticias.universia.com.br/destaque/noticia/2006/05/05/442402/mportncia-dacomunicao-interna-nas-organizaes.html (acesso em 04/06/2014)
Como Entender a Comunicao Interna
http://www.abracom.org.br/arquivos/ComunicacaoInterna.pdf (acesso em 05/06/2014)

claro que a leitura crtica do material contido nos links deve nos conduzir a adaptar as
informaes s nossas realidades. E exatamente nisso que acreditamos: ter em nossa equipe de
trabalho uma riqueza humana capaz de produzir sempre em prol da educao pblica de qualidade
para nossos alunos e para todos os profissionais que participam desta logstica cotidiana.
Assim, esperamos ter contribudo para este caminhar.

Uma ao da
Coordenao de Avaliao e Acompanhamento