CURSO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Módulo 4

A Secretária e a Imagem

da Organização
 

   

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Introdução

As Organizações/empresas têm desafios cada vez mais complexos devido aos problemas
da sociedade actual (globalização, tecnologias cada vez mais sofisticadas e uma
competitividade crescente) e o secretariado neste contexto tem de adequar a sua maneira de
agir e de enfrentar os novos e atuais desafios e dificuldades inerentes às suas funções.

Neste sentido foi definido como objetivo geral: dar a conhecer a importância da
secretária/o na imagem da organização.

De forma a dar continuidade a este objetivo geral foram definidos aos seguintes objectivos
específicos:

• Analisar a evolução da função da secretária/o no tempo

• Conhecer o processo de comunicação na empresa
• Conhecer as relações entre as pessoas e o ambiente de trabalho
• Identificar o Perfil de um Profissional de Secretariado
• Analisar o código deontológico da secretária/o

O trabalho teve como foco principal a importância da secretária na imagem na empresa e

para a sua execução será utilizada pesquisa bibliográfica indireta como livros, revistas,
internet e apontamentos das aulas.

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Índice

Capitulo 1- Evolução da função da secretária/o

1.1. A evolução do secretariado

Capitulo 2- O processo de comunicação na empresa

2.1. A comunicação na empresa (falar em geral na comunicação interna e externa)

2.2. A Eficácia da comunicação (falar nas barreiras na comunicação empresarial, etc.)

2.3. As Formas de Comunicação na empresa

Capitulo 3- O perfil do Profissional de Secretariado

3.1. As funções desempenhadas no local de trabalho

3.2. As habilitações (idiomas, tecnologia, formação constantes, formação académica)

3.3. A ética profissional (falar da lealdade, sigilo, honestidade, etc.)

Capitulo 4- A imagem pessoal e da Organização

4.1. O desempenho profissional (falar das competências da secretária)

4.2. O código deontológico

4.3. A influência da secretária/o na empresa

4.4. A Imagem da Empresa

Capitulo 5- Conclusão

5.1. Reflexão Final

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Capitulo 1- Evolução da função da secretária/o

O Secretariado teve uma grande evolução até ao final do século XX. No inicio deste
século com as novas tecnologias o papel da secretária/o tornou-se mais fácil. No final da
primeira guerra mundial deu-se o maior estímulo à integração da mulher nos escritórios,
apareceu para substituir o homem como secretário e noutras profissões de maior
responsabilidade e subiu na hierarquia das empresas.

Nos anos 50 o papel da Secretária/o limitava-se a executar algumas técnicas de

secretariado como a dactilografia, estenografia, arquivo, atendimento telefónico e anotação
de mensagens. Mas, hoje em dia, as funções da secretária/o expandiram-se com o
aparecimento de novas tecnologias.

As mudanças significativas começaram nos anos 70, quando a secretária/o passou a ser
vista como um membro ativo da empresa e começou a participar em programas de
desenvolvimento elaborado. Com o passar do tempo o papel da secretária/o começou a ser
visto com uma actuação mais dinâmica, ganhando respeito perante as organizações.
Ocorreram mudanças significativas no perfil do Profissional de Secretariado na
actualidade. Cada vez mais se exige profissionalismo com formação académica específica para
poder ingressar no mercado de trabalho.

A secretária/o deve estar atenta para o efeito do rápido desenvolvimento tecnológico,

sobre tudo com a introdução de modernos aparelhos de comunicação como os telefones, o
fax, as fotocopiadoras, os computadores, o tablet e o scanner. Deve também ter uma
formação contínua para que esteja ao corrente das novas maneiras de trabalhar e da evolução
que a função das secretárias/os vão tendo ao longo dos anos.

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1.1.A evolução do secretariado

Houve uma grande evolução do actividade profissional de Secretariado a partir da

década de 30, principalmente com o aumento dos profissionais do sexo feminino no mercado
do trabalho, pois essa característica que até há pouco tempo atrás não era levada em
consideração. O Profissional de Secretariado, começou a ter um papel importante na empresa,
devido á expansão das empresas e dos negócios que se desenvolveram com o aumento do
recurso às tecnologias.

A Secretária/o de hoje em dia tem um papel importante e desempenha tarefas difíceis

e complexas num lugar de confiança na empresa, sendo uma pessoa muito importante para o
seu chefe, por isso, se diz que é o seu “braço direito”.

O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de actividade empresarial no

mundo dos negócios. O profissional de secretariado contribui para o funcionamento eficaz de
uma empresa através do seu trabalho discreto, organizado e metódico. O Profissional de
Secretariado passou a ser um assistente perfeito do seu chefe, ajudando-o em tudo e
comparecendo sempre ao seu lado em reuniões e trabalhos executados em equipa.

A Secretária/o, não atende só às solicitações do seu chefe e não se limita só a escrever

cartas, a atender telefonemas, arquivar e anotar recados. Tem tarefas mais complexas, como
comparecer em reuniões, receber e assegurar o bem-estar dos visitantes, fornecer
informações sobre toda a estrutura da empresa e do seu ramo de negócios, escrever atas,
ofícios e memorandos. É ela que é o cartão-de-visita da empresa.

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Capitulo 2- O processo da comunicação na empresa

O processo de comunicação na empresa é bastante importante para que a informação chege a

todos os funcionários e seja veiculada a parte mais promocional dessa informação ao público
externo. A comunicação consiste na transmissão de informações, e na exposição de ideias que
se pretende transmitir. Para uma maior eficácia é necessário que utilizemos um raciocinio
lógico e passemos a utilizar argumentos que comprovem as ideias que pretendemos transmitir.
É através da comunicação que desenvolvemos e transmitimos o conhecimento que são a base
das nossas línguas, crenças, estilo de vida e cultura. Para uma boa comunicação tem de haver
conhecimentos do conceito básico da comunicação. A comunicação está interligada com a
cultura de cada indivíduo e com os meios escolhidos para passar a informação. Uma
comunicação eficiente deve ser lógica, demonstrando a validade do reciocínio e bem
apresentada (com confiança e assertividade, conhecendo os interlocutores, sendo claros e
objectivos, antecipando as perguntas que nos possam fazer e tendo em atenção o tempo e a
apresentação que devemos fazer).
A comunicação empresarial é um conjunto de métodos e técnicas de comunicação
adoptado pela empresa e dirigida ao público interno e externo, que são os funcionários e os
fornecedores, consumidores e parceiros de negócios.
Para que haja uma boa comunicação no interior e exterior da empresa/ organização, tem de
haver elementos básicos da comunicação como, o emissor, receptor, mensagem, código, o
canal e o ruído como se verifica no esquema abaixo.

Figura1- Processo de Comunicação Fonte: Google

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 Na Figura 1 temos um esquema que nos ajuda e dá a perceber o processo de
comunicação no interior e para o exterior de uma empresa. O Emissor é quem emite a
mensagem que é transmitida ao receptor que é quem recebe a mensagem. O Canal de
comunicação é o meio pelo qual a mensagem é transmitida.
A comunicação verbal é conhecida como toda comunicação que utiliza a fala e a
escrita. É ela que permite ao receptor compreender o que lê ou ouve, mas é necessário que os
indivíduos tenham o mesmo idioma, que é o código comum e que o nível de conhecimentos
não seja distinto. A comunicação não-verbal é um conjunto de sinais que produzimos, de
gestos que fazemos, de imagens que criamos ou que percebemos. Esses sinais são efectuados
através das mãos, da cabeça, do rosto, da boca e pela nossa postura. A comunicação verbal e
a não-verbal são importantes para que o processo da comunicação seja eficiente e contribuem
para melhorar o processo da comunicação.
A comunicação permite informar, socializar e persuadir os interlocutores. A
comunicação atualmente tem um enorme papel na formação e transmissão da cultura das
sociedades e indivíduos em todas as situações.

2.1. A comunicação na empresa (falar em geral comunicação interna e externa)

A comunicação é essencial numa empresa. Contribui para melhorar a eficiência da

empresa, dos seus funcionários e publicitá-la junto ao seu público-alvo. Se não houver uma
boa comunicação as funções que cada funcionário deve exercer serão feitas incorrectamente.
Visto que, há dois tipos de comunicação na empresa/organização. A comunicação pode ser
interna ou externa.
A comunicação interna é a produção de conteúdos destinados à comunicação dentro da
empresa. Existem muitos tipos de comunicação interna como: os memorandos, as notas
internas, os avisos, as normas de organização interna e os comunicados. Todos estes
documentos têm características diferentes e utilizam riscados próprios, a ser preenchidos à
mão ou no computador. A correspondência interna é de grande importância para o bom
funcionamento de uma empresa. Para que o seu circuito seja bem planeado e eficiente, é
necessário que lhe seja dado um tratamento atento por parte do Profissional de Secretariado.
A comunicação externa é a informação que uma organização desenvolve para promover a
sua imagem junto do público-alvo que, neste caso, podem ser os fornecedores ou os parceiros

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de negócios e até mesmo o público em geral. A comunicação externa é a comunicação
responsável pela forma como a empresa ou organização se posiciona e é vista pela sociedade.
A empresa/organização tem como finalidade fazer com que a mensagem chegue corretamente
ao seu público externo. Esta comunicação é a troca de informações entre as organizações e os
indivíduos que não trabalham na empresa. Atualmente a comunicação externa está associada
estreitamente ao marketing, pois é através dos anúncios publicados em jornais, cartazes e
noutros órgãos de comunicação que o público-alvo fica a saber o que a empresa pretende
transmitir.

2.2. A Eficácia da comunicação

A comunicação nem sempre é eficaz, quando não é bem transmitida pelo emissor ou
não é compreendida pelo recetor, por haver barreiras na comunicação empresarial. Um dos
grandes osbtáculos da comunicação é o ruído provocado pelo ambiente, a falta de clareza na
forma de expressão ou a falta de capacidade de comunicação com argumentos válidos, a má
utilização da linguagem, como as palavras mal pronunciadas ou as frases mal construídas e o
facto do emissor e do recetor não usarem a mesma língua também complica a comunicação de
ambos. Para defendermos e expormos as nossas ideias necessitamos de saber escolher os
nossos argumentos e expô-los de forma lógica e numa linguagem clara.

Fonte: Google

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 A Figura dois mostra-nos um exemplo de uma barreira à comunicação. O emissor
transmite a sua mensagem ao recetor mas devido aos ruídos a mensagem transmitida não é
eficaz.
Quando se fala em barreiras na comunicação estamos a considerar as distorções que
impedem a mensagem de chegar ao recetor exatamente como foi transmitida. Isto significa
que o emissor e o recetor entendem de formas diferentes a mesma informação. Estas
distorções ocorrem por diversos motivos já referidos anteriormente.
Saber ouvir envolve concentração e processamento dos dados, para podermos absorver
o que está sendo dito, por outro lado, “escutar” é um processo físico, onde o recetor não está
comprometido com a mensagem. Existem princípios que podem desenvolver a nossa
habilidade de comunicar. Para saber ouvir devemos procurar entender o que o cliente
realmente quer dizer, concentrarmo-nos na mensagem transmitida pelo público, sermos bons
ouvintes e evitarmos envolver-nos com emoções negativas. O êxito da empresa depende
essencialmente da habilidade dos indivíduos demonstram ao comunicar. A comunicação deve
ser clara, objectiva e flexível de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se
concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente
entendida e recebida sem qualquer barreira.

2.3. As Formas de Comunicação na empresa

As Formas de Comunicação são imprescindíveis numa empresa. Quando a comunicação
na empresa não funciona por causa das barreiras na comunicação, torna-se um problema
grave. O enfraquecimento da comunicação é um indicativo da sua política de gestão do
pessoal e é através de todos os funcionários, chefes e secretárias/os que todos ficam a saber
tudo o que se passa na empresa. O chefe observa tudo o que se passa na empresa, dá
sugestões, informações, observa o comportamento de cada funcionário e faz modificações,
contando com a ajuda da sua secretária e transmitindo os recados à mesma para que ela se
encarregue de os transmitir aos funcionários, ao público-alvo ou aos seus fornecedores.
As formas de comunicação podem ser orais, através da escrita, dos gestos, dos símbolos,
braille no caso de estarmos a falar com pessoas cegas, do tato e da visão. Para comunicar
utilizamos vários instrumentos ou formas de linguagem, que nos permitem desenvolver as
nossas ideias e melhorar as nossas capacidades intelectuais. A correspondência empresarial é
considerada também um meio de comunicação determinante para a eficiência das empresas.

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Capitulo 3- O perfil do Profissional de Secretariado

O perfil do Profissional de Secretariado tem sofrido algumas alterações positivas no

mercado de trabalho atual, pois assume cada vez maiores responsabilidades, gerindo equipas
de trabalho, tendo atenção aos conflitos e participando ativamente na tomada de decisões. O
profissional de secretariado tem de ter um perfil empreendedor, facilitador, assessor,
assistente e coordenador de informações. Como assessor e assistente do seu chefe utiliza as
técnicas de Secretariado aprendidas ao longo do tempo. A Secretária/o tem de ser
polivalente, ou seja, exercer várias tarefas “multitasking” (muitas vezes ao mesmo tempo) e
ter conhecimentos para que as poder executar, tem de investir no seu autoconhecimento e
estar sempre atenta aos cursos e tecnologias que vão aparecendo para que esteja sempre
actualizada. Tem de ter capacidade de se adaptar a certas mudanças, evitar comportamentais
desfavoráveis comunicando de forma rápida e eficaz com objetivo de resolver os problemas
que vão surgindo. Tem de possuir noções de administração, de planeamento, de comunicação,
de psicologia, de liderança, de marketing, de finanças, além de ser especialista nos
conhecimentos da sua área.

A secretária/o precisa de auxílio, deve estar actualizada tem de saber optimizar as

suas competências, desenvolver as habilidade e redirecionar o seu perfil para poder crescer
dentro da empresa. Alem de ter uma influência mais efectiva nas decisões da empresa, é
formadora de opinião e assume por vezes outras funções prestando assistência a vários chefes
e funcionários. O profissional de Secretariado trabalha para a organização e não só para o seu
chefe. Um curso específico de secretariado hoje é indispensável.

Na atualidade, a Secretária/o é mais do que o braço direito do chefe, ela é o elemento

chave na administração fora e dentro da empresa. A Secretária precisa de competências
técnicas como conhecimentos de idiomas, de informática, de comunicação, de liderança, de
criatividade e de negociação. Tem de ser uma pessoa bem formada, dinâmica, organizada e
com conhecimentos de outras línguas. Tem de saber ler e escrever correctamente a sua língua
e ter facilidade em se expressar e boa memória. Deve ser uma pessoa autónoma e com grande
sentido de responsabilidade para poder lidar com muitas situações imprevistas. Deve ter uma
boa base de conhecimentos de cultura geral, ser discreto, ter uma boa apresentação, ser
pontual e assídua. A pontualidade e a assiduidade são aspetos muito importantes na vida
profissional e social. Ser pontual e assíduo é ter consideração para com as pessoas que nos
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rodeiam como chefes e/ou funcionários da empresa/organização e todas as pessoas que se
relacionam com a empresa.
Saber saudar corretamente é mais importante do que o que parece. Se não sabemos
cumprimentar correctamente podemos dar uma má imagem de nós próprios e da empresa que
representamos para quem não nos conhece. Devemos estabelecer o mais claramente possível
com as chefias os limites claros da sua autonomia e das suas responsabilidades. Tem de se
saber dizer que não com amabilidade e firmeza. Conhecer pefeitamente o protocolo dos
telefonemas e saber escutar atenciosa e pacientemente. Deve dar-se uma particular atenção à
agenda da pessoa para quem se trabalha, advertindo-o com antecedência de todos os
compromissos, reunindo todos os dias com ele para confirmar toda a calendarização da
agenda. Em caso de haver um imprevisto deve ligar-se para o local de trabalho e explicar ao
chefe o sucedido para que levem em consideração que vamos chegar com atraso, dando uma
explicação válida para qualquer problema que tenha acontecido.

3.1. As funções desempenhadas no local de trabalho

Realizei o meu estágio em empresa de grande dimensão, onde desempenhei várias

funções como o atendimento telefónico, a anotação de recados, o arquivo de documentos, o
envio de e-mails, a preparação de reuniões, a elaboração de atas, cartas, ofícios e notas
internas, trabalhos em Excel, o envio de despachos encontrados no Diário da República,
fotocópias de documentos e digitalizações e a elaboração de certificados de um workshop.
Todas estas tarefas eram de grande responsabilidade.
O bom profissional é aquele que tem consciência de que para crescer na profissão,
precisa de investir no seu futuro e tem de se empenhar para lidar com as suas dificuldades e
para as ultrapassar. A secretária/o deve actualizar-se devido à evolução das novas
tecnologias, demonstrando o seu potencial criativo e estando sempre aberto à aprendizagem.
Tem de saber trabalhar em equipa, ter competências no relacionamento interpessoal, um bom
domínio da língua materna e de algumas estrangeiras, conhecimentos de informática,
administração, direito, psicologia, contabilidade, estatística e ter facilidade na expressão oral
e escrita.
Atualmente, a secretária/o executa a sua profissão em pequenas e grandes empresas
sejam elas públicas ou privadas e em instituições de carácter diverso. É responsável pelas
várias tarefas administrativas que contribuem para o funcionamento da organização. Fazem

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parte das suas funções atender telefonemas, marcar e preparar reuniões, fazer despachos,
contactar clientes, organizar e manter diversos ficheiros em dossiers, ou seja, fazer o arquivo.
A eficiência do seu trabalho depende da organização dos contactos e da gestão do seu tempo
para que possa estabelecer o necessário relacionamento diário com o seu chefe, conseguindo
assim, que este sinta que tem uma assessoria competente.
As funções desempenhadas por uma Secretária/o no seu local de trabalho hoje em dia
são muito complexas tendo de fazer várias tarefas ao mesmo tempo para que consiga
organizar o seu tempo e consiga concretizar tudo o que planeou para aquele mesmo dia.

3.2. As habilitações (idiomas, tecnologia, formação constante, formação

académica)

As habilitações são uma das características mais importantes para o desenvolvimento

de uma carreira no secretariado. Atualmente há uma grande necessidade de um Profissional
de Secretariado aprender e dominar algumas línguas estrangeiras. Duas das línguas mais
faladas no mundo dos negócios são o inglês e o espanhol. Para além de saber falar
corretamente o português também deve falar corretamente os dois idiomas mais falados no
mundo para que consiga uma melhor comunicação entre empresas/ organizações ou
funcionários. O mercado de trabalho hoje em dia considera que o indivíduo procura
profissionais que dominem pelo menos duas línguas. Aprender um idioma não é só guardar
informações e conhecimentos de gramática, vocabulário ou frases, é dominar a língua atual,
percebendo e falando para poder transmitir as mensagens adequadamente.
A tecnologia é uma das ferramentas mais importantes nos meios de comunicação
utilizados nas empresas. A tecnologia nas empresas começou com as máquinas de escrever nos
anos 80, facilitando e permitindo que as secretárias aplicassem o seu conhecimento e
habilidades para lidar com diferentes tarefas. Nomeadamente a tecnologia evoluiu muito
trazendo às empresas uma maneira mais fácil e eficaz de executar as suas tarefas, como os
telemóveis, os computadores, os tablets e as impressoras. Hoje em dia os telemóveis ajudam
ainda mais com o avanço da tecnologia, permitindo-nos receber e enviar e-mails através da
internet Wi-Fi o que nos facilita bastante quando nos encontramos no exterior da empresa, da
mesma forma como os tablets. Os equipamentos com tecnologia própria para a execução das
tarefas de secretariado são a impressora, o fax, o scanner, o telefone e o telemóvel, a
calculadora e o tablet.

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 A Secretária/o deve estar sempre atenta e disposta a fazer formações porque a
tecnologia vai evoluindo e a secretária/o tem de estar informada e atualizada com a evolução
dessa tecnologia. A documentação de uma empresa como as fotocópias, as impressões, as
digitalizações e a transmissão de documentos faz parte da execução das tarefas da Secretária.
Devem andar sempre atualizadas e devem procurar fazer formações contantes para melhorar
a sua profissão enquanto secretárias/os.
As empresas têm de investir em cursos de formação, porque necessitam que os seus
funcionários estejam bem preparados para enfrentar vários desafios que possam surgir na sua
atividade profissional. Estas formações pretendem valorizar o funcionário e as suas
competências. Existe uma exigência legal que obriga as entidades patronais a fornecer
formação aos seus empregados. No entanto o clima económico que vivemos tem obrigado os
profissionais a procurar essas formações pagando do seu próprio bolso para se manterem
atualizados.

Para seguir a profissão de Secretária/o é obrigatório ter completado o 12º ano e é

desejável prosseguir estudos numa faculdade ou tirar cursos respeitantes à área de
secretariado. Pode-se também tirar um Curso Profissional Técnico de Secretariado de nivel 4 e
depois de terminado pode-se tirar o nível 5 do mesmo curso na faculdade ou em escolas
profissionais – cursos CET. Caso se pretenda seguir para a faculdade pode-se tirar a
licenciatura de 3 ou 4 anos, havendo vários tipos de licenciatura no secretariado. Depois da
licenciatura pode fazer o mestrado e o doutoramento.

3.3. A ética profissional

A ética profissional é um conjunto de regras ou maneiras de pensar e de se expressar

no contexto da sua vida pessoal e profissional. Cada indivíduo deve procurar assumir atitudes
na sua actividade profissional que estejam de acordo com o conjunto de deveres e regras a
que chamamos de ética profissional, que consta do código de ética da sua profissão. A ética é
um conjunto de princípios básicos que ajudam a disciplinar e regular os costumes, a moral e a
conduta das pessoas. A ética no mundo atual rege todas as instituições que compõem a
sociedade, visto que exerce uma grande importância no equilíbrio da sociedade e nos
relacionamentos interpessoais. Cada pessoa deve ter acções de respeito ético na sua atividade
profissional e cada individuo é responsável dando a sua contribuição para a construção de uma
sociedade que cumpra as regras desejáveis numa sociedade moderna justa e igualitária.

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 Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as profissões, como a
honestidade, a lealdade, a formação de uma consciência profissional, o apoio a esforços para
o aperfeiçoamento da profissão, o respeito, a discrição e a execução diligente do trabalho.
Ser ético é agir com diligência, proceder bem, sem prejudicar os outros, é ser altruísta e estar
satisfeito consigo próprio e com a forma como se enquadra na sociedade.

Em todas as profissões existem princípios que visam disciplinar e orientar os

procedimentos das pessoas, em termos morais e de conduta na sua vida profissional. São os
chamados Princípios Éticos da Profissão. Tais princípios tratam de aspectos relativos à
discrição, lealdade, honestidade, sigilo e consciência profissional.

O profissional de Secretariado deve ter princípios éticos, pois está exposto a situações
complicadas que podem fazer com que o secretariado cometa alguns deslizes éticos. Na vida
profissional a ética pode ser considerada sob dois aspectos− individual e empresarial.

Códigos de ética nas organizações

Os códigos de ética nas organizações sintetizam os princípios que devem nortear a

conduta dos indivíduos de um grupo face às metas que devem ser alcançadas.

Postura profissional

Quanto à postura profissional ser ético é mais do que apenas seguir leis. A ética
profissional não é flexível de acordo com o interesse de cada grupo. A responsabilidade é o
centro da actuação profissional. O bom profissional sabe que uma parte sua sempre fica no
que faz, por isso, compromete-se. Segundo Oded Grajew (Grupo Ethos):
“O profissional altamente competente e antiético é perigosíssimo, inclusive do ponto de vista
dos negócios.”
“A qualificação ética é tão ou mais importante que a qualificação técnica. Uma precisa da
outra para construir o alicerce do bom profissional”.

A Ética profissional é cada vez mais importante no crescimento social e profissional do

indivíduo.

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Capitulo 4- A Imagem pessoal na Organização

A imagem pessoal é a maneira como a secretárias/o se apresenta no dia-a-dia e em

ocasiões especiais. Quanto aos homens a imagem pessoal pessoal não é tão rígida como a das
mulheres. Numa ocasião de festa o homem deve vestir um smoking e a mulher deve vestir uma
saia preta até ao joelho ou calça, camisa e sapato com um pouco de salto. Os trajes podem
ser informais, casuais, formais e de gala.

As senhoras: Não devem ir com cabelos volumosos, maquilhagem carregada, brincos muito
grandes, decotes exagerados, fato muito claro, calças justas ou leggings e sandálias com salto
muito alto. Devem de ir de cabelos arranjados, maquilhagem discreta, uma camisa branca
sem ser muito decotada, um fato clássico escuro, brincos discretos, acessórios discretos e
sapatos de salto médio. Manter-se sempre limpa. Usar saias, camisas ou calças clássicas sem
serem justas ou de feitios arrojados. As mãos devem estar sempre arranjadas e apresentáveis.
Não usar nunca perfumes muito fortes.

Os senhores: Não devem andar com olheiras porque apresentam um ar de cansaço, camisas
com cores berrantes, gravata com nó pequeno e prendedor de gravata, o casaco do fato não
deve ter os botões todos abotoados, a calça não deve ser muito comprida e o sapato não deve
ter uma sola de borracha. A gravata não deve ser nem muito curta nem muito comprida. Deve
ter camisa branca, gravatas com tamanho adequado, o último botão do casaco deve estar
desapertado, o fato tem de ser de cor escura e os sapatos pretos ou escuros a combinar com o
fato ou a gravata ou o cinto. Deve ter uma boa aparência como, por exemplo, a barba aparada
e o cabelo penteado e curto.

4.1. O desempenho profissional

Embora a profissão esteja associada a um conjunto de tarefas de rotina, estas serão

efectivamente definidas pelas competências de cada pessoa, as características da organização
e o estilo de gestão das respetivas chefias.

A profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas ao

domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as que são relativas

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às finanças, à economia, ao marketing, às relações humanas no trabalho e aos idiomas que
cada secretária/o deve saber.

O profissional de Secretariado precisa de manter a sua rotina bem planeada e organizada para
ter um melhor desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e
capacidade de fazer planos. O profissional de Secretariado exerce um conjunto de atividades
que são de grande importância para o bom desempenho da empresa e que, dependendo do
seu percurso, poderão constituir um núcleo muito especializado de conhecimentos.

É importante que o profissional de Secretariado assuma para si a responsabilidade de

desenvolver características que compõem o seu perfil pessoal, como a flexibilidade, a
criatividade, o dinamismo, a iniciativa, a discrição, a liderança, a eficiência, a ética, a
capacidade de cooperação, a paciência, a transparência, a agilidade, o bom senso, a
motivação, o equilíbrio, a organização e a autonomia são tudo competências que uma
secretária deve ter ou ir adquirindo ao longo do tempo.

As capacidades e competências procuradas nas empresas são:

Flexibilidade: Saber lidar com mudanças repentinas, para aceitar a volatilidade do mercado e
a incerteza da rotina.

Coragem: Arriscar, mesmo que não tenha respostas prontas.

Criatividade: Para pensar diferente, encantar com novas soluções e contribuir para melhorar
o ambiente de trabalho.

Comprometimento: Vontade de fazer a diferença e de se envolver no trabalho que faz.

4.2. O código deontológico

No comportamento profissional é fundamental a fidelidade aos “Princípios do ser e

do conhecimento” e aos pontos essenciais da “Lei Natural”, nomeadamente:

Ø Uma coisa não pode ser ao mesmo tempo sob o mesmo aspecto (Princípio da
contradição);
Ø Há que fazer o bem e há que evitar o mal (Principio da razão prática);
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 Ø Os homens e as mulheres são os únicos seres que têm a dignidade de pessoa,
isto é, ser inteligentes − com a verdade como objetivo, ser livres − com o bem
como objetivo, e ser social − baseando o relacionamento com outras pessoas no
respeito mútuo e na dignidade;
Ø A sociedade é o meio natural de levar ao seu pleno desenvolvimento as
disposições e as aptidões de cada ser humano, ora dando, ora recebendo,
devendo conhecer-se, no entanto, a preeminência da pessoa sobre a sociedade;
Ø A própria natureza da pessoa humana implica direitos e deveres inerentes, de
entre os quais se destacam aqui o direito à boa fama e ao respeito, e ao mesmo
tempo os correspondentes deveres para com os outros.

No nosso meio e no nosso tempo, consideram-se merecedores de destaque os

seguintes “Padrões de Comportamento”:

Ø Respeito pela pessoa humana e pela sua inerente dignidade, quer em relação a
si próprio, quer em relação aos outros;
Ø Atuação com justiça, exigindo para si próprio e concedendo aos outros o que é
devido;
Ø Relações interpessoais baseadas na urbanidade e na honestidade, componentes
inseparáveis da justiça nas relações humanas;
Ø Procedimentos honestos e leais nas relações profissionais;
Ø Exercício das funções com alegria, com liberdade e correspondente
responsabilidade, mantendo fortaleza de ânimo;
Ø Vivência do sentido de solidariedade social a todos os níveis e em todos os
campos;
Ø Sentido da obrigação de competência e brio profissional.

O Código Deontológico serve para sabermos as regras de como uma Secretária deve
agir perante situações complicadas e no seu quotidiano perante chefes, colegas e
pessoas que se relacionam com a organização onde trabalha.

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Deveres:

Ø Recorrer a aconselhamento e procurar o apoio apropriado quando necessário;

Ø Melhorar as suas capacidades, competências e comportamentos;
Ø Não descurar a cultura-geral, a personalidade e o fortalecimento do seu
caráter;
Ø Assumir as responsabilidades de decisões e acções;
Ø Mostrar confiança a todos os membros da equipa;
Ø Utilizar a produtividade, os conhecimentos, a experiência e os meios e recursos
de que dispõe da forma mais eficaz e rentável;
Ø Não revelar acontecimentos ou factos os sucedidos dentro da empresa;
Ø Não reclamar do cargo que lhe foi atribuído;
Ø Encorajar e contribuir para a valorização pessoal e profissional;
Ø Prestar orientação, auxílio e conselho aos colegas;
Ø Não fazer uma actividade que possa pôr em risco o desempenho profissional;
Ø Não entrar em conflitos;
Ø Cumprir a lei e respeitar a moral.

Direitos:

Ø Avaliar bem as suas competências e limitações;

Ø Procurar o aperfeiçoamento profissional;
Ø Não aceitar tarefas que não tenha a possibilidade de desempenhar;
Ø Privilegiar a lealdade, a assiduidade, a disciplina e a produtividade;
Ø Zelar pela utilização e manutenção das instalações onde trabalha;
Ø Ser fiel aos compromissos assumidos.

A base em que se constroem os direitos e os deveres são os direitos humanos.

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4.3. A influência da secretária/o na empresa

A Secretária/o na empresa pode exercer uma influência determinante porque é

ela que é o cartão de visita da instituição no primeiro contacto com o exterior − é a
ela que o público-alvo se dirige quando precisa de informações. A secretária/o é que
encaminha e resolve muitas situações e transmite mensagens a chefes, funcionários,
clientes e fornecedores. Ela tem elementos de organização que permite facilitar a
comunicação entre as pessoas da empresa e fora da mesma.

As empresas precisam das secretárias/os porque elas são um exemplo de escuta

ativa. Ouvem as instruções dos seus chefes, as solicitações dos colegas, os pedidos de
clientes e fornecedores, os avisos que circulam dentro da empresa, ouvem elogios e
reclamações, entram em contacto com toda a gente, ouvem conversas nas salas de
receção, etc. Todas estas situações com as quais nem sempre é fácil lidar e, muitas
vezes, tentar remediar, comprovam a importância de uma secretária na empresa. Pois
ela estabelece um elo de ligação entre funcionários e chefes. Ela tem de representar a
empresa e o seu chefe, contribuir para um funcionamento eficaz de uma empresa
através dum trabalho discreto e organizado.

4.4. A Imagem da Empresa

A Imagem da Empresa deve ser apelativa contribuindo para criar empatia com o
seu público-alvo e não deve depender exclusivamente do desenho de um logotipo ou
da escolha de uma firma que possa tornar-se popular ou ser facilmente memorizada.
Tem de se dar a conhecer a empresa pelo seu produto ou negócio e pela importância
do seu papel na atividade económica e na sociedade em geral. Estes objetivos
envolvem muita criatividade para que a empresa seja reconhecida e ocupe uma
posição de relevo no mercado em que se posiciona. Graças às novas tecnologias é
possível publicitar a Imagem de uma empresa mais facilmente através das redes
sociais como o facebook e a criação de sites e blog também são boas alternativas.

19  
   
 As pessoas são muito influenciadas pela imagem da empresa e pela imagem de
quem trabalha na empresa. Por tudo isso é que a secretária é o cartão de visita e deve
ter uma boa aparência (sóbria, moderna e independentemente das suas possibilidades
económicas deve procurar o vestuário e os acessórios mais adequados a cada ocasião e
ter um cuidado muito particular com a forma como se exprime, gesticula e comunica
com os outros).

Capitulo 5- Conclusão

Este trabalho teve como finalidade demonstrar a importância do papel do/a

Secretária/a na Imagem das Organizações.

Pretendi demonstrar que houve uma grande evolução na diversificação das funções e
das competências do Secretariado e também a relevância do cumprimento de
princípios éticos e do código deontológico que o profissional desta área tem de
respeitar.

Foi um trabalho que gostei muito de fazer mas que requereu muita pesquisa e
particular atenção.

O estágio realizado contribuiu muito para este trabalho sobretudo no que se

relacionou com as regras a observar na comunicação e na imagem que damos ao
público, tal como a importância de saber agir corretamente quando confrontados com
muitas situações inesperadas que nos vão aparecendo na execução das nossas tarefas.

20  
   
Bibliografia

Ø Cadernos Diários de Técnicas de Secretariado e Área de Integração;

Internet:

Ø http://bdigital.cv.unipiaget.org:8080/jspui/bitstream/10964/415/1/KP-
%20Monografia%20-%20concluido.pdf
Ø http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-processo-de-
comunicacao-dentro-da-empresa/56412/
Ø file:///C:/Users/aluno/Downloads/secretaria.pdf
Ø http://tecnicasdesecretariadoprofessora.blogspot.pt/2010/12/vestuario-profissional.html
Ø file:///C:/Users/Elisabete/Downloads/1740-9961-1-PB.pdf
Ø http://pt.slideshare.net/wagnerfernando9847/apostila-
secretariado?qid=fdfa9b71-bc87-4a9d-8ddb-
4dbfcf790825&v=default&b=&from_search=4
Ø Http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-processo-de-
comunicacao-dentro-da-empresa/56412/
Ø http://www.revistagesec.org.br/ojs-
2.3.8/index.php/secretariado/article/view/50#.U73fPeBtt-w

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